Как правильно заполнять табель учета рабочего времени: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату

Содержание

Как заполнить табель учета рабочего времени: ошибки при заполнении

Табель рабочего времени – первичный документ кадрового учета, необходимый бухгалтеру как для начисления заработной платы за месяц, так и для определения размера поощрительных выплат (если их начисление связано с учетом рабочего времени).

Содержание статьи:

1. Для чего нужен табель

2. Правила заполнения табеля рабочего времени

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

5. Автоматизированный табель рабочего времени в Excel

1. Для чего нужен табель

Итак, основные причины использования табеля рабочего времени:

  1. Начисление заработной платы, в том числе поощрительных выплат.

  2. Контроль соблюдения трудовой дисциплины, трудового договора работником.

  3. Контроль соблюдения трудового законодательства работодателем. Прежде всего, контролируются установленные Трудовым кодексом (ТК РФ) ограничения на использования труда работников сверх норм.

  4. Контроль со стороны фискальных органов за правильностью начисления по трудовым договорам.

    2. Правила заполнения табеля рабочего времени

Перед тем, как ответить на вопрос: «как заполнить табель рабочего времени», сначала напомним, что:

  • табель рабочего времени заполняются все организации и ИП, имеющие работников (статья 91 ТК РФ),

  • табель заполняется только на работников организации – физических лиц, с которыми заключен трудовой договор. Лица, заключившие с компанией гражданско-правовой договор на выполнение отдельных работ, например, договор подряда, в табель не включаются.

  • если с работником заключено соглашение об исполнении в основное рабочее время обязанностей по другой должности, либо есть приказ на замещение временно отсутствующего работника, данные об исполнении таких обязанностей в табеле никак не фиксируются.

  • табель заполняется отдельно на каждое подразделение организации. Табельный номер присваивается работнику один раз. Табельный номер после увольнения работника можно вновь присваивать новому работнику только по истечении нескольких лет (п. 18 Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве, утвержденных Письмом Госкомтруда СССР, Минфина СССР, ЦСУ СССР от 27.04.1973 № 75-АБ/89/10-80).

Оформлять табель нужно по одной из унифицированных форм: Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Мнение, что работодатель может заполнять табель по самостоятельно разработанной форме, на наш взгляд, не совсем верно.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с 2013 года применять унифицированные формы учетных документов не обязательно. Но речь идет именно о бухгалтерских учетных документах (тех, которым соответствуют бухгалтерские проводки), табель же является документом кадрового учета, необходимость ведения его установлена ТК РФ. В отношении таких документов правила долгое время уже не менялись. Тем не менее, есть письмо Роструда, позволяющее вести табель в произвольной форме (Письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

В примерах нашей статьи мы будем использовать буквенные коды для обозначения явок и неявок на работу. Напомним, что согласно Постановлению Госкомстата № 1 можно использовать и цифровые коды.

Важно учитывать, что табель может заполняться как сплошным методом (регистрация всех явок и неявок), так и путем фиксации лишь отклонений от нормальной продолжительности рабочего времени в организации. Применяемый подход необходимо отразить в локальном нормативном акте (ЛНА) организации.

3. Как заполнять табель рабочего времени в сложных ситуациях

К сожалению, не все ситуации, которые возникают в деятельности организации, предусмотрены инструкцией по заполнению табеля. Рассмотрим, как заполнять табель в часто встречающихся случаях.

3.1. Работа сверхурочно

Предположим, в один из дней месяца работник проработал 11 часов при восьмичасовом рабочем дне.

Вариант 1

Для обычной продолжительности рабочего дня предусмотрен код «Я», для сверхурочной работы код «С».

В табель можно ввести дополнительные графы, в которых указать код «С» и время, отработанное сверхурочно – 3 часа (рис. 1):

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

С

Х

3,00

Х

Рис. 1

Вариант 2

Дополнительные графы не вводить, а заполнить двойной код и время. В нашем примере код будет «Я/С» и время «8/3» (рис. 2):

В

Я

Я

Я

Я

Я/C

В

В

Я

Я

Я

Я

Я

В

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00/3,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

Рис. 2

Вариант 3

Вместо кодов «Я» и «С» использовать код «Ф» — фактически отработанное время (рис. 3):

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

В

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

Ф

В

Х

8,00

8,00

8,00

8,00

11,00

8,00

8,00

8,00

8,00

8,00

Х

Рис. 3

Основанием такого заполнения можно считать формулировку статьи 91 ТК РФ – «Работодатель обязан учитывать время, которое фактически отработал каждый сотрудник независимо от режима его работы».

3.2. Переработка при ненормированном рабочем дне

При ненормируемом рабочем дне переработка не оплачивается, но предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 3 календарных дней. Количество дней (часов) переработки, дающих право на такой отпуск, законодательно не установлено (Письмо Роструда от 24.05.2012 № ПГ/3841-6-1), поэтому время переработки можно и не указывать в табеле.

Если же ЛНА организации установлено правило вести учет времени переработки таких сотрудников, то можно добавить в табель дополнительный код, например «НРД» (ненормируемый рабочий день) и для этого кода отражать количество часов переработки в день.

3.3. Работа в выходной день во время командировки

Иногда сотрудники в связи с производственной необходимостью вынуждены работать в командировке в свой выходной день. Либо они уезжают или возвращаются из командировки в выходной день.

Согласно решению Верховного Суда РФ от 20.06.2002 № ГКПИ02-663, оплата работнику за такие дни должна осуществлять по правилам статьи 153 ТК РФ (общие правила оплаты работы в выходные и праздничные дни).

В табеле в таком случае рекомендовано указывать двойной код «К/РВ», где «К»- командировка «РВ» — работа в выходные и нерабочие праздничные дни. Причем необходимо указать и время работы в выходной или праздник. Так как при коде «К» рабочие часы не поставляются, на наш взгляд, в этом случае допустимо обозначение часов в виде «_/4» — для обозначения, например, работы в выходной день, приходящийся на командировку, если продолжительность работы составила 4 часа.

Об оплате труда в такие дни можно посмотреть Письма Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/B-921, Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1 и другие.

Если сотруднику по его желанию за работу в выходной день (в том числе в командировке) будет предоставлен дополнительный день отдыха, его нужно будет отметить кодом «НВ» (дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)) без указания количества рабочих часов в этот день.

3.4. Работа по основному месту в дни командировки

Это ситуация, когда сотрудник в день выезда в командировку или в день приезда из командировки работает и по основному рабочему месту полный или неполный рабочий день.

Делать это работник не обязан, но по согласованию с работодателем (за дополнительную оплату) такая ситуация может иметь место.

В табеле, аналогично предыдущему случаю, можно либо ввести дополнительные графы, либо проставить двойной код «К/Я» и рабочие часы, например, — «_/4».

3.5. Как заполнять табель, если пришлось работать в дни болезни

Если сотрудник, находясь на больничном, выходит на работу, дни работы ему должны быть оплачены. В табеле в дни выхода проставляется код «Я», в дни болезни, которые работник не работал – код «Б». Но работник сам должен выбрать, что он хочет получить – оплату по больничному, либо заработную плату. В этом случае следует попросить его написать соответствующее заявление.

Пример

Как заполнить табель рабочего времени, если в первый день болезни работник отработал весь день, а затем отправился в поликлинику и получил больничный лист. Если за первый день он выбирает выплату зарплаты, а не пособия, то период в 3 дня, который оплачивается из средств работодателя, может быть сдвинут. В таком случае работодатель оплачивает 2-4 дни больничного (п. 1 части 2 статьи 3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

3.6. Работа во время отпуска по уходу за ребенком

Работница, находящаяся в отпуске по уходу за ребенком, может выйти на работу на неполный рабочий день без потери пособия. В таком случае можно указать код «ОЖ/Я», рабочие часы «_/4» (если работница трудится 4 часа в день), либо ввести дополнительные строки, в которых и заполнить данные по явкам.

3. 7. Если рабочая смена попадает сразу на две даты

Например, работник трудится согласно графику с 20.00 одного дня до 6.00 другого дня.

В табеле в этом случае отражается количество часов, отработанных за каждый день с кодом «Я».

Кроме того, дополнительно время работы с 22.00 до 6.00 помечается и кодом «Н» (ночное время) с указанием количества часов работы.

В случаях, когда работник в соответствии с трудовым договором трудится только в ночное время с 22.00 до 6.00, использовать код «Я» не нужно, достаточно указать код «Н» и отработанное время.

3.8. Если сотрудник является и внутренним совместителем

В табеле по такому сотруднику заполняется две строки. Неурегулированным законодательно остается вопрос присвоения второго табельного номера при оформлении совместительства. Так как порядок присвоения табельного номера трудовым законодательством не установлен, можно рекомендовать прописать правила присвоения табельных номеров в ЛНА организации.

Вариант 1

Можно присвоить второй табельный номер, так как совместительство оформляется заключением нового трудового договора.

Вариант 2

Новый табельный номер не присваивать. В табеле заполнять две строки, но для строки, в которой отражаются часы работы внутреннего совместителя табельный номер или вообще не указывать (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 660-6-0), либо указывать основной табельный номер. С одной стороны такой подход позволяет избежать ошибок при исчислении НДФЛ и взносов, с другой – возможно, используемая вами учетная система не позволит сделать запись с тем же самым табельным номером, либо вообще без номера.

4. Ошибки в табеле учета рабочего времени

Ошибки в табеле учета рабочего времени чаще всего возникают в случаях, которые мы уже рассмотрели выше. Но есть и некоторые другие. Отметим основные из них.

Ошибка 1

В табеле не указаны часы работы сотрудника сверх норм при ненормированном рабочем дне.

Такие ошибки никак не сказываются на начислении зарплаты, но согласно требованиям ТК РФ работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником (статья 91 ТК РФ).

Ошибка 2

Выходные дни, приходящиеся на дни отпуска, в табеле отметили кодом «В».

Это ошибка, так как оплата отпуска идет за календарные дни, которые отмечаются кодом «ОТ» (в том числе и выходные). Исключение – праздничные нерабочие дни, которые пришлись на время отпуска. Например, 8 марта, 9 мая. Вот их необходимо отметить в табеле отпускника кодом «В».

Ошибка 3

День возврата из командировки в выходной отметили только кодом «К»

День приезда из командировки приходится на выходной день. Например, субботу. В табеле его отметили только кодом «К». Да, это день командировки, за него положено оплатить суточные. Но не только. Раз он пришелся на выходной, работник имеет право на оплату в такой день в двойном размере. Или может получить по своему желанию оплату в одинарном размере плюс отгул.

Поэтом важно в табеле указать кроме кода «К» еще и код «РВ» (работа в выходные) и количество часов, когда командированный находился в пути. Сделать это можно по проездным документам.

Ошибка 4

Сотрудника, находящегося на больничном, вызвали на работу и отправили в срочную командировку

Вызов из больничного – противозаконное действие. Он чревато как для работодателя, так и для работника. Работодатель может быть наказан за несоблюдение ТК РФ. Работник может лишиться оплаты листка нетрудоспособности.

Например, если в табеле у этого сотрудника сначала стоял код «Б», затем код «К» и снова «Б» — ФСС не будет компенсировать / оплачивать такой больничный. Либо пересчитает обязательства (отразив оплату больничного подлежащей возврату и, скорее всего, добавив штраф) в случае последующей проверки.

Ошибка 5

Сотруднику, с которым заключен дополнительный договор на внутреннее совместительство, в табеле заполняется одна строка.

Такое заполнение не позволяет контролировать соблюдения ТК РФ в части количество часов, которые может отработать внутренний совместитель.

Ошибка 6

Сотруднику, работающему неполный рабочий день, в табеле в предпраздничный день ставится продолжительность его обычного дня.

Исключений для сотрудников, работающим неполный рабочий день ТК РФ не содержит. Ему, как и всем другим сотрудникам, работа в предпраздничный день должна быть сокращена на 1 час (статья 95 ТК РФ).

Ошибка 7

По сотруднику, уволившемуся до окончания месяца, не заполнен табель на дату увольнения.

Эта ошибка не связана непосредственно с заполнением табеля. Мы лишь хотим напомнить, что сотруднику бухгалтерии, осуществляющему окончательный расчет с работником, одного приказа не достаточно. Ведь расчет заработной платы согласно ТК РФ производится на основании табеля учета рабочего времени. Поэтому заполнить табель по увольняющемуся сотруднику необходимо не в конце месяца, а на дату увольнения.

