Как сделать бюджет полезным для бизнеса: Как сделать правильный бюджет? Какой функционал возложен на бюджет?

Как сделать правильный бюджет? Какой функционал возложен на бюджет?

Что такое правильный бюджет?

Бюджетирование – это процесс планирования, распределения, учета и контроля имеющихся в распоряжении компании ресурсов (в натуральном и стоимостном выражении). Правильный бюджет  позволяет анализировать прогнозируемые и полученные финансовые показатели, оценивать эффективность и целевое использование ресурсов.

Бюджетирование является инструментом для реализации стратегических и текущих планов компании.

Итак, что необходимо учитывать, чтобы сделать правильный бюджет для бизнеса.

1. Грамотно распределяем ответственность

· Необходима вовлеченность бизнеса в планирование и исполнение бюджета

· Финансовая структура должна быть отражением сложившейся структуры ответственности; ответственные должны иметь реальную возможность влиять на исполнение бюджета

· Держатели бюджета должны быть прямо заинтересованы в исполнении своих бюджетов

2.

В бюджете должны быть корректные цифры

· Алгоритмы наполнения статей должны быть четко определены – персонал не должен изобретать алгоритм бюджетирования

· При бюджетировании должны использоваться KPI , которые ориентируют службы об ожиданиях собственников

3. Бюджет должен быть гибким

· Бюджетные показатели должны следовать за бизнесом и пересчитываться при изменении драйверов бизнеса/статей бюджета

Бюджет должен	Бюджет не должен
Давать критерии эффективности/неэффективности использования ресурсов компании	Отвлекать от бизнеса не финансовые подразделения
Давать критерии эффективности/неэффективности работы отдельных подразделении над достижением ключевого показателя бизнеса
Согласовывать работу отдельных подразделений (в процессе составления бюджета)	Сдерживать инициативы подразделений по увеличению доходов и сокращению расходов
Мотивировать персонал на достижение ключевого показателя

Типовые проблемы при отсутствии бюджетирования и финансового планирования

Проблема	Следствие
Финансовый результат компании представлен только в данных бухгалтерского учета, который не годится для принятия управленческих решений, так как не содержит в себе управленческую структуру предприятия.	Невозможно планировать крупные инвестиции и проекты, непонимание результатов деятельности предприятия.
Не определены финансовые планы по элементам структуры предприятия (доходы и расходы).	Влечет за собой неконтролируемые расходы, недополучение доходов.
Отсутствуют данные в разрезе направлений деятельности, в разрезе проектов.	Следствие – предприятие даже может работать неплохо, и при этом очень успешные направления и/или проекты будут компенсировать убыточные, что может привести к серьезной потере управляемости компании.
Нет информации в реальном времени о планируемых поступлениях и расходах.	Увеличивается вероятность кассового разрыва, неисполнение своих обязательств перед поставщиками, сотрудниками, а также обязательств по уплате налогов. Это может означать для предприятия срыв поставок нужных комплектующих.
Отсутствие долгосрочного планирования.	Следствие – стратегия компании ставится под угрозу. Без долгосрочных планов-нет развития, возможна потеря рынка.

Виды бюджетов

Операционный бюджет

· бюджет продаж

· бюджет производства

· бюджет производственных запасов

· бюджет прямых затрат на материалы

· бюджет производственных и накладных расходов

· бюджет прямых затрат на оплату труда

· бюджет коммерческих расходов

· бюджет управленческих расходов

· прогнозный отчет о прибылях и убытках(бюджет прибылей и убытков)

Финансовый бюджет

· инвестиционный бюджет

· кассовый бюджет, прогнозный отчет о движении денежных средств

· прогнозный бухгалтерский баланс

Наша компания оказывает следующие услуги по бюджетированию:

   Разработка системы бюджетирования и бюджетного управления

   Построение системы планирования, учета и контроля денежных потоков

   Настройка оперативного управление оборотным капиталом

   Настройка бюджетирования и управленческого учета в Холдинговых структурах

   Автоматизация учета договоров: согласование и контроль

   Разработка системы мотивации, настройка контроля ключевых показателей деятельности предприятия и KPI для менеджеров

   Обучение персонала

   Работа с подразделениями предприятий по подготовке функциональных бюджетов

Как создать бюджет для малого бизнеса

Бюджет — это документ, который прогнозирует будущие продажи, затраты, прибыль и денежные потоки бизнеса. Это жизненно важный инструмент бизнес-планирования. Без бюджета вам будет сложно понять, насколько хорошо (или плохо) работает ваш бизнес. 

Бюджет бизнеса помогает в следующем:

• Затраты на запуск проекта, если вы начинаете новый бизнес
• Определите, сколько денег вам нужно заработать, чтобы стать безубыточными и заработать прибыль
• Оцените денежный поток вашего бизнеса, чтобы вы знали, сможете ли вы покрыть расходы и финансировать новые проекты
• Выясните, какие изменения необходимо внести, чтобы иметь прибыльный бизнес, сравнив бюджет и реальные показатели
• Прогнозируйте медленные месяцы, чтобы вы могли планировать их
• Определите оставшиеся средства, которые вы можете реинвестировать
• Получите бизнес-кредит в банке или ином финансовом учреждении или финансирование от инвесторов

Как создать бюджет

Ваш бюджет должен охватывать как минимум один год и включать ежемесячные прогнозы доходов и расходов.

Вот шесть шагов к созданию бюджета для малого бизнеса.

Шаг № 1: сбор финансовой информации

Чтобы создать бюджет, вы должны спрогнозировать будущие доходы и расходы. Лучший способ сделать это — взглянуть на прошлые результаты вашего бизнеса.

Если у вас сложившийся бизнес, посмотрите на свои последние финансовые отчеты. Эти документы должны включать подробный список постоянных и переменных расходов, которые вы понесли в течение года. Если у вас нет таких документов, просмотрите записи о доходах и расходах и выписки из банков за предыдущий год.

Используйте эти цифры в качестве отправной точки для прогнозирования ваших доходов и расходов на следующий год. Скорее всего, вам нужно проанализировать эти цифры. Ожидаете ли вы, что положение вашего бизнеса улучшится? Возможно, вам следует увеличить прогнозы дохода, если вы планируете добавлять новых заказчиков или клиентов или планируете повысить цены.

Если вы запускаете новый бизнес, вам нужно провести небольшое исследование. Соберите финансовую информацию для компаний, которые похожи на вашу по размеру и типу. Есть несколько способов сделать это:

• Спросите коллег, у которых есть стабильный бизнес, что они заработали в течение первого года?
• Используйте практические знания, полученные при работе в этой области для других компаний.
• Провести исследование рынка
• Учтите, сколько клиентов или заказчиков у вас уже есть или планируется, и какой рост бизнеса вы можете обоснованно ожидать

Вооружившись этой информацией, оцените, сколько вы заработаете. Не будь чрезмерно оптимистичны. Но, помните, это только оценка.

Шаг № 2: сложите все ваши источники дохода

Сколько денег ваш бизнес заработает, согласно вашим прогнозам? Источники дохода могут включать:

• почасовой заработок
• Продажи продукции
• инвестиционный доход
• доход от продажи активов и
• займы

Шаг № 3: Определите постоянные затраты

Перечислите и просуммируйте все свои постоянные расходы. Постоянные расходы — это затраты, которые остаются неизменными каждый месяц.

Типичные примеры постоянных затрат включают в себя:

• аренда офиса
• арендованная мебель и оборудование
• мобильный телефон
• банковские платежи
• бухгалтерские услуги и расчет зарплат
• аренда транспортных средств для бизнеса (или платежи по кредиту, если куплены транспортные средства)
• платежи по бизнес-кредитам
• страхование бизнеса
• разрешения для бизнеса
• подписки и сборы
• заработная плата и льготы сотрудников
• налоги на имущество
• расходы на хостинг сайта

Шаг № 4: Определите переменные расходы

В отличие от постоянных затрат, переменные расходы могут меняться от месяца к месяцу. Вы можете увеличивать или уменьшать эти расходы в зависимости от того, насколько хорошо работает ваш бизнес. Например:

• сырье (применимо только при производстве товаров для продажи)
• запасы на складе
• стоимость перевозки и доставки
• коммунальные услуги, включая электричество, газ и воду
• заработная плата и льготы сотрудников
• платежи независимым подрядчикам (например, платежи комиссионных сторонним продавцам)
• расходы на рекламу и маркетинг
• техническое обслуживание и ремонт оборудования
• поездки
• юридические услуги
• обучение и образование

Шаг № 5: Учет единовременных расходов

Если вы планируете понести единовременные расходы в течение следующего года, перечислите их здесь. Они могут включать в себя:

• компьютеры
• программное обеспечение
• подарки
• мебель
• оборудование
• деловые встречи, выставки и конференции

Шаг № 6: соберите все вместе

Вычтите ваши общие прогнозируемые расходы из общего дохода, чтобы оценить, какую прибыль вы ожидаете получать каждый месяц и в конце года. Затем в течение года отслеживайте, сколько денег вы получаете и тратите каждый месяц, и сравнивайте это с вашими бюджетными прогнозами. Убытки должны вызывать тревогу. Возможно, вам придется сократить свои расходы, если вы не можете увеличить доходы.

С другой стороны, если вы получите больше прибыли, чем планировалось, вы сможете расширить свой бизнес. Например, вы можете увеличить сумму, которую вы тратите на переменные расходы, такие как запасы, или увеличить собственные выплаты.

Полезные инструменты бюджетирования

Есть много бесплатных инструментов, которые вы можете использовать, чтобы создать бюджет для вашего бизнеса.

Шаблоны бюджета.  Самый простой способ создать бюджет — это использовать шаблон бюджета. Существуют сотни бюджетных шаблонов, доступных бесплатно онлайн. Шаблоны также поставляются с программным обеспечением для работы с электронными таблицами, такими как Excel. Скорее всего, вы можете найти шаблон, специально разработанный с категориями доходов и расходов для вашего типа бизнеса. Все, что вам нужно сделать, это заполнить пробелы с вашими оценками.

Программное обеспечение и приложения для бюджета.  Программное обеспечение для бухгалтерского учета может иметь функции бюджетирования. Например, вы можете создать бизнес-бюджет при помощи QuickBooks. Существуют также специальные приложения и программные приложения для составления бюджета.

Создайте свою собственную электронную таблицу.  Если вы действительно делаете это сами, вы можете создать свою собственную бюджетную электронную таблицу с помощью Excel или другого программного обеспечения для электронных таблиц. Это на самом деле довольно легко. Вот пример простой бюджетной таблицы. Вам нужно четыре столбца:

• Ваши категории доходов и расходов
• Ваши бюджетные суммы
• Фактическая потраченная или заработанная сумма, и
• Разница между плановыми и фактическими суммами

Бюджет для бизнеса бесплатно | BRP ADVICE

Есть множество стандартов финансового моделирования и построения бюджетов для бизнеса. Но есть и самые важные требования к финансовой модели, они указаны ниже.

1. Полная автоматизация, в том числе:
Гибкие временные предпосылки. Проекты часто переносятся и затягиваются, на это накладывается сезонность, даты налоговых платежей и многое другое. Быстрый пересчет модели с учетом новых сроков — это то, что позволяет держать руку на пульсе и не работать по устаревшим лекалам.
Гибкая структура финансирования проекта. Расчет привлечения и погашения финансирования должен происходить автоматически. Иначе при очередном срочном пересчете проекта недостаток капитала останется незамеченным, и весь проект станет неверным.
Гибкие параметры текущей деятельности. Что, если цены будут ниже? Что, если затраты будут выше? Что, если изменится ассортимент продаж? Что, если придется индексировать зарплаты? Что, если правительство опять решит поменяет налоги? Все эти параметры в финансовой модели должны легко изменяться, а обновленный расчет готовиться автоматически.

2. Удобство анализа проекта, в том числе:
Хорошая структура финансовой модели: отдельные листы для исходных данных, расчетов и отчетов.
Подробный расчет каждого показателя. Продажи каждого продукта в любом периоде, общие продажи. Так же с затратами и другими показателями.
Расчет инвестиционной эффективности (dcf-моделирование). Самые распространенные показатели инвестиционной оценки: NPV, IRR, простой и дисконтированный период окупаемости.
Расчет текущей эффективности: маржинальность, рентабельность, платежеспособность, ликвидность, долговая нагрузка.
Полный комплект финансовой отчетности: отчет о движении денежных средств (БДДС), отчет о прибылях и убытках (о финансовых результатах, БДР), баланс (бюджет активов и пассивов).

3. Соответствие лучшим стандартам финансового моделирования и построения бюджетов в Excel:
В проекте не используется программный код, который может быть заблокирован на компьютере другого пользователя. Если без кода не обойтись, то все VBA-программирование должно быть обосновано и подробно описано в приложении к модели на уровне «макросы для чайников».
Проект не содержит циклических ссылок, так как они могут привести к неработоспособности всей модели.
Все расчеты по проекту последовательны и прозрачны, аудитор может легко проверить логику расчетов. В модели не должно быть скрытых листов, строк или столбцов даже для вспомогательных расчетов.
В финансовой модели представлена информация о порядке и структуре расчетов.
В проекте заложен анализ «что-если»: автоматический расчет развития негативного и оптимистичного сценариев позволяет оценивать риски проекта.

Универсальные стандарты BRP ADVICE в области финансового моделирования и построения бюджетов для бизнеса можно посмотреть по этой ссылке >>>

Бесплатные шаблоны для ведения любого бюджета в Excel

После того, как вы создали список ваших целей и начали отслеживать расходы, создайте ваш текущий бюджет, используя шаблон персонального бюджета.  

