Кто должен составлять график работы сотрудников – их виды, как оформить, образец приказа об изменении

Содержание

Рассчитать график работы — режим работы табличка шаблон, как составить образец, программа сотрудников

График сменности сотрудников помогает организовать трудовой процесс при сменном режиме работы. Но нужно знать, как правильно его рассчитать, чтобы таковой не стал причиной путаницы.

Сменный режим работы весьма часто применяется в организациях с непрерывным производственным процессом. Также круглосуточная деятельность осуществляются некоторыми предприятиями сферы обслуживания.

В любом случае для организации труда работников необходимо составление графика работы. При этом важно правильно его рассчитать, чтобы не возникал беспорядок в процессе труда.

Прежде всего, необходимость в графике сменности требуется для правильной организации режима работы и отдыха каждого работника.

С помощью него можно наглядно систематизировать все данные о сменах. Любая организация со сменным режимом работы имеет свой собственный индивидуальный график.

При этом значения не имеет направление деятельности предприятия и вид производимой продукции. Тем не менее, к любому графику применяются некоторые стандартные требования.

Определение

График работы представляет собой самостоятельный документ либо приложение к коллективному договору.

Определяется это ст.103 ТК РФ. Любое изменение графика должно происходить при учете мнений самих работников.

Также ст.190 ТК указывает на необходимость уведомления об изменениях графика профсоюзных организаций или других органов, представляющих интересы сотрудников.

При внесении любых коррективов в график, изменения должны вноситься и документ, приложением которого является таковой. Например, в коллективный договор.

Для правильного составления графика работы следует учитывать продолжительность трудового процесса.

К примеру, если деятельность происходит лишь в одну смену, то график приближается к рабочему дню в восемь часов с часовым обеденным перерывом. Во внимание следует принимать специфику работы, ее особенности и нюансы.

Любой аспект должен быть тщательно проанализирован. График сменности должен соответствовать не только потребностям предприятия, но и правовым нормам.

Назначение документа

Предназначение любого графика работы в регулировании деятельности всего коллектива. Правильно составленный график отражает специфику труда и требования ТК РФ.

Посредством графика определяется количество рабочих дней, выходных и обеденных перерывов. По необходимости допускается вносить изменения в график.

Периодичность изменений определяется руководством, но изменять расписание можно не чаще одного раза за месяц. Для правильного составления графика применяется несколько вариантов.

Каждый из таковых обладает как преимуществами, так и недостатками. Выбор наиболее подходящего графика работы является непосредственной прерогативой руководства.

Существуют такие виды сменных графиков как:

Сменный графикНаиболее подходящим считается для организаций с круглосуточным трудовым режимом. При этом предполагается посменный выход на работу сотрудников. Это помогает обеспечить непрерывность производственного процесса
Скользящий графикЦелесообразен для применения предприятиями, в которых работникам нередко приходится работать по выходным и выезжать в командировки. Сотрудники при таком графике самостоятельно решают, когда им наиболее удобно трудиться и в каком режиме
Недельный графикПри этом работники должны отработать за неделю строго определенное количество часов, сотрудники в индивидуальном порядке согласовывают с руководством режим работы

Действующие нормативы

Для того чтобы деятельность организации осуществлялась беспрерывно необходимо составить график сменности. Но при этом нужно учитывать нормы Трудового Кодекса.

Требуется правильно определить длительность рабочего времени для каждого работника. Также понадобится рассчитать необходимое количество сотрудников для каждой смены.

Сменный график разрабатывается в соответствии с положениями ст.103 ТК РФ. Работника в момент приема на работу знакомят с имеющимся графиком.

Условие о сменном режиме работы прописывается во внутренних нормативных актах организации. Отдельным пунктом данное условие вносится в трудовой договор.

Руководитель вправе поменять график в любой момент. Причем каждый работник должен быть уведомлен о грядущих изменениях не менее чем за месяц.

Внесение изменений в график оформляется в виде дополнительного соглашения к договору.

При составлении графика работы нужно учитывать некоторые законодательные требования:

Если рабочий день сотрудника равен двенадцати часамТо суммарный объем рабочего времени за неделю не может превышать сорока часов. Согласно ст.110 ТК работодатель волен использовать любой график, при условии, что трудовая деятельность чередуется с отдыхом. Продолжительность оного должна составлять не менее сорока двух часов за неделю
Исходя из ст.96 ТК долгота ночной сменыДолжна быть на час короче дневной. Если данный час используется для работы, то оплачиваться он должен по двойному тарифу. Также необходимо оплачивать ночные часы на двадцать процентов выше дневной часовой ставки
Длительность смены перед праздничным нерабочим днемДолжна сокращаться на час, что требует ст.95 ТК. При невозможности сокращения переработанный час оплачивается вдвойне
В соответствии со ст.103 ТК нельзяЧтобы один и тот же работник работал две смены подряд без положенного отдыха. Так если долгота смены равна двадцати четырем часам, то следующие сутки должны быть выходным днем
При восьми- или двенадцатичасовом рабочем днеПродлить длительность смены можно лишь в исключительных случаях. К примеру, на предприятии произошла техническая авария, некому сменить работника и прочее
При трехсменном графике работыТребуется чередовать смены каждую неделю

Составлять график работы можно вручную или при помощи специального программного обеспечения.

