Как правильно вести табель учета рабочего времени: заполнение, составление и оформление за месяц, виды, инструкция, каким образом оформить для ИП — образец, как сделать документ на зарплату

Табель учета рабочего времени 1С ЗУП. Как вести

Для контроля за сотрудниками зафиксированного за ними графика выхода на работу, для учета фактически отработанного времени для расчета заработной платы, и для составления стат. отчетности сотрудники кадровых служб ведут табеля учета рабочего времени. Для учета используется две формы Т-12 и Т-13. Первая предназначена исключительно для ручного заполнения, а форма Т-13 для автоматического. В этом обзоре я расскажу про методику ведения табеля учета рабочего времени, а также дам краткую инструкцию по заполнению табеля в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакции 3.0.

Методика ведения табеля

Учет ведется по наемным сотрудникам, у которых результат расчета заработной платы зависит от фактической выработки времени. В классической схеме это выглядит так:

• Специалист, которому поручен учет отработанного времени заполняет табель и передает его в бухгалтерию;
• В бухгалтерии, специалист по расчету заработной платы на основании полученных данных начисляет заработную плату.

С помощью средств автоматизации этим процессом может заниматься и один сотрудник (например, расчетчик ЗП).

Бывают ситуации когда вести учет отработанного времени не обязательно, например если все сотрудники работают по стандартному графику работы (40 часовая рабочая неделя).

Есть два способа контроля отработанного времени:

• Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
• Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.

Важно понимать, что второй способ более трудоемкий, потому что, как и в первом нужно вести учет документов отклонений и дополнительно регистрировать все явки сотрудников.

Как вести табель в 1С:Бухгалтерии

Хотя в этой статье далее я буду рассказывать про ведение табеля в программе 1С:ЗУП, очень часто у пользователей возникает вопрос: как вести учет рабочего времени в 1С:Бухгалтерии.

Так вот сразу оговорюсь, что в 1С:БП нет стандартного функционала для автоматизации этой задачи. Но в каталоге разработок есть решения для этого вопроса:

Фиксируем план рабочего времени

Переходим к описанию действий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом. Чтобы закрепить за сотрудником плановое время работы, нужно присвоить ему график работы или на определенный период закрепить за работником индивидуальный график. Итак, по шагам…

Первое, что необходимо сделать, это заполнить производственный календарь на текущий календарный год. Для этого нужно перейти в раздел Настройка — Производственные календари.

Далее нужно заполнить по умолчанию, проверить правильность и при необходимости перенести рабочие или выходные дни.

После того, как производственный календарь заполнен, нужно подготовить графики работы, по которым на вашем предприятии работают сотрудники.

График работы сотруднику можно назначить несколькими способами. Например, в документе «Прием на работу».

Или, если изменились условия документом «Кадровый перевод».

Обратите внимание, в ЗУП 3.0 есть возможность изменить график работы сразу по списку сотрудников. Если изменения носят массовый характер, этот инструмент может сэкономить время.

Как уже упоминалось ранее, в случае если в течении какого либо времени у сотрудника меняется условия выхода на работу, нужно зарегистрировать индивидуальный график работы.

Важно понимать, что индивидуальный график работы на время действия (указанный календарный месяц) вытесняет тот график работы сотрудника, который у него назначен по умолчанию (при приеме на работу или при кадровом переводе).

Регистрируем факт отработанного времени

На первом шаге для учета фактически отработанного времени нужно зарегистрировать отклонения от запланированного графика. Это можно сделать через документы :

Если у вас ведется учет по первому способу (только отклонения), то на этом регистрация фактически отработанного времени закончена. Если же вы используете второй способ (сплошная регистрация), тогда необходимо дополнительно зарегистрировать документ «Табель» и в нем по каждому дню указать фактически отработанное время.

У табеля высший приоритет! Например, если в табеле зафиксировано время нахождения сотрудника на больничном и после этого документ регистрации больничного изменился, нужно обязательно внести соответствующие в табель, иначе расчет зарплаты может быть выполнен некорректно.

В табеле можно в ручном режиме в любой ячейке таблице ввести нужно обозначение (см. таблицу используемых условных обозначений).

Печатная форма Т-13

Печатную форму можно сформировать из документа.

Если на предприятии документ Табель не вводится, тогда унифицированную форму Т-13 можно вывести через отчет. Перейдите по меню Зарплата — Отчеты по зарплате

В этом видео ролике продемонстрирован пример заполнения табеля в ЗУП 3.0

Более детально с вопросом ведения табеля можно ознакомиться в статьях из информационной системы ИТС:

Табель учета рабочего времени

Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» скачатьТ-13 «Табель учета рабочего времени» скачатьУчет рабочего времени всегда был и остается очень важным аспектом в деятельности любой компании. Только таким образом можно узнать, когда и сколько времени сотрудник находился в офисе. На сегодняшний день существует масса способов контроля над работниками. Однако важно помнить, что самый главный из них — это табель учета рабочего времени. Именно его запросят налоговики при проверке.

Автоматический учет

В каждой компании существует своя специфика организации труда. Так, в одних фирмах сотрудники предоставлены сами себе, самостоятельно распределяя свое время, в других же действует жесткая система контроля. «Независимостью» могут похвастаться в основном работники небольших организаций, а вот служащие крупных компаний чаще всего находятся «под колпаком» у своего руководства. И на что только не идут директоры, чтобы контролировать каждый шаг своих подопечных, дабы ни одна минута рабочего времени не была потрачена зря. Безусловно, в таких организациях крайне негативно относятся к опозданиям. Чтобы свести подобное «зло» к нулю, многие компании закупают и устанавливают у себя новомодные системы контроля рабочего времени. Это могут быть и полноростные турникеты на проходной, и электронные чипы в разных частях офиса, которые, к примеру, не позволят сотрудникам подолгу общаться с коллегами из соседнего отдела.

Обеспечение контроля за сотрудниками — с технической точки зрения дело дорогостоящее. Самый простой турникет стоит примерно 500 евро. Если предприятие очень большое, то на его оснащение соответствующей системой могут уйти сотни тысяч долларов.

Турникет — это не только одна из составляющих системы безопасности, но и «учетчик» рабочего времени. Информация с микрочипа, который находится в карточке-ключе, поступает на компьютер службы безопасности. Потом эти данные предоставляются бухгалтерам, которые считают заработную плату исходя из фактически отработанного времени. Но использование турникета в учете рабочего времени не освобождает бухгалтеров от ведения соответствующего табеля. Данные о времени прихода и ухода сотрудников, о прогулах и больничных заносятся в табель унифицированной формы Т-13, которая называется «Табель учета рабочего времени» (утвержден постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1). В этой связи многие бухгалтеры недоумевают: зачем, если есть электронный помощник, учитывающий время прихода-ухода, вести еще и табель? Ведь можно получить всю выкладку по сотрудникам, просмотрев электронный пропуск каждого из них.

На этот вопрос ответила главный бухгалтер компании «Автомир» Нелли Вероненко:

— На мой взгляд, вести табели учета рабочего времени удобнее, нежели постоянно снимать данные с электронного контроллера. К примеру, у нас в компании работает почти пятьсот человек. Представляете, какую масштабную работу приходилось бы делать, чтобы только высчитать часы, проведенные на предприятии. Поэтому мы отдали предпочтение соответствующим формам. Не думаю, что это так сложно. К тому же стоит вспомнить, что табель учета рабочего времени — один из составляющих статистической отчетности, поэтому заполнять этот документ просто необходимо.

Выбираем турникет

На сегодняшний день разнообразие турникетов, которые устанавливаются в холлах офисов, достаточно велико.

Самые распространенные — это триподы. Так называются турникеты с узлом из преграждающих штанг. Узел фиксируется за счет электромагнитного замка. Такое оборудование чаще всего устанавливают в небольших компаниях.

Для крупных предприятий, в которых действует повышенный контроль на проходных, подойдут больше тумбовые турникеты. К тому же для больших фирм могут подойти и турникеты с распашными створками. Такой вид оборудования обеспечивает прохождение большого потока людей.

Через проходную с турникетом можно пройти с помощью электронных пропусков или брелоков. Пропускные пластиковые карты содержат индивидуальные коды доступа, которые считываются турникетом. Благодаря столь мудреной системе риск того, что на территории предприятия окажется посторонний человек, практически равен нулю.

Самый верный способ

Таким образом, ведение бумажного табеля является более надежным и простым способом учета рабочего времени. Хотя эта система и устарела, но она может работать при компьютерных сбоях или отключениях электричества, чем не могут похвастаться владельцы электронных турникетов. Используя старый проверенный метод, компании тем самым экономят немалые средства, которые потребовались бы для новомодного устройства.

Куда проще купить готовый бланк «Учета рабочего времени» или составить его в программе Excel и отмечать там время нахождения на рабочем месте каждого из сотрудников. В пользу такой системы работы высказалась бухгалтер компании «Мангуст» Светлана Семенова :

— Для малого предприятия ведение табеля является оптимальным способом контроля за персоналом. Турникеты — это слишком дорогостоящая покупка, порой не всегда оправданная. Поэтому мы еще долго будем работать, так сказать, по старинке. К тому же не стоит забывать, что пришедшие с проверкой налоговые инспекторы попросят предъявить им именно табель, а не распечатки с электронного турникета. И если такового не окажется — у фирмы будут проблемы.

Действительно, законодательство обязывает каждую организацию вести такие табели. Поэтому важно помнить, что если вы вложили деньги в дорогого электронного контроллера, это поможет вам следить за своим персоналом. Не стоит забывать, что ведение табеля является обязательным для всех компаний.

Также необходимо знать, как правильно заполнять подобные документы.

Итак, табель рабочего времени должен быть оформлен по унифицированной форме Т-13 или Т-12. Здесь обязательно должны быть прописаны данные о количестве рабочих дней и часов, которые сотрудник провел на работе. Также бухгалтеру необходимо обозначить причины неявок на работу. Именно на основании вышеописанной информации сотрудникам рассчитывается зарплата. Также важно помнить, что, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения форма Т-12 должна храниться в бухгалтерии 3 года.

Правда, в вопросе заполнения табеля неясно, кто должен вести учет рабочего времени. По мнению бухгалтера одной из столичных фирм Натальи Сикорской, сотрудника, ведущего табель, нужно назначать приказом или прописывать эту обязанность в должностной инструкции:

— Если не подтверждать документально, кто из служащих должен заниматься учетом, то он имеет полное право отказаться от этой обязанности. К примеру, в нашей компании в каждом подразделении определен отдельный человек, выполняющий эту работу.

Суммированный учет рабочего времени

Многие предприятия функционируют постоянно, например круглосуточные магазины. В таких фирмах действует суммированный учет рабочего времени, которому посвящена статья 109 Трудового кодекса. Нормы такого учета предусматривают контроль за фактически отработанным временем. Сколько часов сотрудник обязан отработать ежедневно, определяется нормой продолжительности дня, рассчитанной для каждой из профессий. Потом сравниваются показатели фактически отработанных часов с часами, которые должны были отработать сотрудники. Время, отработанное де-факто, не должно превышать норму.

Есть ли выбор?

Таким образом, даже если компания потратила немалые средства на электронную систему контроля, это не освобождает ее от обязанности вести табель учета рабочего времени по унифицированной форме.

Бухгалтерам важно помнить, что технические новинки способны лишь облегчить контроль над опозданиями сотрудников. Это очень удобный способ, считает Нелли Вероненко:

— Турникет сильно облегчил нам задачу: теперь, если сотрудник постоянно опаздывает, у нас есть законное подтверждение этого — информация с его карточки. Данные с нее мы берем редко. Но в профилактических целях можем проверить любого из сотрудников. Люди должны знать, что их могут наказать рублем. В результате выработка возрастает. Так что турникеты уже начинают себя оправдывать. Зато табельный учет рабочего времени не требует никаких затрат. К тому же важно помнить, что для отчетности перед налоговиками необходим именно табель учета рабочего времени. Поэтому не стоит сбрасывать со счетов этот старый проверенный способ контроля.

Евгения Бутенко

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Учет рабочего времени сотрудников: практика от ТОП-менеджера

Спойлер – в статье расскажу, как правильно ввести учет рабочего времени сотрудников в организации, как понять, кто работает, а кто делает вид, что работает. И, наконец, кому и сколько за это платить.

Причины учета

Для работодателей учитывать рабочее время особенно важно, так как платить за сон подчиненных никто не хочет.

Также и в законодательстве есть статья, которая рассказывает о важности учета рабочего времени и его оплаты, а КоАП предусматривает санкции в случае нарушения.

Рабочее время – время, которое тратится на выполнение трудовых обязанностей с оплатой за эти действия.

Убедились насколько все серьезно? Помимо основной – юридической, существуют и дополнительные причины считать отработанное время. Найдите ниже среди них одну свою или может даже пару.

Нарушаем, значит? Рабочее время не учитываем? Добро пожаловать в участок

Причина 1. Государство

Государство однозначно говорит – необходимо учитывать часы занятости персонала. Поэтому, даже формально, но Вы должны организовать учет. Вести табель, отмечать больничные, выходные, прогулы и так далее.

В ходе работы у работодателя и работающего могут возникать взаимные претензии, справедливо ли оплачивается его рабочее время, в случае таких ситуаций документы помогут решить спорный вопрос.

Пример: одна из сотрудниц предприятия обратилась в 6 различных инстанций после ее увольнения с предприятия.

Прокуратура, ГИТ, Роспотребнадзор и другие. Один из первых документов, который запросили – Правила внутреннего трудового распорядка и табель учета рабочего времени сотрудников. Все 6 проверок были пройдены успешно.

Причина 2. Эффективность

Важно честно платить персоналу. Но ведь и работник может быть непродуктивным? Или даже тратить оплаченное время не на работу. Допустим любители перекуров успевают покинуть рабочее место два – пять раз в течение рабочего дня.

Пример: в одной из организаций я наблюдала 16 работников курящими на крыльце здания в рабочие часы. Посчитаем, что перекур составил 10 минут, значит было потрачено 160 минут общего времени компании.

Причина 3. Дисциплина

Помните “теорию разбитых окон”, согласно теории, там, где нет наказаний за небольшие нарушения, чаще совершаются более серьезные.

То есть, где контролируются простые вещи, такие как качество и количество рабочего времени, сотрудникам легче нести ответственность за более серьезные обязательства, например, за сроки выполнения по проектам.

Пример: в компании измерили время составления КП, естественно оно было значительно больше, чем положено.

После этого сообщили сотрудникам о том, сколько в среднем они должны тратить на эту задачу. Далее контролировали показатель на протяжении месяца, и на удивление – не только среднее время сократилось на задачу, но и качество улучшилось.

Причина 4. Автоматизация

Отслеживание времени является и инструментом управления. С помощью некоторых программ Вы не только увидите, кто работает и сколько, но также повлияете на вовлеченность коллег, вводя или уменьшая бонусы в общей и индивидуальной мотивации.

Также, анализируя время, Вы можете сократить ненужные операции, изменить бизнес-процессы, внедрить автоматизацию учета рабочего времени сотрудников.

Пример: на производстве овощей в теплице проанализировали общее потраченное время на уход за растениями.

Далее из работы тепличниц исключили несколько простых операций, несколько разделили и их стали делать разные люди. Благодаря экономии времени, общее время на сбор урожая увеличилось, меньше стало брака с переросшими овощами, а значит больше прибыль.

Причина 5. Безопасность

Если контролировать качество рабочего времени сотрудника, можно избежать проблем с общей и информационной безопасностью компании. И да, я не шучу, далее Вы сами в этом убедитесь.

Пример: в одном из Московских офисов был похищен ноутбук, расследование было проведено очень быстро, и благодаря электронным системам отслеживания времени и видеонаблюдению удалось наказать виновных и вернуть ноутбук.

Особенности учета

В зависимости от того, какую функцию в организации выполняет работник и в какое время необходимо его присутствие в организации, мы назначаем ему время работы (смену).

В одной организации может быть не только несколько разных режимов для персонала, но и несколько разных систем учета.

Расскажу обо всем подробно, но давайте начнем с типов рабочего дня. Это первая категория, с которой начинается учет рабочего времени на предприятии.

1. Кому какой график

По количеству отработанного в сутках времени, трудовое законодательство требует учитывать в часах отработанное время.

Сверять это время с нормой, и если сотрудник работает больше, чем положено, то компенсировать это дополнительным временем отдыха или оплатой.

И далее, в зависимости от потребности организации, сотруднику назначают график.

1.1 Нормированный день

Офисные сотрудники, обычные бухгалтеры, часто отделы продаж, отделы кадров и т.д. В табель мы фиксируем 8 часов 5 дней в неделю, в трудовом договоре мы пишем – нормальный рабочий день. Никаких льгот и привилегий.

Максимум бесплатные печеньки. Но за сверхурочные мы заплатим или дадим неоплачиваемый дополнительный день отдыха.

1.2 Ненормированный день

Ведущие специалисты, менеджеры, которые часто выходят в выходные, выезжают в командировки.

В этом случае сверхурочные не оплачиваются, но работник имеет право на дополнительный оплачиваемый отпуск от 3 до 10 (на практике до 7) дней.

1.3 Гибкий график

Можно назначить такой режим удаленным программистам, маркетологам, менеджерам по продажам, с которыми Вы регулярно сотрудничаете.

Установите по соглашению время, в которое работающий также будет доступен в мессенджерах.

Кстати, мифического свободного графика, если работник оформлен по трудовому договору, – нет. Вы все равно должны договориться о том, сколько часов ему придется отработать.

1.4 Сменный график

Работники заводов, продавцы-консультанты, администраторы и т.д. Персонал с расписанием смен должен быть ознакомлен за месяц.

Если есть ночные часы в расписании смены, а это с 10 часов вечера до 6 часов утра, за них платят в два раза больше. В табеле отдельно выделяют ночные часы.

Пример сменного графика

2. Кто должен сколько работать

Всего существует три типа рабочего времени – нормальное, сокращенное (предусмотрено для группы людей, тех, кто по состоянию здоровья не может трудиться больше) и неполное. Далее расскажу о каждом подробнее.

2.1 Нормальное

Нормальная продолжительность рабочего времени – 40 рабочих часов в неделю, вне зависимости от графика работы. Все, что будет отработано сверх нормальной продолжительности будет считаться сверхурочными часами.

2.2 Сокращенное

Сокращенное время не оспаривается, безоговорочно предоставляется следующим: несовершеннолетним, работникам с ограниченной трудоспособностью, беременным женщинам – по их просьбе. Оплачивается пропорционально отработанному времени.

2.3 Неполное

Неполное рабочее время устанавливается по соглашению между трудящимся и тем, кто предоставляет занятость. При этом для подростков ограничение зависит от того, совмещают они учебу с трудом или подрабатывают на каникулах.

Для людей с ограниченными возможностями продолжительность определяется медицинскими показаниями. Еще сокращенный день положен тем, кто задействован в работе на вредных производствах.

Я такого не знал…

3. Сложные случаи

В этой главе расскажу про самые часто встречающиеся проблемные случаи при учете рабочего времени.

Обратите на эту главу особое внимание, так как возможно среди Ваших работников уже есть такие и стоит пересмотреть их рабочий график.

3.1 Удаленные работники

Для удаленных лучший вариант – гибкий график работы. Можете любой установить, главное не выходить за рамки стандартных 40 часов в неделю.

Не писать вечернее и ночное время в дополнительном соглашении. И не платить только оклад, а назначить еще премии и доплаты за результаты по проектам – сроки сдачи, соответствие ТЗ, своевременность отчетности и так далее.

По теме: Организация удаленной работы: 70 сервисов

3.2 Беременные

Если беременной сотруднице надо часто отлучаться, договариваются о сокращенном дне, платят за фактически отработанное время среднюю заработную плату.

В табеле пишут количество фактически отработанных часов в день – три, четыре, пять. Сверхурочно беременным работать нельзя.

3.3. Совместители

Для совместителей устанавливается обычная рабочая неделя, чаще всего учет ведут по пятидневной трудовой неделе, по 4 часа в день – половина от нормальной продолжительности.

Не важно – внутренние или внешние совместители, все равно больше 20 часов в неделю работать не могут.

3.4 Разъездные и командировочные

В трудовом договоре для работников часто отправляющихся в командировки так и прописываем “разъездной характер работы”, чтобы не переплачивать сотруднику за рядовые поездки. Да-да, тут мы говорим о Вашей, как работодателя, экономии.

3.5 Сверхурочное время

То есть это время отработанное сверх установленного для данной должности. Первые два часа сверхурочного времени оплачиваются в полуторном размере, а последующие в двойном. По законодательству при фактическом учете рабочего времени переработки работодатель оплачивает сразу.

Кстати, чтобы не оплачивать сверхурочное время вводят суммированный учет времени, и о нем расскажу ниже.

Пример расчета времени

Виды учета

Помним, что государство считает нормой продолжительность рабочего времени в неделю 40 часов.

В неделю, а в день 8 рабочих часов. Но ведь случается и такое – нужно, чтобы сотрудник в понедельник отработал 9 часов, а в пятницу 7 часов?

Как правильно посчитать ему тогда зарплату и действовать в рамках закона? Расскажу как ведется учет рабочего времени сотрудников и где какой рекомендуется.

1. Поденный или ежедневный

Ежедневный учет

При стандартном учете в 80% всех организаций учитывается время, отработанное сотрудником за день, тогда все дополнительные часы будут считаться за сутки. Это и есть поденный учет.

Когда использовать: использовать в случаях, когда рабочее время не меняется, в часах оно совпадает с нормой месяца по производственному календарю.

Как платить: оплата рассчитывается за каждый рабочий день/смену. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными (о них я писала выше).

2. Еженедельный

А это еще что такое?

Еженедельный учет используется довольно редко. От ежедневного отличается тем, что суммирует время, отработанное за неделю.

Персонал может работать в неделю по графику – 2 дня по 10 часов и 4 дня по 5 часов, такое тоже допустимо, если есть необходимый непрерывный отдых. Тогда считаться будет время, которое трудящийся потратил в неделю.

