Образец учет рабочего времени – Табель учета рабочего времени: образец формы Т-12

Форма табеля учета рабочего времени 2018

Унифицированные формы

Трудовым Кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени на 2018 год (ТУРВ), утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель может разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных. Ниже предложена форма табеля учета рабочего времени 2018 года.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же приказом определен порядок ее заполнения и применения. Предлагаем выбрать подходящий и скачать табель учета рабочего времени (бланк простой).

Форма Т-12

Скачать

Форма Т-13

Скачать

Форма ОКУД 0504421

Скачать

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время может отражаться в таблице учета двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т.п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, можно регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый день работы.

В том случае, когда количество отработанных часов в различные дни (смены) может быть разным, например, при суммированном учете отработанного времени, следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные работы, а также скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для данной категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного дня или за пределами его нормальной продолжительности по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять календарь (табель) рабочего времени на 2018 год

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания). При этом используются специальные обозначения. Так при отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа согласно графику выпадает на ночное время, то возможно дополнить форму графами для указания необходимых реквизитов.

Если работник направляется в командировку, то время нахождения его в командировке отмечается проставлением буквенный (К) или цифровой (06) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если, находясь в командировке, работник работал и в выходные дни, то в такие дни проставляется буквенный (РВ) или цифровой (03) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы.

Чтобы упростить процесс, вы можете подобрать и скачать программу «Табель учета рабочего времени» бесплатно. В них уже есть все формы, а расчет производится автоматически.

Образец заполнения формы № Т-13

Скачать

Образец заполнения формы ОКУД 0504421

Скачать

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, скачать чистый бланк которого вы смогли выше, заполняет уполномоченное на это лицо. Если ТУРВ по каждому подразделению организации ведется отдельно, то целесообразно при назначении ответственного лица издать приказ, в котором указать должность, фамилию, имя, отчество работника, ответственного за составление табеля по каждому структурному подразделению, и лица, его замещающего во время его отсутствия.

Образец приказа о назначении ответственного

Скачать

Выходные и праздничные дни в табеле на 2018 год

Они отражаются в соответствии с производственным календарем, где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них графика работы. Код учета выходных дней в документе может быть разным. Он зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной день, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая в табеле предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровым (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

• пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
• 50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывалось работа сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия расчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если будут обнаружены нарушения, то сумма налога на прибыль, указанная в отчетах, будет признана неверной,что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

Удерживая НДФЛ с заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ для того, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Именно табель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать данную особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя будет официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

gosuchetnik.ru

Образец табеля учета рабочего времени 2018

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ.

Порядок ведения табеля рабочего времени на 2018 год

Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2018 год (бланк) можно ниже.

Форма Т-12

Скачать

Форма Т-13

Правила ведения табеля учета

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Подробнее об этом читайте в статье «Обозначения и коды в тебеле учета рабочего времени».

Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

Скачать

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода (года), в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
	50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

clubtk.ru

Табель учета рабочего времени по форме Т-12 — бланк

Т-12 табель учета рабочего времени — бланк, утвержденный Госкомстатом и представляющий собой один из вариантов регистра для учета рабочих часов. Где табель учета рабочего времени — бланк — скачать и какова специфика его практического применения, расскажем в нашей статье.

 

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Итоги

 

Что представляет собой форма Т-12 (табель учета рабочего времени)

На основе формы Т-12, введенной в практику документооборота Госкомстатом в постановлении от 05.01.2004 № 1, формируется табель, который предназначен для использования в целях:

• ведения учета посещений сотрудниками своего места работы в соответствии с установленным графиком;
• определения показателей для расчета зарплаты сотрудников;
• формирования тех или иных статистических данных о персонале (например, направляемых в Росстат или исследовательским агентствам).

Следует отметить, что рассматриваемая форма подлежит заполнению вручную (на ПК с помощью Word или аналогичной программы либо в распечатанном виде шариковой ручкой). А табель, предназначенный для заполнения в автоматическом режиме при задействовании систем контроля доступа, составляется на основе другой формы Госкомстата — Т-13. Выбранная форма табеля учета рабочего времени 2017 года должна быть указана в учетной политике.

