Трудовая книжка как заполнять – Как правильно заполнить трудовую книжку

Образец

Заполнение ТК процесс кропотливый, он требует знания всех законодательных тонкостей. Почерк в документе должен быть четким и ясным, ведь исправление внесенных сведений крайне нежелательно.

При этом нельзя делать сокращения в датах, именах и фамилиях, в названии организации и прочих. Запрещено также применять римские символы в датах. Зачеркивание неправильных записей не допустимо.

Образец заполнения трудовой книжки

Заполненный вкладыш в трудовую — образец

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 350-74-42, Санкт-Петербург +7 (812) 309-71-92 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

lawyer-guide.ru

Образец оформления трудовой книжки впервые 2018

Зачем нужна трудовая книжка?

Согласно ст. 66 ТК РФ, ей отведены следующие функции:

• она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

• позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

• содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

Согласно ст. 63 ТК РФ, работник может быть принят на предприятие с 18 лет, но на некоторые должности разрешается прием и несовершеннолетних сотрудников с 14 лет. Для этого требуется письменное разрешение родителей подростка и органов опеки и попечительства.

Текст разрешения может звучать так: “Орган опеки и попечительства дает согласие на заключение трудового договора между (ФИО несовершеннолетнего гражданина, дата рождения, паспортные данные) для выполнения обязанностей (указывается должность, наименование работодателя) в свободное от образовательного процесса время не более 2,5 ч. в день и не более 12 ч. в неделю”. Подробнее — в статье “Заключаем контракт с несовершеннолетним”.

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

— ст. 66 ТК РФ;

— Постановление Правительства РФ от 16.04.03г. № 225 “О трудовых книжках”;

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.03 №69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”.

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

— паспорт или свидетельство о рождении;

— диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

— Ф.И.О;

— дата рождения;

— образование;

— специальность;

— дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй — дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в журнале движения трудовых книжек. В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Заполнение трудовой книжки: следуем правилам

Сегодняшний рынок труда традиционно делят на официальный и теневой. Естественно, в большинстве граждане рассчитывают официально трудоустроиться, хотя это не всегда выгодно, смотря на материальную составляющую. Тем не менее, получение трудкнижки дает некоторые плюсы, связанные со стажем и т.п.

Но в данной статье мы поговорим не о работнике и трудкнижке, а о работодателе и трудкнижке, то есть о ее заполнении. Заполнение трудовых книжек обговорено в Инструкции по заполнении трудкнижек (№ 69). Данный документ был утвержден Постановлением Минтруда России 10 октября 2003 года.

Технические параметры заполнения

В трудовой книжке отмечается трудовой путь человека

Все записи, которые будут вноситься в трудкнижку, если речь идет о датах, должны быть сделаны арабскими цифрами. Если месяц – то запись двузначная, если год – то четырехзначная. В пункте 1.1. выше упомянутой Инструкции читаем, что все записи должны быть сделаны аккуратно. Для этого используют ручки – гелевые или перьевые, ручки-роллеры, шариковые.

Нередко используют световодостойкие чернила, пасты и гели. Это перечень, естественно, указывает все возможные примеры, но тот, кто имел дело с заполнением трудкнижки, знает, что на практике используется обычная шариковая ручка, и записи, нередко, не имеют много общего с той аккуратностью, о которой говорится в Инструкции.  Цвет записей:

1. черный;
2. синий;
3. фиолетовый.

Ни в коем случае нельзя вести записи, используя сокращения. То есть такие частые слова в трудкнижке, как «приказ», нельзя заменять сокращением «пр.»; нельзя писать «расп.», когда речь идет о «распоряжении» и т.д. Эта норма очень важная, поэтому ей необходимо следовать без каких-либо исключений. К тому же, образец трудовой книги рассчитан на то, чтобы все записи можно было делать без сокращений и максимально полно.

Как заполнить титульный лист трудовой книжки? Подскажет тематический видеоматериал:

Информация о сотруднике

Это, пожалуй, самая первая статья заполнения трудовой книжки. Ведь работник вписывается на первую страницу, то есть на титульный лист. Записи ведутся на основе пункта 2.1. Наводим данную процедуру в предвиденной образцом последовательности:

• ФИО; указывается обязательно полностью, никакие инициалы нельзя ставить;
• дата рождения; также полностью. Вписывается число, месяц и год. Записи осуществляются на основании информации паспорта. В иных случаях источником сведений может быть любой из существующих документов, который подтверждает личность. К таким относятся, кроме других, водительские права, заграничный паспорт, военный билет.

полне возможно, в ближайшем будущем трудовые книжки не будут заполняться

Здесь мы должны обратить внимание на некоторые нюансы. Следует помнить, что запись ФИО производится исключительно в именительном падеже. Кстати, именно титульный лист является той страничкой трудкнижки, где чаще всего делают ошибки. С чем это связано?