Когда использовать: когда сотруднику нужен нестандартный график, например, из-за маленького ребенка. Или удаленности работы от места проживания, он может приехать на работу только в определенные часы.

Или его присутствие на рабочем месте нужно, скажем, в понедельник до 9 часов вечера, а в пятницу всего 3 часа.

Как платить: оплата рассчитывается за неделю. Оплачивается норма рабочего дня в одинарном размере, если она за неделю не превышает 40 рабочих часов, а все, что выше, считается часами работы сверх нормы, сверхурочными.

3. Суммированный

Суммированный

Он называется так, поскольку не ограничен крайними сроками суток или недели для расчета оплаты труда – все сверхурочные работы могут быть определены только по учетному периоду.

А этот период может быть от месяца до года. Все это время мы платим за работу в одном размере, а за сверхурочные заплатим в конце периода.

Когда использовать: в производстве при непрерывной или сменной работе, например, охранным компаниям и другим службам и организациям.

В случае, если не соблюдается установленная законом суточная или недельная продолжительность работы. Учитывается время, отработанное персоналом за учетный период.

Как платить: оплата основного времени рассчитывается на основе утвержденной тарифной ставки, среднего заработка и выплачивается ежемесячно одной суммой по количеству отработанных часов.

Оплата сверхурочной работы по суммированию рабочего времени происходит в конце отчетного периода. Учетным периодом может быть год, квартал, месяц – на усмотрение работодателя.

Законодательство и ответственность

Так как такой показатель контролируется законодательством, то поговорим и про него. Также расскажу про основные документы, которые так или иначе затрагивают тему учета:

1. Производственный календарь. Утверждается постановлением Правительства РФ и публикуется в конце года на следующий;
2. Трудовой кодекс. Большинство его разделов так или иначе касаются оценки труда и заработной платы, но основная – третья часть ТК РФ;
3. Постановление Госкомстата РФ. От 05.01.2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации”;
4. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. В законе также требования к обработке первичных учетных документов.

Все остальное регулируется внутренними приказами. Ответственность за ведение налагается на руководителей отделов, секретарей, менеджеров по персоналу, бухгалтеров.

Есть две формы, которыми пользуются для организации учета – T12 и T13. Все возможные варианты отметок в табеле находятся в расшифровке в форме N Т12.

Они практически одинаковы, за исключением небольшой разницы. Форма Т13 используется для автоматических программ учета рабочего времени, для ручного заполнения форма Т12.

Табель учета времени

Инструменты контроля

Время, которое можно потратить, исполняя долг работодателя по учету можно сократить, используя различные автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников.

Даже в небольших организациях трудозатраты на учет рабочего времени могут занимать до нескольких рабочих часов в неделю, а на крупных без автоматики не обойтись.

1. Простые

Инструменты контроля учета рабочего времени могут быть автоматическими и простыми. Выбор зависит от потребностей и задач компании.

Если потребность только в том, чтобы сократить время, потраченное на обработку информации и расчет заработной платы, Вам достаточно будет простых бухгалтерских программ. И далее пробегусь подробнее по ним.

1.1 Таблица Excel. Гугл таблицы

Таблица Excel

Пожалуй, самый простой способ, чтобы вести учет рабочего времени. Подойдет в том случае, если у Вас совсем небольшая организация, в которой не требуется детальный учет всех действий.

• Бесплатно;
• Просто;

• “На коленочках”;
• Нет автоматизации;
• Только для мелких организаций;
• Не отражают качество отработанного времени;
• Ошибки и путаницы при сменном графике.

Если Вы только начинаете свой бизнес или имеете небольшую компанию, то терминал учета рабочего времени сотрудников Вам точно не нужен.

Советую воспользоваться этими инструментами и вести учет рабочего времени сотрудников в таблице excel. Уж лучше такой учет, чем полное его отсутствие.

1.2 Программы бухгалтерского учета

Программы бухгалтерского учета

К таким относятся, например: 1С, Небо, Мое дело, Контур.Бухгалтерия и другие. Тут уже речь про автоматизированный учет рабочего времени сотрудников.

Конечно, жесткого контроля не получится, скорее такие программы упростят учет для соответствующих специалистов.

• Бухгалтерам и кадровикам удобно;
• Можно добавлять графики, фиксировать приказы;
• Готовые табели для начисления заработной платы;

• Не отражают качества отработанного времени;
• Функцию безопасности не решают.

За такие программы бухгалтера Вам точно скажут спасибо, ведь тут все-таки про автоматический учет рабочего времени идет речь и уже не придется все вручную считать по каждому из сотрудников.

1.3 Видеонаблюдение

Видеонаблюдение

Простое или сложнее, с микрофонами и диктофонами. Видеонаблюдение не решает проблем дисциплины, скорее является вспомогательным инструментом безопасности предприятия.

• Показывает кто во сколько на работу пришел;
• Можно узнать, кто чем занимался во время рабочего дня;
• Помогают контролировать безопасность;

• Учет рабочего времени ведется в программах;
• Невозможно на практике интегрировать с бухгалтерскими программами;
• Трудно и затратно по времени отслеживать каждого.

Интересная история из практики: один из работодателей установил видеонаблюдение с микрофоном в отделе продаж, но ­“забыл” об этом предупредить персонал.

Однажды, после разговора менеджера с клиентом не выдержал, и по громкой связи дал обратную связь. Сотрудник отдела нарушил тишину фразой: “спасибо, Господи!”.

1.4 Crm-системы

Crm-системы

К таким относятся: Битрикс24, Мегаплан, S2 Crm. Практически все CRM снабжены функцией учета рабочего времени.

Как это происходит – при включении ПК и входе в CRM, либо автоматически фиксируется старт работы, либо crm предлагает отметить начало старта работы нажатием специальных кнопок.

• Время работы фиксируется автоматически;
• Выгрузка в специальные формы отчета;
• Дополненная активность: количества звонков, писем и т.д.;

• Хороший инструмент для анализа качества потраченного времени;
• Реальной картины может не отражать;
• Вопросов дисциплины не решает;
• Для анализа необходима более детальная информация – детализация звонков и т. д.

Такие программы уже показывают более ясную картину и помогут проанализировать работу каждого сотрудника и оценить его эффективность, а также покажут часы застоя.

2. Сложные

Дальше будем разбирать технологии посложнее – автоматические системы учета рабочего времени по карточкам, тайм трекинги и терминалы контроля входа – выхода на предприятие.

2.1 Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Контроллеры с доступом по электронным пропускам

Принцип работы оборудования учета рабочего времени – контроллера следующий: попасть внутрь помещения и выйти из него можно по специальной карточке.

Карточка программируется на одного работника, естественно, каждый вход-выход учитывается. Это уже электронный учет рабочего времени.

• Просто в использовании;
• Анализ выгрузки позволяет отследить все перемещения персонала;
• Карту можно настроить так, чтобы доступ был в отдельные помещения;

• Карты часто теряются, воруются;
• Ответственные лица могут доступ выдавать не по назначению;
• Контроль за использованием карт ведется отдельно.

Для небольших предприятий и офисов с низкой проходимостью есть программы с картами и видеофиксацией в момент активации карты. Но если такой небольшой терминал установить на входе в крупное предприятие, возможна очередь.

2.1 Биометрические терминалы и контроллеры

Биометрические терминалы и контроллеры

То же оборудование учета рабочего времени, что считыватели карт, вот только чтобы пройти через такой терминал нужно сканировать сетчатку глаза или можно пройти по отпечаткам пальцев. Тут уже более интересный вариант.

• Подделать такой «пропуск» почти невозможно;
• Есть возможность интегрировать с системами бухгалтерского учета;

• По времени открытия доступа дольше, чем обычные карты;
• Бывают ошибки систем, которые нужно исправлять;
• Не подходит для мест на предприятиях с большим человеческим трафиком.

Еще один существенный минус – такие электронные приборы учета рабочего времени не очень любят сами трудящиеся, считая, что это сверхконтроль и он не всегда оправдан.

Если стоимость оборудования в компании или коммерческой тайны высокая, то такие меры вполне приемлемы.

2.3 Тайм трекеры

Тайм трекеры

Тайм трекеры: Crocotime, Kickidler, Timedoctor. Это программы скрининга экрана, которые устанавливаются на персональные компьютеры, отслеживают их работу в течение дня, делают фотографии с экрана.

Функции позволяют анализировать сколько и на какой бизнес-процесс потрачено времени, как его возможно упростить, на какие сторонние сайты заходил персонал.

• Формируют общую картину рабочего дня;
• Делают снимки с экрана;
• Помогает анализировать потраченное время;
• Законность;
• Для установки не нужно разрешение;
• Информационная безопасность;
• Оптимальный выбор для учета рабочего времени удаленных работников;

• Общую безопасность не обеспечивает;
• Подходит для должностей, постоянно занятых работой с ПК. 

Действительно удобный инструмент, в отличие от системы учета рабочего времени сотрудников по карточкам, так как он покажет весь рабочий день сотрудника.

Вы легко вычислите, когда специалист отлынивает от работы и занимается своими делами.

Про обман

В этой главе расскажу несколько историй из практики, как сотрудники компаний умудрялись обманывать системы учета. Так что читайте внимательно и берите на вооружение. А то вдруг и в Вашем окружении есть такие.

История 1 – CRM система

Валентин на работу приходил первым, включал все компьютеры, нажимал старт работы, а что ему, он жаворонок. Позже подтягивались коллеги, кто с кофе, кто после вечеринки. Молодец Валентин. А дисциплины нет.

История 2 – беременные

В организации на входе стоял терминал с пропуском по электронным картам. К беременным сотрудницам никто не предъявлял претензий. Так, в открытую электронным пропуском беременной дверь, коллеги выходили покурить по 5 человек.

Обман раскрыли, когда служба безопасности решила проверить – зачем сотрудница в течение пятнадцати минут три раза выходила на улицу и заходила обратно.

История 3 – про учет в Excel

Начальник производства пятьсот раз переделывал табель, прежде, чем сдать его кадровику, а потом бухгалтеру. Так как табель он делать не успевал, ему было проще угадывать, что неправильно, чем сверять все выходы сотрудников.

На столе лежала куча заявлений и объяснительных записок. А в день выплаты зарплаты он бегал от своего женского коллектива из 30 дам, которым неправильно выплатили заработную плату.

НАС УЖЕ БОЛЕЕ 32 000 чел.
ВКЛЮЧАЙТЕСЬ

Пошаговый алгоритм

Итак, все вроде прочитали, все поняли. Теперь осталось только разобраться как организовать, внедрить и учитывать.

Подробно расписывать не буду, лишь только пробегусь по верхам. И вот Вам совет: идите от простого к сложному, чтобы разобраться в тонкостях учета и ничего не забыть. А этот алгоритм Вам поможет.

1. Определяем характер работы в должности. В отдельных случаях мы должны указать этот характер работы в трудовом договоре. Он может быть разъездным для курьеров, водителей, может быть сезонным, на дому – характер может учитывать разные признаки;
2. Определяем вид рабочего времени, подходящий этой должности. Мы подробно писали об этом выше. Часто ли перерабатывает сотрудник? Является ли он ответственным лицом, которое должно присутствовать на производстве при авариях?
3. Прописываем в локальных документах. Например в “Правилах Внутреннего Трудового распорядка”, “Положении об оплате труда”, в “Должностной инструкции” сотрудника. Здесь Вы опишете все возможные графики, смены, нормы;
4. Составляем графики работы сотрудников. Гибкие, сменные, далее утверждаем руководителем, подписываем сотрудником. Для офисных сотрудников и административного персонала – с производственным календарем знакомим еще в декабре;
5. Составляем приказ – “Об учете рабочего времени на предприятии”. Иногда вводятся отдельные инструкции, даже отдельное Положение об учете рабочего времени. Знакомим сотрудников под подпись в листе ознакомления;
6. Назначаем приказом ответственных лиц. То есть тех, кто ведет учет рабочего времени – руководителей групп, подразделений, бухгалтера, кадровика если есть. Бухгалтер и лицо, ответственное за персонал, должны быть в приказе обязательно;
7. Ведем учет каждый месяц. И для этого собираем табели с руководителей, объяснительные, отгулы, сверяет бухгалтер и вносит в программу 1С или другую программу, которая начисляет заработную плату№
8. Автоматизируем учет рабочего времени. Настраиваем выгрузки, интегрируем с программами бухгалтерского учета. Тестируем до тех пор, пока основные процессы не будут налажены. Периодически проверяем системы на корректность;
9. Проверяем и контролируем. Ведем контроль данных с определенной периодичностью. Пишем регламенты учета рабочего времени, правильного пользования автоматическими системами учета;
10. Начисляем справедливо заработную плату. Ура! Если Вы честно учли все нюансы, посчитали справедливо каждый час времени сотрудника, ждите обратную благодарность в виде дисциплины и повышения качества труда.

Вот, пожалуй, самые основные шаги для того, чтобы организовать учет рабочего времени. И естественно, в каждом бизнесе своя специфика и данные могут отличаться.

Правила

Простое соблюдение этих правил поможет избежать сложностей с учетом и претензиями сотрудников к работодателям по этому поводу. Так что внимательно читайте и исправляйте (если нужно).

• Не нарушать законодательство. Есть обязательные для ведения документы, они в организации должны быть – табели учета рабочего времени, графики работы. Режим работы должен быть прописан в трудовом договоре;
• Ответственные. То есть те, кто ведет учет рабочего времени, должны быть назначены приказом организации. И в должностной инструкции руководителей желательно, чтобы тоже был прописан этот пункт;
• Еще один приказ. “О сроках сдачи табелей учета рабочего времени в бухгалтерию”, обычно бухгалтерия дает себе фору в несколько дней, чтобы проверить и при необходимости запросить документы;
• Табели всегда сдаются без помарок. И еще подписываются ответственным лицом и архивируются. Срок обращения работника по неправильно начисленной и выплаченной заработной плате до 1 года;
• Согласие. Необходимо получать согласие персонала на видео и аудиозапись. Оно оформляется при приеме на работу или позже, в момент установки систем видеонаблюдения. Только не устраивать травлю и тотальную слежку.

Вот и весь список правил. Уверяю Вас, что использовав их при учете рабочего времени Вы упростите себе жизнь в разы. Так как сможете избежать очевидных ляпов и конфликтных ситуаций.

Коротко о главном

Если вести количественный учет рабочего времени сотрудников в установленной форме обязует государство, то вести контроль качества отработанного времени – инициатива сугубо работодателя.

Нельзя отрицать, что такая инициатива может повысить дисциплину в организации, но и у нее есть оборотная сторона.

Тотальный контроль за рабочим временем сотрудника снижает мотивацию и является порой причиной увольнения лучших сотрудников организации.

Поэтому находите золотую середину и поощряйте Ваших коллег не только за качество проведенного за работой времени, но и за сложность решаемых задач, вовлеченность и высокие показатели работы.

И напоследок типичные ошибки при учете рабочего времени сотрудников:

• Отсутствие подтверждающих документов за “прогулы”;
• Нет записи в трудовом договоре о режиме рабочего времени;
• При смене режима не составлено дополнительное соглашение;
• Отсутствие ответственных за учет, назначенных приказом;
• Отсутствие приказов на выплаты;
• Графики, виды работ, вид учета не прописан в “Правилах внутреннего трудового распорядка”;
• Персонал не ознакомлен с графиками работы, отсутствует подпись с ознакомлением.  

Ведение табеля учета рабочего времени работников. Порядок оформления табеля рабочего времени

Для фиксации и наличия сотрудников организации или предпринимателя на производстве ежедневно используется табель учета рабочего времени по форме Т-13, а в случае их отсутствия устанавливается причина, которая также отражается в документе. Используется работниками кадровой службы или бухгалтерии на основании данных о присутствии сотрудников, подаваемые руководителем. Ниже выложены формы для скачивания.

Табель учета рабочего времени один из главных документов, на основании которого формируется заработная плата сотрудников, особенно тех, у кого она начисляется за фактически отработанные часы. В документе фиксируется информация о присутствии сотрудников на производстве, командировках, отпусках, больничных, в том числе и факт неявки на рабочее место и прогулы.

По хорошему табель нужно составить и подать в бухгалтерию 2 раза в месяц, один за первую половину месяца для начисления аванса, а другой – для расчета основной части. Не все это делают, но при расчете аванса все же есть тонкости, если даже окладная часть зарплаты рассчитывается исходя из фактически отработанного времени.

Табель рабочего времени шаблон для скачивания в ексель

.
.

Заполнение формы

Табель ведет уполномоченное на это лицом и подается в бухгалтерию. Существует два способа заполнения:

• Вариант № 1 – Ведомость заполняется ежедневно, в ней отмечаются все явки и неявки сотрудников.
• Вариант №2 – Заполняются лишь отклонения от нормы, т.е. фиксируются только неявки, опоздания и т.п.

Таблица основных кодов для заполнения бланка табеля рабочего времени

Событие	Буквенный код	Цифровой код
Посещаемость сотрудника на производство, рабочий день	Я	01
Выходные и праздничные дни, если расписание 5/2, то это обычно суббота и воскресенье, график плавающий, то в соответствии с графиком	В	26
Ежегодный оплачиваемый отпуск	ОТ	09
Отпуск, предоставляемый по случаю беременности и родам	Р	14
Отпуск, предоставляемый сотруднику по уходу за ребенком не достигшим 3-х лет	ОЖ	15
Отпуск за свой счет, без сохранения зарплаты	ДО	16
Командировка по служебным делам	К	06
Неявки, по которым обстоятельства не установлены, проставляется до выяснения	НН	30
Больничный	Б	19

Основный коды по оплате труда

• 2000 ставится в случае выплаты зарплаты и командировочных.
• 2012 – при выплате отпускных.
• 2030 – выплата больничного.

Читайте также:

Приказ о направлении сотрудника в командировку, форма Т-9

Табель учета рабочего времени форма Т-13 образец заполнения

Особых трудностей при заполнении табеля у вас не возникнет, это весьма просто, необходимо лишь знать коды и данные сотрудника. Делается это как в примере, который заполнен по Варианту №1, Вариант №2 будет написан также, только коды явки проставляться не будут, вместо них – пустые клетки, заполнены выходные и отклонения, а еще сумма отработанного времени.

В графе 1 проставляется порядковый номер записи, а в столбце 2 – ФИО сотрудника и его должность.

В графе 3 вносится табельный номер.

В графе 4 вносятся данные по месяцу, используя буквенные коды по каждому работнику. Для этого в верхней клетке ставится буквенный код, а в нижней количество отработанного времени, при графике 5/2, это будет 8-ми часовой рабочий день. Расчет делается за первую половину месяца и за вторую, данные записываются в Графу 5, а итоговые – в Колонку 6.

Графы 7-9 необходимы для внесения данных, на основании которых правильно рассчитывается заработная плата.

В графе 7 вносится код оплаты, в графе 8 – счет бухгалтерского учета, на котором отражаются затраты по заработной платы, в данном случае указан 44 счет, но может быть и другие счета, в зависимости от системы разнесения затрат.

В графах 10-13 вносятся данные о неявках сотрудника.

Возможные нестандартные ситуации при заполнении формы

Болезнь во время отпуска

Если сотрудник болел в период учетного ежегодного отпуска и принес больничный лист, то необходимо проставить в табеле (Б) за указанные дни вместо отпуска (ОТ) , а отпуск продлевается на время больничного.

Если сотрудник не вернулся с отпуска, а заболел, то в дни его неявки временно ставится (НН) , а при предъявлении подтверждающих документов меняется на (Б) .

Оформление праздничных дней во время отпуска сотрудника

Если сотрудник берет отпуск, а в тот период в соответствии с производственным календарем праздничные дни, то необходимо проставить (В) в праздничный день. Скажем, если сотрудник находится в отпуске с 10 по 17 июня, а 12 июня – праздничный день, что код (ОТ) в этот день заменяем на (В). Такой день не будет входить в период оплачиваемого отпуска.

Отпуск без сохранения заработной платы

В соответствии с законодательством у сотрудника могут возникнуть разные причины:

• “ДО” – В случае отпуска по семейным обстоятельства, который предоставлен с разрешения руководства.
• “ОЗ” – Отпуск, предоставляемый без сохранения зарплаты, в соответствии с ТК РФ, к примеру, в случае свадьбы.
• “ДБ” – если сотрудник берет отпуск без сохранения зарплаты, который предусмотрен отраслевым решением или коллективным договором.

Работодатель должен учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником. Поэтому табель учета рабочего времени – обязательный документ в организации. Какую форму табеля выбрать и как ее правильно заполнять, поговорим в статье.

В статье:

Скачайте документы по теме:

Табель учета рабочего времени: бланк

Работодатель обязан учитывать время, фактически отработанное каждым сотрудником компании, о чем говорится в ч. четвертой ст. 91 ТК РФ. Поэтому табель учета рабочего времени является обязательным документом в ряде организаций. На его основании начисляют заработную плату . Ответственным за ведение документа назначают кадровика.

Назначенный приказом руководителя сотрудник осуществляет ведение работников каждый месяц в целом по компании или по отдельным структурным подразделениям. Если документ ведется по отделам, в приказе нужно указать ответственного за его составление в каждом из имеющихся подразделений, а также замещающего специалиста на период отсутствия основного работника.

Определите, какую форму табеля лучше вести в организации

Коммерческие предприятия используют одну из типовых форм № Т-12, № Т-13 (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Или же разрабатывают форму документа самостоятельно, учитывая действующие законы. Бюджетные организации применяют форму 0504421 (приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н).

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) позволяет одновременно проверять соблюдение , а также вести учет выплат. Если в организации учет времени и расчеты с сотрудниками по оплате труда ведутся раздельно, лучше заполнять только первый раздел «Учет рабочего времени». В этом случае табель считается самостоятельным документом. Второй раздел «Расчет с персоналом по оплате труда» оформлять не требуется.

Важно! Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) предназначен исключительно для учета отработанного времени. В нем нет граф для сведений по оплате труда. Применяется он, когда в организации установлена автоматизированная обработка всех учетных данных, что позволяет экономить время и трудозатраты на оформление документа.