Если штат организации небольшой, то составить расписание можно на обычном бумажном листке, применив несложные математические расчеты.

Если все работники приходят на работу ежедневно и рабочее время всегда одинаково, то можно и вовсе обойтись без сменного графика.

Если в организации длительность рабочего дня более восьми часов, то целесообразнее применить скользящий график с «плавающими» днями отдыха. Наиболее популярными считаются схемы 2/2 либо 3/3.

В отдельных случаях применяется вариант 7/7, но данный режим используется очень редко. Считается, что уже на пятый день производительность труда сотрудника падает в разы по причине накопления усталости.

Чтобы вышеуказанные схемы могли успешно применяться, численность сотрудников должна быть четной. В заведениях круглосуточного действия используется сменный график.

В большинстве случаев выбирается схема 2/2. Например:

2 дневных смены2 выходных – 2 ночных смены – 2 выходных
1 дневная смена1 ночная смена – 2 выходных

Первый вариант более удобен, поскольку позволяет работнику полноценно отдохнуть. Второй метод позволяет отдыхать только второй день, первый день тратится на сон.

Но такая схематичность подходит, если большую часть персонала составляют работающие студенты. Как правильно составить график работы на месяц в крупной организации?

Если численность штата позволяет разделить его на семь коллективов, можно применить график 5/2. Выглядит процесс работы при этом так:

2 ночных сменыс 21.00 до 8.00
1 вечерняя сменас 18.00 до 22.00
1 дневная сменас 16.00 до 22.00
1 утренняя сменас 8.00 до 16.00

При таком графике каждый работник работает по сорок часов в неделю. При этом в ночной период выходит две смены одновременно. Можно использовать график работы сутки через двое.

Если численность сотрудников позволяет, можно организовать работу сутки через трое. Как правило, подобные схемы применяются в охранных предприятиях.

Но при этом не следует забывать о положенных по закону часах отдыха во время смены. Значит, хотя бы один «лишний» работник находиться на смене должен.

Необходимые данные

При составлении графика работы следует учитывать, сколько часов трудится каждый работник и какова общая длительность рабочего дня.

Необходимо учесть специфику деятельности организации и структуру трудового дня. Рассматривать каждый фактор следует в индивидуальном порядке, чтобы максимально определить его значение при составлении расписания.

Если работник принимается на работу с условием о сменности, то следует сразу оговорить все нюансы рабочего процесса.

Правильно составленный график работы должен соответствовать условиям, прописанным в трудовом договоре или приложении к таковому.

В целом для составления графика понадобятся:

Кто должен составлять

Составление графика работы в организации вменяется в обязанность специалистов по труду. Непосредственно участвовать в процессе должно и руководящее лицо предприятия.

Нужно понимать, что грамотно составленный график поможет на несколько лет вперед расписать ритм и стиль производственной деятельности.

После того как сотрудником отдела кадров или иным ответственным работником график будет составлен, требуется его заверение.

Руководитель должен ознакомиться с расписанием, а затем заверить его своей подписью. При этом указывается должность руководящего лица и его персональные данные.

Утверждение графика работы является обязанностью генерального директора организации. Он обязан завизировать график. В резолюции должны наличествовать наименование должности, личные данные, дата, подпись.

Составлять график работы нужно заранее. Согласно закону каждый работник должен ознакомиться с расписанием за месяц до вступления его в силу.

Если сменный режим вводится в организации впервые, то работники должны быть ознакомлены с графиком за два месяца до начала его применения.

Образец документа

Стандартного образца для составления графика работы не предусмотрено. Следовательно, организации, планируя режим работы, табличку, шаблон или другую приемлемую форму, могут разработать самостоятельно.

Но непременно на нем должны наличествовать обязательные реквизиты:

  • полное и сокращенное наименования организации, соответствующие учредительным документам либо Ф.И.О. индивидуального предпринимателя – указывается в верхнем левом углу, ниже указывается вся иная информация;
  • наименование документа;
  • период действия;
  • наименование структурного подразделения, для которого разработан график.

После оформления «шапки» документа, можно приступать к созданию таблицы:

Нарисовать таблицуВ первой графе пишется порядковый номер, во второй личные данные работника и должность, в третьей – табельный номер сотрудника
Расписать месяц по числамВыделив отдельную колонку для каждого рабочего дня
Отдельно сделать графу для ознакомленияПосле утверждения графика работники должны поставить свои подписи и даты
Определить необходимое количество сменНужное для непрерывности процесса, и длительность каждой смены
Рассчитать численность работников
В каждой смене
Расписать рабочие дни для всех работниковДля этого предварительно желательно каждой смене присвоить условное обозначение

Значительно облегчают процесс составления графика работы специально предназначенные для этого программы.