Естественно с невнимательностью и незнанием процедуры. Ведь встречаются случаи, когда ФИО вписывали в одну строчку. Но ведь бланк предусматривает три линейки, и их, невзирая на то, насколько длинными являются фамилия, имя и отчество, необходимо использовать. Среди других частых ошибок, которые связаны с невежеством, отметим записи на первой странице сведений, касающихся присвоению работнику категорий, разрядов.

Для данных записей в трудкнижке имеется специальный раздел, подписанный «Сведения о работе». Ведь, как мы увидим ниже, данные записи могут изменяться (как правило, так и происходит), ведь с годами работники получают другие категории, могут и другую специальность. Вносить новые записи на титульный лист будет просто невозможным.

Возвратимся к дальнейшему обзору записей. После заполнения титульного листа, необходимо указать образование работника. Данная информация вписывается в следующем порядке:

1. основное общее;
2. среднее общее;
3. начальное профессиональное;
4. среднее профессиональное;
5. высшее профессиональное;
6. послевузовское профессиональное.

Данные записи нельзя делать, если у вас нет аттестатов, удостоверений, дипломов и т.п., то есть нужным образом заверенных документов, свидетельствующих о том или ином уровне образования. То есть, записи в трудкнижке всегда должны иметь документальное подтверждение.

Если имеет место незаконченное образование (естественно, на соответствующем уровне), то сделать запись можно только в случае представления заверенных свидетельств. Таковыми будут являться:

• студенческий билет;
• зачетная книжка;
• справка образовательного учреждения.

Отметим, что эти документы необходимо предоставлять в пакете, то есть все вместе. Один из них не является основанием для записи. На трудовой книге должна стоять дата ее заполнения. Работник на первом листе ставит свою подпись. Иная подпись на титульной странице будет принадлежать лицу, которое выдает трудовые книжки и несет за это ответственность. Дальше следует печать организации, вернее – печать кадровой службы.

Если в трудовой книжке нет на титульной странице печати, то она является недействительной.

Изменения записей в трудкнижке

Заполненная трудовая книжка — образец

Специфика заполнения трудовой такова, что ранее или позже придется делать в ней записи, которые будут по отношению к предыдущим изменениями. Практика показывает, что изменения чаще всего касаются таких записей, как:

1. ФИО;
2. дата рождения.

Чтобы осуществить новые записи, которые делают недействительными старые, необходимо иметь основание. Иными словами – документальное подтверждение по факту изменения сведений. Таким образом, вписывая новые данные в трудкнижку, касающиеся изменений по ФИО и/или дате рождения, необходимо иметь основание, которым выступает:

На данные документы, при изменении записей, необходимо ссылаться. При этом указывают номер и дату их составления. Те изменения, о которых идет речь, имеют отношение к первому листу. Речь не идет о замене трудкнижки на новую. Следовательно, старые записи необходимо зачеркнуть. Причем это делается исключительно одной чертой.

На внутренней стороне обложки необходимо оставить ссылки на документы, которые послужили основой и подтверждением оставленных новых записей. Работодатель эти пометки заверяет подписью и печатью. Штатное расписание организации является той основой, которая определяет порядок в записях о наименовании должности, специальности и профессии.

Существуют, правда, квалификационные справочники, на которые необходимо обращать внимание в том случае, если выполнение работ по конкретным должностям и профессиям, как и специальностям, связано с предоставлением ограничений или льгот.

Период работы связан с присваиванием работникам новых разрядов. Это, также, могут быть классы и категории. Естественно, в трудкнижке должна появиться новая запись. Причем, она должна быть сделана максимально полно, то есть на всех страницах и во всех графах, для этого предвиденных (название, ссылки на подтверждающие документы, дата и т.п.).

Новые нюансы

Трудовая книжка заполняется по правилам

Отметим некоторые изменения в процедуре заполнения трудкнижек. Теперь АО и ООО получили право решать самостоятельно вопрос о необходимости круглой печати. Данное постановление вступило в силу от 7.04.2015. Роструд внес, правда, разъяснения в данный вопрос.

По-прежнему остается обязанность проставлять в трудкнижке печать. То есть, если какая-то из упомянутых организаций отказалась от использования печати, то заверить трудкнижку при записи все равно придется.

Для этого достаточно и кадровой печати, и любой иной, имеющей отношение к организации. Отметим важную деталь. При первом заполнении трудкнижки отсутствие трудового стажа не фиксируется. Если первая запись о приеме на работу делается непосредственно после окончания работником специального учебного заведения, то время обучения также не фиксируется отдельной записью.