Можно изготовить бланки по форме № Т-13, в которых реквизиты заполнены лишь частично: отдел, Ф.И.О., должность, табельный номер и так далее. Своевременное ведение табеля учета рабочего времени работников позволяет избегать ошибок.

Форма табеля, разработанная компанией, не запрещена (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). В качестве основы лучше использовать унифицированные бланки (формы № Т-12, № Т-13), дополнив их недостающими графами, строками для внесения необходимой информации. При этом сам табель должен содержать показатели затрат рабочего времени и обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты при заполнении табеля учета рабочего времени:

• наименование;
• дата составления документа;
• наименование компании или отдела;
• единицы измерения;
• должности, Ф.И.О., подписи ответственных работников.

Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421) – типовая форма, входящая в Перечень унифицированных форм первичных документов, которые были утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Применять ее обязаны:

• органы местного самоуправления;
• государственные органы;
• органы управления внебюджетными государственными фондами;
• государственные (муниципальные) учреждения.

Нужно учитывать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени , чтобы не возникало ошибок при последующем выполнении расчетов. Если обнаружены недочеты, их требуется своевременно устранить. Данную работу выполняет кадровый менеджер или иное уполномоченное лицо.

Шпаргалка. Как исправить самые распространенные ошибки в табеле

Табель учета рабочего времени: образец заполнения

Как составить табель учета рабочего времени:

• методом сплошной регистрации явок, а также всех неявок на работу;
• методом регистрации различного рода отклонений.

Выбирать способ нужно по режиму рабочего времени. Как вести табель учета рабочего времени, определяют при формировании учетной политики организации, которая регламентируется приказом руководителя. В учетной политике фиксируют и сроки представления табеля в бухгалтерию.

Положение о табельном учете рабочего времени

Метод №1. Метод сплошной регистрации явок, неявок при ведении табеля учета рабочего времени работников подразумевает заполнение документа путем отметки календарных дней месяца в отдельной клетке. В обязательном порядке проставляется код явки или неявки. Под ним прописывают общее количество отработанных часов. Метод сплошной регистрации позволяет при суммированном учете выявить все сверхурочные работы.

Метод №2. Метод регистрации отклонений. При данном способе заполнения документа регистрируют только отклонения от установленного рабочего времени, если они зафиксированы. При этом отмечают неявки, опоздания, а также сверхурочные часы и др. Учет неявок всегда ведется в днях. В верхней строке графы указывают код условных обозначений, а нижние графы остаются пустыми. Если длительность дня или смены не изменяется, можно фиксировать только отклонения от нормы времени (неявки, опоздания). При нормальной продолжительности работы достаточно фиксировать только неявки на работу.

Использование кодов при заполнении табеля учета рабочего времени

При внутреннем совместительстве сотруднику нужно присвоить 2 табельных номера и дважды вписать его в документ как совместителя и как основного работника, Рассмотрим, как правильно заполнить табель на примере раздела 1 «Учет рабочего времени» формы № Т-12. При заполнении документа используют цифровые или аналогичные буквенные коды, при этом правила ведения табеля учета рабочего времени могут отличаться в ряде организаций.

Таблица. Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Сведения о работе
	Цифровой		Буквенный
Длительность работы днем
Продолжительность работы в выходные или нерабочие праздничные дни
Длительность работы в выходные дни и нерабочие праздничные дни
Ежегодный оплачиваемый отпуск
Порядок ведения табеля учета рабочего времени и дополнительные коды Виды рабочего времени или отдыха обозначают определенным кодом. Стандартных кодов не всегда бывает достаточно, чтобы зафиксировать отклонения в документе. Тогда компании вправе ввести собственное буквенное или цифровое обозначение. Для этого издают соответствующий приказ о введении дополнительного обозначения буквенным или же цифровым кодом (Порядок, утвержденный постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20). Например, чтобы зафиксировать перерывы для кормления маленького ребенка (ч. первая ст. 258 ТК РФ), их включают в рабочее время сотрудницы, а оплачивают в размере среднего заработка. Для обозначения можно использовать буквенный код «КР», который расшифровывается как кормление ребенка, а также цифровой код «37». В нижних строках нужно отражать продолжительность перерыва. Закрепляем на практике: ведение табеля учета рабочего времени Сотрудник ПАО «Феникс» Коломеец А. В., разнорабочий, табельный номер 93, в период с первого июля 2019 года по двадцатое июля находился в основном оплачиваемом отпуске. Остальные дни без отклонений. Работает по графику по восемь часов в день установленные пять дней в неделю, с двумя выходными (СБ, ВС). Как правильно вести табель учета рабочего времени должен знать кадровик. При этом он обязан отслеживать изменения в законах, чтобы не допустить ошибок при оформлении документа. Для учета рабочего времени используйте условные и дополнительные коды в унифицированных формах табеля № Т-12 или № Т-13. При суточном режиме работы отражайте количество часов работы днем и ночью. В предпраздничный день уменьшайте рабочий день на один час для всех, включая работников с неполным и сокращенным днем.

Каждому работодателю следует знать, как правильно заполнить табель учета рабочего времени. Обязанность ведения данного документа возлагается абсолютно на всех руководителей организаций и предприятий, где применяется наёмный труд (ст. 91 Трудового кодекса РФ). За отсутствие данного табеля трудовая инспекция вправе привлечь администрацию к ответственности в виде штрафа за нарушение законодательства в сфере занятости – ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Нарушение ведения документации также может стать причиной для привлечения к ответственности налоговыми органами на основании ст. 120 НК РФ.

Основное назначение табеля учёта – фиксация информации о явках и отсутствии на работе персонала для точного расчёта заработной платы сотрудников. Кроме того, ведение документа необходимо для следующих целей:

• контроля за соблюдением режима труда;
• расчёта эффективности использования рабочего времени;
• составления статистической отчётности по запросам Росстата.

Табель нужно вести правильно и аккуратно. Сведения в нём необходимо подтверждать документально. Это требуется, во-первых, для предъявления оснований занесения информации в документ учёта органам трудовой инспекции. Во-вторых, при увольнении сотрудник вправе потребовать у администрации, кроме расчёта и трудовой книжки, иную заверенную документацию, которая касается его работы (ст. 84 ТК РФ). Если информация занесена в табель учёта неправильно или не соответствует действительности, это может послужить основанием для обращения бывшего подчинённого в суд.

Форма документа

Существуют утверждённые формы табеля учёта рабочего времени: Т-12 и Т-13. Бланки разработаны Госкомстатом (Постановление № 1 от 5 января 2004 года) и являются наиболее удобными для фиксации сведений о режиме труда. Можно ли использовать другую форму табеля? Да, применение указанных форм учёта не является обязательным. Руководство организаций вправе разработать свои бланки документации, сделав их частью внутренней политики предприятия. При введении в действие форм учёта, отличных от стандартных, составляется соответствующий приказ по предприятию и доводится до сведения персонала.

Документы учёта Т-12 и Т-13 имеют вид таблицы с количеством граф, соответствующим количеству календарных дней в месяце. Данные об отработанных часах суммируются для каждого штатного работника отдельно. Сведения о сотрудниках вносятся в горизонтальные строки с указанием табельного номера и должности. При большом штате работников вести табель учёта удобно для каждого цеха или подразделения отдельно.

Бланки Т-12 и Т-13 имеют одинаковое назначение и содержат идентичные реквизиты. Форма Т-12 универсальна и подходит абсолютно для всех предприятий. Заполнять табель Т-13 удобно, когда на предприятии учёт рабочего времени ведётся в электронном виде с помощью автоматической системы пропусков (турникетов). Ещё одним отличием является наличие в Т-12 Раздела 2, где производится отражение начислений сотруднику за труд (его заполнять необязательно, для целей расчёта возможно оформление иных форм бухгалтерской документации). Ведение электронной системы учёта Т-13 упрощено тем, что начисления производятся автоматически.

Кто должен вести табель учета рабочего времени? На крупных предприятиях с целью ведения таблиц вводится отдельная должность – табельщик. Если держать дополнительную штатную единицу руководство позволить себе не может, учёт рабочего времени осуществляет сотрудник кадровой службы. Также администрация может назначить иное лицо, ответственное за ведение документа – его заполнение и утверждение у начальства.

Стандартный документ учета рабочего времени 2019 года формы Т-12 имеет 17 вертикальных граф, которые предназначены для отражения:

• явок на работу;
• отсутствия по месту исполнения обязанностей, указанному в трудовом соглашении;
• продолжительности отработанного времени;
• количества рабочих дней в месяц;
• количества дней, когда сотрудник не появлялся на рабочем месте с указанием причин неявки;
• выходных, а также праздничных дней.

Бланк Т-12 заполняется вручную ответственным работником ежедневно. В конце расчётного периода документ сдаётся в бухгалтерию для проверки данных и начисления заработной платы.

Табель Т-13 содержит 13 граф, которые, кроме перечисленных, включают коды оплаты и корреспондирующие счета для автоматического начисления заработка. Заполнение бланка осуществляется с применением специальных программ, доступ к которым имеют ответственные работники, занимающиеся внесением необходимых цифр и контролем производимых расчётов.

Как заполнять таблицу

Правила заполнения табеля учета рабочего времени, утверждённые в 2004 году, содержат буквенные и цифровые обозначения пребывания или отсутствия подчинённых по месту исполнения трудовых обязанностей. Полный перечень кодов указан на второй странице формы Т-12. Обязательно ли их использовать? Нет, список носит рекомендательный характер, но из-за лёгкости в применении работают с ним на предприятиях по сей день.

Как вести табель? Для ежедневного учёта отведены в бланке формы Т-12 графы четвёртая и шестая, в Т-13 – графа четыре. В верхней строке отображается буквенное или цифровое обозначение в соответствии с фактом явки или неявки сотрудника (например, Я – обозначает явку, К – командировку, НО – отстранение от исполнения обязанностей и т.д.). Под этой отметкой записывается длительность рабочего или нерабочего времени в часах. Отсутствие на рабочем месте всегда фиксируется как «0», даже если подчинённый пребывал в командировке.

Порядок заполнения табеля допускает два варианта внесение сведений в документ.

1. Методом сплошной регистрации – отражаются все факты явки и неявки с указанием продолжительности времени:

1. Методом регистрации исключительно отклонений – отражаются только дни неявки, нижние графы остаются незаполненными:

Руководство самостоятельно вправе выбрать режим заполнения, в зависимости от специфики производства.

Следует учитывать, что каждый вид работы и отдыха имеет свой код обозначения. Например, ночная занятость (с 10 вечера до 6 утра) обозначается буквой Н. Пребывание на месте исполнения обязанностей с 8 вечера до 8 утра будет фиксироваться следующим образом:

Как заполнять отпуск в табеле учета рабочего времени? Каждому виду отпуска присвоен специальный код: основной – ОТ, ученический, оплачиваемый – У, без оплаты – УД и так далее. Длительность пребывания на рабочем месте всегда указывается «0».

Подведение итогов

В конце расчётного периода ответственное лицо осуществляет подсчёт количества отработанного и неотработанного времени в часах. Информация заносится в пятую (за первую часть месяца) и седьмую (за вторую часть месяца) графы табеля Т-12. Графы 8-13 содержат итоговые сведения. Неявки отражаются в столбцах таблицы 14-16. Если в составленном табеле учёта обнаружена ошибка, необходимо составить корректировочную ведомость.

Важно! Ответственные за заполнение табеля сотрудники, руководители отдела кадров и структурного подразделения обязаны расписаться внизу документа за достоверность внесённых данных.

Табели учёта рабочего времени следует хранить на предприятии в течение пяти лет, так как этот документ является основанием для начисления заработной платы персоналу. Если на предприятии применяется тяжкий труд или присутствуют вредные условия для работы, учётную документацию следует хранить на протяжении 75-летнего периода.

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.

В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.

Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.

Форма Т-13. Особенности формы

Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.

Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.

Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.

Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.

Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13

В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.

В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.

Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).

В графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.

Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.

Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам

Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.

Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):

Т-13 для ноября

По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.

В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:

• 2000 — обычный рабочий день,
• 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
• 2012 — отпуск.

Альтернативное решение

Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:

• Я — рабочий день,
• Н — неотработанный день.

Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.

Частные случаи

1. Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?

Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.

2. Может ли код Я иметь значение более 8 часов?

Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.

3. В чем различие табелей Т-12 и Т-13?

Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.

Форма Т-12

В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).

Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.

Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени

Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.

Учёт рабочего времени в Т-12

Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).

Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.

В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.

Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.

При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.

Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.

Дата и подписи ответственных лиц

После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.

Для учета времени, фактически отработанного работниками в организации, трудовым законодательством предусмотрено заполнение табеля учета рабочего времени. Данная обязанность распространяется и на частных предпринимателей и юридические лица любой формы организации.

Для того, чтобы организовать процесс учета, Госкомстат разработал и утвердил особые учетные бланки №Т-12 и №Т-13.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Ведение табеля представляет собой несложную процедуру, однако выполнение требует соблюдения определенных правил, как нужно отражать данные, ведь от корректного оформления отчета зависят расчеты по оплате труда наемных работников. Кроме того, учет позволит организации избежать дополнительных трат за оплату фактически необработанного времени.

Что это за документ и для чего он нужен?

Постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года, была утверждена специальная форма, которая находится в ведении кадрового отдела и бухгалтерии.

Данная форма позволяет выполнять следующие действия:

• вести учет отработанного времени, а также отражать информацию о неотработанных сотрудником часах;
• осуществлять контроль за соблюдением рабочей дисциплины, отражать явки/неявки, факты опоздания на работу;
• располагать достаточными сведениями об объеме выполненной работы сотрудника, чтобы далее правильно начислять оплату труда и вносить сведения для статистики.

Формы № Т-12 и Т-13 служат для бухгалтера обоснованием для начисления каждому сотруднику заработной платы, дополнительных компенсаций. Для отдела кадров табель позволит проконтролировать явку работников, а при выявлении нарушений – вводить взыскания на провинившегося сотрудника.

Налоговым законодательством предусмотрено право сотрудника при увольнении запрашивать табель учета времени вместе с выдачей других личных документов, включая трудовую книжку. Данное положение закреплено ст. 84.1 НК.

Руководителям предприятия следует знать, что с 2013 года произошла отмена унифицированных форм. Несмотря на отмену строго установленных форм, обязанность по ведению учета времени работы сотрудников в организации сохраняется согласно ч.4 ст. 91 ТК. Таким образом, на предприятии появилась возможность внести коррективы в оформление документа по учету времени, которое отрабатывают работники.

Так как введенный Госкомстатом бланк удобен для внесения данных и дальнейшей обработки, многие организации продолжают его использовать.

Если расчет оплаты труда ведется отдельно, второй раздел бланка Т-12 оставляют незаполненным.

Кто занимается ведением документа?

По действующим в 2019 году Указаниям применения и заполнения документации первичного учета, бланки оформляются отдельным сотрудником, которому было поручено данное действие. На документе должна стоять заверяющая подпись руководителя и кадровика.

Отдельно выделенной должности по ведению учета на предприятии не требуется, эту работу может выполнять любой сотрудник, которому руководство даст на это полномочия. Это происходит путем издания приказа о назначении сотрудника установленной должности ответственным за учет времени работы.

Кроме того, потребуется ввести в трудовой договор отдельный пункт о наделении такими полномочиями сотрудника. Если этого не сделать, руководство не вправе требовать исполнения обязанностей по учету от сотрудника.

Назначенное должностное лицо заносит данные в течение месяца, а затем передает на подписание документ начальнику отдела и служащего кадрового отдела. Кадровик сверяет данные, берет нужные для выполнения кадровой работы сведения из предоставленного отчета, затем подписывает форму и передает для дальнейшей работы в бухгалтерию.

Если организация не является крупной, учет времени вводят в обязанности кадрового служащего, который далее отдает документ бухгалтеру для начисления оплаты за труд.

Образец заполнения формы Т-13:

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

От того, насколько удобно работать с отчетом, будет зависеть продуктивность службы бухгалтера и кадровика, а правильное отражение информации о фактически проведенном на рабочем месте времени позволит сделать корректные расчеты оплаты сотруднику, что выгодно обеим сторонам – работнику и его работодателю.

С одной стороны, работодатель вправе произвести удержание, если фактически отработанное время не соответствует установленному в договоре времени. С другой стороны, вышедший на работу в выходной день сторож вправе потребовать дополнительной компенсации за выполненный объем.

Документ представляет собой акт о фактически выполняемой каждым служащим работы и о рабочем режиме, действующем на предприятии с занесением любых отклонений от установленного графика работы.

Табель требуется для работы следующих структур организации:

Следуя несложным правилам, сотрудник может быстро и грамотно составить отчет о фактически отработанном за месяц времени сотрудников фирмы:

1. Табель заполняется в единственном экземпляре.
2. Можно заполнять бланк по образцу вручную, либо заносить сведения через компьютер.
3. Для того, чтобы сотрудник имел право осуществлять учет, руководитель предприятия должен издать соответствующий приказ о наделении работника нужными полномочиями. Данная обязанность должна быть введена в должностную инструкцию.
4. Подготовка табеля начинается накануне отчетного месяца.
5. Титульный лист содержит информацию о полном наименовании предприятия, подразделения, а также дату начала учета. По окончании месяца и закрытии табеля заносится дата окончания отчета.
6. Следующий лист оформлен в виде таблицы с заполнением сведений о сотрудниках. Необходимо следить за правильным указанием фамилий, имен сотрудников, не допуская возможности путаницы среди сотрудников-однофамильцев.
7. На каждого сотрудника заносится информация о номере его личного дела.
8. Каждый столбец табеля соответствует определенному дню месяца.
9. Ячейки напротив фамилий содержат сведения об отработанных часах, количестве смен, при наличии выходных и праздничных дней вносятся соответствующие отметки.
10. Информацию о фактически выполняемой работе вносят каждый день, основываясь на предоставленных официальных документах (листы нетрудоспособности, приказы, заявления, распоряжения руководства).
11. Случаи опозданий и прогулов также подлежат отражению в виде буквенных, числовых кодов.

Документ считается действительным, если он скреплен подписью начальства. Ответственность за корректное внесение сведений полностью ложится на назначенного сотрудника.

Особенности для бюджетных организаций

В предприятиях, работающих на бюджете, введена иная форма учета, утвержденная в виде формы № 0504421. Бланк отличается от общих форм Т-12 и Т-13, благодаря отражению специфики работы бюджетников. В заполняемой таблице вводятся новые кодовые обозначения: выходной по учебе, замещение по группам продленного дня, учебные отпуска.

Титульная и табличная часть имеет некоторые отличия:

• титульный лист, помимо информации о названии организации, содержит цифровой код;
• при отсутствии изменений, в графе ставится обозначение «0»;
• если производились корректировки, указывается порядковый номер внесения изменений;
• графы 20, 37 содержат информацию о промежуточных и месячных итогах рабочего времени;
• дополнительные расчет в форме не производятся.

В остальном, правила заполнения данного бланка мало отличаются от унифицированных форм.

Образец заполнения формы Т-12:

Образец форм Т12 и Т13

Используя образец, можно быстро и правильно вносить информацию, которая будет затем без труда прочитана и использована кадровой службой и бухгалтерией.

Заполнение табеля учета рабочего времени по образцу предусматривает использование цифровых и буквенных обозначений, с обязательной расшифровкой на титульном листе отчета. Так как в отдельных случаях установленных кодов бывает недостаточно, руководство должно издать отдельный приказ об утверждении дополнительных обозначений (например, перерывы на кормление грудного ребенка).

Основными кодовыми обозначениями, введенными Госкомстатом №20 от 24.03.1999 года, служат следующие:

Показатель	Цифро-буквенный код
Длительность дневной работы	Я (01)
Работа ночью	Н (02)
Работа в праздничные и выходные	РВ (03)
Сверхурочная работы	С (04)
Командировка	К (06)
Оплачиваемый отпуск по ТК	ОТ (09)
Дополнительный отпуск (оплачиваемый)	ОД (10)
Отпуск в связи с беременностью и родами	Р (14)
Уход за ребенком до 3 лет	ОЖ (15)
Дополнительный отпуск за свой счет	ДБ (18)
Больничный лист (оплачиваемый)	Б (19)
Нетрудоспособность без оплаты пособия	Т (20)

Сверяясь с образцом заполнения, следует обратить внимание на наиболее распространенные ошибки при заполнении:

• вносится только фамилия с инициалами, без должности;
• указание праздничного нерабочего дня как рабочего;
• указание продолжительности предпраздничного дня как полного («8» вместо «7»).

При учете труда совместителя должна быть отмечена точная продолжительность работы. Часы и минуты, потраченные таким сотрудником на выполнение своих обязанностей, указывают нижней строкой в графах 4, 6 (по форме Т-12) или 2-й и 4-й строкой в графе 4 (по форме Т-13). При внутреннем совместительстве длительность работы разносят информации по должностям.

Если сотрудник командирован, в табель заносят буквенный код «К» или цифровой код «06» без указания часов работы.

Штрафы за неправильное ведение

Надлежащее оформление табеля контролируется надзорными госорганами. В случае выявления нарушений в ходе любой из проверок (финансовой или налоговой), организация понесет наказание.

Наиболее часто выявляются следующие несоответствия:

• расходятся данные в табеле учета и первичной отчетности;
• данные о зарплате не соответствуют расчетам в платежных документах;
• коды вводились с ошибками, использовались неправильные коды без учета переработок и сверхурочных;
• неверный расчет пособий по больничному листу.

Должен ли предприниматель вести табель учета рабочего времени?

Согласно ст. 1 Закона Украины «Об оплате труда» от 24.03.95 г. № 108/95-ВР заработная плата — это вознаграждение, исчисленное, как правило, в денежном выражении, которое по трудовому договору работодатель выплачивает работнику за выполненную им работу.

Во-первых, чтобы правильно определить размер заработной платы, нужно вести учет выполненной работы. В частности, если сумма заработной платы зависит от количества отработанного времени, без такого учета нельзя будет правильно начислить заработную плату.