Например, воспользовавшись программой на основе Microsoft Excel, можно составить расписание на год вперед, а также производственный календарь любого года. Для составления графика можно задать любую схему работы.

Фото: график работ

При составлении графика работы, особенно если делается это впервые, часто возникает немало вопросов.

Наверно, поэтому стоит отметить моменты, требующие особого внимания:

  • соответствие трудовому законодательству;
  • специфика деятельности;
  • индивидуальный подход к работникам;
  • пиковые моменты рабочего времени, когда наиболее целесообразен перерыв;
  • режим работы организации, поскольку рабочими днями могут быть и праздничные дни;
  • исключение переработки, что позволит сэкономить на оплате труда;
  • выбор наиболее приемлемого графика;
  • учет мнения самих работников.

Как составить график работы на 5 человек

В большинстве случаев при сменном режиме работы рекомендуется наличие четного количества работников. Но как быть, если в небольшой организации работает пять человек?

Ведь важно чтобы каждый работник отработал одинаковое количество времени. В качестве примера можно рассмотреть ситуацию, когда на предприятии трудится пять человек.

Рабочая неделя состоит из шести дней. Воскресенье – общий для всех выходной. Каждому сотруднику присваивается индивидуальный порядковый номер, от 1 до 5.

Схема работы будет выглядеть следующим образом:

Понедельник1,3,5
Вторник1,2,3,4,5
Среда1,2,3,4
Четверг1,2,3,4,5
Пятница1,2,3,4,5
Суббота2,4,5

При таком подходе каждый сотрудник отработает пять дней за неделю.

Если сутки через трое

Для составления графика работы сутки через трое изначально следует определить нормы рабочих часов, используя производственный календарь.

При этом из расчета нужно исключить ежегодный отпуск, положенный работникам.

Возможно ли увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей узнайте из статьи: увольнение по статье.

Какая ответственность главного бухгалтера после увольнения, читайте здесь.

Образец приказа об увольнении за прогул, смотрите здесь.

Далее можно приступать к расчетам:

Вычислить количество часов за годНа который составляется график работы. Для чего за расчет принимается сорокачасовая рабочая неделя. Определяется количество недель в году и умножается на сорок
Определить длительность отпускаКаждого работника в часах. Сорок нужно умножить на число недель в двадцати восьми днях. Получается сто шестьдесят часов
От количества годовых часов отнять объем отпускаРезультат поделить на двадцать четыре (часы в сутках). Получится численность рабочих дней за год
Количество календарных дней в расчетном году поделить на количество рабочих днейПолученный результат покажет необходимое количество сотрудников для режима сутки/трое

Далее можно приступить непосредственно к составлению графика работы:

  • начертить график;
  • внести в него порядковые номера, персональные данные и расписать числа месяца;
  • определить даты выхода на работу каждого сотрудника, соблюдая последовательность выходных;
  • ознакомить сотрудников с графиком за месяц до введения.

Может показаться невероятным, но зачастую именно от правильно составленного графика работы зависит успех организации.

При определении потенциала предприятия грамотность режима работы занимает одну из главенствующих позиций.

Опытные руководители для получения наибольшей эффективности стараются максимальное внимание уделить именно графику производственной деятельности.

buhonline24.ru

Как составить график работы сотрудников? :: BusinessMan.ru

На каждом отдельном предприятии утвержден собственный рабочий график. Для любой компании он определяется в индивидуальном порядке, в соответствии с характерными особенностями ее производственного процесса. Тем не менее существуют общепринятые требования к составлению расписания, которые мы рассмотрим далее, а также разберем, как правильно составить график работы.

Принципы составления рабочего распорядка

Основное правило, действующее при составлении графика – соблюдение правовых норм. Чтобы график соответствовал этим нормам, важно в процессе формирования расписания учитывать продолжительность трудового дня на предприятии. К примеру, если организация работает в одну смену, то продолжительность трудового дня должна быть максимально приближена к 8 часам, а также учитываться время на часовой обеденный перерыв. Кроме того, необходимо обращать внимание на род деятельности конкретного предприятия, особенности обслуживания посетителей и их суммарное количество. Трудовой график будет соответствовать требованиям правовых норм, регулирующим этот род деятельности только после анализа вышеуказанных аспектов. Изучая вопрос, как составить график работы, следует знать, что сделать это можно несколькими способами.

Виды рабочих распорядков

В трудовом законодательстве РФ существует несколько рабочих распорядков, регламентируемых установленными нормами внутреннего устройства или коллективным соглашением. График работ подразделяется на следующие типы:

  1. Работа в одну смену.
  2. Ненормированное расписание.
  3. Гибкое расписание.
  4. Сменный график.
  5. Вахтовый метод.
  6. Неполный рабочий день.