Табель рабочего времени можно исправлять и корректировать. Обычно это делают путем заполнения нового, исправленного табеля. Но допускается ввести и дополнительные графы, например, «Номер и дата корректировки».

5. Автоматизированный табель учета рабочего времени в Excel

К счастью, высокие технологии не стоят на месте и способствуют развитию кадрового учета. Одним из наиболее эффективных решений является использование автоматизированного табеля учета рабочего времени в формате Excel, который имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с ведением учета на бумажном носителе:

  • минимум возможных ошибок заполнения,
  • широкий спектр опций, которые помогут точечно настроить учет согласно особенностям работы Вашего бизнеса,
  • автоматизированный процесс формирования бланка шаблона на любой месяц и год,
  • дополнительные функции учета рабочих активностей (больничный, отгул, прогул, отпуск, командировка, декретный отпуск и т. д.), расчета переработок, выходов в выходные и праздничные дни, формирования заработной платы.

Скачать табель, а также изучить инструкцию по его ведению Вы можете в отдельной статье по данной ссылке

Мы с вами ответили на важный вопрос – «как заполнить табель рабочего времени» и рассмотрели типичные ошибки в табеле учета, которые лучше не допускать в работе. Если в вас остались вопросы, пишите их в комментариях ниже.

Нужно освоить учет заработной платы и программы 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 и 1С ЗУП 8 ред. 3.1?

Присоединяйтесь к нашему курсу по зарплате

Как заполнить табель учета рабочего времени в нерабочие дни

Один из самых популярных вопросов, поступающих в Контур.Школу в период режима повышенной готовности, — как отражать в табеле учета рабочего времени нерабочие дни. За разъяснениями мы обратились к эксперту по трудовому праву Евгении Конюховой

Что же такое «нерабочие дни с сохранением заработной платы» и как работодателю их правильно отразить?

В трудовом законодательстве нет понятия нерабочих дней с сохранением заработной платы. Эти дни не относятся ни к выходным, ни к нерабочим праздничным. Аналогичная позиция — в Разъяснениях Минтруда от 26.03.2020 года. 

Среди кодов, которые были в табеле учета рабочего времени для отражения периодов отсутствия / присутствия на работе, нет подходящего кода для этих дней. Коды «В» (выходные дни) и «ОВ» (дополнительные выходные дни (оплачиваемые) не подходят.

Можно ли просто автоматом поставить рабочие дни и начислить зарплату как обычно?

  • Проставить в эти дни явки нельзя. Код «Я» предусмотрен для дней присутствия на работе. Главное условие — за работником за этот период должна сохраниться заработная плата. Правило о выплате заработной платы не отменено: ее нужно выплатить строго в сроки, установленные у работодателя.

Если ни один из принятых кодов не подходит, как быть? Что проставлять в табеле учета рабочего времени за эти дни?

  • Работодателям самостоятельно нужно установить приказом новый код для отражения в табеле учета рабочего времени нерабочих дней с сохранением заработной платы. Например, НДО, НДЗ, НДУ — любой, какой вам больше нравится. В приказе нужно прописать, что эти дни не относятся ни к выходным, ни к праздничным дням. И главное, зафиксируйте, что за эти дни за работником сохраняется именно заработная плата. Не забудьте внести изменения в учетную политику, утвердив новую форму табеля.

Как «привязать» новый код к программе автоматизированного учета рабочего времени?

  • Рекомендую написать техническое задание, служебную записку программистам той программы автоматизированного учета рабочего времени, которую использует работодатель. Иначе придется просчитывать заработную плату.

Изменится ли норма рабочего времени в связи с установлением нерабочих дней?

  • В соответствии с Порядком, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13. 08.2009 № 588н, норма рабочего времени исчисляется в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены). И в формуле расчета не участвуют нерабочие дни, предусмотренные Указом Президента.

Нужно ли утверждать новый производственный календарь?

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров
  • Производственный календарь никем не утверждается, не нужно ориентироваться на справочно-правовые системы, интернет или программу электронного документооборота работодателя. Он просчитывается каждым работодателем в зависимости от установленной работнику продолжительности рабочего времени в неделю. Из-за введенных нерабочих дней менять производственный календарь не нужно.

Если работа организована удаленно, что ставить в табеле?

Есть различия для тех, кто имеет право в эти дни работать, и тех, кто не подпадает под определение непрерывно действующих организаций?

  • При переходе на удаленный режим работы у работодателя должен быть приказ, которым определены списки работников, переведенных на дистанционный формат работы. Также должны были быть составлены дополнительные соглашения и определен режим работы таких работников. Из документов работодателя должно быть понятно, как работник и работодатель взаимодействуют и как ведется учет рабочего времени.

Специального кода для удаленной работы нет. Этим кодом может быть привычный код «Я». Главное, чтобы из документов следовало, что работник не присутствует на рабочем месте и тем самым нет нарушений санитарно-эпидемиологических предписаний.

Если программное обеспечение работодателя позволяет вносить в него изменения, то можно также написать техническое задание и дополнить табель кодом для удаленной работы, например «УД» или «УР», и утвердить приказом соответствующие изменения в табель. Так работодатели смогут различать тех, кто работает на удаленке, и тех, кто работает на рабочем месте.

Но в целом можно остаться со стандартными «явками» в табеле. Введение дистанционной работы само по себе не влияет на оплату труда, если стороны не договорились об ином в соглашении к трудовому договору.

Евгения, какой совет вы можете дать читателям в сложившихся обстоятельствах?

По сути, все, что сейчас происходит, — это проверка наших компетенций на то, как быстро мы можем подстраиваться под происходящие изменения. Нужны нестандартные решения, в том числе и от провайдеров программ электронного документооборота. Я настоятельно рекомендую качественно обосновывать во внутренних документах организации все, что связано с практикой введения нерабочих дней.

Табель учета рабочего времени. Налоги & бухучет, № 100, Декабрь, 2018

Табель учета рабочего времени (далее — табель) — это поименный список работников структурного подразделения (цеха (отдела), участка) предприятия (частного предпринимателя).

Его обязаны вести все работодатели независимо от количества работников.

Ведет табель работник, специально уполномоченный на такие действия (должностной инструкцией или приказом работодателя).

Где искать форму табеля? Его типовая форма (№ П-5) утверждена приказом Госкомстата Украины от 05.12.2008 г. № 489. Она носит рекомендательный характер (см. письмо Госкомстата от 19.03.2010 г. № 17/1-25/ж-61/10/59). Поэтому предприятия могут изменять и/или дополнять эту форму другими показателями, необходимыми для учета использования рабочего времени с учетом специфики своей деятельности.

Затем нужен табель? Все просто, показатели табеля необходимы, например, для:

— учета использования рабочего времени;

— контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени;

— получения данных об отработанном времени;

— расчета заработной платы.

9294925″>По общим правилам, табель ведут на весь учетный состав работников отдельно по каждой категории работающих (руководители, специалисты, служащие, рабочие) и в пределах категорий — в порядке табельных номеров или в алфавитном порядке.

Каждому работающему присваивается табельный номер. Если же работник увольняется (переводится в другое подразделение), то его прежний табельный номер другому работнику не присваивают, а оставляют свободным не менее трех лет.

На работника в табеле, как правило, заполняется только одна строка. Исключение составляют внутренние совместители. На них в табеле будут заполнены две строки: в одной строке указывается время основной работы, а во второй — время работы по совместительству.

Для отражения использованного рабочего времени по каждому дню месяца в табеле отведены две ячейки. В верхней вы проставляете условное обозначение видов затрат рабочего времени, в нижней — количество отработанных (или неотработанных) часов по соответствующим видам затрат рабочего времени.

Кстати, условные обозначения отработанного времени (буквенное и числовое) представлены на титульном листе Табеля типовой формы № П-5. Приведем их ниже в табл. 1.

Таблица 1. Условные обозначения в типовой форме № П-5

Условные обозначения

Код

буквенный

цифровой

Часы работы, предусмотренные колдоговором

92952019″>Р

01

Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством

РС

02

Вечерние часы работы

ВЧ

03

Ночные часы работы

РН

04

Сверхурочные часы работы

92953213″>НУ

05

Часы работы в выходные и праздничные дни

РВ

06

Командировки

ВД

07

Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)

В

08

Ежегодный дополнительный отпуск (ст. 7, 8 Закона об отпусках)

92964441″>Д

09

Дополнительный отпуск, предусмотренный ст. 20, 21, 30 Закона Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.91 г. № 796-XII

Ч

10

Творческий отпуск (ст. 16 Закона об отпусках)

ТВ

11

Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст. 13, 14, 15, 151 Закона об отпусках)

Н

92975412″>12

Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (пп. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)

НБ

13

Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25, кроме пп. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)

ДБ

14

Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)

ДО

15

9298646″>Отпуск в связи с беременностью и родами (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск для ухода за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)

ВП

16

Отпуск для ухода за ребенком до достижения им шестилетнего возраста (п. 3 ст. 25 Закона об отпусках)

ДД

17

Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)

НА

18

92987387″>Другие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)

БЗ

19

Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)

НД

20

Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования

НП

21

Другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и др. )

ІН

22

Простой

П

23

Прогулы

ПР

24

Массовые невыходы на работу (забастовки)

С

25

Оплачиваемая временная нетрудоспособность

ТН

939686″>26

Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и др., что подтверждено справками лечебных заведений)

НН

27

Неявки по невыясненным причинам

НЗ

28

Другие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями

ІВ

29

Другие причины неявок

930110770″>І

30

Заметим: при заполнении табеля предприятие может использовать либо буквенный, либо числовой код.

Важно! Табель нужно заполнять ежедневно! Именно тогда у вас будет обеспечен достоверный учет рабочего времени.

В конце месяца в табеле подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником.

Заполненный табель подписывается лицом, ответственным за его ведение, руководителем подразделения, а также работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, как правило, за два — три дня до начала следующего календарного месяца для начисления зарплаты за отработанный месяц.

А нужно ли заполнять отдельный табель на аванс? Действительно, для того чтобы рассчитать сумму аванса, бухгалтеру необходим заполненный табель за первую половину месяца (с 1-го по 15-е число включительно). Каким образом он к нему попадет — каждое предприятие решает самостоятельно.

Например, отдел кадров может передавать в бухгалтерию заполненный табель за первую половину месяца 16-го числа для расчета аванса, а бухгалтерия будет возвращать его обратно 17-го.

Еще один вариант — заверенная копия табеля на аванс, которая будет оставаться в бухгалтерии и подшиваться под расчет.

Можно и отдельные табели формировать за первую и вторую половины месяца, а затем еще и сводный.

В общем, все в ваших руках! Главное — зафиксируйте порядок передачи табеля на аванс во внутренних документах, чтобы механизм «отдел кадров — бухгалтерия» работал как часы.

Далее рассмотрим в табл. 2 отдельные ситуации, при наступлении которых могут возникнуть трудности с заполнением табеля.

Таблица 2. Табель учета рабочего времени: отдельные ситуации

Ситуация

Решение

Как табелировать выходные дни работника?

Табель не предусматривает кодировку для обозначения выходных дней (дней еженедельного отдыха). Поэтому в полях напротив таких дней можно проставлять прочерки или оставлять их незаполненными.

В то же время если работника специально привлекают к работе в выходной для него день, то отработанное время табелируют кодом «РВ» (06)

Как отразить в табеле работу на условиях неполного рабочего времени?

930212627″>С помощью кода «РС» (02). Кстати, этот же код применяется для кодировки рабочего времени, отработанного совместителем, поскольку работа по совместительству является разновидностью работы на условиях неполного рабочего времени

Работник уходит в ежегодный основной отпуск. Как это отразить в табеле?

Для этих целей предусмотрен код «В» (08). Причем им следует обозначать не только рабочие, но и выходные дни, которые приходятся на период ежегодного отпуска. Ведь отпускные начисляют за календарные дни.

А вот праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ), приходящиеся на период ежегодного отпуска, прочеркивают или оставляют незаполненными

Как отразить дни командировки в табеле?

930213158″>Оплата периода командировки производится за все рабочие дни по графику того предприятия, которое направило работника в командировку. Из этого следует, что рабочие дни пребывания работника в командировке в табеле обозначаются таким образом:

в верхней строке указывают количество отработанных часов согласно графику работы предприятия-работодателя (например, 8) независимо от того, сколько часов в этот день работник отработал по месту командировки; в нижней строке — условное обозначение командировки «ВД» (07).

День командировки, приходящийся на выходной день, отражают следующим образом: в верхней ячейке — прочерк или оставляют ее незаполненной, в нижней — «ВД» (07).