Во-вторых, следует вести учет рабочего времени, которое фактически тратится работниками на выполнение работы. Наемные работники могут отсутствовать на рабочем месте по болезни, быть в отпуске (оплачиваемом или неоплачиваемом), отсутствовать из-за прогулов и т.д. С другой стороны, они могут работать сверхурочно, в ночное время, в выходные и праздничные дни и тому подобное. Все это нужно фиксировать в первичном документе, на основании которого ведется учет рабочего времени и контроль над соблюдением его месячной нормы, а также оплата фактически отработанного времени и доплаты за сверхурочную работу, работу в ночное время и в праздничные и выходные дни.

В-третьих, если работник работает на условиях неполного рабочего времени, то это тоже может быть подтверждено только табелем учета рабочего времени. Это очень важно для решения вопроса, нужно ли доначислить такому работнику заработную плату до уровня минимальной зарплаты или нужно ли проводить начисление ЕСВ с зарплаты такого работника на уровне минимального взноса из величины минимальной заработной платы или нет.

На данный момент действует типовая форма табеля № П-5 «Табель учета использования рабочего времени», утвержденная приказом Госкомстата от 05.12.2008 г. № 489. Эта форма носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для ведения учета рабочего времени и начисления заработной платы. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета у работодателя. Следовательно, работодатель-ФЛП может максимально упростить типовую форму табеля, оставив в ней только необходимые ему показатели, но такой документ обязательно должен составляться любым работодателем независимо от организационной формы.

 Форма табеля учета использования рабочего времени имеет рекомендательный характер. Работодатель-ФЛП может максимально ее упростить, оставив только необходимые ему показатели, но такой документ обязательно должен составляться любым работодателем, независимо от организационной формы.

 Поскольку табель учета рабочего времени выполняет несколько важных функций — он является основанием для начисления заработной платы, надбавок, доплат и т.д., подтверждает соблюдение или превышение нормы рабочего времени, подтверждает работу работников на условиях неполного рабочего времени, — то он будет объектом внимания для:

• в части правильности начисления ЕСВ на зарплату работающих неполное рабочее время или получающих зарплату в размере меньше минимальной;
• инспекторов по труду — в части соблюдения трудового законодательства в отношении рабочего времени работников и правильности его оплаты.

 Также табель подтверждает факт начала работы новопринятых работников и дает возможность проверить правильность подачи работодателем Уведомления о принятии работника на работу в соответствии с постановлением Кабинета Министров Украины «О порядке уведомления Государственной фискальной службы и ее территориальных органов о принятии работника на работу» от 17.06.2015 г. № 413.

Что касается штрафных санкций за неведение табеля учета рабочего времени, то санкций именно за этот поступок не предусмотрено. Но, наличие табеля может предупредить множество вопросов контролирующих органов, поможет предпринимателю доказать правильность своих действий или расчетов. Поэтому наличие табеля может предупредить возможные штрафные санкции за нарушение трудового законодательства.

Елена Коломийчук, главный государственный инспектор отдела по вопросам соблюдения законодательства о труде, занятости и других нормативно-правовых актов.

29 лучших практик отслеживания времени

Список из 29 лучших практик отслеживания времени

01 • Учет времени

Отслеживание времени с помощью таймера и заполнение табеля учета рабочего времени

Есть два способа следить за временем:

• Измеряйте рабочее время с помощью таймера — начинайте отслеживать время, когда начинаете над чем-то работать, и останавливайтесь, когда закончите (или когда переключитесь на другое занятие).
• Добавить время позже вручную — приблизить и ввести все записи времени в конце дня/недели.

Какой метод лучше? Это зависит от того, почему вы отслеживаете время.

Если вы отслеживаете для измерения и повышения производительности или по какой-либо другой причине, когда вам нужны очень точные результаты (с точностью до минуты), используйте таймер.

Если вы отслеживаете время из-за соответствия (например, DCAA), вам нужна оценка того, сколько времени занимает проект или сколько времени вы работали для целей расчета заработной платы, вы можете отслеживать время, вручную заполняя табель учета рабочего времени.

Большинству организаций не требуется высокая степень точности. Руководству просто нужно знать, сколько часов заняла та или иная деятельность и все ли выполнили свою 8-часовую квоту в день.

Но когда вы отслеживаете время, потому что хотите повысить производительность, вам нужно учитывать каждую минуту (и учитывать время, которое вы тратите на перерывы, социальные сети, электронную почту и т. д.).

Как и любая другая документация, отслеживание времени создает накладные расходы, поэтому вам нужно взвесить, сколько данных вам нужно, и ценность, которую они предоставляют.В конечном счете, ваши потребности в отчетности должны определять, что вы будете отслеживать и насколько подробной она должна быть.

02 • Учет времени

Автоматические и ручные счетчики времени

Тайм-трекеры бывают двух типов: ручные и автоматические. С ручными вы должны ввести время, которое вы отработали, или запустить/остановить таймер самостоятельно вручную. В автоматическом режиме вы просто устанавливаете приложение, и оно работает в фоновом режиме, отслеживая, какие сайты вы посещаете и какие приложения используете.Оба типа имеют свое применение.

Автоматические счетчики времени полезны для получения информации о том, как вы проводите свой день, даже не пошевелив пальцем. Это делает их отличными, когда вы хотите отслеживать свою продуктивность и сократить время, которое вы тратите на социальные сети или подобные непродуктивные вещи.

Но автоматические трекеры не могут сказать, сколько времени вы потратили на тот или иной проект или сколько вы должны выставлять счета клиентам. Кроме того, они могут показать, что вы провели в электронной таблице 24 минуты, но не могут сказать, почему и работали ли вы вообще.

Учет рабочего времени с ручным управлением, хотя и приводит к увеличению накладных расходов, лучше подходит для учета рабочего времени. Они позволяют классифицировать время в соответствии с вашими конкретными потребностями, дают больше контроля и более надежны. Они позволяют распределять время по значимым проектам, подсчитывать оплачиваемые часы и доходы, а также видеть, над чем работала ваша команда (а не только какие сайты они посещали или какое приложение использовали).

03 • Учет времени

Не отслеживать каждую мелочь

Отслеживание времени — это накладная задача, которая никому не нравится.Чем больше деталей и точности вам требуется, тем выше вероятность того, что вы получите неполные и неточные данные (особенно если сотрудники не понимают, почему они должны это делать).

Общее эмпирическое правило: если процесс занимает более 15 минут, он заслуживает отдельной записи времени.

Например: если вы уходите в туалет, вам не нужно его отслеживать — просто добавьте его к времени проекта. Однако, если вы берете 30-минутный обеденный перерыв, либо не отслеживайте его, либо пометьте его как перерыв.

Это также относится к фрилансу. Например, вам не нужно отслеживать общение, если только чаты клиентов не занимают так много времени, что их нужно планировать, или если вы посвящаете целые блоки времени только ответам на электронные письма.

Другой пример — исследования, которые могут занять много времени. Если клиент нанял вас для выполнения чего-то, что выходит за рамки вашей компетенции, вы можете брать половину стоимости. В конце концов, все новое, что вы узнаете, принесет пользу вам, а все, что вы узнаете о конкретном проекте, принесет пользу клиенту.Так что справедливо разделить расходы.

04 • Учет времени

Отслеживание даже неоплачиваемых действий

Рекомендуется отслеживать время, которое вы тратите на размышления, исследования, общение и другие неоплачиваемые действия.

Вы можете не включать их в счета, но они чрезвычайно важны при расчете вашей реальной почасовой ставки.

Например, вы можете взимать с клиента плату за 100 часов (время, которое вы фактически потратили на действия), но если учесть все дополнительное время (электронные письма, отзывы, администрирование), вы фактически потратили 120 часов, таким образом принося ваша реальная почасовая ставка вниз.

Но, как только вы узнаете общее время, необходимое для этого, вы сможете рассчитать, стоит ли делать проект, насколько занижены ваши оценки и следует ли повысить почасовую ставку.

05 • Учет времени

Организация времени вокруг проектов

Данные учета рабочего времени бесполезны, если у вас нет возможности представить их в отчетах. Вот почему важно создавать проекты, вокруг которых вы будете группировать связанные записи.

Вы можете создавать проекты для всего, что имеет смысл, для категоризации по корзинам: отделы, клиенты, действия, задания, дела, заказы на работу, процессы и т. д.

Вы также можете классифицировать проекты по клиентам, если хотите лучше организовать сами проекты. Эти клиенты не обязательно должны быть реальными клиентами/покупателями. Это могут быть отделы или что-то еще, на что можно разделить проекты. Просто имейте в виду, что у клиентов может быть несколько проектов, но проект может принадлежать только одному клиенту.

Вы также можете разбить проекты на задачи (т. е. подпроекты) и добавить еще один уровень в свою иерархию. Задачи могут указывать на тип деятельности (например, написание кода, проектирование, юридическое оформление) или быть более конкретными (разработка домашней страницы, исправление базы данных, написание проектного предложения).

Если вам нужно больше контроля над категоризацией, используйте теги (т. е. метки). Они работают независимо от иерархии проекта и являются отличным способом добавления дополнительной информации к записям, чтобы их было легче отфильтровать. Например, вы можете использовать такие теги, как «специальная валюта», «выставлен счет», «активность», «проверено» — другими словами, вещи, которые можно применить к любой записи времени, независимо от того, к какому проекту она принадлежит.

06 • Учет времени

Теги

работают независимо от иерархии вашего проекта, и вы можете использовать несколько тегов в одной записи.Они похожи на ключевые слова для фильтрации отчетов.

Поскольку они работают в разных проектах, вы можете использовать их для различных видов деятельности (анализ, проектирование, разработка, DevOps, контроль качества, собрания, электронная почта, перерыв, обучение, исследование) и посмотреть, сколько времени вы потратили на каждое действие на этой неделе.

Вы можете использовать их, чтобы помочь вам при выставлении счетов клиентам. Вы можете группировать записи по проектам и подгруппировать по тегам, чтобы клиенты могли различать тип выполняемой операции.

Другим вариантом использования является пометка записей, требующих специального тарифа для выставления счетов, чтобы бухгалтерия знала об этом при создании счета.Или вы можете пометить записи счетов-фактур, чтобы случайно не выставлять счета клиентам дважды.

07 • Учет времени

Не ждите, чтобы классифицировать время позже

Лучшее время для категоризации времени — это когда вы записываете его. Если вы сделаете это правильно, вы избавите себя от многих хлопот в будущем (не говоря уже о том, чтобы задаться вопросом, для какого проекта предназначена конкретная запись).

Чтобы внедрить эту привычку, вы можете использовать обязательные поля. Просто определите минимальный уровень информации, которую должна содержать запись о времени, прежде чем ее можно будет отправить.Например, вы можете установить правило, согласно которому к каждой записи должен быть прикреплен проект, и вы и ваша команда не сможете добавлять время без него.

Отлично подходит для поддержания чистоты отчетов. Если вы не примените это, вы можете получить неточные отчеты не потому, что время не было отправлено, а потому, что оно не было правильно помечено и не отображается там, где оно должно быть.

08 • Учет времени

Не каждый раз запись должна иметь описание или примечание

Требование, чтобы каждая запись содержала по крайней мере проект, является лучшей практикой, но требование описания часто является чрезмерным, и его следует использовать только тогда, когда вам нужны примечания для каждого элемента, чтобы оправдать время, затрачиваемое другими (например, вашим клиентом или правительством). ).

Требование описания — это накладные расходы, которые часто не оправдывают себя. Каждая часть данных, которую вы просите человека заполнить, увеличивает количество времени и работы, которую он должен выполнить (не говоря уже о нагрузке на силу воли).

09 • Учет времени

Самая большая неприятность при использовании таймера — это его запуск и остановка. Когда вы идете на перерыв или находитесь вдали от компьютера, вы должны помнить об остановке таймера. Если вы постоянно отходите от компьютера, но забываете останавливать таймер, вы можете включить определение бездействия.Когда приложение заметит, что вы неактивны, оно спросит, хотите ли вы отменить время простоя.

Если вы иногда забываете запустить таймер во время работы, настройте напоминания, чтобы приложение могло отправить вам уведомление, если заметит, что таймер не работает в ваше рабочее время.

Еще одна замечательная функция — автоматический таймер запуска/остановки. Если у вас установлено расширение для отслеживания времени, таймер может автоматически запускаться при открытии браузера и останавливаться при выключении компьютера.Это отлично подходит для автоматического включения, когда вы приходите на работу, и автоматического отключения, когда вы закончили работу.

Если члены вашей команды забывают вести учет своего времени в конце недели, вы можете установить цели и напоминания. Таким образом, если они не регистрируют определенное количество часов каждый день или неделю, программное обеспечение для отслеживания времени автоматически отправит им напоминание ввести свои часы на следующий день или в начале следующей недели.

Еще одна полезная функция — таймер Pomodoro.Pomodoro — это техника продуктивности, при которой вы работаете короткими, но сосредоточенными 25-минутными очередями с 5-минутными перерывами между ними. Как только вы включите таймер Pomodoro, приложение отправит вам уведомление, когда пройдут 25 минут и пора сделать перерыв.

10 • Учет времени

Приблизительное время, когда вы забыли запустить таймер

Когда вы используете таймер, вы часто забываете запустить или выключить его. Это очень распространено.Вместо того, чтобы пытаться быть совершенным, лучше иметь стратегию, когда случаются подобные вещи.

Если вы забыли запустить/остановить таймер, просто оцените время, введите его вручную и двигайтесь дальше.

Если для какого-то другого действия уже запущен таймер, остановите его, оцените и вычтите, сколько времени вы работали над чем-то другим, и вручную создайте новую запись времени для отсутствующего действия.

11 • Отчет о времени

Составьте список вопросов, на которые должны ответить данные отслеживания времени

Вы следите за временем, потому что вам нужны ответы, и некоторые из них будут важнее других.Определите для них приоритеты, а затем задокументируйте план действий о том, как вы ответите на них на основе имеющихся у вас данных.

В: Над чем мы сейчас работаем?

A: Запускайте сводный отчет каждую пятницу за последние 7 дней, группируя по проектам и подгруппируя по задачам.

В: Какую сумму мы должны выставить нашему клиенту?

A: Отфильтруйте подробный отчет по клиенту за предыдущий месяц, исключите неоплачиваемые записи, экспортируйте в Excel и передайте документ своему бухгалтеру.

В: Сколько мы должны платить каждому сотруднику?

О: Для быстрой справки запустите Сводный отчет и сгруппируйте по пользователям. Для начисления заработной платы запустите подробный отчет, экспортируйте в Excel и передайте документ в отдел кадров/бухгалтерию.

В: Какие из наших текущих проектов являются проигрышными, над которыми нам следует прекратить работу? Какие из наших текущих проектов являются победителями, в которые мы должны инвестировать больше? Кто из наших клиентов приносит прибыль? Какие из наших проектов прибыльны?

A: Установите ставку проекта и сравните доходы между проектами на основе затраченного времени.

В: Сколько мы инвестируем в проект? Сколько времени у нас отнимали подобные проекты в прошлом? Сколько ресурсов мне потребуется для завершения такого проекта?

A: Просмотрите статус проекта для заархивированного проекта и просмотрите отслеживаемую разбивку времени по задачам.

В: Занижаем или переоцениваем необходимое время и насколько? Где узкие места в нашей работе?

A: Установите оценки для каждой задачи и проекта и сравнивайте отслеживаемое и запланированное время раз в неделю.

12 • Отчет о времени

Время аудита раз в неделю, чтобы проверить, правильно ли помечено все время

Если вы не заполните обязательные поля, вам придется проводить аудит времени не реже одного раза в месяц, а лучше раз в неделю (чем дольше вы ждете, тем сложнее это будет).

Зачем проводить аудит? Чтобы каждый раз запись была правильно связана с проектом, к которому она принадлежит. Просто зафиксировать время недостаточно. Если он не классифицирован должным образом, отчеты не будут точными при их анализе.

Помимо поиска записей без проекта, аудит времени также полезен для фильтрации слишком длинных/коротких записей.

Например, иногда люди случайно запускают таймер, но забывают удалить запись. Вы можете искать все записи времени короче 1 минуты и удалять их, чтобы отчеты оставались чистыми.

Или вы можете искать записи продолжительностью более 8 часов и спрашивать о них членов команды.В большинстве случаев они, вероятно, забыли остановить таймер. Если вам нужна более точная разбивка времени (член команды потратил 8 часов на проект, но сделал только одну запись), вы можете попросить членов команды разбить их.

Имейте в виду, что вначале лучше поощрять людей просто начать отслеживать время, а позже классифицировать проекты вручную. По мере того, как учет рабочего времени станет привычкой, вы сможете начать вводить больше деталей и обязательных полей и меньше полагаться на аудит времени.

13 • Отчет о времени

Установить почасовую ставку и присвоить каждому часу денежное выражение

Когда вы фрилансер, очень мотивирует видеть, сколько денег вы заработали после тяжелого рабочего дня.

Но назначение почасовой ставки не только для фрилансеров. Если у вас есть команда, вы можете назначить их почасовую ставку для отслеживания стоимости проекта и бюджета и посмотреть, превышает ли ценность времени, которое отслеживает каждый сотрудник, его гонорар/зарплата.

Когда вы видите знак $ и цифры в отчетах, вы и ваша команда по-новому цените время.

Также отдельно оплачиваемое и неоплачиваемое время. Для отслеживания рабочего времени фрилансера время фактически оплачивается или не оплачивается.Для других, у которых действительно нет оплачиваемого времени, вы можете использовать его как продуктивное/непродуктивное обозначение.

Затем в отчетах можно сравнивать время добавления ценности и время, не добавляющее ценности. Если вы заметили, что у вас слишком много неоплачиваемых (не добавляющих ценность) действий несколько дней подряд, вы можете изменить приоритеты своих действий.

14 • Отчет о времени

Оценка продолжительности проекта и отслеживание статуса проекта на их основе

Оцените, сколько времени вам понадобится для проекта вместе с командой, просто для удовольствия.Вам не нужно использовать его как руководство или что-то в этом роде. Затем посмотрите, сколько времени это на самом деле занимает.

Вы будете удивлены реальными результатами. В среднем люди плохо оценивают время. Только когда у вас есть конкретные данные, вы можете стать лучше.

В следующий раз, когда у вас будет проект, ваши оценки будут более реалистичными, и вы сможете лучше спланировать, на что потратить ресурсы вашей организации.

15 • Отчет о времени

Время округления при запуске отчета

Когда вы используете таймер, отчеты могут быть слишком точными и утомительными для глаз (например. 2:34:21). В таких случаях округляйте время до ближайших 15 минут. Тогда все ваши оборванные записи станут красивыми и чистыми. Если вам нужно десятичное время, округлите до ближайших 6 или 12 минут.

Если вы взимаете с клиентов почасовую оплату, вместо этого выберите «Округлить». Затем все ваши быстрые 3-минутные исправления будут отображаться как 15 минут (или больше, если хотите).

Округление является обычной практикой в ​​юридической профессии и является причиной того, что юристы могут в конечном итоге зарабатывать больше, чем они на самом деле работают.Поскольку они выставляют счет за 1/10 часа, 30-секундный телефонный звонок и 2-минутное электронное письмо округляются до 6 минут, что в сумме составляет 12 минут. Таким образом, они могут легко выставить счет за 8 часов за 6 часов (при этом оставаясь честными).

Округление времени также полезно для бухгалтеров, которым часто нужны красивые и круглые числа. Вместо того, чтобы утомлять людей округлять свои записи вручную, они могут получать округленные значения автоматически.

16 • Принятие команды

При внедрении учета рабочего времени в крупной организации начните с пилотной программы

.

Если вы ищете решение для учета рабочего времени сотрудников, лучше всего провести пилотную программу в одном отделе, прежде чем внедрять систему для всех.

Пилотная программа позволяет протестировать программное обеспечение для хронометража без особых обязательств. Это также позволяет вам собирать отзывы и разрабатывать эффективную систему в небольшом масштабе, которую вы можете легко настроить и изменить.

Вы должны послать четкое сообщение о том, что система будет расти и что это обязанность команд. люди будут знать, что от них ожидается обратная связь)..

Поначалу иметь всего несколько пользователей — это здорово, потому что вы можете быстро улучшить процессы. Напротив, когда у вас есть сотни пользователей, реализация каждого решения требует много времени: вам нужно уведомить сотни людей, и им нужно изменить свои привычки.

Еще одним преимуществом является сцепление. Получение первых последователей среди влиятельных людей поможет более широкому внедрению.

Наконец, не усложняйте процесс, по крайней мере вначале.Начните с простого. Сначала дайте людям очень простой экран ввода времени, а затем постепенно добавляйте новые уровни детализации, такие как проекты и теги.

17 • Принятие команды

Максимально упростите ввод данных

Чем меньше деталей вам нужно заполнить, тем больше шансов, что табели учета рабочего времени в вашем приложении учета рабочего времени будут точными. Но сколько деталей вам нужно? Это зависит от того, насколько детальными должны быть отчеты.

Например, вам просто нужно знать, сколько времени в целом ушло на исправление какой-то ошибки? Или вам нужно знать, сколько времени заняло каждое действие (поиск причины, кодирование и тестирование)?

В зависимости от ответа вы просто поместите всю запись в соответствующий проект и пометите ее QA; или вы создадите несколько записей, каждая со своим описанием и тегом.

Просто имейте в виду, что чем проще вы сделаете учет рабочего времени для людей, тем точнее будут расписания.

18 • Принятие команды

Общение ПОЧЕМУ людям нужно отслеживать время

Лучший способ мотивировать людей отслеживать время — это действительно нуждаться в данных. Для предприятий, которые платят сотрудникам и взимают плату с клиентов по часам, легко понять, почему учет времени важен, и у вас не будет проблем с тем, чтобы люди отслеживали его.

Но когда вы внедряете отслеживание времени в бизнесе, где это не является распространенным явлением, вам придется объяснить, почему данные отслеживания времени важны для вашего конкретного бизнеса и для каких целей они будут использоваться. И тогда вам действительно придется продемонстрировать ценность и показать, как вы используете данные, чтобы побудить людей продолжать отслеживать их.