О том, что представляет собой форма Т-13, читайте в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Когда предполагается использование табеля учета рабочего времени формы 0504421 по ОКУД

Соответствующая номеру ОКУД 0504421 форма табеля учета рабочего времени (Т-12 имеет очень схожее с ней наименование, поэтому иногда может возникать путаница при применении того или иного документа) была введена в деловой оборот Минфином РФ, издавшим приказ от 30.03.2015 № 52н. Этот документ задействуется в тех же целях, что и Т-12, но подлежит применению в госструктурах.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Соответствующий форме 0504421 табель учета использования рабочего времени имеет также и довольно схожую структуру с формой Т-12. Поэтому для сотрудника HR-отдела, как правило, не составляет никаких проблем адаптироваться к документу, утвержденному Минфином, если он привык пользоваться формой от Госкомстата, и наоборот.

Разрешено ли в частных фирмах использование табеля учета рабочего времени ф. 0504421

Использование табеля по форме 0504421 не запрещено для частных компаний. Дело в том, что с 01.01.2013 года фирмам, которым закон прямо не предписывает задействовать конкретные унифицированные формы первичных источников, разрешено использовать любые другие. Поэтому частная компания вправе задействовать в целях мониторинга времени нахождения на работе наемных сотрудников табель учета рабочего времени на бланке формы Т-12, так и формы 0504421 или же иной бланк, разработанный самостоятельно. Так или иначе, подобный документ должен быть у компании — в силу того, что в соответствии с положениями ст. 91 ТК РФ каждый работодатель должен осуществлять мониторинг времени нахождения на работе нанимаемых сотрудников.

Подробнее о заполнении формы Т-12 читайте в материале «Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец».

Где бланк формы Т-12 доступен для загрузки

Скачать табель учета рабочего времени — бланк простой формы Т-12 — вы можете на нашем портале.

Скачать форму Т-12

Форму Т-13 «Табель учета рабочего времени» — скачать чистый бланк также можно на нашем сайте. Для этого нужно перейти на статью «Унифицированная форма Т-13 — бланк и образец заполнения».

Табель учета рабочего времени, форма 0504421 (бланк скачать)

Бланк табеля учета рабочего времени формы 0504421 тоже доступен для скачивания на нашем сайте.

 

Скачать табель учета рабочего времени

Итоги

Российским законодателем введены в оборот формы мониторинга присутствия на работе сотрудников, адаптированные для работодателей любых форм (в т. ч. фирм — как частных, так и государственных). Работодатели, не относящиеся к госструктурам, вправе задействовать любые формы соответствующих учетных документов. Однако форма Т-12 продолжает оставаться одной из самых удобных.

nalog-nalog.ru

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме Т12 или Т-13?

Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.

Содержание статьи

Для чего необходим табель учета рабочего времени?

Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.

Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.

С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.

В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.

Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.

Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.

Как учитывается рабочее время сотрудника?

Законом устанавливается два типа нормативов — шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней — при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях — при суммированном учете или же ненормированном графике.

В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.

Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка. В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.

К таким периодам может относиться:

Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.

Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.

Правомерно ли применять электронные системы контроля?

Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.

Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.

С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.

Скачать бланк и образец заполнения табеля

Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по форме Т-12 и по форме Т-13.

Табель учета рабочего времени бланк по форме Т-12 в формате Word.

Образец заполнения табеля по форме Т-12 в формате Excel.

Образец заполнения табеля по форме Т-13 в формате PDF.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Заполнение табеля начинается с его шапки. В нее заносятся полное название фирмы, а также проставляется код по справочнику ОКПО. Здесь же указывается для какого подразделения составляется документ. Разделение по отделам делать оптимально, когда их несколько, и в каждом работают большое количество человек. Если в компании нет структурного разделения, то эту графу можно пропускать.

Затем ниже в графах проставляется его номер, дата оформления, а также указывается временной период, за который он составлен.

Сам документ строится как большая таблица.

В графе 1 указывается порядковый номер строки.

В графах 2 и 3 отражаются личные данные работника, его должность, присвоенный номер.

Графа 4 предназначена для ежедневной отметки явки сотрудника и указания количества отработанных часов. На каждый из дней приходятся две клетки, при этом в верхней проставляется цифровой или буквенный код, а в нижней — соответствующее количество часов. Месяц делится на два больших промежутка по 15 дней.

В графе 5 указывается количество дней работы за каждую часть месяца — в верхней части, и количество часов — в нижней.

В графу 6 вносятся те же сведения, но за целый месяц.

Графы 7-9 применяются для отражения сведений, применяемых при расчете зарплаты. Если для всех сотрудников табеля используется единый код, то его можно записать в шапке. Тогда графы 7 и 8 остаются незаполненными, а используется только графа 9.

Если коды и счета для каждого работника различаются, то в графу 7 вписывается код оплаты, а в графу 8 — соответствующий счет бухучета. В графе 9 указывается число дней или часов по этому коду оплаты.

