Образец приказ ооо: Приказ о назначении генерального директора, скачать образец

Содержание

Приказ о переходе организации на электронный документооборот редакция 1 от 16.02.2022, образец заполнения формы. «Моё дело»

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

ПРИКАЗ

15.01.2018 № 2

г. Москва

О переходе на электронный документооборот

С целью создания единой базы документов в организации и оптимизации процессов работы с ними

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 1 марта 2018 года внедрить в ООО «Бета» систему электронного документооборота (СЭД).

2. Разработать в срок до 1 февраля 2018 года и утвердить:

– регламент и порядок электронного документооборота. Ответственным за разработку назначить главного бухгалтера Серебрякову Ю.В.;
– порядок получения сотрудниками доступа к СЭД. Ответственным за разработку назначить начальника отдела информационных технологий Михалкова С.И.;
– инструкцию по обеспечению безопасности информации при работе с документами в СЭД. Ответственным за разработку назначить начальника отдела информационных технологий Михалкова С. И.

3. Начальнику отдела информационных технологий Михалкову С.И. организовать электронный архив документов.

4. Ответственным за эксплуатацию СЭД назначить заместителя генерального директора Краснову Н.И.

5. Начальнику отдела кадров Любушкиной О.К. довести приказ и документы, связанные с внедрением СЭД, до всех сотрудников организации.

6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возлагаю на себя.

Генеральный директор _________________________ А.И. Петров

С приказом ознакомлены:

15.01.2018	___________________	О.К. Любушкина
15.01.2018	___________________	С.И. Михалков
15.01.2018	___________________	Ю.В. Серебрякова
15.01.2018	___________________	Н. И. Краснова

Образец Форма Приказа об изготовлении дополнительных печатей Общества — Юридическая компания Силкин и Партнеры

Общество с ограниченной ответственностью

Управляющая Компания

___________

2016 г.

№ _ __

г. Москва

Об изготовлении дополнительных

печатей Общества

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Изготовить печать Общества» №2 для работы бухгалтерии Общества с документами, оформляющими бухгалтерский учет в организации.

Ответственность за хранение и использование печати» №2» возложить на Заместителя главного бухгалтера ООО _____ фио.

2. Изготовить печать Общества ________ №3» для работы юридической службы со следующими документами:

• Доверенности, выдаваемые Обществом в установленном порядке;

• Договоры и любые приложения к ним, согласованные в установленном Обществом порядке;

• Протоколы общих собраний участников Общества и его дочерних Обществ.

• Документы, направляемые в суды всех инстанций, государственные, налоговые, правоохранительные органы, подготовленные юридической службой Общества;

• Локальные нормативные акты, подготовленные юридической службой Общества;

• Исходящая корреспонденция, подготовленная юридической службой Общества.

Ответственность за хранение и использование печати» №3» возложить на Начальника юридической службы фио.

3. Изготовить печать Общества» №4» для работы кадровой службы с кадровыми документами Общества.

Ответственность за хранение и использование печати» №4» возложить на Заместителя ____________ ООО УК__ фио

4. Ответственность за хранение и использование основной печати Общества возложить на Заместителя генерального директора по экономике и финансам фио.

5. Контроль за исполнением приказа возлагаю на Заместителя главного бухгалтера ООО УК ________ фио, Начальника юридической службы фио, Заместителя директора департамента — начальника отдела подбора и кадрового администрирования ООО УК _______ фио, Заместителя генерального директора по экономике и финансам Общества фио.

Генеральный директор фио

АКТ приема-передачи печати

Образец приказа об изменении приказа

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий.

Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В этой статье далее по тексту вы найдете образец приказа об изменении приказа. И давайте сразу рассмотрим некоторые моменты, чтобы иметь четкое представление о содержании такого типа документа.

В приказ о внесении изменений в другой приказ включают:

основание (причины) изменений,

ссылку (дату, номер и обычно заголовок) на изменяемый приказ или его отдельный пункт (пункты),

в случае необходимости приводят предписываемые действия с указанием должностных лиц или структурных подразделений,

в случае необходимости приводят ссылку на отменяемый приказ или отдельные его пункты,

в случае необходимости указывают на кого возложен контроль за исполнением.

Далее конкретные примеры. Сначала вариант, когда необходимо изменить положение, инструкцию или какой-либо иной документ, утвержденный приказом. Правильно будет не переутверждать документ, а именно корректировать отдельные его пункты как на образце.

Образец приказа об изменении приказа об утверждении любого документа

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «КУВШИНКА»

(ООО «Кувшинка»)

ПРИКАЗ

«23» октября 2014 г. № 87

г. Архангельск

О внесении изменений в приказ ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»

В целях совершенствования организации делопроизводства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ООО «Кувшинка» от 05.04.2014 № 36:

1.1. дополнить пункт 4.1 абзацем следующего содержания:

«В случае оформления документа на одном листе визы допускается проставлять на отдельном листе согласования»;

1. 2. исключить из второго абзаца пункта 4.2 слова «но не чаще 1 раза в месяц»;

1.3. дополнить пунктом 6.8 следующего содержания:

«Организационное обеспечение комиссии осуществляет общий отдел»;

1.4. пункт 6.8 считать пунктом 6.9;

1.5. пункт 9.7 изложить в следующей редакции:

«Электронная почта используется как резервный канал»;

1.6. по всему тексту слово «ЭЦП» заменить словом «УКЭП».
2. Контроль за исполненем приказа оставляю за собой.

Генеральный директор А.П. Корыто

В утверждаемые приказами документы изменения положено вносить именно в таком духе, просто в практической деятельности вряд ли одновременно наберется столько поправок. Тем не менее, получив такой приказ об изменении какого-нибудь положения, порой не сразу вникнешь в смысл изложенного.

В этом случае поступают просто: одновременно в изменяемый документ вносят все необходимые коррективы (излагают в новой редакции, заменяют, дополняют и т. п.) в соответствии с приказом о внесении изменений в приказ. На положении, инструкции и др. дописывают после «Утверждено приказом от … № …» слова «в редакции приказа (или приказов, если их несколько) от 23.10.2014 №87». Теперь в приказ внесены изменения грамотно, и в практической деятельности пользоваться измененным документом удобно.

Приказ об изменении штатного расписания – образец собственно подойдет для изменения любого документа (приводится непосредственно только текст приказа, поскольку внешнее его оформление аналогично):

На основании служебной записки начальника отдела печати от 24.06.2014 № 07-20/81

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить и ввести в действие с 01.07.2014 прилагаемый перечень изменений в штатное расписание, утвержденное приказом ОАО «Шпалера» от 04.02.2014 № 12 «Об утверждении штатного расписания».

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров О.Б. Брызгалина.

Сам перечень изменений удобно оформлять как приложение к приказу (в данном образце в виде таблицы – исключить + ввести).

Кстати в распоряжения вносят изменения аналогично – в документе заменяют слово «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

Образец о внесении изменений в распоряжение по причине увольнения, приема на работу работников

В связи с изменением кадрового состава в ЗАО «Апрель»

ОБЯЗЫВАЮ:

Внести изменения в п. 1 распоряжения ЗАО «Апрель» от 29.11.2014 № 133 «Об оказании благотворительной социальной поддержки детям-сиротам»:

исключить из состава попечительского совета Копейкину Д.В., включить в состав попечительского совета Коромыслова О.А.

Думаю, что можно остановиться. Пользуясь приведенными образцами приказов об изменении прежде изданных приказов, вы значительно упростите для себя процесс подготовки такого вида документов в своей организации.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 167 комментариев

Приказ о вступлении в должность генерального директора ООО: образец 2020 года

Нужно ли издавать приказ о вступлении в должность генерального директора ООО? Обязателен ли вообще такой документ, если директор – это единственный участник организации? Для чего он требуется? Приведем образец 2020 года и ответим на самые распространенные вопросы.

Когда трудовой договор не нужен

Требуется ли заключить трудовой договор с генеральным директором, который является единственным учредителем (участником, акционером) организации? На этот вопрос можно найти ответ в разъяснениях официальных органов. Так, к примеру, в письме Минздравсоцразвития России от 18 августа 2009 № 22-2-3199 сообщает, что Если руководитель организации одновременно является и ее единственным учредителем (участником, акционером), трудовой договор с ним не заключается.

Но как же тогда устроить генерального директора ООО – единственного учредителя на работу в собственную фирму? Поясним. Особенности труда руководителей компаний зафиксированы в главе 43 Трудового кодекса РФ. Однако нормы главы 43 ТК РФ не распространяются на руководителей, которые являются единственными учредителями (участниками, акционерами) организаций. Такой вывод можно сделать положений статьи 273 Трудового кодекса РФ. И, как следствие, никак нельзя заключить трудового договор «с самим собой», если других учредителей (участников, акционеров) у организации нет.

Издание приказа о вступлении в должность

Итак, чтобы директор мог начать осуществлять свои «директорские» полномочия трудовой договор заключать, как мы сказали, не требуется. Однако директор своим решением вправе наделить себя функциями единоличного исполнительного органа. «Директорскую» деятельность в такой ситуации директор будет вести без заключения какого-либо договора. Просто нужно издать приказа о вступлении в должность директора ООО (письма Роструда от 06.03.2013 № 177-6-1 и от 28.12.2006 № 2262-6-1). Приведем образец такого приказа, который был составлен в 2020 году. Этим приказом единственный учредитель возложил на себя функции директора.