Что такое сменный график

Посменная работа – это такой распорядок, когда в разные дни график сотрудника может изменяться. Такая система необходима в организациях, работающих круглосуточно. К ним относятся:

  1. Скорая помощь.
  2. Полиция.
  3. Пожарная часть.
  4. МЧС.
  5. Супермаркеты.
  6. Круглосуточные кинотеатры.
  7. Заправочные станции.
  8. Кафе и прочие.

Кроме этого, составляют график работы 2/2 (сменный) часто для банковских учреждений. Здесь это нужно не для круглосуточной работы отделения, а для обслуживания клиентов по телефону (служба поддержки). Восьмичасовой рабочий день в этом случае накладывает на работников и управляющий состав некоторые неудобства, которые легко решаются путем введения сменного рабочего расписания. Как составить график работы по сменам, вы узнаете ниже.

В законодательной базе прописано, что в сутки должно непременно отрабатывать две смены, продолжительность работы каждой из которых не должна быть длиннее 12 часов. Тем не менее на практике довольно часто встречаются случаи, когда работает только одна смена на протяжении 24 часов.

Особенности посменного трудового расписания

В зависимости от рода деятельности организации, особенностей производственного процесса, социально-экономических моментов и согласования работы по коллективному соглашению, выделяется несколько вариантов смен:

1. Итак, рассмотрим первый вариант — как составить график работы по 12 часов? Такое расписание предполагает работу в две смены. Как правило, это дневная — с 8 утра до 8 вечера и ночная — с 8 вечера до 8 утра, смены по 12 часов.

2. Три смены с расписанием для 4 бригад. На фабриках, осуществляющих непрерывный цикл производства и большим штатом работников выгоднее всего составлять график работы сотрудников в три смены по 4 бригады, три из которых трудятся, а одна отдыхает. Чаще всего в таком графике разделение рабочего времени происходит по следующему принципу:

  • 4 ночных выхода по 8 часов (с 11 вечера до 7 утра), далее 2 выходных дня.
  • 4 дневных выхода (с 7 утра до 15.00), далее отдых.
  • 4 вечерних выхода (с 15.00 до 23.00), после выходной.

3. Три смены на 5 бригад. В этом случае составить график работы сотрудников можно следующим образом:

  • Два восьмичасовых рабочих дня с утра (8.00– 16.00), потом два выходных.
  • Две восьмичасовые вечерние смены (с 16.00 до 24.00), сутки на отдых.
  • Две ночные смены (с 0.00 до 08.00), три дня выходных.

4. А график работы 3/3 как составить? Здесь важно помнить, что длительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть меньше 42 часов (статья 110 ТК РФ), а время рабочей смены не превышать отметки 12 часов.

5. Не знаете, как составить график работы на 4 человека? В этом случае можно воспользоваться распределением времени как во втором пункте, когда трое работают, а один человек отдыхает. Или использовать первый вариант – график работы 2/2: двое работают, двое отдыхают.

Ночная смена – это трудовая деятельность, осуществляемая сотрудником с 10 вечера до 6 утра. Продолжительность этой смены должна быть короче на один час, без необходимости доработки. Пункт регламентирован 96 статьей Трудового кодекса.

Кто не может трудиться в ночную смену

Есть некоторые категории работников, которых нельзя привлекать к работе в ночную смену:

  1. Беременные женщины.
  2. Лица, возраст которых менее 18 лет.
  3. Лица, которые не могут быть привлечены для работы в ночное время, в соответствии с отраслевой документацией и внутренними нормами.

Кроме этого, определены категории работников, которые могут быть задействованы в работе ночью только с их письменного согласия. К ним относятся:

  1. Женщины, у которых на руках дети до трех лет.
  2. Инвалиды.
  3. Лица, опекающие детей-инвалидов.
  4. Работники, осуществляющие уход за больными родственниками (этот факт должен быть подтвержден медицинской справкой).
  5. Матери-одиночки и опекуны, возраст ребенка которых менее 5 лет.

Наниматель вправе самостоятельно выбирать, как составлять график работы в соответствии со своими потребностями. При этом важно отметить, что оптимальным вариантом является график с работой в четыре смены. Работа в две смены не очень благоприятно сказывается на работоспособности сотрудников, а деятельность в три смены не позволяет максимально задействовать все ресурсы, поскольку человек не может войти в трудовой режим из-за постоянной перемены рабочего времени.

Законодательная база

Отношения между нанимателем и работником регулируются Трудовым кодексом, в том числе и составление сменных графиков работы, этот вопрос освещает статья 103.

Поскольку чаще всего рабочий режим по сменам обязует нанимателя формировать малочисленные группы внутри структурных подразделений, то оформляется коллективное соглашение, где прописываются интересы каждого сотрудника.

При заключении этого соглашения, наниматель обязан побеседовать с представителем органа, выступающего в интересах сотрудников, как правило, им является профсоюз. Наниматель обязан самостоятельно ознакомить работников с утвержденным вариантом договора за месяц до начала его действия.