Откройте шаблон персонального бюджета, добавьте сведения о вашем доходе, планируемых сбережениях и суммах расходов для каждого месяца. Этот шаблон состоит из двух страниц: панель мониторинга и бюджет. 

 

 

На странице бюджета вы найдёте три раздела: доход, сбережения и расходы. Категория доходов включают в себя следующие источники дохода:

• Заработная плата
• Процентный доход
• Дивиденды
• Возмещения
• Бизнес
• Пенсия 
• Другое

 

 

В следующем разделе можно указать ваши планируемые сбережения. Этот раздел может включать в себя краткосрочные или долгосрочные цели, которые вы определили ранее. Раздел содержит следующие категории, которые вы можете менять:

• Фонд на случай непредвиденных обстоятельств
• Перевод на сберегательный счёт
• Пенсия
• Инвестиции
• Образование
• Другое

 

 

Последний раздел страницы персонального бюджета содержит расходы. Здесь вы найдёте различные категории и связанные с ними подкатегории. Основные категории расходов включают в себя:

• Дом (домашние расходы)
• Транспорт
• Ежедневные расходы
• Развлечения
• Здоровье
• Отпуск

 

 

Как только вы введёте значения для каждой категории доходов, сбережений и расходов, вы увидите, что итоговая сумма для каждого месяца автоматически высчитывается и отображается в нижней части каждого столбца. Кроме того, итоговые суммы высчитываются в конце каждой строки и представляют собой данные на текущий момент для каждого элемента бюджета, категории и раздела. 

На другой странице вы найдёте панель мониторинга для вашего бюджета. Панель мониторинга поможет вам получить визуальное представление о состоянии и здоровье вашего бюджета, а также будет автоматически обновляться при внесении изменений в таблицу бюджета. Панель мониторинга, включённая в шаблон персонального бюджета, состоит из 4-х частей:

• Краткая сводка о возможных источниках сбережений.  Эта краткая сводка поможет высчитать ваши потенциальные сбережения для каждого месяца, после того, как вы достигните текущих целей по сбережению средств. Сумма потенциальных сбережений высчитывается в результате вычитания сумм общих сбережений и общих расходов из суммы общего дохода.

 

 

• Диаграмма соотношения доходов и расходов. Эта диаграмма даёт возможность быстрого визуального просмотра разницы между вашим общими доходами и расходами для каждого месяца, что поможет вам оценить здоровье вашего бюджета.

 

 

• Круговая диаграмма соотношения между доходами, расходами и сбережениями. Эта диаграмма демонстрирует, какую часть вашего бюджета занимают доходы, расходы и сбережения. 

 

Как правильно спланировать ИТ-бюджет

Вопросы создания ИТ-бюджета вряд ли целесообразно рассматривать независимо. С данным процессом тесно сопряжены вопросы ИТ-архитектуры предприятия, а также управления портфелем проектов.
С учетом кризисных явлений основной посыл от топ-менеджмента — минимизация затрат на информационные технологии. Но иногда сложно понять, много или мало мы тратим на ИТ. Оценить размер трат можно несколькими разными способами, и наиболее простые из них (как, например, по проценту от оборота) хорошо известны. Для того чтобы правильно обосновать ИТ-бюджет перед руководством компании, следует определить те проекты, которые необходимо выполнить на планируемом горизонте, оценить их «полезность» для основного бизнеса компании, а также сделать их финансовую оценку, конечно, не забывая о стоимости поддержки существующих корпоративных информационных систем и о затратах на само ИТ-подразделение.  

ИТ-бюджет — идем от ИТ-архитектуры

Если рассмотреть процесс развития информационных технологий в любой компании, то в первую очередь это понимание того, куда мы должны идти, — целевая архитектура ИТ. Также для определения текущего состояния мы должны формализовать существующую ИТ-архитектуру. Все это становится основой для построения плана перехода — кратчайшего пути от существующей ИТ-архитектуры к целевой. Такой подход, от существующей к целевой ИТ-архитектуре, позволяет сформировать план проектов, при этом расставить в нем приоритеты, необходимые с точки зрения бизнеса, а значит, получить четкое обоснование как среднесрочного, так и тактического бюджета на ИТ.
К сожалению, на практике часто все происходит таким образом, что сначала на основе бюджета прошлого года определяется бюджет следующего, а затем сумма «пилится» между проектами. Так можно было планировать раньше, однако теперь подобные схемы уже не устраивают топ-менеджмент. Он требует серьезного обоснования планируемых инвестиций.

В то же время нужно учесть, что картина целевого состояния информационных технологий в компании сложна и многогранна. Здесь присутствует множество различных взаимосвязанных сущностей: цели бизнеса и цели ИТ, показатели, процессы и проекты, сервисы, информационные системы, данные, оборудование и т. д. Все это многообразие можно назвать одним термином «Архитектура предприятия». Архитектура предприятия — это наиболее общее и всестороннее представление предприятия, имеющего цели ведения своей основной деятельности, определенные миссией на рынке, и стратегией развития, внешние и внутренние ресурсы, необходимые для выполнения миссии и достижения поставленных целей, а также сложившиеся правила ведения основной деятельности (бизнеса).

При этом процесс управления архитектурой предприятия состоит из формализации существующей архитектуры, планирования целевой и определение плана перехода. Наряду с архитектурой предприятия, выделяют ИТ-архитектуру. ИТ-архитектура является неотрывной частью архитектуры предприятия и включает в себя архитектуру приложений, поддерживающих бизнес-процессы компании, архитектуру информации, потребляемую бизнес-процессами и управляемую приложениями, архитектуру технологий и инфраструктуры, на которой работают бизнес-приложения и с помощью которой хранится информация. Также к ИТ-архитектуре в последнее время относят архитектуру сервисов. В архитектуре сервисов можно выделить бизнес‑сервисы, сервисы, предоставляемые одними бизнес-единицами компании другим бизнес-единицам, и ИТ‑сервисы — сервисы, предоставляемые информационными технологиями бизнесу компании.

Надо сказать, что внимание к ИТ-архитектуре именно в связи с бюджетированием проявляется не только благодаря пропаганде проверенных методических подходов и стратегического развития. Во времена кризиса становится более очевидно, что продуманный подход к вопросам архитектурой концепции в ИТ позволяет адекватно урезать бюджеты при условии минимизации влияния на функциональные характеристики ИТ-поддержки.

Тут, правда, больше имеется в виду не столько стратегический переход от имеющейся архитектуры к целевой, сколько возможность оперативно изменить некоторые принципы технической организации корпоративной информационной поддержки. Скажем, на заданную величину масштабировать поддержку «вниз», синхронно затрагивая сразу несколько архитектурных компонентов — серверы, системы хранения, приложения и пр. Однако это все равно остается «чистым» вопросом ИТ-архитектуры, и поэтому, как ни странно, именно кризисные явления могут подтолкнуть ИТ-директоров к тому, чтобы всерьез заняться данным вопросом.

Также, в известной мере благодаря кризису, интерес к ИТ-архитектуре проявляется через стремление предприятий заняться, отложив внедрение масштабных ERP, «точечной расшивкой» наиболее болезненных бизнес-проблем за счет внедрения узкоспециализированных систем. Вопросы интеграции, исключения пересечения функционала, использования разных (зачастую существенно) технологических приемов построения прикладных решений, обеспечения сравнимой производительности их работы так или иначе приводят руководителей к пониманию важности ИТ-архитектуры предприятия в целом. Эта тенденция на российском рынке сейчас также налицо. О ней, кстати, говорится в одной из статей нашего предыдущего номера.

Очень важно и новое понятие ИТ‑сервисов. По сути, именно оно (в том случае, если ИТ‑сервисы используются на практике) позволяет сблизить два понятия — архитектуру предприятия и архитектуру ИТ. На базе сервисного подхода в компании может развиваться и сервисное бюджетирование, которое, по сути, фиксирует это соответствие посредством одного из важнейших документов, определяющих работу любого предприятия. Таким образом, понятие архитектуры и понятие бюджета сближаются еще сильнее.

Конечно, не стоит сразу же замахиваться на полномасштабное управление архитектурой предприятия. И препятствий этому в компаниях несколько. С одной стороны, данная задача довольно объемная и требует много ресурсов на начальных этапах выполнения. Обоснование подобного размера инвестиций в нынешних условиях представляется довольно трудным делом. С другой стороны, архитектура предприятия затрагивает довольно широкий спектр интересов руководителей в компании. На пути к полномасштабному управлению архитектурой предприятия лежит много «подводных камней».

Для управления архитектурой предприятия в первую очередь необходимо определиться с целями и показателями бизнеса, организационной структурой, процессами и проектами, требованиями. Это тот минимальный слой, который позволит определить требования бизнеса к информационным технологиям. Этот слой можно назвать бизнес-архитектурой. Причем со стороны ИТ можно выделить следующие области: ландшафт приложений, каталог сервисов, структура данных, ландшафт технологий и инфраструктура. Все это во взаимосвязи с элементами бизнес-архитектуры дает возможность определять приоритеты проектам в области ИТ и обосновывать необходимый объем финансирования.

В то же время нужно учесть, что эффект от управления архитектурой не наступит сразу, поэтому в рамках оптимизации управления ИТ необходимо не только внедрять управление ИТ-архитектурой, но и оптимизировать процедуру закупок, совершенствовать внутренние процессы ИТ-подразделения, заниматься реструктуризацией и внедрять инновации. Однако применением краткосрочных мер, без использования архитектурных подходов, «порядок» в ИТ навести не удастся.

ИТ-бюджет  — разные категории

Имея понимание целевой и существующей ИТ-архитектуры, можно начинать определение ИТ-бюджета. При этом в первую очередь его необходимо разделить на бюджет сопровождения, бюджет развития и бюджет службы ИТ. Бюджет службы ИТ содержит в себе затраты на управление и администрирование, оперативные затраты, зарплаты и бонусы ИТ-персонала.

Оптимизация бюджета службы ИТ возможна в первую очередь за счет оптимизации операционной деятельности сотрудников ИТ-подразделения и, как следствие, оптимизации управленческих расходов и расходов на зарплату и бонусы. Для оптимизации операционной деятельности ИТ-подразделения можно использовать различные подходы оптимизации, например функционально‑стоимостный анализ, динамическое моделирование и пр.

Бюджет сопровождения состоит из затрат на унаследованные приложения, стоимость поддержки и усовершенствования устаревших приложений, которые поддерживают существующие бизнес-процессы, а также затраты на внешние ИТ-услуги поддержки и аутсорсинг. Оптимизация бюджета сопровождения достигается путем стандартизации и унификации технологий и используемых приложений. Одним из подходов к оптимизации бюджета сопровождения может стать управление ИТ-портфелем, и в частности управление портфелем приложений.

При рассмотрении портфеля приложений в целом по компании становится возможным планирование развития приложений, принятие решений, какие приложения стоит развивать, сделав стандартными, какие оставить на поддержке с перспективой последующего выведения из эксплуатации, а какие необходимо срочно снимать с поддержки по причине высокой стоимости сопровождения и низкой полезности для бизнеса компании. При автоматизации процедур управления ИТ-портфелем возможно использовать как специализированные для этого решения, так и решения более широкого спектра — системы управления ИТ-архитектурой.

Кстати, со стороны некоторых ИТ‑специалистов можно услышать мысль о том, что именно сейчас многие отечественные предприятия будут накрыты так называемым эксплуатационным шлейфом, а это в условиях кризиса может восприниматься очень болезненно. Речь о том, что многие системы, внедренные во время значительно более легкого получения инвестиций, именно сейчас будут переходить в стадию эксплуатации с вытекающими отсюда проблемами неминуемого роста аллокации ресурсов на поддержку. Надо сказать, что признается такая проблема не всеми. Но если это так, то грамотный портфельный менеджмент, занимающийся в основном оптимизацией проектов в соответствии с бизнес-целями компании, на сегодняшний день должен быть дополнен анализом, позволяющим узнать, какая ситуация наступит, когда внедренные в результате проектов решения перейдут в стадию промышленной эксплуатации.

Бюджет развития содержит капитальные затраты, стоимость приобретения новых основных средств производства ИТ, стоимость оборудования в ИТ-проектах; затраты на внедрение новых ИТ-продуктов и технологий, а также на внешние технические консультации, затраты на разработку собственных ИТ‑систем, испытание новых ИТ-технологий и т.д. И если предыдущие части ИТ-бюджета являются постоянными, то бюджет развития может вызвать множество споров с точки зрения необходимости инвестиций и их возврата. И как раз бюджет развития в настоящий момент подвергается наибольшему сокращению в компаниях. Причин для такого положения вещей много. С одной стороны, бизнес до конца не видит «свой» интерес в развитии ИТ, с другой стороны — руководители ИТ не могут правильно донести до бизнеса всю «полезность» ИТ-инициатив. Зачастую это вызвано неспособностью или нежеланием ИТ-руководителей самостоятельно оценить и, как следствие, донести до руководства компании все преимущества предлагаемых проектов развития ИТ.

Для правильного обоснования ИТ-инициатив надо понимать, что основные затраты компании возникают не в ИТ. Исходя из исследования Gartner «IT Spending and Staffing Report» средние затраты на ИТ составляли 4,1% от выручки компаний, или 5,9% от операционных затрат. Таким образом, получается, что 94,1% затрат лежит вне ИТ, и на этих затратах необходимо сконцентрировать основное внимание руководству компании. При этом ИТ-руководители должны принимать активное участие в повышении операционной эффективности бизнеса и снижении затрат в операционной деятельности через автоматизацию бизнес-процессов компаний.