Если работник был специально командирован для работы в выходной для него день, то такой день, на наш взгляд, целесообразно обозначить в Табеле следующим образом: в верхней ячейке проставить количество фактически отработанных в этот день часов, в нижней через дробь — «РВ»/«ВД» (06/07) (часы работы в выходные и праздничные дни / командировка)

Правила заполнения табеля учета рабочего времени — 2021

Когда поднимается вопрос об использовании форм бланка табеля, проходящих под номерами Т-12 и Т-13

Ст. 91 Трудового кодекса РФ обязывает всех без исключения работодателей вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками.

Кроме того, нормы ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ требуют от организаций документального оформления всех фактов своей хозяйственной жизни, к которым относится и выход/невыход сотрудника на работу.

Совокупность вышеуказанных нормативных актов делает необходимым оформление табелей учета рабочего времени всеми предприятиями и индивидуальными предпринимателями, имеющими наемных работников. Именно табель является тем учетным документом, где содержатся данные об отработанном и не отработанном работниками времени.

До вступления с 01.01.2013 в силу отдельных норм закона «О бухучете» в компаниях обязательными для ведения табеля учета рабочего времени считались формы, получившие название унифицированных и наравне с другими документами первичного учета включенные в постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В нем есть 2 формы табеля: Т-12 (для проставления обозначений от руки) и Т-13 (для автоматизированного заполнения).

В настоящее время организации вправе разработать собственные формы табеля и использовать их. Но большинство предприятий продолжают применять формы табеля, предложенные законодателем. А если они не полностью отвечают нуждам делопроизводства, в бланк вносятся небольшие корректировки путем добавления или вычеркивания отдельных граф или реквизитов.

Если скачать простой образец табеля, как правильно его заполнять

Если в организации было принято решение использовать унифицированную форму, то с простым бланком табеля учета рабочего времени можно ознакомиться в указанном выше постановлении Госкомстата.

Для вашего удобства в начале нашей статьи мы разместили доступный для скачивания бланк табеля Т-12. Там же можно скачать бланк, обязательный к применению бюджетными учреждениями.

К сожалению, образца заполнения табеля учета рабочего времени в постановлении Госкомстата нет, но есть правила его заполнения, актуальные для 2021 года (приведены в последнем разделе документа).

Сам же табель учета рабочего времени выглядит как таблица, в которой напротив каждой фамилии сотрудника делаются отметки на протяжении 31 дня. Каждый день помечается определенным кодом, отображающим явку/неявку сотрудника и причины этого, причем все причины должны иметь документальное подтверждение.

В графе, расположенной под кодом, предусмотрено место для указания продолжительности выхода/невыхода на работу (можно указывать часы или минуты).

Если же говорить о методике заполнения, то работодатель может выбрать, как заполнить табель учета рабочего времени:

  • либо методом, по которому регистрации подлежат все действия и для каждого дня проставляются свои обозначения;
  • либо методом, когда отображению подлежат лишь отклонения от нормального рабочего режима и в табеле отмечаются только те дни, когда сотрудник не работал, хотя и должен был, или работал с определенными особенностями.

В конце графы есть место для итогового учета за месяц отработанных и выходных дней, а также дней, требующих отдельного подхода при расчете зарплаты, например командировок или больничных.

В форме Т-12 табеля перечисляются обозначения, которые допустимы при заполнении (многие бухгалтеры и кадровые служащие пользуются ими даже без подсказок), — эти же обозначения проставляются и в форме Т-13. Унифицированные коды, применяемые для обозначения рабочего/нерабочего времени, приведены на картинке ниже.

В наших статьях вы можете ознакомиться с правилами применения кодов в табеле. Например:

При этом в компаниях могут быть внедрены и свои обозначения, если сотрудникам, отвечающим за ведение табеля и интерпретацию информации из него, так будет удобнее.

Отличительной чертой формы Т-12 является возможность рассчитать заработную плату прямо в табеле, для чего предназначается раздел 2 (страницы 3–4). Если в компании учет рабочего времени ведется отдельно от расчета оплаты труда, раздел 2 формы Т-12 можно не заполнять.

На какой срок рассчитаны формы Т-12 и Т-13 табеля учета рабочего времени — на год или на месяц

В обеих формах табеля предусмотрено место только для проставления обозначений на протяжении 31 дня. Следовательно, табель учета рабочего времени может вестись только на протяжении месяца. Каждый месяц табель закрывается, подписывается уполномоченным лицом и сдается в бухгалтерию. Таким образом, за год в бухгалтерии накапливается 12 бланков табеля, которые учитываются при расчете начислений.

***

Каких-либо нововведений на законодательном уровне в правилах, по которым происходит заполнение табеля, в 2021 году не произошло. Если же подобные изменения произошли в рамках какой-либо конкретной организации (например, была скорректирована форма табеля или добавлена новая графа), то об этом в обязательном порядке должен уведомляться сотрудник, ответственный за ведение и заполнение табеля.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «График и учет рабочего времени».

Создание и заполнение табеля учета рабочего времени в 1С

Если в Вашей организации зарплата сотрудников зависит от фактически отработанного времени, то Вы наверняка знаете, как вести табель учета рабочего времени. Если нет, воспользуйтесь нашей инструкцией.

Чтобы приступить к работе с табелем в первую очередь Вам нужно будет заполнить производственный календарь. Для этого перейдите на вкладку Настройка и выберите пункт Производственные календари.

Чтобы вести учет рабочего времени в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, Вы можете использовать два способа:

  • Метод отклонений – используя этот метод, программа будет регистрировать отклонения от составленного графика работы сотрудника.
  • Метод сплошной регистрации – этот метод включает в себя регистрацию как отклонений от рабочего графика так и фактически затраченное время.

Когда сотрудника принимают на работу, в его личной карточке должен указываться график работы. Если его нет, то обязательно заполните его.

Регистрация расхождений с установленным графиком происходит с помощью таких документов: Начисление по больничному листу, Начисление отпуска, Отпуск по уходу за ребенком.

Перейдите на вкладку Зарплата в пункт Учет времени и создайте индивидуальный график для определенного сотрудника (по необходимости).

Табель учета рабочего времени нужно вести тогда, когда в Вашей организации сотрудники работают по нецикличным графикам учета рабочего времени. Также это необходимо если смены сотрудников постоянно меняются между собой.

Для начала работы и заполнения табеля перейдите на вкладку Зарплата в блок Учет времени и нажмите пункт Табели. В открывшемся окне с помощью кнопки Создать, сформируйте новый документ.

Обязательными для заполнения являются поля: Организация, период.

Затем с помощью кнопки Заполнить сформируйте документ и по необходимости внесите в него свои коррективы.

Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии со специальными буквенными обозначениями. Более детально ознакомиться с ними Вы можете на вкладке Настройка в пункте справочника Виды рабочего времени.

После заполнения документа нажимаем Провести и закрыть.

Как заполнить табель учета рабочего времени в 1С Бухгалтерия 8.3?

17 Августа 2020

Многие бухгалтера задаются вопросом, как заполнить «Табель учета рабочего времени» в Бухгалтерии 8.3 не прибегая к программе 1С: Зарплата и управление персоналом?

Давайте с вами рассмотрим в этой статье, как и где заполнить табель в 1С.

Откроем программу 1С: Бухгалтерия. После открытия программы, переходим в раздел «Зарплата и кадры», в подразделе «Кадры» переходим по команде «Отчеты по кадрам».

   

Рис. 1 (нажмите для увеличения)

 В открывшемся окне, переходим по гиперссылке «Табель учета рабочего времени (Т-13)»

Рис. 2 (нажмите для увеличения)

Отчет можно сформировать отдельно по организации или подразделению, с выбором необходимого периода.

Рис. 3 (нажмите для увеличения)

Данные заполняются на основании «Производственного календаря» и кадровых документов «Больничный лист» и «Отпуск».

Если нужно показать данные только по одному сотруднику и заполнить сведения об ответственных лицах, то это можно сделать с помощью команды «Настройка», выбрать необходимого сотрудника и заполнить сведения об ответственных лицах, далее заново сформировать отчет.

Рис. 4 (нажмите для увеличения)


Рис. 5 (нажмите для увеличения)

Отчет заполнится по данным, которые вы установили.

Рис. 6 (нажмите для увеличения)

Мы с Вами рассмотрели отчет «Табель учета рабочего времени». Надеюсь информация была полезной. Приходите к нам на обучение и узнавайте больше.

До новых встреч!

Дата создания
18.05.2021

Возможно, Вас так же заинтересует:

Табель учета рабочего времени в 2022 году: бланк Excel

Вести учет времени отработанного каждым работником – обязанность работодателя (ст. 91 ТК РФ). Ведь только при ведении учета работодатель может отследить, отработал сотрудник норму рабочего времени или нет. Приведем форму и образец заполнения табеля учета рабочего времени на 2022 год. 

Кто должен вести табель рабочего времени

Табель учета рабочего времени заполняет уполномоченный на это сотрудник. Как правило, это работник отдела кадров. Если табель по каждому структурному подразделению ведете отдельно, ответственного сотрудника за ведение табеля назначает руководитель своим приказом. Это следует из части 4 статьи 91 ТК.

Форма табеля 2022

Перед тем, как говорит про заполнение табеля учета рабочего времени, нужно сказать про форму бланка в 2022 году.

Итак, фактически отработанное работником время отражается в табеле учета рабочего времени. Есть две унифицированных формы табеля (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1):

  • форма № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда». В ней «временные показатели» отражаются в разделе 1;
  • форма № Т-13 «Табель учета рабочего времени».

Работодатель может использовать любую из них, а может разработать и утвердить свой бланк. В зависимости от этого, соответственно, будут различаться правила заполнения табеля учета рабочего времени.

Более того, работодатель вправе утвердить положение о табельном учете рабочего времени, фиксирующее порядок ведения учета, обязанности лиц, ответственных за учет, порядок и сроки представления табеля в бухгалтерию и другие вопросы.

Ранее за ведение табеля учета рабочего времени работников отвечали табельщики. Однако сегодня чаще всего табель ведется в электронном виде сотрудником отдела кадров. Для этого имеются самые разные удобные онлайн программы.

Вы можете воспользоваться официальными бланками:

Организация может по собственному выбору:

  • или использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени;
  • поручить оформление табеля рабочего времени своим сотрудникам (важно, что в табеле должны быть  все необходимые реквизиты, которые предусмотрены частью 2 статьи 9 Закона от 06. 12.2011 № 402-ФЗ.

Как заполнять табель учета рабочего времени в 2022 году

Порядок заполнения форм табеля рабочего времени в 2022 году такой:

  • или в табеле можно или каждый день проставлять сведения о явках и неявках, а также отработанное сотрудниками время;
  • или указывать только отклонения от установленного режима работы.

Как правильно? На наш взгляд, последний вариант заполнения табеля Т-12 или Т-13 удобно использовать тем работодателям, у которых большая часть персонала работает в одном и том же режиме рабочего времени. А если в организации в связи со спецификой производственного процесса, допустим, применяется суммированный учет рабочего времени, то, конечно, имеет смысл фиксировать работу сотрудников каждый день.

Информация о неявках работника вносится в табель на основании надлежаще оформленных документов, к примеру, листка нетрудоспособности, если работник отсутствовал на работе в связи с болезнью (Указания по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Для отметок о работе в таблицах форм отведено по 2 строки на каждую дату месяца. В верхней указывается код, определяющий явку работника или неявку по определенной причине, в нижней – продолжительность работы. Если сотрудник в этот день не работал, то нижняя строка не заполняется.

Хотите посмотреть на пример заполнения табеля рабочего времени? Приведем пример табеля по форме № Т-13 при одном виде оплаты. В таком табеле учитывают, сколько отработал каждый сотрудник. Сюда заносите сведения как о фактически отработанных сотрудниками часах (в т. ч. сверхурочных), так и о неотработанном времени.

Скачать пример заполненного табеля рабочего времени

Обозначения в табеле (расшифровка)

По правилам заполнения табеля учета рабочего времени 2022 сведения о явках и неявках работников указываются с помощью кодов. Правила оформления таковы, что этих кодов нужно придерживаться.  Кстати, на титульном листе формы № Т-12 приведены буквенные и цифровые обозначения, используемые в табеле учета рабочего времени.

