Табельный учет это: Табельный учет — Контур.Персонал — СКБ Контур

Законодательство не устанавливает специальных правил ведения табеля учета рабочего времени, подчиняя его, как управленческий документ первично-учетной документации, только общим принципам ведения делопроизводства, утвержденным приказом Министерства юстиции от 18.06.2015 г. №1000/5. Таким образом предприятие, учитывая собственные потребности, может установить процедуру ведения табеля в отдельном положении, прописывая в нем вопрос о лице уполномоченном на его ведение, сроки заполнения и передачи бухгалтеру для начисления заработной платы, порядок его корректировки и пр.

Отметим, что поскольку табель является основанием для начисления заработной платы, он должен содержать информацию о каждом работнике предприятия, а его заполнение целесообразно согласовать с графиком ее выплат, то есть два раза в месяц — для начисления аванса и расчета заработной платы за месяц. Соответственно, часто на практике, при отсутствии кадровика или табельщика, ведение табеля возлагается на бухгалтера предприятия.

Комплексное решение LIGA360:ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬ

Все инструменты для эффективной работы на опережение

Учитывая многочисленные недавние карантинные ограничения в связи с пандемией в мире, графики работы многих субъектов хозяйствования и режим работы их работников претерпели изменений. В связи с этим, Законом Украины «О внесении изменений в некоторые законодательные акты, направленные на обеспечение дополнительных социальных и экономических гарантий в связи с распространением коронавирусной болезни (COVID-2019)» от 30.03.2020 г. № 540-IX, были внесены изменения в КЗоТ, которые установили понятие гибкого режима рабочего времени и дистанционной работы.

Гибкий режим рабочего времени.

Такая форма организации труда, предусмотрена и регулируется статьей 60 КЗоТ и Методическими рекомендациями по установлению гибкого режима рабочего времени. Она допускает установление режима работы, который может быть отличным от режима работы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, однако должен обязательно соблюдать установленную норму продолжительности рабочего времени. При этом обеспечение учета рабочего времени остается для работодателя обязательным. С учетом сложившейся практики, от работодателя предполагается ведение табеля учета рабочего времени с некоторыми особенностями в зависимости от выбранного варианта гибкого режима работы.

Так, если работник обязан соблюдать определенную продолжительность рабочего дня, то работодателем в табеле проводится ежедневный учет рабочего времени.

В случае, когда в связи со спецификой деятельности работодателя, не может быть соблюдена установленная для работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (например, в непрерывно действующих учреждениях), то работодатель может установить суммированный учет рабочего времени (установить количество рабочих часов за определенный учетный период — месяц, квартал, год). В таком случае, работодатель также обеспечивает ведение табеля учета рабочего времени, на основании которого осуществляются выплаты за фактически отработанное время в соответствии с установленной нормой рабочего времени в учетный период, что также отмечается в Приказе Минсоцполитики от 19.04.2006 г. №138 Об утверждении Методических рекомендаций по применению суммированного учета рабочего времени.

Дистанционная работа

Статьей 60 КЗоТ также устанавливается дистанционная (надомная) работа, к которой, как и к гибкому режиму рабочего времени, не применяются правила внутреннего трудового распорядка (за исключением только, если иное не предусмотрено в трудовом договоре), при этом такой режим предусматривает выполнение работы вне помещения работодателя, в том числе с помощью информационно-коммуникационных технологий.

Положения законодательства, регулирующие дистанционную работу, не содержат положений, указывающих на освобождение работодателя от обязанности вести учет работы, выполняемой дистанционно и, в частности, табель учета рабочего времени. Поэтому, для работодателей на этом этапе возникает логичный вопрос, каким образом в условиях удаленной от офиса работы вести достоверный учет отработанного работниками времени.

Современное состояние развития технологий дает работодателям достаточно широкий инструментарий для осуществления контроля за работниками и учета их рабочего времени. Конечно, на практике могут использоваться программы, которые фиксируют движение компьютерных мышек, делают отчеты по рабочей активности работников, ежедневное внесение информации о своей работе в единую базу самими работниками, однако, следует помнить, что для целей бухгалтерского учета и проверок контролирующих органов должным подтверждением учета рабочего времени будет выступать именно табель учета рабочего времени.

Как мы отмечали ранее, обеспечение учета рабочего времени является обязанностью работодателя. Невыполнение или ненадлежащее исполнение такой обязанности может быть расценено как нарушение законодательства об оплате труда, что является основанием для привлечения виновных лиц к ответственности.

В частности, на практике, работодатель (юридическое лицо или физическое лицо-предприниматель), за нарушение положений ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда», может быть привлечен к ответственности по абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение других требований законодательства о труде).

Согласно этой статье, на работодателя может быть наложен штраф в размере минимальной заработной платы (в 2020 году — 4723 грн.). Совершение такого нарушения повторно в течение года со дня выявления нарушения влечет за собой штраф в двукратном размере минимальной заработной платы (то есть 9446 грн. в 2020 году).

Обращаем внимание, что КЗоТ дает возможность «сэкономить» на уплате штрафа. Так, в течении 10 банковских дней со дня вручения постановления о наложении штрафа, его можно оплатить с 50% скидкой. В этом случае, постановление о наложении штрафа за нарушение требований законодательства о труде будет считаться выполненным.

Также, стоит упомянуть, что в случае устранения выявленных нарушений в определенные предписанием сроки меры по привлечению к ответственности, в том числе по абз. 9 ч. 2 ст. 265 КЗоТ, не применяются.

Кроме этого, виновные лица в нарушении положений ч. 2 ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда» могут быть привлечены к ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях (КУоАП) (другие нарушения требований законодательства о труде).

Согласно этой статье, на должностных лиц предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности и граждан — субъектов предпринимательской деятельности может быть наложен штраф от 510 грн. до 1700 грн. При этом, повторное в течение года совершение нарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 41 КУоАП, за которое лицо уже подвергалось административному взысканию, или те же действия, совершенные в отношении несовершеннолетнего, беременной женщины, одинокого отца, матери или лица, которое их заменяет и воспитывает ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида, — влекут за собой наложение штрафа от 1700 грн. — 5100 грн.

Еще с 2014 года, когда ст. 265 КЗоТ и ст. 41 КУоАП были изложены в новых редакциях, оживленной дискуссии приобрел вопрос правомерности привлечения работодателя к ответственности одновременно за одно и то же нарушение как по КЗоТ, так и по КУоАП. Основой этой дискуссии стали положения ст. 61 Конституции Украины о том, что никто не может быть дважды привлечен к юридической ответственности одного вида за одно и то же правонарушение.

В последнее время, точки над «и» в этой дискуссии начал расставлять Верховный Суд в составе коллегии судей Кассационного административного суда («Суд»). Так, в своих решениях, Суд, квалифицируя вид ответственности, неоднократно приходил к выводу, что правонарушения, предусмотренные в статье 265 КЗоТ так же, как и правонарушения, предусмотренные в статье 41 КУоАП, относятся по своей природе (основным признакам) к такому виду юридической ответственности как административная ответственность.

Несмотря на это, если за правонарушения уже была наложена административная ответственность по КУоАП, наложение штрафа на работодателя по КЗоТ является привлечением к тому же виду ответственности за то же нарушение во второй раз, что является нарушением ст. 61 Конституции Украины.

Такого вывода Суд придерживается как в разрезе дел, касающихся работодателей — ФЛП (решение от 21.12.2018 г. по делу № 814/2156/16; от 22.04.2019 г. по делу №806/2143/18), так и работодателей-юридических лиц (решение от 24.12.2019 г. по делу №0540/5974/18-а).

Кушерец Анастасия, старший юрист украинского офиса PETERKA & PARTNERS

Попова Юлия, младший юрист украинского офиса PETERKA & PARTNERS

Упрощение работы с табелем учета рабочего времени — Кадровый учет

продолжительность рабочей недели снижена далеко не для всех женщин. А только для проживающих в определенных местностях

соответственно — нужен доп.параметр отнесения к определенным местностям.