Опять обратим внимание на ошибки, которые встречаются весьма часто. В графе 2 зачастую неверно фиксируют дату, когда работника принято на работу. Иногда ставят дату составления приказа. Это неверно, ведь ставить необходимо дату, которая имеет отношения к работнику, а не к указу, и вписана в текст указа. То есть, эти даты нельзя путать.

Графа 3 рассчитана на запись о том, в какое структурное подразделение определяется поступивший на работу сотрудник. Указывается его наименование. Также касательно работника вписывается его должность, специальность, профессия, квалификация. Графа 4 – это информация о приказе. Сюда вписывают номер и дату составленного документа.

Следует иметь в виду, что прием на работу может осуществляться не только путем составления приказа, но и на основе иных документов. Это значит, что заполняя графу 4, если приказа, как таково не существует, необходимо вписывать ссылку на иное решение работодателя (таковым может быть, например, решение общего собрания).

Каждый человек в определенное время начинает свою трудовую деятельность. Естественно, он пытается работать, как говорят, по трудкнижке, то есть официально. Данный документ является очень важным, поскольку он отображает трудовую деятельность человека, является его гордостью, и также имеет немалое практичное значение.

Поэтому рассмотренный в данной статье вопрос о его правильном заполнении очень важен, в виду еще и того, что нередко меняются и самые образцы трудкнижек, и параметры их заполнения. Тем же, кто нанимает работников, следует быть бдительным при внесении записей и следить за изменениями и разъяснениями Роструда.

Мнение юриста-эксперта:

С введением в действие Трудового кодекса РФ с 1 февраля 2002 года, оформление письменного трудового договора стало обязательно (ст.67 ТК РФ). Также ст. 136 ТК РФ предусмотрена обязательная выдача на руки расчетного листка по заработной плате работникам. Эти два документа имеют более значительный вес, если их собирать и хранить до выхода на пенсию. Эти два документа содержат всю информацию о трудовой деятельности работника, необходимую для начисления пенсии.

Есть еще один документ, который рекомендуем ежегодно и при увольнении получать в бухгалтерии. Это справка о зарплате (Приложение № 1 к приказу Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 30.04.2013 № 182н). Этот документ тоже не будет лишним при наступлении пенсионного возраста.

Содержание трудовой книжки не раскрывает никакой информации о заработной плате, а именно эта информация представляет ценность при расчете пенсии. В трудовой книжке имеется только сведения о том, где, в качестве кого и сколько вы работали. А если вы еще где-то подрабатывали, но записи в трудовой книжке нет, то поможет письменный трудовой договор и расчетный листок. Эту информацию можно получить, даже, если работа была разовой.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Поделиться

ВКонтакте

Класс

WhatsApp

Telegram

juristpomog.com

Как правильно заполнить трудовую книжку (образец)

Для любого сотрудника трудовая книжка – это главная бумага, подтверждающая стаж и свидетельствующая о занятии какой-то деятельностью, и поэтому нужно знать, как правильно заполнить трудовую книжку. Ведь любые неточности приводят к неприятным последствиям. Так получается, что кадровики не всегда знают все нюансы ведения документа. Но если самим разобраться и понимать все особенности, то проблем не возникнет. Сделать это еще более удобно, если для трудовой книжки имеется образец заполнения.

Требования по закону

Сначала следует понимать, что в России имеется два вида данного документа. Один из них – трудовые книжки, выданные еще в Советское время. Они выдавались и в 90-е годы. Форма изменилась лишь в 2003 г. И сегодня граждане получают именно такие документы.

Заполнение трудовой книжки регулируется Постановлением правительства, где идет речь о форме, правилах хранения и инструкции, где сказано в подробностях, как заполнять трудовую книжку. Помимо этого, именно в ней официально подтверждается стаж работы, согласно трудовому законодательству.

Чтобы кадровики осознавали все значение книжки, за неправильное ее ведение налагается ответственность. Кроме законодательной базы, важно знать правила заполнения трудовой книжки в 2018 году. Образец документа поможет сделать это безошибочно.

Заполнение

Ответственность за хранение сведений несет работодатель либо тот, кто является его уполномоченным.  Он вводит запись в трудовую книжку, если она была заведена на прошлом месте работы, или заводит новую, если работник трудоустраивается впервые.

Работодатель вносит в нее запись. Согласно закону, книжку заводят на любого сотрудника, проработавшего более 5 дней. Любые записи, касающиеся труда, делают в семидневный срок. Только об увольнении следует вынести приказ именно в тот день, когда сотрудник увольняется.

Записи ведутся на русском, за исключением трудоустройства в тех республиках, где по закону введен другой государственный язык. Там работодатели вправе оформить трудовую книжку на русском или ином языке.