Как только люди поймут, почему отслеживание важно, и пока данные действительно помогают бизнесу, у людей не будет проблем с отслеживанием рабочего времени. На самом деле, они постараются и действительно помогут вам получить необходимые данные.

Это соответствует научным исследованиям: когда в эксперименте людей просили пропустить кого-то вперед в очереди, люди, которые приводили причину, имели 94% успеха, по сравнению с 60%, которые просто сделали запрос, не объясняя почему.

19 • Принятие команды

Не заставляйте людей пользоваться таймером

Если вы вводите отслеживание времени, внедрение будет зависеть от того, насколько легко отслеживать время и мешает ли это повседневной работе, а использование таймера определенно мешает больше, чем ввод времени за один раз.

Таймер позволяет вам иметь более точные данные, но ручные расписания позволяют вам иметь достаточно близкие, но более точные данные. Хотя может показаться, что более точные данные лучше, чем достаточно близкие, использование таймера неудобно и приведет к менее надежным данным.

Например, если людям приходится использовать таймер, они будут оплачивать все свое время проектам. Например, они оставят таймер включенным даже во время перерыва, поэтому счета за проекты будут завышены.«Потратил время, помогая кому-то с его или ее проектом? Подбросьте его к моему текущему проекту». Это означает, что у вас не будет хорошего счета времени, потраченного на общие действия.

Это происходит из-за непримиримых интересов. Сотрудникам нужно работать по 8 часов в день, и если они используют таймер, иметь хорошие, круглые, 8 часов в день невозможно. Напротив, фрилансеры мотивированы использовать таймер, потому что они несут ответственность только за себя, и в их интересах иметь точную разбивку.

20 • Принятие команды

Не настаивайте на точности, поскольку точные данные лучше, чем неверные

Лучше знать, что вы потратили на проект около 120 часов, чем думать, что вы потратили 90 часов (что на самом деле происходит постоянно, потому что наш мозг плохо оценивает время).

Но лучше быть точным на 90 %, чтобы сотрудники были довольны и продуктивны, чем быть точным на 100 %, но рисковать разочаровать сотрудников и тратить время на соблюдение правил.

На самом деле, чем больше времени требуется для отслеживания рабочего времени, тем меньше шансов, что сотрудники будут заинтересованы в его точном отслеживании, и тем больше вероятность того, что вы получите гораздо более неточные данные, чем если бы требования были более гибкими.

При выборе между точностью (вероятность 70%, что отслеживание 3:43:23 является реальным) и точностью (вероятность 99%, что отслеживание 4 часа ± 30 минут является реальным), точность всегда лучше.

21 • Групповое принятие

Заполнение табеля каждый день намного лучше, чем в конце недели

Сотрудники могут вручную регистрировать свое время в конце дня перед уходом домой, вводя время в десятичном формате (1.5) или формат часов (1:30).

Они также могут заполнить табель учета рабочего времени в конце недели, но на самом деле это контрпродуктивно. Вы можете подумать: если бы им приходилось делать это реже, это не было бы таким бременем. Но на самом деле все наоборот.

Одновременный ввод большого количества времени, в течение большого периода времени и после большой задержки вызывает разочарование. Сотрудникам придется помнить, над чем они работали еще в понедельник, тратить время на запоминание и просмотр своих заметок и календаря, в конечном итоге забывая большую часть вещей и вводя данные Дюбуа.

Почему? Представьте, что вы сидите 3 часа и вводите все, что вы работали за предыдущий месяц. Это мучительно. Сравните это со временем ввода в конце каждого дня. Это можно сделать за пару минут и на макушке.

Заполнение табеля учета рабочего времени в конце каждого дня — это нечто среднее между постоянным использованием таймера и заполнением табеля учета рабочего времени в конце недели.

Полезная стратегия для ввода времени — записывать все, над чем вы хотите работать, в начале дня, а в конце дня сверяться со списком и указывать примерное время для каждого действия.

22 • Принятие команды

Назначьте кого-нибудь для ежедневной проверки табелей учета рабочего времени

Когда вы впервые введете отслеживание времени, процесс будет неравномерным. Люди будут регулярно забывать заполнять свои табели учета рабочего времени или будут ждать слишком долго и разочаровываться.

Итак, назначьте кого-нибудь ответственным за проверку табелей учета рабочего времени и напоминание людям о необходимости их заполнения перед уходом с работы. Это не обязательно должен быть менеджер, это может сделать любой.

Вы даже можете автоматизировать процесс (если все слишком милые/застенчивые).Программное обеспечение для отслеживания времени может отправлять регулярные напоминания для отслеживания времени, если человек не зарегистрировал целевое количество часов, вам просто нужно установить правила, кто их получает и когда.

23 • Менеджмент и администрация

Сделать данные отслеживания времени прозрачными

Вы можете ограничить круг лиц, которые могут видеть записи отслеживания времени, администраторами или всеми. Для некоторых данных можно ограничиться только администраторами (в случае частных проектов).

Но вы должны стремиться сделать процесс прозрачным.Другие смогут увидеть, кто над чем работал, увидеть, что люди регулярно заполняют свои табели учета рабочего времени, и будут мотивированы делать то же самое (т. е. следовать за толпой).

Если команда конкурентоспособна, вы даже можете включить панель управления командой, чтобы люди могли видеть, кто отслеживал больше всего времени. Небольшая конкуренция — это хорошо, если нет внешнего вознаграждения.

24 • Менеджмент и администрация

Не используйте данные о времени для критики или обзора производительности

Данные о времени помогут вам оценить, как работает организация, являются ли проекты прибыльными и сколько вы должны брать с клиентов и платить сотрудникам.

Данные о времени не следует использовать для оценки качества работы или производительности сотрудников, так как это может иметь серьезные негативные побочные эффекты.

Во-первых, вы не можете судить о том, как кто-то работает, основываясь только на цифрах. Если вы видите, что кто-то записал больше часов, чем обычно, для такого типа работы, это не обязательно означает, что они неэффективны — возможно, они делают свою работу более тщательно и на самом деле хорошо, потому что в долгосрочной перспективе будет меньше ошибок.

Если вы решите использовать данные о времени для оценки, ожидайте, что люди будут обманывать систему и обманывать табели учета рабочего времени.Это просто человеческая природа и инстинкт самосохранения. Они либо занижают, либо завышают отработанное время, в зависимости от того, что заставляет их хорошо выглядеть в конкретном сценарии, и в итоге вы получите бесполезные табели учета рабочего времени, не имеющие ничего общего с реальностью.

Если вы хотите использовать данные отслеживания времени для оценки производительности, используйте данные в качестве начала разговора, а не квоты. Таким образом, вы можете узнать, почему цифры стоят за цифрами, завоевать доверие и улучшить свои бизнес-процессы.

25 • Менеджмент и администрация

Ограничьте выбор и доступ к данным, чтобы облегчить когнитивную нагрузку

Даже если у вас есть общая политика открытости, вы можете использовать разрешения и роли, чтобы сотрудникам было проще отслеживать время, а менеджерам — создавать отчеты.

Когда у вас много проектов и задач, рекомендуется ограничить выбор для конечных пользователей, чтобы им не приходилось тратить время на поиск нужного. Цель состоит в том, чтобы дать каждому человеку доступ только к тем элементам, над которыми он действительно может работать.

У вас есть несколько стратегий ограничения количества вариантов:

• Разрешить людям отмечать свои наиболее часто используемые проекты как избранные, чтобы они отображались первыми
• Назначайте людей на задачи, чтобы другие не видели чужие задачи
• Архивировать завершенные проекты, чтобы они не отображались в средстве выбора проектов
• Отметьте задачи как выполненные, чтобы они не загромождали ваши проекты

Хотя это требует небольшой административной работы, каждая минута, которую вы вкладываете сюда, может сэкономить в сто раз больше для всей компании (поскольку процесс входа становится быстрее и проще для сотен человек).

Если вы думаете, действительно ли кому-то нужен доступ к чему-либо, лучше ошибиться в том, что он ему понадобится, иначе люди будут тратить время на запрос доступа, а вы будете тратить время на его предоставление.

Некоторые компании настолько велики, что прозрачность контрпродуктивна. В конце концов, менеджеру одного отдела на самом деле не нужны данные из каждого отдельного отдела, и это только загромождает их отчет.

Вот почему хорошо разделять информацию либо по рабочим областям, либо по группам пользователей.

Например, вы можете назначать людей в группы и группы в проекты, чтобы управлять доступом к проекту из одного места. Или вы можете создать отдельные рабочие пространства для каждого отдела, чтобы данные не смешивались.

26 • Менеджмент и администрация

В большинстве случаев мониторинг сотрудников плохой

Отслеживание времени на основе доверия лучше, чем контролируемое отслеживание времени, особенно если вы имеете дело с работниками умственного труда. Компании, которые не используют методы наблюдения, более склонны к сотрудничеству и лучше способствуют творчеству.

Кроме того, работники умственного труда, как правило, избегают компаний, которые используют мониторинг сотрудников и тактики вторжения в частную жизнь (например, создание случайных снимков экрана или измерение количества нажатий клавиш), поскольку эти тактики связаны с токсичной рабочей средой (вспомните колл-центры).

Если у вас есть удаленные работники, у вас может возникнуть соблазн использовать мониторинг. В конце концов, если они не в кресле, как вы можете быть уверены, что они действительно работают? Это просто иррациональный страх. Подумайте об этом так: если кто-то находится в офисе, это не значит, что он действительно работает.

Решение? Не нанимайте людей, которым вы не можете доверять. И если вы доверяете им, но хотите убедиться, что они работают, поговорите с ними и отслеживайте их работу на основе результатов, а не по тому, сколько времени они отслеживали.

Всегда лучше четко сформулировать ожидания, чем заниматься микроуправлением. Когда вы относитесь к людям как к профессионалам, которым доверяете, они ведут себя соответственно.

Но в некоторых случаях мониторинг может быть хорошей идеей. Например, если ваш бизнес зависит от большого количества временных работников и имеет место высокий уровень текучести кадров, доверять честности каждого может быть рискованно, особенно если человек получает почасовую оплату.

27 • Менеджмент и администрация

Заблокируйте табели учета рабочего времени за предыдущие месяцы во избежание недоразумений

Каждый должен иметь возможность изменять свои записи времени. Эта гибкость лучше, чем требование от людей запрашивать одобрение, когда все, что они хотят сделать, это изменить опечатку, добавить отсутствующий тег или подтолкнуть минуту, чтобы сделать запись красивой и круглой.

Но есть момент, когда вы больше не хотите, чтобы что-то менялось, и после этого периода расписания блокируются.

Это не из страха, что кто-то манипулирует системой или разрушит ее. Это для архивных целей.

Как только табели учета рабочего времени заблокированы, вы можете безопасно отправить отчет клиенту или платежной ведомости, будучи уверенными, что ничего больше не изменится.

Что еще более важно, люди будут знать, что есть период отсечения и что они должны привести свои табели учета рабочего времени в порядок.

Часто возникают недоразумения, когда рабочий исправляет ошибочную запись времени, а позже бухгалтерия не может понять, почему в каком-то проекте отсутствуют 8 часов.

28 • Менеджмент и администрация

Назовите проекты последовательно

Если у вас нет стандартных имен, люди будут тратить много времени на их поиск и размышления о том, как классифицировать их записи. Цель здесь состоит в том, чтобы организовать элементы в узнаваемой иерархии, чтобы классифицировать записи времени было быстро и легко.

Когда у вас много проектов, важно давать им одинаковые имена. Обычно лучше оставить создание проекта администраторам.Но если вы позволите другим создавать их (что необходимо в организациях, где все происходит быстро), у вас должен быть установлен стандарт именования.

Например, вы можете определить соглашение об именах, в соответствии с которым каждый внутренний проект начинается со звездочки (*Внутренний продукт, *Office), каждый клиентский проект начинается с первых двух букв имени клиента (MSFT, GOOG) или каждый внутренний идентификатор проекта включен в название проекта h3>P1).

Вы даже можете включить специальный проект под названием «Офис» с задачами «Электронная почта» и «Встречи» или создать проект «Без категорий», который можно использовать в качестве пула идей при создании новых проектов.

Если у вас много проектов с одинаковой структурой задач, создайте шаблон, а затем создайте на его основе новые проекты всего за несколько секунд.

29 • Менеджмент и администрация

Стандартизировать и документировать процесс

После того, как учет рабочего времени станет неотъемлемой частью вашего бизнеса, вам необходимо стандартизировать процесс, политики и ожидания. Вы можете сохранить руководство по учету рабочего времени в вики вашей компании или в онлайн-документе.

Когда новый сотрудник прибывает, вы можете указать на документ во время адаптации, чтобы он знал, что от него ожидается.

Стандартный документ также полезен для существующих сотрудников, так как он может ответить на их дилеммы, например:

• Как классифицировать время, которое я трачу на написание электронных писем?
• Как насчет помощи другим? Что я должен отслеживать это время?
• Когда следует использовать теги, а когда задачи?
• Как отслеживать время, которое я трачу на совмещение нескольких проектов?
• Что, если я проведу исследование, связанное с двумя разными проектами?

Вы должны начать работу над документом, как только у вас будет установлена ​​базовая система.Затем вы просто обновляете документ улучшениями, новыми материалами и часто задаваемыми вопросами.

Документ должен содержать:

• В какое время отслеживать, куда и почему
• Руководящий принцип, который следует использовать, когда правила не являются явными
• Каковы минимальные требования для записей времени и кто их проверяет
• Как создаются проекты
• Что происходит, когда сотрудник уходит
• Передовые методы отслеживания времени, которые вы обнаружили

Лучшее программное обеспечение для учета рабочего времени, которое вы сможете использовать в 2022 году для учета рабочего времени

Независимо от того, работаете ли вы на почасовой основе со своими клиентами или на основе проектов, учет рабочего времени повышает производительность труда и прибыльность.По этой причине программное обеспечение для табелей учета рабочего времени позволяет вам и вашим сотрудникам регистрировать записи времени для повышения производительности труда.

В первой половине этого руководства мы рассмотрим 5 лучших программ для составления расписаний вместе с их основными функциями, а во второй половине мы подробно объясним, что такое расписания и как они могут помочь вашей команде и бизнесу. Пойдем!

Paymo начиналось как отдельное приложение для отслеживания времени и выставления счетов, которое постепенно превратилось в полноценное программное обеспечение для управления проектами.

Тем не менее, упор на отслеживание времени все еще там. Регистрация времени так же проста, как и прежде. Нажмите и перетащите в любом месте области расписаний, чтобы повторно зарегистрировать свое время как продолжительность или интервал. Просто упомяните проект и задачу, оставьте заметки, и все готово. Записи времени будут отображаться как записи времени, отмеченные цветом проекта, чтобы вы могли лучше различать их.

Помимо добавления таких записей времени, вы также можете добавить их сразу для одного человека в течение недели.Говоря о неделях, расписание поставляется с несколькими представлениями. Активные таймеры позволяют вам одновременно видеть все работающие таймеры. Идеально подходит для удаленной настройки, поскольку вам не нужно постоянно проверять свою команду. Остальные — это ежедневные/еженедельные/ежемесячные представления, а также Повестка дня для фильтрации записей времени в электронной таблице.

Сама по себе область расписания имеет широкие возможности настройки. Если вы перейдете в «Настройки», вы можете изменить интервал привязки в диапазоне от 5 до 30 минут и выбрать, отображать ли сначала название задачи или проекта на карточке ввода времени.Есть даже свернутое и развернутое представление ваших записей времени для целей мониторинга, поэтому вы можете просматривать их без каких-либо свободных «временных окон» одно за другим.

Табель учета рабочего времени Paymo

Что касается отчетов, существуют статические и оперативные отчеты, которые автоматически обновляются каждый раз, когда их кто-то открывает. Вишенка на вершине, они полностью настраиваемые. Выберите, какие параметры отображать в отчете и в каком порядке, чтобы получить максимально подробную информацию.Когда закончите, поделитесь ими со своими клиентами или командой, экспортируйте в файл PDF/Excel/CSV или распечатайте их в крайнем случае.

Помимо регистрации времени вручную, интуитивно понятный модуль отслеживания времени Paymo предлагает несколько способов записи времени. В левом нижнем углу сворачиваемого меню есть встроенный секундомер. Виджет для рабочего стола с функцией определения времени простоя на случай, если вы были в отключке и забыли выйти из режима ожидания. Автоматизированный счетчик времени под названием Paymo Plus, который автоматически отслеживает время за вас. Просто оставьте его работающим в фоновом режиме и соедините записи времени с соответствующими задачами в Paymo.И таймер мобильного приложения, который может оказаться полезным, если вы работаете на ходу. Также доступен встроенный таймер Pomodoro.

ПРИМЕЧАНИЕ : Для тех, кто хочет работать или учиться с шагом в 25 минут, читайте наши самые рекомендуемые приложения Pomodoro.

Paymo позволяет всего за несколько кликов превратить данные табеля учета рабочего времени в счет и получать точную оплату благодаря своему модулю учета. Выбирайте между 85+ валютами при выставлении счетов своим клиентам и 15 языковыми шаблонами, которые можно персонализировать (с помощью CSS/HTML или конструктора WYSIWYG), чтобы лучше отразить ваш собственный бренд.Взамен ваши клиенты могут отправлять вам деньги онлайн через PayPal, Stripe и Authorize.net. Упакуйте их с оценками и расходами, и вы получите больше, чем дополнение к табелю учета рабочего времени.

Говоря об инструментах управления проектами, Paymo предоставляет модуль планирования ресурсов для работы вместе с вашими расписаниями. Вы можете планировать сотрудников, просматривать их текущую рабочую нагрузку и управлять временем отпуска сотрудников по типу отпуска (отпуск по болезни, отпуск по беременности и родам/отцовству, неоплачиваемый отпуск, творческий отпуск) вместе с их последующими (не)оплачиваемыми часами.

В целом, Paymo соответствует всем критериям программного обеспечения для учета рабочего времени. Была бы замечательна функция утверждения записи по времени, позволяющая отправлять записи, которые позже утверждаются менеджерами. Преимущество в том, что меньше ошибок и лучшее распределение времени. Еще один способ свести к минимуму или избежать ошибочных или двойных записей — заблокировать записи времени, которых пока нет в Paymo.

Цена:

• бесплатный план: до 10 пользователей

• малый офис: 11 долларов.95/пользователь/месяц
• для бизнеса: 18,95 долл. США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, iOS, Android, macOS, Windows, Linux

ClickTime — это онлайн-программа учета рабочего времени, которая помогает планировать и распределять время сотрудников, а также создавать отчеты и анализ сотрудников.

ClickTime имеет три основных представления: день, неделя и расписание. Представления «День» и «Неделя» аналогичны по функциональности и позволяют отслеживать время с помощью секундомера, вручную или в автономном режиме.В некоторой степени похоже на добавление массового времени, Quick Day копирует записи времени с определенной даты, дублируя целые рабочие дни. Однако обратите внимание — после того, как вы нажмете Quick Day, вы все еще можете отменить их, но если вы сохраните изменения, записи будут заблокированы. Единственный способ редактировать записи — переключиться на Quick Week и вручную отредактировать/удалить их. Что касается Quick Week, вы не можете отменить свое действие, поэтому вам нужно быть осторожным, чтобы не допустить ошибок при регистрации.

Что касается отчетности, функция «Бизнес-аналитика и аналитика» ClickTime предлагает более 80 отчетов о тенденциях использования времени, аналитических данных и визуализаций.Если вас не устраивает то, что они предлагают, вы можете создать свои собственные шаблоны с нуля. Возможность установить разрешение на блокировку скрывает конфиденциальные данные от сотрудников (вы можете включить или исключить определенных сотрудников, а также предоставить им массовый доступ).

Когда дело доходит до планирования, ClickTime позволяет вам распределять ресурсы ваших сотрудников, видеть их доступное рабочее время и планировать их, чтобы максимизировать их производительность. Кроме того, сотрудники могут отслеживать оплачиваемые и неоплачиваемые часы.Они могут либо использовать встроенный трекер времени, либо добавлять записи времени вручную.

Сказав это, с программным обеспечением онлайн-табелей возникает потребность в большей гибкости при исправлении прошлых данных (неправильная задача, часы или проект). Кроме того, записи времени слишком жесткие, и вы не можете легко ввести сверхурочную работу. Если вы попытаетесь ввести сверхурочную работу, он уведомит вас о том, что вы вошли в систему больше максимального количества часов.

Суть в том, что ClickTime отлично работает в качестве программного обеспечения для табелей учета рабочего времени компании с расширенными инструментами для менеджеров и администраторов и отчетами, которые можно экспортировать в различные форматы.Если вам нужна только функция аналитики, то ClickTime — это программное обеспечение для вас. Тем не менее, его конкуренты предлагают отличные инструменты для выставления счетов и другие функции управления проектами примерно в том же ценовом диапазоне.

Цена:

• бесплатный план: нет
• стартер: 12 долларов США/пользователь/месяц
Команда
• : 16 долл. США/пользователь/месяц
• Премьер: 28 долларов США за пользователя в месяц
• предприятие: пользовательский

Платформы : Интернет, iOS, Android

TSheets — Табель учета рабочего времени

TSheets (теперь QuickBooks Time) — это программа для учета рабочего времени, которая обеспечивает отслеживание рабочего времени сотрудников и выставление счетов.TSheets хорошо подходит для предприятий, которым нужна надежная отчетность для аудита. В некотором смысле, это цифровая версия программного обеспечения для составления расписания традиционных отчетов о расписании: отслеживание посещаемости, поскольку оно предлагает отслеживание местоположения по GPS, координацию в реальном времени и отслеживание времени в геозонах.

Один из способов убедиться, что ваши сотрудники приходят и уходят, — это использовать Time Clock Kiosk, который имеет биометрические функции, такие как распознавание лиц, для большей безопасности, если вы работаете вне офиса или работаете удаленно.Кроме того, он предлагает геозону, напоминая сотрудникам о необходимости прихода или ухода с рабочего места или даже автоматически, когда они входят/выходят за пределы рабочего места. Если ваш бизнес работает по спискам и сменам, эта функция чрезвычайно полезна.

