Табель учета рабочего времени как заполнить – Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2018
Как заполнять табель учета рабочего времени
Как заполнять табель учёта рабочего времени?
С целью создания единой формы отчётности при организации учёта рабочего времени на предприятиях, установленного на основании Трудового кодекса Российской Федерации, был разработан и утверждён «Табель учёта рабочего времени».
Он является первичной формой отчётности, по контролю над соблюдением режима рабочего времени, в соответствии с внутренним распорядком предприятия, организации и руководствуясь положениями Трудового кодекса РФ.
На основании этого документа производится расчёт заработной платы сотрудников предприятий. Вне зависимости от формы собственности и производственной направленности предприятия или организации, учёт рабочего времени является обязательным условием.
Формы отчетности
Государственным комитетом статистики РФ утверждены две формы отчётности:
- Форма № Т-12. Универсальный вариант формы отчётности. Имеет два раздела. Первый предназначен, непосредственно, для учёта рабочего времени сотрудников. Во втором разделе отражаются расчёты оплаты сотрудников. На небольших предприятиях, как правило, учёт рабочего времени и расчёты заработной платы ведётся раздельно. В таких случаях предусмотрено заполнение только первого раздела формы № Т-12.
- Форма № Т-13. Используется только в том случае, если производственное предприятие или организация оснащена автоматическими системами контроля, фиксирующими присутствия сотрудников на своих рабочих местах. Все полученные результаты заносятся в компьютерную базу данных, откуда и производится распечатка уже заполненной формы № Т-13.
Лицо, ответственное за ведение табеля учёта рабочего времени, назначается руководителем предприятия или организации либо работодателем.
В связи с необходимостью сокращения неэффективных расходов, существующая прежде должность табельщика, на большинстве предприятий, была выведена за штат. Сейчас ведение табеля возложено на непосредственных руководителей структурных подразделений.
В отдельных случаях этим занимаются специалисты отделов кадров или бухгалтерские работники. В случае если это напрямую не прописано в трудовом договоре и не содержится в должной инструкции, то работодатель обязан, при возложении дополнительных обязанностей, связанных с ведением табеля учёта рабочего времени, на сотрудника, оформить это приказом.
Порядок заполнения
Табель составляется в одном экземпляре, 2 раза в месяц. Ведётся в алфавитном порядке, на основании первичных документов отдела кадров, где, при принятии на работу, сотруднику присваивается индивидуальный табельный номер. Присвоенный табельный номер является уникальным и сохраняется за сотрудником на всё время работы на конкретном предприятии.
Порядок заполнения следующий. После указания наименования самой организации и структурного подразделения, проставляется номер текущего документа и дата его составления. Указывается начало и конец отчётного периода.
Далее, в таблицу, отдельно по каждому сотруднику структурного подразделения, как отмечалось выше, в алфавитном порядке прописывается:
- порядковый номер;
- фамилия, инициалы, занимаемая должность;
- индивидуальный табельный номер.
В следующей графе таблицы, напротив каждого сотрудника, имеется две строки, соответствующие календарным дням. В них ставятся отметки о присутствии, или отсутствии сотрудника, количестве фактически отработанного времени.
В верхней строке, согласно кодам, представленным на бланке отчётности, ставится буквенное или цифровое значение рабочего времени.
В нижней строке отмечается количество часов. Проставляется итоговый результат за отчётный период.
Если на предприятии практикуется авансирование, заполняются поля с промежуточными результатами. За фактически отработанное время.
Делаются отметки о причинах отсутствия на работе. Документ заверяется сотрудником, ответственным за составление табеля, руководителем подразделения и сотрудником отдела кадров. После этого документ передаётся в бухгалтерию.
Для удобства, все коды, использующиеся при фиксации учёта времени, представлены в верхней части бланка формы отчётности Т-12. При заполнении табеля, могут быть использованы как буквенные, так и числовые коды.
При заполнении формы отчётности следует учитывать, что существует два метода учёта:
- Первый заключается в регистрации присутствия или отсутствия на рабочем месте за указанный период;
- Второй подразумевает регистрацию только различных отклонений (опоздание, отсутствие). Это удобно при учёте рабочего времени сотрудников, чья заработная плата не привязана к количеству отработанного времени.
Исправление документа возможно в случае возникновения нестандартных ситуаций (болезнь, отпуск за свой счёт, работа в праздники). До выяснения обстоятельств, повлекших отсутствие на рабочем месте, в соответствующих ячейках делается предварительная запись, согласно установленному коду.