Если посмотреть на образец 2018 года, то видно, что могут быть использованы ручки гелевые, шариковые либо перьевые. Они могут быть как стандартного черного цвета, так и синего или фиолетового. Но важно, чтобы они не выцветали, а также являлись водостойкими.

Нужно отметить, что оформление трудовой книжки выполняют без единого сокращения. Все сведения указывают полностью. Каждая новая запись делается с порядковым номером. Особые требования налагают для указания даты. Так, арабскими цифрами пишут число и месяц по два знака, а год – по четыре символа.

Состоит документ из разделов, и каждая запись заполняется именно там, где нужно. Если места в ней больше нет, то вшивают специальный вкладыш. Трудовая книжка заполнение имеет построчное, которое выглядит следующим образом.

1. ФИО должно соответствовать тому, которое указано в удостоверении личности. Если в нем имеется ошибка, то и в книжку переносят то же самое. Исправлений в ней не делают.
2. Дату рождения указывают таким же образом, как и из вышеизложенных данных.
3. Образование вносят полностью. «Высшее» – запись неправильная, а вот заполнившего «полное высшее» – верно.
4. Специальность вписывают в именительном падеже, как имеется в соответствующем документе.
5. К дате заполнения и выдачи предъявляются вышеуказанные правила.
6. Затем документ дается на подпись заполняющему и наемному работникам.
7. В конце ставят печать.

Если на титульной странице имеется ошибка, ее исправляют обычным перечеркиванием и правильными заполненными данными. На обратной стороне указывают ссылку, что данные являются верными, после чего проставляют подпись и печать.

Также сюда вносят сведения о выполненной работе, переводе на иное место, наградах и увольнении. Информацию же о наложенных взысканиях не вносят, кроме того случая, когда увольнение связано с ними.

Эти данные следует вносить по приказу или распоряжению. Их указывают в «Сведениях о работе». Правильное заполнение реализовывается трудовой книжки таким образом.

1. Сначала пишут наименование работодателя без сокращений, в том числе и формы организации.
2. Затем заполнение трудовых книжек делается под названием компании-работодателя.
3. Дату указывают так же, как и в предыдущих случаях.
4. Далее в образце заполнения трудовой книжки описывают сведения о принятии, увольнении и прочем. Здесь же проставляется подпись работника, кому принадлежит документ.
5. В конце указывают основания для записи с номером и датой.

Важно! При неправильном оформлении, помимо перечеркивания, нужно внести исправление там, где допустили ошибку. Также его можно сделать и на новом месте при предъявлении документов, которые подтверждают их нужность.

Как и для любой записи, указывают номер и дату. В третьей графе пишут, что запись под определенным номером является недействительной. Затем указывают правильную информацию. В четвертой графе пишут, почему была приведена эта запись, а затем пишут данные о том, кто сделал эти исправления.

Кто ведет документ

Оформлением трудовых книжек в 2018 году занимается работодатель или лицо, которое работодатель назначает для этой цели. При этом издается специальный приказ, после чего указанное лицо приступает к работе. Приказ нужно издать, чтобы в случае необходимости предъявить инспектору. Свои особенности имеются при маленькой фирме, в которой нет лица, оформлявшего подобные документы. В этом случае этими делами занимается сам работодатель. Для этого он заводит специальные бланки и заполняет их по мере необходимости. Тогда он принимает ответственность за ведение и хранение трудовых, и работодатель вносит записи во все подобные документы.

Дубликат

Если документ потерялся или стал негодным для использования, а также тогда, когда записи стали недействительными, сотрудника восстановили в должности или оправдали, выдают дубликат. Чтобы его получить, следует написать соответствующее заявление на последнем месте работы. Это выполняется во всех случаях, кроме увольнения работника, являющегося незаконным.

Дубликат выдают не позже, чем через 2 недели после обращения работника. На титуле в верхнем правом углу указывают, что книжка – это дубликат. Здесь следует указать суммарный стаж без должностей, конкретных периодов и наименования работодателей. Если нужно, то административный орган компании должен помочь получить их сотрудникам.

Заполнение при статусе ИП

Индивидуальный предприниматель, как и другой работодатель, заполняет трудовые документы. Однако если вопрос касается его личных документов, то он не может сам заключить договор с собою же. Поэтому он не вправе записывать что-либо в трудовую. Также это не может делать и иное лицо, за исключением трудоустройства. Но им не стоит переживать за свой стаж, так как благодаря отчислениям в ПФР и налоговую, его начисляют.