Таблица: обозначения в табеле учета рабочего времени в 2022 году

Условные обозначенияБуквенный кодЦифровой код
Обозначение из унифицированной формы № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1
Продолжительность работы
Продолжительность работы в дневное времяЯ01
Продолжительность работы в ночное времяН02
Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дниРВ03
Продолжительность сверхурочной работыС04
Продолжительность работы вахтовым методомВМ05
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платыУВ12
Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательствомЛЧ21
Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательствомНС25
Командировка
Служебная командировкаК06
Повышение квалификации
Повышение квалификации с отрывом от работыПК07
Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местностиПМ08
Отпуск
Ежегодный основной оплачиваемый отпускОТ09
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпускОД10
Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучениемУ11
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платыУД13
Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)Р14
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех летОЖ15
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателяДО16
Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской ФедерацииОЗ17
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платыДБ18
Нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательствуБ19
Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательствомТ20
Прогулы, неявки
Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работеПВ22
Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательствуГ23
Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)ПР24
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)НН30
Выходные дни
Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дниВ26
Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)ОВ27
Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)НВ28
Забастовка
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)ЗБ29
Простой
Время простоя по вине работодателяРП31
Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работникаНП32
Время простоя по вине работникаВП33
Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платыНЗ36
Отстранение от работы
Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательствомНО34
Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платыНБ35
Обозначение, которое работодатель может ввести самостоятельно
Время прохождения медико-социальной экспертизыЭК37
Время диспансерного обследования беременных сотрудницДИ38
Время дополнительных перерывов для кормления ребенкаКР39

Исправление ошибок в табеле

Иногда при ведении документа допускают ошибки: вместо больничного указан пропуск по невыясненным причинам, праздничные дни отмечены как рабочие, не внесены или неверно написаны фамилия, имя или отчество сотрудника. В таких случаях необходимо внести изменения.

Оформляется корректирующий бланк по форме Т-12 или Т-13 и подается в бухгалтерию вместе с сопроводительной запиской руководителя отдела кадров. В записке необходимо указать причины и содержание внесенных изменений.

В исходном табеле зачеркиваются одной чертой неверные данные (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105). Наверху вносится правильная информация, на свободном месте — удостоверяющая надпись: «По инженеру Петрову таб. № 1 исправлено за 5,6,7 сентября 2022 года код «НН» на код «К» на основании приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения верно. Руководитель отдела кадров Сидоров А.Б., подпись, дата внесения записи».

Как правильно заполнять табель рабочего времени

4 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Другое
  3. Как правильно заполнять табель рабочего времени

Отслеживание рабочего времени ваших сотрудников — важная часть любого бизнеса.

Ваши сотрудники должны получать надлежащую оплату за свое время. И как владелец бизнеса вы хотите убедиться, что не платите им слишком много или слишком мало.

Таблицы учета рабочего времени

— отличный способ отслеживать часы, отработанные каждым из ваших сотрудников.Это проверенный и надежный метод учета рабочего времени.

Но что такое табель учета рабочего времени? И как правильно заполнить табель учета рабочего времени?

Рассмотрим подробнее.

Вот что мы расскажем:

Что такое расписание?

Как сделать табель

Как заполнять табель учета рабочего времени

Ключевые выводы

Что такое расписание?

Табель учета рабочего времени — это разнообразный и многофункциональный инструмент.

Чаще всего табель используется для записи количества отработанного сотрудником времени. Это может быть количество часов в смене или количество часов, отработанных над определенной задачей.

Эти табели затем передаются в ваш бухгалтерский и финансовый отдел, которые затем используются для расчета заработной платы.

В управлении проектами табели учета рабочего времени — отличный способ для предприятий отслеживать свое время и отслеживать выполнение проектов.

Их также можно использовать в качестве инструмента управления для отслеживания расходов или оценки доступности своей команды.

Как составить табель учета рабочего времени

Существует несколько методов и способов создания расписания.

Самый простой способ — это физический табель. Это дешевый и эффективный способ отслеживать свое время. Проблема с физическими табелями учета рабочего времени заключается в том, что они приводят к накоплению бумажной работы.

Таблицы учета рабочего времени из бумаги также легко потерять или потерять. В вашем бухгалтерском отделе должны быть строгие процедуры подачи документов, что отнимает время.

Гораздо более эффективный способ составить расписание — использовать программное обеспечение для онлайн-расписания. Это позволяет вам держать все в порядке в сети. Это, в свою очередь, позволяет сделать ваш отдел заработной платы более рациональным и эффективным.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Большинство табелей учета рабочего времени составляется ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Они также могут выполняться для отдельных проектов.

Вот шаги, которые необходимо выполнить, чтобы правильно заполнить любой из этих распространенных табелей учета рабочего времени:

1.Введите имя сотрудника

Здесь вы должны указать полное и юридическое имя сотрудника, часы работы которого вы ведете.

2. Укажите дату или диапазон дат

Далее вам нужно добавить дату.

Как упоминалось выше, табели обычно составляются на ежедневной, еженедельной или ежемесячной основе.

Очень важно, чтобы вы вводили правильную информацию для целей расчета заработной платы, налогов и аудита. Это потому, что неточные записи и детали могут создать проблемы для вашего бизнеса.

3. Заполните детали задачи

Это должна быть конкретная задача или проект, над которым работал сотрудник, или просто название должности.

Эти данные помогут вашей бухгалтерии правильно заполнить бланк. Это также позволяет вам предоставить клиентам подтверждение оплачиваемых часов.

При необходимости вы можете указать конкретные данные здесь. Это особенно важно для фрилансеров или подрядчиков, которые работают по отдельности.

4.Добавить количество отработанных часов

Затем вы должны указать количество часов, отработанных в каждый конкретный день.

Если вы работаете над расписанием проекта, вы должны указать, сколько времени потребовалось для выполнения каждой задачи.

5. Подсчитайте общее количество часов

После того, как все остальное будет завершено и заполнено, вы должны подсчитать общее количество часов, отработанных в течение периода времени.

Его можно использовать для расчета дополнительных часов, сверхурочных часов или удвоения рабочего времени для целей расчета заработной платы.

6. Утвердите табель учета рабочего времени

После того, как расписание будет заполнено, его нужно будет пройти через процесс утверждения.

Данные должны быть проверены и подписаны, чтобы предотвратить любое мошенничество с табелями учета рабочего времени.

Основные выводы Таблицы учета рабочего времени

— это ключевые инструменты, которые позволяют вашему бизнесу оптимизировать процесс расчета заработной платы.

Оптимизированный процесс позволяет снять значительный объем ненужной работы с финансового отдела.

В современном мире бизнеса нет более эффективного способа обработки расписаний, чем программное обеспечение для учета рабочего времени.

Вы ищете больше бизнес-советов по всему, от открытия нового бизнеса до новых методов ведения бизнеса?


Тогда загляните на сайт FreshBooks Resource Hub.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Как заполнить табель учета рабочего времени за 7 простых шагов (Руководство на 2021 год)

Если вы хотите узнать, как заполнять табель учета рабочего времени , вы находитесь в нужном месте.

Независимо от того, являетесь ли вы владельцем бизнеса, который ищет простой способ вести учет рабочего времени своей команды, или подрядчиком, которому необходимо отслеживать оплачиваемые вами часы для выставления счетов, табели учета рабочего времени являются ценным решением.

К сожалению, традиционные табели учета рабочего времени допускают много ошибок. Вам нужно знать, как правильно их заполнять, чтобы сэкономить время, оптимизировать процессы и повысить точность расчета заработной платы.

В этой статье мы рассмотрим, как заполнить табель учета рабочего времени за семь простых шагов.Мы также рассмотрим все, что вам нужно знать о расписаниях на основе бумаги и электронных таблиц, включая их три основных недостатка.

И в качестве бонуса мы также выделим лучший способ учета рабочего времени.

В этой статье содержится:

(Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти в конкретный раздел)

Давайте приступим, ладно?

Как заполнить табель учета рабочего времени (пошаговое руководство)

Табель учета рабочего времени или табель рабочего времени — это таблица данных, которая содержит часы работы сотрудника за определенный период.Компании используют табели учета рабочего времени для записи количества часов, отработанных над задачами, проектами или работой конкретного клиента.

Это также помогает доказать соответствие Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), который требует от всех сотрудников, не освобожденных от налогов, предоставлять свои табели учета рабочего времени.

Согласно FLSA, работодатель должен вести точный учет посещаемости для всей своей рабочей силы — за исключением освобожденных сотрудников, которые, как правило, получают зарплату.

Теперь есть два способа использования расписаний:

Наиболее распространенные электронные или бумажные расписания — это ежедневные, еженедельные, двухнедельные, ежемесячные и специальные расписания для конкретного проекта.Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы заполнить любой из этих табелей:

Шаг 1. Введите имя сотрудника

В поле имени укажите полное имя человека , часы работы которого вы записываете. Обычно это человек, который заполняет табель рабочего времени.

Если у вас несколько сотрудников с одинаковым именем, их полные имена должны помочь избежать путаницы.

Шаг 2. Добавьте дату или диапазон дат

Затем вам нужно будет ввести дату.

В зависимости от того, когда они выплачивают заработную плату, большинство компаний требует, чтобы сотрудники заполняли табели учета рабочего времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно . Например, вы можете ввести дату начала соответствующей недели в недельном расписании.

Помните, что важно указывать правильную дату для расчета заработной платы, налогов и аудита. Неточные записи могут создать юридические проблемы для вашей компании.

Шаг 3. Заполните детали проекта и задачи

В расписании работодатели могут сгруппировать задачи по проекту , чтобы упростить просмотр того, над чем работал сотрудник.Это также поможет вам предоставить клиентам доказательства оплачиваемых часов для выставления счетов.

Вам также может потребоваться заполнить список выполненных задач в рамках конкретного проекта в зависимости от ваших потребностей. Это полезно для фрилансеров или подрядчиков, счета которых вы рассчитываете для каждой задачи.

Шаг 4: Добавьте рабочие часы для каждого дня недели

В расписании будет столбец для каждого дня из недели . Вы можете указать количество отработанных часов относительно правильных дней.

Этот раздел расписания важен, потому что он позволяет вам выбрать любые еженедельные схемы. Например, если сотрудник опаздывает каждый понедельник или имеет тенденцию пропускать работу в пятницу.

Шаг 5: Подсчитайте общее количество часов

Затем вам нужно будет рассчитать ваши общих часов и заполнить время в столбце итогов.

Таким образом, вы можете увидеть общее количество отработанного времени каждый день. Работодатели могут использовать эту информацию для расчета сверхурочных часов и удвоения рабочего времени для расчета заработной платы.

Если вы используете таблицу Excel или аналогичную программу, вы можете использовать формулы для автоматического расчета столбцов и строк, чтобы получить общее количество отработанных часов.

Шаг 6: Добавьте примечания, если требуется

В большинстве табелей учета рабочего времени будет место для примечаний . Здесь вы можете ввести такие данные, как недельные или почасовые ставки, причины сверхурочных, задержек или отсутствий и т. Д.

Например, если вам пришлось не работать, чтобы присутствовать на дежурстве присяжных, вы можете указать это в разделе примечаний.

Шаг 7. Получите одобрение

После того, как вы заполните свой табель учета рабочего времени, вы должны отправить его своему руководителю, представителю отдела кадров или назначенному утверждающему. Они должны проверить данные и расписаться, как требуется для утверждения расписания.

Если вы используете электронный табель, вы можете легко отправить его утверждающему по электронной почте или лично доставить распечатанные табели.

Ищете настраиваемый шаблон расписания ?

Ознакомьтесь с этими бесплатными шаблонами табелей учета рабочего времени в форматах Excel, Word или PDF , которые вы можете загрузить и использовать сегодня.

4 различных типа расписаний

Существует четыре распространенных типа расписаний, которые вы можете использовать сегодня:

1.

Ежедневные расписания

С помощью этого расписания можно отслеживать, как сотрудники проводят свое время в день . Сотрудники могут записывать каждое действие почасово, что полезно для выплаты зарплаты почасовым сотрудникам.

2. Еженедельные расписания

Шаблон еженедельного расписания полезен для расчета часов и расчета заработной платы для каждой рабочей недели.

Сотрудники могут добавлять в начале и в конце смены. Они также могут указать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем их начальник подсчитает их обычные часы, дополнительные часы, общие часы и оплату.

3. Двухнедельные табели учета рабочего времени

Если вы подсчитываете количество рабочих часов или период выплаты заработной платы составляет каждые две недели, то лучше всего для вас будет составлять двухнедельный график . Сотрудники заполняют свои часы и отправляют свои расписания каждые две недели.

4. Ежемесячные табели учета рабочего времени

Ежемесячные табели учета рабочего времени подходят для компаний, которые рассчитывают свое рабочее время и периоды оплаты каждый месяц.

