Кто должен составлять график работы сотрудников: График работы — что это такое, образец, в праздничные дни, по Трудовому кодексу, выхода

Содержание

Как оформить гибкий график сотрудникам

Режим работы — важная часть любого трудового договора. Если решено установить для сотрудников гибкий график, то нужно учитывать некоторые правила. Самое главное — все условия должны быть четко прописаны в документах, а отработанные часы занесены в табель учета рабочего времени.

Что такое гибкий график

Гибкий график — это когда рабочий день начинается и заканчивается не в строго установленное время, а в заранее оговоренный временной промежуток. Например, маркетолог компании «Пересмешник» приходит в офис с 8:30 до 10:30, а уходит с 16:30 до 19:30. Он вправе выбирать, когда именно приступать к своим обязанностям, а когда заканчивать работу. При этом с 10:30 до 16:30 — это период, когда он в любом случае обязан находится на рабочем месте. Количество рабочих часов может варьироваться — в понедельник 8 часов, в среду 7, в пятницу 9.

При гибком графике занятость может быть как полной, так и неполной. Допустим, маркетолог в «Пересмешнике» оформлен на полный восьмичасовой рабочий день, а программист приходит только во второй половине дня и работает с 14:00 до 18:00, либо с 15:00 до 19:00 — на свое усмотрение.

Также не запрещено совмещать гибкий и скользящий графики. В этом случае выходные при режиме 5/2 не обязательно выпадают на субботу и воскресенье, а на каждой неделе могут быть в разные дни — вторник и четверг, среду и субботу.

Обеденный перерыв при любом варианте обязателен, если рабочий день составляет более 4 часов.

Когда устанавливают гибкий график

Гибкий график устанавливают, если так удобно и работнику, и руководителю. Стороны должны обязательно договориться о таком режиме и зафиксировать все условия на бумаге.

Работодатель вправе ввести гибкий график, но это не является его обязанностью. А значит он вполне может отказать сотруднику в просьбе отменить привычное время начала работы.

Важно не путать гибкий график с сокращенным днем или неделей, когда в некоторых случаях работодатель должен по закону сократить ставку и подобрать приемлемый режим работы. Например, если сотрудник ухаживает за пожилым родственником или ещё не достиг совершеннолетия.

Как правильно оформить

Трудовой договор

Все договоренности нужно отразить в трудовом договоре. Если сотрудник только устраивается, то пропишите график работы сразу. Если же новшество касается действующего работника, то оформите к договору дополнительное соглашение.

Обязательно укажите:

начало рабочего дня;
окончание рабочего дня;
общую продолжительность рабочего времени.

Затем оформите приказ в свободной форме о введении гибкого графика — сотрудник должен ознакомиться с ним под подпись.

У Александра небольшая сеть булочных. Он решил взять бухгалтера на неполный рабочий день. Александру неважно, когда новый сотрудник будет приходить и уходить — главное, чтобы вся работа была сделана. Стороны договорились так: рабочий день — 4 часа, обеденного перерыва нет, с 12:00 до 14:00 обязательно присутствовать в офисе. Начало дня гибкое — с 10:00 до 12:00, окончание тоже гибкое — с 14:00 до 16:00. Фиксировать общую продолжительность времени будет специальная программа, установленная на рабочий компьютер бухгалтера. Все условия Александр сразу указал в трудовом договоре.

Табель учета рабочего времени

При гибком графике, как и при других режимах, необходимо вести табель учета рабочего времени. Как его правильно заполнять мы подробно рассказывали в статье.

Учет рабочего времени должен быть суммированным. Для этого нужно установить определенный учетный период. Это делается для того, чтобы сотрудник не перерабатывал, а руководитель не нарушал трудовое законодательство. Так, стандартная рабочая неделя — 40 часов. Если в одном месяце сотрудник трудился 170 часов, во втором 150, а в третьем 160, то при учетном периоде 3 месяца средняя норма рабочих часов в месяц соблюдена — 160 часов. А значит, по результатам данного учетного периода, работодателю не придется платить за переработку.

В правилах внутреннего распорядка нужно в обязательном порядке указать, как будет вестись учет рабочего времени. Такие правила должны быть у каждого ИП и организации, даже если в штате всего один сотрудник.

Метод учета можно выбрать любой — журнал контроля, электронный пропуск, видеонаблюдение. Главное, чтобы сотрудник предварительно был ознакомлен с применяемым методом.

Коротко о главном

Гибкий график — это трудовой режим, при котором сотрудник сам регулирует начало и окончание рабочего дня, а фиксированную часть рабочего времени устанавливает работодатель.

Гибкий график возможен, только если стороны договорились.
Работодатель не обязан вводить гибкий график по требованию сотрудников.
Условия гибкого режима работы нужно прописывать в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Учет рабочего времени обязателен — подойдет суммированный учет с заранее установленным учетным периодом.

Статья актуальна на 20. 10.2021

Рабочие графики

Чтобы контролировать рабочее время компании, необходимо завести рабочие графики.

Функция Рабочее время 2.0 (учет рабочего времени и рабочие графики) доступна только на максимальном тарифе Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.

Чтобы создать их, перейдите в раздел Время и отчеты — Рабочие графики и нажмите Добавить график.

В Битрикс24 есть три типа графиков:

Cвободный

Фиксированный

Посменный

Как создать свободный график?

При свободном графике сотрудник может начинать рабочий день в любое время. Продолжительность рабочего дня также не устанавливается и может быть больше 24 часов.

Выберите Свободный график и введите его название. Укажите продолжительность отчетного периода.

Даже для свободного графика необходимо указывать отчетный период. Например, если ведется почасовая оплата, то по итогам отчетного периода можно увидеть фактически отработанное время.

Укажите, для каких сотрудников и отделов применить данный график. Если для каких-то сотрудников вы хотите назначить другой график – добавьте их в исключения.

В поле Разрешить открывать и закрывать рабочий день выберите, с каких устройств сотрудники смогут управлять рабочим временем.

Как создать фиксированный график?

Фиксированный график более строго контролирует рабочее время сотрудников, а также позволяет вести статистику нарушений.

Выберите Фиксированный график и укажите его название.

Один из ключевых параметров – Отчетный период. Он будет влиять на учет нарушений.

Выберите сотрудников, которым нужно будет установить этот график.

Укажите рабочее время для данного графика. В нем будет учитываться также допустимая продолжительность перерывов, если это необходимо. В нашем примере компания работает с 9 до 18 по будням, а сотрудникам выделен час на перерыв. В субботу сокращенный рабочий день.

Настройте список выходных и праздничных дней. По умолчанию он выбирается автоматически из государственного производственного календаря на год, но вы можете ввести дополнительные дни.

В настройках вы можете выбрать, откуда загружать праздники – из производственного календаря или из других созданных графиков.

Если вы берете список праздников из другого графика, то при изменении изначального списка он обновится и в других графиках, где он используется.

Как создать посменный график?

Посменный график создает для каждого сотрудника периоды, в которые они должны начать и завершить рабочий день.

Выберите Посменный

график. Создайте смены, которые будут входить в этот график. Добавим дневные и вечерние смены в наш график и укажем для них время работы.

Две разные смены не должны пересекаться по времени. Если в посменном графике смены пересекаются по времени, то при наступлении новой смены старая завершается.

Сохраним график и добавим смены в расписание для сотрудников.

Если в расписании смена зеленая, то это одна из будущих смен. Если смена красная, то сотрудник не вышел на смену. Если смена желтая, то сотрудник вышел на смену вне графика. Кликните по ней и нажмите Назначить смену, чтобы зачесть ее сотруднику.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

В пункте Контроль рабочего времени настройте, как сотрудники будут начинать и завершать рабочий день:

Начало и завершение рабочего дня – сотрудники вручную начинают и завершают день.
Начало рабочего дня – сотрудники начинают рабочий день вручную, а время завершения автоматически подставляется из поля Рабочее время.

В пункте Учет нарушений рабочего графика выберите, какие нарушения вы хотите фиксировать, и настройте их.