Типичные ошибки

Не зная всех подробностей, касающихся того, как правильно заполнить трудовую книжку, работодатель нередко допускает одни и те же ошибки. К наиболее распространенным относятся следующие:

1. Работодатель часто пишет с сокращениями. Этого нельзя делать, будь то дата, название организации или ФИО.
2. Употребляются римские символы, но образцами могут быть цифры арабские.
3. Ошибки зачеркиваются обычным способом, однако помимо этого следует соблюсти целый ряд условий.
4. ФИО не соответствует паспортным данным. Поэтому нужно перепроверить, чтобы данные были одни и те же.
5. В графе «Профессия», где на титуле указывают должность, а не специальность сотрудника по диплому.
6. Нужные печати и подписи отсутствуют.
7. Не соблюдаются необходимые сроки для указания данных в трудовую.
8. Отсутствуют ссылки на статью ТК РФ при увольнении.
9. Внесение записей о наложении взыскания.
10. Записи о наградах указаны в другом разделе.

Заключение

Не всегда под рукой имеется достаточно типичных примеров правильного заполнения трудовых книжек. Поэтому стоит узнать обо всех подробностях, как заполнить документ, чтобы при необходимости выполнения этого действия не допустить ошибок. А если они все-таки произойдут, то нужно суметь правильно их устранить, чтобы не пришлось менять документ и решать дополнительные вопросы.

kadrovyhdel.ru

Как заполнить трудовую книжку в первый раз — Оперсонале.ру

Содержание статьи

Трудовая книжка – это основной документ, который подтверждает стаж и трудовую деятельность человека. В соответствии с существующими нормами законодательства, работодатель должен заводить трудовую книжку на каждого сотрудника, который работал в организации более пяти дней, если для этого сотрудника работа в компании является основной. Работник при трудоустройстве должен предъявить такую книжку работодателю, а ответственное лицо должно точно знать, как заполнить трудовую книжку первый раз.

В том случае, если работник собирается сотрудничать на условиях совместительства либо устраивается в первый раз, работодатель должен оформить для него трудовую книжку. Это положение закреплено в 65 статье Трудового кодекса Российской Федерации. Форма и правила ведения трудовой книжки закреплены Постановлением Правительства РФ номер 225 «О трудовых книжках», а правила заполнения были описаны в постановлении Министерства труда России под номером 69. Эти законодательные акты являются основанием для получения и ведения трудовых книжек гражданами Российской Федерации. Несоответствие всем требованиям, изложенным в законодательстве, может послужить причиной ликвидации стажа или некоторых других неприятностей.

Особенностью трудовой книжки является не только то, что она выступает в качестве удостоверения места работы человека и его рабочего стажа. Трудовая книжка может понадобиться и в некоторых других случаях, таких как получение кредита в банке. Такая ситуация не требует от человека наличия оригинала трудовой книжки, но сделанная копия должна соответствовать всем требованиям действующего законодательства. Каждый банк имеет свои особенности и требования, а получение образца будет гарантировать соответствие им всем и сэкономит не только время, но и силы.

Что поменялось в порядке заполнения

Постановлением «Об утверждении Инструкций по заполнению трудовой книжки», утвержденным Министерством социального развития и труда Российской Федерации, были изменены правила заполнения трудовых книжек, появился новый Трудовой кодекс. В связи с этим возникла необходимость заменить не только инструкции по заполнению трудовой книжки работника, но и форму книги по учету вкладышей в трудовые книжки и специальных бланков.

Минтруда утверждает, что кадровиков значительные изменения не коснулись, поскольку в основе нового постановления находились положения, утвержденные правительством в предыдущих инструкциях. Документ, подтверждающий трудовую деятельность граждан, то есть трудовая книжка, состоит из прежних основных разделов и заполняется на основании официальных документов, принятых государством. Правда, эти изменения относятся не только к работникам кадровых отделов, но и ко всем людям, которые уходят на пенсию, меняют место работы либо же начинают свою трудовую деятельность. В таких случаях стоит внимательно вчитываться в некоторые положения, чтобы не попасть впросак.

Как заполнить трудовую книжку впервые

Согласно новым требованиям, во время добавления информации в трудовую книжку запрещено использовать любые сокращения. Ведение записей должно происходить подробно. Причем следить за этими записями обязан не только работник кадрового отдела организации-работодателя, но и непосредственно владелец трудовой книжки. Запрещено сокращать такие слова, как «приказ», «распоряжение», «переведен» и им подобные.

Правильное заполнение трудовой в первую очередь в интересах владельца этого документа. Поэтому, чтобы не иметь неприятностей в дальнейшем, стоит следить за всеми вносимыми в книжку записями. Правила оформления титульной страницы, а также внесения изменений в этот раздел регламентируются второй частью инструкции по заполнению данного документа. Как правило, здесь вопросы у сотрудников кадровой службы возникают крайне редко. При первом заполнении нужно внести такие сведения:

• фамилию, имя и отчество владельца книжки,
• дату рождения,
• образование,
• профессию и специальность.