3. Про другие варианты я не знаю. С Вашей подсказки добавлю нужные варианты.

напишу несколько (ибо знаю далеко не все варианты), пусть другие добавляют

1. месячный оклад
2. дневная тарифная ставка
3. часовая тарифная ставка

6.1. Наглядную визуализацию удобнее будет видеть сразу после ввода любого параметра на странице построения графика или каким-либо иным образом?

мое мнение — да.
Например: по нажатию правой кнопки в ячейке дня выпадает список, из которого можно выбрать нужное. Или перетаскиванием из справочной колонки в нужную ячейку. И сразу эта ячейка принимает нужный вид.

Не могли бы Вы более подробно описать про такие заготовки ? Какие параметры — настройки хотите видеть чтобы были доступны заготовки для графиков суммированного учета 1/2, … ? Что в итоге хотите чтобы программа Вам давала при работе с такими заготовками ?

м.б. это из области фантазий, и на практике сложно, но мне представляется что-то вроде автозаполнения в Экселе (дат, месяцев и т. п.): выбрал график 2/2 (т.е. 2 раб.дня, 2 вых.) обозначил первые 4-5 дней нужными значениями (например, 1-р.д., 2,3 = вых, 4,5 р.д.) а остальное до конца месяца подставилось само.

Что Вы имеете ввиду под яркими цветами? В самом табеле, в ячейках или в целом на сайте либо еще что-то ?

например, мне не понравился темно-зеленый в табеле.
И непонятно, почему в графике суббота голубая, воскресенье синее, а в табеле они темно-зеленые, предпраздничный день розовый, а в табеле тоже темно-зеленый… Было бы логичнее, если бы обозначения в графике и табеле как-то соответствовали.

И вот еще, я как-то сначала не врубилась, только теперь поняла. При заполнении табеля не видно графика!!! А ведь в установленных формах (и у вас на печати) именно так — вверху клеточка с графиком, внизу — фактические данные, и видны все отклонения, в чем, собственно, и суть.
Иначе придется каждый раз табель сохранять, открывать, видеть неувязки, потом, возможно, корректировать в программе, опять сохранять и т. п. Всё д.б. видно на экране.

И еще — по поводу данных сотрудника.
Просто ФИО и должности недостаточно.
Нужна полноценная карточка работника, даты приема и увольнения, страничка ввода дат длительных, плановых, что ли, отклонений — отпуска, больничные, отпуск по уходу и т.п.
И эти данные автоматически должны подтягиваться в табель.
Ну т.е., например, очередной отпуск с 20.04 по 15.05, один раз при заполнении данных за апрель даты проставил, и автоматом в табель мая уже попали данные отпуска. Или при введении данных по отпуску по уходу сотрудник в табель автоматом попадал, и автоматом ему проставлялись данные о том, что он в ОУ.

В идеале я представляю себе работу так:

1. Создал список работников, проставил даты приема каждого (для простоты перехода с предусмотренной возможностью установить 1 января текущего года).
2. Создал список графиков.
3. Установил в карточке работника нужный ему график. При этом этот параметр должен быть периодический, т. е. если до 15 апреля у него был график стандартная 5-дневка, а с 16 апреля — 2/2, эти параметры должны сохраниться оба.
4. При наличии отпусков, больничных и прочего ввел индивидуально по каждому сотруднику отклонения.
5. Открыл бланк табеля на данный месяц, нажал галочку типа “заполнить работающими”
6. Нажал кнопочку “заполнить”, у работников без отклонений табель заполнился по графику, у работников с отклонениями, соответственно, со всеми отпусками, больничными и пр. У всех при этом проставились автоматом праздники, предпраздничные сокращенные дни и т.п.
7. После этого при необходимости дополнительно ввел вручную другие данные — прогулы, дни за свой счет и т.п…

Иначе, если каждый месяц выбирать из справочника каждого сотрудника, каждый раз каждому сотруднику выбирать график, а потом вручную заполнять каждый день — не очень понятно, чем такая програмка будет лучше табеля, нарисованного в Экселе, там хотя бы можно копировать предыдущий месяц.
И при отсутствии данных о приеме и увольнении можно случайно или потерять кого-то, или поставить рабочие дни уволенным.

Программа учета рабочего времени для сотрудников | ADP

Управление рабочим временем и посещаемостью — важная бизнес-функция, однако многие продолжают полагаться на устаревшие ручные методы, которые трудоемки и подвержены ошибкам. Программное обеспечение для хронометража, с другой стороны, может улучшить производительность и соответствие нормативным требованиям, что, в свою очередь, может снизить затраты. Изучив особенности и преимущества этой технологии, работодатели могут лучше подготовиться к окончательному переходу от бумажных табелей учета рабочего времени к цифровым решениям.

Что такое программа для хронометража?

— это современный, интуитивно понятный способ для работодателей управлять временем сотрудников, начислениями, отпусками, отсутствиями и расписаниями. Он часто доступен как отдельный инструмент управления персоналом или как интегрированная часть решений для расчета заработной платы.

Что умеет программное обеспечение для хронометража сотрудников?

автоматизирует многие трудоемкие аспекты управления рабочим временем и посещаемостью. Приняв правильное решение, работодатели смогут:

Расписания с автозаполнением

Если график рабочего времени сотрудников добавлен в их профили, система предварительно заполнит их табели учета рабочего времени.Это может быть полезно для работодателей, которым необходимо отслеживать часы отпуска для освобожденных от уплаты налогов или получающих зарплату сотрудников.

Время следа

Сотрудники могут приходить и уходить, запрашивать свободное время и отправлять электронные табели учета рабочего времени на утверждение через браузер настольного компьютера или мобильное устройство.

Следить за сверхурочной работой

позволяет работодателям настраивать правила оплаты в соответствии с законами о сверхурочной работе. Затем система проанализирует почасовую оплату труда на основе заданных параметров и точно рассчитает сверхурочную работу.Руководители могут видеть, когда сотрудники приближаются к сверхурочной работе или достигли ее, чтобы сократить расходы.

Обеспечение надежной отчетности

Удобные информационные панели и предупреждения предоставляют информацию об отработанных часах, отсутствии, сверхурочной работе, затратах на рабочую силу и многом другом. Работодатели также могут сравнивать свою работу с другими предприятиями в зависимости от размера, местоположения или отрасли.

Синхронизация с другим ПО

для хронометража часто совместимо с различными типами таймеров и кассовых терминалов (POS) и, в зависимости от поставщика, может быть интегрировано с программным обеспечением для расчета заработной платы, управления персоналом и бухгалтерского учета.

Отправлять оповещения и напоминания

Когда расписания публикуются или изменяются, сотрудникам могут отправляться предупреждения, напоминающие им о предстоящих сменах, что они работают.

Преимущества программного обеспечения для хронометража

Работодатели, которые хотят оптимизировать свою рабочую силу, должны сначала понять, что делают их сотрудники и сколько времени у них уходит на это. Программное обеспечение для хронометража может не только предоставить эту необходимую информацию, но и помочь предприятиям:

Разобраться в реальной стоимости труда

Мониторинг заработной платы, оплачиваемого свободного времени, отпусков, сверхурочных и незапланированных отсутствий может помочь работодателям лучше контролировать свои затраты на рабочую силу.

Уменьшить количество ошибок ввода

Переход от электронных таблиц и других ручных методов хронометража к программному решению, которое автоматически передает информацию от сотрудников в их онлайн-табели учета рабочего времени и в платежную ведомость, может предотвратить человеческие ошибки и ошибки ввода данных.

Принимайте решения о персонале на основе данных

Работодатели, у которых есть доступ к внутренним данным о кадрах и внешним контрольным показателям, могут иметь возможность организовать более адекватное укомплектование персоналом и выявить красные флажки, прежде чем они вызовут проблемы.

Максимальная производительность

Облачное программное обеспечение для хронометража помогает оптимизировать коммуникацию, исключить ненужные процессы и свести к минимуму нехватку и избыток персонала.

Соблюдать соответствие

Автоматизация управления правилами работы и оплаты может помочь предотвратить нарушения политики компании, коллективных договоров и законов о заработной плате и часах, таких как Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA).

Минимизировать время, затрачиваемое на малоценные задачи

Automation также ускоряет выполнение трудоемких задач, таких как утверждение запросов на отгулы и смены смен, при этом обеспечивая надлежащее покрытие.

Все системы в одном месте

для хронометража, интегрированное с решением работодателя для расчета заработной платы и управления персоналом, оптимизирует поток данных между системами и упрощает доступ к важной информации.

Улучшение взаимодействия с пользователем

Опции самообслуживания, которые позволяют сотрудникам проверять баланс своего PTO или идентифицировать себя как готовые работать, без необходимости связываться с отделом кадров, повышают вовлеченность и облегчают административное бремя.

Отслеживание времени с нескольких устройств

Гибкий доступ к информации, особенно с мобильных устройств, устраняет препятствия и позволяет менеджерам и руководителям быстро и легко выполнять срочные задачи, такие как заполнение вакансий в последнюю минуту.

Программное обеспечение для хронометража для предприятий любого размера

Решая, какое программное обеспечение для хронометража лучше всего соответствует их потребностям, владельцы бизнеса и ключевые заинтересованные стороны часто в первую очередь принимают во внимание размер своей организации. Вот некоторые особенности, которые они обычно ищут в зависимости от размера:

Малый бизнес

• Стоимость
• Простота использования
• Мобильная доступность
• Интеграция расчета заработной платы
• Техническая поддержка поставщика

Средний бизнес

• Интеграция заработной платы
• Простота использования
• Планирование сотрудников
• Принятие решений на основе данных
• График анализа затрат
• Переключение передач

Крупный бизнес

• Настраиваемые функции и возможности интеграции
• Лучшая в своем классе безопасность
• Надежная отчетность и прогнозирование рабочей силы
• Полная поддержка соответствия

Учет рабочего времени сотрудников в динамической рабочей среде

Растущая потребность в гибкости создала динамическую рабочую среду, в которой работа может выполняться где угодно и в любое время. Итак, как работодатели отслеживают время сотрудников в таких сценариях? Многие полагаются на мобильные возможности и улучшения безопасности, доступные с программным обеспечением для хронометража. Например:

• Облачные решения для хронометража, к которым можно получить доступ из любого места с подключением к Интернету, позволяют сотрудникам, руководителям, практикам и руководителям продолжать выполнять свою работу на ходу.
• Самообслуживание позволяет сотрудникам вводить свое время через собственное мобильное устройство или в торговой точке (POS).
Программа для хронометража
• может предотвратить «нападки напарника», требуя, чтобы работники смахивали идентификационный бейдж, вводили ПИН-код или сканировали свой палец, лицо или другую функцию на биометрических часах.
• Мобильный учет рабочего времени, геозонирование и автономная перфорация помогают сотрудникам, работающим на удаленных рабочих местах, точно регистрировать свое время.

Почему стоит выбрать программу для хронометража ADP?

Многие компании предлагают решения для хронометража, но ADP лидирует в отрасли по данным, технологиям, поддержке и интеграции, с которыми могут сравниться немногие другие поставщики. Работодатели, использующие наше программное обеспечение для хронометража, могут:

• Управляйте рабочим временем и посещаемостью с единой платформы, объединенной с их существующей системой расчета заработной платы ADP и HR, минимизируя ввод избыточных данных и делая возможный единый вход
• Создавайте гибкие графики, соответствующие бюджету и прогнозируемым потребностям в рабочей силе
• Анализируйте отработанные часы, отсутствие, сверхурочные, затраты на рабочую силу и другие важные данные с видимостью в реальном времени
• Упростите соблюдение широкого спектра нормативных актов, от постановлений города, штата и местного самоуправления до более чем 100 требований конкретной страны
• Доступ по запросу к интерактивной документации и проверенным передовым методам решения распространенных проблем хронометража

Часто задаваемые вопросы о программном обеспечении для хронометража

Узнайте, что другие работодатели спрашивают о программном обеспечении для хронометража:

Что такое хронометраж?

Система хронометража — это средство регистрации часов сотрудников у источника и последующего расчета отработанного времени и свободного времени на основе правил и политик, установленных работодателем. При автоматизации с помощью программного обеспечения этот процесс часто бывает более эффективным и точным. Некоторые решения могут также анализировать почасовую оплату труда и немедленно определять закономерности сверхурочных и отсутствий, помогая работодателям экономить ресурсы.

Что такое хронометраж в HR?

Специалисты по персоналу используют программное обеспечение для хронометража для определения ключевых показателей эффективности, которые могут помочь им контролировать расходы и повысить производительность. Чтобы принимать более обоснованные решения, они могут анализировать показатели, касающиеся рабочих нагрузок, нехватки рабочей силы, компетенций и недостатков навыков сотрудников.

Почему так важно вести хронометраж?

Хронометраж важен, потому что для многих предприятий труд — самая большая статья расходов. Без безопасных и надежных средств отслеживания рабочего времени и посещаемости работодатели могут столкнуться с рядом последствий, включая кражу рабочего времени сотрудником, неточную заработную плату, чрезмерную сверхурочную работу и нарушения трудового законодательства — все это может привести к увеличению эксплуатационных расходов.

Как вы отслеживаете отработанное время?

Когда дело доходит до отслеживания количества часов, в течение которых сотрудники работают, у работодателей есть множество вариантов.Они могут использовать бумажные табели учета рабочего времени, сетевые табели учета рабочего времени, табло учета рабочего времени или мобильные устройства и POS-устройства с приложениями для отслеживания рабочего времени. Цифровые решения с биометрической идентификацией часто более безопасны, потому что они не позволяют сотрудникам записывать время для других.

Как мне отслеживать часы работы моих сотрудников?

Помимо количества часов, в течение которых сотрудники работают, работодатели также должны отслеживать оплачиваемое время и отпуска. Это можно сделать с помощью электронных таблиц, но программное обеспечение для хронометража часто более эффективно, поскольку оно обеспечивает автоматические уведомления об остатках на оплачиваемых рабочих местах и ​​может помочь в соблюдении нескольких требований к отпускам, включая Закон о семейном медицинском отпуске и отпуске (FMLA).

Это руководство предназначено для использования в качестве отправной точки при анализе обязательств работодателя по хронометрированию и не является исчерпывающим источником требований. Он предлагает практическую информацию по предмету и предоставляется при том понимании, что ADP не предоставляет юридических или налоговых консультаций или других профессиональных услуг.

Методы учета рабочего времени

Онлайн-хронометраж — отличный способ записывать и оптимизировать рабочую деятельность в вашей компании.Люди часто записывают свое время с помощью элементарных методов, таких как бумага или электронные таблицы. К сожалению, они часто подвержены ошибкам, отнимают много времени и непрактичны.

Между тем, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) требует, чтобы работодатели отслеживали количество отработанных часов «неплатежеспособными сотрудниками», которые обычно получают почасовую оплату. Хотя вы можете выбрать свою систему хронометража , записи, которые вы должны вести, должны быть точными и полными. Вот почему мы рекомендуем использовать программы для хронометража.Безусловно, это программное обеспечение позволит вам упростить учет часов, отработанных вашими сотрудниками, и соблюдать закон.

Опции программного обеспечения хронометража

На рынке доступен широкий спектр программного обеспечения для хронометража. И каждый из них предлагает разные функции. Конечно, организация хронометража всегда является сложной задачей для RH, а поиск идеального программного обеспечения, которое лучше всего подходит для каждой команды, часто бывает обременительным.

С появлением гиг-экономики законы об учете рабочего времени сделали почасовое выставление счетов обычной практикой.Поэтому компаниям требуется более организованный подход и централизованный инструмент, чтобы соответствовать требованиям. В этом сценарии хронометраж стал важным.

Мы собрали самых популярных приложений для хронометража , чтобы вы могли выбрать то, что вам больше всего подходит.

1. TrackingTime

Эту платформу для прозрачного выставления счетов и расчета заработной платы используют самые разные компании, от фрилансеров до крупных корпораций. TrackingTime помогает тысячам команд по всему миру удобно отслеживать свое рабочее время, выставлять им профессиональные счета, анализировать их данные и принимать решения на основе профессиональных отчетов.

TrackingTime — это программа для учета рабочего времени для управления проектами, которая дает четкое представление о работе вашей команды. Следите за ходом проекта без дополнительных усилий, работайте эффективно и вырабатывайте полезные привычки, отражающие культуру вашей компании.

2.

Everhour позволяет сотрудникам отслеживать количество времени, которое они тратят на определенные задачи или проекты. Этот инструмент хронометража и планирования ресурсов позволяет отслеживать время выполнения рабочих заданий, рассчитывать бюджеты и планировать будущую работу.

3. Clockify

Этот инструмент хронометража позволяет командам отслеживать рабочие часы по проектам, вести учет часов с помощью таймера, регистрировать время в расписании, классифицировать время по проектам и отмечать время как оплачиваемое.

4. Джиббл

Jibble позволяет вам входить и выходить с мобильных устройств и веб-приложений. Также доступен биометрический вход (по селфи). Приложение собирает статистику, готовит отчеты о производительности для сотрудников и менеджеров и отправляет ежедневные, еженедельные или ежемесячные оповещения.

5. Биболе

BeeBole помогает командам отслеживать время, которое они тратят на рабочие задания. Инструмент также полезен для отслеживания отпусков и отпусков.

Рекордное рабочее время

В отличие от освобожденных сотрудников, не освобожденных сотрудников могут получать оплату только за точное отработанное время. Поэтому очень важно точно задокументировать их часы работы. Обычно компании сталкиваются с препятствиями в том, что они не могут правильно вести учет рабочего времени, используя ручную систему учета рабочего времени.Конечно, руководство табелей учета рабочего времени часто вынуждает отделы расчета заработной платы тратить свое время на изучение каждой мелочи, чтобы определить, кто работал, сколько часов и кому следует платить.

В настоящее время в США регистрация времени является обязательной по стандарту FLSA . Следовательно, каждый сотрудник должен полностью и точно фиксировать все время своей работы каждый день без исключения в соответствии с правилами и процедурами, которые применяются в зависимости от отдела, к которому прикреплен сотрудник.Ни один сотрудник не может изменять или иным образом модифицировать свой учет рабочего времени, записывать рабочее время другого сотрудника, а также изменять или ограничивать учет рабочего времени другого сотрудника каким-либо образом, если это специально не запрошено или разрешено руководителем.

Разумеется, расписания, установленные вручную, часто вынуждают отделы расчета заработной платы тратить свое время на изучение каждой мелочи, чтобы определить, кто работал, сколько часов и кому следует платить.

Существует множество вариантов регистрации рабочего времени сотрудников, независимо от того, какой метод вы используете.Таким образом, вы сможете соблюдать закон и организовывать свои административные и процессы расчета заработной платы . В свою очередь, это позволит вам проанализировать работу каждого из ваших сотрудников. Вот некоторые из наиболее часто используемых систем для ведения учета и учета рабочего времени:

Различные варианты отслеживания времени

1. Использование таймера: запуск / остановка задач отслеживания в реальном времени, «на лету».
2. Заполнение расписаний вручную в конце дня / недели.
3. Геолокация и геозона: отслеживайте время в зависимости от вашего местоположения.
4. Автоматическое отслеживание времени: записывайте свою активность на компьютере и отслеживайте время, проведенное в приложениях и на веб-сайтах.

Автоматическое ведение хронометража и заполнение расписания вручную

Если вам интересно, какой метод лучше для вас, это будет зависеть от ваших потребностей. С одной стороны, автоматический хронометраж поможет вам упростить ваши процессы. Поэтому, если вы отслеживаете, чтобы измерить и повысить производительность, таймер будет полезен. С другой стороны, ручной учет рабочего времени может быть хорошим вариантом для менеджеров, которые хотят согласовать бизнес-процессы и осуществлять контроль, в то время как работники отслеживают, как их рабочее время переводится в платежную ведомость.

Но что из этого лучше? Давайте посмотрим на плюсы, которые предлагает каждый из них:

Ведение записей вручную

• Работодатели не несут дополнительных затрат на технологии.
• Легко включается в рабочий процесс.
• Предотвращает любые проблемы, связанные с электричеством.
• Проста в обслуживании, так как не требует значительных обновлений.

Автоматический хронометраж

• Точный расчет.
• Избегает ошибок связанных с человеческим фактором.
• Сокращает время управления посещаемостью.
• Интеграция с внутренними отделами и внешними службами.
• Соберите ценные данные для мониторинга и анализа производительности.

Проведение временных проверок

Предположим, вы проводите большую часть своего дня на собраниях, звонках, административных задачах, отвлечениях, разговорах и встречах. Прежде чем вы это осознаете, день закончился, и вы едва прикоснулись к своему списку дел .В этом случае самый простой способ сократить трату времени — провести точный аудит времени.

Аудит времени предназначен для того, чтобы помочь вам увидеть, как вы проводите свое время. Отслеживая свои действия в течение дня в течение трех, пяти или семи дней, вы можете увидеть, что отнимает большую часть вашего времени, а также определить возможности повышения эффективности и воздействия.

Как это сделать? Легко:

1. Определите, как вы будете отслеживать повседневную деятельность.
2. Определите, как и как часто вам будут напоминать о необходимости отслеживать ваши задачи.
3. Проанализируйте данные, чтобы определить, где можно внести улучшения.
4. Планируйте свою работу и расставляйте приоритеты.

Определив, на что вы тратите свое время, составьте план, который расставляет приоритеты для ваших наиболее важных задач и исключает любые действия, которые отвлекают вас от ваших приоритетов.

Перерывы, перерывы на обед и сверхурочная работа

Согласно Министерству труда США, работодатели должны предоставлять своим сотрудникам перерывы на обед, обед или перерыв.Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA) работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за любое время, классифицируемое как «отработанные часы». Это означает, что работодателю, возможно, придется заплатить работнику за любую работу, выполненную во время добросовестного перерыва на обед, даже если она выполняется добровольно. Работодатель, который знает, что сотрудник «работает до обеда», чтобы выполнить задачу, и позволяет ему это сделать, должен заплатить сотруднику за это время.

Работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за любое время, классифицируемое как «отработанные часы».”

Что можно и чего нельзя

Если вы плохо знакомы с , внедряющим учет рабочего времени в своем бизнесе, вы должны знать, что некоторые вещи могут стать проблематичными при регистрации рабочего времени сотрудников. Есть много разных способов адаптировать его для других целей, в зависимости от области вашей карьеры, корпоративной культуры и общих целей вашей команды. А пока давайте рассмотрим несколько правил, которые можно и нельзя делать при первой реализации хронометража.

Dos

1.Используйте систему точного хронометража:

Система хронометража — очень полезный инструмент для любой компании. И это лучший способ отслеживать время, затрачиваемое сотрудником на отработанную минуту.

2. Требовать от сотрудников фиксировать все отработанное время:

Связанная с работой деятельность за пределами компании, такая как часы, в течение которых следует отвечать на электронные письма и звонки, посещать мероприятия или встречи, проверять телефонные сообщения или выполнять другие рабочие задачи, как правило, считается оплачиваемым рабочим временем. Убедитесь, что ваши сотрудники записывают каждый из этих часов.

3. Рекордное время тренировки и путешествия:

Согласно FLSA, работодатели должны платить сотрудникам не только за время, проведенное на работе, но также и за определенное непроизводительное время, такое как время, потраченное на обучение или поездки (если они находятся в рабочее или нерабочее время, но чья деятельность связана с работой). Убедитесь, что вы понимаете правила, и попросите сотрудников записывать свое время соответствующим образом.

4. Требовать от сотрудников подтверждения рабочего времени:

Если ваши сотрудники проверят свое рабочее время после каждого рабочего дня, это позволит вам вести более точный учет рабочего времени и вносить исправления перед расчетом заработной платы.

Не надо

1. Удерживать оплату, если сотрудники не отправляют или не подписывают свои табели учета рабочего времени.
2. Разрешить сотрудникам работать в нерабочее время.
3. Удерживать оплату за «несанкционированное» рабочее время.
4. Сделайте автоматические вычеты за периоды приема пищи.
5. Забудьте о перебоях с едой.
6. Пренебрежение обязанностями по ведению документации.

Требовать от сотрудников подтверждения рабочего времени:

Правильное использование методов хронометража может помочь любой компании соблюдать требования закона и поддерживать организованный рабочий процесс, измеряя производительность своих сотрудников и производя ежемесячные платежи.Вот почему использование решения для автоматического хронометража поможет вам исправить и уменьшить количество ошибок, ускорить рабочие процессы и собирать почасовые данные от каждого из ваших сотрудников.

Как проводить временные проверки?

1. Определите, как вы будете отслеживать повседневную деятельность.
2. Определите, как и как часто вам будут напоминать о необходимости отслеживать ваши задачи.
3. Проанализируйте данные, чтобы определить, где можно внести улучшения.
4. Планируйте свою работу и расставляйте приоритеты.

Это может вас заинтересовать:

Как личный хронометраж помогает вам быть в курсе дел — блог Clockify

Отслеживание личных проектов и достижение личных целей может быть таким же трудным и трудоемким делом, как и работа; часто требуется такой же уровень самоотдачи.

Чтобы добиться всего, вам нужны хорошие навыки управления временем и организаторские способности. Хронометраж — хороший способ сделать весь процесс более плавным.

В этой статье мы рассмотрим все, что вам нужно знать о личном учете времени — что это такое, почему это важно и как отслеживать личное время.

Что такое хронометраж?

Согласно словарю, хронометраж означает «запись времени, учет часов, отработанных сотрудниками».

Хронометраж наиболее часто используется в деловом мире, потому что, как гласит известная поговорка, «время — деньги». Компании и фрилансеры отслеживают свое рабочее время, чтобы они могли точно выставлять счета, быть прозрачными, проще планировать проекты, оптимизировать рабочие процессы и улучшать управление работой.

Краткая история хронометража

Люди пытаются отслеживать время с самого начала цивилизации.

Одним из самых первых инструментов были теневые часы. Они состояли из палки, поставленной вертикально в землю, которая образовывала тень, и маркеров на пути тени, разделявшем день на сегменты.

Даже в древних обществах было важно измерять время, чтобы рабочие могли получать точную оплату. Интересный факт: согласно этой статье DailyMail, поскольку экономика была основана на перераспределении товаров, рабочие из Месопотамии и Египта помимо прочего получали пиво в качестве зарплаты.

Поскольку солнечные часы бесполезны, когда солнце не светит, нам нужно было что-то другое; технология прогрессировала до механических устройств (водяные часы, свечи и песочные часы, среди прочего). В 17 веке он еще больше продвинулся, когда были изобретены маятниковые часы. Тем не менее, вращение Земли было самыми важными «часами».

Технологии хронометража получили дальнейшее развитие после промышленной революции, когда отношения между работодателем и сотрудниками стали определяться старым добрым принципом «время — деньги», о котором мы уже упоминали.

Считается, что первыми часами для отслеживания посещаемости были часы, созданные в 1888 году Уиллардом Ле Гранд Банди, ювелиром из Нью-Йорка. Его патент говорит о механических регистраторах времени для рабочих таким образом, который подразумевает, что более ранние регистраторы уже существовали; однако он внес некоторые улучшения, например, у каждого сотрудника был свой ключ.

Годом позже эти часы начали выпускаться серийно. Однако, как и остальная техника того времени, они были громоздкими и сложными в использовании.

В настоящее время все делается в цифровом формате, а технологии достаточно развиты, поэтому, даже если вы не являетесь представителем компании, вы можете быстро и легко отслеживать свое время для своих личных проектов и целей.

Почему так важно вести хронометраж?

Вот самые важные преимущества хронометража, а также причины, по которым вам следует подумать о том, чтобы включить его в свою повседневную жизнь и при работе над своими личными проектами.

Как хронометраж повышает вашу продуктивность

Одним из самых больших преимуществ учета рабочего времени является то, что он повышает вашу продуктивность.Вот как:

Психологический способ повышения продуктивности

Вы когда-нибудь слышали об эффекте Хоторна?

Эффект Хоторна — это термин, обозначающий тенденцию усерднее работать и работать лучше, когда вы знаете, что за вами наблюдают и / или оценивают.

Он был назван в честь исследования, проведенного на заводе Hawthorne Western Electric Plant (отсюда и название) в Иллинойсе, США, в 1920-х годах.

Изначально он проводился для изучения влияния освещения на производительность труда.Когда освещение улучшилось, повысилась и производительность. Однако производительность снова повысилась, когда освещение было уменьшено, хотя ожидалось, что оно ухудшится. Исследователи были озадачены.

Производительность рабочих повышалась всякий раз, когда менялись условия работы (в лучшую или в худшую сторону), будь то освещение, рабочее время или перерывы для отдыха.

Оказалось, что поведение меняют не переменные рабочей среды, а то, что за ними наблюдают.По мнению многих, эффект Хоторна неизбежен в исследованиях, в которых в качестве субъектов используются люди.

Итак, как это может помочь вам и вашей производительности?

Когда вы начнете вести хронометраж, загадочная сущность Старшего брата не будет наблюдать и оценивать вас, не волнуйтесь. Наш мозг работает таким образом, что, когда мы знаем, что то, что мы делаем, оценивается, мы подсознательно стараемся больше и, следовательно, работаем лучше. Используйте нашу врожденную психологическую причуду в своих интересах: измеряйте собственное время.

Практический способ повышения производительности

Промедление часто является самым большим врагом продуктивности, и учет времени может помочь в этом.

Наблюдение за работающим таймером, то есть визуальное представление каждой секунды, не позволит вам тратить зря ценные моменты — это побудит вас сразу же взяться за задачу. Кроме того, зная, что если вы пролистаете Instagram в течение часа, вам придется записать его, это немного облегчает сопротивление желанию зайти в социальные сети.

Или, как мы постоянно говорим себе: «Я просто проверю свои социальные сети на минутку, а затем вернусь к работе».

Другая проблема — это многозадачность: даже если вы стремитесь сделать больше за меньшее время, вы в конечном итоге теряете фокус и фактически делаете меньше.
При использовании приложений для учета рабочего времени вы не можете вводить две записи одновременно, что заставляет вас сосредоточиться на одной задаче за раз. Выполнение задач по одной делает вас более эффективным. Когда вы переключаетесь с одной задачи на другую, вашему мозгу нужно время, чтобы привыкнуть к другому образу мышления, из-за чего вы теряете концентрацию и становитесь менее продуктивными.

Вы выполняете задачи быстрее и лучше, когда не выполняете одновременно несколько задач.

Николас Барон, который работал SEO-менеджером и консультантом по развитию в таких компаниях, как Grammarly, Ticketmaster и Honey, сказал в статье, опубликованной inc.com:

«Вместо того, чтобы отвечать на звонок, проверять электронную почту, а затем перемещаться между несколькими текущими задачами, отслеживание времени фактически побуждает меня сосредоточиться на одном действии в течение длительного периода времени, чтобы улучшить мое внимание и продуктивность. .Кроме того, учет времени — отличный способ напомнить мне вставать и двигаться каждые 50 минут, чтобы очистить голову и обновить свое видение ».

Повышение качества жизни

Когда вы начнете отслеживать свое время, у вас будет доступ к данным, которые показывают, как именно вы его тратите. Вы можете столкнуться с болезненным осознанием того, что тратите слишком много времени на вещи, которые на самом деле не имеют значения. Каким бы неприятным это ни было изначально, вы можете использовать это как возможность внести изменения и начать тратить больше времени на то, что вы цените.

Чему вы уделяете слишком много времени? На что вы не тратите достаточно времени? Отражает ли ваш график ваши ценности и цели, которых вы пытаетесь достичь? Если нет, что вы можете изменить?

Если вы ответите на эти вопросы и внесете необходимые изменения, качество вашей жизни улучшится, поскольку вы будете вкладывать свое время и энергию в дела, которые имеют значение и которые удовлетворяют вас.

Наличие баланса между работой и личной жизнью

До сих пор мы говорили о том, как хронометраж помогает вам:

• Знайте, сколько времени занимает выполнение каждой из ваших задач,
• Знайте, каковы ваши приоритеты,
• Определите второстепенные и трудоемкие задачи,
• Сосредоточьтесь на своей работе,
• Минимизируйте откладывание на потом,
• Избегайте многозадачности .

Все это поможет вам составить график, который позволит вам поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью. Это позволяет вам лучше организоваться и выделять достаточно времени для всего важного, включая здоровье, сон и общественную жизнь, а не только на работу в режиме 24/7.

Дополнительный совет при составлении расписания: учитывайте время дня, когда вы наиболее продуктивны — для некоторых это может быть рано утром, а для других — поздно вечером. Если вы настроите свой график в соответствии с вашим естественным ритмом, вы станете более сосредоточенными и сможете справляться с делами быстрее.Работай умом, а не силой!

Как отслеживать личное время?

Вы решили, что хотите начать отслеживать свое время, но не знаете, как это сделать? На самом деле это проще, чем вы думаете. Ни один из методов не требует более нескольких простых шагов.

Выберите метод хронометража

Первый шаг — выбрать метод. Вы можете использовать ручку и бумагу или электронную таблицу, но это самое быстрое и простое в использовании программное обеспечение для учета рабочего времени. Даже в программном обеспечении для хронометража вы можете выбирать из различных вариантов в соответствии с вашими предпочтениями.

Отслеживание времени с помощью таймера — это просто и очень полезно, если вы хотите или должны быть точными при отслеживании.

Все, что вам нужно сделать, это

1. запускает таймер,
2. указывает, над каким проектом или задачей вы работаете, а
3. останавливает таймер, когда вы заканчиваете работу над этим проектом.

Расписания — это быстрый способ добавить сразу несколько записей.

1. Выберите проект, над которым вы работаете,
2. Напишите, сколько вы работали над этой задачей,
3. Добавьте строку для каждой задачи / проекта, над которыми вы работали в этот день.

Учет времени вручную идеально подходит для одновременного отслеживания всех ваших задач. Он позволяет вам добавлять записи времени одну за другой, указывать время начала и окончания, а также дату.

Автоматический счетчик времени отлично подходит, если вы хотите отслеживать что-то, что делается на компьютере. Вам не нужно ничего делать, он автоматически записывает время, которое вы тратите на компьютерную активность. Это самый быстрый метод из всех, но его нельзя использовать для задач и занятий, не связанных с цифровыми технологиями.

Вы также можете использовать технику блокировки времени с помощью календаря, если вы визуальный человек.Вы определяете определенные временные блоки для задач, событий и занятий в своей жизни, а затем добавляете их в свой календарь.

Сделать еженедельные обзоры

Примерно каждую неделю проверяйте свою панель управления и составляйте подробный или еженедельный отчет в своем приложении для учета рабочего времени. Это важно сделать, чтобы вы могли оценить, как вы проводите свое время, и должны ли вы вносить какие-либо изменения в свое расписание.
Когда вы начнете вести хронометраж, вы, естественно, лучше поймете, куда уходит ваше время, но просмотр всех данных поможет вам получить полную картину. Это упростит планирование и выявление недостатков в вашем расписании, а также поможет найти оптимальный способ его улучшить.

Заключение

Хронометраж — отличный способ достичь ваших личных целей по разным причинам, наиболее важной из которых является то, что он повышает вашу продуктивность и помогает тратить время на то, что вы цените и что важно для вас, тем самым улучшая качество вашей жизни.

Самый простой вариант — получить приложение для учета рабочего времени и использовать его так, как вам удобнее, независимо от того, решите ли вы заполнить табели учета рабочего времени, записать время или использовать какой-либо другой метод.

Какой бы вариант вы ни выбрали, это будет шагом вперед к правильному управлению временем и выполнению ваших личных проектов.

✉️Считаете ли вы свое время? Как это помогло вам достичь ваших личных целей? Каковы ваши личные советы по хронометражу? Сообщите нам, написав на blogfeedback@clockify. me .

Следите за своим хронометражом | ACCA Global

Может показаться, что опоздание на несколько минут каждый день оказывает значительное влияние на ваше место работы, но, скорее всего, это оказывает определенное влияние — и ваши коллеги могут даже возненавидеть вас. сознательно или бессознательно.

Регулярные опоздания также могут подорвать вашу репутацию, независимо от качества выполняемой вами работы, что, в свою очередь, может повлиять на вашу долгосрочную работу и перспективы продвижения по службе.

Тайм-менеджмент даже более важен в бухгалтерском учете по сравнению со многими другими профессиями, конечно, где он является частью обучения и где расписания встроены в рабочие места. Тайм-менеджмент — основной механизм бизнеса.

Что должно быть сделано, когда это должно быть сделано и почему это должно быть сделано, все должно быть очевидно.Вы понимаете сроки и условия контрактов. Вы понимаете законы об отчетных датах и ​​понимаете, как организовать свою работу в установленные сроки.

Приверженность и надежность

«Хронометраж важен, потому что он демонстрирует вашу приверженность и надежность, будь то собеседование при приеме на работу, деловой обед или работа каждое утро», — говорит Никки Турбервиль, менеджер Michael Page Financial Service.

‘Правильно распорядившись своим временем, вы, несомненно, почувствуете меньше стресса или спешки и сможете выполнять задачи более эффективно.’

Джосс Коллинз, специалист по финансовым услугам в Venn Group, добавляет: ‘ Если вы регулярно опаздываете, у ваших коллег может сложиться негативное восприятие вас и вашей работы, и вы, вероятно, обнаружите, что люди будут полагаться на вас. вы все реже и реже беретесь за важные проекты, если они не думают, что вы сможете эффективно распоряжаться своим временем ».

Эффективное управление временем важно, так как оно повысит вашу продуктивность, что выгодно как работодателям, так и самим профессионалам.

Работодатели предпочитают людей, способных проактивно выполнять свои задачи к назначенному сроку. Профессионалы, способные своевременно выполнять качественную работу, скорее всего, будут более успешными на своей должности.

Пики и впадины

«Хронометраж очень важен для стажеров, когда они начинают свою карьеру, и это особенно важно в бухгалтерском учете и финансах», — говорит Фил Шеридан, управляющий директор Robert Half UK.

«В течение года наблюдается множество пиков и спадов с меняющимися уровнями рабочего процесса, особенно в период налогового сезона, составления бюджета и отчетных периодов.’

Карен Янг, директор Hays Accountancy & Finance, соглашается: «Хронометраж в качестве бухгалтера очень важен, часто сроки являются обязательными, и их несоблюдение может иметь юридические или финансовые последствия для бизнеса.

«Практика работы, когда применяется повременный биллинг, означает, что хронометраж особенно важен для обеспечения того, чтобы с клиентов взимались точные платежи, основанные на рабочем времени.

«Когда мы разговариваем с бухгалтерами, которые ищут новую работу, мы ищем примеры эффективных навыков тайм-менеджмента и учета рабочего времени, поскольку это демонстрирует понимание экономической эффективности и коммерческой осведомленности, которые являются желательными характеристиками для лучших бухгалтеров на практике и в бизнесе. .’

Цена опоздания для экономики огромна, но потенциально еще более серьезным является пагубное влияние, которое оно может оказать на производительность на рабочем месте, командный дух и производительность. Исследования постоянно показывают, что никому не нравится опаздывать, поскольку это заставляет его или ее чувствовать себя виноватым, но это чувство может негативно повлиять на производительность на рабочем месте в долгосрочной перспективе.

Почему точное время важно для вашего бизнеса и вашей прибыли

В деловом мире время — деньги, и веб-система хронометража может помочь вам сохранить точность каждого доллара и каждой минуты в вашей компании.Если вы используете на своем предприятии ручные «часы» или систему ввода-вывода, вы можете потерять много денег из-за человеческой ошибки или нечестности. Кроме того, неточные системы учета заработной платы могут привести к возникновению юридических проблем в будущем.

Невозможно переоценить важность хронометража в бизнесе. Есть много причин, по которым вы захотите, чтобы ваша система часов для бизнеса была как можно более точной:

Получите предложение сегодня!

• Министерство труда (DOL) требует этого. Министерство труда наложило штрафы на миллионы долларов на компании, которые допустили неточность в отношении сверхурочных, предсменных работ и многого другого. Даже неточности в несколько минут могут складываться, поэтому важна каждая доля минуты.
• IRS может провести вас аудит. При аудите вас попросят учесть любые расхождения, даже если они составляют всего несколько минут. Любые несоответствия могут повлечь за собой значительные штрафы. Когда вы переключитесь на автоматическую систему хронометража, вы даже сможете распечатать аудиторские отчеты, которые помогут вам подготовиться к налоговым обязательствам.С помощью автоматической системы вы также можете показать аудиторам, что вы предприняли все возможные шаги для ведения точного учета.
• Вам необходимо платить правильную заработную плату и платить сверхурочные. Непоследовательная оплата приведет к потере лучших работников, в то время как любые неточности в хронометрировании могут означать, что вы в конечном итоге будете платить больше, чем нужно, что приведет к сокращению вашей прибыли. Автоматизированная система хронометража помогает поддерживать единообразие и точность, что справедливо для всех.
• Вы можете избежать нарушений Закона о справедливых трудовых стандартах (FLSA). Если вы недоплачиваете сотрудникам заработную плату или сверхурочную работу, вы можете не соблюдать требования и можете столкнуться с штрафами FLSA, а также с требованием выплатить всю задолженность по заработной плате. Даже если вы сделаете все возможное, чтобы быть справедливым по отношению к своим сотрудникам, неточное хронометрирование может помешать сотрудникам получать полную справедливую зарплату и может привести к нарушению вашей организацией законов FLSA.
• Поддерживает моральный дух сотрудников. Счастливые сотрудники — продуктивные работники. Когда вы переключаетесь на автоматическую систему хронометража, сотрудникам больше не нужно тратить свое время на то, чтобы приходить и уходить, что означает для них на одну задачу меньше.Рабочие также могут быть более довольны системой, которая справедлива для всех и гарантирует, что они ежеминутно получают причитающуюся им заработную плату и сверхурочные.
• Он может помочь вам решить проблемы с хронометражом в вашей компании. Если у вас есть удаленные сотрудники, вам может потребоваться удаленная система, которая точно отслеживает отработанное время, даже если работник находится в командировке за границей или работает на полпути по стране. Если безопасность является проблемой, вам может потребоваться система времени, которая использует сканеры отпечатков пальцев или другие системы, чтобы все было безопасно и точно.Сегодняшние системы хронометража обладают этими и другими функциями, позволяющими справиться с рисками и потребностями вашей организации.

Защитите свою прибыль

BCM Payroll предлагает онлайн-учет рабочего времени в дополнение к нашим услугам по расчету заработной платы. Мы предлагаем индивидуальные платежные ведомости в Южном Центре, Пенсильвании и Западном Мэриленде, чтобы помочь вам уважать своих сотрудников, оставаться эффективными и пользоваться функциями расчета заработной платы, необходимыми для успешного ведения вашего бизнеса.

Получите предложение сегодня!

Хронометраж по Куали | Офис контролера университета

1. Дом
2. Услуги
3. Сотрудников
4. Хронометраж

Хронометраж в Куали

Хронометраж используется сотрудниками, не освобожденными от уплаты налогов или получающими почасовую оплату.Освобожденные или получающие зарплату сотрудники используют ePTO. Ознакомьтесь с руководствами пользователя ePTO, предоставленными IUHR, для получения дополнительной информации об использовании системы ePTO.

Kuali Time — предпочтительная система хронометража IU. Эта онлайн-система доступна круглосуточно и без выходных и предназначена для сбора данных о времени и посещаемости для сотрудников IU, работающих раз в почасы и раз в две недели. Табели учета рабочего времени каждого периода оплаты проверяются и утверждаются надзорными органами и обработчиками заработной платы.

Есть два способа записать отработанное время:

• Clock Entry: Вход в систему и выход из нее при запуске и остановке работы.Традиционный и предпочтительный метод.
• Ручной ввод: вход в Kuali Time в начале и в конце рабочего дня для ручного ввода отработанного времени.

Независимо от метода ввода, зарегистрированное время округляется до ближайшей десятой доли часа, чтобы упростить расчет времени. Фактическое время входа и выхода также сохраняется на тот случай, если их потребуется проверить. На приведенной ниже диаграмме показаны фактические часы, то, как они фиксируются / округляются во времени Куали, а также десятичное количество времени, которое они представляют.

Письменные руководства и видео

Здесь вы найдете письменную и видеодокументацию, демонстрирующую использование Kuali Time. Ролики короткие — 1-2 минуты.

Часто задаваемые вопросы

Я не могу войти в Kuali Time. Что я делаю?

Есть много причин, по которым вы не можете войти в Kuali Time. Во-первых, проконсультируйтесь с обработчиком заработной платы вашего отдела, чтобы убедиться, что у вас есть действительное назначение по куали-тайму.Если вы по-прежнему не можете войти в систему, обратитесь в службу поддержки UCO.

Какую операционную систему или браузер мне следует использовать для доступа к Kuali Time?

Последние рекомендации можно найти на странице технических характеристик Kuali Time.

Что такое киоск Kuali Time и как им пользоваться?

Некоторые отделы IU используют киоски Kuali Time или компьютеры, предназначенные для системы Kuali Time и оснащенные считывающими устройствами для карт. Сотрудники проводят свои удостоверения личности на экране входа в систему.Если у них есть проблемы с картой, они могут нажать кнопку на экране и войти в систему, указав свое имя пользователя и кодовую фразу.

Я подключился один раз, но система записала, что я подключился на час раньше (или позже). Как изменить часовой пояс в Kuali Time?

Если в вашем расписании указан неправильный часовой пояс, проверьте, настроен ли он для часового пояса вашего кампуса, щелкнув вкладку «Информация о человеке» в Kuali Time. В разделе «Сведения о вашем человеке» выберите соответствующий часовой пояс в раскрывающемся меню.Выберите «Америка / Чикаго», если вы работаете в центральном часовом поясе; выберите «Америка / Индиана / Индианаполис», если вы работаете в восточном часовом поясе.

Время в системе быстрое (или медленное) по сравнению с моим телефоном. Будет ли мне платить больше (или меньше)?

Kuali Time использует системное время на сервере Kuali Time, которое синхронизируется с атомными часами ВМС США. Из-за разногласий по системному времени никаких изменений в отработанное время вноситься не будет.

У меня две работы, и я случайно перешел на свою основную работу, когда мне нужно было перебраться в другую рабочую зону (другой отдел).Что я должен делать?

Если вы в настоящее время выполняете неправильное задание, продолжайте работу, а затем отключите его как обычно.

После того, как в Куали-Времени был записан неверный временной блок, перейдите на вкладку «Детали времени». Найдите временной блок, который был неправильно отсчитан, и щелкните подчеркнутое имя присвоения. Откроется окно «Обновить блок времени». В раскрывающемся списке Назначение выберите правильное назначение. Щелкните Обновить.

Хронометраж: что можно и чего нельзя делать

Работодатели должны вести точный учет рабочего времени сотрудников, не освобожденных от уплаты налогов.Этот, казалось бы, простой процесс может стать сложным, когда сотрудники приходят рано или поздно уходят, путешествуют по делам, участвуют в корпоративных тренингах и используют мобильные устройства, чтобы оставаться на связи в нерабочее время. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять своими обязанностями по хронометражу.

Можно:

• Используйте систему точного хронометража. Работодатели могут выбрать предпочитаемый метод хронометража (например, хронометраж, табели учета рабочего времени или считыватели бейджей) при условии, что он является полным и точным.Хотя рекомендуется отслеживать время сотрудников с точностью до отработанной минуты, Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) позволяет работодателям округлять часы работы сотрудников с учетом неопределенности или неэффективности (максимум до 15 минут). Ваша политика округления времени должна применяться справедливо и не может последовательно округляться в пользу компании или приводить к невозможности подсчета всего фактически отработанного сотрудниками времени. Например, если работодатель округляет до ближайших 15 минут, он может округлить время сотрудника с одной до семи минут, но он должен округлить время с восьми до четырнадцати минут. Примечание: В некоторых штатах установлены ограничения на округление времени. Прежде чем применять политику округления времени, ознакомьтесь со всеми применимыми законами и рассмотрите свою систему хронометража.
• Требовать от сотрудников записи всего отработанного времени. Время, потраченное на использование технологий вне офиса для ответа на рабочую электронную почту, доступа к сети компании, проверки телефонных сообщений или выполнения других рабочих задач, обычно считается оплачиваемым рабочим временем. Убедитесь, что сотрудники, не освобожденные от уплаты налогов, знают, что они должны сообщать обо всем времени, потраченном на работу, включая время, которое они потратили на проверку рабочей электронной почты в нерабочее время.Если сотрудники не могут использовать вашу обычную систему хронометража для учета работы в нерабочее время, проинструктируйте их, как быстро и точно сообщать об этих часах.
• Запишите время обучения и поездки. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатели должны оплачивать работникам не только время, фактически потраченное на работу, но и определенное непродуктивное время, такое как время, потраченное на обучение или поездки. Например, когда сотрудник уезжает на работу в ночное время, ему должны оплачиваться все время, которое выходит за рамки его обычного рабочего времени, независимо от того, совершается ли поездка в его обычный рабочий день.Если обычный рабочий день сотрудника с 8:00 до 17:00 с понедельника по пятницу, вы должны заплатить сотруднику за ночные командировки, которые происходят с 8:00 до 17:00. даже если это произойдет в субботу или воскресенье. Убедитесь, что вы понимаете правила оплачиваемого обучения и времени в пути, и проинструктируйте сотрудников соответствующим образом вести учет своего времени.
• Считайте перерывы на отдых «рабочим временем». Согласно FLSA, если вы предоставляете перерыв для отдыха (любой период продолжительностью 20 минут или менее, который сотруднику разрешено проводить вне работы), он должен быть оплачен. Поэтому следите за тем, чтобы сотрудники не уходили на перерывы продолжительностью 20 минут или меньше. Продолжительность перерыва, как правило, является единственным фактором, определяющим, требуется ли оплата, а не причиной перерыва.
• Требовать от сотрудников проверки отработанного времени. В конце каждого периода оплаты потребуйте, чтобы сотрудники проверяли свои учетные записи рабочего времени и проверяли их точность. Это может помочь вам внести исправления перед расчетом заработной платы и документально подтвердить, что сотрудник подтвердил точность своих записей рабочего времени.

Нельзя:

• Удерживайте зарплату, если сотрудники не представляют / не подписывают табель учета рабочего времени. Согласно закону FLSA и законам многих штатов, работодатель должен оплачивать работникам все часы, отработанные в следующий запланированный день выплаты жалованья, независимо от того, соблюдал ли работник установленные в компании процедуры учета рабочего времени. Если сотрудник не представляет или не подписывает табель учета рабочего времени, попросите сотрудника и его руководителя немедленно предоставить / подтвердить отработанные часы и соответственно заплатить сотруднику.
• Разрешить сотрудникам работать в нерабочее время. Работодатели не могут просить или позволять работникам, не освобожденным от уплаты налогов, работать в нерабочее время. Убедитесь, что у вас есть политика, которая прямо запрещает работу в нерабочее время, и средства контроля для предотвращения этого.
• Удерживать оплату за «несанкционированное» рабочее время. У работодателей может быть политика, требующая от сотрудников получения разрешения перед работой в сверхурочное время (или перед тем, как приходить раньше / уходить поздно). Однако работодатели должны платить работникам, не освобожденным от уплаты налогов, за все отработанное время, независимо от того, было ли это санкционировано заранее.Если сотрудники нарушают политику, работодатель может подвергнуть их дисциплинарным взысканиям за непредоставление предварительного разрешения, но ни в коем случае работодатель не может удерживать заработную плату.
• Сделайте автоматические вычеты за периоды приема пищи. Рекомендуется требовать, чтобы сотрудники уходили и возвращались на время приема пищи. Это может помочь обеспечить оплату сотрудников за пропущенные обеденные перерывы и учесть время, когда сотрудники возвращаются с обеда поздно. Записи рабочего времени должны точно отражать, что сотрудник ел перерыв, как долго длился перерыв, а также фактическое количество отработанных часов.Кроме того, в некоторых штатах есть требования к ведению учета периода приема пищи, и автоматические вычеты могут нарушать эти требования. Проверьте закон вашего штата на соответствие.
• Забудьте о перерывах в приеме пищи. Согласно FLSA, для неоплачиваемого периода приема пищи он, как правило, должен составлять не менее 30 минут без перерыва, и работник должен быть полностью освобожден от всех обязанностей для того, чтобы принимать пищу регулярно (в некоторых штатах есть дополнительные требования). Если прием пищи сотрудника прерывается (включая требование о том, чтобы сотрудник был доступен для работы, если это необходимо, во время периода приема пищи), сотруднику следует либо заплатить за полный период приема пищи, либо разрешить продолжить свой период приема пищи в течение полных 30 минут после окончания приема пищи. прерывание.Попросите сотрудников сообщать о прерванных перерывах на обед, чтобы им можно было заплатить за это время.
• Пренебрежение обязанностями по ведению документации. Закон FLSA требует, чтобы работодатели вели табели учета рабочего времени и другие записи, на которых основывается расчет заработной платы, в течение как минимум двух лет. Работодатели также должны вести учет заработной платы, включая отработанные часы каждый день и общее количество часов, отработанных каждую рабочую неделю, в течение как минимум трех лет. Записи, необходимые для целей федерального налогообложения, должны храниться не менее четырех лет.Проверьте законодательство своего штата на предмет дополнительных требований к ведению документации.

Заключение:

Разработайте политики и процедуры, чтобы обеспечить точный учет рабочего времени для всех сотрудников, не освобожденных от налогов, и чтобы им платили за все время, потраченное на работу.