Обнаружение времени простоя — крайне необходимая функция. Почему? Тестируя TSheets для обзора, я, возможно, забыл отключить часы. Упси! Таким образом, вы можете представить запись стоимостью в несколько сотен часов. Конечно, во всплывающем окне запрашивалось подтверждение об отсутствии, поскольку в расписании было намного больше максимальных 10 часов.

Когда дело доходит до мониторинга сотрудников, TSheets предлагает виджет Кто работает , , который дает представление карты в реальном времени о том, кто и где работает. Это обещает повышенную ответственность, поскольку все больше сотрудников и команд работают удаленно и считают неудобным постоянно проверять связь со своим менеджером, что может прервать их рабочий процесс.

Что касается планирования ресурсов, TSheets не позволяет вам планировать будущее время ни для себя, ни для своих сотрудников, что проблематично, если вы хотите управлять будущими оценками проекта или предстоящими рабочими сменами.Модуль отчетов предлагает отличные функции, такие как опоздания, запланированные и рабочие, отчеты по периоду оплаты, по диапазону дат и так далее. Все данные полезны для управления заработной платой и аудита, в чем TSheets силен. Тем не менее, у него нет опции выставления счетов, поэтому в зависимости от вашего бизнеса TSheets может подойти или не подойти.

Таким образом, TSheets ни в коем случае не является простым программным обеспечением для учета рабочего времени. Он предлагает отличные функции, такие как отслеживание местоположения GPS, координация в реальном времени и отслеживание времени геозоны по высокой цене.Если вам нужны менее инвазивные функции расписания, есть множество других программ для создания отчетов о расписании.

Цена:

• бесплатный план: нет
• фрилансер: 15 долларов за одного пользователя в месяц
• простой запуск: 25 долларов США/пользователь/месяц
• предметы первой необходимости: 50 долларов США за пользователя в месяц
• плюс: 80 долларов США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, iOS, Android

Урожай – Табель учета рабочего времени

Отличным вариантом программного обеспечения для учета рабочего времени является Harvest, которое предлагает множество интеграций и решений для учета рабочего времени, таких как отслеживание времени, отчеты о расходах и выставление счетов для нужд малого бизнеса.

Harvest хорош, когда дело доходит до управления расписанием. Представление «День» и «Просмотр недели» очень похожи по дизайну, единственная визуальная разница — количество строк (одно поле для дня, семь для недели). Кажется, что представление «Неделя» отлично подходит для массового добавления времени и быстрого просмотра вашей недели перед отправкой расписания на проверку. Оба представления позволяют копировать строки из вашего последнего расписания. Кроме того, он имеет автоматические напоминания, предлагающие вам и вашим сотрудникам регистрировать рабочее время до определенной даты.

Хорошо, что в Harvest есть встроенный таймер, но найти его может быть проблематично. Вы должны переключить режим просмотра дня, чтобы получить доступ к таймеру. Если вы, как и я, всегда используете представление «Неделя», вы потратите довольно много времени, чтобы выяснить, где находится таймер. Существует расширение для браузера, настольное приложение и мобильная версия, что упрощает доступ к таймеру без необходимости доступа к веб-приложению.

Когда дело доходит до учета, Harvest предлагает широкий спектр функций. У вас есть возможность отправлять авансовые платежи или создавать оценки, чтобы ваши клиенты могли получить приблизительную оценку ваших услуг.Кроме того, существует несколько тарифных ставок для каждого типа работы (фиксированная плата, почасовая оплата), поэтому вы можете создавать счета за оплачиваемые и неоплачиваемые часы. И опция автоматического выставления счетов, которая позволяет вам превращать оплачиваемое время в счета, а затем отправлять их своим клиентам по электронной почте. В свою очередь, вы можете видеть, когда клиенты просмотрели или оплатили счет.

Кроме того, имеется широкий выбор визуальных отчетов, которые позволяют вам поддерживать свою команду и обеспечивать бесперебойную работу проектов.Вы можете ввести объем рабочей нагрузки для каждого члена команды с точки зрения количества часов в день/неделю.

Одним из недостатков является отсутствие мониторинга сотрудников в режиме реального времени. Несмотря на то, что вы можете следить за рабочей нагрузкой вашей команды, нет возможности отслеживать в реальном времени, над чем все работают в данное время. Для других функций управления проектами, таких как планирование, управление ресурсами и совместная работа в команде, вам понадобится родственное приложение Forecast. Это поможет вам лучше оценить рабочую нагрузку, но это дополнительные деньги из вашего кармана.

Подводя итог, можно сказать, что Harvest — это действительно классное программное обеспечение для управления табелями, если оно вам нужно только для табелей учета рабочего времени, выставления счетов и выставления счетов. Если у вас нет дополнительного бюджета для включения прогноза, рассмотрите возможность инвестирования в более надежное программное обеспечение для управления проектами.

Цена:

• бесплатный план: один пользователь, два проекта
• pro: 12 долларов США за пользователя в месяц

Платформы : Интернет, macOS, iOS, Android

Часовой график — Табель учета рабочего времени

Hourstack — это опция онлайн-программы учета рабочего времени, которая предлагает базовые функции отслеживания времени и создания отчетов для отслеживания времени в нескольких рабочих областях.

Канбан-подобная приборная панель

Hourstacks выделяется своей главной особенностью. Панель инструментов интуитивно понятна и удобна для пользователя, что позволяет вам создавать записи времени и размещать их так же, как стикеры на Канбане. Одной из отличительных особенностей является то, что каждая запись имеет свое собственное «распределенное» и «фактическое» время. Это ценно тем, что, постоянно записывая часы, вы лучше оцениваете, планируете и выполняете свои задачи. Кроме того, есть функция пролонгации (на следующий день, неделю или месяц) для переноса ваших задач на более позднюю дату, но вам следует обратить внимание, если вы используете ее задним числом — «Следующий день» относится к вашему текущему рабочему дню.Хотя вы не можете добавлять время массово, вы можете дублировать конкретную задачу, но только на тот же день.

Как и в большинстве веб-приложений для составления расписаний, вы можете управлять несколькими рабочими областями, экспортировать данные и управлять группами. После того, как вы настроите команды и назначите роли пользователей, доступность и разрешения, Hourstack позволяет легко создавать настраиваемые отчеты, в которых выделяются выделенные часы и фактические часы, а также записи, метки и проекты. У вас есть возможность создавать отчеты по пользователям, командам, проектам, ярлыкам или ничего из вышеперечисленного.

Несмотря на то, что функция добавления фактических и выделенных часов великолепна, секундомер нуждается в обновлении. Для него нет специальной панели, поэтому найти его для быстрого доступа сложно. Вы можете приостановить его, за исключением случаев, когда вы завершаете свою задачу, и в конечном итоге он накапливается в одной записи времени, независимо от того, сколько отвлекающих факторов или перерывов вы делаете. Некоторые сотрудники, такие как я, могут захотеть увидеть подробное отслеживание времени, чтобы улучшить свои рабочие привычки или производительность.

Hourstack — это ваш базовый вариант программного обеспечения для учета рабочего времени, если вам действительно не нужны расширенные инструменты учета рабочего времени.Хотя Hourstack — хороший вариант программного обеспечения для управления проектами, было бы здорово, если бы он предлагал больше функций расчета заработной платы и учета, таких как выставление счетов, оценки и расходы. Поскольку в нем отсутствуют большинство функций управления заработной платой, он обходится дорого для команды и корпоративного плана, если сравнивать его с конкурентами, которые уже предлагают мощные функции бухгалтерского учета.

Цена:

• бесплатный план: нет
• личный: 7 долларов США за одного пользователя в месяц
• профессиональный: 15 долларов США/пользователь/месяц
• предприятие: пользовательский

Платформы : Интернет, iOS, Android

Сравнительная таблица программного обеспечения

С учетом всего вышесказанного, вот сравнительная таблица программного обеспечения для составления расписаний, в которой перечислены их лучшие функции.

Основные функции при поиске программного обеспечения для табеля учета рабочего времени

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это физический или виртуальный инструмент, позволяющий записывать и отслеживать отработанное время. Это означает, что вы как работодатель сможете точно знать, сколько часов отработал каждый сотрудник.

Табель учета рабочего времени ранее назывался табелем учета рабочего времени. Впервые они были использованы в 19 веке в виде бумажного листа, на котором были записаны задачи, рабочие дни и часы работы.Сотрудники отмечали их через часы-часы каждый раз, когда они приходили или уходили с работы. Они были необходимы для определения заработной платы рабочего.

Какова цель табеля учета рабочего времени?

В рабочей среде они в основном используются для начисления заработной платы, управления персоналом и бухгалтерского учета. Табели рабочего времени работают как база данных, которая содержит все записи о времени, необходимые работодателям для справедливой оплаты труда работников. Они также обеспечивают доказательство вашей работы, если у вас еще нет другого подобного решения.

Вы также можете использовать табели учета рабочего времени в управлении проектами. Знание того, сколько времени ваша команда тратит на задачи, может помочь вам выявить проблемы с управлением временем и улучшить вашу манеру работы. Отслеживание времени — один из лучших способов точного учета рабочего времени, особенно при работе в команде.

В сочетании с другими методами и инструментами табели учета рабочего времени повышают прозрачность. Больше людей увидят, как долго вы работали, сколько перерывов делали и когда взяли выходной. В случае виртуальных расписаний, таких как инструменты управления проектами или программное обеспечение для отслеживания времени, руководители проектов могут видеть, над чем работали другие и как долго.

Подсчитав точное количество часов, потраченных на задачи, вы также рассчитаете стоимость проекта, уровень вовлеченности ваших сотрудников и количество необходимых ресурсов.

Онлайн-инструменты позволяют добавлять время в соответствии с конкретным проектом или задачей:

Начните работу с отслеживанием расписания. Подпишитесь на бесплатную пробную версию Paymo.

Сотрудники могут даже использовать их для повышения своей производительности. Они смогут точно увидеть, сколько часов они потратили на задачу, и визуализировать, как они тратили время ежедневно.

Повышение прозрачности и объективность данных помогут вам завоевать доверие сотрудников. Они больше не будут задаваться вопросом, работают ли другие столько же, сколько они, или менеджеры платят им меньше, чем они того заслуживают.

Одним из важнейших преимуществ табелей рабочего времени и причиной их широкого применения является тот факт, что они позволяют всем работникам работать одинаковое количество часов.

Для стандартных 8-часовых графиков все сотрудники будут обязаны добавлять ежедневные часы, соответствующие этому порогу.В идеале все должны работать в течение того же периода времени, что и другие члены команды.

Компании могут выиграть, потому что менеджеры увидят, куда идут их деньги и как они распределяют расходы. В результате они могут снизить затраты или перестать вкладывать деньги в области, где это не имеет экономического смысла, и перенаправить эти средства на более прибыльные виды деятельности.

Переходим к важности времени для начисления заработной платы и бухгалтерского учета. Если вам платят на основе оплачиваемых часов, табель рабочего времени будет вашим первым доказательством, которое вы можете предъявить, чтобы оправдать свой заработок.Фрилансеры и почасовые работники могут использовать эти табели учета рабочего времени, чтобы сравнивать свои предыдущие записи времени друг с другом или делать реалистичные оценки для будущих проектов.

Электронные и бумажные табели учета рабочего времени

По сравнению с бумажными табелями у вас меньше шансов потерять данные с помощью облачных онлайн-инструментов.

Прикрываться всеми бумагами? Большинство из них надежно хранят ваши данные на серверах или в облаке в течение многих лет и даже могут упростить поиск в этом беспорядке.

Хотите верьте, хотите нет, но некоторые компании до сих пор используют бумажные табели учета рабочего времени. Это связано с тем, что физические расписания имеют свои преимущества, такие как экономия затрат и упрощение всего процесса.

Однако недостатком является то, что сотрудники, скорее всего, потеряют эти табели учета рабочего времени и, таким образом, у них не будет доказательств их работы, чтобы показать их руководителям. Кроме того, гораздо сложнее искать в архивных расписаниях, чем в программном обеспечении. Последний сортирует все документы в соответствии с вашими предпочтениями, поэтому вы быстрее определите, что вам нужно.

Объединение электронных табелей учета рабочего времени с расширенными инструментами управления проектами или выставления счетов может облегчить работу менеджеров. Они упрощают архивирование, отчетность и выставление счетов благодаря автоматизированным инструментам и процессам.

Онлайн-таблицы рабочего времени

также позволяют вам видеть часы вашего работника в режиме реального времени, не дожидаясь, пока бумажные документы пройдут через отдел кадров, пока они, наконец, не поступят к вам. Таким образом, вы сократите много бесполезного времени, потраченного впустую, когда они переходят из одного отдела в другой.

Наиболее важным преимуществом цифровых табелей рабочего времени является то, что они обычно поставляются с решением для отслеживания рабочего времени. Это позволяет сотрудникам отслеживать точное количество часов, которые они тратят на конкретные задачи или проекты, что упрощает весь процесс отслеживания времени.

Некоторые инструменты автоматически преобразуют ваше рабочее время в табели учета рабочего времени и отчеты. Это поможет вам сэкономить время на организационных задачах и уделить больше внимания тому, что важно для вашего проекта в долгосрочной перспективе.

Подобно другим инструментам, лучшее онлайн-программное обеспечение для отслеживания времени сотрудников немедленно добавит журналы учета рабочего времени, отслеживаемые с помощью их секундомера, в ваш табель учета рабочего времени.Если вы боитесь, что забудете запустить и остановить часы, вы можете добавить время вручную или сразу. Однако эти два решения для хронометража не так точны, когда речь идет об оценке отработанных часов, как отслеживание времени в режиме реального времени с помощью секундомера.

Выбор одного из вариантов зависит от того, насколько вы готовы инвестировать в цифровую систему или просто хотите придерживаться классического бумажного процесса. Примите во внимание потребности вашей команды и существующие системы управления персоналом. Чтобы получить точные результаты, протестируйте оба варианта в течение месяца, чтобы определить, какой из них подойдет вашей организации.

Подумайте, хотите ли вы простое расписание, чтобы помочь вам рассчитать зарплату или комплексное решение для регистрации и контроля вашего времени. Прежде чем внедрять что-либо из этого, подумайте, будете ли вы использовать его внутри компании или будете рассылать расписания своим клиентам.

Характеристики вашей команды также важны. Некоторые из ваших сотрудников могут работать удаленно. Нахождение за пределами офиса означает, что у них нет такого легкого доступа к вашим документам. Если вы не используете виртуальные табели, вам придется отправить их по почте или придумать отдельное решение для этих работников.

С другой стороны, если ваша команда небольшая, вам может даже не понадобиться решение с большим количеством функций. Простой инструмент может сделать эту работу за вас. Однако по мере роста вашей компании вам нужно будет пересмотреть использование табелей учета рабочего времени и других инструментов. Это поможет вам работать более эффективно и справляться с возросшей нагрузкой.

Как работает табель учета рабочего времени?

Компании просят сотрудников использовать табели рабочего времени для контроля времени, которое они тратят на работу и вне работы. Работодатели могут утвердить табели учета рабочего времени или запросить доказательства того, продуктивно ли работник провел добавленное время.

Вся процедура очень проста. Сотрудники добавляют свое точное рабочее время, перерывы или дни отпуска в зависимости от каждого дня недели. Затем данные отправляются менеджерам по персоналу или регистрируются в системе в случае программных средств. Наконец, он будет добавлен в архив или получит одобрение менеджеров сотрудников перед сохранением.

Большинство компаний точно скажут вам, когда и как вы должны заполнить табель учета рабочего времени. Для этой цели они создают политики расписания.Эти документы содержат необходимую вам информацию, в том числе, какой инструмент вы должны использовать, как проверяется ваше время и когда вы должны отправлять табели учета рабочего времени. Например, ваша компания может потребовать, чтобы вы заполняли свой табель учета рабочего времени в конце каждого дня или в конце полной рабочей недели.

Обязанность регулярно добавлять рабочее время повышает ответственность за работу. Сотрудники будут нести ответственность за добавление и контроль своего времени. Это позволяет людям не тратить время впустую, поскольку вы можете попросить их подтвердить работу, которую они утверждают, что она завершена.Таким образом, они с меньшей вероятностью будут тратить время на непродуктивные действия.

Вот как может выглядеть еженедельное расписание члена команды цифрового маркетинга:

В нашем примере член команды работает как над краткосрочными, так и над долгосрочными задачами из трех разных проектов. Мы взяли классический случай обычного рабочего дня с 9 до 6 с часовым перерывом. Обратите внимание, что некоторые дни посвящены одному проекту, в то время как в другие дни деятельность разделена в соответствии с приоритетом или требованиями клиента.

Теперь я знаю, что такое табели учета рабочего времени и как они могут быть полезны, но когда мне их использовать?

Если вы не уверены, как часто вам следует использовать табель учета рабочего времени, подумайте о потребностях вашей компании. Обычно организации используют табели учета рабочего времени для расчета заработной платы. Это означает, что на самом деле им нужен табель учета рабочего времени только один раз в месяц. Но сотрудники не смогут вспомнить, что они делали каждый день после того, как прошло такое долгое время. По этой причине существует примерно пять типов расписаний, которые вы можете выбрать:

• Ежедневные табели учета рабочего времени – сотрудники регистрируют свое время в начале и в конце каждого рабочего дня
• Еженедельные табели учета рабочего времени – сотрудники регистрируют свое время за все пять рабочих дней в конце каждой недели
• Табель учета рабочего времени раз в две недели – работники присылают рабочие часы каждые две недели в определенный день
• Ежемесячные табели учета рабочего времени — сотрудники отправляют свои табели учета рабочего времени каждый месяц в выбранный вами день
• Полумесячные табели учета рабочего времени — работники могут отправлять свои табели учета рабочего времени два раза в месяц

Если вы не решаетесь использовать табели учета рабочего времени в своей организации, помните, что их использование не должно быть сложным.Онлайн-приложения еще больше упрощают добавление рабочего времени, если их интерфейс прост и к ним прилагаются инструкции или видеоролики. Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к виртуальным не должен вызвать затруднений, если вы протестируете все инструменты, соответствующие вашим потребностям.

Заключение

Если вы не решаетесь ввести табели учета рабочего времени в своей организации, помните, что табели учета рабочего времени не должны быть сложными. Большинство программ для составления расписаний поставляются с инструкциями или видеороликами, которые еще больше упрощают добавление записей о времени и управление всем, что вам нужно.

Переход от бумажных табелей учета рабочего времени к цифровым имеет решающее значение в эпоху удаленной работы. Вы можете прочитать другие обзоры программного обеспечения для составления расписаний в Интернете или обратиться к списку 5 лучших программ для составления расписаний, приведенному в первой части статьи. Протестируйте их и посмотрите, какой из них лучше всего подходит для вас.

Нашли эту статью полезной? Пожалуйста, распространяйте знания и делитесь ими со своими товарищами по команде и подписчиками.

 

Как получить точные табели учета рабочего времени | Small Business

Табели учета рабочего времени представляют собой важные деловые записи, которые необходимы для целей налогообложения или если вам когда-либо придется защищать свои суммы заработной платы в Министерстве труда.Точные табели рабочего времени гарантируют, что сотрудники получают правильную оплату за свое время, и что у вас есть подробный отчет о том, сколько часов вы заплатили своим сотрудникам. Лучший способ получить точные табели учета рабочего времени зависит от типа вашего бизнеса.

Определите, как ваши сотрудники обычно приходят и уходят. Если большинство ваших сотрудников каждый день приходят в офис на работу, часы могут быть вашим лучшим вариантом. Когда они приходят каждый день, они вручную вставляют свою карточку учета рабочего времени в часы для отметки времени.Они повторяют процесс во время обеда или других перерывов, а также когда уходят. Таймеры эффективны для сменной работы или работ, на которых сотрудники могут не иметь доступа к компьютеру.

Выберите компьютерную систему учета рабочего времени, если большинство ваших сотрудников каждый день выходят на работу. Это может быть центральный компьютер, например стойка регистрации, через которую сотрудники проходят, входя и выходя из офиса. Его также можно разместить на каждом компьютере, где сотрудники включают свои персональные компьютеры и проверяют приход и уход.Эта система полезна, если у вас есть сотрудники, которые работают из дома или работают по гибкому графику и чье время трудно отслеживать.

Выберите систему, обеспечивающую гибкость в отношении учета времени. Например, если у вас есть отдел продаж, который большую часть времени находится в разъездах и редко бывает в офисе, позвольте им работать с рабочего компьютера, компьютер дома или их смартфон. Это позволяет им приходить из аэропортов или когда они покидают свои гостиничные номера, чтобы отправиться на встречу по продажам, без необходимости ломать свои компьютеры.

Еженедельно проверяйте табели учета рабочего времени на наличие несоответствий и исправьте их немедленно, до того, как будут произведены выплаты заработной платы. Обратите внимание на людей, которые не вышли на обед или забыли вернуться после обеда. Ищите людей, у которых было на несколько часов больше, чем на предыдущей неделе; дополнительная работа может быть по уважительной причине, но это стоит подвергнуть сомнению.

Лучшее программное обеспечение для учета времени на 2021 год

Профессионалы, такие как юристы и консультанты, выставляют счета с почасовой оплатой, но они не одиноки.Гиг-экономика, а также различные предприятия, ориентированные на услуги, сделали почасовую оплату обычной практикой. Небольшие операции могут выполняться с помощью карандаша и блокнота, но любому оператору с несколькими сотрудниками потребуется более организованный подход и централизованный инструмент. Возможность отслеживать время, а также связывать время с проектами, контрактами и счетами-фактурами гарантирует, что компании могут поддерживать точность и актуальность своих счетов.

Большинство приложений для учета рабочего времени подключаются к различным типам бухгалтерского программного обеспечения, но особенно к решениям для выставления счетов и выставления счетов.Они также иногда сочетаются с планировщиками смен и другими приложениями для отслеживания сотрудников. По сути, используя интероперабельные облачные сервисы, большинство предприятий малого и среднего бизнеса (SMB) могут довольно легко создать узкоспециализированное и подключенное решение для отслеживания времени.