В графах 10-13 указываются общие данные по не выходам на работу в течение месяца. Здесь проставляется код, а затем относящееся к нему количество часов.

После заполнения табеля его подписывается специалист, который отвечал за оформление. После этого документ должен подписать руководитель отдела и кадровик.

Основные коды для заполнения табеля

При отражении информации о явке или неявки работников нужно применять специальные обозначения, на каждый из которых устанавливаются цифровой и буквенный коды. В табеле можно использовать любой из них, по желанию кадровика. Просто так применять коды нельзя — на каждый факт использования должен существовать подтверждающий документ.

Коды явки работников
Я, 01	Выход на работу в стандартную смену
Н, 02	Выход на работу в ночное время
РП, 03	Выход на работу в выходной или праздник
К, 06	Командировка
ОТ, 09	Очередной отпуск
Р, 14	Отпуск из-за беременности и родов
ДО, 16	Отпуск за свой счет
Б, 19	Больничный
ПР, 24	Прогул
НН, 30	Невыход на работу до выяснения причины
Код вида оплаты труда в табеле
2000	Зарплата
2012	Отпускные
2030	Пособие по больничному

Особенности заполнения табеля

При заполнении табеля могут возникать различные

Сотрудник не появляется на рабочем месте

Когда сотрудник не появляется на своем рабочем месте, в первую очередь необходимо оформить акт об отсутствии на работе. Он подписывается в присутствии свидетелей, которые указывают в нем свои личные данные. При этом важно, чтобы в акте отражено было не менее трех свидетелей.

После этого непосредственный руководитель работника составляет докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте, прикладывает к ней акт и передает весь пакет документов администрации компании для принятия решения. Директор фирмы может определить наказание, либо произвести увольнение за прогул.

Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».

Праздничные дни выпали на время отпуска

Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.

Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней — на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 — для дополнительного отпуска.

Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.

Сотрудник заболел во время отпуска

Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.

Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован — на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.

Командировка выпала на выходные

Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.

Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае — когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.

kadrypro.ru

Табель учета рабочего времени. Форма Т-12 и форма Т-13. Образец и бланк

Табель учета рабочего времени – это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.

В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) – используют форму Т-13.

Заполнение табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.

Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.

Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13практически идентичны по составу реквизитов).

• В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
• Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
• В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
• В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
• 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
• В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
• В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю – количество отработанных часов за учетный период.
• 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
  В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца — при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов.
• В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
• В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
• В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.

Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.

Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени, а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.

working-papers.ru

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — образец заполнения его (на основе унифицированной формы) вы можете загрузить на нашем портале — обязательно ведется работодателем. Изучим особенности его структуры подробнее.

 

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

Формы учета: особенности заполнения

Как правильно заполнять табель Т-13

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-13

Итоги

 

Устанавливаем порядок учета рабочего времени: какие бланки использовать

В целях учета трудового времени сотрудников — обязательной процедуры в силу норм, которые содержатся в ст. 91 ТК РФ, — фирма вправе задействовать:

1. Автоматизированные системы, которые:

• фиксируют в специальных файлах явку специалистов, их рабочие часы;
• отражают в таких файлах известные (заложенные в базе данных программы) причины неявки специалиста (например, если он отдыхает в отпуске или находится на больничном).

В качестве бланка документа, в котором фиксируются указанные учетные данные, при задействовании автоматизированной платформы может быть применена форма Т-13.

2. «Ручные» документы учета.

В этих целях может быть применена форма Т-12.

3. Есть и различные «полуавтоматические» способы ведения учета — когда частичное заполнение табеля учета рабочего времени осуществляет ответственный работник, а остальное делает компьютер.

Узнать больше об особенностях структуры форм Т-12 и Т-13 вы можете в статье «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».

Формы учета: особенности заполнения

Заполнение указанных форм может осуществляться по 2 принципам:

• «сплошному» — когда в таблицах бланков фиксируются все события, связанные с учетом посещений: явка, неявка, выход в отпуск и прочие;
• «по отклонениям» — когда в таблицах отражаются только те события, что отличны от типичных, например опоздание или неявка.

Внутренний порядок осуществления учета (одним из указанных способов — автоматизированным или ручным) устанавливается локальным нормативом работодателя.

Указанные формы бланков учета посещений работников были обязательны к применению до 2013 года, после — работодатели вправе использовать любые другие формы. Однако бланки Т-12 и Т-13 остаются привычными специалистам кадровых служб и активно используются до сих пор.

Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен

Подписаться

Как правильно заполнять табель Т-13

Если фирма предпочла первый, файловый способ учета, то при программировании автоматизированных модулей для внесения данных в форму Т-13 специалистам фирмы будет полезно обратить внимание на следующие нюансы:

1. В графе «Номер документа» автоматически проставляется порядковый показатель.

2. В графе «Дата составления» отражается последний день месяца, если документ составляется по итогам месяца, или иная дата составления, если табель оформляется в конкретных целях.

3. В графе «Код вида оплаты» могут быть отражены значения, определяемые в соответствии с локальными нормативами. Ориентиром по соответствующим значениям здесь может быть таблица, которая содержится в приказе ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 (в ней закреплены коды, указываемые в справке 2-НДФЛ).

4. Условные коды таблицы (о явках, неявках, отпусках и прочих событиях), что заполняются программой в табеле, нужно использовать в соответствии с перечнем, который приведен в бланке Т-12.

Где можно загрузить пример заполнения формы Т-12 и Т-13

Скачать образцы заполнения табелей учета рабочего времени сотрудников по формам, рассмотренным нами, вы можете у нас на сайте:

Используя, к примеру, образец формы Т-13, подготовленный нашими специалистами, ответственный работник компании сможет:

1. Настроить ПО, входящее в состав автоматизированной платформы для учета.

Знать то, как заполнять табель учета рабочего времени на практике, специалисту по программному обеспечению для автоматизации кадрового учета просто необходимо, чтобы произвести корректную настройку такого ПО.

2. Задействовать образец заполнения табеля учета рабочего времени как пример готового кадрового документа при подготовке табеля на основе «ручного» бланка Т-12 на своем предприятии.

Если ваша компания желает использовать собственный бланк учета, отличный от унифицированных форм, скачать его образец вы также можете на нашем сайте по следующей ссылке:

Табель рабочего времени — образец заполнения

Скачать образец

Итоги

ТК РФ предписывает всем работодателям вести учет показателей, отражающих посещение сотрудниками своей работы и количество их рабочих часов. В этих целях применяется табель учета трудового времени. Его работодатель может вести вручную или посредством автоматизированных решений. В первом случае применяется бланк Т-12, во втором — форма Т-13. То, какой именно бланк нужно задействовать кадровикам, прописывается в локальном нормативе.

Узнать больше о применении документов, связанных с кадровым учетом в организации, вы можете в статьях:

nalog-nalog.ru

Образец журнала учета рабочего времени в 2018

Для чего он нужен?

Основным документом кадровика, с помощью которого фиксируется информация о фактически отработанном сотрудником времени, является табель учета трудового времени. Он заполняется и ведется в обязательном порядке.  Дополнительные инструменты используются, когда нужно, например, собрать информацию о том, в какое время работник явился на предприятие и когда закончил свой рабочий день. Для регистрации времени, которое он провел в разъездах, служит другой документ — журнал учета рабочего времени и служебных поездок (местных командировок).

Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочим временем считается период, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, в течение которого  гражданин выполняет свои профессиональные обязанности. Эта же статья гласит, что нормальная продолжительность труда не должна превышать 40 часов в неделю. Руководителем утверждается начало и конец трудового дня, а также время для обеденного перерыва.

По приходу на работу сотрудники ставят в нем свою подпись. Так же поступают по окончании трудового дня. В случае если работнику нужно отлучиться по какой-либо причине, он должен предварительно получить на это согласие начальства. Эта информация также фиксируется чтобы это отсутствие не засчитали как прогул.

Кто занимается ведением и заполнением журнала?

Кто будет вести документ, решает руководитель предприятия. Чаще всего для этого назначается один сотрудник. Эта обязанность отражается в его должностной инструкции и в трудовом договоре. За ненадлежащее исполнение этого обязательства работник будет нести ответственность. Так как в него вносится важная информация, он может быть предоставлен для отчетов и проверок. Поэтому важно вести его аккуратно, без ошибок.

Какая информация указывается в журнале?

Предлагаем вам ознакомиться с тем, как выглядит образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Он оформляется следующим образом: страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Сотрудник, отвечающий за него, должен поставить на шнуровку пломбу с оттиском печати компании и расписаться под ней.

В документе указывается следующая информация:

• порядковый номер записи;

• ФИО сотрудника;

• время прихода на работу;

• время ухода по окончании трудового дня;

Разрешается добавление иных граф.

Польза данного документа очевидна – повышается дисциплина штата, производительность труда сотрудников.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

скачать

clubtk.ru