После внесения всех этих данных на титульном листе нужно поставить печать организации и подпись работника кадрового отдела, который оформлял данную трудовую книжку. Кроме всего прочего, здесь нужно будет поставить подпись самому ее владельцу. Как видно, это не очень сложно, но все же иногда у новых сотрудников возникают проблемы с заполнением.

Чтобы без проблем заполнить трудовую книжку первый раз, нужно знать, что вписать в графу «Профессия и специальность».

Многие кадровики и бухгалтеры требуют вводить как профессию, так и специальность человека. Но ведь в дипломе, полученном в высших учебных заведениях, в основном указывается только специальность либо профессия. Кроме всего прочего, в дипломе указывается квалификация будущего работника, которую нет необходимости вносить в трудовую книжку.

В этой графе также не нужно указывать должность, на которую устраивается человек. О том, какую информацию вносить в графу «Профессия и специальность», лучше посоветоваться с кадровыми работниками или бухгалтерами из компании, куда человек устраивается на работу.

Внесение изменений в титульный лист

За то время, пока человек будет работать в организации, у него могут поменяться активные данные, которые отображены в трудовой книжке. Он может получить другое образование, изменить фамилию или перейти на новую профессию. Отражение изменений в трудовой книжке также требует выполнения определенной последовательности действий. Чтобы изменить дату рождения, фамилию, имя или отчество, нужно выполнить простой алгоритм. Старые данные зачеркиваются одинарной чертой, а новые вписываются рядом. Этого требует пункт 2.3 Инструкции, в которой описана процедура заполнения трудовой книжки.

Естественно, стоит помнить, что изменения в трудовую книжку могут вноситься только на основании определенных документов, к которым относятся:

• свидетельство о рождении;
• свидетельство о расторжении брака;
• паспорт;
• свидетельство о браке;
• свидетельство об изменении имени, отчества или фамилии и т.д.

Для подтверждения достоверности внесенных данных необходимо на внутренней стороне обложки указать ссылку на дату и номер документа, который послужил основанием для изменений. Такая ссылка заверяется подписью сотрудника кадрового отдела или специального уполномоченного лица. Также здесь должна стоять печать кадровой службы предприятия или общая организации. Как и в любом другом документе, она служит гарантией достоверности информации.

Информация о получении нового образования или профессии вносится посредством дополнения существующей информации или же заполнения соответствующих пустых строк без зачеркивания устаревшей информации. Стоит заметить, что в инструкции не имеется никаких заметок относительно указания ссылки на документ, подтверждающий получение нового образования.

Заполнение «Сведений о работе»

Внесение информации в раздел «Сведения о работе» может вызвать серьезные проблемы. Для того чтобы исключить возникновение любых неприятностей, нужно делать все в соответствии с инструкциями. Для этого в графе под номером три этого раздела в виде заголовка нужно указать наименование работодателя. В том случае, если это частный предприниматель, указывать нужно его фамилию, имя и отчество. Если же есть учредительный документ, тогда нужно указать полное и сокращенное название организации. Допускается использование штампа организации с полным и сокращенным его наименованием при заполнении данной графы.

В статье 20 Трудового кодекса РФ сказано, что работодателем – юридическим лицом – не может быть структурное подразделение организации, то есть представительство или филиал. Если же человек устраивается на работу в филиал, тогда сведения о месте его работы должны включаться в трудовой договор. Именно поэтому в трудовой книжке нужно указывать информацию о наименовании организации, а представительство или филиал вносят в запись о приеме на работу.

В первой графе на следующей строке ставят порядковый номер записи, а в следующей – дату трудоустройства. Третья графа содержит в себе информацию о принятии человека на работу или назначении его в какое-то структурное подразделение организации. Здесь указывается конкретное наименование должности, на которую принимают человека, его профессия, специальность и наименование подразделения. В графу 4 нужно занести номер и дату соответствующего распоряжения или приказа, которые подтверждают принятие сотрудника на работу.

Корректировка «Сведений о работе»

Все бухгалтеры и кадровики знают, что неправильная запись в трудовой книжке может быть без труда исправлена. Но нужно знать, как это делать, в противном случае трудовую книжку можно испортить, а значит, и стаж будет аннулирован. Практика показывает, что ошибки у людей, осуществляющих заполнение трудовой книжки первый раз, чаще всего встречаются именно в разделе «Сведения о работе».

Правила, описанные в инструкции, гласят о том, что неправильные записи нельзя зачеркивать ни в коем случае. Для исправления неверной информации должна производиться новая запись, которой присваивается следующий порядковый номер. Во второй графе указывается дата правильной записи. В третью графу необходимо внести замечание о признании записи недействительной, с указанием ее номера, тогда как в 4 графе дублируется дата и номер приказа или прочих решений работодателя.