Опираясь на Трудовой кодекс, можно отметить несколько моментов, которые должны быть непременно учтены при составлении коллективного соглашения:

  1. Один трудящийся не может работать подряд две смены.
  2. Каждый работник должен отдыхать не меньше 42 часов подряд в неделю.
  3. Суммарно количество трудовых часов не должно превышать отметки 40 в неделю.
  4. Перерывы в течение трудового дня.

Формирование графика

Не знаете, как составить график работы? Чтобы четко организовать рабочий процесс необходимо сделать официальное расписание по сменам. Оно должно содержать в себе следующую информацию:

  1. Сведения о составе смен.
  2. Время начала и окончания смены.
  3. График трудовой деятельности.
  4. Время на перерыв.

Определенного образца для формирования графика не установлено, поэтому он формируется уполномоченным лицом организации в свободной форме.

Что важно учитывать при составлении трудового графика

Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку у каждой компании собственная специфика, соответственно сформировать определенный шаблон невозможно. При составлении рабочего расписания управляющий должен принимать во внимание все специфики работы, сильные и слабые стороны работников, и уже отталкиваясь от этой информации, формировать подходящий состав смен и устанавливать для них оптимальное время работы.

Самый незатейливый способ составление трудового расписания – пронумеровать смены. После этого объединить несколько фамилий сотрудников под один номер и установить для них рабочее время. Получается понятно и просто.

Особенности составления графика

При формировании рабочего расписания важно помнить следующие особенности:

  1. Перед праздничными днями продолжительность смены требуется сокращать на час.
  2. При равной оплате дневной и ночной смены, время последней должно быть сокращено на час.
  3. В расписание не включаются сверхурочные часы.
  4. Если на смену выпадает календарный выходной день, он все равно является рабочим. Предпраздничные и праздничные дни, выпадающие на календарные выходные, не переносятся.
  5. Праздничные дни оплачиваются по двойному тарифу.
  6. За работу в рабочий праздничный день сотрудник может попросить лишний день отдыха, тогда плата за смену производится по стандартной форме.

Введение рабочего расписания в действие

Как уже говорилось выше, для того чтобы ввести в работу новый трудовой график, необходимо составить коллективное соглашение. Расписание работ по сменам непременно должно быть регламентировано нормами внутреннего распорядка.

С графиком смен каждый сотрудник должен быть ознакомлен еще при приеме на работу, этот факт фиксируется в трудовом соглашении.

Чаще всего трудности появляются в процессе перехода на рабочее расписание по сменам. Об изменении графика работников требуется уведомлять в письменной форме не менее чем за 2 месяца. Если работа посменно негативно влияет на выполнении прочих обязанностей, то в трудовой договор должны быть внесены официальные изменения. Если сделать это невозможно, то по истечении двухмесячного срока работы по предыдущему расписанию, при нехватке места либо отказе работника, он может быть уволен.

В действие новый рабочий график чаще всего вводится локальным нормативным актом. Директором издается приказ или инструкция с указанием всей необходимой информации о работе смен. Каждый сотрудник обязан, ознакомится с документом, и дать свое письменное согласие.

Как исключить переработку

Предприятия, переходящие на новый рабочий режим, чаще всего меняют и порядок учета трудового времени, переходя со стандартной недельной нормы на суммированный учет. При этой схеме высчитать переработку можно следующим образом:

  1. Нанимателем определяется большой отчетный отрезок времени — месяц, квартал, а чаще всего именно в год (соответственно и составить график работы на год тоже необходимо заранее).
  2. Подсчитывается, какое количество смен может быть при доступном трудовом расписании.
  3. Сопоставляется количество смен с бригадами.
  4. Делаются актуальные выводы о переработке.

Пример

Итак, рассмотрим образец, как составить график работы, чтобы исключить переработки? При разборе самого популярного рабочего расписания «один через три» сотрудник за год отработает примерно 1974 часа. При делении этого показателя на 24 (часа в сутки) получается 82 смены в год. То есть 4 сотрудника, в соответствии с законодательством, могут отработать только 329 трудовых дня. Даже с учетом переработок, численность которых не может превышать 120 часов в год, сотрудники смогут отработать только 342 трудовых дня. Для того чтобы исключить переработки нужно будет привлечь 5 или 6 работников на производство.

Так выглядит суммарный учет рабочего времени. Выполнив несложные математические подсчеты, наниматель легко может понять укладываются ли его смены в трудовое расписание или нет. Кроме того, можно для этой цели использовать специальные программы, позволяющие выстраивать рабочие процессы. А также в них вы узнаете, как составить график работы на 3 человека, например, поскольку сделать это вручную достаточно сложно. С их помощью можно гораздо быстрее разобраться с составлением графика.

Заключение

Итак, в заключение можно сказать, что сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность по сменному графику, обладают всеми правами, предусмотренными Трудовым кодексом. Среди них необходимо выделить следующее:

  1. Длительность непрерывного рабочего времени не может быть выше установленного законодательством.
  2. Количество часов на отдых работника за неделю регламентируется статьей 110 ТК РФ.
  3. Одному рабочему запрещается трудиться две смены подряд.
  4. Смена считается ночной, когда больше 50% ее времени приходится на отрезок времени с 10 вечера до 6 утра.
  5. В случае несогласования трудового расписания с профсоюзом либо нарушения принятого распорядка, его правомерность может быть оспорена в судебном порядке.
  6. При необходимости работать в праздничный день, сотрудник имеет право получить еще один день отдыха либо оплату труда по двойному тарифу.

businessman.ru

Как правильно составить график работы сотрудников: образец

Когда меня перевели на должность руководителя, я столкнулась с необходимостью составлять график работы для своих сотрудников. Первое время я его часто путала с табелем, но теперь я хорошо понимаю отличия между этими документами. График составляется заранее, чтобы каждый человек знал, сколько дней и когда именно он должен выйти на работу. А табель составляется уже по факту присутствия человека на рабочем месте или при его отсутствии. И в рамках этой статьи мы с вами подробно разберем, как правильно составлять рабочие графики.

Отличия от 2017 года

Законодательство ежегодно вносит различные изменения и дополнения в порядок ведения внутренней документации не только по бухгалтерии, но и по кадровым вопросам. В текущем году также были произведены некоторые изменения. График представляет собой многокомпонентный документ, в котором содержится информация о следующем:

  • норме времени, которое должен отработать человек;
  • количестве дней, предназначенных для работы и свободного времени у человека в течение установленного периода;
  • временных границах длительности рабочего периода сотрудника ;
  • промежутках времени, предназначенных для перерыва.

Количество обязательных дней при стандартной неделе 5/2 по сравнению с прошлым годом не изменилось. Поэтому трудиться предстоит 247 дней из 365. Если сравнить график 2017 года и текущий, то можно сделать несколько выводов:

  1. Общая численность календарных дней не изменилась, также осталось без изменений и количество рабочих дней.
  2. Количество дней, когда законно объявлен сокращенный день на час будет 6. В прошлом году таких дней было только 3. Напоминаю, что сокращенные дни устанавливаются законодательством перед праздничными. Поэтому сотрудники могут работать на 1 час меньше, при этом им должны оплатить полный день, без необходимости дорабатывать этот час в последствии.
  3. Количество выходных дней, а также праздничных, получилось одинаковое и составило 118 дней.

Данные праздники и выходные имеют значение только для таких режимов труда, где действуют стандартные рабочие недели  с фиксированными или гибкими выходными. Когда работа осуществляется посменно, выходные дни не оказывают значительного влияния на график.

Нюансы составления

Чтобы правильно оформить данный документ, надо знать, какой подход использовать. Последовательность действий должна быть следующей:

  1. Надо определить конкретный период, на который будет составляться данный документ. Обычно этот календарный период округляется до определенного количества дней, например, месяц, год, квартал. Хотя иногда можно увидеть график на неделю.
  2. Если в организации действует несколько рабочих режимов, необходимо разбить всех сотрудников по группам в соответствии с их режимами. В этом случае вам будет намного удобнее формировать график, и вы не спутаетесь, кто в какой день должен выходить на работу.
  3. Далее надо произвести расчет рабочего времени для каждого режима. То есть вы должны определить, сколько дней должны отработать сотрудники, находящиеся на 5-тидневной системе, на гибком графике.
  4. Теперь надо сгруппировать рабочие с выходными днями таким образом, чтобы соблюдалась норма отдыха в 42 часа для каждого сотрудника.

Обязательно надо учитывать определенные категории работников, которым положен сокращенный или неполный день. Для таких категорий надо рассчитать отдельно размер их трудовой недели в часах, определить количество дней, которые они должны проводить на работе. И после этого остается легко произвести расчет путем деления максимально допустимого количества часов на количество дней.

Помните, что любая норма времени, отведенного для работы, уменьшается на общее количество перерывов, когда работник фактически не трудится.

Сюда относятся такие нерабочие перерывы, как:

  • больничный;
  • отпуск;
  • иные дни, положенные работнику по закону.

Если рассчитывать количество часов, который должен отработать обычный сотрудник при рабочей неделе 5/2, расчет будет представлять собой следующую формулу:

8 часов*247 дней- 6 часов=1970 часов, где

  • 8 часов – это стандартная норма продолжительности трудового дня;
  • 247 дней – это количество будней за вычетом праздников и выходных, которые официально установлены законодательством на текущий год;
  • 6 часов – количество времени, которые были сокращены законодательством в качестве предпраздничных в этом году.

Таким образом, в 2018 году все сотрудники по норме должны проработать 1970 часов. Но из всего этого количества еще надо вычесть минимум 28 дней, которые положены на отпуск сотруднику. А соответственно, это 20 рабочих будней по 8 ч.  = 160 часов. Итого получается,1810 часов в среднем отработает каждый сотрудник при неделе 5/2.

Вид графиков могут значительно различаться, так как они напрямую зависят от установленного режима работы. Поэтому законодательством не установлена определенная строгая форма данного документа. Узнать об этом более подробно вы можете из представленного видео.

График

Для удобства составления этого документа я рекомендую использовать Excel, если у вас не установлена одна из специальных бухгалтерских программ, куда  сразу вносятся все данные бухгалтерского и иного учета.

При самостоятельном составлении графика я рекомендую сделать его в форме таблицы, где у вас будут следующие столбцы:

  1. Номер подпункта. Тогда вам будет проще ориентироваться по самой таблице.
  2. ФИО сотрудника. Сюда вы должны будете вписать весь свой штат. Я рекомендую предварительно поделить их в соответствии с их режимами. И затем вы должны оформлять их группами.
  3. Должность. Она поможет вам визуально ориентироваться и контролировать правильность составленного графика и указанного режима труда.
  4. Разряд. Этот столбец вам потребуется, если у вас работают сотрудники с разными разрядами и квалификациями. Если в вашей компании данная информация не учитывается, то данный столбец можно не вставлять.
  5. Числа. Вы должны создать столько столбцов, сколько дней хотите включить в свой график.
  6. Нормы. Вы должны посчитать нормы в днях и часах по итогу, чтобы проверить соответствие составленного графика действующим нормам законодательства.
  7. Количество выходных. Здесь же учитываются и праздничные дни. Вы должны вписать их количество, чтобы видеть, сколько дней фактически ваши сотрудники будут отдыхать.

Затем в каждой ячейке вы должны заполнить, кто, когда работает и отдыхает. Я рекомендую делать это на компьютере, так как при необходимости информацию легко стереть и исправить. Если вам требуется составить этот документ в распечатанном виде, делайте это обязательно карандашом, так как нередко приходится исправлять внесенные данные.

Многие руководители не утруждают себя составлением смен для своих сотрудников. Они лишь прописывают им установленные нормы и отдают график на рассмотрение самому коллективу.  А работники самостоятельно определяют дни, когда они будут выходить на работу. Но этот способ используется в основном при сменном режиме. Потому что для стандартных недель 5/2 или 6/1 составление такого графика является однотипным из недели в неделю.

Хотя в некоторых случаях при гибкой неделе такая схема также может использоваться. Преимуществом ее является возможность работников самостоятельно определиться с рабочими днями, исходя из своих желаний и возможностей, а работодатель освобождает себя от лишней работы.

Но при большом штате такой метод тяжело использовать, так как каждый сотрудник будет стараться выбрать будние дни, а это может вызвать дополнительные конфликтные ситуации.

grazhdaninu.com

Графики работ — не так просто, как кажется

Чтобы работник знал, в какие дни недели он работает, а когда отдыхает, на предприятиях создают графики работ. Для производств, где действует непрерывный цикл выпуска продукции,  применяются графики сменности устанавливающие работу в 1,2,3,4 смены (ст. 103 ТК РФ). Перевод на такой режим работы закрепляется в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре сотрудника.

При установлении графика должно быть указано время работы, периоды отведенные для перерыва и отдыха. При составлении графика сменности (о нем можно говорить, только если сотрудники менятся сменами в течение суток) не допускается указывать 2 рабочие смены подряд. Также нужно не забывать соблюдать требования 110 статьи ТК РФ и давать возможность сотруднику непрерывно отдыхать в течении 42 часов в неделю. Но тут есть один интересный момент, есть вот такое письмо Письмо Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13281-6-1 «О возможности сокращения еженедельного непрерывного отдыха в отдельные дни недели при соблюдении в среднем за учетный период продолжительности еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов». Суть его в том, что продолжительность недельного отдыха при суммированном учете может варьироваться и соблюдаться за учетный период. Как это просчитать за учетный период более месяца — для меня осталось загадкой. Предоставляется  что если мы графиком в одну неделю уменьшили сотруднику отдых на 5 часов, то потом какую то неделю, мы должны ему их добавить.
Самый простой график по календарю пятидневной рабочей недели используется для административного персонала. Количество рабочих часов в нем полностью соответствует аналогичному показателю в производственном календаре, который ежегодно утверждается правительством, а также положениям статьи 91 ТК РФ. Вот как он выглядит в текущем году:


 Порядок и сроки его доведения по работника ТК РФ никак не регламентирует, но доводить эту информацию до сведения работников все равно нужно. Можно для этого сделать отдельный пункт в трудовом договоре, либо описать его в правилах внутреннего трудового распорядка. После чего дать сотруднику ознакомиться и взять подпись на лист ознакомления.
Одним из вариантов подобного графика, обеспечивающего работу, например торговой точки без выходных, будет приведенный ниже скользящий восьмичасовой график. Для его реализации на каждое рабочее место нужно по три сотрудника (бригады).

Этот график не позволяет работнику отработать нормальную продолжительность рабочего времени, что противоречит положениям ст.104 ТК РФ и напрямую затрагивает положения ст. 155. Поэтому если предприятие вынуждено применять такой вариант выхода на работу, то целесообразно в этом случае выплачивать ему оклад или доплачивать до среднего заработка, как того требует кодекс. Может быть так, что режим работы магазина предусматривает рабочий день 9 или 10 часов, но в этом случае, работники будут перерабатывать месячную и годовую норму времени и им нужно будет предоставлять дополнительные дни отдыха. Кроме того работодателю придется делать доплату за работу в праздничные дни согласно статье 153 ТК РФ.  Для решения проблемы целесообразно было бы перейти на суммированный учет рабочего времени. О нем и о сменных графиках речь пойдет ниже.
Выше показаны самые простые виды графиков, в ситуации, когда на предприятии нужно обеспечить непрерывную работу оборудования применяются сменные графики. Наиболее распространенный, так называемый «железнодорожный»:

Он может быть таким: 1 смена с 8-00 до 20-00, вторая смена с 20-00 до 8-00, в нем посредством чередования смен достигается круглосуточная работа оборудования. В среднем сотрудник отрабатывает 15 смен за месяц, ежемесячно этот показатель колеблется в пределах от 14 до 16 смен. Основной недостаток подобного графика — огромная сумма переработки в часах по итогам года, количество сверхурочных часов может доходить до 200, что противоречит нормам ТК РФ (не более 120 в год). Выходом из данной ситуации может служить предоставление работникам дополнительных выходных дней, но это возможно только в случае, если у вас достаточное количество персонала и графики работников не меняются в течении года. Данная задача, на мой взгляд, в реальности практически неразрешима. Поскольку на набор персонала на замену собственники, как правило не идут, а вывод сотрудника со смены невозможен ввиду круглосуточности процесса производства. Кроме того, здесь не учтено общее правило о сокращении продолжительности ночной смены на 1 час, поскольку сотрудники не принимались специально для работы в ночное время(есть послабление в кодексе, можно в колл. договоре ввести пункт, что ввиду невозможности остановки производства, смены устанавливаются равными). Чтобы сократить время переработки можно немного модифицировать такой график, так, чтобы для сотрудника было предусмотрено официальное время обеда продолжительностью в 30 минут. Переработка в данном случае гораздо меньше.






Но сложность здесь заключается в том, что формально в этот промежуток времени сотрудник может покидать рабочее место. Получается мы должны на 30 минут остановить оборудование. Ситуация практически безвыходная, если не принимать «лишних» сотрудников на подмену. На данный момент придумать какой-то вариант решения проблемы со сверхурочными часами при «оптимальном» количестве персонала, мне не удалось. Просто происходит оплата переработок сверх нормальной продолжительности рабочего времени и все. Изучив мнение по этому вопросу, пришел к выводу что сильно противозаконного здесь ничего нет, хотя формальные положения ТК РФ не соблюдаются.
В случае, если требуется круглосуточное обслуживание оборудования, но можно остановить его в выходные дни, применяется специфический трехсменный график работы.
Подобный вариант выходов на работу также лучше применять в сочетании с суммированным учетом рабочего времени. Здесь тоже присутствует нарушение требования о сокращенной продолжительности ночной смены, но тем не менее, подобные графики повсеместно применяются на практике. Последним вариантом графика, который очень распространен во многих отраслях, будет двенадцатичасовой дневной, вот как он выглядит:
В нем тоже заложены переработки и снова  выходом может быть выделение 1 часа времени на обед, т.е. проставление 11 часов вместо 12. Можно сделать любой график, но в конечном счете все будет зависеть от количества персонала и желаемого режима работы оборудования или магазина. И еще, до сих пор действует  п. 11 Постановления СНК СССР от 24 сентября 1929 г. «О рабочем времени и времени отдыха в предприятиях и учреждениях, переходящих на непрерывную производственную неделю», в котором говорится, что продолжительность междусменного отдыха должна быть не менее двойной продолжительности смены, в нем оно слегка нарушается, но данный график формально не является сменным,тут хотел поставить смайлик, но он не предусмотрен.
Это пожалуй, все варианты работы персонала, которые встречались мне на практике. В районах Крайнего Севера применяется 36-часовая рабочая неделя, там график идентичен 8-ми часовому, только вместо 8- ки каждый день сотрудник работает 7,2 часа. В заключении приведу сводную таблицу графиков за один месяц.

Об изменении графика работника нужно ознакомить за месяц до его вступление в действие под роспись. На каждое изменение графика для сотрудника должен быть оформлен приказ, основанием для которого будет служебная записка руководителя подразделения. Это не все возможные вариации выходов на работу, во многом, принимаемые в данной области решения будут зависеть от обеспеченности персоналом, возможности содержать людей «на замену», необходимой интенсивности хозяйственной деятельности.
Вопросам учета сверхурочных часов и порядка их оплаты, я посвящу одну из будущих статей.. Буду рад комментариям и отзывам.

bushminsergey.blogspot.com

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о