Нарушение начала и завершения дня – для фиксирования нарушений укажите время, когда сотрудники должны начинать и заканчивать рабочий день.

Нарушение количества рабочих часов в день – укажите минимальную продолжительность рабочего дня сотрудников. Если рабочий день будет короче, указанным сотрудникам придет уведомление.
Нарушение редактирования рабочего дня – на какой промежуток времени сотрудник может самостоятельно отредактировать рабочий день. Если он отредактирует на больший срок, зафиксируется нарушение и указанным сотрудникам придет уведомление.
Допустимое нарушение рабочих часов за отчетный период – укажите, сколько часов допустимо не доработать за выбранный выше отчетный период. Если часов будет больше, зафиксируется нарушение.

Уведомления о нарушениях можно автоматически отправлять прямому начальнику из структуры компании.

Для посменного графика есть несколько дополнительных настроек.

На сколько можно опоздать на смену — могут ли сотрудники опоздать на смену.
Невыход на смену — кому прислать уведомление, если сотрудник совсем не пришел на работу или не начал смену.
На сколько раньше можно начать смену — могут ли сотрудники приходить на смену раньше и начинать рабочий день. Например, в этой опции установлен период в один час. Если у сотрудника смена начинается в 15:00, то смена ему зачтется, только если он начнет рабочий день не раньше 14:00.

Как в рамках закона поменять график работы на предприятии

Возник вопрос, связанный с изменением графика работы на предприятии? Если без изменений не обойтись, то вам нужно подумать, как решить вопрос грамотно. Именно работодатель должен позаботиться о том, чтоб смена режима рабочего времени произошла в четком соответствии с нормами трудового законодательства. В противном случае можно спровоцировать судебные разбирательства со стороны недовольного персонала.

Причин, провоцирующих работодателя на изменение рабочих графиков сотрудников бывает множество. К таким факторам можно отнести расширение производства, внедрение новой производственной технологии, изменение профиля деятельности компании.

Внимание! При переходе предприятия на круглосуточный режим работы, необходимо определить новый режим работы отделов, изменить графики работы сотрудникам + ввести смены.

Общий порядок, предусмотренный ТК (Трудовой Кодекс) РФ (Российская Федерация), любые изменения в трудовых отношениях могут быть внесены только по согласованию сторон. Но за работодателем сохраняется право в одностороннем порядке, регулировать вопросы, связанные с изменением режима работы. Провернуть такую операцию можно, если следовать рекомендациям специалистов в трудовой отрасли.

Что нужно знать, если вы работодатель

При необходимости, работодатели вправе регулировать условия, прописанные в трудовом договоре. Он может в одностороннем порядке менять обязательные, косвенные условия. Не подлежат коррекции те правила, которые касаются конкретно трудовой функции работников.

Обстоятельства, при которых работодатель вправе производить изменения в работе предприятия, а также в графиках персонала:

• изменение технологических условий;
• изменение организационного строя работы.

К таким обстоятельствам относится реструктуризация, сокращение или расширение штата, внедрение новых технологий и др. Более детально о причинах можно узнать из ст. 74, где в части первой оговаривается этот момент.

Важно! В ТК прописано лишь несколько вариаций, при которых может быть изменена работа предприятия. Это вопросы, касающиеся модификации технологических и организационных форм труда. Закон не ограничивает этот список, что оставляет за работодателем возможность искать другие основания для смены графика работы предприятия.

В постановлении Пленума ВС (Верховный суд) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» предусмотрен еще один вариант, который можно использовать в качестве основания для смены работы предприятия – совершенствование и модернизация рабочих мест после их аттестации.

Не забыть!

1. Помните, чтобы грядущие перемены прошли безболезненно для предприятия, не повлияли на вашу репутацию, нужно учесть мнение представительного органа сотрудников. Посоветоваться с представителями трудового коллектива нужно обязательно, если вы планируете вносить изменения в Правила внутреннего распорядка, ожидая изменения трудовых условий в вопросах рабочего времени.

2. Учтите, что перечень технологических изменений, на основании которых может произойти одностороннее изменение условий труда, можно дополнить еще одним пунктом – реструктуризация, модернизация производства. Это может быть внедрение нового технологического процесса, запуск инновационной аппаратуры, изменение правил использования рабочего оборудования.

3. К организационным изменениям можно отнести такие обстоятельства, как внедрение в практику посменной работы, перераспределение задач между отделами (цехами), изменения в части нормирования и оплаты трудовой деятельности. К этой категории можно отнести все причины, из-за которых работодатель вынужден менять условия труда. Итак, у собственника предприятия возникла вынужденная необходимость в изменении определенных условий трудового договора, как ему действовать дальше?

Наши советы

1. Сотрудник отказывается принять к ознакомлению уведомление о необходимости изменений рабочего режима предприятии, тогда обязательно составьте акт, подтверждающий это обстоятельство.

2. Второй шаг работодателя – издание приказа об изменении рабочих графиков. В документе должна содержаться информация:

• причины изменений;
• новые условия работы;
• дата внедрения нового графика;
• другие нормы, интересующие персонал.

Пример

3. Издание приказа, которым вносятся изменения в Правила внутреннего распорядка в вопросах труда.

Внимание! Так как внутренний трудовой распорядок утверждается с учетом предложений и мнения представительного органа трудового коллектива, то и изменения в Правила должны происходить опять-таки с учетом мнения представителя от сотрудников. Именно такой порядок внесения изменений предусмотрен ТК, ст. 372.

4. Уведомление сотрудников о грядущих переменах, причинах нововведений должно происходить в письменном режиме. Закон определяет месячный срок для информирования персонала. За работодателем остается право выбора способа оповещения.

Способ № 1. Ознакомление под роспись. Распечатанный приказ с текстом о необходимости введения нового графика работы и причинами этого нововведения, представляется сотруднику для ознакомления. Работник, прочитавший приказ, ставит гриф «Ознакомлен» и подпись + дату ознакомления. Это число и будет являться отправной датой информирования персонала.

Внимание! Принудить сотрудника продолжать трудовую деятельность на новых условиях невозможно.

Способ № 2. Персональные письменные уведомления. Сразу следует отметить, что единой стандартизированной формы такого рода уведомлений не существует. Работодателю нужно самостоятельно составить текст ознакомительного письма, обязательно указав причину изменения графика работы предприятия в целом и сотрудников в частности. Обязательно нужно указать также дату нововведений.

Пример

Еще один важный момент, нужно проинформировать сотрудника, что в случае его несогласия перехода на новый график, работодатель будет вынужден прекратить с ним трудовые отношения. Подтвердить факт вручения ознакомительного письма, человек должен соответствующей отметкой на экземпляре работодателя.

Отметка о вручении – возможность контролировать количество ознакомленных с нововведениями лиц и некая гарантия действия в рамках правого поля. Вам удастся избежать споров связанных с нарушением срока ознакомления персонала, так как отметка с датой вручения экземпляра каждого работника будет храниться у вас.

О том, что письмо-ознакомление составляется в двух экземплярах можно узнать из ст. 77 ТК, пункта 7 первого раздела. Сроки, которые даются на ознакомление, регулируются ст. 74 ТК.

Дальнейшие действия работодателя будут зависеть от реакции сотрудника.

Если работник согласен на новый график

Все сотрудники, которые приняли новые рабочие условия, заключается допсоглашение к трудовому договору. В этом документе должны быть учтены все нововведения, дата, с которой они начнут действовать. Это дополнительное соглашение составляется, подписывается в двух экземплярах. О том, что работник получил на руки свою копию соглашения, он должен прописать на экземпляре работодателя.

Пример заявления работника

Дополнительное соглашение – основание для издания нового приказа. Эти распоряжением работодатель меняет режим рабочего времени. Четко оговоренного стандарта, которому бы должен соответствовать приказ, законом не предусмотрено. Составляется документ в произвольной форме. Этот распоряжение представляется работнику для ознакомления под роспись.