Кто вносит исправления?

В 27 пункте Правил заполнения трудовой говорится: исправления в трудовую книжку должны вноситься тем работодателем, которым была допущена ошибка. Но новый работодатель имеет полное право внести исправления в трудовую на основании документов предыдущей организации. Среди таких документов стоит выделить копии приказов об увольнении и приеме человека на работу.

Неприятности могут возникнуть у человека, если организация, допустившая ошибку, была либо ликвидирована, либо реорганизована. Решение данной проблемы содержится в 28 пункте Правил. В случае, если речь идет об организации, исправления вносятся правопреемником, а если организация была ликвидирована, – то новым работодателем на основании соответствующих документов.

Последним, достаточно важным моментом при заполнении раздела «Сведения о работе» является особенность записей об увольнении. Когда человек увольняется с места работы, все записи, которые были внесены в трудовую книжку за период его работы, должны быть заверены подписью работодателя, его печатью и подписью владельца трудовой книжки. В некоторых случаях подпись со стороны работодателя может ставить специально уполномоченное лицо. Подпись работника может находиться возле подписи работодателя или же переноситься на следующую строку.

Дубликат трудовой книжки

Согласно установленным инструкциям и правилам, дубликат трудовой книжки может делаться в трех случаях.

Утрата документа

Первый предполагает утрату трудовой книжки работником. Такой вариант развития событий может иметь достаточно плачевные последствия, особенно если речь идет о сотруднике, который впервые устроился на работу. Это может стать причиной неприятностей даже у многих опытных работников.

Согласно 31 пункту Правил, если работник потерял свою трудовую книжку, он немедленно сообщает об этом работодателю. Делается это по месту работы в форме письменного заявления. Что касается работодателя, то в его обязанности входит выдача дубликата не позднее 15 рабочих дней после получения соответствующей заявки. Оформление дубликата производится в соответствии с общими правилами заполнения трудовых книжек. То есть в него вносят все сведения, подтвержденные документами, а также информацию о непрерывном стаже работы до того, как человек поступил в организацию. Кроме этого, работодатель обязан внести записи относительно работы и наград на последнем месте.

Для начала записывают суммарный стаж работы. Сюда входит сумма лет, месяцев и дней работы человека без уточнения должностей, названия организации и периодов работы. После этого стаж работы должен быть расшифрован по отдельным периодам. Соответственно, в графу 2 вносят дату приема на работу, в третью графу – наименование организации, в которой сотрудник работал, его профессию и специальность, а в графе 4 – номер, дату и название документа, на основании которого человек был принят на работу. Если документы, которые послужили основанием внесения записей в трудовую книжку, не располагают полными сведениями о прошлой работе, то в дубликате трудовой вносятся лишь подтвержденные данные.

Недействительная запись

Вторая ситуация, когда работник имеет право получить дубликат своей трудовой книжки, предполагает наличие в документе записи о переводе на другую работу, которая была признана недействительной. В таком случае работник должен подать соответствующее письменное заявление работодателю. Затем он получает дубликат трудовой книжки, в которой последовательно перечисляются все записи, за исключением недействительной.

Неудовлетворительное состояние трудовой

Последний случай – когда трудовая книжка просто пришла в негодность – обгорела, порвалась и т.д. Порядок выдачи трудовой книжки в таком случае мало чем отличается от ситуации, когда она была признана недействительной. То есть сотрудник пишет соответствующее заявление, после чего получает от работодателя дубликат своей трудовой книжки со всеми действительными записями.

opersonale.ru

Заполнение трудовой книжки — правила, инструкция и образец заполнения титульного листа, при приеме на работу и увольнении, заполнение дубликата трудовой книжки

В нынешнее время стаж работы является важным критерием для получения более перспективной должности. Подобным «накопителем опыта» является трудовая книжка. Этот документ необходим для каждого официально трудоустроенного человека. Благодаря трудовой книжке можно проверить опыт работы соискателя, что является важным обстоятельством для каждого работодателя. В данной статье рассматриваются основные правила по заполнению трудовых книжек и работе с ними. Ознакомиться с обзором что такое вексель и виды можно здесь.
На фото обложка трудовой книжки

Содержание статьи

Правила заполнения 2015

На первый взгляд правила ведения трудовой книжки кажутся достаточно простыми, тем не менее, здесь есть свои подводные камни. Записи в трудовой книжке можно делать только с помощью шариковой ручки темного цвета. Использование гелевых ручек недопустимо. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице.

Необходимо помнить, что при сокращении наименований организаций документ становится недействительным и есть риск потерять наработанный стаж.

