Ведение табеля учета рабочего времени работников – Ведение табеля учета рабочего времени работников в организациях :: BusinessMan.ru

Содержание

Как в организации происходит учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Виды учета отработанного времени

Формы учета рабочего времени:

Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи https://otdelkadrov.online/8686-pravila-primer-rascheta-oplaty-sverhurochnoi-raboty-po-tk-rf-v-year-godu.

Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную норму рабочих часов в месяц для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см.

ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
Самостоятельная отчетность работников. Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали правила внутреннего трудового распорядка: приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

отработанные каждым сотрудником рабочие часы;

прогулы и опоздания;
больничные отпуска;
преждевременные уходы с рабочего места;
переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).

Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени. Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы — задавайте их в комментариях

otdelkadrov.online

Правила ведения табеля учета рабочего времени

Понятие табеля учета рабочего времени

Определение 1

Табель учета рабочего времени представляет собой документ, где регистрируются выходы или невыходы работников организации на работу. Данный документ представлен унифицированной формой по форме Т-13 ,где отражается учет рабочего времени, или по форме Т-12, где отражаются не только данные по отработанному времени, но и производится расчет заработной платы на основании отработанных часов (дней).

Ведение табеля учета рабочего времени обеспечивает выполнение таких важных управленческих и учетных функций как:

контроль своевременной и полной явки всех работников организации;
контроль перерывов в рабочее время;
контроль своевременного ухода с рабочего места;
учета отработанных часов для начисления заработной платы;
учет неотработанного времени с раскрытием причин отсутствия работника на рабочем месте.

Формирование табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени должен составляться по каждому участку (подразделению) предприятия. Например, отдельно могут вестись табеля:

отдела бухгалтерии;
склада;
каждого производственного участка;
каждого магазина в торговой организации;
и т.д.

На каждом участке должно быть ответственное лицо за ведение табеля:

главный бухгалтер;
начальник склада;
начальник участка;
администратор магазина;
и т.д.

В табеле учета рабочего времени ежедневно фиксируется выход работника на рабочее место. Так в одной строке указываются:

фамилия, имя и отчество работника подразделения;

должность работника;
табельный номер, присвоенный работнику.

В ячейке, согласно дате выхода, проставляются отработанные часы работником. Данный показатель заносится в конце рабочей смены.

Так, табель учета рабочего времени заполняется в течение всего отчетного месяца каждый рабочий день. В итоговом столбце суммируются отработанные часы работником за первую половину месяца – для расчета аванса, и за полный месяц – для окончательного расчета заработной платы за отработанный период.

Отработанное время указывается с расшифровкой. Например, это могут быть ночные часы, работа в праздничные дни, сверхурочные часы.

В обязательном порядке, в табеле учета рабочего времени проставляются отметки о неявках на рабочее место, и указывается причина таких неявок. Неявки работника могут быть по уважительным и неуважительным причинам. Уважительными причинами являются такие виды неявок как:

ежегодный оплачиваемый отпуск;
отпуск без сохранения заработной платы.

Такие неявки должны быть подтверждены документально. В данном случае, подтверждающими документами являются заявление самого работника на отпуск с указанием периода такого отпуска и приказ руководителя о предоставлении, указанного в заявлении отпуска.

неявка в связи с болезнью, беременностью, родами. Такие неявки подтверждаются больничными листами, где также указан период болезни.
командировка. Такая неявка подтверждается приказом руководителя о направлении работника в командировку с указанием периода командировки.

производственные простои не по вине самого работника. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода простоя.
неявка в связи с выполнением поручений государственного значения. Такая неявка подтверждается приказом руководителя с указанием периода выполнения поручений.

Замечание 1

Пропуски рабочего времени без уважительной причины считаются прогулами. Документально прогулы подтверждаются докладными записками руководителю от руководителей подразделений.

spravochnick.ru

Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников? | Вопросы подписчиков

Вопрос: законодательство обязывает работодателя вести учет рабочего времени — табель. Расскажите, пожалуйста, о практике организации данной работы на крупных предприятиях. Какие службы обычно выполняют эту работу — отдел кадров или отдел труда и заработной платы? И почему? Мы думаем, что отдел кадров, так как они готовят первичные документы и следовательно корректировки к ним. А это является основой для формирования табеля. Спасибо.

Ответ на вопрос:

Статья 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

Подробнее о табеле учёта рабочего времени читайте здесь:

Таким образом, обязанности по заполнению табеля учета рабочего времени могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений.

Важную информацию об отражении отклонений в табеле учета рабочего времени вы найдете в материале здесь.

Однако, на практике чаще всего данную обязанность выполняют работники кадровой службы, т.к. отдел кадров производит оформление всех кадровых документов на работников (например, ежегодный отпуск, учебный отпуск и т.д.).

Указания по заполнению унифицированных форм по учету труда, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» применительно к табелю рабочего времени предусматривают подписания табеля не только лицом, уполномоченным на его ведение, но и кадровым работником.

Соответственно, до подписания табеля кадровик должен удостовериться в объективности, правильности и точности записей, внесенных в табель. Применение унифицированных форм в настоящее время осталось обязательным для организаций государственного сектора экономики. Другие организации вправе в своих локальных актах установить иные требования к заполнению, проверке и подписанию табеля. Однако во всех случаях тот, кто проверяет табель должен знать порядок заполнения документа и те буквенные обозначения, которые применяются при его заполнении.

В крупных организациях с большим числом сотрудников возможен вариант ведения табелей:

централизованно, с выделением отдельных единиц в штатном расписании – табельщиков, в основные обязанности которых и входит заполнение табелей по сотрудникам всех структурных подразделений компании;
децентрализованно, то есть раздельно по структурным подразделениям, когда в каждом подразделении назначается сотрудник, в чей функционал дополнительно включают обязанность по ведению табеля в своем подразделении. Ответственного за ведение табеля в подразделении сотрудника назначает руководитель своим приказом.

О том, как правильно оформляется табель учета рабочего времени, читайте далее

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ответ: Кто должен вести табель учета рабочего времени сотрудников

Читайте подробнее о Табеле учета рабочего времени по этой ссылке.

Обязанность ведения учета времени, фактически отработанного каждым сотрудником, возложена на работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься заполнением форм учета рабочего времени. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 8, 57, 91 Трудового кодекса РФ.