Расширять кругозор ИТ-руководителя

Таким образом, бюджет ИТ — лишь результат, которому предшествует множество работ по анализу архитектуры бизнеса, ИТ-архитектуры, оптимизации портфеля существующих и планируемых проектов и соответственно совершенствование портфеля приложений. При этом оптимизация на уровне приложений приводит к дальнейшей оптимизации инфраструктуры, а она, в свою очередь, — к оптимизации стоимости ИТ-процессов.

Итак, понимание того, что сейчас требуется от ИТ и чем мы можем пожертвовать в части сервисов и приложений, можно получить, только анализируя бизнес-архитектуру и архитектуру ИТ во взаимосвязи. В то же время приоритизация проектов в области ИТ должна «наследоваться» от бизнеса. И лучше, если на основании бизнес‑стратегии будет определены цели ИТ и требования бизнеса, которые в свою очередь станут основой для построения портфеля проектов.

Такая ориентация на стратегию и бизнес-требования даст возможность выделить «ключевые» направления, а главное — синхронизировать развитие информационных технологий с бизнес-активностями, что и позволит контролировать ROI и определять правильность инвестиций. Такая взаимосвязь позволяет решить основную проблему ИТ — устранить разрыв между бизнесом и ИТ, присутствие которого не позволяет оценить эффект от использования ИТ-приложений.

На практике недостаточная квалификация ИТ-директоров в части обоснования инвестиций приводит к неудовлетворительным результатам. Отсутствие правильного экономического обоснования ИТ-бюджета часто приводит к неадекватному восприятию ИТ-подразделения бизнесом, а ИТ-директору грозит потерей должности. Позиция многих руководителей в ИТ — «что захотите, то и сделаем» — часто приводит к тому, что векторы развития информационных технологий в различных подразделениях компании не согласованы, а это дорога к излишним затратам и «зоопарку» приложений.

И если раньше большие затраты на ИТ были поводом увеличить капитализацию компании да «добавить» ИТ-директору лишнего авторитета (якобы за счет того, что он распоряжается большим количеством более дорогих ресурсов), то теперь такие способы работают значительно хуже. Теперь от ИТ-директора требуется активная позиция в централизованном планировании и контроле ИТ-проектов, типизации решений, оптимизации затрат на развитие ИТ при сохранении уровня предоставления ИТ-услуг бизнес-подразделениям. И в этом развитии управление архитектурой предприятия дает связь с бизнесом, прозрачность ИТ-архитектуры, понимание необходимого уровня типизации и многое, многое другое.

В заключение хочется еще раз повторить, что архитектура предприятия и в частности ИТ-архитектура — достаточно сложный объект, для управления которым необходимы специализированные средства. Согласно исследованию рейтингового агентства Forrester (Forrester Wave™: EA Tools), в мире выделяется ряд лидирующих производителей программного обеспечения в части управления архитектурой предприятия.

Используя эти инструменты, современные ИТ-руководители смогут решать задачи как стратегического развития ИТ, формирования ИТ‑стратегии, интеграции ее с бизнес‑стратегией, разработки плана (программы) развития ИТ в компании, так и стандартизации используемых технологий, оптимизации портфеля приложений, расчета стоимости ИТ-портфеля в целом и в разрезе отдельных бизнес-процессов. Это в конечном итоге должно влиять и на качество процесса бюджетирования.

Правильно рассчитываем рекламный бюджет компании

Каналы коммуникации — это ресурсы, где собираетесь размещать рекламу. Их выбор зависит от конечных целей и товара, который вы рекламируете. Для одних продуктов идеальной будет реклама широкого формата — на ТВ или растяжке на трассе. Для других — точечная через интернет (таргетированная).

Товары широкого потребления (продукты питания, памперсы, т. п.) можно рекламировать на ТВ. Тогда как специфические товары (допустим, сёдла для лошадей) эффективнее продвигать, например, через соцсети в соответствующих пабликах. Как правило, их не выгодно рекламировать по телевидению, так как денег за размещение возьмут много, а купят его единицы. Получится реклама в убыток.

Решите, аудитории из каких стран и городов планируете показывать рекламу. Это может быть территория России или РФ и Ближнего зарубежья, отдельно выбранные города и страны и даже конкретные компании (внутренние корпоративные ролики для отдельных клиентов подходят для профильных товаров).

Сколько времени ваша реклама будет «висеть» в эфире? Это может быть, к примеру, год на ТВ, 3 месяца на баннере, 6 месяцев — в интернете, и всё это можно запустить одновременно или по очереди.

Чем шире география и больше срок показа рекламы, тем дороже она будет стоить.

Все аспекты, которые мы рассмотрели в предыдущем пункте, необходимо проработать по каждому товару, который собираетесь рекламировать.

Сложите суммы — составьте общий предварительный бюджет на всю рекламируемую продукцию.

Оптимизируйте его — сделайте таким, чтобы он не превышал максимум, который вы готовы потратить. Для этого, возможно, придётся сократить расходы на некоторые пункты или что-то убрать.

То, что вы получите в результате, и будет оптимальным итоговым бюджетом.

Способ расчёта рекламного бюджета, который мы описали, называется методом согласования с задачей. Но он не единственный, предлагаем другие варианты.

Суть этого способа в том, что вы рассчитываете бюджет на рекламу на основе процента от оборота компании за выбранный период: продаж за год, за квартал, за любой отчётный период — выбирайте сами.

Выделите процент от продаж за этот период, который потратите на рекламу.

Например, за месяц вы продаёте 100 ноутбуков, и от стоимости всех проданных ноутбуков выделяете 5 % на рекламу.

понятие, примеры расчета бюджета рекламной кампании

В статье разбираемся, что такое рекламный бюджет и как его правильно рассчитать.

Что такое рекламный бюджет

Рекламный бюджет — это сумма, которую компания готова выделить на продвижение своего продукта за конкретный промежуток времени.

Размер бюджета напрямую зависит от поставленных целей и задач той или иной рекламной кампании. 

Какие расходы входят в бюджет

Основные расходы:

1. Прямые объявления. Оплата рекламных площадок на ТВ, в журналах, газетах и т.д.

2. Производство. В эту категорию входит создание тематических роликов, брошюр, сувенирной продукции и дизайна.

3. Трейд-маркетинг. Отвечает за проведение акций, мероприятий и других кампаний для потребителей.

4. Интернет. Отвечает за всю деятельность компании в сети (сайт, социальные сети и общее продвижение продукта в интернете).

Также расходы могут также зависеть от процента продаж, доли рынка, конкуренции, отрасли.

Методы формирования бюджета рекламной кампании

Грамотное прогнозирование и распределение денег — главные составляющие любой кампании. При формировании бюджета могут помочь несколько методов.

Метод задач

Бюджет рекламной кампании с помощью метода задач формируется в зависимости от потребностей. Отдел рекламы называет определенную сумму и компания выделяет.

Единственный недостаток — отсутствие прогнозирования хотя бы примерных результатов. Средства могут уйти в никуда. 

Процент от товарооборота

Расчет производится по одному из двух методов:

• Отчисление процента от прогнозируемых продаж как на текущий год, так и на следующий.

• Отчисление процента с уже полученной выручки за прошлый год. 

Чаще используют первый способ формирования. Он сопоставляет размер затрат с продажами и доходами. Если компания достигла определенного уровня продаж, значит бюджет на рекламу рассчитан верно и рекламодатель получит прибыль. 

В соответствии с затратами конкурентов

Этот тип бюджета формируется по двум методам: 

• Вложение той же суммы, как у конкурента, если бизнес имеет одинаковый масштаб.

• Планирование в зависимости от доли компании на рынке и той суммы, которую рынок тратит на рекламу. 

Такой расчет поможет сохранить конкурентоспособность компании. Но сложность метода в том, что найти информацию о затратах конкурента на рекламу сложно.

Процент от суммы накладных расходов и прибыли

Если вычесть постоянные затраты (на зарплату сотрудникам, сырье, аренду, производство и др.), останется нераспределенная прибыль, ее можно отнести на счет чистой прибыли или израсходовать на рекламу. Такой подход не имеет отношения ни к рынку, ни к продажам, ни к доходу и в целом бесполезен для формирования бюджета.

Расчет затрат на единицу продаваемой продукции

Бюджет может формироваться с каждой проданной единицы продукции. Таким образом, в стоимость каждого товара будет заложен процент затрат на рекламу. Способ позволяет собрать средства на рекламу без повышения цен.

Для этого метода продажи должны постоянно находиться на высоком уровне, а значит для старта без больших вложений этот способ не подойдет. Также метод не подойдет оптовым компаниям и компаниям с услугами, где невозможно посчитать товар в одном экземпляре.

Как правильно распределять бюджет

Бюджет рекламы разделяют на расходы:

• балансовые (прямая реклама, организация мероприятий, почтовая реклама и т.д.).

• забалансовые (продвижение товара на рынке, сбыт, проведение акций и скидок).

Некоторые не видят разницы между этими расходами и предпочитают не разделять их. Но реклама в СМИ и стимулирование сбыта все же имеют отличия и требуют конкретного вложения средств в зависимости от потребностей. 

Также при распределении бюджета следует учитывать экономическую обстановку — во время кризиса, падения рыночной активности и сокращения доходов компании лучше уменьшить рекламный бюджет и сделать упор на стимулирование сбыта.

Как рассчитать бюджет на рекламу

Расчет зависит от товара, бренда, площадки и многих критериев. Перед расчетом узнайте, кто ваш потенциальный клиент и чем может быть привлекателен ваш продукт. 

На основе собранной информации подберите площадки. Для тестирования можно создать пробные объявления за приемлемую цену и посмотреть на реакцию пользователей. После рассчитывать бюджет.

Как рассчитать бюджет рекламной кампании для Яндекс.Директ

Необходимо выбрать: 

После этого Яндекс.Директ покажет возможные варианты прогнозирования рекламного бюджета и приблизительный объем трафика. Чем он больше, тем будет выше позиция, но и стоить такая реклама будет дороже.

Как рассчитать бюджет рекламы для ТВ

На стоимость влияет не только выбор канала, но город показа и время. Цены в маленьких городах будут отличаться от цен в городах-миллионниках. А реклама в дневное время стоит значительно меньше, чем в прайм-тайм.

Существует минимальный порог отдачи для ТВ-рекламы. Если бюджет будет меньше этих границ, есть риск не окупить вложения.

Для грамотного составления бюджета на ТВ-рекламу необходимо рассчитывать эффективность размещения по формуле:

ROI = (Валовая прибыль – бюджет рекламной кампании) / бюджет рекламной кампании

По этой формуле можно оценить полезность тех или иных вложений.

Контроль расходов

Для контроля расходов существует несколько правил:

1. Оценивать все потраченные средства и сравнивать с планом..

2. Следить за тем, какие вложенные средства уже не подлежат возврату.

3. Составлять ежемесячный отчет по всем операциям.

Как провести эффективную рекламную кампанию с минимальным бюджетом

ЗАчастую у молодых компаний нет возможности тратить на рекламу большие бюджеты. Но хорошая идея способна привлечь людей к вашему продукту почти без вложений. По этому принципу создаются вирусные ролики, картинки и другие образцы креативной рекламы. Эффект от них способен превзойти даже самые дорогостоящие проекты.

Также важно грамотно расходовать бюджет. Крупные компании могут снизить инвестиции до 50%, а для маленьких — это станет серьезным ударом в долгосрочной перспективе. Поэтому даже мельчайшие расходы нуждаются в оптимизации. Начинать следует с узкой целевой аудитории. Это позволит ограничено показывать объявления конкретным пользователям.

Как сэкономить бюджет рекламной кампании

Расчет бюджета предполагает грамотное вложение средств. Сами показатели часто не совпадают с желаемыми и объем инвестиций сильно превосходит будущий спрос. Этого можно избежать и сэкономить часть средств, если правильно подойти к планированию расходов.

В первую очередь, необходимо правильно подобрать аудиторию, которую заинтересует продукт, и сегментировать рекламу. 

Заключение

Мы изучили, что такое рекламный бюджет и как его правильно планировать. Рекламный бюджет должен разрабатываться исходя из конкурентных условий рынка и учитывать:

• цели и задачи компании;

• целевую аудиторию;

• рентабельность и эффективность затрат;

• меняющиеся условия бизнеса.

Создайте бюджет для малого бизнеса за 5 простых шагов

Хотите защитить финансовое здоровье вашего малого бизнеса? Вам нужен бизнес-бюджет. Вот как его создать.

Когда вы строите бизнес, вам нужно постоянно следить за многими вещами: от маркетинга и поиска новых клиентов до создания веб-сайта и установления вашего цифрового присутствия.

Но есть один элемент, который нужно учитывать с самого начала, — это ваш бизнес-бюджет.

Наличие подробного и точного бюджета необходимо, если вы хотите построить процветающий и устойчивый бизнес. Но как именно его создать?

Давайте посмотрим, как составить бюджет малого бизнеса за пять простых шагов.

Что такое бизнес-бюджет и почему он важен?

Прежде чем мы перейдем к созданию бизнес-бюджета, давайте быстро рассмотрим, что такое бизнес-бюджет и почему он так важен для вашего малого бизнеса.

Бизнес-бюджет — это обзор финансов вашего бизнеса.В нем содержится основная информация как о текущем состоянии ваших финансов (включая доходы и расходы), так и о ваших долгосрочных финансовых целях. Поскольку ваш бюджет будет играть ключевую роль в принятии обоснованных финансовых решений для вашего бизнеса, это должно быть одной из первых задач, которые вы должны решить.