Что такое учет времени?

Однако по своей сути программные средства учета рабочего времени предназначены для того, чтобы дать отдельным лицам и предприятиям возможность отслеживать часы (или, в более общем смысле,  интервалы ), в которые их работники выполняют определенные задачи.Эти услуги в основном используются фрилансерами, компаниями, предоставляющими профессиональные услуги, и подрядчиками. Инструменты отслеживания времени используют функции цифровых часов, чтобы количественно определить, сколько времени работники тратят на выполнение заданий. Некоторые инструменты отслеживания времени фокусируются только на времени; к ним относятся такие решения, как Hubstaff и наш инструмент выбора редакции TSheets. Однако вы также можете выбрать инструменты, которые предлагают более комплексный пакет управления проектами (PM). Ведущие приложения для управления проектами включают Mavenlink, Wrike и Zoho Projects.

Вы можете доверять нашим обзорам

С 1982 года PCMag протестировала и оценила тысячи продуктов, чтобы помочь вам принимать более обоснованные решения о покупке.(Читайте нашу редакционную миссию.)

В большинстве систем учета рабочего времени пользователи входят в программу, выбирают проект (например, «Внештатная работа для PCMag»), выбирают задачу («Статья об учете рабочего времени») и нажимают «Старт». Таймер начнет записывать, как долго люди работают над задачей, пока они вручную не остановят таймер или не переключатся на новую задачу. Время, затраченное на исходную задачу, затем будет зарегистрировано в табеле учета рабочего времени пользователя, где его можно будет использовать для определения будущей оплаты. Некоторые инструменты отслеживания времени также позволяют пользователям регистрировать будущие часы, задним числом регистрировать часы и вносить изменения в ранее зарегистрированные часы.Вы можете изменить часы в прошлом, чтобы показать, что проект начался раньше, чем ожидалось, и отметить это для целей выставления счетов. В большинстве приложений вы щелкаете представление «Календарь», чтобы изменить время проекта, работавшего в этот день.

В программном обеспечении для учета рабочего времени, ориентированного на управление проектами, часы добавляются к панелям и графикам, что позволяет менеджерам проектов лучше контролировать, как тратится время и где лучше распределять ресурсы. В решениях для отслеживания игрового времени данные в основном используются для определения оплаты, а также для тщательного отслеживания того, как сотрудники тратят время, которое они регистрируют (подробнее об этом позже).

Хотя инструменты отслеживания времени основывают свои записи почти полностью на времени (24 часа в день, умножить на семь дней, умножить примерно на четыре недели, умножить на 12 месяцев), существуют инструменты отслеживания времени, которые могут учитывать дополнительные наборы данных для компаний и частных лиц, которые могут быть больше сосредоточены на производстве, а не на продолжительности. Это особенно полезно для строительных, транспортных и производственных услуг, которые склонны измерять созданные конструкции, пройденные расстояния и произведенные товары, а также количество отработанных часов.К сожалению, не каждый инструмент отслеживания времени предлагает такой уровень отслеживания, поэтому обязательно спросите своего потенциального поставщика, предлагают ли они такой уровень контроля.

После того, как вся эта информация записана и одобрена системными администраторами и начальниками смен, данные помещаются в счета, отчеты, платежные сервисы, виджеты расписания смен и другие области инструментов. Эти области сделают управление персоналом (HR), выставление счетов, планирование смен и мониторинг производства проще и автоматизированнее.

Плата за решение для учета времени

Решения для учета рабочего времени в чистом виде менее дороги, чем решения для отслеживания времени, привязанные к пакетам PM. Например, TSheets начинается с бесплатного плана, ориентированного на одного пользователя. Этот план идеально подходит для фрилансеров, которым необходимо отслеживать время при работе над проектами. У TSheets также есть план для 99 пользователей, который стоит 5 долларов за пользователя в месяц с базовой платой 20 долларов в месяц. Компании с более чем 100 пользователями будут платить базовую плату в размере 100 долларов США, а также 5 долларов США за пользователя в месяц.

В этом обзоре Hubstaff является самым близким сравнением TSheets; он начинается с базового плана за 5 долларов в месяц, который дает вам доступ к простым инструментам отслеживания времени, менеджеру графика платежей сотрудников, круглосуточной поддержке и настройкам пользователя, которыми можно управлять для каждого сотрудника отдельно. Премиум-план Hubstaff за 10 долларов в месяц на пользователя включает в себя все, что вы найдете в базовом плане, но вы также получите доступ к интерфейсу прикладного программирования (API) Hubstaff и базовому инструменту планирования.

И наоборот, самый дешевый тарифный план Mavenlink, включающий отслеживание времени, стоит 39 долларов на пользователя в месяц. Самый дешевый план отслеживания времени Zoho стоит 25 долларов в месяц для 10 проектов и 10 пользователей. Самый дешевый план отслеживания времени Wrike стоит 24,80 доллара США на пользователя в месяц. Однако важно определить, насколько эти инструменты более надежны, чем ваше стандартное решение для отслеживания рабочего времени.

Например, план Mavenlink за 39 долларов включает в себя панель инструментов для совместной работы, общий доступ к файлам, делегирование управления задачами, анализ проектов, шаблоны проектов, отчеты о расходах, прогнозирование бюджета, выставление счетов и платежи.Вы найдете эти функции в проектах Wrike и Zoho, но вы не получите такого уровня функциональности с инструментами для отслеживания времени, такими как Hubstaff и TSheets.

Что касается расходов на хранение, некоторые продукты, такие как TimeSolv Pro и TSheets, предлагают неограниченный объем хранилища для хранения изображений и документов, таких как счета или фактическая работа, в вашей учетной записи. Такая компания, как VeriClock, берет 20 долларов за 10-гигабайтный (ГБ) блок хранилища. Между тем, Zoho Projects поставляется с 10 МБ бесплатного хранилища, и вы можете получить 5 ГБ в стандартном пакете за 20 долларов в месяц.

Важные функции отслеживания рабочего времени

Каждое решение для учета рабочего времени имеет различные отличительные особенности, подходящие для различных типов и размеров предприятий. Тратить время на определение того, какие функции необходимы для работы малого и среднего бизнеса. Такое решение, как Hubstaff, позволяет пользователям отслеживать, работают ли сотрудники, позволяя менеджерам записывать до трех снимков экрана в час, пока они работают. Скриншоты могут быть частично размыты, чтобы скрыть конфиденциальную информацию, но информации должно быть достаточно, чтобы определить, занимается ли сотрудник рабочим или личным контентом.

Вы также можете вести журнал активности клавиатуры и мыши во время смены. Из протестированных нами инструментов отслеживания времени Hubstaff — единственный инструмент, который предлагает такой уровень понимания того, как прогрессируют работники. Hubstaff также позволяет вам отслеживать перемещения сотрудников с помощью GPS-отслеживания, когда они используют мобильное приложение инструмента, и вы можете потребовать от пользователей делать селфи, когда они прибывают или покидают места (эти функции также можно найти в TSheets).

Наряду с обычным GPS-отслеживанием, которое отслеживает индивидуальное местоположение сотрудников для отслеживания их времени, такие сервисы, как Hubstaff, TSheets и VeriClock, предлагают геозону в своих мобильных приложениях.Эта функция отправляет напоминания, когда вы входите или покидаете указанный радиус местоположения задания. Кроме того, если сотрудник забывает, когда он пришел на работу, он может проверить данные геозоны, чтобы найти и подтвердить время. Геозона также может автоматически регистрировать сотрудника, когда он входит в непосредственной близости от рабочего места.

Большинство приложений, включенных в нашу сводку отзывов об отслеживании рабочего времени, предлагают нативные мобильные приложения, а не заставляют сотрудников полагаться на мобильный веб-браузер. Исключением будет такой сервис, как Mavenlink.Мобильные инструменты делают возможными такие функции, как геозоны, на таких платформах, как VeriClock.

Важна отчетность

TSheets предлагает широкий выбор отличных готовых отчетов, основанных на почасовой разбивке сотрудников, заработной плате, местоположении GPS и, в основном, на всем остальном, для чего система предоставляет вам поле данных. Что удивительно в TSheets, и о чем мы упоминали ранее, так это возможность отслеживать расширенные данные, а затем включать эту информацию в отчеты. TSheets позволяет создать шесть полностью настраиваемых полей, которые можно добавлять в качестве подсказки при каждом отключении.

Например, если вы управляете строительной компанией, вы можете задать вопрос: «Был ли инцидент? Да или нет». Если работники не отвечают, то они не смогут выйти на работу. Или вы можете спросить дальнобойщиков, сколько миль они только что проехали. Затем эти поля будут включены в отчеты, чтобы предоставить вам более подробное представление о том, как выполняется работа, насколько продуктивны команды, а также любые другие важные данные о рабочем месте, которые могут вам понадобиться для создания полной картины рабочего дня или смены. TSheets также позволяет пользователям звонить по номеру телефона, чтобы приступить к работе.Таким образом, работники, у которых нет смартфона, могут использовать домашние телефоны или телефоны-автоматы, чтобы набрать номер, ответить на несколько автоматических подсказок и войти или выйти из системы.

Хотя Wrike не предоставляет такого расширенного отслеживания, как TSheets, вы по-прежнему сможете собирать важные данные от сотрудников в начале и в конце смены. Wrike позволяет добавлять настраиваемые поля на панель задач, чтобы при просмотре отчетов вы могли видеть такие вещи, как пробег, инциденты на работе и была ли задача оплачена.К сожалению, эти элементы будут отображаться в вашем общем представлении задач из консоли PM, но данные не будут отображаться в ваших отчетах о затраченном времени. Так что, если вам нужна дополнительная информация, но она не требуется для составления отчетов или вырубки, Wrike позволяет легко начать сбор.

Mavenlink позволяет сотрудникам легко сотрудничать с другими сотрудниками, чтобы обмениваться сменами, чтобы убедиться, что проекты полностью укомплектованы персоналом, или что-либо еще, что требует коммуникации и прозрачности.Средство просмотра еженедельного расписания инструмента позволяет вам видеть часы и задачи, над которыми вы работаете. Вы можете настроить и отредактировать любую смену в своем табеле рабочего времени, что является огромным преимуществом для сотрудников, которые любят переключаться между проектами и задачами, или для сотрудников, которые не работают в строгом режиме с 9:00 до 17:00. расписание. Вы также можете добавлять смены в свое расписание и просматривать ожидающие утверждения и отклоненные записи. Любой, у кого есть доступ к инструменту, может отправлять сообщения пользователям, используя @упоминания, чтобы спросить их, почему они не отправили или почему они не вошли и не вышли.Упоминание будет отображаться в ленте действий пользователей, и они получат электронное письмо об этом упоминании. Органическая интеграция с Concur Expense и Expensify делает этот инструмент отличным инструментом для компаний, использующих программное обеспечение для автоматизации учета рабочего времени, выставления счетов и платежей.

Zoho Projects позволяет пользователям работать над несколькими задачами одновременно, что является приятной функцией, которую вы не найдете ни в одном из других инструментов отслеживания времени в этом обзоре. Хотя это чрезвычайно ограниченный вариант использования, существуют определенные сценарии, в которых несколько задач выполняются одновременно, по крайней мере косвенно, и с помощью других инструментов, упомянутых в этом обзоре.Без Zoho Projects не было бы возможности отслеживать и выставлять счета за обе задачи. Возможно, самым большим преимуществом работы с Zoho Projects является легкий доступ и интеграция со всей программной экосистемой Zoho, включая электронный маркетинг, управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), а также программное обеспечение и инструменты управления персоналом.

Как выбрать устройство для отслеживания времени

Какое из этих решений вы выберете, в первую очередь зависит от того, что, почему и когда ваша компания хочет отслеживать время.Определив эти элементы, вы сможете сосредоточиться на инструментах, созданных специально для ваших нужд. Например, вам нужна экспертиза PM или вас больше заботит контроль за вашими сотрудниками?

Далее вам необходимо определить, сколько вы готовы и в состоянии заплатить за такой инструмент. Ценовой диапазон протестированных нами инструментов недостаточно велик, чтобы его можно было выбрать даже для небольшого предприятия или отдельного пользователя, независимо от того, какой инструмент предпочтительнее. Для малых и средних предприятий и крупных предприятий вам следует изучить существующий программный пакет, чтобы определить, какие инструменты интегрируются с вашим будущим решением для отслеживания рабочего времени.Все инструменты, которые мы рассмотрели, имеют открытые API, поэтому, если у вас есть команда разработчиков, вы сможете создавать внутренние интеграции. Однако, если вам нравится инструмент для отслеживания времени, но ваши инструменты CRM и HR не имеют открытых API и не интегрируются с ним органически, тогда вам может быть лучше выбрать другой инструмент.

Выдающиеся инструменты, такие как BQE Core и VeriClock, были лишь на ступеньку ниже TSheets в номинации «Выбор редакции». В последующие месяцы мы будем обновлять наши обзоры по мере появления новых функций для каждого отдельного продукта.Как живой и дышащий документ, некоторые из инструментов, перечисленных сегодня, могут не быть перечислены через год, так как оценки могут измениться, а в сводку обзора могут быть добавлены новые продукты. Пробуя решения, не забудьте связаться с нами, чтобы узнать, было ли добавлено какое-либо новое программное обеспечение в этот обзор.

Хотите получить ответы на вопросы о стратегиях и услугах учета рабочего времени? Подпишитесь на информационный бюллетень PCMag для малого бизнеса и присоединитесь к группе обсуждения [email protected] в LinkedIn, где вы можете задать вопросы поставщикам, другим специалистам, таким как вы, и редакторам PCMag.

онлайн табелей учета рабочего времени | Бесплатное приложение Time Card

О Табель учета рабочего времени

Что такое приложение табеля учета рабочего времени и как оно работает?

Табель учета рабочего времени или карточка учета рабочего времени — это запись приходов и уходов часов для почасовых сотрудников, работающих в малом бизнесе. Он используется для отслеживания рабочего времени и учета рабочего времени, а также для расчета заработной платы сотрудников, оплачиваемых за количество отработанных часов. Рабочее время также называется оплачиваемым временем в некоторых отраслях белых воротничков, таких как юриспруденция и бухгалтерский учет.

Различные типы команд (в том числе студенческие исследовательские группы и сотрудники) также используют ежедневные табели учета рабочего времени, шаблоны табелей учета рабочего времени или средства учета рабочего времени для проектов и задач. Эти типы инструментов отслеживания времени полезны для определения того, сколько времени было потрачено на конкретную область работы.

Узнайте больше о том, почему вам следует использовать бесплатное приложение учета рабочего времени вместо расписания Excel, чтобы сэкономить время, прочитав наши статьи о еженедельных и ежемесячных расписаниях.

Как рассчитать обеденный перерыв?

Табели рабочего времени Homebase гарантируют, что члены вашей команды берут необходимое количество выходных в течение каждой рабочей смены.

Прочтите нашу статью о табелях учета рабочего времени с калькуляторами обеденных перерывов, чтобы узнать больше о том, как рассчитать обеденные перерывы с помощью табелей рабочего времени Homebase.

Вы также можете прочитать нашу статью о шаблонах табелей учета рабочего времени, чтобы узнать, как сделать расчет рабочего времени еще проще.

Почему компании должны бесплатно использовать табели учета рабочего времени?

Отслеживание времени для команды может быть сложной задачей, если ваш малый бизнес полагается на распечатываемые табели учета рабочего времени или Календарь Google. Большинство предприятий используют табели учета рабочего времени для учета рабочего времени сотрудников.По сути, это электронные таблицы, поэтому многие предприятия используют шаблоны Excel. Но с бесплатным программным обеспечением для учета рабочего времени, таким как Homebase, вам больше не нужно беспокоиться об отслеживании почасовых ставок или ручном отслеживании отработанных часов.

Homebase предлагает бесплатные онлайн-табели учета рабочего времени для сотрудников, чтобы вы могли лучше совершенствовать методы управления временем в своем бизнесе и бесплатно управлять табелями учета рабочего времени сотрудников.

Насколько точны автоматические табели учета рабочего времени?

Наше приложение табеля рабочего времени поставляется с бесплатными ежемесячными шаблонами табелей для сотрудников и делает расчет заработной платы проще и точнее, поскольку оно также действует как калькулятор вашей карты учета рабочего времени.Мы посчитаем отработанное время, чтобы ваши сотрудники получали точную оплату. Мы также сообщим вам о любых ошибках в табеле учета рабочего времени, и вы сможете сравнить запланированные часы с фактическим количеством часов, отработанных вашими сотрудниками.

Автоматические расписания также гораздо полезнее, потому что они находятся в сети и в облаке. Чтобы узнать больше о том, как онлайн-табели могут улучшить ваш бизнес, читайте здесь.

Забыли отправить табель учета рабочего времени?

Homebase не только предлагает бесплатное приложение для составления табелей учета рабочего времени, мы также не позволим вам забыть отправить свои табели учета рабочего времени для расчета заработной платы.Процесс начисления заработной платы прост, учитывая, что мы интегрируемся с ведущими поставщиками, такими как ADP, Quickbooks и многими другими ведущими компаниями. Мы гарантируем, что вы никогда не пропустите отправку, синхронизируя ваши данные с платежной ведомостью с ведущими поставщиками.

Используя наше приложение табеля учета рабочего времени и интегрировав его с поставщиком услуг по расчету заработной платы, вы сможете сэкономить часы на своевременном процессе. Приложение для учета времени Homebase сделает за вас всю тяжелую работу, когда дело доходит до подсчета часов, сбора чаевых, вычитания перерывов и расчета сверхурочных.

Что такое мобильный табель учета рабочего времени?

Мобильное приложение для табеля учета рабочего времени — это современное решение вечного бремени учета рабочего времени сотрудников. Он также работает, чтобы дать предприятиям возможность использовать онлайн-таблицы учета рабочего времени в Интернете.

Узнайте больше о мобильных табелях, прочитав нашу статью.

Мобильное расписание также известно как приложение учета рабочего времени, о котором вы можете узнать в нашей пояснительной статье.

Зачем вашим сотрудникам использовать табели учета рабочего времени?

Вашим сотрудникам понравится отслеживание рабочего времени Homebase, потому что они смогут точно знать, сколько часов они отработали — и их ожидаемый доход — прямо из бесплатного мобильного приложения.

Поскольку наши бесплатные табели учета рабочего времени для сотрудников настолько просты в использовании и содержат так много информации, ваш сотрудник будет в курсе последних событий, независимо от того, какой сегодня день недели.

Как найти табель учета рабочего времени?

Закон о справедливых трудовых стандартах требует, чтобы работодатели годами хранили свои табели рабочего времени, даже если работник больше не работает там. В плане Homebase Essentials и выше табели учета рабочего времени сотрудников надежно хранятся в облаке в течение четырех лет, поэтому вы сможете получить доступ к табелям учета рабочего времени сотрудников с историей редактирования в любое время.Сотрудники также могут получить доступ к своим отработанным часам, исправить любые ошибки и бесплатно отслеживать свою оплату в мобильном приложении.

Как еще можно использовать автоматические табели учета рабочего времени?

Использование программного обеспечения для учета рабочего времени также открывает доступ к целому ряду параметров отчетности, таких как отчет о том, кто чаще всего приходил вовремя на свою смену в заданный период оплаты, или о том, как затраты на рабочую силу складываются с продажами. С программным обеспечением для табеля учета рабочего времени отчетность стала проще, чем когда-либо.

Если у вас есть бизнес с несколькими офисами, отслеживание часов, отработанных в разных офисах, имеет решающее значение, чтобы убедиться, что вы правильно рассчитываете оплату сверхурочных.С помощью Homebase вы можете увидеть затраты на рабочую силу и прогнозируемые сверхурочные по местоположению, отделу или сотруднику. Это особенно полезно, если у вас есть руководитель, работающий в нескольких магазинах.

Homebase позволяет вам просматривать общее количество отработанных часов ваших сотрудников в одном месте. Если вы предлагаете отпуск по болезни или оплачиваемый отпуск, вы также можете настроить политику PTO в Homebase.

Как рассчитать рабочее время?

Во-первых, начните с вычитания времени, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте, из времени его прихода на работу, а также всех перерывов, которые вы делали в течение дня.Например, если вы пришли в 8 утра и ушли в 17:00 с перерывом на обед между 12:00 и 13:00, вы проработали восемь часов.

Homebase также рассчитывает часы за вас, так что вам не нужно беспокоиться об итогах недели и месяца, когда дело доходит до рабочего времени. Даже если вы работаете раз в две недели, наше приложение поможет вам. Таким образом, вы можете сосредоточиться на других задачах управления проектом, а не тратить время на рабочие часы.

Что наши клиенты думают о расписании?

Благодаря тысячам пятизвездочных отзывов можно с уверенностью сказать, что наши клиенты одобряют!

Зачем бизнесу использовать табели учета рабочего времени?

Отслеживание рабочего времени в команде может быть затруднено без подходящего программного обеспечения.Большинство предприятий используют табели учета рабочего времени для учета рабочего времени сотрудников. Табели учета рабочего времени — это, по сути, электронные таблицы, поэтому многие предприятия используют шаблоны табелей учета рабочего времени в Excel. Но с программным обеспечением для отслеживания времени, таким как Homebase, вам больше не нужно беспокоиться о табелях учета рабочего времени или вручную отслеживать отработанное время.

Как заполнить табель учета рабочего времени?

К счастью, наш автоматизированный табель учета рабочего времени избавляет от догадок и трудностей при заполнении табельного учета. Homebase автоматически ведет текущий список пропущенных смен, пропущенных часов и пропущенных перерывов с помощью нашего бесплатного программного обеспечения для планирования и помогает вам соблюдать требования, не выполняя никакой дополнительной работы.Вы можете подготовить свой табель учета рабочего времени без калькулятора и экономить часы каждый период расчета заработной платы.

Как программа учета рабочего времени влияет на производительность?