Скачать образец приказа о вступлении в должность генерального директора.

Обратите внимание, что в нашем примере мы назвали документ «решением», а не «приказом о вступлении в должность генерального директора ООО». На наш взгляд, называть подобный документ лучшее именно «решение», поскольку приказ – это больше распорядительный документ, который руководитель поручает совершить какие-либо действия. А в данном случае, речь идет просто о решении, которой принял директор ООО в отношении самого себя. Однако если назвать документ «приказом» – ошибки не будет. Вы можете скачать наш пример по ссылке выше.

Также см.

Приказ о смене директора, приказ о смене генерального директора, приказ о смене руководителя в Москве под ключ недорого, юридические услуги по низкой цене быстро и удобно с lenadia.ru

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«АВАНГАРД»

ПРИКАЗ № ___

г. Москва «___» ___________________ 2012 г.

1. Освободить от обязанностей Генерального директора ООО «АВАНГАРД» Николаеву Юлию Николаевну.

Генеральный директор
ООО «АВАНГАРД» ________________ / Николаева Юлия Николаевна /

Общество с ограниченной ответственностью

«АВАНГАРД»

Приказ № ___

г. Москва «__» _________________ 2012 г.

1. Назначить на должность Генерального директора ООО «АВАНГАРД» Петрова Ивана Анатольевича (ИНН _________, дата рождения ________, место рождения ________________, паспорт гражданина РФ серии _______________________, зарегистрирован по адресу: _____________________________).

2. В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «АВАНГАРД» должности Главного бухгалтера, обязанности по ведению бухгалтерского учета возложить на Генерального директора.

Генеральный директор

ООО «АВАНГАРД» _____________ /Петров Иван Анатольевич /

После получения документов о государственной регистрации смены генерального директора необходимо подготовить приказ о вступлении в должность нового Генерального директора Общества. Этот приказ подтверждает полномочия генерального директора.

Если в штатном расписании Вашей организации нет должности главного бухгалтера, то обязанности по ведению бухгалтерского учета необходимо возложить на генерального директора, что отражается в приказе.

Приказ подписывается новым генеральным директором Общества и на нем ставится печать организации.

Документы на смену директора (смену генерального директора, смена директора ооо, смена генерального директора в ооо, смена ген директора, регистрацию смены директора, смену руководителя)

7 лучших примеров сообщений об отсутствии на работе для автоответчика

Вы можете нежиться на солнце на пляже или кататься по склонам, но ваши коллеги, клиенты и другие деловые партнеры все еще находятся в офисе и могут не знать, что вы недоступны. Если вы не сообщите людям, что вас нет в офисе, это может обернуться против вас, особенно если они ожидают быстрого ответа. Прежде чем отправиться в столь необходимый отпуск, обязательно настройте ответ об отсутствии на работе.Если вы чувствуете себя в тупике, мы создали 7 сообщений об отсутствии на работе, чтобы вдохновить вас.

Ознакомьтесь с ними ниже!

Сообщение об отсутствии на работе — базовый пример шаблона

Отправить сообщение об отпуске может быть сложно. Вот отличное поздравление с отпуском.

Привет,
Спасибо за письмо. Меня не будет в офисе с мм/дд по мм/дд, и у меня будет ограниченный доступ к электронной почте / не будет доступа к электронной почте.Если это срочно, свяжитесь с [ИМЯ] по [ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ] или [ТЕЛЕФОН]. Я сделаю все возможное, чтобы быстро ответить на ваше письмо, когда я вернусь в мм/дд.
С уважением,
ИМЯ

У нас не всегда есть время быть умными или творческими, и это нормально! По своей сути электронное письмо с ответчиком в отпуске просто должно информировать отправителя о том, что вас нет в офисе и когда ожидать ответа.

Элементы отличного ответа об отсутствии на работе:

Как долго тебя не будет
Когда ты вернешься и
С кем связаться (и номер телефона), если это срочно.Включите их, и ваше сообщение об отпуске будет идеальным.

Лидогенерация

Вы когда-нибудь думали о том, что сообщение об отсутствии на работе может стать инструментом лидогенерации? Ну, теперь вы должны! Довольно легко создать возможность собрать лидов в своем автоответчике. Просто добавьте немного изюминки в конец сообщения и начните собирать потенциальных клиентов!

Здравствуйте и спасибо за ваше письмо. В настоящее время я нахожусь вне офиса до мм/дд с ограниченным/отсутствующим доступом к электронной почте.Если ваш запрос срочный, свяжитесь с [ИМЯ] по [ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ или ТЕЛЕФОНУ].
А вы знали, что у нас есть еженедельный/ежемесячный информационный бюллетень? Да, вы не ослышались! Еженедельная порция всего вашего любимого контента [COMPANY] отправляется прямо на ваш почтовый ящик. Чтобы не пропустить все самое интересное, подпишитесь на нашу рассылку здесь.
Я обязательно свяжусь с вами, когда вернусь мм/дд.
Спасибо

Помимо подписки на информационный бюллетень, вы можете использовать эту возможность для поощрения посещения веб-семинаров, подписки на онлайн-курсы, загрузки технических документов или любой другой тактики привлечения потенциальных клиентов, которую реализует ваша команда по продажам и маркетингу.

Продвижение контента

Профессиональная подпись по электронной почте — невероятно эффективный инструмент брендинга. но знаете ли вы, что профессиональная подпись электронной почты в формате HTML также может быть отличным инструментом для лидогенерации? Это верно! Добавьте кликабельный баннер или призыв к действию в свою электронную почту для выхода из офиса и заставьте людей посетить ваш интернет-магазин, подписаться на вебинар или загрузить электронную книгу. Онлайн-генераторы, такие как Newoldstamp или MySignature, могут помочь вам автоматизировать процесс принятия подписи во всей компании.

Если привлечение потенциальных клиентов не является ключевой стратегией ваших продаж или маркетинговых усилий, вы можете использовать сообщение об отсутствии на работе, чтобы привлечь больше внимания к своему контенту. Добавьте немного ценности своему электронному письму, разместив ссылку на интересный онлайн-ресурс, разработанный вашей компанией. Вы также можете использовать сообщения автоответчика, чтобы улучшить свою стратегию продвижения.

Привет,
Спасибо за письмо. Я сейчас вне офиса и не вернусь до мм/дд.К счастью для вас, у наших ресурсов никогда не бывает перерывов, и у нас есть потрясающая электронная книга / технический документ / инфографика на [TITLE], которые, я думаю, вам понравятся.
Я свяжусь с вами, как только вернусь в офис.
Лучший

Шаблон сообщения об отсутствии на работе

Привет,
Спасибо за обращение. К сожалению, я не на работе с мм/дд по мм/дд с ограниченным/отсутствующим доступом к электронной почте.Если ваш вопрос может подождать, я отвечу на пропущенные электронные письма, когда вернусь [ДЕНЬ]. Если нет, свяжитесь с [ИМЯ] по [ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ] или [ТЕЛЕФОН], и он/она позаботится о вас.
Вы писали мне по электронной почте о [ВАШИ ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ УСЛУГИ]? Здорово! Прочитайте, что говорят наши клиенты о том, насколько потрясающим был их опыт. (ссылка на отзывы клиентов или тематические исследования)
Я свяжусь с вами, как только смогу.
Спасибо!

Возможно, у вас нет контента для продвижения, или вы просто хотите привлечь трафик на свой веб-сайт с помощью ответа об отсутствии на работе.Здорово! Ответчик в отпуске — отличный способ сделать это. В зависимости от страницы, на которую вы ссылаетесь, ваше сообщение об отсутствии может отличаться, но вот пример.

Сеть или новый бизнес

Как бы нам этого ни хотелось, не каждое сообщение об отъезде связано с отпуском. Иногда вам нужен ответ об отсутствии на работе для деловой поездки или конференции. Вместо того, чтобы просто сообщать людям, что вас нет, почему бы не использовать эту возможность для поощрения нетворкинга или новых деловых связей?

Привет!
Спасибо за письмо.Меня нет в офисе на этой супер крутой конференции [МЕСЯЦ] [ДЕНЬ]-[ДЕНЬ]. Ты тоже будешь там? хотелось бы подключиться! Наша компания будет выставляться на стенде ###. Смело останавливайтесь! / [ИМЯ], наш [ДОЛЖНОСТЬ], будет сбрасывать знания во время своего выступления [ДЕНЬ] в [ВРЕМЯ] в [МЕСТО]. Вы не захотите пропустить это!
Подписывайтесь и пишите мне в Твиттере @Twitter_Handle для мыслей и обсуждения конференции. С нетерпением жду Вашего ответа!
С уважением,
ИМЯ

Взаимодействие с социальными сетями

Процент людей, которые следят за брендами в социальных сетях, колеблется от 44% до 53% (в зависимости от платформы), и 53% тех, кто следит за брендами в социальных сетях, более лояльны к этим брендам.Поэтому вполне логично, что компании хотят наращивать свою аудиторию в социальных сетях, особенно для создания лояльных клиентов.