3 Основные недостатки использования расписаний на основе бумаги и электронных таблиц

Хотя вы можете использовать бумажные расписания и программы для работы с электронными таблицами, такие как Excel и Google Sheets, для записи рабочего времени сотрудников, эти традиционные системы имеют несколько недостатков.

Вот краткий обзор трех основных недостатков традиционных табелей учета рабочего времени:

1. Требуется много времени для управления

Управление табелями учета рабочего времени в традиционной системе учета рабочего времени может занять много времени.

Утомительно вручную указывать ваше рабочее время каждый день, а затем подсчитывать общее количество часов, сверхурочные и т. Д.Вам также нужно помнить, когда вы начинаете работу, делаете перерывы и время, когда уходите.

Кроме того, сбор расписаний всех сотрудников и расчет данных потребует от работодателей еще больше времени и усилий.

2. Слишком много места для человеческой ошибки

Независимо от того, выберете ли вы традиционный бумажный или крупноформатный табель, при каждом вводе будет слишком много места для человеческой ошибки .

Сотрудники могут указать неправильные часы по ошибке или намеренно.Вы не сможете определить, указаны ли часы с точностью до секунды.

Существует также риск того, что сотрудники забудут указать свои часы или совершат мошенничество с указанием времени, указав часы, которые они не работали. А если у вас есть удаленные сотрудники, у вас нет возможности проверить, работают ли они, когда они говорят, что работают.

Вот почему несколько компаний переходят на безбумажные табели учета рабочего времени для большей точности и эффективности.

3. Сложно оценить продуктивность

Хотя традиционные табели учета рабочего времени помогают записывать часы, в течение которых сотрудник находился на работе, вы не можете быть уверены, как они это время потратили.

Например, вы не узнаете, просматривал ли сотрудник веб-сайты социальных сетей вместо того, чтобы выполнять свои задачи.

Традиционные табели учета рабочего времени не дают вам четкого представления о производительности сотрудников и не помогают оценить, улучшается ли она. Это может привести к неточным отзывам сотрудников.

Улучшенная система табелей учета рабочего времени: программное обеспечение онлайн-расписания

Онлайн-табло Программное обеспечение расписания значительно упростило учет рабочего времени сотрудников.

Сотрудники могут начать отслеживать время автоматически, когда они включают свой компьютер или открывают приложение и нажимают кнопку «Пуск», чтобы начать запись времени. Приложение автоматически записывает их часы и представляет данные расписания в виде отчетов.

Однако не все приложения для расписания созданы равными.

Некоторые инструменты могут напугать сотрудников, которым может казаться, что вы за ними следите.

У вас также есть инструменты учета рабочего времени, которые предлагают функции для управления проектами.Например, менеджер проекта может использовать программное обеспечение для отслеживания хода выполнения задачи и соответствующим образом обновлять план проекта.

Лучше выбрать приложение, которое будет простым в использовании и удобным для сотрудников, но при этом будет иметь все функции, необходимые работодателю.

Итак, какой инструмент для расписания вам выбрать?

Простой: Time Doctor .

Что такое Time Doctor?

Time Doctor — это мощный и удобный инструмент для управления расписанием и производительностью.Он используется крупными организациями, средними и малыми предприятиями для повышения производительности во всех сферах.

По сравнению с бумажным или электронным табелем учета рабочего времени Time Doctor является более совершенной системой, поскольку он точно и записывает время и предлагает несколько полезных функций повышения производительности.

Вот краткий обзор некоторых ключевых функций Time Doctor:

1. Гибкое отслеживание времени

Time Doctor предлагает автоматические и интерактивные режимы отслеживания времени для максимальной гибкости.

Вот как работает функция Time Doctor’s интерактивного времени отслеживания :

  • Нажмите Start , чтобы запустить таймер.
  • Приложение будет отслеживать ваши часы в режиме реального времени и показывать разбивку отслеживаемого времени на основе клиента, проекта и задачи .
  • Вы можете нажать Остановить , чтобы остановить таймер, когда ваша задача будет завершена, или если вы хотите сделать перерыв.

Примечание: Существует также автоматическая опция time tracking , которая начнет отслеживать время в момент включения компьютера.

2. Подробные табели учета рабочего времени и отчеты о производительности

Time Doctor предлагает ряд отчетов , которые помогут вам записывать время и анализировать производительность, чего вы не можете сделать с традиционными табелями учета рабочего времени.

С Time Doctor вы получаете доступ к точным расписанию отчетов , таким как отчет Timeline. Временной отчет показывает, сколько времени сотрудники тратили на задачи и перерывы на ежедневной или еженедельной основе.

Time Doctor также предоставляет несколько других отчетов, например:

  • Сводный отчет об активности: Показывает активные минуты, активные секунды, непродуктивное, ручное и мобильное время для каждого сотрудника за выбранный период.
  • Отчет о посещаемости: Знайте, когда сотрудник присутствует, отсутствует, частично отсутствует или опаздывает, и информацию о посещаемости в режиме реального времени.
  • Отслеживаемые часы Отчет : Узнайте, сколько времени сотрудники отслеживают ежедневно, еженедельно или для любого выбранного диапазона дат.
  • Отчет о проектах и ​​задачах: Показывает время, затраченное сотрудниками на отдельные проекты и задачи.
  • Интернет и Приложение Отчет об использовании: Посмотрите время, проведенное на различных веб-сайтах и ​​в различных приложениях.
  • Пользовательский отчет об экспорте: Настройте то, что вы хотите видеть в отчете, не загружая отдельные отчеты с нескольких страниц.
3. Упрощенное управление заработной платой

Для безбумажной системы расчета заработной платы вы можете включить функцию расчета зарплаты в Time Doctor.

Он позволяет производить платежи сотрудникам и фрилансерам напрямую, используя PayPal, Wise и другие популярные платежные шлюзы.

С функцией расчета заработной платы Time Doctor вы также можете:

  • Выполнять платежи во всех валютах на основе расписаний сотрудников.
  • Автоматизируйте табели учета рабочего времени и загружайте их для пакетных платежей для оплаты нескольких сотрудников.
  • Настройте платежную ведомость для наемных сотрудников или членов команды с почасовой оплатой.
4. Интеграция для максимальной функциональности

Чтобы максимизировать продуктивность вашей команды и отслеживать время в других приложениях, которые вы уже используете, Time Doctor поддерживает более 50 интеграций .

Некоторые из доступных интеграций включают популярные приложения для управления проектами, такие как Asana, Trello, ClickUp и другие.

Заключение

Использование бумажных табелей учета рабочего времени или таких программ, как Excel и Google Sheets, может помочь вам отслеживать часы работы сотрудника. Это также может помочь в некоторой степени упростить бизнес-процессы, такие как расчет заработной платы.

Однако, если вы действительно хотите оптимизировать свои рабочие процессы и вывести управление производительностью на новый уровень, вам поможет онлайн-инструмент для расписания, такой как Time Doctor .

Time Doctor не только помогает с легкостью отслеживать время, но этот инструмент отслеживания также дает вам точное представление о , как сотрудники тратят свое рабочее время, чтобы помочь в управлении производительностью.

Почему бы не подписаться на 14-дневную бесплатную пробную версию Time Doctor , чтобы упростить управление расписанием и производительностью?

Вайшали — контент-маркетолог в Time Doctor — платформе, широко используемой крупными брендами для отслеживания времени и производительности.

Получите больше подобных материалов

In your In your Inbox

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как заполнять табель учета рабочего времени

Ведение бизнеса означает принятие надлежащих мер для обеспечения эффективной работы ваших сотрудников и получения точной оплаты за свое время. Чтобы это произошло и улучшить управление рабочим процессом, вам нужно использовать табели учета рабочего времени.Они подтверждают, что вашим сотрудникам будут правильно платить за отработанное время.

Воспользуйтесь ссылками ниже, чтобы перейти к определенному разделу, или прочитайте статью полностью, чтобы получить полное руководство по заполнению табеля:

Как заполнить табель: пошаговая инструкция

Шаг 1. Введите имя сотрудника

Введите имя человека, часы работы которого вы регистрируете.

Шаг 2. Добавьте диапазон дат

Введите диапазон дат рабочих дней в табеле учета рабочего времени; это может быть ежедневный, еженедельный или ежемесячный табель.

Шаг 3. Добавьте детали проекта

Включить задачи, над которыми сотрудник работал в течение этого периода времени; в некоторых случаях вы можете сгруппировать эти задачи по проектам или категориям, чтобы получить представление о том, как было потрачено время сотрудника.

Шаг 4. Включите рабочее время для рабочих дней

В течение каждого дня недели записывайте часы, отработанные сотрудником. Это представление поможет вам увидеть, в какие дни сотрудник уделяет больше или меньше часов.

Шаг 5: Определите общее количество часов

После заполнения всех дней вычислите общее количество часов, отработанных за период времени, и заполните общее время в столбце «Итого».

Шаг 6. Получите разрешение руководителя

После того, как табель заполнен, его следует передать на утверждение назначенному руководителю. После того, как детали будут проверены, расписание должно быть подписано и отправлено соответствующим сторонам.

Как работают табели учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это запись количества часов, в течение которых сотрудник работает в течение определенного периода времени. Он также записывает проекты и задачи, а также сколько часов тратит сотрудник на их выполнение. Расписания обычно заполняются сотрудниками, и важно, чтобы они всегда отправляли их вовремя. Если вы изо всех сил пытаетесь заставить своих сотрудников сдавать табели учета рабочего времени вовремя, разошлите напоминания заранее, чтобы сотрудники точно знали, когда они должны поступить. Полезно обсудить важность табелей учета рабочего времени с вашими сотрудниками, чтобы они знали, что они должны быть пунктуальными при их заполнении и отправке.

Существуют различные типы расписаний, которые могут подойти вашему бизнесу. Таблицы рабочего времени по сути требуют, чтобы сотрудники записывали количество часов, отработанных в течение определенного периода времени, и задачи, которые они выполнили. Эта информация записывается ежедневно, а затем суммируется в конце рабочей недели. Хотя обычно так работают табели учета рабочего времени, информация, которую вам нужно ввести, различается для каждого типа. Это разные типы табелей:

  • Ежемесячные табели учета рабочего времени
  • Расписания за полмесячный период
  • Еженедельные расписания
  • Расписание раз в две недели
  • Ежедневные почасовые расписания для сотрудников
  • Ежедневные расписания для руководителей
  • Таблицы рабочего времени проекта

Есть также разница между почасовыми и зарплатными табелями. Для наемного сотрудника расписание используется только для учета сверхурочных, отпускных или больничных часов. Он не используется для записи количества отработанных часов в день. Однако для почасовых сотрудников расписание необходимо ежедневно. Табель учета рабочего времени важен для обеспечения точной оплаты почасовым сотрудникам за то время, которое они работают. Вы должны записывать все часы, отработанные для почасовых сотрудников, а также сверхурочные, отпускные и больничные.

Зачем нужно заполнять табели учета рабочего времени

Таблицы учета рабочего времени

полезны не только по правильной оплате труда сотрудников, но и по многим причинам.Существует множество причин, по которым важно заполнять табель учета рабочего времени, например:

  • Получите помощь с расчетом заработной платы. Вы никогда не захотите оказаться в ситуации, когда вы случайно заплатили сотруднику слишком много или слишком мало. Но с расписанием этого не произойдет. Таблицы учета рабочего времени помогают согласовать платежную ведомость, чтобы вы могли убедиться, что часы работы, указанные в расписании, совпадают с часами в вашей ведомости заработной платы. Они также полезны для настройки заработной платы удаленных сотрудников, поскольку вы можете получить доступ к программному обеспечению для учета рабочего времени из любого места.
  • Отследить стоимость проекта. Как владелец бизнеса, вы должны знать, сколько денег вы выделяете на определенные проекты и выставляете ли вы своим клиентам справедливую почасовую ставку. Расписания могут помочь вам отслеживать, зарабатываете вы или теряете деньги на проектах, что в конечном итоге может сэкономить деньги вашего бизнеса.
  • Билль точнее. Если вы имеете дело с большим количеством клиентов, табели учета рабочего времени сотрудников могут помочь вам более точно выставлять счета. При использовании для управления проектами расписание дает исчерпывающее представление о точном времени, затраченном на конкретную инициативу. Они помогают убедить ваших клиентов в том, что вы ведете их проекты правильно и не тратите при этом зря их деньги.
  • Измеряйте производительность сотрудников. Если вы ищете способ измерить производительность сотрудников, вам лучше всего подойдут табели учета рабочего времени. Вы можете отслеживать время сотрудников, что даст вам лучшее представление о том, как ваши сотрудники проводят свои дни. Это понимание может улучшить производительность и продуктивность сотрудников в офисе.
  • Экономьте деньги.Таблицы учета рабочего времени в конечном итоге могут сэкономить деньги вашего бизнеса. Они точно сообщают вам, над какими проектами работают ваши сотрудники и сколько рабочего времени они тратят на них. Это может помочь выявить сотрудников, которым необходимо улучшить управление своим временем, а также сотрудников, которым нужен стимул. Это также может помочь вам лучше понять любые задачи, на которые вы выделяете слишком много денег, чтобы вы знали, что их нужно сокращать.
  • Повысьте эффективность рабочего процесса. Таблицы учета рабочего времени позволяют лучше понять работу, которую выполняют ваши сотрудники.Вы можете использовать это для повышения эффективности рабочего процесса для утверждающих в отделе кадров / расчета заработной платы. С помощью расписания вы можете лучше понять, какие проекты требуют больше времени и ресурсов, а какие — меньше. Это также может помочь распределить обязанности, так что у вас не будет слишком много сотрудников, работающих над одним проектом.