Пример допсоглашения

Если работник не согласен с нововведениями

В обязанности работодателя входит предложение сотрудникам всех вакансий, которыми он располагает в конкретном регионе. Требования к этим вакансиям прописаны ч. 3 ст. 74 основного закона в трудовой сфере. Предлагать вакансии в других регионах, он обязан, если такое обязательство предусмотрено трудовым договором или коллективным соглашением.

Итак, работник не дает своего согласия на продолжение рабочих отношений в новых трудовых условиях. Работодателю нужно письменно уведомить сотрудника о наличии тех должностей, что могут ему подойти. Предлагать можно ту вакансию, которая соответствует спецификации, квалификации и уровню оплаты человека.

Если такой должности не оказывается, то нужно посоветовать вакантную работу. Должность может быть ниже по рангу или по оплате труда, но знакома и выполнима для сотрудника. Учитывается состояние здоровья, квалификация персонала. Итак, если например, один магазин переходит на круглосуточный режим работы, то работодатель может предложить продавцу перейти в другую его торговую точку с приемлемым для сотрудника графиком (если такова точка продаж имеется).

Резюме

Итак, подытожим. Работодатель вправе изменить график работы сотрудников, если ввиду новых организационных или технологических изменений, в компании не могут быть сохранены прежние условия. Порядок этой процедуры установлен в ст. 74 ТК.

Если работодатель не может предложить вакантное место сотруднику, либо же человек не согласен работать на новых условиях, то трудовой договор будет разорван в соответствии с условиями ст. 77, п. 7 части первой ТК. Это отказ работника от ново введенных или измененных условий трудового договора.

Если сотрудник будет уволен на основании, предусмотренном ст. 178, частью 3 ТК, то работодатель обязан ему выплатить пособие, размер которого должен приравниваться среднему двухнедельному заработку.

Действие по указанной схеме поможет избежать работодателю исков и судебных разбирательств. Законом предусмотрена возможность внесения изменений в одностороннем порядке. Вы вправе ею воспользоваться, только обязательно согласовывайте нововведения с органом, представляющим интересы трудового коллектива. Не забывайте также о сроках, которые даются вам на информирование персонала. Во избежание претензий со стороны работников, представляйте им письменный вариант приказа.

Должностная инструкция ответственного за планирование встреч | Work

В небольшом офисе организация совещаний может выполняться секретарем или помощником руководителя, который выполняет множество задач. В других условиях планирование и планирование встреч — это работа сама по себе. Есть много нюансов, чтобы найти правильное место встречи, выбрать подходящее время и убедиться, что участники чувствуют себя комфортно. В некоторых случаях планирование является первой частью работы. Этот же человек может также участвовать в планировании и проведении встречи.

Планирование

Прежде чем состоится собрание, планировщик должен узнать у своего руководителя или клиента цель собрания и кто будет на нем присутствовать, чтобы соответствующим образом спланировать мероприятие. Планировщик должен обладать хорошими коммуникативными навыками, чтобы он мог вытянуть детали встречи и спланировать потребности группы. Например, встреча, в которой участвует группа японских инвесторов, может потребовать другой еды или стилей презентации, чем встреча с сотрудниками компании.Планировщик может быть тем, кто разрабатывает бюджет, ищет место встречи и обеспечивает оборудование и персонал. Знакомство с программным обеспечением для планирования и технологиями, связанными с собраниями, также является обязательным. Другие обязанности по планированию могут включать в себя найм поставщика провизии, бронирование отелей и конференц-залов или просто резервирование времени в конференц-зале компании.

Во время собрания

Во время собрания координатор или планировщик собрания может помочь зарегистрировать участников, раздать бейджи с именами и убедиться, что все участники удовлетворены своими потребностями.Возможно, она разработала расписание для фактического мероприятия и может помочь участникам придерживаться этого расписания по ходу собрания. Она может быть тем, кто готовит презентации в виде слайд-шоу, готовит компьютеры и проекционное оборудование, в последнюю минуту прорабатывает детали, касающиеся еды и напитков, и, как правило, всегда рядом, чтобы убедиться, что встреча пройдет гладко.

Последующие действия

Когда собрание подходит к концу, планировщик собрания может быть человеком, который помогает планировать последующие собрания или выполнять следующий шаг в процессе. Например, когда эта группа японских инвесторов проявляет интерес к проекту, кто-то должен присутствовать, чтобы назначить с ними еще одну встречу. Планировщик также может опрашивать участников в поисках информации, которая поможет сделать следующую встречу еще лучше.

Цифровые встречи

Хотя когда-то личные встречи были нормой, сегодня цифровые встречи стали обычным явлением в мире бизнеса. Вместо того, чтобы встречаться лицом к лицу, некоторые компании проводят видеоконференции или телефонные встречи.Обязанность планировщика в этих случаях состоит в том, чтобы сначала провести собрание «в книгах», зарезервировав время, когда все стороны будут доступны. Затем она может нести ответственность за то, чтобы у всех сторон было программное и аппаратное обеспечение, необходимое для встречи, и чтобы все знали, как использовать программное обеспечение задолго до встречи. Во время встречи она может присутствовать, чтобы устранить любые технические ошибки, чтобы собрание прошло успешно.

Ссылки

Писатель Био

Николь Вулкан работает журналистом с 1997 года, освещая вопросы воспитания и фитнеса для The Oregonian, карьеры для CareerAddict, путешествий, садоводства и фитнеса для Black Hills Woman и других изданий.Вулкан имеет степень бакалавра искусств по английскому языку и журналистике Университета Миннесоты. Она также всю жизнь занимается спортом и хочет получить сертификат личного тренера.

10 законов прогнозного планирования, которые работодатели должны понимать

Обновлено 31 августа 2021 г.

Возможно, скоро в вашем штате появится закон о прогнозирующем расписании. Соответствует ли график работы ваших сотрудников? В этом посте мы обсудим десять практик, содержащихся в этих законах о «справедливой рабочей неделе», «стабильном графике» и «справедливом графике».

Конечно, планирование влияет не только на соблюдение требований. Она занимает центральное место в корпоративной культуре. Хорошее планирование повышает вовлеченность, удовлетворенность и удержание. Плохой график, напротив, способствует текучести кадров и вызывает недовольство сотрудников. Любой компании трудно добиться процветания, если в жизни сотрудников постоянно происходят потрясения из-за плохого планирования.

Давайте обсудим 10 правил планирования сотрудников, содержащихся во многих из этих законов.

Правило № 1: Добросовестная оценка расписаний сотрудников

Работодатели должны предоставлять новым сотрудникам добросовестную оценку их графиков.Графики должны быть достаточно точными, и работодатели часто привязаны к этим оценкам. Если что-то изменится, работодатель должен уведомить работника за 14 дней до вступления изменения в силу. Работодатели должны предоставлять смету графика не позднее первого рабочего дня.

Правило № 2: Предварительное уведомление о расписании

Точно так же менеджеры должны публиковать расписания (и все изменения) заранее.

Некоторые законы требуют 14 дней до начала первой смены, а другие 21 день. Работодателям, которым необходимо внести изменения, возможно, придется доплатить работнику, если они не уведомят его заблаговременно.

Работодатели, которые следуют этому правилу, предотвратят множество проблем.

Правило № 3: Запросы расписания сотрудников

Сотрудники могут отдавать работодателю предпочтения в графике без каких-либо негативных последствий. Работодатель должен добросовестно работать с работником. Это не означает, что работодатель должен отказаться от покрытия, чтобы удовлетворить просьбу работника, но это означает, что, когда это возможно, работодатели должны попытаться приспособиться. Сотрудники могут указать место, в котором они предпочитают работать, количество часов, смены и время, когда они предпочитают не работать.

Предпочтительное местоположение
Предпочтительные смены
Желаемое количество часов
Желаемое время не работать

Правило №4: Ограничение дополнительных часов

Стабильность крайне важна для сотрудников, но есть и потребности бизнеса. Работодатели, оказавшиеся в безвыходном положении или с сотрудником МВД, имеют ограниченные возможности для заполнения вакантной смены. Законы о расписании обычно запрещают краткосрочные изменения. В результате работодатель, вероятно, не может потребовать замены без уплаты штрафа.Лучшей практикой здесь является то, что работодатели должны вести список волонтеров. Чем больше деталей, тем лучше. Какие сотрудники хотят больше часов? Когда они доступны? Обратите внимание, что работодатель по-прежнему должен будет следовать любым штрафам за изменения в последнюю минуту, но, по крайней мере, менеджер знает, какие сотрудники свободны и хотят получить часы.