И, как финансово подкованный владелец бизнеса, вам также понадобится бюджет, который поможет вам:

• Принимайте разумные финансовые решения. Во многих смыслах ваш бизнес-бюджет похож на финансовую дорожную карту.Это поможет вам оценить текущее состояние вашего бизнеса и то, что вам нужно сделать, чтобы достичь своих финансовых целей в будущем.
• Определите, где сократить расходы или увеличить доход. Ваш бизнес-бюджет может помочь вам определить области, в которых можно уменьшить ваши расходы или увеличить доход, что повысит вашу прибыльность в процессе.
• Земельное финансирование для развития вашего бизнеса. Если вы планируете подать заявку на ссуду для бизнеса или привлечь финансирование от инвесторов, вам необходимо предоставить подробный бюджет с указанием ваших доходов и расходов.

Теперь, когда вы понимаете, почему создание бизнес-бюджета так важно, давайте перейдем к тому, как это сделать.

Шаг 1. Подсчитайте источники дохода

Обо всем по порядку. При формировании бюджета малого бизнеса вам необходимо выяснить, сколько денег ваш бизнес приносит каждый месяц и откуда эти деньги поступают.

Ваши показатели продаж (к которым вы можете получить доступ с помощью функции отчета о прибылях и убытках в FreshBooks) — отличное место для начала.Отсюда вы можете добавлять любые другие источники дохода для своего бизнеса в течение месяца.

Ваше общее количество источников дохода будет зависеть от вашей бизнес-модели.

Например, если вы ведете писательский бизнес-фрилансер, у вас может быть несколько источников дохода:

• Внештатные писательские проекты
• Письменный курс, который вы продаете на своем веб-сайте
• Консультации с другими писателями, открывающими малый бизнес

Или, если вы управляете обычным розничным бизнесом, у вас может быть только один источник дохода от продаж в магазине.

Сколько бы у вас ни было источников дохода, обязательно учитывайте все доходы, поступающие в ваш бизнес, — затем подсчитайте все эти источники, чтобы получить четкое представление о вашем общем ежемесячном доходе.

Шаг 2: Определение фиксированных затрат

Как только вы разберетесь со своим доходом, самое время разобраться со своими расходами, начиная с фиксированных затрат.

Ваши постоянные расходы — это любые расходы, которые не меняются из месяца в месяц. Сюда могут входить такие расходы, как аренда, определенные коммунальные услуги (например, Интернет или телефонные тарифы), хостинг веб-сайтов и расходы на заработную плату.

Просмотрите свои расходы (в выписках из банка или в отчетах FreshBooks) и посмотрите, какие расходы оставались неизменными из месяца в месяц. Это расходы, которые вы собираетесь классифицировать как постоянные.

После определения этих затрат сложите их, чтобы получить общие фиксированные расходы за месяц.

СОВЕТ: Если вы только начинаете свой бизнес и у вас нет финансовых данных для анализа, обязательно используйте прогнозируемые расходы.Например, если вы подписали договор аренды офисного помещения, используйте ежемесячную арендную плату, которую вы будете платить в дальнейшем.

Шаг 3. Включите переменные расходы

Переменные затраты не имеют фиксированной цены и будут меняться каждый месяц в зависимости от результатов вашего бизнеса и деятельности. Сюда могут входить такие вещи, как коммунальные услуги на основе использования (например, электричество или газ), расходы на доставку, комиссионные с продаж или дорожные расходы.

Переменные расходы по определению будут меняться от месяца к месяцу.Когда ваша прибыль выше ожидаемой, вы можете больше тратить на переменные, которые помогут вашему бизнесу быстрее масштабироваться. Но когда ваша прибыль ниже ожидаемой, подумайте о сокращении этих переменных затрат до тех пор, пока вы не сможете увеличить свою прибыль.

В конце каждого месяца подсчитывайте переменные расходы. Со временем вы почувствуете, как эти расходы меняются в зависимости от эффективности вашего бизнеса или в течение определенных месяцев, что поможет вам сделать более точные финансовые прогнозы и составить соответствующий бюджет.

Шаг 4. Прогноз единовременных расходов

Многие из ваших коммерческих расходов будут регулярными расходами, которые вы оплачиваете каждый месяц, будь то постоянные или переменные расходы. Но есть также расходы, которые будут происходить гораздо реже. Только не забудьте учесть эти расходы в своем бюджете.

Если вы знаете, что у вас на горизонте разовые расходы (например, предстоящий бизнес-курс или новый ноутбук), добавление их к вашему бюджету может помочь вам выделить финансовые ресурсы, необходимые для покрытия этих расходов, и защитить ваш бизнес. от внезапного или большого финансового бремени.

Помимо добавления запланированных единовременных расходов к вашему бюджету, вам также следует добавить буфер для покрытия любых незапланированных покупок или расходов, таких как ремонт поврежденного сотового телефона или найм ИТ-консультанта для устранения нарушения безопасности. Таким образом, когда неожиданно всплывают расходы (а они всегда возникают), вы готовы!

Шаг 5: Соберите все вместе

Вы собрали все свои источники дохода и все свои расходы. Что дальше? Соберите все это вместе, чтобы получить исчерпывающее представление о своем финансовом положении за месяц.

В своем бизнес-бюджете вы захотите подсчитать свой общий доход и свои общие расходы (т. Е. Сложив общие постоянные затраты, переменные расходы и единовременные расходы) — затем сравните входящий (доход) денежный поток с исходящим ( расходы), чтобы определить вашу общую прибыльность.

Вам сложно представить, как выглядит бизнес-бюджет в действии? Вот пример бюджетирования, чтобы дать вам представление о том, как может выглядеть ваш новый бизнес-бюджет каждый месяц:

Доход:

A Почасовой заработок клиента: 5000 долларов
B Почасовой заработок клиента: 4500 долларов
C Почасовой заработок клиента: 6000 долларов
Продажи продукта: 1500 долларов США
Ссуды: 1000 долларов США
Экономия: 1000 долларов США
Инвестиционный доход: 500 долларов США

Общий доход: 19 500 долларов США

Затраты:

Фиксированные затраты

Арендная плата: 1000 долларов
Интернет: 50 долларов
Расходы на заработную плату: 5000 долларов
Хостинг веб-сайтов: 50 долларов
Страхование: 50 долларов США
Государственные и банковские сборы: 25 долларов США
Сотовый телефон: 50 долларов США
Бухгалтерские услуги: 100 долларов США
Юридические услуги: 100 долларов США

Общие фиксированные затраты: 6 425 долларов США

Переменные расходы

Комиссионные: 2000 долларов
Заработная плата подрядчика: 500 долларов
Счет за электричество: 125 долларов
Счет за газ: 75 долларов
Счет за воду: 125 долларов
Полиграфические услуги: 300 долларов
Сырье: 200 долларов
Расходы на цифровую рекламу: 750 долларов
Поездки и мероприятия: 0 долларов
Транспорт: $ 50

Общие переменные расходы: 4 125 долларов США

Единовременные расходы

Офисная мебель: 450 долларов
Канцелярские товары для нового места: 300 долларов
Деловая поездка в декабре: 1000 долларов
Новое программное обеспечение для учета рабочего времени: 500 долларов
Подарки для клиентов: 100 долларов

Единовременные расходы: 2350 долларов

Затраты: $ 12 900

Общий доход (19 500 долларов США) — Общие расходы (12 900 долларов США) = Общий чистый доход (6600 долларов США)

Прежде всего, как только вы получите четкое представление о своей прибыльности за месяц, вы сможете использовать ее для принятия правильных финансовых решений для дальнейшего развития малого бизнеса.

Например, если вы понимаете, что в убытке и тратите больше, чем зарабатываете, вы можете сократить свои расходы и сосредоточиться на поиске новых клиентов. В качестве альтернативы, если ваш доход значительно превышает ваши расходы, вы можете подумать о том, чтобы инвестировать свою прибыль обратно в свой бизнес (например, инвестировать в новое программное обеспечение или оборудование).

Используйте свой бюджет, чтобы не отставать

Работа над созданием бюджета может показаться проблемой. Но хотя это требует немного времени и энергии, оно того стоит.Тщательное бизнес-бюджетирование дает вам финансовую информацию, необходимую для принятия правильных решений для роста, масштабирования и процветания вашего бизнеса в будущем.

Этот пост был обновлен в июле 2020 года.

---

---

об авторе

Внештатный участник Дина де Бара — предприниматель, спикер и писатель-фрилансер, специализирующаяся на вопросах бизнеса и производительности. Когда она не занята написанием, ей нравится исследовать Тихоокеанский Северо-Запад со своим мужем и собакой.Посмотрите другие ее работы и узнайте больше о ее услугах на deannadebara.com.

---

Как создать бизнес-бюджет: 6 простых шагов

Как новый владелец малого бизнеса, вы должны выяснить много вещей, которых вы никогда раньше не делали. Один из них — как составить бизнес-бюджет — и это может напугать, особенно когда вы только начинаете. Как именно вы знаете, где найти нужную финансовую информацию — не говоря уже о терминологии финансирования бизнеса — и собрать все эти данные в правильном порядке?

Этого может быть достаточно, чтобы отпугнуть некоторых людей от начала бизнеса.Одно исследование показывает, что у большинства владельцев малого бизнеса даже нет бюджета. Но процесс создания бизнес-бюджета на самом деле не так уж и сложен, если вы подойдете к нему правильно. Все это можно разбить на шесть шагов.

Многие люди считают составление бюджета наименее любимой частью ведения бизнеса, но если вы хотите добиться успеха, создание и поддержание надлежащего бизнес-бюджета будет критически важным компонентом этого успеха. Вот пошаговое руководство по составлению бизнес-бюджета.

Как создать бизнес-бюджет: зачем это вообще нужно?

Составление бюджета для вашего бизнеса — это обоснованное предположение о том, как будут выглядеть его финансы в будущем. Для этого необходимо изучить, что произошло в прошлом месяце, что произошло три месяца назад и как выглядел этот месяц в прошлом году, а затем использовать эту информацию для принятия мудрых финансовых решений на месяцы и годы вперед.

Если у вас было несколько плохих месяцев и вы прогнозируете, что увидите еще один медленный, вы можете подготовиться к минимизации расходов, где это возможно.Если бизнес процветает и это видео, которое вы разместили, стало вирусным и привлекает клиентов, живите немного рискованнее и инвестируйте в покупку дополнительных запасов, чтобы удовлетворить этих входящих клиентов и заставить их возвращаться.

Другими словами, вам не нужен хрустальный шар для ведения бизнеса, но вам нужно научиться составлять бизнес-бюджет. И это действительно требует некоторой интуиции и обоснованных предположений, чтобы убедиться, что все идет гладко.

Зачем нужен бизнес-бюджет

Когда вы только начинаете свой бизнес, создание бюджета — одна из тех вещей, которые могут отпасть.Если ваш бизнес приносит значительную прибыль или переживает бум, создание бизнес-бюджета может показаться неважным.

Но бюджет может помочь обеспечить долгосрочный успех вашему бизнесу. Бюджет поможет вам увидеть прошедшую следующую неделю и следующий месяц, следующий год или даже следующие пять лет.

В частности, бизнес-бюджет может помочь вашему бизнесу получить выгоду за счет:

• Повышения эффективности.

• Указание остатков средств, которые можно реинвестировать.

• Прогнозирование медленных месяцев и удержание вас от долгов.

• Оценка того, что потребуется, чтобы стать прибыльным.

• Открывая окно в будущее.

• Помогает вам контролировать бизнес.

Создание бизнес-бюджета упростит и повысит эффективность ведения вашего бизнеса. Бизнес-бюджет также может помочь убедиться, что вы тратите деньги в нужном месте и в нужное время, чтобы избежать долгов.

Как создать бизнес-бюджет: руководство из 6 шагов

Это пошаговое руководство о том, как создать собственный бизнес-бюджет, должно помочь максимально упростить этот процесс.

Приступая к работе, вы заметите, что процесс составления бизнес-бюджета начинается с оглядки назад на ваши прошлые доходы и расходы. Чем дольше вы занимаетесь бизнесом, тем проще будет этот процесс, поскольку у вас будет больше данных, на которые можно будет рассчитывать, когда вы перейдете к составлению перспективного бюджета.

Однако, если ваш бизнес совсем новый, вам, возможно, придется провести более обширное исследование типичных затрат в вашей отрасли или области, чтобы собрать рабочие оценки для ваших прогнозируемых финансов.

Собираете ли вы информацию в рамках своего собственного бизнеса или делаете приблизительные предположения на основе исследований, для создания вашего первого рабочего бюджета придется потрудиться. Тем не менее, вы можете быть удивлены, насколько легко создать бизнес-бюджет, если вы выполните следующие действия.

Давайте разберем каждый шаг.

1. Изучите свой доход

Первый шаг в любом упражнении по составлению бюджета — оглянуться назад на свой существующий бизнес и найти все свои источники дохода (также известные как доход). Сложите все эти источники дохода вместе, чтобы узнать, какие деньги поступают в ваш бизнес ежемесячно.

При определении своего дохода обязательно рассчитывайте выручку, а не прибыль. Ваш доход — это все деньги, которые поступают в бизнес до вычета расходов.Прибыль — это то, что остается после вычета расходов.

После того, как вы определили все источники своего дохода, рассчитайте свой ежемесячный доход. Важно делать это в течение нескольких месяцев — а желательно по крайней мере за предыдущие 12 месяцев, если у вас есть столько данных.

Имея информацию за 12 месяцев (или более), вы можете изучить, как ваш ежемесячный доход меняется с течением времени, и найти сезонные закономерности. Ваш бизнес может упасть, например, после праздников или в жаркие летние месяцы.Знание об этих сезонных изменениях гарантирует, что вы сможете заранее подготовиться к более скудным месяцам и обеспечите себе финансовую поддержку.