Итоговое заполнение табеля производится согласно представленным документам, подтверждающих причины возникших ситуаций и на этом основании, в соответствующих ячейках календарного месяца, проставляется соответствующий код.
Допускается исправление кода, если сотрудник отсутствует на рабочем месте, но при этом уведомил руководителя о своём отсутствии и указал причину отсутствия.
Итоговые отметки в табеле, о причинах неявки на работу и в некоторых других ситуациях, делаются только при наличии или отсутствии документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия.
Табель сдаётся в бухгалтерию или два раза в месяц, если производится выплата аванса за отработанное время, или по окончании календарного месяца. На основании представленного табеля учёта рабочего времени, сотрудниками бухгалтерии осуществляется расчёт заработной платы каждого из сотрудников.
Станислав Матвеев
Автор бестселлера «Феноменальная память». Рекордсмен Книги Рекордов России. Создатель тренингового центра «ЗапомниВсе». Владелец интернет-порталов в юридической, бизнес и рыболовной тематиках. В прошлом владелец франшизы и интернет-магазина.
Если у Вас есть вопросы,
получите бесплатную консультацию прямо сейчас
rushbiz.ru
Как заполнить табель учёта рабочего времени — Эльба
Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.
Какие формы бывают
Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.
Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:
— «Я» или «01» — работа в дневное время.
— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.
— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.
— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.
А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.
Пример
В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:
Как график влияет на табель
Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.
Гибкий график работы
В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.
Сменная работа
Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.
В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».
Пример
Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:
— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;
— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:
Ненормированный рабочий день
Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.
Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений тут трудовой кодекс не предусматривает.
Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.
Как быть в особых случаях
Внешний совместитель
В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.
Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).
Внутренний совместитель заболел
Поставьте в табеле код «Б» или «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.
Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный
По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.
Выходной в командировке
Для командировки используют код «К» или «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.
Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.
Как вести табель учёта в Эльбе
Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.
Попробуйте Эльбу — 30 дней бесплатно
Статья актуальна на 06.06.2018
e-kontur.ru
Как заполнить табель учета рабочего времени?
Табель учета рабочего времени не только позволяет каждый день фиксировать явку или неявку на работу, но и отражает количество часов, которое отработано каждым сотрудником. Кто-то из служащих болеет, кто-то по невыясненным причинам отсутствует, а кто-то находится в отпуске. Давайте разберемся, как заполнить табель учета рабочего времени, правильно отмечая в нем все эти случаи.
Для чего нужен табель учета
Этот документ обязаны вести во всех организациях, и он нужен для того, чтобы:
- составить для органов статистики соответствующую отчетность;
- правильно рассчитать зарплату;
- получать данные о количестве отработанного времени;
- учитывать ежедневно, как сотрудниками используется рабочее время, как они соблюдают установленный трудовой режим.
Госкомстатом России утверждены две унифицированные формы для табеля рабочего времени – Т-12 и Т-13. Чем они отличаются? Т-12 – это универсальный вариант. Т-13 ведется в том случае, если в организации действует автоматическая система, контролирующая выходы-невыходы на работу (турникет). Данные этой системы через компьютер заносятся в форму. Следует отметить, что пропускные системы имеются не везде, поэтому чаще используется форма Т-12.
Табель по форме Т-12 составляют в одном экземпляре. В конце месяца он подписывается работником кадровой системы и руководителем структурного подразделения. После этого табель поступает в бухгалтерию, где по нему начисляют зарплату.
Как заполнять табель рабочего времени
Рассмотрим заполнение этого документа на примере формы Т-12, так как Т-13 практически не отличается по составу реквизитов. Ведется табель ежедневно, в течение всего месяца. В конце этого периода подводится итог по количеству часов, которые отработал каждый сотрудник. Есть в документе графы, где отмечается промежуточный результат в первой и второй половинах месяца.
Методом сплошной регистрации фиксируются явки или неявки на работу. То есть, в соответствующей ячейке за каждое число месяца ставится какое-либо обозначение, когда работник явился или не явился на работу по определенным причинам (или по невыясненным обстоятельствам). Но можно явки и не отмечать, а только регистрировать отклонения от рабочего графика (опоздания, неявки и др.). Если в течение месяца не было отклонений, тогда в табеле отражаются итоговые данные результата работы в первой и второй половинах месяца. После этого подводится общий итог, а все другие клетки остаются незаполненными.
Как проставлять обозначения в табеле
В 4-й и 6-й графах формы Т-12 две строки. Буквенное обозначение вида затрат рабочего времени на каждый день месяца ставится в верхней строке. Это – бо
elhow.ru