Правило № 5: Предлагайте вакантные смены сотрудникам в первую очередь

Когда появляется вакантная смена, законы о расписании обычно требуют, чтобы сотрудники сначала предлагали эту смену.Часто требуется уведомление за 24 или 48 часов. Работодатель не может обращаться за помощью извне, если у сотрудников не было этих 24 или 48 часов, чтобы отреагировать и добровольно взять на себя дополнительные смены. Цель этих законов — заставить работодателей давать дополнительные часы существующим работникам. Многие работники с почасовой оплатой, работающие в нижней части шкалы заработной платы, едва зарабатывают и охотно взяли бы дополнительные часы.

Конечно, законы о расписании могут помешать вам заполнить вакантную смену, когда сотрудник не появляется на работе.Поскольку продолжительность большинства смен составляет менее 24 часов, времени для соблюдения требования 24 или 48 часов недостаточно. Из-за этого другие сотрудники часто должны нести дополнительную нагрузку. Работодатели просто не могут позвонить в кадровое агентство, чтобы заполнить смену, если нет необходимого времени для оценки.

Например. В понедельник утром ваш менеджер получает два вызова. Двое сотрудников заболели. Поскольку 24 часа идут до утра вторника, у вашего менеджера просто нет возможности заполнить смену. Они могут спросить сотрудников, которые все еще дежурят, будут ли они работать позже.Это работает только в том случае, если эти сотрудники не забронированы одновременно с отсутствующей сменой. И, опять же, они могут обратиться к своему списку волонтеров и могут найти сотрудника, который возьмет смену на месте.

Дополнительные часы должны быть сначала предложены существующим сотрудникам
У сотрудников должно быть 24 часа, чтобы согласиться на дополнительную смену
Что затрудняет заполнение внезапных вакансий временной помощью

Как обсуждалось ранее, отслеживание настроек расписания — лучший способ справиться с конкурирующими запросами.

Правило № 6: Уведомление об изменении расписания

Работодатели должны своевременно уведомлять сотрудников о любых изменениях в расписании. Изменения в расписании могут произойти менее чем за 14 дней. Однако большинство законов о расписании требуют уведомления как минимум за 24 часа.

Некоторые законы требуют, чтобы работодатель предоставил работнику право принять или отказаться. Другие, однако, требуют от работодателя выплаты надбавки, хотя работник не имеет права на отказ.

Правило № 7: Премиальная оплата за все изменения

«Премиальная» или «предсказуемая» оплата предназначена для того, чтобы работодатели не сокращали ожидаемое рабочее время работника и, следовательно, его зарплату.Например, рассмотрим сотрудника, который обычно работает 26 часов в неделю. Работодатель отменяет несколько смен из-за снижения спроса со стороны бизнеса. Закон может потребовать от работодателя оплаты половины первоначально запланированного рабочего времени.

Другим примером премиальной оплаты является ситуация, когда сотруднику, которому назначены дополнительные часы работы, необходимо доплачивать. Скажем, например, менеджер просит сотрудника остаться еще на 2 часа. Закон может предписать, что работодатель платит им за 2 часа плюс 1 час надбавки.

Правило № 8: Обязательные паузы и запрет на открывание

Законы о планировании устанавливают ограничение на максимальное количество часов рабочего дня. Многие также требуют обязательных периодов отдыха между сменами. Эти периоды отдыха обычно устанавливаются равными 8 или 10 часам между окончанием смены и началом следующей смены.

Это запрещает практику, обычно называемую cloopening. Закрытие — это когда сотрудник работает в заключительную смену, а вскоре после этого переходит в открывающую смену. Это происходит в ресторанном и гостиничном бизнесе чаще, чем в других отраслях.Излишне говорить, что это жестоко для сотрудников и приводит к выгоранию и высокой текучести кадров.

Правило № 9: Ведение документации и предполагаемая вина

В отличие от других видов судебных исков, когда работник обвиняет работодателя в правонарушении, ответчик (работодатель) не считается «невиновным, пока его вина не будет доказана». Суды обычно принимают на себя вину работодателя, если у работодателя нет достаточных доказательств соблюдения требований. Это означает, что бумажные документы и ручное ведение записей подвергают вас риску в случае спора.

Работодатели должны полагаться на автоматизированные инструменты планирования, которые отслеживают изменения, уведомления и ответы сотрудников. С цифровой системой легко получить записи о времени и трудозатратах или создать отчет.

Помните, не имеет значения, есть ли у вас записи, если вы не можете их найти!

Правило № 10: Уведомление о правах сотрудников и защита от репрессалий

Законы о безопасном расписании требуют от работодателей уведомлять сотрудников об их законных правах. В дополнение к плакату работодатели обязаны предоставить уведомление при приеме на работу. Например, в трудовой книжке. Работодатели могут сделать это в цифровом виде через портал для сотрудников.

Как и в случае с другими правами работников, работодателям запрещено наказывать работников, отстаивающих свои права. В том числе отказ от работы по сменам без предупреждения и предоставление предпочтений по графику.

Заключение

Очевидно, что соблюдение графика сотрудниками — сложная задача. Особенно, если вы используете электронные таблицы. К счастью, есть лучший способ. Программное обеспечение для планирования позволяет быстро создавать расписания, отслеживать предпочтения и публиковать расписания в электронном виде для сотрудников.

Программное обеспечение позволяет сотрудникам легко обмениваться сменами с подписью менеджера, если это необходимо. Решения для планирования могут помочь работодателям более точно прогнозировать потребности на основе исторических данных. Это означает меньшее количество изменений и меньший риск нарушения.

WorkforceHub поможет вам легко соблюдать любой закон прогнозного планирования. См. расписание WorkforceHub, чтобы запросить демонстрацию.

Получите нашу новую электронную книгу!

Как управлять расписанием сотрудников как профессионал

Распространенные проблемы планирования сотрудников и их решения

Давай поиграем в игру, не хочешь ли ты…

Вы бы предпочли лизать сиденье водителя грузовика после доставки по стране или составить список сотрудников?

Если вы менеджер по персоналу или отвечаете за планирование сотрудников, я думаю, вы бы предпочли лизнуть сиденье водителя грузовика.

И это понятно, потому что большинству менеджеров трудно создать справедливый и сбалансированный график работы . Это потому, что ты всегда:

Жонглирование бюджетами
Предвидение потребностей в расписании
Обработка запросов на отгулы
Работа над обеспечением справедливого распределения во избежание утомления сотрудников
Составление графиков для повышения производительности

Быстрое заполнение смен в случае возникновения проблем

Это довольно высокий заказ для поддержания.

Особенно, если вы все еще вручную составляете расписание сотрудников. Вы только открыты для новых ошибок и недовольства сотрудников.

Ручное планирование, в соответствии с причинами исследования:

3,14 часа теряется каждую неделю на создание графика работы
20% времени менеджера тратится впустую создание графика работы
На 174% больше текучести кадров из-за ошибок при ручном создании графика

Мораль этой истории?

Автоматизировав планирование, вы сможете получать стабильные результаты, совершать меньше ошибок, сокращать расходы, максимально повышать производительность сотрудников и повышать общую удовлетворенность сотрудников.

Если этого все еще недостаточно, ознакомьтесь с основными преимуществами автоматизированного планирования:

К настоящему моменту вы, вероятно, уже поняли, что создание правильного, справедливого графика, который сделает вас и ваших сотрудников счастливыми, — это работа на полный рабочий день.

Понятно, что многие владельцы и менеджеры в растерянности, но для каждой проблемы есть решение:

Планирование в последнюю минуту

Оставлять все на последний момент — плохая идея. Forbes отмечает, что менеджеры должны сделать список сотрудников доступным как можно скорее, потому что «это может поставить сотрудников в безвыходное положение, когда им придется выбирать между личными обязанностями и работой.Другие предприятия меняют графики в любой момент, что также может вызвать массу проблем у сотрудников».