В трудовую книжку вносится информация следующего вида:

• должность владельца;
• смена владельцем должности;
• сведения о специальности сотрудника;
• причины увольнения сотрудника;
• информация об особых заслугах и наградах сотрудника.

Каждой новой записи присваивается свой номер в зависимости от порядкового номера предыдущей записи. Как правило, за сохранность трудовых книжек отвечает представитель кадрового отдела.

Инструкция

На видео ниже представлен процесс заполнения трудовой книжки:

Как правильно заполнить?

Инструкция по заполнению:

1. В третью графу (сведения о работе) вносится полное название организации с расшифрованной аббревиатурой.
2. Следом необходимо вписать дату официального приема на работу. Дата должна находиться в своей графе, но сразу на следующей строке после названия организации работодателя. Пропуск строки категорически запрещен.
3. Опять же в третью графу, на одном уровне с датой, вносятся сведения о должности, на которую приняли работника, а так же название отдела, в котором он будет работать.
4. И, наконец, в четвертую графу вносится номер и дата издания указа о приёме нового работника. Как и в случае с предыдущими пунктами, эта запись должна находиться с ними на одной строке.

На фото образец заполнения трудовой книжки

Помимо самой трудовой может существовать её дубликат, который выдается в случаях:

• потери трудовой книжки;
• если трудовая книжка испортилась, пришла в негодное состояние;
• если сведения оказались недействительными;
• если сотрудник был уволен из-за привлечения к уголовной ответственности, однако потом был оправдан.

В дубликате, на титульном листе в верхнем правом углу должна стоять надпись «Дубликат». Обзор что такое дифференцированный платеж и как он рассчитывается здесь: http://biz-faq.ru/baza-znanij/formuly-i-raschety/obzor-chto-takoe-differencirovannyj-platezh-i-kak-on-raschityvaetsya.html. Весь стаж до поступления на нынешнюю работу должен быть выражен суммарным числом. Так же необходимо перечислить все предыдущие места работы, а в графе четыре указывать документы, по которым эта информация была восстановлена.  Если трудовая книжка есть на руках, то на её титульном листе необходимо написать «Взамен выдан дубликат» и указать его номер.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении на фото

При увольнении принцип заполнения не особо отличается от вышеприведенных способов. Отличие состоит в том, что в третьей графе должна быть указана причина увольнения согласно ТК РФ.

Образец записи в трудовой книжке об увольнении на фото

При приеме сотрудника на работу, запись об этом должна появиться в трудовой книжке не позднее, чем через пять дней после начала работы. Читайте что такое маржа и как это рассчитывать.

На фото образец записи в трудовой книжке о приеме на работу

Выписка из трудовой книжки представляет собой копии титульного листа и прочих необходимых для владельца страниц.

Сотрудник должен подать соответствующее заявление на получение выписки, а работодателю необходимо издать соответствующий указ. Выписку оформляет представитель кадрового отдела, ответственный за хранение и оформление трудовых книжек. Каждый лист выписки должен быть заверен.

Образец выписки из трудовой книжки представлен на снимке

В титульном листе трудовой книжки перечисляется вся общая информация о соискателе, в том числе и уровень его образования. В случае если работник поменяет фамилию, его старая фамилия аккуратно перечеркивается, а новая вписывается рядом. Работодатель заверяет информацию на титульном листе своей печатью. Так же на титульном листе указывается дата начала заполнения трудовой книжки. Дата заполнения может не сходиться с датой начала работы сотрудника, так как запись о приеме на работу может оформляться до пяти дней.

На фото образец титульного листа

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей – это документ, благодаря которому можно проконтролировать информацию обо всех прошлых и нынешних сотрудниках, работающих в организации. Читайте что такое диверсификация и обзор видов . По сути, книга учета — это кипа прошитых документов, заключенных в толстый переплет. Как и любой документ, книга учета заверена печатью и имеет заверительную надпись на торце. Перед эксплуатацией необходимо заполнить основную информацию на первой странице книги.

На снимке образец книги учета

Видео

Смотрите на видео о сроках внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку:

Трудовая книжка является важным документом, из-за потери которого далеко не всегда получается восстановить наработанный стаж. Так же следует помнить, что трудовую книжку можно отдавать на руки только самому владельцу или его доверенному лицу.

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

Также вы можете задать вопрос онлайн-консультанту:

Уважаемые читатели! Если вы нуждаетесь в консультации специалиста по вопросам открытия и организации бизнеса (предпринимательскому праву), онлайн-кассам, рекомендуем сразу обратиться к нашим квалифицированным практикующим юристам:

Москва и область: +7 (499) 455-12-46

Санкт-Петербург и область: +7 (812) 426-11-82

biz-faq.ru