Что должно быть включено в табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени должен быть организован и удобен для чтения. Независимо от типа расписания, которое вы используете, в него должно быть включено следующее:

  • Имя
  • Период оплаты
  • Сроки работы
  • Отработанные часы
  • Часы время входа / выхода
  • Общее рабочее время

Также важно отметить отпускные, сверхурочные или больничные, которые берут на себя ваши сотрудники. Если они получат оплачиваемый отпуск или сверхурочную работу, это обеспечит им надлежащую компенсацию.

Как заполнять табели учета рабочего времени: Часто задаваемые вопросы

Как сотрудники заполняют табели учета рабочего времени?

Есть несколько способов заставить своих сотрудников заполнять табели учета рабочего времени. Вы можете использовать бумажные табели учета рабочего времени и заставлять их приходить и уходить с помощью программного обеспечения для учета рабочего времени, например приложений для учета рабочего времени. Или вы можете попросить их сами заполнить свои табели, что легко сделать с помощью бесплатного шаблона табеля.Вы также можете использовать Excel для учета рабочего времени. В этом случае вам стоит ознакомиться с советами и рекомендациями по работе с Excel, чтобы вы могли успешно управлять своими расписаниями. Неважно, как вы отслеживаете время, если ваши сотрудники точно заполняют табели учета рабочего времени и отправляют их вовремя.

Как подсчитать минуты в расписании?

Подсчет минут в расписании — относительно простой процесс. Представьте себе час как четыре сегмента. Например, если вы не знаете, как ввести полчаса в табель учета рабочего времени, просто представьте его как 0.50 часов. Другой способ представить это — разделить ваши минуты на 60. Если кто-то работает 10 часов 30 минут, запишите это как 10,5 часов в табеле рабочего времени.

В чем разница между табелями учета рабочего времени и карточками учета рабочего времени?

Табели учета рабочего времени и табели учета рабочего времени — это по сути одно и то же, с небольшими отличиями. Оба они записывают количество часов, потраченных на работу, но в расписании содержится больше информации. Временная карта используется для записи только времени прихода и ухода сотрудника.Табель учета рабочего времени также используется для записи времени входа и времени ожидания, а также для записи проектов, выставления счетов клиентам и расчета заработной платы. Табель учета рабочего времени более подробно описывает рабочий день сотрудника, чем табель учета рабочего времени.

Теперь вы должны лучше понимать, как заполнять табель учета рабочего времени и почему табели учета рабочего времени необходимы для успеха вашего бизнеса. Таблицы учета рабочего времени не только помогают вам точно платить своим сотрудникам, но и помогают повысить эффективность вашего бизнеса.Использование расписаний важно для каждого владельца бизнеса, и учет рабочего времени QuickBooks — отличное программное обеспечение, которое может помочь вам в кратчайшие сроки расширить свой бизнес.

Это содержимое предназначено только для информационных целей и не должно рассматриваться как юридическая, бухгалтерская или налоговая консультация или замена для получения такой консультации, характерной для вашего бизнеса. Может применяться дополнительная информация и исключения. Применимые законы могут различаться в зависимости от штата или местности. Не дается никаких гарантий, что информация является исчерпывающей по своему охвату или подходит для работы с конкретной ситуацией клиента. Intuit Inc. не несет ответственности за обновление или изменение любой информации, представленной здесь. Соответственно, на предоставленную информацию не следует полагаться как на замену независимому исследованию. Intuit Inc. не гарантирует, что материалы, содержащиеся в данном документе, останутся точными или что они будут полностью свободны от ошибок при публикации. Читатели должны проверить утверждения, прежде чем полагаться на них.

Как заставить ваших сотрудников действительно заполнять расписания

Давайте поговорим о расписаниях

«Я люблю табели учета рабочего времени!» не сказал никто никогда.Потому что их заполнение скучно, требует много времени и люди относятся к этому как к наказанию. Сложная часть состоит в том, чтобы заставить сотрудников понять, что заполнение расписания на самом деле является очень важным элементом их работы.

Источник: https://brainsonfire.com/2014/06/30/nobody-likes-timesheets/

Многие из наших клиентов обращаются к нам с проблемой того, что сотрудники не заполняют свои табели учета рабочего времени. Это очень распространенная проблема, с которой приходится сталкиваться различным организациям. Очень часто это нежелательная рабочая обязанность.Невозможно найти человека, который сказал бы, что это не проблема, а такая же задача, как и многие другие. Люди незначительно заполняют табели учета рабочего времени и не обращают на это должного внимания. Следовательно, возникает проблема точности, которая затем может вызвать еще большие трудности в проекте или даже в организации.

Как заставить ваших сотрудников действительно чувствовать себя в своих табелях учета рабочего времени? Это вопрос, который является кошмаром для большинства руководителей, менеджеров проектов, руководителей отделов и всех людей, которые управляют сотрудниками.Однако TimeCamp предлагает несколько решений для простой реализации расписания. Вы можете использовать их по отдельности или все вместе для более точных результатов.

Как заполнять расписания с помощью TimeCamp

Хотя TimeCamp — это программа для учета рабочего времени, функция отслеживания рабочего времени имеет решающее значение, поскольку она позволяет вам и вашим сотрудникам автоматически заполнять табели учета рабочего времени . Он отслеживает время, потраченное на работу и все виды деятельности, и решает сложные проблемы с помощью табелей учета рабочего времени, с которыми сталкиваются сотрудники:

  • Отслеживание посещаемости — Все, что вашим сотрудникам нужно сделать, чтобы начать создавать отчеты, — это включить TimeCamp.
  • Онлайн-учет рабочего времени — Ваши сотрудники могут точно отслеживать время и предоставлять табели учета рабочего времени на основе их работы. Чтобы получить от него максимальную отдачу, вы можете получить расширение TimeCamp для браузера или загрузить настольное или мобильное приложение для любой платформы и устройства.
  • Учет рабочего времени проекта — TimeCamp — это расширенное программное обеспечение для учета рабочего времени и расписания проекта . Вы можете легко распределять задачи между людьми в зависимости от графика работы.Сообщите вашим сотрудникам, сколько времени займет их следующая задача или проект.
  • Счетчик рабочего времени — Вы можете узнать, над чем работает ваша команда, решить проблемы с неэффективностью учета рабочего времени, неточностью счетов клиентов или отчетов.
  • Автоматическое отслеживание рабочего времени — Расписания основаны на автоматически отслеживаемых рабочих часах. Вашим сотрудникам не нужно постоянно смотреть на часы, чтобы записывать, когда они начали и закончили работу.
  • Программное обеспечение для управления временем — Помимо создания отчетов, TimeCamp поможет вашим сотрудникам грамотно и эффективно управлять своим временем.

Вот как сотрудники могут заполнять табели учета рабочего времени:

Дневной табель

Это расписание по умолчанию, которое в основном выглядит как простая таблица. Каждая строка представляет собой конкретную запись времени, созданную с помощью таймера (или введенную вручную).

Табель учета рабочего времени

заполняется автоматически, поэтому вашим сотрудникам не нужно беспокоиться о ручном вводе записей. Это особенно полезно, когда кто-то работает над множеством задач или использует различные инструменты или веб-сайт. Можно добавить заметки или добавить время. Вы также можете легко объединять записи с помощью метода перетаскивания.

График учета рабочего времени на неделю, интегрированный с календарем

Это недельный табель, похожий на календарь способ учета времени. Этот тип представления позволяет вашим сотрудникам быстро и легко добавлять время для определенного периода времени в течение желаемого дня, рисуя (добавляя) записи.

Графический табель рабочего времени визуализирует всю работу, чтобы вы могли быстро понять рабочий процесс своих сотрудников, увидеть оплачиваемые и не оплачиваемые часы, а также легко планировать и управлять временем и посещаемостью.Это помогает получить представление о том, сколько часов работают ваши сотрудники.

Гибкость при заполнении табелей учета рабочего времени

Использование TimeCamp в качестве программного обеспечения для расписания позволяет легко создавать подробные расписания. Они включают не только рабочее время, но также , сколько времени и денег было потрачено на задачу и проект. Значит, это не ограничивается только посещаемостью.

Важно отметить, что все табели учета рабочего времени можно настраивать и редактировать, например, когда продолжительность задачи была другой или сама задача изменилась.Также есть функция, которая позволяет скопировать запись или весь табель или продолжить предыдущие записи. Как только TimeCamp автоматически заполнит табели учета рабочего времени, их можно будет экспортировать.

Учет времени в TimeCamp происходит в реальном времени.

У нас есть целый раздел нашей базы знаний, посвященный табелям учета рабочего времени.

Почему так важно заполнять табели учета рабочего времени?

Сотрудники не любят заполнять табели учета рабочего времени, потому что не осознают их важность. Табели учета рабочего времени необходимы по нескольким причинам.Они позволяют правильно распределять время и ресурсы, измерять производительность сотрудников и полезны при управлении фондом заработной платы. И, прежде всего, они помогают сопоставить запланированный проект с фактически выполняемым проектом, включая бюджет.

Но для того, чтобы выполнять вышеуказанное правильно, ваши сотрудники должны регулярно заполнять табели учета рабочего времени. Будет лучше, если они будут заниматься этим каждый день. Тогда можно будет контролировать все процессы, происходящие в компании. Самое лучшее в этом то, что их работа станет гладкой и продуктивной.

И чтобы сделать их распорядок дня максимально легким, необходима программа для учета рабочего времени с табелями учета рабочего времени. Следовательно, если они будут отслеживать свои действия автоматически, им будет намного проще отслеживать работу, бюджет, ход выполнения проекта и все действия. TimeCamp создаст для них табели учета рабочего времени, и им будет легко и удобно создавать отчеты о расписании, которые уже заполнены.

Но не забывайте, что для того, чтобы этот процесс прошел гладко и безупречно, кто-то должен нести ответственность за утверждение расписаний!

Если такой человек внедрит еженедельное или даже ежедневное утверждение расписания, сотрудники станут очень эффективными.

И если все идет хорошо и процесс заполнения табелей учета рабочего времени проходит гладко, вы можете подумать о , чтобы вознаградить ваших сотрудников . В конце концов, когда они чувствуют, что их ценят, они с большей готовностью выполняют свою работу.

Знак

Посмотрите видео, чтобы узнать, насколько просто автоматически создавать табели учета рабочего времени с помощью TimeCamp!

Беспокойство по расписанию: настоящая причина того, что сотрудники не сдают время

Не секрет, что сотрудники ненавидят заполнять свои табели учета рабочего времени. Причины, по которым сотрудники этого не делают, возможно, никогда не приходили вам в голову. Хотя погоня за сотрудниками с просьбой предоставить свои табели учета рабочего времени может быть стрессовой частью вашей работы, задумывались ли вы когда-нибудь о стрессе, который должен испытывать сотрудник, чтобы заполнить их? Введите тревогу по расписанию.

Мы попросили некоторых наших клиентов поделиться мнением о том, почему их сотрудники с трудом тратят свое время. Мы ожидали услышать, что у большинства сотрудников нет времени или желания потратить час на то, чтобы сообщить о своих часах, потраченных на проекты. Может, это была просто неудобная задача. То, что мы услышали, было шокирующим! Сотрудники не предоставляли свое время, потому что на них оказывалось слишком большое давление!

Какое давление может возникнуть при заполнении табеля учета рабочего времени?