Убедитесь, что вы спланировали свои сменные графики заблаговременно, чтобы дать всем возможность (включая менеджеров) ознакомиться с расписанием и убедиться, что они готовы к работе.

За месяц вперед
За два месяца
За две недели вперед

Какой бы темп вы ни установили, убедитесь, что вы соблюдаете его. (И обязательно заранее проверьте, есть ли в вашем штате правила составления графиков, чтобы быть уверенным, что вы их соблюдаете.)

Заблаговременное планирование может вызвать головную боль, но чтобы избавиться от лишней работы, создайте распорядок дня, который подходит для компании и сотрудников, которым вы сможете регулярно пользоваться и лишь время от времени корректировать его.

Такая предсказуемость должна помочь всем остаться довольными.

Сотрудники будут знать, чего ожидать, как только будет установлен ритм. Если они не могут работать в течение смены и нужно что-то переделывать, и сотрудник, и менеджер будут знать, кто свободен для смены.

Это также может обеспечить гибкость для тех сотрудников, которым это может понадобиться. Например, те, у кого есть семьи, могут захотеть дежурить днем, когда дети в школе. Работники, которые учатся, могут предпочесть ночные смены и так далее.

Менеджеры, которые все еще используют ручку и бумагу для создания и распространения списка сотрудников, не только усложняют себе жизнь в миллион раз, но и подвержены ошибкам и недоразумениям. Хуже того, множество звонков и сообщений на персональные телефоны менеджеров и сотрудников отнимают много времени, неэффективны и могут привести к другим проблемам, таким как неуместный обмен сообщениями или отсутствие разделения между работой и личной жизнью.

На дворе 21 век, и, к счастью, технологии значительно упростили жизнь менеджеров. С помощью мощного и простого в использовании программного обеспечения для планирования сотрудников, такого как Connecteam, вы можете упростить планирование и упростить общение следующими способами (особенно когда сотрудники и менеджеры имеют круглосуточный мобильный доступ к своему списку):

Создавайте полностью настраиваемые расписания сотрудников за считанные минуты с расширенными возможностями, такими как перетаскивание, повторяющиеся смены, оповещения о конфликтах в расписании, оповещения о сверхурочной работе и ограничениях и т. д.
Менеджеры имеют полный контроль над расписанием и могут гарантировать, что сотрудники получают и просматривают расписание с помощью автоматических предупреждений и уведомлений.
Сотрудники могут делиться своей доступностью, экономя менеджерам массу времени.
Подтвердите, что сотрудники точно знают, что делать, когда приходят на смену, с помощью заметок о смене, местоположения или прикрепленных файлов.
Установите ограничения на обмен сменами и разрешите только определенным сотрудникам брать определенные смены.
Разрешить сотрудникам забирать открытые смены и получать автоматические оповещения, чтобы обеспечить охват всех смен.
Общение внутри приложения уменьшает количество недопонимания, звонков друг другу и путаницы.
Менеджеры могут в режиме реального времени следить за тем, кто читал или не читал сообщения в приложении, прошли дни пропущенных сообщений или звонков.
Отправляйте целевые сообщения один на один или создавайте группы, чтобы легко связаться с командой или отделом.

Эти функции и возможности улучшают организацию рабочего места и устраняют проблемы с планированием еще до того, как они возникнут.Важно настроить свой бизнес на успех, а инвестиции в программное обеспечение для планирования сотрудников уменьшат повседневные трения и обеспечат бесперебойную работу повседневных операций.

Connecteam — приложение для планирования сотрудников №1

Простота использования, быстрота реализации.

Замешательство сотрудников

Неразбериха среди сотрудников в отношении смен может возникнуть по ряду причин, в том числе из-за непредсказуемости смен и внесения изменений в последнюю минуту.

Если нет согласованности или люди могут менять местами по своему желанию, а система не отслеживает все это, это может привести к хаосу на рабочем месте.

Чтобы избежать этого, нужно заранее спланировать и перепроверить расписания, чтобы не было конфликтов.

Если есть последовательность, то также важно привлекать сотрудников к ответственности за их собственные графики и находить замену, если они не могут выполнять смену. Это означает, что менеджеры должны выполнять свою часть работы и своевременно составлять графики, чтобы сотрудники могли принимать альтернативные меры, если они не могут работать в одну смену.

Убедитесь, что вы выбрали правильное программное обеспечение, которое поможет отслеживать смены и предоставить всем доступ к расписанию, чтобы они могли планировать соответствующим образом.

Клопен

Вот кошмарный сценарий, который вызовет недовольство у любого сотрудника: его выбирают на ужасную «закрытую» смену не один раз, а регулярно.

«Clopen» — это термин, образованный от слов «close» и «open».

Фактически это означает, что у вашего сотрудника последняя смена дня, а затем первая смена, когда открываются двери компании. Это может означать, что ваш сотрудник может работать две смены подряд, не имея возможности пойти домой, чтобы немного вздремнуть. Это обычно происходит в больницах, ресторанах и других круглосуточных учреждениях.

Итак, как вы можете гарантировать, что ваши сотрудники избегают ужасного закрытия? На самом деле это сводится к заблаговременному планированию и наличию подходящего программного обеспечения для управления временем и трудовыми ресурсами, которое может обнаруживать конфликтующие смены или те, которые слишком близки друг к другу. В противном случае это означает, что вовлеченный менеджер должен внимательно следить за cloopen при окончательном просмотре расписания.

Замыкание также может произойти, если разные менеджеры отвечают за разные части расписания (возможно, есть менеджер ночной смены, а другой — дневной). Чтобы избежать этого конфликта и обеспечить удовлетворение ваших сотрудников, очень важно, чтобы менеджеры поддерживали связь друг с другом, чтобы гарантировать, что сотрудники получат заслуженный перерыв. Опять же, установка правильного программного обеспечения может помочь бизнесу в обнаружении этих проблем.

Сверхурочная работа выходит из-под контроля

По-прежнему ли продуктивны ваши сотрудники, если они работают сверхурочно, и получают ли ваши клиенты услуги, которых они заслуживают? Если ответ «да» на оба эти вопроса, то нет необходимости менять статус-кво.

Однако сверхурочная работа может стать проблемой и повлиять на производительность. Это также дополнительные расходы для бизнеса, поэтому в идеале их следует избегать. Но если вашим сотрудникам необходимо работать более 40 часов в неделю, возможно, стоит сделать их наемными работниками.

Потребительский спрос может быть непредсказуемым, поэтому некоторые компании предпочитают иметь сотрудников в резерве или на дежурстве. Эта практика заключается в том, чтобы заставить сотрудников звонить до начала их смены, чтобы узнать, нужны они или нет.

Если смена настроена как тихая, то сотрудникам можно запретить приходить на свою смену.

Но эта практика уходит, потому что она разочаровывает сотрудников, поскольку они не могут планировать свою жизнь вокруг нее, и регулирующие органы также все больше недовольны этой концепцией.

Сеть кофеен Starbucks и розничные сети Gap и Abercrombie & Fitch (A&F) — лишь некоторые из компаний, которые обязались отказаться от этой практики.

Доступны решения для составления графиков работы по вызову — они просто требуют, чтобы менеджеры были более подробно ориентированы, когда речь идет о данных или информации о наибольшей загруженности бизнеса, и отслеживают все.

Наличие персонала в режиме ожидания, потому что вы не можете предсказать потребительский спрос, — это ленивый выход!

Прочтите 10 советов по составлению эффективного графика работы, чтобы избежать работы по вызову.

Неравное распределение смен

Обычно полагаются на нескольких избранных сотрудников для выполнения определенных задач (например, закрытия магазина) или на то, чтобы определенные сотрудники работали в определенные смены в определенные дни. Трудно быть объективным в лучшие времена!