Большинство предприятий тратят около четырех часов в неделю на начисление заработной платы, хотя в больших командах может быть и больше. Благодаря отслеживанию рабочего времени Homebase и табелям учета рабочего времени вы и ваши менеджеры можете сократить время, затрачиваемое на расчет заработной платы, на 75 % — таким образом, вы сэкономите около трех часов в неделю.

Зачем мне использовать автоматические табели учета рабочего времени?

Автоматическое отслеживание рабочего времени сэкономит вам часы в каждый период выплаты заработной платы.Благодаря интегрированному и бесплатному приложению часов стало проще, чем когда-либо, отслеживать время, отработанное вашими сотрудниками. В платных планах Homebase также доступны настольные часы, которые позволяют вашим сотрудникам экономить время при вводе времени в Интернете.

Как часто нужно заполнять табель учета рабочего времени?

Хорошее эмпирическое правило – заполнять табель учета рабочего времени как можно скорее, но не беспокойтесь! Хоумбаза может помочь в этом.

Должны ли наемные работники вести учет рабочего времени?

Homebase хорошо работает и для не освобожденных сотрудников.Наемным работникам, например, управляющему рестораном, часто приходится заполнять табели учета рабочего времени. Более того, некоторые наемные работники могут по-прежнему иметь право на сверхурочную работу, если их заработная плата падает ниже порогового значения Министерства труда, которое в настоящее время обновляется.

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель рабочего времени позволяет сотрудникам отслеживать свое время, что упрощает расчет заработной платы, особенно если у вас есть почасовые сотрудники. Табель учета рабочего времени включает в себя время прихода и ухода сотрудника в конце рабочего дня, а также любые перерывы, которые он делал во время смены.Табель учета рабочего времени позволяет легко вести точный расчет заработной платы.

Как работает GPS в табелях учета рабочего времени?

По словам пользователя Homebase Мэтью Маркома из Pelican’s Snoball:

«Я провожу много выездных мероприятий, например вечеринки по случаю дня рождения. Благодаря функции мобильного GPS-прихода в Homebase Essentials я могу просто настроить отсчет времени для своих сотрудников, как только они доберутся до места проведения мероприятия, а не заставлять их сначала приходить в магазин, что снижает мои затраты на оплату труда».

Зачем использовать табель учета рабочего времени сотрудников?

Использование часов, которые интегрируются с табелями учета рабочего времени, является гораздо более простым способом подсчета рабочего времени.Когда вы приходите или уходите, это время автоматически добавляется в вашу учетную запись, а по истечении времени отработанное время подсчитывается автоматически. С помощью бесплатного мобильного приложения Homebase сотрудники также могут оценивать свой заработок за отработанное время.

Табели учета рабочего времени для наемных работников: действительно ли они нужны людям? | по актитайм | actiRESULTS

Фото Романа Божко на Unsplash

Нередки случаи, когда компании требуют от своих сотрудников с фиксированной зарплатой заполнять табели учета рабочего времени.Поскольку людям обычно не нравится хронометраж, они склонны описывать эту практику как ненужную трату времени. По логике вещей, если вам платят за то, что вы выполняете свою работу и не срываете сроки, зачем вам отслеживать, сколько времени это занимает?

Тем не менее, у многих компаний есть веские причины заставлять своих сотрудников вести и предоставлять свои журналы учета рабочего времени. Есть несколько аспектов, в которых данные табеля полезны, даже если сотрудник не получает зарплату на их основе. Давайте посмотрим, как табели рабочего времени для наемных работников могут принести пользу бизнесу и почему они являются важной частью рабочего процесса.

Главной проблемой хронометража для наемных работников является их освобождение от сверхурочной работы. Если вы не освобождены от сверхурочной работы, вам платят в полтора раза больше за дополнительные часы сверх стандартной рабочей недели. Но если вы освобождены от налога, вам обычно платят одну и ту же зарплату каждую неделю, за некоторыми исключениями.

Закон о справедливых трудовых стандартах требует учета рабочего времени только для не освобожденных от уплаты налогов сотрудников и не регулирует учет рабочего времени для тех, кто освобожден от сверхурочной работы. Однако работодатели по-прежнему имеют право заставлять освобожденных сотрудников заполнять табели учета рабочего времени.В то время как системы включения/выключения могут показаться слишком сложными, табели учета рабочего времени часто являются разумным инструментом для управления наемными работниками и командами.

Итак, если вы освобождены от сверхурочной работы и ваша оплата не зависит от количества отработанных вами часов, зачем заполнять и отправлять табели учета рабочего времени? Бывают разные ситуации, когда точный учет времени имеет решающее значение, даже если сотрудники, выполняющие работу, не получают почасовую оплату. Давайте рассмотрим причины, по которым табели учета рабочего времени для наемных работников все еще могут быть необходимы.

Первая и самая важная причина, по которой наемные работники должны заполнять табели учета рабочего времени, — это сбор информации о выполненных работах по проекту для выставления счетов заказчику. Выставление счетов на основе табелей учета рабочего времени является обычной практикой во многих областях, от архитектуры и строительства до разработки программного обеспечения. Это упрощает процедуры выставления счетов и обеспечивает прозрачный расчет затрат.

Использование табелей учета рабочего времени для выставления счетов и учета распространено не только в частном секторе. Научные учреждения и организации, получающие деньги за счет государственных грантов и контрактов, часто требуют от своих сотрудников заполнения табелей учета рабочего времени, поскольку в противном случае было бы сложно определить количество времени, затрачиваемого на каждый грант.

Удивительно, но да, это еще одна причина вести учет рабочего времени для наемных работников. У работодателей есть возможность дополнительно оплачивать сверхурочные часы, однако это полностью на их усмотрение, а также зависит от области и характера выполняемой вами работы. Во многих ситуациях знание того, сколько часов сотрудник потратил на задачу, определяет, как будет оплачиваться работа. Пока сотрудник не вычитает суммы из вашей зарплаты на основе часов, которые вы отслеживали, можно требовать, чтобы наемные работники заполняли табели учета рабочего времени.

Другим аспектом работы с переработанными часами является предоставление отпуска взамен (или отгула), пропорционального дополнительному рабочему времени работника, в качестве компенсации за переработку. В любом случае, любая компенсация сверхурочных часов, предусмотренная внутренними документами компании, требует точного учета затрат времени.

Наряду с предоставлением отгулов взамен многие работодатели рассчитывают остаток отпусков на основе данных табеля учета рабочего времени. А если работник отказывается предоставить работодателю информацию о расходах времени, ссылаясь на свой статус наемного работника, то нет возможности определить, на какой отпуск данный работник имеет право.

Часто табели включают не только учет рабочего времени, но и данные об отпусках, больничных и других отгулах, используемых сотрудником. Таким образом, они помогают отслеживать остатки нерабочих дней, особенно программные инструменты учета рабочего времени, которые имеют встроенные механизмы для расчета баланса.

Конечно, иногда существуют и другие способы, кроме табелей учета времени, затраченного сотрудником (системы контроля доступа и т.п.), но табели кажутся одним из наименее навязчивых средств.Среди других мер следует упомянуть часы прихода и ухода, а также отслеживание активности компьютера, которые часто считаются излишними.

Еще одна причина вести точный учет рабочего времени — эффективное управление. Информация о ходе работы и наличии ресурсов имеет решающее значение для любой команды или менеджера проекта, а табели учета рабочего времени — это инструмент, предоставляющий им эти данные.

Существует множество рекомендаций по использованию табелей учета рабочего времени для управления стоимостью проекта, прогнозирования и планирования ресурсов, и это простое решение, предоставляющее менеджерам детализированные данные для целей планирования и прогнозирования.Среди многих аспектов, которыми можно управлять с помощью данных табеля учета рабочего времени, наиболее важными являются:

• Ход выполнения работ и предполагаемые сроки поставки;
• Производительность и производительность команд;
• Распределение нагрузки внутри команд;
• Возможные узкие места и потери времени;
• Ожидаемые затраты и пути их оптимизации.

Может быть, это не первая причина, по которой наемные работники обязаны вести табели учета рабочего времени, но все же важная. Измерение производительности как команд, так и отдельных сотрудников — непростая задача в наукоемких областях, но здесь могут помочь табели учета рабочего времени.Они предоставляют данные, необходимые для выяснения того, какие задачи требуют больше времени, чем ожидалось, что выполняется быстро и легко, а какие задачи тратят время впустую.

Эти данные помогают понять, что можно сделать для оптимизации распорядка дня, повышения эффективности рабочей деятельности и повышения личной продуктивности. Это способ выработать осознанный подход к распределению рабочего времени — например, сократить время, затрачиваемое на проверку электронной почты, ограничить непродуктивное общение с коллегами и перестать тратить время на бесполезные совещания.

Иногда данные табеля учета рабочего времени выявляют некоторые проблемы с производительностью или эффективностью, которые могут потребовать привлечения других сотрудников или руководства — например, может потребоваться перераспределение рабочей нагрузки для повышения эффективности при выполнении определенных задач. Точно так же, если данные табеля учета рабочего времени показывают, что какой-либо конкретный сотрудник или весь персонал переутомляются, можно инициировать процесс найма для оптимизации эффективности работы.

Использование налоговых льгот на исследования и разработки (НИОКР) — еще одна веская причина, по которой компании с наемным персоналом предпочитают вести учет временных затрат.Люди склонны думать, что только исследовательские лаборатории или крупные инновационные корпорации имеют право на получение налоговой скидки на НИОКР, но на самом деле любой бизнес, который занимается исследованиями или экспериментальными разработками, может претендовать на эту льготу, если предоставит доказательства в поддержку своих требований. Отслеживание затрат времени на проект является важной частью доказательства того, что компания занимается исследованиями и инновационными разработками, поэтому ведение табелей учета рабочего времени имеет решающее значение при подаче заявки на налоговый кредит.

Каким бы нелогичным это ни казалось, табели учета рабочего времени для наемных работников являются неотъемлемой частью всего рабочего процесса.Не влияя напрямую на суммы выплат и вознаграждения сотрудников, табели рабочего времени предоставляют важные данные для выставления счетов, бухгалтерского учета, управления персоналом и проектами. Конкретные преимущества отслеживания рабочего времени для сотрудников и работодателей зависят от внутренних процедур и правил компаний, но факт заключается в том, что данные табеля учета рабочего времени дают представление о многих аспектах трудовой жизни и бизнес-процессов.

6 лучших способов учета рабочего времени сотрудников в 2022 году

В наш век работы, основанной на знаниях, предприятия меньше внимания уделяют учету рабочего времени сотрудников.

Специально для предприятий, состоящих в основном из наемных работников, тщательное отслеживание рабочего времени часто уходит в прошлое.

Тем не менее, многим предприятиям по-прежнему нужен способ управления отслеживанием рабочего времени сотрудников. Например, компаниям с почасовой оплатой труда необходимо отслеживать количество рабочих часов для получения точных данных о заработной плате. А для компаний, которые выставляют счета по клиентам или проектам, иногда отработанные часы должны отслеживаться с точностью до минуты.

И даже для сотрудников, которые не придерживаются строгих часов прихода и ухода, отслеживание того, как они тратят свое время на работе, может быть полезным.Зная, сколько часов они тратят на определенные задачи, сотрудники могут принимать более разумные и эффективные решения о том, как они используют свое время.

Если вам нужно отслеживать время, проведенное на рабочем месте или в смену, или вы хотите измерить, как ваши работники умственного труда проводят свое время в Интернете, доступно несколько методов для отслеживания времени сотрудников. Читайте дальше, чтобы узнать, как лучше всего отслеживать рабочее время сотрудников для вашего бизнеса.

Кратко: как отслеживать отработанное время сотрудников

• Ручка и бумага
• Часы рабочего стола или киоска
• Мобильные приложения
• Геозонирование и GPS-отслеживание
• Биометрические часы
• Просмотр отслеживание

---

Должен ли я отслеживать рабочее время сотрудников?

Для предприятий с почасовой оплатой учет рабочего времени является обязательным.

Если вы этого не сделаете, вы не сможете узнать, сколько вы должны платить своим сотрудникам за отработанное время. Тем не менее, даже компании с наемными работниками могут найти полезным отслеживание рабочего времени сотрудников.

Информация о том, как сотрудники, работающие на окладе или с почасовой оплатой, тратят свое время, может помочь вам принимать более эффективные кадровые и календарные решения, более точно отслеживать затраты на рабочую силу и повышать производительность труда сотрудников. Но он также предлагает несколько других практических преимуществ, о которых я расскажу ниже.

Генерация точных номеров платежной ведомости

Для предприятий с почасовой оплатой труда отслеживание рабочего времени помогает правильно рассчитать платежную ведомость.Такие инструменты, как программное обеспечение часов, могут отслеживать время сотрудников с точностью до минуты. Таким образом, отслеживание времени гарантирует, что ваши сотрудники получат оплату за работу, которую они выполнили, и что вы будете выплачивать правильную сумму за каждый период оплаты.

Убедитесь, что вы соблюдаете трудовое законодательство и политику в отношении нерабочих дней

Отслеживая время сотрудников — будь то с помощью ручки и бумаги или программного обеспечения — у вас есть запись о том, когда и как долго ваши сотрудники работали. Используя эти цифры, вы можете убедиться, что ваши не освобожденные сотрудники отрабатывают разрешенное количество часов, что они правильно получают компенсацию за сверхурочную работу или что они берут отпуск, если или когда им это нужно.

Получите лучшее представление о том, на что уходит время сотрудников

Зная, когда и как долго ваши сотрудники работали, вы лучше поймете свои потребности в рабочей силе. Владельцы ресторанов, например, могут сравнивать объемы продаж с затратами на оплату труда в любую смену. Эти сравнения могут помочь им понять, когда они могут перераспределять или недооценивать расписание своих команд.

Или, если вашему бизнесу необходимо отслеживать время по проектам или клиентам, вы можете увидеть, как затраты на рабочую силу и количество рабочих часов соотносятся с вашими доходами.Понимание того, какие клиенты или какие типы проектов более прибыльны или требуют больше времени, поможет вам принимать лучшие бизнес-решения в долгосрочной перспективе.

---

Как отслеживать рабочее время сотрудников

Если вы готовы воспользоваться преимуществами учета рабочего времени сотрудников, ознакомьтесь с несколькими из этих методов учета рабочего времени, чтобы выбрать тот, который лучше всего подходит для вашего бизнеса.

---

1. Ручка и бумага

Если вы человек старой закалки или работаете в месте с плохим подключением к Интернету или неоднородным доступом к технологиям, вы можете использовать старую добрую ручку и бумагу, чтобы начать отслеживать часы работы сотрудников.

Попросите сотрудников записывать дату своей смены, а также время их начала и окончания, и все готово.

Этот аналоговый инструмент, возможно, не является предпочтительным методом для каждого предприятия, но это простое решение, требующее небольшого обучения сотрудников.

Совет для профессионалов: Даже если сотрудники записывают время на бумаге и ручке, записывайте свои часы в электронные таблицы, такие как Excel или Google Sheets. Отслеживание времени в Excel поможет вам рассчитать отработанное время и экспортировать цифры в решение для расчета заработной платы, чтобы вам не приходилось делать это вручную.

---

2. Настольные или киосковые часы

Многие типы программного обеспечения часов, такие как Time Doctor или When I Work, предлагают сотрудникам множество способов учета рабочего времени. Одним из таких методов часто является настольное или киоск-приложение.

Используя такое приложение, вы можете настроить специальное рабочее место, где сотрудники могут записывать свое время. Назначив сотрудникам определенные места для регистрации своего времени, вы можете создать упрощенный процесс учета рабочего времени сотрудников.

Настройка часов такого типа, как правило, так же проста, как загрузка приложения и присвоение сотрудникам идентификационных номеров или PIN-кодов, позволяющих им входить и выходить.Эти системы также обычно позволяют вам экспортировать данные о рабочем времени сотрудников в ваше решение для расчета заработной платы, чтобы оплата сотрудников была беспрепятственной.

Совет для профессионалов: Для настройки рабочего стола или киоска в качестве станции учета рабочего времени требуется аппаратное обеспечение. Убедитесь, что вы учитываете стоимость настольного компьютера, планшета или киоска в своем бюджете, когда рассматриваете этот тип часов.

---

3. Мобильные приложения

Вы можете использовать мобильные приложения для отслеживания времени прихода и ухода для почасовых сотрудников, а также для отслеживания времени по задачам для штатных или контрактных сотрудников.Мобильное приложение — еще один распространенный вариант, предлагаемый большинством программ для планирования.

С помощью мобильного приложения сотрудники могут получить доступ к часам или таймеру через свои смартфоны. Если ваши сотрудники установили часы смены, приложение может подсказать им время прихода и ухода или даже сделать перерыв во время смены.

Если ваши сотрудники отслеживают отработанное время по проекту или клиенту, они могут отслеживать отработанное время и назначать его соответствующему потоку доходов на своем мобильном устройстве.

Совет для профессионалов: Прежде чем выбрать мобильное приложение в качестве основного метода учета рабочего времени сотрудников, убедитесь, что у всех ваших сотрудников есть доступ к смартфонам.Если нет, установите метод резервного копирования, который эти сотрудники могут использовать для регистрации своего времени.

---

4. Геозона и GPS-слежение

Простого мобильного приложения может быть достаточно для ваших мобильных сотрудников или тех, кто путешествует между разными рабочими местами. Однако, если вам нужна большая точность, вы можете выбрать GPS-отслеживание или геозону.

Некоторые программы учета рабочего времени, такие как ClockShark, могут отслеживать местоположение сотрудников на работе с помощью GPS. Источник: программное обеспечение ClockShark.

С помощью GPS-трекинга вы можете установить геозону вокруг любого из ваших рабочих мест.Когда сотрудник прибывает на объект, его мобильное приложение часов отправляет ему уведомление о том, что нужно войти. А если он покинет рабочее место, ему будет предложено выйти.

Вы также можете использовать GPS-трекинг, чтобы видеть, где находятся ваши сотрудники в течение дня, и проверять их время на рабочем месте и в пути.

Совет для профессионалов: Как и в случае с мобильным приложением, вы должны убедиться, что ваши сотрудники имеют доступ к определенному типу мобильного устройства, чтобы эффективно использовать GPS-отслеживание или геозону. И хотя многие инструменты часов предлагают в качестве опции часы на основе GPS, обычно они доступны только в том случае, если вы приобрели обновленную версию программного обеспечения.Взвесьте затраты и преимущества этого типа инструмента, прежде чем остановиться на нем как на лучшем варианте отслеживания времени.

---

5. Биометрические часы

Биометрическая идентификация использует биологические признаки, такие как отпечатки пальцев или черты лица, для проверки личности человека. Использование биометрии, позволяющей сотрудникам отслеживать время, помогает предотвратить нападение приятелей, когда один сотрудник работает вместо другого. Как только сотрудник использует биометрическую функцию, ваша система учета рабочего времени будет отслеживать его часы работы до тех пор, пока они не закончатся.

Совет профессионала: Биометрическая идентификация все еще является довольно новой функцией на рынке программного обеспечения для часов, поэтому не все инструменты предлагают ее в качестве опции включения часов. Кроме того, использование биометрии требует приобретения другого оборудования, такого как сканеры отпечатков пальцев. Таким образом, если вам действительно не нужно проверять личность ваших сотрудников, биометрия может оказаться слишком дорогостоящей опцией для отслеживания рабочего времени сотрудников.

---

6. Плагины браузера и отслеживание URL-адресов

Если ваши сотрудники в основном работают на компьютерах, и вы хотите лучше понять, как они используют свое время, вы можете использовать инструмент учета времени, который отслеживает URL-адреса сотрудников или предлагает таймер в виде плагина для браузера.

Таймеры особенно полезны, если вашим сотрудникам необходимо регистрировать время, затраченное на проект или клиента. Одним нажатием кнопки сотрудники могут запускать и останавливать таймер, чтобы записывать то, над чем они работают, и отправлять часы в свои табели учета рабочего времени в режиме реального времени.

Чтобы проверить, как ваши сотрудники проводят свое время, вы также можете разрешить инструменту учета рабочего времени отслеживать URL-адреса, которые они посещают. Это позволит разделить время, затрачиваемое на рабочие инструменты, по сравнению с личными сайтами, такими как Facebook. Когда вы знаете, как сотрудники проводят свое время, вы можете лучше определить, как они могут работать более эффективно.

Отчеты о производительности, подобные этому от TimeCamp, показывают, как сотрудники тратят свое время в рабочее время. Источник: программное обеспечение TimeCamp.

Совет для профессионалов: Если вы отслеживаете URL-адреса или даже делаете скриншоты экранов сотрудников в рабочее время, вы должны сообщить сотрудникам, что их действия отслеживаются. Многие инструменты, которые отслеживают этот тип информации, также предлагают возможность отправлять отчеты о времени вашим сотрудникам. Предоставление им этих отчетов поможет им самостоятельно принимать более разумные решения о том, как они используют свое рабочее время.

---

Должен ли я использовать часы для учета рабочего времени сотрудников?

Помимо использования ручки и бумаги вместе с таким инструментом, как Excel, для отслеживания рабочего времени сотрудников, большинство этих инструментов доступны через какое-либо программное обеспечение для учета рабочего времени. В то время как более аналоговые методы эффективны для учета рабочего времени сотрудников, табельные часы более точны и требуют гораздо меньше обслуживания с вашей стороны.

Эти инструменты часто интегрируются с инструментами расчета заработной платы или позволяют экспортировать их в них, и вы можете быть уверены, что ваши сотрудники вовремя получат оплату за отработанное время.И если говорить о деньгах, инвестиции в программное обеспечение часов имеют финансовые преимущества для вас.

Благодаря точному учету рабочего времени сотрудников в режиме реального времени вы можете получить более точную и эффективную информацию о затратах на оплату труда и эффективности сотрудников. Эти идеи позволят вам принимать экономически эффективные решения по планированию, которые со временем могут снизить затраты.

---

Начать учет рабочего времени сотрудников

В конечном счете, вы должны использовать инструмент, который лучше всего подходит для вас и ваших сотрудников. Независимо от того, какой инструмент вы выберете, отслеживание рабочего времени сотрудников предоставит вам полезные данные о затратах на оплату труда и производительности.