В рабочей силе, которая все больше осознает свои чувства и влияние, которое они хотят оказать, сотрудники больше не тратят свое время на получение зарплаты.В этих часах должен быть смысл. Придание времени значению — это отражение того, как вы относитесь к себе, когда вы находитесь в одиночестве, а затем делаете то, что заставляет вас чувствовать себя лучше. Расписания, как правило, никого не улучшают. Для некоторых табели учета рабочего времени — это замкнутая отрицательная обратная связь, которая заставляет их задуматься: «Чего я стою?» или «Какое мое влияние?»

Беспокойство о расписании — обычное дело для многих сотрудников.

Я спросил некоторых коллег, которые регулярно заполняли табели учета рабочего времени, как они относятся к задаче учета рабочего времени.Некоторые действительно испытывали беспокойство, заполняя свои табели учета рабочего времени. Размышляя о своей прежней карьере разработчика программного обеспечения, я понял, что тоже опасаюсь отправлять свои табели учета рабочего времени. Однако в то время я никогда не понимал, почему я так беспокоюсь.

Какие бывают виды беспокойства о расписании?

Я поделюсь с вами некоторыми сценариями беспокойства по расписанию, с которыми я столкнулся. Вот наиболее частые ситуации, которые я слышал:

Сценарий : Сотрудник считает, что если бы он сообщил о своих « реальных » часах, а общая сумма превысила бы бюджет на , они бы почувствовали, что их оценивают по их начальнику или другим людям, что они были некомпетентными или ленивыми.

Сценарий : Сотрудник считает, что если он сообщил о своих « реальных » часов, а общая сумма была бы примерно при бюджете ; их либо обвинят в завышении оценок, либо им дадут дополнительную работу, чтобы пополнить баланс в будущем.

Сценарий : Сотрудник чувствует давление с целью обеспечить определенный уровень оплачиваемых часов, но из-за того, как он работает, и из-за личных проблем, с которыми он сталкивается, он не может оправдать этого ожидания.Когда им не удается его выполнить, они чувствуют себя неадекватными из-за того, что не производят свою долю.

Сценарий : Сотрудник чувствует себя недостойным заполнения своего расписания, потому что работа, которую он выполняет, не служит ему. Поскольку они не удовлетворены своей работой, они чувствуют себя виноватыми, сообщая о своем рабочем времени. Каждая отправка — это напоминание о работе, которую они больше не обслуживают.

Сотрудник может почувствовать необходимость «обмануть» свои табели учета рабочего времени, чтобы избежать негативных отзывов и суждений.Большинство людей честны, поэтому, когда они лгут на табель учета рабочего времени, неправильное указание своего рабочего времени может удвоить стресс, который они уже испытывают.

Сотрудник чувствует несогласованность с ожиданиями своего рабочего времени.

Когда мы в стрессе, мы найдем все оправдания, чтобы не делать то, что вызывает этот стресс. Подумайте обо всех причинах, которые люди придумывают, когда избегают тренировок: неудобство — отстой! Работа нашей нервной системы — защищать нас от вреда. Так что, если у сотрудника есть опасения по поводу расписания, становится намного проще отложить его на завтра.Может быть, тогда они почувствуют себя достаточно сильными, чтобы сделать это.

Печальный факт, скрывающийся за тревогой, связанной с расписанием, заключается в том, что не решается основная проблема. Либо из-за недопонимания, либо из-за несогласованности сотрудники не чувствуют себя в безопасности с тем вкладом, который они вносят. В конце концов, стресс вызовет производственную потерю и может заставить сотрудника искать работу в другом месте.

Непредвиденное преимущество табелей учета рабочего времени состоит в том, что они являются постоянным связующим звеном между встревоженным сотрудником и теми, кто может помочь.Когда табели учета рабочего времени игнорируются или заполняются неправильно, это может быть отличным временем для менеджеров, чтобы восстановить связь со своими сотрудниками и начать открытое, честное и безопасное обсуждение. Иногда самые сложные чувства можно облегчить простым разговором.

Регулярно говорите со своей командой об ожиданиях от расписания, понимайте и решайте их опасения по поводу них. Хотя выставление счетов вашим клиентам для получения дохода важно для вас, это может быть не так важно для ваших сотрудников.Да, получение денег важно, но табель для некоторых может показаться табелем успеваемости в начальной школе. Помните об этом и откройте линию связи со своей командой; тревогу можно победить только красотой присутствия.

Табель для беспокойства ? Кто знал! Теперь ты.

Хотите больше идей о том, как укрепить психическое здоровье в вашем офисе? Ознакомьтесь с 10 идеями для формирования здорового ума на работе


Как ваша игра с учётом рабочего времени в проекте?

Ваши трудоемкие и изношенные электронные таблицы не приведут вас к вершине.

Позвольте нам помочь вам расти и побеждать!

Бесплатное расписание Dovico для 5 сотрудников и 10 проектов — неограниченное количество записей и отчетов.


Заработная плата: табели учета рабочего времени и незарегистрированные сотрудники

Федеральные законы и законы штата о заработной плате

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели вели определенное время и регистрировали заработную плату для сотрудников, не освобожденных от налогов. Эти сотрудники имеют право на сверхурочную работу в соответствии с положениями Закона о справедливых трудовых стандартах и ​​должны заполнять ежемесячные табели учета рабочего времени для отслеживания всех отработанных часов и отпусков, взятых в течение периода ежемесячной оплаты.

В штате Орегон Бюро труда и промышленности (BOLI) отвечает за исполнение законов штата Орегон о заработной плате и часах.

Руководители и сотрудники

  • Университет требует, чтобы и руководитель, и сотрудник подписывали табели учета рабочего времени и ставили дату. Подписи подтверждают точность и достоверность содержания документа. Табель учета рабочего времени может служить доказательством в случае будущего спора по поводу требований о заработной плате или производственной травме. Табели учета рабочего времени являются юридическими документами.

  • Фонды с ограничениями (например, гранты и работа-учеба) требуют подписи главного исследователя или кого-либо, кто непосредственно знает уровень усилий, затраченных на выполнение проекта, чтобы поставить свою подпись в табеле учета рабочего времени.

  • Все табели должны быть заполнены синими или черными чернилами.
  • Все подписи должны быть оригинальными. Подписные штампы руководителей не допускаются.
  • При внесении исправлений в ранее подписанный табель учета рабочего времени сотрудник должен зачеркнуть ошибку и написать правильную цифру сверху, снизу или сбоку.Белые или корректирующие ленты не допускаются . Сотрудник и руководитель должны повторно заверить все исправления, используя инициалы.

  • В отсутствие начальника сотрудника другой руководитель в подразделении, который знает о ежедневной посещаемости сотрудника, должен подтвердить часы работы сотрудника. Назначенное лицо, которое может выполнять функции подписи в табеле учета рабочего времени, должно быть официально названо в отсутствие руководителя. Это обозначение должно быть написано.
  • Если сотрудник не доступен для подписи к крайнему сроку расчета заработной платы, отправьте табель учета рабочего времени с оригинальной подписью руководителя координатору расчета заработной платы вашего отдела для обработки и напишите в строке подписи сотрудника «не доступен для подписи». По возвращении работника попросите его подписать и поставить дату в табеле учета рабочего времени.
  • Если должны быть оплачены дополнительные часы или если есть корректировки для отпуска, о которых сообщалось ранее, сделайте копию исходного табеля. Напишите «Исправленная копия» вверху и попросите сотрудника и руководителя подписать любые изменения. И сотрудник, и руководитель должны будут повторно подписать измененный табель в блоке подписи перед отправкой координатору расчета заработной платы отдела.

Координаторы по заработной плате

  • Табели учета рабочего времени должны доставляться руководителем непосредственно координатору отдела заработной платы; никогда сотрудником.Табели учета рабочего времени никогда не следует оставлять в открытых прорезях для почтовых ящиков или на стульях.
  • Координаторы расчета заработной платы должны проверить подпись руководителя. Если подпись выглядит сомнительной, время не следует указывать до тех пор, пока проблема с подписью не будет решена. Если координатор расчета заработной платы не может решить проблему до истечения крайнего срока выплаты заработной платы, вопрос следует передать руководителю координатора заработной платы или главе отдела для решения.
  • Координаторы расчета заработной платы никогда не должны ничего менять в расписании.Все изменения должны быть внесены и подписаны сотрудником и руководителем сотрудника.

  • Во избежание конфликта интересов координаторы по заработной плате не должны оформлять отпуск или платить родственникам, работающим в их отделе.

  • Самостоятельный ввод рабочего времени координатором расчета заработной платы в небольших отделах:
    • Когда координаторы расчета заработной платы вводят свое собственное время и оставляют записи, их непосредственные руководители должны проверять точность ввода в баннерную запись, сравнивая отчеты о расходах на заработную плату по лицам.См. Раздел «Разделение обязанностей» для обзора и форму авторизации PHAHOUR для самостоятельного входа.

    • Этот обзор должен выполняться ежемесячно после закрытия временного окна. Затем руководитель должен подписать отчет и поставить дату. Копия этого отчета должна храниться в файлах факультета вместе с табелями учета рабочего времени факультета в соответствии с правилами хранения документации университета.
  • После завершения ввода данных координаторы по расчету заработной платы должны запустить следующие отчеты для проверки на наличие ошибок или пропусков: Отчет о введенных часах и отчет об остатках.Эти отчеты должны храниться в центральных ведомственных картах учета рабочего времени и посещаемости.

  • Оригиналы табелей учета рабочего времени должны храниться в соответствии с политикой хранения документации университета. Сюда входят все резервные документы, такие как запросы на сверхурочную работу и отпуска.
  • Каждый месяц копию отчета о расходах по заработной плате следует передавать на рассмотрение как начальнику отдела, так и руководителю отдела бюджета. Руководитель отдела несет полную ответственность за надзор за расходами на заработную плату и никогда не должен полностью делегировать эту роль подчиненным сотрудникам.

Электронные или сетевые системы учета времени

  • Департаменты, использующие электронные или сетевые системы хронометража, могут полагаться на отметку времени в качестве свидетельства сотрудника. Руководители должны проверять и утверждать сводку рабочего времени сотрудников своего подразделения, которые им подчиняются. Это может быть выполнено путем онлайн-просмотра и утверждения. И сотрудник, и руководитель должны повторно заверить все исправления.
  • Banner — это официальная система учета рабочего времени и отчетов о отпусках.Запрещается ведение информации об остатках официальных отпусков и заработной плате во вспомогательных системах, но не на Banner. Систему рабочего времени и посещаемости отдела необходимо согласовывать с Banner ежемесячно.
  • Ожидается, что отделы
  • с автоматизированными системами учета рабочего времени и явки будут соблюдать опубликованные правила учета рабочего времени.

табелей учета рабочего времени: полное руководство | ProjectManager

Шаблон расписания

Чтобы познакомиться с типичным расписанием, мы создали бесплатный шаблон расписания, чтобы новички могли поиграть и изучить его самостоятельно.Это типичный пример еженедельного расписания, в котором указаны общие часы почасовой оплаты, обычные часы, сверхурочные часы и сведения о отпуске.

Если вы решите в конечном итоге использовать ProjectManager, указанный выше шаблон Excel можно напрямую импортировать, чтобы вы могли продолжить свою работу.

Связано: Бесплатные шаблоны управления проектами

Как вы заполняете табель учета рабочего времени?

Легче всего заполнять расписания, которые автоматически связываются с расписанием вашего проекта.Вы сэкономите много времени на вводе данных о задачах, если все, что вам нужно сделать, это выбрать задачи из списка. Независимо от того, интегрирован ли он автоматически и, следовательно, предварительно заполнен, или нет, вам понадобится список задач в вашем расписании, прежде чем вы сможете его выполнить.

Лучшие практики для программного обеспечения онлайн-расписания

Программа для расписания

— это ключевой компонент в отслеживании времени, затрачиваемого на задачи и проекты, чтобы гарантировать соблюдение графика. Расписания также важны с точки зрения отслеживания расходов, чтобы помочь вам контролировать затраты на ваш проект.

ProjectManager имеет встроенную функцию расписания, которая работает вместе со всеми инструментами в нашем программном обеспечении, чтобы упростить использование расписаний, обеспечивая большую прозрачность в ходе выполнения вашего проекта. Вот краткое пошаговое руководство по использованию расписаний в нашем программном обеспечении. Подпишитесь на бесплатную пробную версию и следите за ней, чтобы ваши проекты развивались как никогда гладко.