Но если вы не будете осторожны, вы можете отправить неправильное сообщение, т.е.е. что вы предпочитаете Сьюзен Смит другим сотрудникам или что вы не думаете, что Джон Макдональд сможет быть рядом, когда придет время получать деньги.

Если у вас есть правильная система программного обеспечения ротации, вы можете вообще избежать подобных сценариев. Выбор правильных инструментов управления программным обеспечением также может помочь в предоставлении вашим сотрудникам предпочитаемых смен и, в свою очередь, гарантировать, что у вас есть самые опытные люди на смену и особые потребности, которые связаны с ней.

Грязная смена смены

Есть свои плюсы и минусы в том, чтобы позволить работникам обмениваться сменами.

Предоставление сотрудникам возможности распоряжаться своим временем может означать снижение ответственности менеджера, но если этим не управлять должным образом, это может привести к хаосу и путанице.

Обмены могут привести к тому, что работники забудут о своих новых сменах, или вы можете оказаться в ситуации, когда квалифицированный сотрудник заменяется младшим сотрудником, а на дежурстве не хватает опытных рабочих.

Есть несколько простых способов избежать беспорядочной смены смен.

Вы можете внедрить процедуру, требующую от сотрудников, желающих поменяться сменами, связываться с руководством для утверждения смены смен.
Или с помощью надежного программного обеспечения для планирования сотрудников вы можете легко контролировать смену смен без необходимости получать одобрение руководства.

Нехватка сотрудников

Проблемы с планированием могут возникнуть и будут возникать, если у вас недостаточно сотрудников для покрытия смен.

Даже если вы думаете, что у вас достаточно опытных сотрудников, которые помогают обеспечить бесперебойную работу смен, в конце концов, если сотрудников недостаточно, чтобы убедиться, что не только ваши сотрудники, но и клиенты довольны, тогда вы повторно ставит ваш бизнес в невыгодное положение.

Решение этой проблемы довольно простое: наймите больше сотрудников на полный или неполный рабочий день, чтобы они покрывали смены, которые в этом нуждаются.

Если не так много смен, которые необходимо покрыть, вы можете просто нанять несколько сотрудников, работающих неполный рабочий день, чтобы обеспечить бесперебойную и эффективную работу в течение дня.

Отсутствие сотрудников в последнюю минуту

Все мы люди, даже ваши сотрудники, и иногда случаются вещи, из-за которых невозможно добраться до работы.

Forbes отмечает, что «в среднем 3% штатных работников регулярно отсутствуют на рабочем месте. При этом 2,1% отсутствуют по болезни или травме, 0,9% отсутствуют по другим причинам, среди которых менее приемлемые».

Нет, мы не говорим, что частые отсутствия сотрудников следует терпеть, но если последовательный и пунктуальный сотрудник не может приходить на работу, это может легко вызвать проблемы с расписанием сотрудников.

Итак, что вы можете сделать, чтобы легко решить проблему отсутствия сотрудников в последнюю минуту? Есть несколько решений этой проблемы планирования.

Вы можете убедиться, что в каждой смене есть как минимум 1 дополнительный сотрудник, который может работать, если сотрудник звонит по болезни или недоступен в последнюю минуту.
Вы также можете убедиться, что в вашем справочнике для сотрудников есть четкие правила, процедуры и последствия отсутствия сотрудников, чтобы вы могли избежать как можно большего количества неявок в последнюю минуту.

И, наконец, с программным обеспечением для составления расписания сотрудников никогда еще не было так просто скрыть отсутствие сотрудников в последнюю минуту. С помощью мощного универсального программного обеспечения для планирования сотрудников, такого как Connecteam, сотрудники или менеджеры могут легко найти замену своим сменам, а квалификация работы поможет менеджеру гарантировать, что только квалифицированные пользователи назначаются для каждого типа работы.

Нет контроля или надзора

Отсутствие контроля или надзор за расписанием может вызвать серьезные проблемы у менеджера по персоналу или у того, кто отвечает за создание списка сотрудников.Многие менеджеры полагаются на свой личный телефон для передачи сообщений и обновлений сотрудникам. Эти звонки и сообщения могут оставаться без ответа или непросматриваться, оставляя менеджеров практически без контроля или надзора.

Какое быстрое решение для получения большего контроля и надзора?

Вы можете установить четкие политики и процедуры компании, которым должны следовать сотрудники, если у них возникают проблемы с графиком. Например, вместо обмена сообщениями вы можете потребовать, чтобы сотрудники звонили, если им нужно, чтобы кто-то заменил их смену, или если они опаздывают.Если менеджер не отвечает, он обязан выйти на работу в любом случае или найти замену самостоятельно.
Вы также можете инвестировать в программное обеспечение для планирования сотрудников, чтобы полностью справиться с этим. С Connecteam менеджеры имеют полный контроль и наблюдение в режиме реального времени за сотрудниками и их графиками с рабочего стола или мобильного устройства! Менеджеры будут получать уведомления и оповещения в режиме реального времени, если смена закрыта или если есть какие-либо изменения. Менеджеры могут даже устанавливать ограничения на обмен сменами, позволяя только тем, у кого есть необходимый опыт, претендовать на определенные открытые смены.Вы также можете сделать смены доступными и настроить их так, чтобы только сотрудник с определенным уровнем опыта мог взять смену.

Невозможность управлять графиком работы на ходу

Менеджеры нередко бывают в пути и вне рабочего места в течение некоторого времени, и в это время должен осуществляться контроль за расписанием. Например, может возникнуть ситуация, когда руководитель отсутствует на рабочем месте, а сотрудник не может явиться на смену или в последний момент заболевает.

Чтобы управлять этой ситуацией как можно более плавно и эффективно, важно, чтобы менеджеры имели доступ к расписаниям и информации о сотрудниках на ходу.

Решение этой проблемы планирования простое, начните использовать программное обеспечение для планирования сотрудников. С Connecteam вы можете легко и быстро редактировать или создавать новые смены на ходу. Менеджеры также могут просматривать информацию о смене и общаться с соответствующими сотрудниками через чат в приложении, и все это прямо через свое мобильное устройство, которое находится у них на ладони.

Заключительное слово о проблеме планирования сотрудников s

Когда все сказано и сделано, основными проблемами планирования персонала являются составление расписания в последнюю минуту, отсутствие надлежащих технологий, путаница сотрудников, закрытые смены, много сверхурочных часов, неравное распределение смен, беспорядочная замена смен, нехватка сотрудников и отсутствие в последнюю минуту. , отсутствие контроля и надзора, а также невозможность управлять расписанием на ходу. Хотя не все эти проблемы можно устранить на 100%, их определенно можно избежать. В конце концов, все сводится к двум вещам: общению и организации.

Таким образом, мы настоятельно рекомендуем программное обеспечение для планирования, которое позволяет создавать, изменять и публиковать расписания одним нажатием кнопки. Дни бесконечных электронных таблиц Excel прошли, использование приложения для планирования сотрудников сэкономит вам столько времени, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, которые действительно важны в вашем бизнесе.

Испытайте возможности полного контроля за расписанием сотрудников с помощью Connecteam уже сегодня!

14-дневная бесплатная пробная версия, кредитная карта не требуется.

Начните бесплатный пробный период

Недостаточно уведомления о расписании

Мой начальник не сообщает мне о моем расписании до последней минуты

Всем нравится иметь план. Так что это не весело, когда ваш босс дает вам старый переключатель . Никому не нравится получать этот телефонный звонок первым делом с утра по поводу того, что вы считали выходным: «Нам нужно, чтобы вы пришли прямо сейчас! » И довольно ужасно появиться на работе, только чтобы услышать: «Что ты здесь делаешь? Твоя смена сменилась!»

Если ваш работодатель регулярно не уведомляет вас должным образом о , когда и о , когда вы должны выйти на работу, это чрезвычайно разрушительно для вашей жизни и особенно трудно, если у вас есть семья или вы работаете на нескольких работах.

Боссы, которые дают рабочие задания в последнюю минуту, не только вредят вам , но и сами себе. Предприятия преуспевают, когда у них высокий моральный дух сотрудников и четкая коммуникация между руководством и сотрудниками. Кроме того, если график работы составляется в последнюю минуту, это увеличивает вероятность того, что сотрудник просто не появится.

Что делать, если вас не уведомляют о вашем графике работы

К сожалению, нет федеральных законов или законов штата, регулирующих, насколько заранее ваш работодатель должен сообщить вам ваше расписание, поэтому в этой ситуации государственное учреждение или юрист мало что смогут для вас сделать.Вот что вы можете делать:

См. руководство для сотрудников. В некоторых компаниях есть письменные политики, в которых четко указано, как управлять. Если у вас его нет, попросите копию политики и посмотрите, что в ней говорится об уведомлении о расписании.
Узнайте, подпадаете ли вы под действие коллективного договора. Если вы являетесь членом профсоюза, уведомление о сменах, скорее всего, является частью договора между вашим профсоюзом и вашим работодателем.Обратитесь к представителю профсоюза.
Поговорите с коллегами: Ваши коллеги, вероятно, находятся в той же лодке, что и вы. Поговорите с ними об этом. Практически всегда эффективнее решать проблемы на рабочем месте в группе, чем в одиночку. Кроме того, в большинстве случаев работники частного сектора имеют некоторую правовую защиту в соответствии с трудовым законодательством США, когда действуют как группа для изменения условий труда, что неверно, если вы пытаетесь решить проблему самостоятельно.
Пойдите с коллегой, чтобы поговорить с вашим начальником: Ваш начальник может действительно не знать, что планирование в последнюю минуту вызывает стресс у вас и ваших коллег.Привлечение его или ее внимания и указание на то, что это влияет на моральный дух и эффективность сотрудников, может изменить ситуацию. Если ваш начальник говорит, что у него связаны руки, возможно, пришло время поговорить с начальником вашего начальника или с отделом кадров компании.

Гибкий график и варианты удаленной работы (политика)

Офис происхождения: отдел кадров
Ответственный: исполнительный директор отдела кадров
Исходная дата принятия: 24 августа 2021 г.
Даты пересмотра: 9 августа 21 (C)
Последняя дата утверждения Советом директоров: 24 августа 2021 г.

В целях обеспечения баланса между работой и личной жизнью сотрудников могут быть рассмотрены запросы на нетрадиционный график работы (гибкий график и варианты удаленной работы).

Утвержденные гибкие графики и варианты удаленной работы:

На них распространяется 90-дневный пробный период для оценки их воздействия и эффективности.
Будет пересматриваться не реже одного раза в год для оценки текущей эффективности после успешного завершения пробного периода.
Требовать, чтобы освобожденные сотрудники отклонялись от гибкого графика для выполнения своих рабочих обязанностей по мере необходимости.
Учтите, что сотрудников, не освобожденных от налога, могут попросить работать сверхурочно независимо от гибкого графика.
Требовать, чтобы все сотрудники уходили с удаленной работы для выполнения обязанностей в кампусе по мере необходимости.
Колледж может приостановить или отменить его в любое время.
Требовать письменного разрешения начальника отдела, если сотрудник хочет изменить или отменить гибкий график или удаленную работу.

Варианты гибкого планирования

Начальник отдела отвечает за определение того, какие из перечисленных ниже вариантов гибкого расписания, если таковые имеются, подходят для отдела.Это может включать в себя рассмотрение индивидуальных запросов на гибкий график или, в качестве альтернативы, требование ко всему отделу или смене принять механизм гибкого графика. Чтобы определить, является ли уместным запрос или требование о гибком графике, руководитель отдела оценит влияние на производительность труда, качество и невыходы на работу, а также наилучшие интересы отдела, Колледжа и сотрудников.

Индивидуальные гибкие графики подходят не для всех сотрудников или должностей и не являются гарантированной выгодой для сотрудников.Характер работы и обязанностей должен способствовать гибкому графику, не вызывая значительных сбоев в работе, работе отдела, оказании услуг или увеличении нагрузки на коллег. Кроме того, для рассмотрения индивидуального гибкого графика сотрудник должен, как правило, проработать не менее 6 месяцев и иметь удовлетворительный послужной список, соответствовать всем ожиданиям в отношении производительности в своей текущей должности и постоянно демонстрировать способность выполнять задачи и задания своевременно.

При условии утверждения руководителем могут быть доступны следующие гибкие варианты расписания:

Flextime обеспечивает до 2 часов гибкости в установленном сотрудником времени начала и окончания его 8-часового рабочего дня. Например, сотрудник может предпочесть начать работу раньше (т. е. в 7:00) и уйти раньше (т. е. в 15:30), в то время как другой сотрудник может предпочесть начать позже и работать позже.
Сжатая рабочая неделя Опция 1 позволяет сотруднику работать 10 часов в день, сокращая рабочую неделю до 4 дней в неделю.
Вариант 2 сжатой рабочей недели позволяет сотруднику работать по 9 часов с понедельника по четверг и по 4 часа каждую пятницу.

Несмотря на то, что утвержденные механизмы гибкого графика могут изменить рабочие дни и/или часы сотрудника, сотрудник по-прежнему должен отрабатывать свое регулярно запланированное общее количество часов в неделю. Отпуск не может быть использован для сокращения или изменения обычного графика работы на постоянной основе, поскольку он предназначен для восстановления сил вдали от работы или возможности время от времени решать личные вопросы.

Чтобы запросить вариант гибкого графика, сотрудник должен заполнить форму запроса на гибкий график/удаленную работу и отправить ее своему руководителю. После принятия решения руководители должны заполнить раздел формы, посвященный руководителю, и предоставить копию сотруднику. Электронная копия формы будет направлена в отдел кадров для подачи.

Варианты удаленной работы (удаленная работа)

В целом успех Колледжа зависит от личного взаимодействия и построения отношений между сотрудниками и студентами, коллегами и членами сообщества.Многие обязанности, процессы и обстоятельства требуют выполнения рабочих обязанностей на месте. Однако определенные должности и обязанности могут выполняться сотрудником, работающим удаленно время от времени/с перерывами (например, работая вне офиса в течение нескольких дней, чтобы облегчить работу над конкретным проектом) или на условиях неполного рабочего дня. Удаленная работа на полный рабочий день будет считаться подходящей для очень немногих должностей.

Удаленная работа не является правом или преимуществом всего Колледжа и никоим образом не меняет условий работы в Колледже. Колледж должен одобрить любое соглашение об удаленной работе, и вся одобренная удаленная работа должна выполняться в соответствии с Соглашением об удаленной работе (см. ниже). Соглашение об удаленной работе может быть изменено или прекращено Колледжем в любое время по желанию или на основании нормативные требования, характер работы или изменяющиеся потребности отдела. Будут предприняты все усилия, чтобы уведомить о таких изменениях за 30 дней; однако могут быть случаи, когда уведомление невозможно.

Организация удаленной работы не меняет должностных обязанностей и ответственности сотрудника, если только Колледж не решит, что краткосрочное изменение отвечает интересам всех заинтересованных сторон (сотрудника, коллег, членов сообщества и Колледжа в целом).

Применение

Чтобы иметь право на рассмотрение вопроса о постоянной удаленной работе, сотрудник должен подать форму запроса на гибкое расписание/удаленную работу в отдел кадров (HR). выполнять свою работу на полностью удовлетворительном уровне и не нуждаются в прямом инструктаже или надзоре для выполнения своих служебных обязанностей.

После отправки формы запроса на гибкое расписание/удаленную работу отдел кадров определит, может ли сотрудник выполнять работу удаленно.Для некоторых должностей может быть ясно, что обязанности практически невозможно выполнять вне офиса (например, те, кто требует работы на машинах или оборудовании в зданиях кампуса, кто имеет прямой контакт с клиентами или представителями общественности или отвечает за непосредственный повседневный надзор). операций на месте.)

Если неясно, может ли (и в какой степени) сотрудник реально выполнять работу удаленно, каждая ситуация будет оцениваться в каждом конкретном случае с учетом таких факторов, как:

Влияние удаленной работы на деловые операции
Способность удовлетворять потребности студентов, коллег и сообщества
Влияние на своевременность и качество
Вопросы конфиденциальности
Наличие средств защиты информации/данных
Наличие благоприятной среды для удаленной работы

Ожидания

Если запрос будет одобрен, сотрудник должен будет подписать Соглашение об удаленной работе , указав, что он согласен с определенными условиями.

Оценка

Оценка условий удаленной работы в течение испытательного периода будет включать регулярное общение по телефону и электронной почте между сотрудником и руководителем, а также регулярные личные встречи для обсуждения хода работы и любых проблем. В конце испытательного периода и сотрудник, и руководитель представят оценку договоренности в отдел кадров и дадут рекомендацию о продолжении или изменении. Оценка производительности удаленных сотрудников после испытательного периода будет соответствовать оценке, полученной сотрудниками, работающими в кампусе, как по содержанию, так и по частоте.

Каталожные номера

Форма запроса на гибкое расписание/удаленную работу
Соглашение об удаленной работе
Политика в отношении рабочих часов и запланированных часов

Основные последствия плохого планирования сотрудников

написал | Специалист по планированию электронных ресурсов | 27 августа 2011 г.

Основой любого бизнеса является достижение прибыльности.Плохое планирование сотрудников оказывает большое влияние на прибыльность компании. Планирование персонала для удовлетворения бизнес-требований является сложной задачей. В прежние времена были традиционные рабочие часы и посменная работа.

Теперь планирование сотрудников усложнилось, особенно из-за — Продленного или круглосуточного рабочего времени, рабочих смен сотрудников, гибкого рабочего времени, работы по совместительству, разделения работы и неполного рабочего времени.

Бизнес-менеджеры, которые берут на себя задачу планирования сотрудников, вручную тратят много времени на составление хороших графиков.В случае, если менеджер обеспечивает плохое расписание ресурсов, последствия плохого планирования сотрудников будут очевидны в деятельности компании, получении доходов, удовлетворенности сотрудников и их удержании. Самое главное, это также повлияет на имидж бренда компании.

Хаос в операциях:
Последствия плохого планирования сотрудников — полный хаос в деятельности компании. Это будет воспринято как произвольное и потребует внесения специальных изменений по причинам, не связанным с бизнесом.
Потеря достоверности графиков:
Это приведет к неоднократным исправлениям и поправкам и станет приблизительным ориентиром графика работы. Это приводит к потере доверия к графику управления ресурсами в глазах сотрудников и желанию получить изменения в соответствии с предпочтениями сотрудников, и трудно поощрять упорядоченный и ответственный подход к распределению персонала.
Неэффективные рабочие процессы:
Плохой сотрудник покидает планирование ресурсов , что может привести к неточной численности персонала, или даже если численность персонала соблюдается, может иметь место плохое сочетание навыков, что приводит к неэффективным рабочим процессам и потере производительности . Кроме того, в отсутствие определяемых рабочих процессов менеджерам трудно своевременно предоставлять согласованные штатные расписания, связанные с целями компании.
Конфликт сотрудников и плохое удержание:
Последствия плохого планирования сотрудников обычно проявляются в виде стресса на рабочем месте, конфликтов между сотрудниками, низкой производительности, увеличения количества прогулов и, в конечном итоге, плохого удержания обученной рабочей силы. Сотрудникам трудно справляться, когда они сталкиваются с незапланированными изменениями в расписании в короткие сроки, особенно тем, у кого есть обязанности.
Увеличение стоимости:
Затраты, связанные с плохим планированием сотрудников, трудно определить. Неправильно понятый график может дорого обойтись любой компании. Контроль расходов на сверхурочную работу является преимуществом, понятным большинству компаний, но гораздо более высокие затраты связаны с менее очевидными областями деятельности , такими как оплата за невыполненную работу, сокращение или временная остановка производства, возможное снижение качества работы, график отпусков. , негативное влияние на моральный дух сотрудников, расходы на обучение замененного сотрудника и административные расходы.
Негативное влияние на торговую марку организации:
Плохое управление ресурсами , ведущее к плохому удержанию сотрудников, негативно влияет на отношения между сотрудниками и может также привести к ухудшению связей с общественностью. Снижение качества продукции оказывает негативное влияние на торговую марку.

Эффективное планирование ресурсов, которое включает в себя согласование определенных навыков с конкретными потребностями наиболее экономичным способом, имеет жизненно важное значение для достижения цели компании, а также для обеспечения наилучших финансовых результатов.

Существует отличное программное обеспечение для планирования сотрудников , которое имеет функции для составления хороших графиков и обеспечения важной связи между финансовой и производственной сторонами бизнеса.

Основы планирования – Справочный центр Когда я работаю

When I Work Scheduling — это комплексный инструмент планирования, который поможет вам сэкономить время и мгновенно сообщить расписание своим сотрудникам. На самом базовом уровне планирование вашей команды включает в себя добавление смен и публикацию расписания.

Расписание «Когда я работаю» состоит из смен, как и любое другое расписание. Каждая смена строится из одних и тех же строительных блоков.

Строительный блок	Сотрудник
Описание	(обязательно) Лицо, ответственное за работу в смену.
Building Block	Время начала и окончания
Описание	(обязательно) Когда начинается и заканчивается смена.
Строительный блок	Должность
Описание	(Необязательно) Должность, которую будет выполнять сотрудник, например бариста, кассир или менеджер. Подробнее о позициях.
Building Block	Рабочее место
Описание	(Необязательно) Если смена будет проходить за пределами вашего обычного рабочего места, добавьте рабочее место, чтобы сотрудник знал, куда идти. Подробнее о сайтах по трудоустройству.
Строительный блок	Неоплачиваемый перерыв
Описание	(Необязательно) Если сотрудник должен взять неоплачиваемый (обеденный) перерыв в течение смены, добавьте продолжительность перерыва в минутах.Если вы используете приложение «Когда я работаю, время и посещаемость», вы можете настроить неоплачиваемые перерывы, чтобы они автоматически вычитались из табелей учета рабочего времени.

Строительный блок	Описание
Сотрудник	(обязательно) Лицо, ответственное за работу смены.
Время начала и окончания	(обязательно) Когда смена начинается и заканчивается.
Позиция	(Необязательно) Должность, которую будет выполнять сотрудник, например, бариста, кассир или менеджер.Подробнее о позициях.
Место работы	(необязательно) Если смена будет проходить за пределами вашего обычного рабочего места, добавьте рабочую площадку, чтобы сотрудник знал, куда идти. Подробнее о сайтах по трудоустройству.
Неоплачиваемый перерыв	(Необязательно) Если сотрудник должен взять неоплачиваемый (обеденный) перерыв в течение смены, добавьте продолжительность перерыва в минутах. Если вы используете приложение «Когда я работаю, время и посещаемость», вы можете настроить неоплачиваемые перерывы, чтобы они автоматически вычитались из табелей учета рабочего времени.

Со своего компьютера используйте Планировщик для построения расписания. Вы можете получить доступ к Планировщику в веб-приложении «Когда я работаю» в любое время, щелкнув вкладку «Календарь» Планировщик в верхней части страницы.

Чтобы добавить смену, просто щелкните соответствующую ячейку в расписании и заполните сведения о смене.

Когда вы щелкаете ячейку, вам предоставляется возможность использовать шаблон смены или создать пользовательскую смену.

Если вы добавили шаблоны смены, выберите шаблон смены, чтобы сэкономить время.
Если вам нужно создать разовую смену или вы не создали шаблоны смен, нажмите Создать пользовательскую смену .

Когда вы изначально добавляете смену в расписание, она видна только вам и другим супервайзерам и руководителям; сотрудник не может увидеть смену, пока вы ее не опубликуете. Это позволяет вам строить и настраивать расписание, не делая его видимым для ваших сотрудников. Неопубликованные смены отмечены диагональными линиями, чтобы вы знали, что они не опубликованы.

Когда расписание будет готово, нажмите Опубликовать и уведомить , чтобы мгновенно отправить расписание своим сотрудникам.