2. Вычтите фиксированные затраты

Второй шаг в создании бизнес-бюджета — это сложение всех ваших постоянных затрат. Термин «постоянные затраты» применяется к любым затратам, которые периодически необходимы для работы вашего бизнеса. Фиксированные расходы могут возникать ежедневно, еженедельно, ежемесячно или даже ежегодно, поэтому убедитесь, что вы получаете как можно больше данных.

Примеры фиксированных затрат в рамках вашего бизнеса могут включать:

Ваш малый бизнес уникален и будет иметь фиксированные расходы, отличные от описанных здесь. Уделите несколько минут, чтобы записать другие фиксированные расходы, которые могут быть связаны с вашим бизнесом.

После того, как вы определили постоянные расходы вашего бизнеса, вы вычтите их из своего дохода и перейдете к следующему шагу.

3. Определите переменные расходы

При поиске данных, необходимых для перечисления постоянных затрат, вы могли также заметить, что в вашем бизнесе также есть некоторые переменные расходы.

Переменные расходы — это расходы, которые меняются в зависимости от того, сколько вы пользуетесь услугой. Многие из них необходимы для того, чтобы ваш бизнес продолжал работать, например, коммунальные услуги.

Здесь вы также найдете расходы, которые не являются необходимыми для функционирования вашего бизнеса, но были бы неплохо иметь, например образование или дополнительные услуги, которые могут повысить прибыльность. Это так называемые «дискреционные расходы», которые вы также можете включить в свой фонд переменных расходов.

Примеры переменных расходов:

• Повышение квалификации.

В неурожайные месяцы вам нужно будет снизить переменные расходы вашего бизнеса, начиная с дискреционных расходов. Однако в прибыльные месяцы, когда есть дополнительный доход, вы можете увеличить свои расходы на переменные расходы для долгосрочной выгоды для своего бизнеса.

4. Отложите резервный фонд на случай непредвиденных расходов

Независимо от того, вели ли вы раньше бизнес или нет, мы все знаем, что единовременные расходы не возникают тогда, когда это удобно.Это день перед тем, как вы принимаете всю семью на День Благодарения, и холодильник тухнет. Вы на пути к крупнейшей презентации своей карьеры и своим автомобильным стоянкам.

Эти расходы возникают тогда, когда вы меньше всего их ожидаете, и обычно при ограниченном бюджете. Предотвратите страх непредвиденных расходов при составлении бюджета для вашего бизнеса, убедившись, что у вас есть немного дополнительных денежных средств, и спланируйте непредвиденные обстоятельства в рамках вашего бюджета.

Хотя у вас может возникнуть соблазн потратить любой излишек дохода на переменные расходы, вместо этого отложите некоторую часть в резервный фонд.Таким образом, вы будете готовы, когда оборудование выйдет из строя и потребует замены, или вам нужно будет быстро заменить инвентарь, поврежденный в результате наводнения. Конечно, всегда есть возможность получить ссуду для малого бизнеса, но больше возможностей лучше, чем меньше.

Мы надеемся, что каждый владелец бизнеса будет придерживаться принципа: если вы планируете решить проблему, чрезвычайной ситуации никогда не произойдет. А если возникнет чрезвычайная ситуация? Что ж, у вас есть бюджет на это. Значит, это не чрезвычайная ситуация, не так ли?

5.Составьте отчет о прибылях и убытках

После того, как вы соберете всю вышеуказанную информацию, пора собрать все воедино для создания отчета о прибылях и убытках или прибылях и убытках.

Простой разговор о прибылях и убытках может вызвать чувство беспокойства — мы это понимаем. Но помните, вы уже сделали всю работу. И это сложение и вычитание: сложите весь свой доход за месяц и сложите все свои расходы за месяц. Затем вычтите расходы из дохода и надейтесь, что в конце вы получите положительное число.

Если да, значит, вы получили прибыль! Если нет, то это потеря — и это тоже нормально. Малый бизнес не приносит прибыли каждый месяц, не говоря уже о каждом году. Это особенно верно, когда вы только начинаете свой бизнес.

6. Наметьте перспективный бизнес-бюджет

Независимо от того, начинаете ли вы бизнес или занимаетесь этим какое-то время, прогнозирование того, что произойдет с вашим бизнесом в будущем, является обоснованным предположением. Если вы какое-то время занимались бизнесом, это, безусловно, поможет вам сделать ваши предположения точными (как вы могли догадаться).

Теперь, когда вы создали свой отчет о прибылях и убытках — исторический документ, отражающий прошлое вашего бизнеса — пора составить бюджет. И это дальновидный, ориентированный на будущее документ.

На этом этапе ссылка на свою прибыль и убыток поможет вам лучше понять сезонные взлеты и падения вашего бизнеса, какие инвестиции в ваш бизнес стоит повторить, а чего следует избегать в будущем.

В своих прибылях и убытках обратите внимание на следующие тенденции:

• Крупные поставки или закупки оборудования, которые приводят к выгодным убыткам.

• Сезонные тенденции из-за ненастной погоды, стихийных бедствий или экономических потрясений.

• Сезонные тенденции из-за школьных календарей, схем туристических поездок или ограничений предложения.

• Прибыль выше, чем в предыдущие годы, или ее невозможно объяснить.

Изучая свой отчет о прибылях и убытках, вы ищете способы объяснить колебания и изменения в своем бизнесе.

Например, если вы пользуетесь стойкой для мороженого, вы получите более высокую прибыль летом, когда температура теплая и дети не ходят в школу.Знание ваших самых прибыльных месяцев поможет вам предсказать, как будет выглядеть ваш следующий год. Вы также можете воспользоваться этой информацией и решить нанять больше сотрудников и увеличить продолжительность рабочего дня в определенное время года, что сделает ваш бизнес еще более прибыльным в те месяцы, когда спрос наиболее высок.

Как составить бизнес-бюджет: сделать его эффективным

Конечно, большинство владельцев бизнеса не входили в игру, чтобы научиться составлять бизнес-бюджет. Итак, как сделать бюджетирование эффективным, чтобы вернуться к лучшим аспектам владения бизнесом? Легкий.

• Инвестируйте в бухгалтерское программное обеспечение, чтобы отслеживать доходы и расходы и автоматически создавать отчеты о прибылях и убытках. От Quickbooks до Xero вы можете выбирать из множества решений.

• Наймите бухгалтера, которому вы доверяете, чтобы он помогал вам управлять вашим бюджетом, корректировать курс, когда бизнес выходит из строя, и следить за тем, чтобы вы платили необходимые налоги.

• Разделите процесс создания бизнес-бюджета на небольшие этапы — управлять бизнес-бюджетом намного проще, если вы выполняете отдельные части работы с течением времени и выполняете понемногу каждый день или каждую неделю.

• Установите процедуры для составления бюджета, которые помогут вам узнать, где найти нужные вам цифры, когда расходуются расходы и где находятся нужные вам деньги.

Очень мало владельцев бизнеса, которых вы встретите, которые любят бюджеты, финансы и электронные таблицы. Просто не поэтому люди становятся собственниками бизнеса. Но составление бюджета — это часть жизни, когда у вас есть бизнес. Итак, зная, шаг за шагом, как создать бизнес-бюджет и эффективно управлять им, вы немного упростите свою работу в качестве владельца бизнеса.

Практическое руководство по составлению бизнес-бюджета

Когда люди говорят, что «каждая копейка на счету», это не преувеличение. Просто спросите парня, который обналичил 5000 долларов буквально копейками. Если вы не планируете (и не отслеживаете), куда закончатся ваши доллары и центы каждый месяц, вы упускаете ценные возможности для сокращения расходов и размещения денег там, где это окажет наибольшее влияние.

Создание бюджета — это единственный способ узнать, тратите ли вы деньги так, как вы, , думаете, вы.Не уверен, где начать? Мы здесь, чтобы помочь вам (надеюсь) единственным руководством, которое вам когда-либо понадобится для создания бюджета для вашего бизнеса.

Что такое бизнес-бюджет?

Бюджет — это подробный план, в котором указано, на что вы будете тратить деньги ежемесячно или ежегодно.

Вы даете каждому доллару «работу», исходя из того, что, по вашему мнению, является наилучшим использованием средств вашего бизнеса, а затем возвращаетесь и сравниваете свой план с реальностью, чтобы увидеть, как вы это сделали.

Бюджет вам поможет:

• Прогноз, сколько денег вы ожидаете заработать

• Спланируйте, куда потратить этот доход

• Почувствуйте разницу между вашим планом и реальностью

Что делает бюджет хорошим?

Лучшие бюджеты — простые и гибкие.Если обстоятельства изменятся (а они это сделают), ваш бюджет может измениться, чтобы вы всегда получали четкое представление о том, где вы находитесь.

Каждый хороший бюджет должен включать семь компонентов:

1. Ваш предполагаемый доход

Это сумма, которую вы ожидаете получить от продажи товаров или услуг. Это деньги, которые вы приносите в дверь, независимо от того, сколько вы потратили, чтобы попасть туда. Это первая строка вашего бюджета. Он может быть основан на прошлогодних показателях или на средних отраслевых показателях, если вы стартап.

2. Ваши постоянные расходы

Это все ваши регулярные, постоянные расходы, которые не меняются в зависимости от того, сколько вы зарабатываете: аренда, страхование, коммунальные услуги, банковские сборы, бухгалтерские и юридические услуги и аренда оборудования.

Дополнительная литература: Фиксированные затраты (все, что вам нужно знать)

3. Ваши переменные затраты

Они меняются в зависимости от объема производства или продаж и тесно связаны с «затратами на проданные товары», т.е.е. все, что связано с производством или покупкой продукции, которую продает ваш бизнес. Это может включать сырье, инвентарь, производственные затраты, упаковку или доставку. Другие переменные расходы могут включать комиссию с продаж, комиссию по кредитной карте и поездки. В четком плане бюджета указывается, что вы собираетесь потратить на все эти расходы.

Затраты на заработную плату могут относиться как к постоянным, так и к переменным расходам. Например, ваша основная внутренняя команда обычно связана с фиксированными затратами, тогда как производственные или производственные группы — все, что связано с производством товаров — рассматриваются как переменные затраты.Убедитесь, что вы указали различные значения заработной платы в правильной части вашего бюджета.

Дополнительная литература: Переменные затраты (простое руководство)

4. Единовременные расходы

Единовременные расходы выходят за рамки обычной работы вашего бизнеса. Это начальные затраты, такие как переезд офиса, оборудования, мебели и программного обеспечения, а также другие затраты, связанные с запуском и исследованиями.

5. Ваш денежный поток

Это все деньги, которые идут в бизнес и выходят из него.У вас положительный денежный поток, если в ваш бизнес поступает больше денег, чем выходит в течение определенного периода времени. Это проще всего рассчитать, вычитая сумму денег, доступную в начале установленного периода времени и в конце.

Поскольку денежный поток — это кислород для любого бизнеса, убедитесь, что вы отслеживаете его еженедельно или, по крайней мере, ежемесячно. Вы можете загребать деньги, но у вас недостаточно денег, чтобы платить вашим поставщикам.

6. Ваша прибыль

Прибыль — это то, что вы забираете домой после вычета всех ваших расходов из вашего дохода.Рост прибыли означает рост бизнеса. Здесь вы планируете, какую прибыль вы планируете получить, исходя из предполагаемых доходов, расходов и стоимости проданных товаров. Если разница между доходами и расходами (также известная как «норма прибыли») не соответствует вашему желанию, вам необходимо пересмотреть стоимость проданных товаров и подумать о повышении цен.

Или, если вы думаете, что не можете выжать из своего бизнеса больше прибыли, подумайте о том, чтобы увеличить в своем бюджете строку «Реклама и продвижение», чтобы увеличить общий объем продаж.

7. Бюджетный калькулятор

Это полезный инструмент, позволяющий точно узнать, на каком уровне вы находитесь при планировании бизнес-бюджета. Это может показаться очевидным, но объединение всех цифр в вашем бюджете в одно легко читаемое резюме действительно полезно.

В своей электронной таблице создайте сводную страницу со строкой для каждой из категорий бюджета выше. Это рамки вашего основного бюджета. Затем рядом с каждой категорией укажите общую сумму, которую вы заложили в бюджет.Создайте еще один столбец справа — когда период времени закончится, используйте его для перечисления фактических сумм, потраченных в каждой категории. Это дает вам снимок вашего бюджета, который легко найти, не погружаясь в многословные таблицы.

См. Образец ниже.

Доход	Бюджет	Фактическое	Меньше / больше
Продажи — Продукт 1	$ 25 000	$ 22 000	–3 000 долл. США
Продажи — Продукт 2	$ 34 000	$ 36 000	+ 2 000 долл. США
Доход — Коучинг	$ 9000	$ 8 900	$ -100
Выручка — субаренда	$ 13 000	$ 13 000	$ 0
Итого	81 000 долл. США	$ 79 900	–1100 долларов США

Расходы	Бюджет	Фактическое	Меньше / больше
Себестоимость проданных товаров	$ 12 000	$ 13 243	+ 1243 долл. США
Аренда	$ 36 000	$ 36 000	$ 0
Заработная плата	$ 15423	$ 15 200	$ -223
Офисный переезд	$ 3 000	$ 3 300	–300 долл. США
Итого	$ 66 423	$ 67 743	$ + 720

Прибыль	Бюджет	Фактическое	Меньше / больше
Итого	$ 14 577	$ 12 157	$ 2,420

Совет для профессионалов: свяжите итоги на сводной странице с исходными суммами на других вкладках бюджета.Таким образом, когда вы обновляете какие-либо цифры, сводка вашего бюджета обновляется одновременно. Результат: ваш собственный калькулятор бюджета.

Вы также можете воспользоваться этим простым калькулятором стартовых затрат на CardConnect. В нем перечислены некоторые из наиболее распространенных расходов, о которых вы, возможно, даже не подумали. Оттуда вы можете настроить приблизительный бюджет для своей отрасли.

Бюджеты малого бизнеса для разных типов компаний

Хотя у каждого хорошего бюджета одинаковая структура, вам нужно подумать об уникальных особенностях составления бюджета в вашей отрасли и типе бизнеса.

Сезонный бизнес

Если у вашего бизнеса напряженный сезон и медленный сезон, составление бюджета вдвойне важно.

Поскольку ваш бизнес не является постоянным каждый месяц, бюджет дает вам хорошее представление о прошлых и настоящих данных для прогнозирования будущих денежных потоков. Прогнозирование таким образом поможет вам определить годовые тенденции, увидеть, сколько денег вам нужно, чтобы пережить медленные месяцы, и найти возможности сократить расходы, чтобы компенсировать низкий сезон. Используйте свой медленный сезон для планирования следующего года, переговоров с поставщиками и повышения лояльности клиентов за счет взаимодействия.

Однако не стоит думать, что одно и то же будет происходить каждый год. Как и любой бюджет, прогнозирование — это процесс, который постоянно развивается. Начните с того, что вы знаете, и если вы чего-то не знаете, например, какие непредвиденные расходы могут возникнуть в следующем квартале, просто даст вам лучшее предположение. Лучше отложить деньги на непредвиденную ситуацию, чем быть ошарашенным.

Предприятия электронной торговли

Основным фактором бюджетирования электронной коммерции является доставка. Стоимость доставки (и возможные импортные пошлины) могут иметь огромное влияние.

Есть ли в вашем бюджете место для доставки клиентам? Если нет, есть ли у вас альтернативная стратегия, соответствующая вашему бюджету, например фиксированная стоимость доставки или расценки на доставку в реальном времени для клиентов? Упаковка может повлиять на стоимость доставки, поэтому учитывайте это и в стоимости проданных товаров. Пока вы занимаетесь этим, учитывайте любые расходы и пошлины на международное складирование.

Вы также захотите создать для своих клиентов лучший опыт покупок в Интернете, поэтому включите в свой бюджет хороший веб-хостинг, веб-дизайн, фотографии продуктов, рекламу, ведение блогов и социальные сети.

Инвентаризация предприятий

Если вам нужно запастись товарными запасами для удовлетворения спроса, учтите это в стоимости проданных товаров. Используйте показатели продаж за прошлый год или отраслевые показатели, чтобы максимально точно оценить необходимый вам объем запасов. Небольшое предварительное исследование поможет убедиться, что вы получаете лучшие цены от своих поставщиков и отправляете нужное количество, чтобы удовлетворить ваши потребности, снизить расходы на доставку и уложиться в ваш бюджет.

Объем запасов может повлиять на вашу цену.Например, если вы заказываете больше инвентаря, ваша цена за единицу будет ниже, но ваши общие расходы будут выше. Вы должны убедиться, что это учтено в вашем бюджете и ценах, и что заказанный объем не превышает фактический спрос на продукцию.

Вам также может потребоваться включить стоимость решений по хранению или утилизации остатков.

Предприятия под заказ

При создании товаров по индивидуальному заказу учитывайте трудозатраты и стоимость работ и материалов.Они варьируются от заказа к заказу, поэтому создайте среднюю оценку.

Стартапы

Составление бюджета — это непростая задача для стартапов — у вас редко есть существующая модель, по которой можно работать. Проанализируйте должную осмотрительность, изучив отраслевые эталоны заработной платы, арендной платы и затрат на маркетинг. Спросите у своей сети, сколько вы можете ожидать платить за профессиональные гонорары, льготы и оборудование. Выделите часть своего бюджета на консультантов — бухгалтеров, юристов и тому подобное. Несколько тысяч долларов вперед могут сэкономить еще тысячи на судебных издержках и избежать неэффективности в будущем.

Очевидно, что о создании бюджета для стартапа можно сказать гораздо больше. Это руководство от The Balance — отличное начало.

Сфера услуг

Если у вас нет физического продукта, сосредоточьтесь на прогнозируемых продажах и доходах, а также на зарплате и расходах на консультантов. Цифры в этих отраслях — будь то бухгалтерский учет, юридические услуги, творческая деятельность или страхование — гораздо более приблизительны, а это означает, что бюджетам нужна гибкость. Эти цифры зависят от количества людей, необходимых для оказания услуги, стоимости их времени и колебания потребительского спроса.

Шаблоны бюджетирования для малого бизнеса

Шаблон бизнес-бюджета может быть простым, как таблица, или сложным, как многостраничная электронная таблица. Просто убедитесь, что вы создаете то, что действительно будете использовать.

Создайте свой бюджет ежегодно (12-месячный бюджет является стандартной платой за проезд) с ежеквартальными или ежемесячными обновлениями и проверками, чтобы убедиться, что вы идете по графику.

Вот некоторые из наших любимых шаблонов, которые вы можете использовать и приступить к работе.

• Баланс имеет четкий шаблон таблицы, в котором перечислены все статьи бюджета, бюджетная сумма, фактическая сумма и разница между ними.Используйте этот, если хотите, чтобы он был простым и понятным.

• Capterra имеет ежемесячную и годовую разбивку в своей загрузке Excel. Это просто, но тщательно и достаточно надежно.

• В

  Google Sheets есть множество бюджетных шаблонов, которые прячутся прямо у вас под носом. Они просты в использовании, и они переводят ваши цифры в четкие таблицы и диаграммы на краткой, наглядной сводной странице.

• Smartsheet предлагает несколько ресурсов для малого бизнеса, включая таблицы с 12-месячным бюджетом, шаблоны бюджета отдела, шаблоны прогнозов, шаблоны для каждого проекта и шаблоны для запуска.Эти шаблоны идеально подходят, если вы хотите получить более подробную информацию.

• Scott’s Marketplace — это блог для малого бизнеса. Их шаблон бюджета поставляется с пошаговыми инструкциями, которые упрощают его для всех.

• Vertex42 ориентирован на электронные таблицы Excel и предлагает шаблоны как для предприятий, основанных на продуктах, так и на основе услуг, а также шаблон затрат на открытие бизнеса для всех, кто начинает новый бизнес.

Составление бюджета + бухгалтерия = брак, заключенный на небесах

Составление бюджета похоже на мечту: в основном это притворство.Но когда вы можете начать использовать точные финансовые отчеты за прошлые периоды, чтобы спланировать предстоящий год, и когда вы можете сравнить свой бюджет с реальными цифрами, именно тогда бюджеты начинают приносить пользу.

Единственный способ получить точные финансовые данные — это вести постоянный учет.

У вас нет последовательного процесса бухгалтерского учета? Ознакомьтесь с нашим бесплатным руководством «Основы бухгалтерского учета для предпринимателей». Мы бесплатно расскажем вам обо всем, что вам нужно знать, чтобы начать работу самостоятельно.

Как начать бизнес-бюджет

Это основной принцип бизнеса — прежде чем вы сможете зарабатывать деньги, вы должны выяснить, как их потратить. Составление бюджета — это ключевой способ помочь вам воплотить в жизнь ваши мечты об успехе в бизнесе. Используя этот жизненно важный инструмент, вы можете отслеживать наличные деньги, коммерческие расходы, а теперь и большую прибыль, необходимую для поддержания вашего бизнеса в росте — или, по крайней мере, на плаву. Если записать эти цифры на бумаге, ваши шансы на успех в бизнесе увеличиваются за счет прогнозирования будущих потребностей, расходов, прибыли и денежных потоков.Это также может позволить вам обнаружить проблемы до того, как они появятся, чтобы вы могли переключаться между передачами.

«Это как дорожная карта для вашей компании», — говорит Виктор Бутчер из Butcher Financial Services в Мемфисе, штат Теннесси, бывший президент Мемфисского отделения Общества сертифицированных бухгалтеров штата Теннесси, консультирующий малый бизнес. «Вам нужна дорожная карта, чтобы понять, куда вы идете со своим бизнесом».

И наоборот, если у вас нет дисциплины, чтобы сесть и составить бизнес-бюджет, вы можете не иметь представления о том, как работает ваш бизнес из года в год, есть ли сокращения, которые вы можете сделать для повышения производительности, и иметь необходимые средства для покупки нового оборудования — будь то компьютеры, грузовики, машины или новый завод.«Это как в машине без карты или системы GPS», — говорит Бутчер. «Вы надеетесь, что идете в правильном направлении, но не знаете».

На следующих страницах подробно рассказывается, зачем вашему бизнесу нужен бюджет, какие компоненты вы должны включить в бюджет, и как начать составлять бюджет, и как использовать бюджет для повышения эффективности вашего бизнеса.

Почему вашему бизнесу нужен бюджет

Суть в том, зачем составлять бюджет для вашего бизнеса, заключается в том, что он поможет вам определить, сколько у вас денег, сколько вам нужно потратить и сколько вам нужно для достижения бизнес-целей.Но есть и другие причины. Банкиры и другие финансисты могут захотеть увидеть бюджет, когда вы просите ссуду. Сотрудники также должны быть осведомлены о бюджете, чтобы они понимали, в каком направлении развивается бизнес, и были заинтересованы в том, чтобы работать усерднее. «Было бы глупо не рассказывать об этом сотрудникам. Каждый должен знать, какова цель компании. Это групповая цель», — говорит Бутчер. «Не ждите, что ваши сотрудники достигнут ваших целей, если они не знают, что они собой представляют».

Бюджеты также могут помочь вам минимизировать риски для вашего бизнеса.Бюджет должен быть создан до того, как вы подписываете новый договор аренды или инвестируете в новую технику или оборудование. Лучше выяснить, что вы не можете позволить себе новое офисное помещение, прежде чем тратить определенную сумму денег каждый месяц. Согласно Управлению по делам малого бизнеса США, в бюджете можно указать некоторые из следующего:

• Средства, необходимые для оплаты труда и / или материалов.

• Общие начальные затраты для нового бизнеса.

• Ваши операционные расходы.

• Доходы, необходимые для поддержки бизнеса.

• Реалистичная оценка ожидаемой прибыли.

Вы можете использовать эту информацию, чтобы скорректировать свои планы или ожидания в будущем. 12-месячный бюджет можно обновлять с учетом фактических расходов и доходов каждый месяц, чтобы вы знали, что достигли цели. Если вы не достигли целевых показателей, установленных в вашем бюджете, вы можете использовать бюджет для устранения неполадок, выяснив, как можно сократить расходы, такие как оплата труда или новые компьютеры, увеличить продажи за счет более агрессивного маркетинга или снизить ожидаемую прибыль.

Компоненты бюджета

Бюджет должен включать ваши доходы, ваши затраты и, что наиболее важно, вашу прибыль или денежный поток, чтобы вы могли выяснить, остались ли у вас деньги на капитальные улучшения или капитальные затраты . Бюджет должен составляться не реже одного раза в год. Большинство годовых бюджетов также делятся на 12 месяцев, с пустыми столбцами рядом с вашими оценками, чтобы заполнять их фактическими результатами по ходу года. Вы можете проконсультироваться с бухгалтером при составлении бюджета, но это также может быть то, что вы можете сделать самостоятельно с помощью финансового программного обеспечения для малого бизнеса и / или некоторых бесплатных таблиц и шаблонов бюджета, доступных в Интернете (см. Рекомендуемые ресурсы ниже.)

Вот как SBA определяет основные компоненты бюджета:

Продажи и другие доходы — эти цифры являются «краеугольным камнем» бюджета. Постарайтесь сделать эти оценки как можно точнее, но, если необходимо, сделайте ошибку в сторону консервативности. «Все хотели бы, чтобы продажи удваивались каждый год, но шансы на то, что это произойдет, очень маловероятны», — говорит Бутчер. Лучшей основой для прогнозируемой выручки от продаж являются фактические показатели продаж за прошлый год. Если вы только начинаете, надеюсь, вы провели свое исследование, задавая вопросы другим бизнесменам в той же области, что и вы, используя знания в той области, которые у вас были на предыдущей работе, и / или проводя маркетинговые исследования.

Общие затраты и расходы. Теперь, когда у вас есть оценка продаж, вы можете рассчитать, сколько будет стоить вашему бизнесу получение этих доходов. Это может быть сложно, потому что иногда они будут меняться из-за инфляции, роста цен и других факторов. Затраты можно разделить на категории: фиксированные, переменные и полупеременные.

• Постоянные затраты — это те расходы, которые остаются неизменными вне зависимости от того, увеличиваются ли ваши продажи или падают. Некоторые примеры включают аренду, арендованную мебель и страхование.

• Переменные затраты коррелируют с объемами продаж. Сюда входит стоимость сырья, необходимого для производства продукции, инвентаря и фрахта.

• Полупеременные затраты — это постоянные затраты, которые могут изменяться в зависимости от объема бизнеса. Сюда могут входить зарплаты, телекоммуникации и реклама.

Прибыль — Посмотрим правде в глаза: вы занимаетесь бизнесом, чтобы получать прибыль от своих инвестиций и работы. Вы оцениваете эту цифру, вычитая свои затраты из доходов.SBA советует проконсультироваться с торговыми ассоциациями, бухгалтерами или банкирами, чтобы убедиться, что вы получаете соответствующую прибыль от своего бизнеса. Когда у вас есть оценки прибыли, вы также можете начать планировать, можете ли вы приобрести новое оборудование, переехать в более крупное место, добавить персонал или дать своим сотрудникам бонусы или повышения. Вы также можете проверить свои прогнозируемые расходы и посмотреть, где вы можете сократить, если ваши прогнозы прибыли не соответствуют ожиданиям.

Бюджет должен работать в соответствии с основными математическими уравнениями — либо «продажи = общие затраты + прибыль», либо «продажи — общие затраты = прибыль».»

Как составить бизнес-бюджет

Проще всего составить бюджет, если вы его написали в прошлом году. Эти прогнозы в сочетании с фактическими показателями доходов и расходов, которые вы получили, составят основу ваших оценок на предстоящий год. Но если вы читаете эту статью, велика вероятность, что вы никогда раньше не писали бюджет для своего бизнеса. В таком случае читайте дальше.

Ориентируйтесь на свои продажи и прибыль. Начните с определения цели для своей доходов от продаж, советует SCORE, некоммерческая группа с 370 отделами, которая посвящена помощи предпринимателям и малому бизнесу в формировании, росте и успехе.Для начинающего бизнеса начните с оценки того, какую реалистичную прибыль вы хотите получить в наступающем году. Если вы какое-то время занимались бизнесом, возьмите самую последнюю финансовую отчетность вашей компании — будь то бухгалтерская книга или компьютерная программа — и используйте их в качестве основы для разработки целей по продажам и прибыли. Причина, по которой вы начинаете с продаж и / или прибыли, заключается в том, что эта информация будет определять остальную часть ваших оценок затрат, расходов и капитальных затрат.Примите во внимание факторы, которые могут повлиять на ваши показатели продаж, такие как экономия или потеря крупного клиента, но не беспокойтесь слишком сильно, потому что основной принцип составления бюджета заключается в том, что цифры никогда не окажутся в точности правильными.

Рассчитать операционные расходы. И снова хорошее место для начала — это финансовые отчеты. Эти отчеты должны включать подробный список постоянных и переменных расходов, которые вы понесли в течение года, включая заработную плату, арендную плату, почтовые расходы, исследования, поездки, коммунальные услуги, налоги и т. Д.Если вы только начинаете, вам придется провести мозговой штурм, чтобы убедиться, что вы учесть все понесенные вами расходы.

Вычислить маржу валовой прибыли. Опять же, это намного проще, если вы какое-то время занимались бизнесом. В этом случае оцените стоимость проданных товаров (начальные запасы, купленные или изготовленные товары, стоимость доставки и т. Д.) И вычтите ее из общей выручки от продаж, рекомендует SCORE.

Найдите время, чтобы скорректировать цифры. Учитывая оценки продаж и расходов, вы, скорее всего, захотите вернуться и скорректировать свои оценки, чтобы достичь своих целей по прибыли.Это может означать, что в следующем году вы приобретете меньше новых расходных материалов или вам потребуется добавить двух новых сотрудников. Примите во внимание эти скорректированные затраты или экономию и снова просчитайте числа. Возможно, вам придется перекусить пулю и обратиться к бухгалтеру или бизнес-консультанту за помощью с цифрами вашего бюджета. В любом случае помните, что важно использовать реалистичные цифры, чтобы ваш бюджет помог вам вести свой бизнес. Помните, что составление бюджета — это не точная наука. «Бюджет работает на основе здравого смысла», — говорит Бутчер.«Если вы заработали 100 000 долларов в прошлом году, здравый смысл подсказывает, что вы не заработаете миллион в следующем году. Лучшая ваша оценка находится в диапазоне от 80 000 до 120 000 долларов». Но будьте готовы вносить коррективы в свой бюджет в течение года. Возможно, вы установили слишком высокие показатели продаж, когда экономический спад ударил по вашему бизнесу. Или, наоборот, вы можете найти клиента, который удвоит ваш бизнес.

Рекомендуемые ресурсы:

Как работает бюджетирование для компаний

Что такое бюджет?

Бюджет — это прогноз доходов и расходов на определенный будущий период.Бюджеты используются корпорациями, правительствами и домашними хозяйствами и являются неотъемлемой частью эффективного ведения бизнеса (или домашнего хозяйства). Составление бюджета для компаний служит планом действий для менеджеров, а также точкой сравнения в конце периода.

Процесс составления бюджета для компаний может быть сложным, особенно если клиенты не платят вовремя или не получают прибыль, а продажи носят неустойчивый характер. Компании используют несколько типов бюджетов, включая операционные бюджеты и основные бюджеты, а также статические и гибкие бюджеты.В этой статье мы исследуем, как компании подходят к составлению бюджета, а также как компании справляются с невыполнением своих бюджетов.

Ключевые выводы

• Бюджет — это прогноз доходов и расходов на определенный период, который является неотъемлемой частью эффективного ведения бизнеса.
• Статический бюджет — это бюджет с числами, основанными на запланированных результатах и ​​затратах для каждого из подразделений фирмы.
• Бюджет движения денежных средств помогает менеджерам определить сумму денежных средств, генерируемых компанией за период.
• Гибкие бюджеты содержат фактические результаты и сравниваются со статическим бюджетом компании для выявления любых отклонений.

Как работают бюджеты

Хотя процесс составления бюджета для компаний может быть сложным, по сути, бюджет сравнивает выручку компании с ее расходами за определенный период.

Конечно, определение того, сколько потратить на различные расходы и прогноз продаж, — это только одна часть процесса. Руководителям компаний также приходится сталкиваться с множеством других факторов, включая прогнозирование капитальных затрат, которые представляют собой крупные закупки основных средств, таких как оборудование или новый завод.Они также должны планировать свои текущие потребности в денежных средствах, дефицит доходов и экономический фон. Независимо от типа бизнеса, возможность оценивать эффективность с использованием бюджетов имеет решающее значение для общего финансового состояния компании.

Типы бюджетов

Ниже приведены несколько наиболее распространенных типов бюджетов, которые корпорации используют для точного прогнозирования своих чисел.

Общий бюджет

Большинство компаний начинают с основного бюджета, который является прогнозом для всей компании.Основные бюджеты обычно прогнозируют весь финансовый год. Главный бюджет будет включать прогнозы по статьям отчета о прибылях и убытках, баланса и отчета о движении денежных средств. Эти прогнозы могут включать выручку, расходы, операционные расходы, продажи и капитальные затраты.

Статический бюджет

Статический бюджет — это бюджет с числами, основанными на запланированных результатах и ​​затратах для каждого подразделения фирмы. Статический бюджет обычно является первым этапом составления бюджета, который определяет, сколько у компании есть и сколько она потратит.Статический бюджет учитывает фиксированные расходы, которые не изменяются и не зависят от объемов производства и продаж. Например, арендная плата будет фиксированной стоимостью независимо от объема продаж компании.

Некоторые отрасли, такие как некоммерческие, получают пожертвования и гранты, в результате чего бюджет не может превышать статический. Другие отрасли используют статические бюджеты в качестве отправной точки или базового числа, аналогично основному бюджету, и вносят корректировки в конце финансового года, если в бюджете требуется больше или меньше.При создании статического бюджета менеджеры используют методы экономического прогнозирования для определения реалистичных цифр.

Операционный бюджет

Операционный бюджет включает расходы и доходы от повседневной деятельности компании. Операционный бюджет фокусируется на операционных расходах, включая себестоимость проданных товаров (COGS) и выручку или доход. COGS — это стоимость непосредственного труда и материалов, связанных с производством.

Операционный бюджет также представляет собой накладные и административные расходы, непосредственно связанные с производством товаров и услуг.Однако операционный бюджет не включает такие статьи, как капитальные затраты и долгосрочная задолженность.

Бюджет движения денежных средств

Бюджет движения денежных средств помогает менеджерам определить сумму денежных средств, генерируемых компанией в течение определенного периода. Приток и отток денежных средств для компании важны, потому что необходимо вовремя оплачивать расходы за счет генерируемых денежных средств. Например, мониторинг сбора дебиторской задолженности, которая представляет собой деньги, причитающиеся клиентам, может помочь компаниям спрогнозировать денежные средства, подлежащие выплате в определенный период.

Этот процесс может быть сложным, если слишком много клиентов просрочены. Чтобы компенсировать это, многие предприятия создают так называемый «резерв на сомнительные счета», который оценивает сумму дебиторской задолженности, которая, как ожидается, не будет взыскана.

Бюджеты движения денежных средств помогают изучить прошлые практики, выяснить, что работает, а что нет, и внести коррективы. Например, компания может подать заявку на получение краткосрочной кредитной линии на оборотный капитал в банке, чтобы гарантировать, что они получат наличные в случае, если клиент заплатит поздно.Кроме того, компании могут запросить более гибкие варианты для своей кредиторской задолженности, которая представляет собой деньги, причитающиеся поставщикам для удовлетворения любых краткосрочных потребностей в денежных потоках.

Использование бюджета для оценки эффективности

По окончании периода руководство должно сравнить прогнозы статического или основного бюджета с производительностью компании. Именно на этом этапе компании подсчитывают, соответствует ли бюджет запланированным расходам и доходам.

Гибкий бюджет

Гибкий бюджет — это бюджет, содержащий цифры, основанные на фактическом объеме производства.Гибкий бюджет сравнивается со статическим бюджетом компании для выявления любых отклонений (или различий) между прогнозируемыми расходами и фактическими расходами.

При гибком бюджете бюджетные долларовые значения (т. Е. Затраты или отпускные цены) умножаются на фактические единицы, чтобы определить, какое конкретное число будет присвоено уровню выпуска или продаж. Расчет дает общие переменные затраты, связанные с производством. Вторая составляющая гибкого бюджета — это постоянные расходы.Как правило, фиксированные расходы не различаются между статическим и гибким бюджетами.

Поскольку гибкие бюджеты используют цифры текущего периода — продажи, доходы и расходы — они могут помочь создавать прогнозы на основе нескольких сценариев. Компании могут рассчитывать различные результаты на основе разных результатов, таких как объем продаж или произведенных единиц. Гибкие или переменные бюджеты помогают менеджерам планировать как низкие, так и высокие результаты, чтобы подготовиться к работе независимо от результата.

Отклонения от бюджета

Как указывалось ранее, между статическим бюджетом и фактическими результатами могут возникать расхождения.Две распространенные вариации называются гибкой бюджетной вариацией и вариацией объема продаж.

Гибкое отклонение бюджета сравнивает гибкий бюджет с фактическими результатами, чтобы определить влияние цен или затрат на операции. Для сравнения, дисперсия объема продаж сравнивает гибкий бюджет со статическим бюджетом, чтобы определить влияние уровня продаж компании на ее операции.

Из этих двух бюджетов компания может разработать индивидуальные гибкие и статичные бюджеты для любого элемента своей деятельности.Отклонения классифицируются как благоприятные или неблагоприятные.

Если отклонение объема продаж неблагоприятно (гибкий бюджет меньше статического), объем продаж компании (или производство с отклонением объема производства) окажется меньше ожидаемого.

Если, однако, гибкое отклонение бюджета было бы неблагоприятным, это было бы результатом цен или затрат. Зная, где компания отстает или превышает планку, менеджеры могут более эффективно оценивать деятельность компании и использовать полученные результаты для внесения любых необходимых изменений.

Гибкий бюджет может помочь компаниям учитывать как переменные, так и фиксированные расходы, создавая более динамичный процесс и приводя к более точным прогнозам.

Исполнение бюджетов

У большинства компаний расходы время от времени возникают. Статические бюджеты обычно действуют как ориентир, то есть они могут быть изменены или скорректированы после выявления отклонений с помощью гибкого бюджета. Понимая различные типы бюджетирования, менеджеры могут получить большой объем информации посредством анализа отклонений бюджета, что приведет к принятию более обоснованных бизнес-решений.

Почему планирование бизнес-бюджета так важно

Успешный малый бизнес зависит от эффективности процесса планирования владельцем бизнеса. Одним из наиболее важных элементов процесса планирования является планирование бизнес-бюджета, которое также является одним из заключительных этапов процесса планирования. Для начала вам нужно собрать финансовые данные компании, прогнозы и отраслевой анализ, чтобы помочь вам составить свой бизнес-бюджет.

Однако наряду с ценной финансовой информацией и аналитикой вам также необходимо помнить об общих бизнес-планах и стратегических планах компании, чтобы формировать свой бюджет.

Что такое бизнес-бюджет?

Бизнес-бюджет — это динамический финансовый план, используемый для оценки ожидаемых доходов и расходов компании на предстоящий период времени. По сути, это финансовый план, который бизнес составляет на месяц, квартал или год. Он должен быть динамичным и гибким, чтобы его можно было корректировать по мере изменения бизнес-планов и рыночной среды.

Бизнес-бюджеты должны включать все источники дохода или дохода, ожидаемые фирмой, а также все возможные расходы, которые фирма может понести в течение определенного периода времени.

Подробный и реалистичный бюджет — один из важнейших инструментов ведения вашего бизнеса. Бюджет предоставляет важную информацию для работы по средствам, решения непредвиденных проблем и получения прибыли. Правильный бюджет будет определять доступный капитал, оценивать расходы и предполагать доходы. Владельцы бизнеса должны постоянно обращаться к своему бюджету как к способу сопоставления прогнозируемых бюджетных показателей с фактическими бюджетными результатами, чтобы знать, куда вносить коррективы.

Планирование также должно учитывать долгосрочные потребности. Например, если вы ожидаете через один-два года больших затрат на модернизацию компьютеров или техническое обслуживание оборудования, рекомендуется заранее составить бюджет.

Этапы планирования бизнес-бюджета

Бюджет — это фундаментальная основа для финансов вашего бизнеса, с подробным описанием прошлых результатов и предоставляющая инструмент для прогнозирования финансового года или другого периода времени с учетом активов, доходов и расходов.Вот обзор бюджетного процесса:

Подготовка бюджета

Бюджеты позволяют компании точно устанавливать цели, приоритеты и лимиты расходов, а также детализировать, откуда исходит финансирование и где новые стратегии могут принести доход в казну компании. Статьи статей, которые имеют наибольшее финансирование, — это высокоприоритетные статьи , такие как источники доходов и различные типы расходов. Эти позиции требуют точного учета и служат индикаторами эффективности общей бизнес-стратегии.

В эффективном бюджете доходы и предполагаемые расходы должны быть разбиты по месяцам, кварталам или финансовым годам. В зависимости от размера вашего бизнеса он должен включать отдельные бюджеты для каждого отдела. Эти ведомственные бюджеты также должны быть разбиты по месяцам или кварталам, и вместе они будут собраны вместе, чтобы сформировать ваш общий бюджет.

Главный бюджет — это всеобъемлющий финансовый план, основанный на стратегическом плане коммерческой фирмы. Он состоит из двух суббюджетов — операционного бюджета и финансового бюджета.Каждый из них включает ряд более конкретных бюджетов.

Компании, которые сильно зависят от сезонных доходов от продаж, служат хорошим примером того, почему так важен бюджет. Если июнь, июль, август и декабрь обычно приносят 75% дохода вашего бизнеса, ваш бюджет позволит вам планировать заранее. Наличие стратегии наиболее эффективного распределения доходов в течение полного финансового года поможет максимизировать прибыль.

Бюджет для оценки результатов деятельности компании

Помимо того, что бюджеты являются важной частью процесса планирования, они необходимы для оценки результатов деятельности вашей компании в течение каждого финансового года.Распространенные типы бюджетирования в бизнесе:

• Статические бюджеты : Статические бюджеты — это тип операционного бюджета, который использует исторические финансовые данные для составления бюджета доходов и расходов, ожидаемых в следующем периоде времени. Обычно эти бюджеты используются очень малыми предприятиями, и для этого необходимо взять каждую позицию и добавить к ней процентное увеличение или уменьшение, чтобы отразить следующий бюджет.
• Составление бюджета, ориентированного на результат : этот тип бюджета учитывает затраты и результаты на единицу продукта или услуги для достижения максимальной эффективности.
• Составление бюджета с нуля : Бюджет с нулевой базой начинается с нуля каждый период времени и формирует новый бюджет на основе условий на тот момент. Другими словами, он начинается с нуля для каждой позиции и использует внутренние и отраслевые финансовые данные для построения бюджета.
• Анализ отклонений : Бюджет на основе отклонений — это бюджет, в котором рассчитываются фактические и ожидаемые значения для каждой статьи доходов и расходов. Результаты используются, чтобы попытаться вернуть статьи бюджета в определенный диапазон и добиться повышения эффективности

Использование одного из этих типов бюджетов компании может быть еще одним инструментом для финансового анализа фирмы.

Например, если продажи в первом квартале ниже запланированного вами бюджета, вы будете знать, что нужно сократить расходы в конце финансового года, чтобы оставаться прибыльными. Более позитивным примером могут быть продажи нового продукта, превышающие ожидания. Отслеживая эту тенденцию и сравнивая ее с тем, что было запланировано в бюджете, вы увидите, что у вас есть дополнительный доход, чтобы, возможно, пересмотреть бюджет с планами увеличения производства или найма дополнительных сотрудников для ведения дополнительных дел.

Бюджет для привлечения финансирования

История составления надежных, подробных бюджетов и их соблюдения может помочь показать кредиторам или потенциальным инвесторам, что вы можете разработать бизнес-план и заставить его работать.

Кредиторы и инвесторы хотят глубоко погрузиться в ваши финансы и историю. Если они не увидят доказательств сильной практики составления бюджета, это может быть красным флагом, который их отвернет.

Если вы открываете новый бизнес и у вас мало или совсем нет истории, вам необходимо восполнить отсутствие репутации с подробной поддержкой вашего бюджета. Это означает проведение исследования рынка и демонстрацию того, как прошлые тенденции или, возможно, пробел в отрасли подтверждают цифры, которые вы представляете.Такое внимание к деталям может помочь вам получить серьезное внимание со стороны кредиторов или инвесторов.

Персонал для составления бюджета

Даже малые предприятия с небольшим количеством сотрудников должны убедиться, что они укомплектованы должным образом для составления и ведения бюджета. Если, например, вы владеете и управляете небольшим кафе, у вас может быть уникальное меню и репутация поставщика качественного обслуживания клиентов, но это не значит, что вы профессионал в области финансов.

Если нанять человека на полный рабочий день для управления вашим бюджетом и другими финансовыми делами нереально, подумайте о помощи на неполный рабочий день или о работе с сторонней консалтинговой фирмой, особенно на раннем этапе и ежегодно, когда приходит время писать новый бюджет на следующий финансовый год. год.SCORE, организация бизнес-наставничества, связанная с Управлением малого бизнеса США (SBA), состоит в основном из добровольцев с опытом работы в сфере бизнеса и финансов, которые предоставляют рекомендации и советы малому бизнесу. Это может быть ценным ресурсом, когда вы только начинаете или сталкиваетесь с серьезной проблемой. Помимо помощи с бюджетом или другими проблемами, такие организации, как SCORE, могут помочь вам связаться с другими ресурсами в вашем сообществе.

Программное обеспечение для составления бюджета

Некоторые из лучших инструментов для составления подробного бюджета и его соблюдения — это программы, которые выходят за рамки только Microsoft Excel или других программ для работы с электронными таблицами.Вот некоторые из наиболее полезных бюджетных программ:

• QuickBooks: одна из самых удобных и недорогих программ, которые включают в себя составление бюджета.
• Budgyt: удобная бюджетная программа, позволяющая составлять более одного отчета о прибылях и убытках.
• PlanningMaestro от Centage: облачная программа бюджетирования, включая прогнозирование, для малого и среднего бизнеса.

Кроме того, вы, возможно, уже используете PayPal, Square или другие аналогичные онлайн-сервисы в своей торговой точке (POS).И, как и указанные выше программы, они предлагают инструменты для составления бюджета и отслеживания доходов и расходов.

При поиске программы для составления бюджета вы обычно хотите обратить внимание на следующие особенности:

• Подразделение бюджета : дает вам возможность создавать бюджеты по отделам, подразделениям или МВП и объединять их все в основной бюджет.
• Сотрудничество : дает возможность более чем одному человеку в вашей организации работать над процессом бюджетного планирования.
• Сравнение отклонений : дает вам возможность видеть фактические и заложенные в бюджет суммы построчно.

Преимущества планирования бизнес-бюджета

Если бизнес не формирует бюджет, он столкнется с массой проблем. По сути, это бессмысленный случай, если он не знает, какой доход ожидать или какие расходы запланировать в течение определенного периода времени. Такой бизнес, скорее всего, обанкротится в течение первых двух лет после открытия.

Планирование бизнес-бюджета дает множество преимуществ.Вот некоторые из самых важных:

• Финансовое благополучие : Без коммерческого бюджета вы не сможете узнать о финансовом состоянии своей компании. Вы не будете знать, достигли ли вы своих целей или превзошли их.
• Стратегическое планирование : бизнес-бюджет позволяет вам разработать стратегический план, поскольку вы будете знать ответ на такие вопросы, как возможность расширения.
• Получение долгового финансирования : Если малый бизнес пытается получить долговое финансирование от банка или другого финансового учреждения, он должен подготовить бюджет, чтобы показать потенциальных кредиторов.
• Привлечь инвесторов : Если бизнес хочет привлечь инвесторов в бизнес, эти инвесторы не будут вкладывать свои деньги в бизнес, если не увидят бюджет.
• Подготовка налоговой отчетности : Бизнес-бюджет помогает в подготовке налогов на прибыль, с продаж и на фонд заработной платы.
• Принятие решений : Чтобы принимать решения по любому аспекту бизнеса, вы должны знать, сколько денег выделено на этот элемент.

Как составить рабочий лист бизнес-бюджета

Создание бизнес-бюджета поначалу может показаться пугающим.Составление бюджета может быть очень сложным, особенно если вы только начинаете свой бизнес. Знание основных элементов бюджета поможет вам решить, как вы распределите свои ресурсы и справитесь со своими расходами и расходами.

У большинства предприятий есть общий бюджет, который называется основным бюджетом. Главный бюджет разделен на две части. Операционный бюджет связан с приносящей доход деятельностью фирмы, такой как продажи и производство. Финансовый бюджет включает информацию о том, что компания будет получать денежные средства в будущем, и о том, как она будет их расходовать.Финансовый бюджет обычно является последним бюджетом, разработанным в процессе составления бюджета компании.

Вот статьи как из операционного бюджета, так и из финансового бюджета, которые являются основными соображениями для владельца бизнеса при разработке основного бюджета.

Выручка от продаж

Прежде чем вы сможете подумать о какой-либо другой статье вашего бизнес-бюджета, вы должны подумать, сколько денег вы ожидаете заработать. Если вы начинаете новый бизнес или видите изменения в своем текущем, установите цели продаж, которые отражают текущие обстоятельства вашего бизнеса.Взаимодействие с другими людьми

Вы хотите определить свои цели продаж до того, как начнете свой бизнес или измените бизнес-модель, чтобы вы могли точно рассчитать, сколько единиц вам может потребоваться произвести и продать или сколько клиентов вам нужно.

Ключом к определению вашего дохода является определение вашей стратегии ценообразования. Первоначально вам нужно будет найти конкурентоспособную цену, проведя исследование рынка, чтобы найти цены вашего конкурента на тот же продукт или услугу или аналогичный продукт или услугу.

По прошествии года или более вы сможете провести финансовый анализ и определить некоторые ключевые показатели ценообразования, такие как маржа вклада продукта или отклонение объема продаж.

Маржа вклада говорит вам о прибыли, которую генерирует каждая единица, и может помочь вам установить точку безубыточности, которая указывает минимальное количество единиц, которое вам нужно произвести, чтобы достичь безубыточности.

Отклонение от продажной цены — это изменение ожидаемой выручки от продаж.Другими словами, это разница между запланированной продажной ценой и фактической продажной ценой.

Объем производства и стоимость

Как только вы получите желаемый доход от продаж, вы можете начать определять количество продуктов или услуг, которые вам нужно продать, чтобы достичь желаемых доходов. Затраты на производство ваших услуг или продуктов позволят вам увидеть, поставили ли вы свои цели по доходам слишком высокими или слишком низкими.

Объем производства — это количество единиц, которое бизнес должен произвести для достижения целей продаж.Это также общая сумма, которую ваш бизнес может произвести за период.

Затраты на производство — это затраты, которые напрямую связаны с производством товаров или услуг. Примерами производственных затрат являются материалы, заработная плата и оплата труда, а также заводские накладные расходы (если ваш бизнес — завод).

Заводские накладные расходы включают затраты, связанные с производством, которые не расходуются на то, что вы производите. Примерами этого могут быть зарплаты начальнику цеха или бригаде уборщиков.

Работайте над балансом между доходами от продаж и производственными затратами, пока не найдете комбинацию, которая работает для вас.

Операционные расходы

Подведите итоги своих операционных расходов. Существует большой список операционных расходов, которые во многом зависят от вашей отрасли. Некоторые примеры — офисные расходы, заработная плата или компенсации, не связанные с производством, а также расходы на продажи и маркетинг.

К офисным расходам относятся такие расходы, как судебные издержки, канцелярские товары и коммунальные услуги.Вы можете услышать, что некоторые из этих расходов называются коммерческими, общими и административными расходами (SGA).

Некоторыми примерами расходов на продажи и маркетинг являются расходы на рекламу или развлечения клиентов.

Наличные

Определите, сколько у вас денег и сколько вам нужно. Денежные средства или их эквиваленты позволяют вам оплачивать свои расходы. Эквиваленты денежных средств могут быть ценными бумагами денежного рынка. Денежный бюджет станет вашим лучшим инструментом.

Отчеты о движении денежных средств позволяют увидеть, куда идут ваши денежные средства.Понимая свой денежный поток, вы можете посмотреть на свою денежную позицию в отношении операций, инвестиций и финансовой деятельности.

Капитальные затраты

Бюджет капитальных затрат касается покупки основных средств для вашего малого бизнеса. Основные средства, в первую очередь, включают ваш завод или здания, а также ваше оборудование, например, машины, которыми вы владеете. Вместо покупки основных средств у вас есть возможность сдать их в аренду. Как правило, малый бизнес сводит к минимуму свои капитальные затраты в максимально возможной степени, поскольку они, как правило, дороги.

Скорая помощь

Малому предприятию необходимо иметь резервный фонд на случай непредвиденных расходов. Неожиданные расходы могут погубить малый бизнес, если вы их не планируете.

Примером чрезвычайных расходов является повреждение ваших объектов ураганом. Ущерб от шторма может быть покрыт вашей страховкой, но вы должны будете иметь возможность платить любые франшизы и все, что не покрывается страховым полисом.

Чрезвычайные фонды обычно относятся к категории нераспределенной прибыли на вашем балансе.Нераспределенная прибыль — это доход, который сохраняется после оплаты всех расходов и обязательств.

Вы можете рассмотреть возможность включения подкатегории нераспределенной прибыли в фонды чрезвычайных ситуаций и хранить эти средства отдельно от других доходов, чтобы они не были потрачены.