1. Создайте свой проект

Управлять расписанием

намного проще, если вы заранее знаете, над какими задачами будут работать сотрудники.Мы рекомендуем вам начать с определения задач, которые вам понадобятся для достижения конечного результата.

Вы можете создать пустой проект для начала в программе или использовать один из наших отраслевых шаблонов для начала.

2. Пригласите свою команду

Собери свою команду. Выбирайте участников, у которых есть опыт и навыки, чтобы справиться со всеми задачами, необходимыми для выполнения работы.

В программе пригласите членов команды в проект. Они будут уведомлены по электронной почте о том, что они добавлены.

3. Добавление и назначение задач

Задачи — это строительные блоки вашего проекта, и тщательно спланированные списки задач направляют вашу команду на протяжении всего проекта. Следовательно, важно практиковать правильное управление задачами с четким указанием направления и другими деталями.

Назначьте задачи членам команды и добавьте трудозатраты. Добавьте предполагаемое количество часов для каждой задачи, чтобы члены команды знали, что от них ожидают. После регистрации почасовой ставки и часов вы можете отслеживать свой бюджет.

4. Назначьте лицо, утверждающее табель учета рабочего времени

Назначьте кого-нибудь из команды, кто получит отправленные табели учета рабочего времени. Этот человек (обычно менеджер) будет следить за тем, чтобы оплачиваемые часы соответствовали выполненным задачам.

На вкладке «Управление пользователями» выберите утверждающего, которому член группы отправит свое расписание на проверку. Этот человек будет посредником между членом команды и платежной ведомостью / отделом кадров.

5. Попросите членов команды записать свое рабочее время

Каждый член команды несет ответственность за отслеживание часов, в течение которых они работают над задачей.Затем эта информация собирается в расписании.

Регистрируйте часы работы по отдельным задачам или записывайте их в табель рабочего времени. Вы также можете нажать кнопку автозаполнения, чтобы задействовать все назначенные вам задачи.

6. ​​Просмотрите табель учета рабочего времени

Большая часть процесса расписания в ProjectManager автоматизирована для экономии времени и повышения эффективности. Однако должен быть человек, который проверяет расписание, чтобы убедиться, что он правильный, прежде чем передавать его в расчет заработной платы.

По прошествии необходимого количества времени (обычно еженедельно, раз в две недели, ежемесячно или два раза в месяц) самое время просмотреть расписание перед отправкой.Просмотрите расписание, щелкнув время в главном меню навигации. Установите неделю, которую хотите просмотреть.

7. Отправьте табель учета рабочего времени

Отправка расписания утверждающему в группе, которая их утверждает, является следующим шагом процесса.

Чтобы гарантировать своевременную отправку расписаний, вы можете настроить оповещения, которые можно настроить на определенный день / время каждую неделю. Вы получите напоминание по электронной почте.

8. Утвердить табель учета рабочего времени

Утверждающий получит табель рабочего времени сотрудника и должен просмотреть часы и задачи, чтобы убедиться в отсутствии ошибок. Если есть расхождения, то расписание необходимо вернуть тому, кто его отправил.

Если утверждающий отклоняет расписание, отправитель будет уведомлен. Будет поле, в котором вы можете объяснить любые расхождения и отправить заявку повторно. После утверждения расписание блокируется. Как показано в приведенном ниже примере расписания, с ProjectManager очень просто утвердить или отклонить расписание.

9. Отчеты

Теперь, когда ваше расписание утверждено, вы можете еще больше отслеживать свое время с помощью отчетов.Отчетность полезна для просмотра всех ваших данных и выявления узких мест, превышений и других несоответствий. Они также являются важным инструментом для того, чтобы держать заинтересованные стороны в курсе.

Вы можете создавать отчеты на основе данных расписания для отдельных пользователей или проектов за определенный диапазон дат, чтобы получить более подробную информацию о ходе выполнения. Создавайте отчеты и делитесь ими в формате PDF или электронной таблицы, когда у вас есть презентация для заинтересованных сторон.

ProjectManager — это надежное и отмеченное наградами программное обеспечение, которое помогло руководителям проектов завершить более 2 миллионов проектов.Доступ к нашим надежным инструментам управления расписанием может быть именно тем, что вам нужно, чтобы выйти на новый уровень производительности.

Начните составлять табели учета рабочего времени прямо сейчас, воспользовавшись бесплатной 30-дневной пробной версией ProjectManager!

Многочисленные варианты использования табелей учета рабочего времени

Мы уже касались этого ранее, а теперь более подробно рассмотрим преимущества табелей учета рабочего времени, выходящие за рамки простого учета рабочего времени и оплаты труда сотрудников.

Для создания базы данных исторической информации.

Выходные данные отслеживания рабочего времени представлены в виде расписаний, которые показывают, сколько времени человек потратил на выполнение конкретной задачи.Это ценные данные, потому что многие из этих задач повторится в будущем. Ваше хранилище данных для отслеживания рабочего времени позволит вам лучше оценивать ситуацию в будущем, потому что вы можете использовать реальные данные.

Например, предположим, что вы оцениваете, что подготовка каркасов для нового веб-сайта займет 5 дней. Вы вносите это в расписание проекта, и оно автоматически передается в расписания для соответствующих ресурсов. Они заполняют табели учета рабочего времени, указав фактические часы работы, потраченные на создание каркасов.На создание макетов у двух человек уходит 4 дня, то есть в общей сложности это 8 дней.

В следующий раз, когда вы придете для оценки задачи по созданию каркасов, вы можете использовать реальные данные за 8 дней и составить гораздо более точный график проекта.

Для расчетных клиентов

Это довольно очевидно. Как мы объясняли в начале, если ваша коммерческая модель основана на взимании с клиентов платы за ваше время, вам необходимо знать, за какое время они взимают плату. Таблицы рабочего времени также дают вам подробную информацию, чтобы вы могли точно указать, что вы делали в проекте.

Это полезно, если когда-либо запрашиваются ваши счета, особенно когда работа занимает больше времени, чем планировалось, из-за изменений, запрошенных клиентом. Еженедельные расписания — это стандарт для информирования клиентов. Однако ежедневные расписания могут быть более эффективными в проектах с меньшей продолжительностью.

Для управления вашей рабочей нагрузкой

Менеджеры и сотрудники часто удивляются, когда начинают отслеживать свое время, потому что они могут точно видеть, где они тратят больше всего усилий.И не всегда бывает там, где должно быть.

Таблицы учета рабочего времени

могут быть действительно полезны, если вы укажете, почему вы не так эффективны, как вы думаете, потому что они указывают на то, куда уходит ваше время. Это поможет вам более эффективно управлять своей рабочей нагрузкой как в течение одного дня, так и в течение более длительного периода времени, например недели.

Как часто следует заполнять еженедельное расписание?

На этот счет нет жесткого правила, но, как правило, лучше заполнять каждый день еженедельного расписания как можно скорее, чтобы помнить, на что вы тратили свое рабочее время.

Если у вас не так много задач, вероятно, вы сможете управлять своим недельным расписанием, выполняя их раз в неделю. Если же у вас много отдельных задач в течение дня, то лучше потратить несколько минут на запись своего времени непосредственно перед выходом из системы.

Как управлять пропусками и отпусками в расписаниях

Иногда вам не нужно регистрировать время по деятельности по проекту, потому что сотрудник находится в отпуске по болезни или в ежегодном отпуске. Это может поставить под угрозу точность отслеживания ваших расходов.

Самый простой способ справиться с этим — создать задачу «администратора» под названием «Болезнь» или «Отпуск» и попросить их вместо этого записывать свои обычные рабочие часы. В зависимости от политики компании это может считаться оплачиваемым выходным или нет, что должно быть указано в онлайн-расписании.

Когда период простоя затрагивает всех, например закрытие офиса на праздник, вы можете изменить рабочее время в главном календаре, чтобы вашей команде не приходилось записывать время в эти дни.

Следует ли сохранять тайну расписания?

Данные управления расписанием

не должны оставаться конфиденциальными, потому что теоретически ваша команда должна знать, над чем вы работаете, и наоборот. На самом деле нет ничего конфиденциального в названии задачи высокого уровня для подавляющего большинства информации о планировании проекта. Если это было запланировано, ваша команда все равно сможет увидеть запланированное задание. Учет рабочего времени сотрудников также включает менеджера.

Расписания — добро или зло?

Менеджеры, как правило, делятся на два лагеря, когда дело доходит до учета рабочего времени: они либо понимают ценность этого и являются огромными сторонниками, либо не видят смысла и считают, что это подрывает доверие к команде.Если вы попадете во второй лагерь, то, надеюсь, это объяснит, почему вам следует пересмотреть отслеживание времени в ваших проектах.

Это трюизм, что управлять можно только тем, что вы измеряете. Успешные менеджеры проектов в любой момент знают, насколько далеко они продвинулись в своем проекте. Эта информация помогает им определить, опережают ли они бюджет или превышают его, и могут ли они уложиться в предстоящие сроки. Контроль времени и затрат имеет важное значение для успеха любого проекта. Хотя онлайн-табели учета рабочего времени являются лучшим выбором из-за их набора функций, электронные табели учета рабочего времени или даже распечатываемые табели рабочего времени следует использовать для отслеживания прогресса любого проекта.

Если вы не знаете, сколько времени заняло выполнение задачи, и не можете сравнить это время с запланированным временем, понять эффективность вашего проекта будет намного сложнее.

Как преодолеть сопротивление использованию расписаний

Одна из проблем, которые вы можете услышать от менеджеров, заключается в том, что команда не любит использовать табели учета рабочего времени. Из-за этого, казалось бы, широко распространенного мнения, может быть сложно перейти на временную запись, если вы раньше так не работали. Введение учета рабочего времени сотрудников там, где это еще не практикуется, является огромным культурным изменением для многих организаций.

Если в вашей организации есть сопротивление, сделайте шаг назад и спросите, почему существует такой уровень сопротивления. Это могло быть потому, что

  • Они считают, что табели учета рабочего времени — это большая работа.
  • Они чувствуют себя управляемыми на микроуровне.
  • Они считают, что табели учета рабочего времени можно использовать для наказания сотрудников, которые не регистрируют достаточное количество часов.

Лучший способ справиться с этими проблемами — сесть с командой и объяснить, что вы делаете для их решения. Например, если они обеспокоены тем, что заполнение расписаний будет затруднительным, покажите им, как легко щелкнуть и отправить с помощью программного обеспечения для онлайн-учета рабочего времени.

Когда вы знаете, почему члены команды не хотят отслеживать свое время, вы можете решать их проблемы индивидуально. Возможно, вам потребуется разработать стратегии с человеческими ресурсами, чтобы привлечь вашу команду.

Как сэкономить время вашей команды при использовании счетчиков расписания

Учет времени сам по себе является дополнительной задачей. Однако это не должно быть обременительным. Программное обеспечение для учета рабочего времени делает этот процесс быстрым, эффективным и простым для всех участников.

Если вы регулярно выполняете одни и те же задачи для одних и тех же проектов, вы можете использовать общую функцию «Копировать прошлую неделю» для автоматического заполнения расписания на эту неделю.Либо сразу нажмите «Сохранить», либо внесите несколько изменений и отправьте его.

Вы даже можете сэкономить время, если создадите индивидуальный еженедельный табель. Если ваше программное обеспечение для учета рабочего времени связано с расписанием вашего проекта, вы можете «Автозаполнение» выполнять задачи, которые вам были назначены, избавляя вас от необходимости печатать их. Дополнительным преимуществом здесь является то, что они автоматически передают данные о вашем времени обратно в расписание проекта, которое обновляет задачу, чтобы показать, сколько усилий было потрачено на нее на текущий момент.

Следующие шаги для учета времени

Самый простой способ узнать, будет ли учет рабочего времени полезным для вас и вашей организации, — это просто зафиксировать и начать записывать свое время на задачи. Самым сложным аспектом сохранения времени является сохранение этой привычки.

При правильном применении расписания проектов быстро станут нормой для вашей команды, а их заполнение станет еще одним аспектом коллективного достижения успеха. Вскоре вы удивитесь, как вам когда-либо удавалось запускать свои проекты без обширных данных, которые предоставляет учет рабочего времени.

Пройдет совсем немного времени, и ваши оценки улучшатся, ваша уверенность в соблюдении сроков укрепится, а показатели успешности вашего проекта увеличатся.

Теперь, когда вы знаете все, что вам нужно о расписаниях и учете времени, пора начинать! Подпишитесь на бесплатную 30-дневную пробную версию ProjectManager и начните отслеживать время выполнения ваших задач уже сегодня.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *