Табель учета рабочего времени как ведется – Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2019

Как заполнять табель учета рабочего времени? Давайте разберемся

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

• ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
• получать данные об отработанном времени;
• рассчитывать зарплату;
• составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы — Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Кто ведет табель

Раньше во многих организациях была специальная должность — табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

Как отражать в табеле использование рабочего времени

Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы — Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется «учет использования рабочего времени». Образец заполнения табеля приведен на стр. ….

Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим «Я» и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить «К». А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится «в», а в нижней — нули.

Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. В таблице на стр. … приведен перечень документов по всем случаям неявок и отклонений от установленного режима труда. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам («НН»).

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

Как подводить итоги

В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок — в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска — 09, а неявки по невыясненным причинам — 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

*Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Условные обозначения в табеле учета рабочего времени

Источник: Кадровое дело

Автор: Валентина Митрофанова
 

hr-portal.ru

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Порядок ведения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это не только форма первичной учетной документации, а и документ, необходимый для практической работы. Табель нужен для учета использования рабочего времени работников, а также для контроля за соблюдением установленного режима работы, расчетов с работниками по заработной плате и получения информации об отработанном времени

Табель учета рабочего времени

(далее — Табель) — это поименный список работников отдела, службы или другого структурного подразделения либо учреждения в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Порядок ведения Табеля

Ведение Табеля обязательно, в том числе и для малых предприятий (см. письмо Минтруда от 13.05.2010 г. № 140/13/116-10). Табель, как правило, ведется в электронном и бумажном виде. Ведение табеля только в электронном виде не допускается.

Форма Табеля (типовая форма № П-5) утверждена Приказом № 489. Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.

При необходимости можно применять и другую форму Табеля, но при этом обязательно наличие первичного учета показателей по использованию рабочего времени, явкам и неявкам работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (см. письмо Государственной службы статистики от 12.01.2012 г.

№ 9/4-10/9).

Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При небольшом количестве работников Табель, как правило, ведут специалисты бухгалтерии и составляют его в одном экземпляре за два-три дня до расчетного периода на основании Табеля за прошлый месяц.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.). Также данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных. Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера. Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам. Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.

Каждому работнику присваивается табельный номер, который затем указывается во всех документах по учету труда и его оплаты. Вносить в Табель заново принятых работников и вычеркивать из него уволенных нужно только на основании распорядительных документов, в частности, приказов, распоряжений руководителя.

Табель ведется на всех работников, в том числе принятых временно или на сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики с оплатой труда. Не следует забывать, что физические лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров, ни в коем случае не табелируются.

Обратите внимание!

Совместителям присваивают отдельный табельный номер, в отличие от работников, которые работают в порядке совмещения, — данным работникам отдельный табельный номер не предоставляется.

На предприятия, где работникам заработная плата начисляется с помощью программы «1С», табельные номера не присваивают, ведь программа автоматизировано начисляет заработную плату не по табельному номеру, а по идентификационным кодам работников.

Заполнение Табеля

Типовая форма № П-5 состоит из двух частей. В первой части — приведены условные обозначения элементов рабочего времени с определенными буквенными и цифровыми кодами (см. таблицу). Во второй — каждому работнику отводится отдельная строка, разделенная на две части:

• в верхнюю часть ежедневно вносят сведения об отработанных часах или неявках на работу;
• в нижней части условными обозначениями (кодами) отмечают характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т.п.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, перевод на неполный рабочий день и прочее.

Таблица

Условные обозначения элементов рабочего времени, используемые в Табеле

Условные обозначения	Код
	буквенный	цифровой
Часы работы, предусмотренные колдоговором	Р	01
Часы работы работников, которым установлен неполный рабочий день (неделя) в соответствии с законодательством	РС	02
Вечерние часы работы	ВЧ	03
Ночные часы работы	РН	04
Сверхурочные часы работы	НУ	05
Часы работы в выходные и праздничные дни	РВ	06
Командировка	ВД	07
Основной ежегодный отпуск (ст. 6 Закона об отпусках)	В	08
Ежегодный дополнительный отпуск (ст.ст. 7, 8 Закона об отпусках)	Д	09
Дополнительный отпуск, предусмотренный ст.ст. 20, 21, 30 Закона № 796	Ч	10
Творческий отпуск (ст.16 Закона об отпусках)	ТВ	11
Дополнительный отпуск в связи с обучением (ст.ст. 13, 14, 15, 151Закона об отпусках)	Н	12
Отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках)	НБ	13
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках)	ДБ	14
Дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона об отпусках)	ДО	15
Отпуск по беременности и родам (ст. 17 Закона об отпусках) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста (ст. 18 Закона об отпусках)	ВП	16
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им 6-летнего возраста (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)	ДД	17
Отпуск без сохранения заработной платы по соглашению сторон (ст. 26 Закона об отпусках)	НА	18
Прочие отпуска без сохранения заработной платы (на период прекращения выполнения работ)	БЗ	19
Неявки в связи с переводом по инициативе работодателя на неполный рабочий день (неделю)	НД	20
Неявки в связи с временным переводом на работу на другое предприятие на основании договоров между субъектами хозяйствования	НП	21
Прочее неотработанное время, предусмотренное законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, допризывная подготовка, военные сборы, донорские, отгул и т.д.)	ІН	22
Простой	П	23
Прогулы	ПР	24
Массовые невыходы на работу (забастовки)	С	25
Оплачиваемая временная нетрудоспособность	ТН	26
Неоплачиваемая временная нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и пр., подтвержденная справками лечебных учреждений)	НН	27
Неявки по невыясненным причинам	НЗ	28
Прочие виды неявок, предусмотренных коллективными договорами, соглашениями	ІВ	29
Прочие причины неявок	І	30

Формулировка некоторых позиций некорректна, в частности:

• отпуск без сохранения заработной платы в связи с обучением (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закона об отпусках) — «НБ», «13»;
• дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закона об отпусках) — «ДБ», «14».

Ведь согласно ст. 25 Закона об отпусках, все эти виды относятся к отпуску, который предоставляется в обязательном порядке.

Также не учтены другие нормы ст. 25 Закона об отпусках, в частности, непонятно, какими отметками обозначить отпуск матери по уходу за ребенком до 14 лет на период объявления карантина на соответствующей территории, или отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый инвалидам или пенсионерам. По мнению автора, пока нет официальных разъяснений, данные отпуска без сохранения заработной платы следует обозначать «БЗ».

Для того чтобы избежать ошибок и неувязок на предприятии, следует разработать Положение о табельном учете, в котором урегулировать вопросы, связанные с процедурой подачи сведений для составления Табеля, присвоением табельных номеров, условными обозначениями и т.д.

Основанием для внесения в Табель того или иного кода причин неявок на работу являются: приказы работодателя о направлении в командировку, об отпуске, листки нетрудоспособности, медицинские справки и т.д.

По окончании месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам.

Оформленный должным образом Табель и заверенный подписями лиц, ответственных за его заполнения, в установленный срок передают в отдел кадров. После проверки правильности заполнения (соответствие приказам, распоряжениям и т.д.) работник отдела кадров также подписывает Табель и передает его в бухгалтерию для начисления заработной платы.

Совет кадровикам, которые ведут Табель: оставляйте в своем отделе копии со всеми подписями, а оригиналы предоставляйте в бухгалтерию под расписку на копии.

Отдельные случаи табелирования

По периодам ежегодных отпусков и дополнительных социальных отпусков для работников, имеющих детей (ст.19 Закона об отпусках), отмечают все дни как отпуск. Это касается и выходных дней, приходящихся на данный период, поскольку отпуск считается в календарных, а не рабочих днях.

Если неизвестны причины, в связи с которыми отсутствует работник, графа табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и предоставит подтверждающие документы.

Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не явился, в строке проставляется код «НЗ» — неявка по невыясненным причинам. После предъявления нужного документа (листка нетрудоспособности и т.п.) проставляется соответствующий код, например, ТН (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или НН (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В данном случае в конце месяца Табель нужно переоформить.

В случае увольнения работника в середине месяца — в Табеле отмечают дни работы до дня увольнения, после чего до конца месяца проставляется условная отметка «Х». В случае увольнения работника либо перевода в другой отдел его бывший табельный номер нельзя присваивать другому работнику в течение трех лет.

Особенности заполнения Табеля для некоторых категорий работников

Женщина в период пребывания в отпуске по уходу за ребенком может работать на условиях неполного рабочего дня. В данном случае в Табеле проставляют код «ВП» — отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста и прочерки по отработанным часам. Кроме того, вводят две дополнительные строки: в одной проставляют буквенный код «РС» — часы работы работников, которым установлена ​​полная занятость, во втором — продолжительность работы. Таким образом, сохранятся данные по статистической отчетности и учтенные часы для начисления заработной платы (см. приложение 1).

Если работник, который работал по режиму полной рабочей недели, переведен по инициативе работодателя на неполную рабочую неделю (скажем, по три рабочих дня в неделю), в Табеле ему проставляют выходные с пометкой «ВХ» (четыре дня в неделю).

Касательно учета времени командировки Госстат в своем письме от 12.01.2012 г. № 9/4-10/9 разъяснил, что рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться следующим образом: в первой строке указывается количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения нахождения в командировке «ВД». Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, приходящихся на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.1998 г. № 59, Положением о командировках, утвержденном на предприятии в соответствии с действующим законодательством. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображаются только рабочие дни/часы, приходящиеся на период командировки.

В случае вызова работника в суд на основании справки-вызова в суд в Табеле следует сделать отметку «I» — другие причины неявок, поскольку после принятия нового Уголовно-процессуального кодекса Украины, даже в случае вызова работника в суд по уголовному делу, за работником не сохраняется средний заработок за данный период.

В случае направления на курсы повышения квалификации либо краткосрочные семинары, тренинги, на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия в Табеле следует сделать отметку «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (см. письмо Минтруда от 22.06.2010 г. № 6551/0/14-10/13).

При введении суммированного учета рабочего времени разрабатываются графики работы, по которым продолжительность работы в течение недели не может превышать установленную законодательством норму (40 часов в неделю). Продолжительность работы в течение установленного учетного периода должна соответствовать продолжительности работы за этот же период у работников с 5-дневной рабочей неделей.

В Табеле отражают работу в течение календарного дня, а не в течение смены. Поэтому если у работника 12-часовая смена начинается в 20:00, а заканчивается в 8:00 на следующий день, в Табеле проставляется в день начала смены 4 часа (с 20:00 до 24:00), в день окончания — 8 часов (с 0:00 до 8:00).

Пример учета рабочего времени работников подразделения, в котором введен суммированный учет рабочего времени с продолжительностью смены 12 часов, началом работы первой смены в 8:00, второй — в 20:00, приведен в приложении 2.

Табель у водителей транспортных средств заполняется в соответствии с режимом их работы, который определяется Положением о рабочем времени и времени отдыха водителей колесных транспортных средств, утвержденным приказом Минтранспорта и связи Украины от 07.06.2010 г. № 340. Данным приказом установлено, что в случае суммированного учета рабочего времени водителя нормальная продолжительность рабочего дня (смены) не может превышать 10 часов. Если нормальная продолжительность рабочего дня охватывает длительные простои, ожидания в транспортных средствах или на рабочем месте, или если водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха, продолжительность рабочего дня (смены) может быть увеличена до 12 часов при условии, что время управления в течение дня (смены) не превышает 9 часов.

Рабочее время водителей, работающих ежедневно в определенные часы, установленные правилами внутреннего трудового распорядка либо графиками сменности, учитывается ежедневно. Рабочее время водителей с ненормированным рабочим днем ​​учитывается в единицах — рабочих днях (в праздничные дни — в часах).

В Табеле учета рабочего времени работников, работающих с ненормированным рабочим днем, ​​отмечается «8» или «Р». То есть указывается не фактически отработанное количество часов, а нормативное. Поскольку ненормированный рабочий день — это особый режим рабочего времени, который устанавливается для определенной категории работников в случае невозможности нормирования времени трудового процесса, перечень должностей устанавливаются коллективным договором. В качестве компенсации за выполненный объем работ, степень напряженности таким работникам предоставляется дополнительный отпуск до 7 календарных дней согласно условиям коллективного договора. Данная категория работников выполняет работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени, но работа не считается сверхурочной (см. приказ Минтруда «Об утверждении Рекомендаций относительно порядка предоставления работникам с ненормированным рабочим днем ежегодного дополнительного отпуска за особый характер труда» от 10.10.1997 г. № 7).

В случае если работник согласно приказу привлекается к сверхурочным работам, в такие дни возле данных работника проставляются часы работы, которые работник работал сверхурочно «НУ». Сверхурочные работы оплачиваются согласно ст. 106 КЗоТ.

При переносе рабочих дней на основании приказа о переносе в Табеле перенесенный рабочий день должен отмечаться как выходной «ВХ», а день, на который перенесено работу — рабочий (проставляются часы (дни) работы) (см. письмо Минтруда от 07.04.2011 г. № 77/13/133-11).

Поскольку продолжительность работы работников накануне праздничных и нерабочих дней сокращается на один час, в частности, при пятидневной рабочей неделе, в Табеле отражается количество фактически отработанных часов.

Напомним!

Отпуска табелируются отметками:

Если на период отпуска приходятся праздничные дни, в Табеле отмечаются все дни отпуска пометкой «В», а праздничный день — пометкой «СВ».

Напомним!

В соответствии со ст. 72 КЗоТ, на основании приказа работу в выходной день работнику можно компенсировать или оплатой в двойном размере, или другим днем ​​отдыха. Тот день, когда работник вышел на работу в свой выходной день в Табеле проставляется отметка «Р» или количество часов. В случае если компенсация предоставляется в форме отгула, проставляется отметка прочего неотработанного времени, предусмотренного законодательством «ІН», «22».

В случае когда работник не работал, но ему сохраняется средний заработок, например, период прохождения обязательных медицинских осмотров, дни сдачи крови донором, выполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 119 КЗоТ) и т.д., в Табеле проставляется отметка «ІН» — прочее неотработанное время.

Исправление ошибок

В общем исправления, подчистки в Табеле не допускаются. Зато такая необходимость может возникнуть после заполнения Табеля и передачи его в бухгалтерию. Например, когда работник с опозданием сообщил об открытии больничного или работник, находясь в отпуске, заболел и больничный принес уже после окончания отпуска. Правила внесения исправлений в Табель нормативно не определены, поэтому целесообразно в утвержденном на предприятии Положении о табельном учете прописать и порядок внесения изменений. На практике изменения в Табель вносят только после того, как работник предоставил подтверждающие документы табельщику, а не просто устно об этом сообщил. На основании предоставленных документов кадровик проводит корректировки Табеля. Во избежание ошибок рекомендуется также вести журнал учета приходов работников на работу в произвольной форме, чтобы на его основании заполнять Табель.

Тамила РАДЧЕНКО,

эксперт по трудовому праву

Список использованных нормативно-правовых актов:

КЗоТ — Кодекс законов о труде Украины.

Закон об отпусках — Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.1996 г. № 504/96-ВР.

Закон № 796 — Закон Украины «О статусе и социальной защите граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы» от 28.02.1991 г. № 796-XII.

Приказ № 489 — приказ Госкомстата Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 05.12.2008 г. № 489.

interbuh.com.ua

❶ Как заполнять табель рабочего времени 🚩 как заполнят табель учета рабочего времени 🚩 Офисная жизнь

27 декабря 2018

Автор КакПросто!

Табель учета рабочего времени должен отражать количество часов, которое отработал каждый сотрудник, также необходимо ежедневно фиксировать явки на работу. Табель учета рабочего времени обязаны вести в каждой организации, в нем также должны учитываться отпуска, больничные, прогулы и т.д. Табель составляют на конец месяца в едином экземпляре, подписанный руководящим составом, после чего его отдают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Статьи по теме:

Вам понадобится

• Рассчитать, как работники использовали рабочее время;
• Проверить, соблюден ли установленный режим труда;
• Данные об отработанном времени за месяц;
• Составить отчетность для органов статистики.

Инструкция

Каждому работнику должен быть присвоен табельный номер, который ведется во всех документах по учету труда и заработной платы. При ведении формы Т-12 заполняйте две строки. Верхняя строка для проставления буквенных значений (виды затрат рабочего времени по дням — явка, неявка, отпуск, командировка и т.д.). Нижняя строка для записи количества часов в день. Например, работник находится в командировке, в верхней строке проставляется буквенное значение «К», в нижней ставите «ноль», т.к. в этот день сотрудник не находился на рабочем месте.

В конце месяца необходимо просчитать количество отработанных дней и часов, дни неявок и общее количество выходных дней. Заполнить на основании данных форму Т-12.

Обратите внимание

Помните, чтобы проставить тот или иной код, должны быть весомые основания.

При увольнении сотрудника за прогул, табель рабочего времени будет служить основным документом, подтверждающий данный факт нарушения трудовой дисциплины.

Полезный совет

Если работник уходит в отпуск, в табеле должны указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, которые приходятся на время отпуска, в ежегодный отпуск не включаются, следовательно, не оплачиваются. Также не следует отмечать выходные дни, т.к. они включены в «календарные дни отпуска».

Если отсутствует информация неявки работника, в табеле принято кодирование – «НН», после предоставления документов, подтверждающих ту или иную причину, вносятся изменения.

Источники:

• как заполнят табель учета рабочего времени

Трудовой Кодекс РФ в ст. 91 определяет рабочее время как то, в которое работник должен выполнять свои обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Продолжительность и режим рабочего времени устанавливается в трудовом договоре и правилах внутреннего распорядка предприятия, организации. Чтобы контролировать производительность труда и потребность в кадрах, необходимо вести учет рабочего времени на каждом предприятии.

Инструкция

В ст. 1 ТК РФ оговариваются возможные к применению режимы рабочего времени. При шестидневной рабочей неделе следует использовать поденный способ учета рабочего времени. Если на вашем предприятии работа организована по пятидневкам, используйте недельный способ. В том случае, когда условия производства не позволяют устанавливать для работников ежедневную или еженедельную норму продолжительности рабочего времени, применяется суммированный способ его учета.

При использовании суммированного учета ежедневная и еженедельная выработка может отличаться от установленной нормы, но она должна быть выровнена в сумме по итогам определенного периода, например, за месяц или квартал. Все переработанное сверх нормы время в конце этого периода должно быть рассчитано и компенсировано недоработками. Установите норму выработки для этого периода, исходя из еженедельной продолжительности рабочего времени, которая установлена законом для каждой конкретной категории работающих.

Ведите учет рабочего времени по каждому сотруднику отдельно. Если предприятие небольшое, унифицированную форму Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчет оплаты труда» можно заполнять вручную. Обычно это делают руководители подразделений или сотрудники отдела кадров. Когда на предприятии установлены турникеты и автоматизированная система контроля явки на работу, используется форма Т-13. Такие формы заполняйте помесячно. В конце каждого месяца подведите итог по количеству дней и часов, отработанных каждым сотрудником. Из суммарного расчета рабочего времени вычтите выходные, часы прогулов, неявки по невыясненным причинам, периоды отсутствия по листам временной нетрудоспособности, командировкам.

Учтите, что при суммированном учете рабочего времени, продолжительность ежедневной работы не должна превышать 10 часов за смену. Но в некоторых случаях этот период может быть увеличен до 12 часов, если речь идет, например, о водителях междугородных перевозок, которые направляются к месту отдыха, водителях, работающих на регулярных пригородных и городских автобусных маршрутах или тех из них, кто возит руководителей, работает в медицинских и коммунальных организациях.

Видео по теме

Источники:

• рабочего времени как в 2019

www.kakprosto.ru

табель учета рабочего времени

УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ
ВИДОВ ЗАТРАТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ ДЛЯ
ВОЗМОЖНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ТАБЕЛЯХ УЧЕТА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Код Наименование вида затрат рабочего времени
Я Дни (часы) работы
Н Ночные часы работы
РП Часы работы в государственные праздники, праздничные (нерабочие) и выходные дни
С Сверхурочные часы работы
К Служебные командировки
СХ Временное отвлечение на сельскохозяйственные работы
О Трудовой отпуск
ДПО Дополнительный поощрительный отпуск
У Отпуска в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и другие
УД Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства
УБЗ Отпуска в связи с обучением без сохранения заработной платы
Р Отпуска по беременности и родам
ОЖ Дополнительный отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
Г Дни неявок работников, освобожденных временно от работы в связи с выполнением государственных или общественных обязанностей, в случаях, предусмотренных законодательством
ГП Допризывная подготовка
ГЧ Военно-учебные сборы
МО Неявки на работу в связи с нахождением в медицинских учреждениях на обследовании или осмотре работника, обязанного проходить такие обследования
Д Дни неявок на работу работников, являющихся донорами, для обследования и сдачи крови и ее компонентов, дополнительный день отдыха, предоставляемый после этого или используемый в другое время
ЛО Социальный отпуск с сохранением заработной платы для лечения и иных личных потребностей работника

Кратковременные отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику
ДО
ТВО Творческий отпуск с сохранением заработной платы
ГБ Дни неявок работников, отвлеченных на устранение последствий стихийных бедствий
ДМ Свободный от работы день матерям, воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет или воспитывающим двоих и более детей в возрасте до шестнадцати лет, одиноким матерям, воспитывающим двоих и более детей в возрасте до шестнадцати лет
ГС Дни неявок на работу работников, находящихся под следствием до решения суда
ОТ Дополнительные свободные от работы дни, предусмотренные коллективным договором сверх установленных законодательством Республики Беларусь
Б Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодами Т и Х) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности
Т Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных
законодательством Республики Беларусь
Х Неявки на работу в связи с карантином или уходом за больными,
оформленные справками лечебных учреждений
А Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемые по договоренности между работником и нанимателем
ОА Отпуска, предоставляемые по инициативе нанимателя
ОАД Неотработанные рабочие дни при временном переводе работников по инициативе нанимателя на работу с неполной рабочей неделей
П Целодневные (целосменные) простои
ВП Внутрисменные простои
ПР Прогулы и другие неявки без уважительной причины
З Неявки из-за забастовок
ОП Опоздания
УХ Преждевременный уход с работы
НН Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
В Государственные праздники, праздничные (нерабочие) дни и выходные дни (дни еженедельного отдыха)

kadrovik.by

Табель учета рабочего времени

МИТРОФАНОВА,канд. экон. наук,

директор Центра профессионального развития

Цели и правила использования рабочего времени

Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение

Рабочим называется время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени (ст. 91 ТК РФ).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

  Цели и правила использования рабочего времени

Учет использования рабочего времени организуется в целях:

—  обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и не явившихся;

—  контроля нахождения персонала на рабочих местах в рабочее время, а также своевременного ухода и прихода работников во время обеденного перерыва;

—  фиксирования своевременного ухода работников с работы

—  учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

—  регистрации прогулов.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами:

1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2.  Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор).

3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет.

Что касается вопросов, нередко возникающих у работодателей относительно отметок в табеле учета рабочего времени, нужно иметь в виду следующее.

Если сотрудник уходит в отпуск, то в табеле учета рабочего времени необходимо указывать праздничные дни, т. к. нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, не включаются в ежегодный отпуск и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Если сотрудник находится в отпуске, нет необходимости отмечать выходные дни, т. к. они входят в понятие «календарные дни отпуска».

Отстранение работника от работы учитывается в соответствующей графе табеля путем проставления времени отсутствия на работе, неявок на работу.

Если сотрудник находится в командировке в выходной или праздничный день, необходимо проставлять в табеле факт его пребывания в командировке, т. к. такие дни будут оплачены ему в повышенном размере.

При отсутствии у работодателя информации о причинах отсутствия работника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени проставляется буквенное кодирование — «НН», если в дальнейшем будут представлены документы, подтверждающие болезнь сотрудника или факт признания прогула, то делаются соответствующие изменения в табеле учета рабочего времени.

Форма табеля учета рабочего времени и его заполнение

Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании документов (листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом (см. табл. на с. 67-69).

Расходование рабочего времени в организации фиксируется в табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-13), а также в табеле учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12), утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Табели учета рабочего времени согласно ст. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, хранятся один год.

 

В случае раздельного использования рабочего времени и расчетов с персоналом по олате труда допускается использование разд. 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа.

 

Кто в организации должен вести табель учета рабочего времени

Этот вопрос каждая конкретная организация решает сама исходя из специфики своей деятельности. Обязанность вести табель может быть прописана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами Федеральной инспекции труда.

Табель составляется уполномоченным лицом в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Для ежедневного отражения использования рабочего времени в табеле (в форме № Т-12 графы 4-18, 20-35; в форме № Т-13 — графа 4) отведено две строки: одна строка — для условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка — для записи количества часов по ним.

Учет использования рабочего времени в табеле может осуществляться методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).

Форма № Т-13 ‘Табель учета использования рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер, т. е. данные, содержащиеся в справочниках условно постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.

 

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени

см. Таблица условных обозначений

Время работы, отступления от нормальных условий работы, отдыха		Документы, на основании которых	Код
		можно делать соответствующие отметки в табеле	Буквенный	Цифровой
1		2	3	4
Часы работы (дневные, вечерние)		Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы (службы охраны) и др.	Я	01
Ночные часы работы		Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения (ночной смены), отметки пропускной службы и др.	Н	02
Часы работы в выходные, праздничные дни		Подтверждение факта присутствия руководителем подразделения, отметки пропускной службы и др.	РП	03
Сверхурочные часы работы		Приказ руководителя о необходимости сверхурочной работы, подписанный сотрудником и подтвержденный пропускной службой и др.	с	05
Служебная командировка		Приказ о командировании, подписанный работником, соответственным образом оформленное командировочное удостоверение, служебное задание о направлении в командировку и отчет о его выполнении	К	10
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск		Приказ об отпуске с подписью самого работника	от	14
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный законодательством, нормативными актами, коллективным договором		Приказ об отпуске с подписью самого работника	од	15
Отпуск в связи с обучением с сохранением заработной платы, повышением квалифи­кации с отрывом от производства и др.		Приказ об отпуске, приказ о направлении на курсы повышения квалификации с подписью самого работника и др.	У	16
Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы		Условия рабочего времени, прописанные в трудовом договоре, приказ о направлении на обучение и др.	УВ	17
Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы		Приказ с подписью самого работника	УД	18
Отпуск по беременности и родам		Приказ с подписью самого работника	р	19
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком		Приказ с подписью самого работника	оч	20
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по уходу за ребенком		Приказ с подписью самого работника	ож	21
Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя		Приказ с подписью самого работника	до	22
Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством		Приказ с подписью самого работника	03	24
Временная нетрудоспособность (кроме слу­чаев, предусмотренных кодом ‘Т’) и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности		Листок нетрудоспособности	Б	25
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодатель­ством (в связи с бытовой травмой, по уходу за больными и по карантину и т. д.)		Справки лечебных учреждений	т	26
Часы сокращения работы рабочим и служащим против установленной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством		Приказ руководителя организации по основной деятельности	лч	27
Простои не по вине работника		Приказ руководителя организации по основной деятельности	вп	28
Целодневные невыходы с сохранением заработной платы в случаях, предусмотрен­ных законодательством (выполнение государ­ственных или общественных обязанностей, ликвидация чрезвычайных ситуаций, устранение последствий стихийных бедствий)		Приказ руководителя организации по основной деятельности	г	29
Прогулы (неявки на работу без уважитель­ной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие на работе без уважительной причины более 4 часов (непрерывно) в течение всего рабочего дня, администра­тивный арест за административные правонарушения, пребывание в медицин­ском вытрезвителе, забастовки, признанные незаконными, и другие неявки по неуважительным причинам)	Докладные записки руководителей подразделений, объяснительные записки сотрудников, приказы о вынесении дисциплинарного взыскания, акты работы комиссии и др.		ПР	31
Неотработанные часы в связи с работой в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя	Условия трудового договора, приказы по основной деятельности		НС	32
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни	Установленные законом выходные и нерабочие праздничные дни		в	33
Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)	Документы, подтверждающие законность забастовки		ЗБ	34
Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)	Отсутствуют документы, объясняющие причины отсутствия сотрудника на работе		НН	35

При рассмотрении трудовых споров по поводу увольнения работников по подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ, т. е. за прогул, табель учета рабочего времени является одним из основных документов, доказывающих факт прогула. При отсутствии этого документа работодателю будет трудно доказать правомерность увольнения по этой статье.

hr-portal.ru

Образец табеля учета рабочего времени, нюансы его заполнения

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Содержание статьи

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

 

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

скачать бланк формы Т-12 и Т-13

Образец заполнения формы Т-12

 

Образец заполнения формы Т-13

 

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Код	Расшифровка
Я	явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время
Н	явка и исполнение обязанностей в ночное время
В	нерабочие дни
РВ	исполнение обязанностей в выходные дни
К	командировка
Б	неявка по причине временной нетрудоспособности
ОЗ	отпуск без оплаты среднего заработка
ОТ	основной оплачиваемый отпуск
НН	отсутствие на работе по невыясненным причинам

 

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения:

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.

Часть 2.

znaybiz.ru

Сколько отработал – столько заработал (о табеле учета рабочего времени)

Автор: Тарасова Татьяна Викторовна, главный эксперт-консультант компании ПРАВОВЕСТ

Журнал «В курсе дела»

В соответствии с ч. 3 ст. 91 ТК РФ все работодатели должны вести учет рабочего времени сотрудников. Для отражения данных об отработанном и (или) неотработанном времени, для контроля за соблюдением работниками установленного режима работы применяется табель учета рабочего времени. В некоторых организациях обязанности по ведению или проверке табеля приходится выполнять бухгалтеру. Поэтому ему важно знать требования к порядку оформления данного документа. Кроме того, именно на основании табеля происходит расчет и начисление заработной платы.

Зачем нужен табель учета рабочего времени

Любые расходы организации должны быть обоснованны, документально подтверждены и произведены для деятельности, направленной на получение дохода1. Расходы на оплату труда признаются документально подтвержденными, если у организации имеются первичные документы, формы которых утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, в частности табель учета рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13).

Согласно п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» разработку и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий осуществляет Госкомстат РФ. Далее эти формы согласовываются с Минфином РФ и Минэкономразвития РФ. Это значит, что самостоятельно разработать форму табеля нельзя .

При необходимости организация может внести в унифицированные формы дополнительные реквизиты или изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения вкладных листов для удобства размещения и обработки нужной информации. Сократить унифицированные формы первичных учетных документов нельзя2.

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяют юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений. Бюджетные учреждения должны применять Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма 0504421 по ОКУД), утв. Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 № 25н «Об утверждении Инструкции по бюджетному учету».

Таким образом, поскольку расходы по заработной плате составляют значительный удельный вес при исчислении налога на прибыль, особое значение имеет применяемая форма табеля.

Согласно ст. 132 ТК РФ заработная плата каждого работника зависит также от количества затраченного труда, а при повременных формах оплаты заработная плата напрямую связана с количеством отработанного времени. Поэтому учет рабочих дней (часов), дней отпуска, простоя, часов сверхурочной работы, дней командировки и т. д. не только дисциплинирует сотрудников, но и играет важную роль при начислении заработной платы.

Также табель может помочь при подтверждении статуса налогового резидента РФ3; при подсчете дохода сотрудников, проезд которых к месту работы организует работодатель4, и в иных ситуациях.

Как заполнять табель

Традиционно учет рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу. Однако Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 допускает регистрацию в табеле учета рабочего времени только, например, неявок, опозданий, сверхурочных часов и т. д. Если же отклонений от графика работы нет, то в табель заносятся лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половину месяца.

Обратите внимание! Табель учета рабочего времени – это первичный учетный документ, и исправления в нем должны быть подтверждены подписями тех же лиц, которые подписали табель, с указанием даты внесения исправлений.

При заполнении табеля необходимо руководствоваться условными обозначениями – буквенными (форма № Т-13) или цифровыми (форма № Т-12) кодами, список которых приводится в унифицированной форме табеля.

Среди наиболее частых ошибок при оформлении табеля формы № Т-13 – неверное применение буквенного кода.

Например, если сотрудник находится в отпуске, то в табеле учета рабочего времени этот период помечается кодом «ОТ». В данном случае отмечать выходные дни необязательно, поскольку они входят в понятие «календарные дни отпуска». А вот нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отдыха, нужно отметить кодом «В», так как они не включаются в ежегодный отпуск5.

Для отражения командировки работника необходимо использовать в табеле код «К».

В том случае, когда неизвестна причина отсутствия сотрудника на рабочем месте, проставляется «НН». В уточненном табеле на этого работника пропуск по болезни (при наличии листка временной нетрудоспособности) отмечается кодом «Б», а прогул, то есть отсутствие на работе без оправдательных документов, – кодом «ПР».

Время, когда сотрудник находился на повышении квалификации с отрывом от работы, обозначается кодом «ПК».

При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника6. Для того чтобы правильно начислить суммы, необходимо составить табель учета рабочего времени на данного работника на день его увольнения.

Для примера заполним табель учета рабочего времени для начисления заработной платы при увольнении на Иванова Ивана Ивановича (табельный номер 202), работавшего сторожем в ЧОП «Атлантис» с режимом работы сутки через трое по 24 часа (с 8:00 до 8:00) и уволенного 22 октября 2006 г. Правилами внутреннего трудового распорядка в организации для данной категории работников установлен учетный период – месяц. Согласно графику сменности в октябре первые дежурные сутки у Иванова И.И. – с 8:00 1 октября до 8:00 2 октября.

Согласно производственному календарю на 2006 г. норма рабочего времени с 1 по 22 октября составляет 120 часов. Фактически Иванов И.И. отработал в этом месяце 144 часа. Следовательно, 120 часов оплачиваются в размере тарифной ставки (оклада) за отработанное время, а 24 часа сверхурочной работы – в повышенном размере (из них 2 часа – в полуторном размере, 22 – в двойном7).

Также необходимо оплатить работу в ночное время (48 часов) в повышенном размере, но не менее чем 35% от тарифной ставки8.

На штатных работников организации, работающих на условиях внутреннего совместительства, составляются два табеля: один – для учета рабочего времени по основному месту работы, а второй – по совместительству. Причем необходимо соблюдать норму ст. 284 ТК РФ: «Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать четырех часов в день. В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей, он может работать по совместительству полный рабочий день (смену). В течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников».

Часто возникает вопрос: надо ли представлять отдельный табель в бухгалтерию при выплате аванса? Поскольку согласно ст. 136 ТК РФ зарплату положено выплачивать два раза в месяц, а размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время 9, табель рекомендуется представлять два раза: первый – для выплаты аванса, а второй – для окончательного начисления заработной платы. Но если в организации табель представляется в бухгалтерию только по окончании месяца, то нарушением это не является и организация в таком случае ответственности не несет. А вот у бухгалтерии могут возникнуть проблемы в связи с переплатой аванса, если в первой половине месяца кто-то из работников отсутствовал на работе (болел, находился в отпуске за свой счет и т. п.).

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом (данная обязанность может быть закреплена в должностной инструкции, трудовом договоре или установлена отдельным приказом по основной деятельности), подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, где хранится 1 год10.

В заключение можно сказать, что табель учета рабочего времени является одним из основных первичных документов по учету рабочего времени. Наличие в документообороте организации табеля обязательно. Он подтверждает то, что сотрудник действительно отработал положенное количество времени, и служит основанием для начисления заработной платы. Следовательно, расходы по оплате труда будут считаться документально подтвержденными.

---

1) п. 1 ст. 252 НК РФ

2) Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20

3) Письмо Минфина РФ от 25.08.2006 № 03-05-01-04/251, от 25.10.2004 № 03-05-01-04/56

4) Письмо Минфина РФ от 30.11.2005 № 03-05-02-04/206

5) ст. 120 ТК РФ

6) ст. 140 ТК РФ

7) ст. 152 ТК РФ

8) ст. 154 ТК РФ; Постановление Госкомтруда СССР № 313 и Секретариата ВЦСПС № 14-9 от 06.08.1990 «Об оплате труда работников охраны в ночное время»

9) Письмо Роструда от 08.09.2006 № 1557-6; Постановление Совета Министров СССР от 23.05.1957 № 566 «О порядке выплаты заработной платы рабочим за первую половину месяца»

10) п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом РФ 06.10.2000

hr-portal.ru