Однако большинство людей не ищут аккаунты бренда в социальных сетях. Они с большей вероятностью последуют за вами, если их попросят или представят возможность, что можно сделать в вашем автоответчике.

Привет!
Извините, что вы меня не заметили. Меня не будет в офисе с мм/дд по мм/дд, и я отвечу на свои электронные письма, когда вернусь [ДЕНЬ].
Чтобы быть в курсе всех последних событий в [КОМПАНИЯ], подпишитесь на нас в Facebook / Twitter / LinkedIn / Instagram / Pinterest / и т. д. (Поверьте мне, мы очень забавны в Twitter.)
Я свяжусь с вами, как только смогу.
Спасибо!

Забавный/Умный

Конечно, самые лучшие сообщения вне офиса — это смешные и остроумные. Есть множество примеров: от придания индивидуальности вашему «роботу-автоответчику» до использования GIF-файлов и мемов и шуток о том, что вы на самом деле делаете в отпуске.Подобные сообщения могут добавить индивидуальности автоответчикам. Вот несколько умных примеров сообщений об отсутствии на работе:

Я слышал, что приближается зима, поэтому решил отправиться в [ТЕПЛОЕ МЕСТО]. Я буду потягивать коктейли на пляже до мм/дд и не буду проверять электронную почту. Оставайтесь в тепле!
Не хотелось бы вам об этом говорить, но я в отпуске до мм/дд и не буду проверять электронную почту. Я уверен, что вы, вероятно, не хотите это слышать, так как вы сами работаете, поэтому вот видео с котом, чтобы поднять вам настроение.Я вернусь из поездки [ДЕНЬ]. Наслаждайтесь неделей!
ПЛОХИЕ НОВОСТИ: я не на работе в отпуске до мм/дд. Я отвечу на все письма, когда вернусь.
ХОРОШИЕ НОВОСТИ: Мой коллега [ИМЯ] любезно предложил остаться и прикрыть мою работу. Он/она супергерой. Если ваш запрос срочный, вы можете связаться с ним/ней по адресу [EMAIL].
Хорошей недели!

Бонус Сообщение об отпуске по беременности и родам

В некоторых случаях вы можете отсутствовать по причинам, не связанным с отпуском.Обязательно настройте ответ об отсутствии на работе для долгосрочного отпуска по болезни и отпуска по беременности и родам.

Чтобы оживить сообщения автоответчика, вы можете отправить изображение вместо обычного ответного письма, как показано в примере ниже.

Хотите добавить изображение, но отредактировать его для собственного использования? Пожалуйста, посетите Venngage, чтобы отредактировать шаблон. Вы найдете ряд других шаблонов на выбор.

Заключение

Как и многие люди, вы можете не осознавать, что ваше сообщение об отсутствии — это уникальная возможность запомниться и сделать чей-то день лучше, чем просто сказать им, что вас нет.Он не должен быть длинным или сложным — просто вдумчивым и интересным. Итак, в следующий раз, когда вы будете настраивать автоответчик, используйте его, чтобы информировать, помогать или радовать отправителя электронной почты. Для вас это будет весёлым занятием, а для них приятным сюрпризом!

Какое лучшее сообщение об отсутствии на работе вы получили или написали? Дайте нам знать, поделившись в комментариях!

Что такое сообщение об отсутствии на работе?

Сообщение об отсутствии на работе — это автоответчик, который вы тщательно разработали для отправки тем, кто пытается связаться с вами, пока вас нет в офисе.

Как настроить сообщение об отсутствии на работе?

Процесс прост. В настройках электронной почты выберите параметр «Файл». Теперь выберите «Автоматические ответы» из данного списка. На этом этапе введите сообщение автоответчика. Затем выберите ОК, чтобы сохранить его.

Почему важно сообщение об отсутствии на работе?

Сообщение об отсутствии на работе важно, потому что оно позволяет информировать людей и подсказывает им, как действовать в ваше отсутствие. Вы также можете выбрать параметры для срочных вопросов в сообщении об отсутствии на работе.

Что вы говорите в сообщении об отсутствии на работе?

Ваше сообщение об отсутствии на работе должно включать период времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе, желательно с указанием точных дат. Вы также должны указать, с кем курьер должен связаться в случае чрезвычайной ситуации. Вы также можете включить рекламные акции и социальные ссылки.

Руководство

: сообщения электронной почты об отсутствии на работе (с примерами)

Карьерный рост
: сообщения электронной почты об отсутствии на работе (с примерами)

Автор: редакция Indeed

9 июня 2021 г.

одобрена карьерным тренером Indeed

Электронное письмо об отсутствии на работе (также называемое ООО-сообщением) — это автоматический ответ, который немедленно уведомляет отправителей о том, что вы в настоящее время находитесь вне своего рабочего места и не будете читать электронные письма или отвечать на них так быстро, как обычно.Это сообщение отправляется как автоматический ответ на любое сообщение, поступившее в ваш почтовый ящик.

Электронная почта — это основная форма общения на рабочем месте как для коллег, так и для клиентов. Если вы не можете отвечать на электронные письма из-за того, что берете отпуск, посещаете рабочее мероприятие или находитесь вне дома по любой другой причине, важно настроить сообщение об отсутствии на работе. Когда люди отправляют электронные письма, они часто ожидают своевременного ответа. Настройка сообщения об отсутствии на работе помогает информировать людей и подготавливает их к действиям в ваше отсутствие.

Вот несколько советов и примеров, которые помогут вам составить профессиональное сообщение об отсутствии на работе.

Когда следует использовать сообщение об отсутствии на рабочем месте?

Правильным этикетом является настроить ответ вне офиса каждый раз, когда вы не можете проверить электронную почту в обычное рабочее время. Собираетесь ли вы в отпуск на несколько недель или просто заняты в течение дня, посещая выездную встречу или отраслевое мероприятие, сообщение ООО подходит.

Даже если вы уже объявили, что вас не будет в офисе, люди будут заняты и могут забыть, что вы недоступны.Автоматический ответ может служить полезным напоминанием для всех, кто пытается связаться с вами, пока вас нет. Это также может быть полезно для вас, позволяя вам лучше сосредоточить все свое внимание на том, что увело вас с рабочего места.

Хорошо составленное электронное письмо вне офиса выполняет следующие функции:

Оно дает инструкции, чтобы коллеги или клиенты не ждали, пока вы ответите на срочный вопрос или проблему.
Это позволяет клиентам или любым другим внешним контактам знать, что вы не игнорируете их сообщения.
Он устанавливает четкие ожидания относительно того, когда вы сможете ответить.

Также хорошей идеей будет настроить сообщение ООО в своей личной учетной записи электронной почты, особенно если вы находитесь в процессе поиска работы и ожидаете ответа от работодателей. Без автоматического сообщения работодатели могут предположить, что отсутствие вашего ответа означает, что вы больше не заинтересованы в этой возможности.

Связано: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать при профессиональном общении

Что я должен включить в свой ответ об отсутствии на рабочем месте?

Наиболее эффективные электронные письма ООО включают следующее:

Дружеское, профессиональное приветствие
Как долго вы будете отсутствовать
Когда отправитель может связаться с кем
8 в случае чрезвычайной ситуации
Предоставьте инструкции для задач, которые вы обычно выполняете
Почему вы отсутствуете (необязательно)

Давайте подробнее рассмотрим каждый из этих элементов электронной почты об отсутствии на рабочем месте, чтобы сослаться назад, когда вы написали свой собственный:

1.

Дружелюбное, профессиональное приветствие

Всегда включайте приветствие, как в любое другое сообщение электронной почты. Например, вы можете начать с чего-то вроде:

Здравствуйте! Спасибо за ваше сообщение.

2. Как долго вы будете отсутствовать

Будьте как можно конкретнее, чтобы отправитель четко понял, как долго вы будете недоступны. Например:

Меня не будет на работе, и я не смогу проверить электронную почту весь день в понедельник, 8 октября, и во вторник, 9 октября.

3. Когда отправитель может ожидать ответа

Сообщите отправителю четкие ожидания относительно ваших планов после вашего возвращения. Если вы будете отсутствовать в течение длительного периода времени и ожидаете возвращения к сотням сообщений, вы можете добавить язык, чтобы отправитель не ожидал услышать от вас сразу после вашего возвращения. Например:

Я вернусь 10 октября и рассмотрю электронные письма как можно быстрее, в том порядке, в котором они были получены.

4. С кем связаться в случае чрезвычайной ситуации

Если сообщение вашего отправителя является срочным, он может не дождаться вашего возвращения, чтобы принять меры.Всегда указывайте контактную информацию менеджера или коллеги, которому будет удобно вести экстренную корреспонденцию в ваше отсутствие. Например:

Если это экстренное сообщение, свяжитесь с моим коллегой по работе с клиентами Анной Смит по адресу [email protected] или 512-555-1234.

5. Предоставьте инструкции для задач, которые вы обычно выполняете

Если есть определенная задача, отчет или ответ, вы должны будете предоставлять ее на регулярной основе, включая информацию о том, где получатель может получить свою информацию.Вы можете решить делегировать эту задачу коллеге или руководителю или сообщить обратившемуся человеку, что вы выполните задачу в определенный день, когда сможете. Например:

Если вы хотите связаться с отчетом об инвентаризации за эту неделю, обратитесь к моему коллеге по адресу tjefferson@company. com.

6. Почему вы отсутствуете (необязательно)

Иногда бывает полезно включить информацию о том, почему вас нет в офисе, чтобы сформировать правильные ожидания. Например, если вы все еще работаете, но путешествуете по делам за пределами страны, вы не сможете получить доступ к электронной почте в то же рабочее время.Например:

В настоящее время я нахожусь за границей по делам. Ожидайте ответа с задержкой, так как мое подключение к Интернету может быть нестабильным.

Связанный: 10 Great Sabbatical Ideas

Примеры сообщений об отсутствии на работе

Ответ недоступен:

Привет,
Спасибо за письмо! В настоящее время я нахожусь вне офиса в отпуске со своей семьей с 11 по 15 июня, и в это время у меня не будет доступа к электронной почте. Я вернусь в офис в понедельник, 18 июня, и обязательно отвечу на ваше сообщение как можно быстрее.
Если вам тем временем понадобится помощь, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к моему менеджеру Крису Родригесу по адресу chris. [email protected] или 212-555-1234 доб. 567.
Хорошей недели.
Спасибо,
Джо Макдугал
Старший менеджер по работе с клиентами

Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо

Задержка ответа:

Привет,
Спасибо за ваше сообщение. В настоящее время я нахожусь за границей по делам до 30 апреля.Я буду периодически проверять электронную почту, но ожидайте ответа с задержкой до 24 часов.
В экстренных случаях свяжитесь с моей коллегой Надей Амин ([email protected]).
Если это техническая проблема, обратитесь в службу технической поддержки по телефону 1-800-555-1212.
Благодарим вас за терпение,
Джессика Руссо
Системный администратор

Процесс настройки автоматических ответов зависит от приложения электронной почты, но обычно выполняется быстро и легко.Используя эти советы и примеры, вы можете создать профессиональное сообщение об отсутствии на работе, которое предоставит отправителям необходимую им информацию.

Как написать электронное письмо с запросом на выходной день (с примерами) — Zippia

Перерыв — нормальная часть поддержания баланса между работой и личной жизнью.

Однако многие специалисты считают пугающим или неудобным отправлять электронное письмо с просьбой об отпуске своему работодателю.

Тем не менее, необходимо сообщить об этом своему руководителю, так как невыполнение этого требования может плохо отразиться на вашем профессионализме и вызвать проблемы в будущем.

В этой статье мы обсудим, почему вы всегда должны писать электронное письмо с просьбой об отпуске и как это сделать. Вы также узнаете полезные советы, а также прочитаете образцы, которые помогут вам составить свой собственный.

Хотите улучшить свое резюме и получить больше интервью? Попробуйте наш бесплатный обзор резюме. Он быстрый и простой в использовании. Кроме того, вы получите конфиденциальную оценку от эксперта по резюме. Посмотрите, насколько сильно ваше резюме.

Почему вы всегда должны писать электронное письмо с запросом на отпуск

Написание четкого и информативного электронного письма с просьбой об отпуске своему руководителю принесет пользу как вам, так и вашей команде.

Преимущества:

Повышает ваши шансы. Если вы попросите у своего начальника отгул позже, а не раньше, есть большая вероятность, что он отклонит вашу просьбу.
С таким коротким временным окном они, скорее всего, не смогут делегировать ваши задачи другому члену команды.
Ваш руководитель также, скорее всего, не оценит ваше короткое уведомление.
Если бы вместо этого вы прямо и дружелюбно попросили отгул заранее, большинство людей расстроились бы, отказавшись от такой просьбы.
Уменьшает нагрузку на вашу команду. То, что вы не на работе, не означает, что кто-то другой не должен выполнять ваши обязанности.
Если вы заранее сообщите своей команде о своем отпуске за несколько недель, они смогут соответствующим образом разделить задачи.
Если вы уйдете внезапно, то один или два члена команды могут быть вынуждены нести всю нагрузку.
Лучше избегать такого сценария, ради них, а также ваших рабочих отношений с ними после возвращения.
Документация. Важно документировать любые утверждения, которые вы получаете на рабочем месте.
Часто что-то может пойти не так, и вы не хотите оказаться в положении, когда ваше слово против чужого.
Письменное доказательство того, что ваш отпуск был одобрен, — это разумный способ защитить себя от возможных проблем.
Польза для вашей карьеры в будущем. Написание эффективного заявления на отпуск является частью создания коммуникативной и профессиональной репутации.
Если вы постоянно уважительно относитесь к другим, ваш начальник вспомнит об этом, когда придет время давать прибавки и продвигать по службе.
Даже после того, как вы покинете свою нынешнюю работу, вы хотите, чтобы это было что-то положительное, что ваш работодатель может сослаться, если его вызовут в качестве рекомендации.
С другой стороны, если вы не уведомите своего работодателя о своем намерении взять отпуск, это может привести к дисциплинарным взысканиям или даже к увольнению.
В таком случае вам все равно придется писать письмо с извинениями за отсутствие.

Как написать электронное письмо с просьбой об отгуле

Написать профессиональное электронное письмо с просьбой об отпуске не так сложно или пугающе, как некоторые думают.

Каждое такое электронное письмо должно быть кратким, но при этом информировать читателя обо всем, что ему нужно знать.

Вот шаги, которые помогут вам в этом:

Напишите краткую прямую тему письма. Хорошее эмпирическое правило для профессиональных электронных писем в целом заключается в том, что получатель должен быть в состоянии понять суть электронного письма, прежде чем открывать его.
Напишите короткую строку, в которой укажите цель вашего электронного письма и даты, когда вы хотите уйти.
В крупной компании вам следует рассмотреть возможность включения вашей фамилии в строку темы, чтобы читатель мог быстро определить, кто вы.
Укажите, почему вы пишете. После вашего приветствия вы должны сразу указать, что цель вашего письма — попросить отгул.
Также укажите, обращались ли вы уже к своему боссу с просьбой.
Укажите даты, которые вы запрашиваете. Укажите, какие даты вы собираетесь вылететь, либо в первой строке вашего электронного письма, либо в начальном абзаце.
Убедитесь, что эти даты совпадают с теми, которые вы указали в строке темы.
Также разумно указать, сколько дней вы используете, если ваша компания практикует политику накопленного отпуска.
Это показывает, что вы понимаете политику своего работодателя, а также помогаете ему обновлять вашу информацию.
Укажите, почему вы берете отпуск (необязательно). Если вы просто хотите быстро отдохнуть от работы или личного дня, то этот раздел не нужен.
Однако, если есть личные проблемы или смягчающие обстоятельства, которые требуют вашего внимания, то указание на них может помочь вашему руководителю решить, утвердить ли ваш отпуск.
Конечно, вам не нужно вдаваться в подробности. Простого упоминания о том, что вам нужно решить семейные проблемы или справиться с болезнью, должно быть достаточно.
Обсудите, как вы готовитесь. Не забудьте заранее объяснить, как вы готовитесь, чтобы облегчить бремя вашего отсутствия в компании.
Это поможет показать ваше чувство профессионализма и повысит шансы на то, что ваш запрос на отгул будет одобрен.
Скажите им, что вы усердно работаете, чтобы убедиться, что все ваши рабочие дела завершены до того, как вы уйдете.Вы знаете обо всех сроках и сделали все необходимые приготовления для их соблюдения, несмотря на ваше временное отсутствие.
Будьте доступны для вопросов. Скажите своему работодателю, что он может свободно обращаться к вам с любыми вопросами или обсуждениями, касающимися вашего отпуска, это профессиональная вежливость.
Это способствует открытому общению между обеими сторонами.

Советы по написанию электронного письма с просьбой об отпуске

Пока вы пишете электронное письмо с просьбой об отпуске, обязательно примите во внимание следующие важные советы:

Сначала обратитесь к своему руководителю лично. Обсуждая свои планы с начальником и переговариваясь друг с другом, вы можете прийти к соглашению о том, как лучше всего провести отпуск.
Вы можете обсудить наиболее удобные для вас даты выезда, альтернативные варианты работы и другие актуальные темы.
Если вы хотите взять отпуск на работе, которую только что начали, вам обязательно нужно лично обсудить свои планы с начальником.
Есть много причин, чтобы сделать перерыв сразу после принятия предложения о работе.Тем не менее, если вы не подойдёте к ситуации деликатно, это может произвести непрофессиональное первое впечатление и запятнать ваши рабочие отношения с компанией в будущем.
Разговор лицом к лицу с кем-то — всегда лучший способ помочь ему понять вашу ситуацию и сопереживать ему.
Уведомляйте как можно раньше. Оставьте своему работодателю и команде как можно больше времени, чтобы подготовиться к вашему отсутствию.
Если вы планируете уехать на несколько дней, достаточно уведомить своего начальника за несколько недель.
Если вы собираетесь уйти в продолжительный отпуск (одна рабочая неделя и более), вы должны предупредить об этом не менее чем за два месяца.
Конечно, если вам нужно срочно взять отпуск по болезни, вы можете уведомить своего работодателя за день до или даже утром о своем выходном.
Изучите политику вашей компании в отношении оплачиваемого отпуска (PTO). Прежде чем написать электронное письмо с просьбой об отпуске, убедитесь, что вы понимаете, как работают политики отпуска вашей компании.
Если вы не можете найти эти политики в справочнике сотрудников, обратитесь к своему руководителю или в отдел кадров.
Напишите дополнительное электронное письмо. Даже если вы уже лично обсудили свой отпуск с начальником, вам следует написать официальное электронное письмо, чтобы задокументировать это событие.
Таким образом, вы можете получить письменное подтверждение деталей вашего отпуска на случай, если вам понадобится вернуться к ним в будущем.
Отправить напоминание по электронной почте. Поскольку рекомендуется отправлять электронное письмо с просьбой об отпуске за несколько недель или месяцев, разумно также отправить его непосредственно перед тем, как вы собираетесь уйти.
Это предотвращает возможность того, что ваш супервизор может быть застигнут врасплох после такого длительного периода времени.

Примеры электронных писем с запросами на отпуск

Вот несколько примеров электронных писем с запросами на отпуск различных типов, которые помогут вам приступить к составлению собственных. Обратите внимание на то, как эти электронные письма следуют структуре, которую мы изложили ранее.

Пример электронного письма с официальным запросом на отпуск

Тема сообщения: Заявка на отпуск 12-26 марта — Дэвид Дейл
Дорогой Тим,
Я пишу это письмо как официальный запрос на двухнедельный отпуск с понедельника, 12 марта, до понедельника, 26 марта. Я вернусь в офис во вторник, 27 марта.
Как мы уже обсуждали на прошлой неделе, я усердно работаю, чтобы выполнить все свои обязанности перед отъездом. Я знаю, что крайний срок нашего проекта истекает в апреле, поэтому я закончил большинство своих предстоящих задач раньше времени, чтобы не отставать от графика.
Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы. Моя рабочая электронная почта — [email protected], а мой номер телефона — (444) 555 8282.
.
Спасибо, что рассмотрели мою просьбу.
С уважением,
Дэвид Дейл

Пример напоминания об официальном запросе на отпуск

Тема сообщения: Напоминание об отпуске с 12 по 26 марта — Дэвид Дейл
Дорогой Тим,
Как мы уже обсуждали в прошлом месяце, меня не будет на работе с понедельника, 12 марта, по понедельник, 26 марта. Я просто хотел напомнить, чтобы не застать вас врасплох.
Я внимательно изучил график нашего проекта, чтобы убедиться, что я выполнил все поставленные передо мной задачи. Я также выполнил свои предстоящие обязанности на следующие две недели раньше запланированного срока, поэтому мы должны продвигаться вперед, как и планировалось, с точки зрения соблюдения сроков проекта.
Конечно, я по-прежнему буду доступен по телефону (444) 555 8283 и по электронной почте [email protected], если вам понадобится связаться.Спасибо.
С уважением,
Дэвид Дейл

Никогда не упускайте подходящую для вас возможность.
Начать

Причины выхода из строя/обслуживания

Когда активны функции приложения Управление номерами>Не работает и Управление номерами>Не работает, OPERA предоставляет два варианта определения помещения, которое невозможно продать из-за повреждения или предстоящего обслуживания: ООО (Не работает) или OOS (Не работает). Разница между этими двумя вариантами заключается в том, включено ли общее количество комнат в доступность объекта, что влияет на процент заполняемости.

Если комната находится в состоянии «Не работает», она недоступна для назначения клеркам на стойке регистрации. Он также будет удален из общего количества свободных номеров. Это эффективно уменьшает общее количество комнат в вашей собственности. Таким образом, на период, когда номер находится в нерабочем состоянии, 100% заполняемость рассчитывается только по оставшимся номерам.Например, если в вашем объекте 100 комнат, а 5 комнат вы размещаете не по порядку, 100% заполняемость составит 95 комнат, а не обычные 100 комнат.

Если комната переведена в состояние «Не обслуживается», она может быть доступна клеркам на стойке регистрации для назначения и остается в подсчете общей доступности комнаты. Это означает, что процент заполняемости рассчитывается путем включения необслуживаемых комнат в общее количество комнат в собственности. Агенты на стойке регистрации могут вернуться из обслуживаемых номеров в свободные номера после завершения ремонта номеров.

Чтобы настроить коды причин выхода из строя и отсутствия обслуживания, выберите Конфигурация>Управление помещениями>Причины выхода из строя.

Экран причин выхода из строя/недействия

Критерии поиска

Выберите соответствующие критерии поиска и нажмите кнопку Поиск.

Шаблон/свойство. Если активен код дополнительной лицензии OPP_MHOT на несколько свойств, коды причин выхода из строя и отсутствия обслуживания могут быть настроены как шаблоны, которые затем можно скопировать в несколько свойств.Чтобы настроить шаблоны, выберите переключатель Шаблон. Чтобы настроить и отредактировать причины для определенных свойств, выберите переключатель «Свойство» и выберите свойство для настройки кодов причин.

Недвижимость. Доступно, когда активна дополнительная лицензия OPP_MHOT Multi-property и выбран переключатель Property. Щелкните стрелку вниз, чтобы выбрать свойство для просмотра или редактирования кодов причин.

Статус. Щелкните стрелку вниз, чтобы отобразить активные или неактивные коды причин.

Сетка результатов поиска

На экране «Не работает/не работает» отображается следующая информация.

X. Доступно только для отображения шаблона. X в этом столбце указывает, что код причины был выбран для действия Копировать. Используйте кнопки «Все» и «Нет», чтобы выбрать или отменить выбор всех кодов причин.

Код причины. Коды причин в модуле «Управление номерами»> «Уборка номеров» для номеров, вышедших из строя и не обслуживаемых, для объяснения запроса на техническое обслуживание номеров. Например, LIG для «Замените сломанный свет» или ACC для «Отрегулируйте слишком холодный кондиционер».

Описание. Описательное объяснение кода.Например, «Заменить сломанный светильник» или «Устранить течь в раковине». Когда вы создаете запрос на техническое обслуживание, вы можете добавить произвольный текст для более подробного описания запроса на техническое обслуживание.

Посл. Число, определяющее позицию товара в списках.

Добавление или редактирование причины неисправности/необслуживания

Если активна дополнительная лицензия OPP_MHOT Multi-property, коды причин можно создавать только для шаблонов. После того как код причины скопирован в одно или несколько свойств, этот код можно отредактировать по мере необходимости для отдельного свойства.

Причины выхода из строя — новые причины или причины выхода из строя — на экране редактирования отображается следующая информация.

Код причины. Код, объясняющий, почему номер находится на техническом обслуживании.

Описание. Описательное объяснение кода причины.

Последовательность отображения. Число, определяющее позицию товара в списках. Коды причин, не имеющие порядкового номера, будут перечислены в алфавитном порядке после тех кодов, которым назначен порядковый номер.

Неактивен. Если этот флажок установлен, код причины становится неактивным и не будет отображаться в качестве варианта выбора при размещении комнат «Не работает» или «Не работает».

Копирование кодов причин

Когда активна лицензия на добавление нескольких свойств OPP_MHOT, вы можете копировать коды причин из шаблона в одно или несколько свойств. После копирования свойства код можно редактировать по мере необходимости. Чтобы скопировать коды причин, выберите коды, которые вы хотите скопировать, поставив X в столбце X.Затем выберите кнопку Копировать. В списке свойств выберите целевые свойства и нажмите кнопку ОК.

Как написать сообщение об отсутствии на рабочем месте во время COVID-19

Все немного не так, как мы продолжаем бороться с пандемией COVID-19. Трудно оторваться от работы, когда «офис» — это обеденный стол, который можно увидеть с дивана. Немного странно брать ПТО, когда путешествия и шумные семейные посиделки кажутся далеким воспоминанием. Возможно, вы работаете в неурочное время, чтобы совмещать уход за детьми и другие обязанности.Или, может быть, ваша постоянная работа стала частичной (или отложенной) в результате экономического спада, который ударил вместе с коронавирусом.

Со всеми этими изменениями самые простые задачи обременены множеством дополнительных вопросов. Возьмите сообщение об отсутствии на рабочем месте. Вам действительно нужен автоответ об отсутствии на работе, если вы не видели офиса с марта? Простой ответ — да.

Зачем устанавливать сообщение об отсутствии на рабочем месте во время COVID-19?

«Цель не в том, чтобы сообщить людям, что вас нет в офисе, а в том, чтобы они знали, что вы не собираетесь отвечать», — говорит карьерный коуч Muse Бенджамин Риттер, основатель Live for Yourself Consulting. Дело не в том, где вы физически находитесь, а в том, увидите ли вы чье-то электронное письмо и сможете ли отреагировать на него в течение обычного периода времени (который может различаться в зависимости от вашей роли, компании и отрасли).

Поскольку многие сотрудники все еще работают удаленно в течение нескольких месяцев после начала пандемии, «я действительно думаю, что сейчас это важнее, чем было раньше», — говорит карьерный коуч Muse Анджела Смит. «С точки зрения того, как заставить удаленную работу работать, — говорит она, — чрезмерная коммуникация является одной из отличительных черт.«В мире, где вы не можете видеть, сидят ли ваши коллеги за своими столами, четкое понимание того, когда вы работаете, а когда нет, имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы.

Но ваше сообщение об отсутствии на работе так же важно для вас, как и для людей, которые его получают, особенно во время пандемии. «Границы сейчас сильно пострадали, — говорит Риттер. Существует большое давление, связанное с отсутствием чего-либо на работе, и этот стресс усилился без типичного разделения между офисом и домом и с дополнительным страхом, вызванным нестабильной экономикой.Сообщение ООО — это шанс установить ожидания, «дать себе немного передышки и убедиться, что другие люди не думают о вас негативно», — говорит Риттер, и это имеет решающее значение для вашего психического здоровья.

Это напоминание вам о том, что вы должны отключиться, говорит Смит, будь то для подзарядки во время вашего пребывания или для решения семейных проблем. И это может дать вам душевное спокойствие, зная, что вы сообщили все, что необходимо для бесперебойной работы в ваше отсутствие.

Несколько быстрых советов для сообщения об отсутствии на работе в связи с COVID-19

Если вы уже писали сообщение об отсутствии на работе, вы наверняка знаете некоторые основы. По большей части они по-прежнему применяются во время пандемии, за некоторыми дополнительными соображениями. Вот краткий обзор того, что вы должны иметь в виду, составляя свой автоответ в эти дни:

Убедитесь, что он актуален: Вы не хотите, чтобы ваша электронная почта об отсутствии на работе устарела. «Он посылает плохой сигнал, если он устарел или неточен», — говорит Смит.«Проверяйте, отслеживайте, обновляйте так часто, как вам нужно».
Укажите альтернативный контакт: Во многих случаях имеет смысл направить людей к кому-то другому, к кому они могли бы обратиться в ваше отсутствие, если их электронная почта требует ответа до вашего возвращения. Если вы собираетесь отсутствовать в почтовом ящике ненадолго и ваша работа обычно не требует быстрых ответов, вы можете пропустить этот шаг, тогда как если вы отсутствовали в течение длительного времени или на неопределенный срок, или от вас обычно ожидают ответ в течение часа, эта информация имеет решающее значение.Где-то посередине используйте свое усмотрение в зависимости от ожиданий от вашей роли и корпоративной культуры. Убедитесь, что вы сначала связались со своим альтернативным контактным лицом, чтобы они не были удивлены никакими вопросами, которые они получают, говорит Смит, и постарайтесь предоставить некоторый контекст в вашем сообщении ООО о том, кто этот человек (включая его роль и, возможно, ссылку на свой профиль в LinkedIn).
Сообщите людям, когда вы вернетесь: Одна из первых вещей, которую люди захотят узнать, когда появится ваш автоответчик, — когда вы прочитаете их электронную почту и сможете ответить на нее.Так что скажите им, когда вы реально ожидаете, что это произойдет.
Скажите им, что привлечет ваше внимание: Постарайтесь успокоить себя тем фактом, что большинство электронных писем могут подождать. Но если вы находитесь в роли, где вы можете предвидеть чрезвычайную ситуацию, четко обозначьте, что привлечет ваше внимание, говорит Риттер. Может быть, это снова электронное письмо с пометкой «срочно» в строке темы. Возможно, он пишет или звонит вам. Возможно, это обращение к коллеге, который знает, как с вами связаться.
Подумайте, кто ваша аудитория: Большинство людей пишет вам по электронной почте коллегам, с которыми вы общаетесь каждый день? Ваш почтовый ящик полон сообщений от давних клиентов? Вы получаете много холодных писем от потенциальных клиентов или незнакомых людей? Ответы помогут вам определить, какой тон, уровень детализации и тип информации вам необходимо предоставить.Например, если вы слышите в основном от друзей и коллег, вы можете использовать более непринужденный тон или делиться более подробной информацией, чем если бы ваша заметка предназначалась в основном людям, которых вы никогда не встречали. Если ваш провайдер электронной почты позволяет, вы также можете настроить отдельные сообщения ООО.
Придерживайтесь политики компании и учитывайте корпоративную культуру: Некоторые организации устанавливают строгие правила общения. «Убедитесь, что это может очиститься и не доставит вам неприятностей», — говорит Риттер. Помимо действующих правил, не забывайте учитывать культуру вашей компании.Ваше сообщение ООО в технологическом стартапе может звучать совсем иначе, чем то, что вы написали бы, если бы работали в корпоративной бухгалтерии.
Вы можете проявить индивидуальность: Если вы считаете это уместным, вы можете придать своему сообщению индивидуальность. Даже если получатель получает автоматический ответ, таким образом он получает представление о человеке, который его установил. «Ты можешь быть забавным, теперь это разрешено», — говорит Риттер. Например, если вы находитесь вне «офиса» на отдыхе, Риттер говорит, что вы можете написать: «Я сижу на хорошем теплом «пляже» в своей гостиной.Я собираюсь греться в лучах своего телевизора». Это может добавить немного легкомыслия и близости в эпоху работы на дому.
Но помните, что вам не нужно переходить на личности: С другой стороны, вы можете столкнуться с трудными, травмирующими личными обстоятельствами во время пандемии коронавируса. Возможно, вы или ваш близкий болен или вы оплакиваете потерю. «Вы всегда можете сделать свое сообщение простым и понятным, и вам не нужно делиться этими подробностями», — говорит Смит.
И будьте чуткими ко времени: Вы также должны быть чуткими к тому, с чем борются другие во время этого беспрецедентного глобального кризиса. Если вы в отпуске, помните, что не у всех есть возможность взять его прямо сейчас. А если вы путешествуете, люди могут негативно отреагировать в то время, когда вирус бесконтрольно распространяется. «Это своего рода проверка привилегий, а не перебор», — говорит Смит.
Выразите благодарность: В эти дни нам всем не помешало бы немного больше.Итак, говорит Смит, почему бы не поблагодарить читателя за терпение и понимание?

Имея все это в виду, прочтите несколько примеров того, что вы могли бы на самом деле написать…

…Если вы взяли перерыв, чтобы подзарядиться

Если вы хотите, чтобы это было просто, вы можете написать:

Строка темы: ООО до понедельника, 30 ноября

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. Я буду в автономном режиме с пятницы, 20 ноября, до праздника Благодарения с ограниченным доступом к электронной почте и отвечу на ваше письмо, когда вернусь в понедельник, 30 ноября. Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с Марией Гонсалес, моим коллегой по цифровому маркетингу. менеджер здесь, в MixCo Media, по адресу [email protected]. Спасибо за терпеливость!

Best,

Divya

Если вы хотите повеселиться с ним, вы могли бы сказать что-то вроде:

Тема Строка: Из «Офиса» до 2/8

Здравствуйте,

Большое спасибо за ваше сообщение! Я упаковал свой импровизированный офис на неделю, чтобы никуда не ходить и ничего не делать.Я могу окунать пальцы ног в ванну, а не в океан, и готовить для себя свои любимые рецепты Smitten Kitchen, а не баловаться в модном ресторане, но я все еще пытаюсь отключиться и перезарядиться.

Я заблокирую свой почтовый ящик, поэтому, если вам что-то понадобится до понедельника 08. 02, обратитесь к Молли Фитцджеральд, экстраординарному менеджеру по работе с клиентами, по телефону [email protected] . Если это срочно, она узнает, как связаться со мной, когда я смотрю свой 14-й выпуск подряд The Great British Bake Off .

Ура,

Катя

…Если вы болеете или ухаживаете за больным

не стесняйтесь делиться подробностями. Вы можете просто использовать такие слова, как «семейная ситуация» или «семейные дела», которые, по словам Смита, автоматически вызывают расположение.

Строка темы: Вдали от моего почтового ящика

Здравствуйте,

Я ООО, занимаюсь семейными делами и периодически проверяю электронную почту.Хотя у меня еще нет ожидаемой даты возвращения к работе, я с нетерпением жду возможности прочитать вашу записку, когда вернусь. А пока вы можете связаться с Дэниелом Эпштейном, директором по работе с клиентами, по адресу daniel. [email protected].

Всего наилучшего,

Джанет

…Если вы сейчас работаете по другому графику вы пытаетесь совместить работу с заботой о детях, вы можете использовать сообщение ООО для общения и установления ожиданий.Вы можете написать:

Тема письма: ООО/Новый график до февраля

Здравствуйте,

В настоящее время я работаю неполный рабочий день: понедельник и среда с 9:00 до 17:00 и пятница с 9:00 до 13:00. Если вы получили это сообщение, значит, вы связались со мной, когда я не в сети. Если вам нужно немедленно поговорить с кем-то, Шивон, наш сотрудник отдела кадров, может указать вам правильное направление. С ней можно связаться по телефону siobhan@techco.ком .

Заранее благодарим за понимание и терпение!

Best,

Deja

Или вы могли бы установить сообщение:

Строка темы: Оффлайн до 16:00909

Привет,

м вдали от моего стола, наблюдая за онлайн-обучением. Прочитайте: я пытаюсь заново выучить деление в четвертом классе, чтобы помочь своему четверокласснику закончить этот рабочий лист и напомнить своему первокласснику, как отключить звук в Zoom.Я вернусь в сеть сегодня днем в 16:00, чтобы прочитать ваше сообщение.

Пожелайте мне удачи!

Брайан

…Если вы уволены

Вам решать, хотите ли вы явно указать, что вас уволили. Если вы работаете в компании или отрасли, где значительная часть рабочей силы была уволена, может возникнуть путаница, если вы не скажете об этом. Вы можете написать:

Строка темы: В отпуске на неопределенный срок

Здравствуйте,

Спасибо за письмо.В настоящее время я нахожусь в отпуске на неопределенный срок и не буду проверять электронную почту в это время. Пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой, Дариусом Робинсоном, менеджером проекта в музее, который может ответить на любые вопросы или помочь вам найти нужный контакт, пока меня нет. С ним можно связаться по телефону [email protected] .

Я с нетерпением жду возможности снова поработать с вами в ближайшее время!

Оставайтесь в безопасности,

Akiko

Если вы предпочитаете не делиться спецификой, вы можете сказать:

Тема Строка: ООО до 15 января 2021

Hello,

Спасибо за письмо.Я буду не в сети до середины января без доступа к электронной почте. А пока свяжитесь с Майей Шварц, менеджером по продажам и маркетингу, по телефону [email protected] .

Спасибо за терпение.

Бест,

Брендан

Став является заместителем редактора The Muse, где она освещает вопросы карьеры и работы, уделяя особое внимание разнообразию, равенству и интеграции на рабочем месте. До прихода в The Muse Став была штатным корреспондентом Newsweek, и ее работы также публиковались в таких изданиях, как The Atlantic, The Forward и Newsday. Став получил степень бакалавра. по истории с несовершеннолетним по танцам в Стэнфордском университете и имеет степень магистра из Колумбийской школы журналистики. В 2016 году она выиграла премию Марты Коман на титульной странице Клуба женщин-журналистов Нью-Йорка как лучший новый журналист. Она предпочитает солнечный свет и неохотно переносит зиму. Вы можете найти ее в LinkedIn и Twitter, а также посетить ее веб-сайт здесь.

Еще от Става Зива
15 лучших примеров сообщений об отсутствии на работе, которые вас вдохновят + советы
Когда вы уходите из офиса в отпуск или даже просто на выходные, не собираясь проверять почту, вы иногда можете застрять за своим столом гораздо дольше, чем вам нужно.
Это потому, что вам нужно написать еще одну вещь, прежде чем закрыть ноутбук и перейти в «автономный режим». Сообщение об отсутствии на рабочем месте.
Это может быть легко, особенно если вы просто хотите поскорее покончить с этим. Но, может быть, вы чувствуете себя модно или хотите активизировать свою маркетинговую игру по электронной почте и хотите изменить скучный автоматический ответ на что-то более причудливое. Или, может быть, вы вообще не знаете, как начать. К счастью, мы здесь, чтобы помочь.
Если вы хотите узнать, что такое сообщение об отсутствии на работе и как его настроить, перейдите к разделу Краткое руководство по сообщениям об отсутствии на работе.
Содержание
Примечание редактора: Новый пользователь GetResponse? Это мощный, упрощенный инструмент для отправки электронных писем, создания веб-страниц и автоматизации маркетинга. Начните сегодня с нашим бессрочным тарифным планом.

Лучшие примеры сообщений об отсутствии на работе
В прошлом месяце мы попросили некоторых из наших друзей по переписке привести их любимые примеры электронных писем об отсутствии на работе, которые заставили их посмеяться, были творческими или по-своему интересными.
Вот самые популярные примеры сообщений об отсутствии на работе, которые мы получили (в произвольном порядке):
1. Когда вы наслаждаетесь Рождеством (и не планируете работать!)
Тема письма: Out For The Праздники… Но пока ты у меня есть:
Мы занимались поиском ссылок для клиента и получили блестящий автоматический ответ от Майкла.
Отличный характер, ясно дает понять, что будет веселиться и баловаться, но по-прежнему остается профессионалом (поэтому мы обязательно подождем, пока этот период закончится, прежде чем снова связаться с ним!)
И он также список полезных сообщений в блоге, которые он написал.Что, с нашей точки зрения, чрезвычайно полезно, поскольку мы можем предложить поделиться одним или несколькими из них в социальных сетях, когда он вернется к нам.
— Амит Радж, создатель ссылок и основатель @ Amit Digital Marketing
2. Смешайте праздничный юмор, человечность и прикол
Тема сообщения: Пропустил меня на волосок
Это был большой год для Патрика Кодду, основателя Supply. И его ответ об отсутствии на рабочем месте привлекает получателей к этому факту, но не выглядит высокомерным.
Как? Размещая ссылки на два самых популярных видеоролика своего бренда на YouTube (включая его победу на SharkTank), а также каламбуры, связанные с бритвой, и праздничный юмор. В то же время он устанавливает четкие ожидания относительно своей доступности — или ее отсутствия. Отличная работа!
— Тейлор Холидей, управляющий партнер и генеральный директор Common Thread Collective
.
Если вы хотите узнать об автоматизированных электронных письмах, см. нашу статью 30+ автоматических электронных писем, которые вы должны отправлять сегодня.
3.Еще один забавный факт: я ООО!
Это электронное письмо от Денниса из Core Dna было отправлено нам Джорди ван Рейн, консультантом по электронному маркетингу в EmailMonday. Он сказал, что это просто слишком смешно, чтобы не включить, и я согласен!
Электронное письмо состоит из всех необходимых элементов, а также МНОГО забавных фактов , которые заставят получателей улыбнуться!
Это отличный пример нарушения правил, чтобы люди получали еще больше удовольствия от ваших электронных писем. Список не имеет отношения к самому сообщению? да.Вы потратите хотя бы 15 минут, чтобы проверить все эти ссылки? Кроме того, да. Но так ли это весело и суперинтересно? Определенно!
4. Что-то умное, доступное только инсайдерам отрасли
Тема строка : 302: Временное перенаправление
Очень неприятно, когда тебе нужно связаться с кем-то, а он недоступен. Поэтому мне нравится делать этот унылый автоответчик «вне офиса» немного более интересным, чтобы поднять настроение. Поскольку Terakeet является корпоративной SEO-компанией, я включаю вызывающий автоматический ответ, который получат только другие SEO-специалисты.Надеюсь, это заставляет других чувствовать себя умными, а меня выглядеть умным.
– Йонас Сиклер, SEO-менеджер Terakeet
.
5. Покажите, что вам не все равно, и покажите, как заботиться о себе
Тема Строка: Время простоя — часть моей рутины заботы о себе
Хотя юмор, смайлики и сарказм хорошо смотрятся в сообщениях ООО, мне нравится обезоруживающая искренность Эмбер Хоторн, основательницы Bambu Earth. Для компании по уходу за кожей, которая якобы заботится о «настоящей красоте» (и включает советы по питанию и другие советы по образу жизни в дополнение к рекомендациям по уходу за кожей, ориентированным на продукты), имеет смысл только то, что Эмбер сказала бы: «Эй, я беру отпуск». для ухода за собой, и вы должны тоже.
Я даже прочитал это и подумал: «Она права: эти 3 рекомендации, наверное, мне очень помогут».
Это супербренд, и это просто заставляет меня доверять и восхищаться Amber и Bambu Earth гораздо больше.
— Эндрю Фэрис, генеральный директор 4×400
.
6. ПОЦЕЛУЙ (или проще говоря, глупый)
Тема строка : ООО до 2 января
Лично я большой поклонник передачи максимального количества информации с наименьшим количеством слов (или простоты).Хотя это ООО является стандартной проблемой и не сравнится с некоторыми действительно забавными, представленными здесь; Я добавляю немного «ха, попался!» тип юмора в сочетании с заверением, что я вернусь к ним, как только это будет возможно.
– Адитья Шет, контент-маркетолог Venngage
7. Если вы продаете снежные конусы (или что-то еще)… установите это
Тема строка: Snowed Under Sno Cones Love You!
Подчеркивает индивидуальность бренда.Никто не возражает дождаться ответа, если вы вкалываете, делая снежные конусы, которыми дети будут восхищаться маме долгие годы (плюс еще несколько, чтобы бросить в вашего надоедливого младшего брата!).
Но что, если у кого-то серьезное пристрастие к снежным конусам, и он нуждается в лечении СЕЙЧАС? Затем в компании есть прямой номер мобильного телефона владельца (он же Sno Cone Mogul).
– Крис фон Уилперт, руководитель Content Maverick в Content Mavericks
8. Плохие и хорошие новости
Мне очень нравится структура этого сообщения от Никласа Дорна, генерального директора Filestage.Это добавляет изюминку в повествование электронной почты.
Он начинается с плохих новостей о том, что отправитель недоступен, но все же предоставляет полезное решение, если у получателя есть срочный запрос: хорошие новости . В случае, если получатель не нашел информацию, которую искал, есть еще одна ссылка на блог компании, что является умным ходом.
— Макс Бенц, стратег по контенту в Let’s be crazy
9. Пусть ваш смайлик говорит сам за себя и продает (без продажи)
Тема Строка: Я 😶 за 🎁, но не будь 😢…
Это был один из немногих праздничных ответов ООО, который я сразу же сделал скриншот и подумал про себя: «Я должен украсть это!» Почему? Три причины.
Во-первых, электронная почта источает индивидуальность в мире автоответчиков, в котором доминируют обыденные и унылые вещи.
Во-вторых, это просто; а именно, инструкции по выбору собственного приключения.
В-третьих, он содержит самый мета «PS», который я когда-либо видел в своей жизни — рекламный ход, который не похож на рекламный:
«PS. Я уверен, вы догадались, что это автоответчик… но разве это не весело? Если вам нужна помощь, чтобы ваши автоматы чувствовали себя людьми, у меня есть для вас 🎁 !» (жирная часть связана с их статьей)
Эта ссылка перенаправила меня на статью, изображенную ниже:
Мой ответ? 🧠 + 💣 = 🤯 (я же говорил, что собираюсь украсть!)
– Аарон Орендорф, основатель iconiContent
10.Вне офиса с CTA
Тема сообщения: Нет на месте до 2 января
Мне нравится сообщение об отсутствии на работе от Бертрана, основателя Youzign. Есть несколько вещей, которые мне нравятся в этом шаблоне. Первый абзац:
– Устанавливает ожидания – есть четкая тема, которая усиливается в первом предложении
– Второе предложение описывает, что делать в случае чрезвычайной ситуации
– Параграф заканчивается объяснением того, когда вы вы, скорее всего, услышите ответ от автора
Это охватывает почти все, что вам нужно от шаблона вне офиса. Второй абзац больше похож на PostScript с актуальным для бизнеса призывом к действию.
— Нико Принс, основатель Launch Space
.
11. Если вы что-то продаете, сейчас самое время удалить меня из списка… и ознакомиться с этими крутыми предложениями!
Это полностью заранее. Во-первых, он просит вас прекратить спамить….
«Если вы продавец и это ваша третья или четвертая непрошеная попытка продать мне что-то… сейчас самое время пересмотреть наши отношения и, возможно, исключить меня из своего списка.”
Затем он предлагает вам ссылки на контент, предлагает сделать пожертвование в некоммерческую организацию и даже подать заявку на любую из его открытых вакансий. Насколько это здорово?
Один из лучших, что я когда-либо видел. Это автоматический способ делать хорошие вещи.
— Энди Крестодина, соучредитель и директор по маркетингу Orbit Media Studios
.
12. Джон Сноу
На это я наткнулся в статье в New York Times. Я включаю его сюда, потому что считаю, что это отличный пример использования текущих событий или поп-культуры для привлечения внимания людей.Это также отличный способ сказать, что вы в отпуске, не выпендриваясь и не хвастаясь. Конечно, это будет зависеть от культуры работы вашей организации, поскольку некоторые предприятия могут потребовать более серьезного подхода. Но если вы можете получить немного больше удовольствия от своих сообщений, то этот тип сообщений великолепен.
«Спасибо за письмо, но меня нет на месте. Моя семья направляется на север с запасом драконьего стекла для нашего друга Джона Сноу. Если у нас будет время, мы, вероятно, выйдем за стену, но пока не уверен.Так что, пока мы идем и делаем это, у меня не будет с собой ни телефона, ни компьютера (все равно за стеной прием ужасный)».
– Никола Балдиков, менеджер по цифровому маркетингу Brosix
13. Использование GIF и актуальных культурных ссылок
Тема сообщения: Нет на работе до 6 января — Вот как.
Коротко и мило. Это позволяет мне знать, почему вы ушли, когда вы вернетесь, и, самое главное, они сразу установили со мной взаимопонимание.Поскольку я страстный поклонник «Звездных войн» и смотрю «Мандалорца», это заставило меня улыбнуться и захотеть наладить отношения с человеком на другой стороне этого письма.
– Элиз Инграм, редактор HireWriters
.
14. Время отпусков!
Тема сообщения: Нет на работе до 2 января
В сообщении говорилось:
«Спасибо, что связались со мной. Я вне офиса, отдыхаю с друзьями.
Если вы все еще работаете и хотите пообщаться, некоторые из моих коллег работают для вас и ответят на ваше письмо в течение 24 часов.”
Упоминание о том, что вы расслабляетесь, создаст неформальную атмосферу. Кроме того, говоря, что ваши коллеги свяжутся с вами, вы даете надежду на то, что мы разберемся с вашим вопросом.
– Кристина Краевская, менеджер по социальным сетям Whatagraph
15.
Делимся впечатлениями и отдыхом
Вы можете подумать, что я играю в свой собственный рог, потому что следующее сообщение принадлежит мне. И ты не ошибся! Я горжусь этим письмом, и оно напоминает мне о моей большой поездке в Калифорнию.
Я должен был отсутствовать более двух недель, поэтому хотел убедиться, что люди понимают, насколько важно для меня это отсутствие. Вот почему я придумал беззаботный ответчик в отпуске, демонстрирующий мое волнение.
«Здравствуйте,
Спасибо за письмо! Сейчас меня нет на работе до 2 сентября.
И, пока я еду в Сан-Франциско, я буду очень занят ♫ носить цветы в волосах и встречаться там с нежными людьми ♫ это означает, что, к сожалению, я не смогу ответить.
Но наш блог не уходит в отпуск, так что следите за обновлениями на getresponse.com/blog 😉
Я отвечу, как только вернусь.
Лучшее»,
Я использовал свой обычный непринужденный тон, чтобы это не звучало как робот. Я поделился своим волнением и совместил его с любовью к музыке. И, наконец, что не менее важно, я закончила его ссылкой на наш блог, чтобы у моих контактов было что почитать в ожидании моего ответа!
Краткое руководство по сообщениям об отсутствии на работе
Ниже вы найдете ответы на вопросы «что», «почему» и «как» автоответчиков ООО.
Что такое сообщение об отсутствии на работе?
Сообщение об отсутствии на работе (или ООО электронная почта) — это своего рода автоответчик по электронной почте, который автоматически отправляется всем, кто пытается связаться с вами по электронной почте, когда вы не можете ответить.
Это вне офиса или вне офиса?
Иногда это сбивает с толку, но практическое правило таково: вы можете сказать, что вас нет на месте, но обычно, когда вы обращаетесь к автоответчику, это не так.
Зачем устанавливать автоответчик об отсутствии на работе?
Когда люди ожидают, что вы ответите быстро, и вы знаете, что вас не будет в почтовом ящике в течение длительного времени, важно настроить автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте, чтобы ваша репутация осталась нетронутой, а ваши контакты т разочарован. Он также может предоставить ценную информацию. Например, если вы обычно помогаете людям с неотложными вопросами по электронной почте, вы можете направить их к своему прикрытию или другим источникам помощи.
Чего можно добиться с помощью хорошего сообщения об отсутствии на работе?
Автоответчик не обязательно должен быть обычным электронным письмом с уведомлением. На самом деле вы можете достичь некоторых из ваших бизнес-/маркетинговых целей, если вы напишете креативный текст с учетом указанных целей.
Преимущества хорошо продуманного автоответчика могут заключаться, например, в увеличении количества конверсий или посещаемости вашего веб-сайта. Вы можете продвигать свой контент, направлять людей в свои профили в социальных сетях или даже использовать копию, чтобы подчеркнуть голос вашего бренда.
Но (по крайней мере для меня) самое главное, чего можно добиться с помощью такого письма, — это минимизировать число обычно все более агрессивного «почему ты не отвечаешь? ты здесь? просто напоминание (…)», которые вам придется прочитать, когда вы вернетесь.
Как настроить сообщение об отсутствии на работе?
Когда у вас есть готовая копия и все детали (даты, альтернативная контактная информация и т. д.), создание ООО довольно просто и не должно занимать более 5 минут вашего времени.У каждого провайдера электронной почты свой процесс, поэтому было бы лучше, если бы вы проверили точные инструкции на их страницах справки/поддержки. (Вот два самых популярных, если вам нужно быстрое решение: Outlook и Gmail)
Как правильно написать сообщение об отсутствии на работе?
Создание автоответчика вне офиса может быть очень простым, если вы знаете основы. Это потому, что даже самое короткое правильное ООО письмо всегда должно состоять из нескольких простых элементов (и некоторой важной информации).
Что включить в сообщение об отсутствии на работе?
строка темы – это может быть просто «автоматический ответ»
что-то вроде приветствие – всегда приятно быть вежливым, даже если вас на самом деле нет. Простое «привет» или «спасибо за письмо» будет высоко оценено!
информация о том, что это автоматический ответ (во избежание путаницы)
что вас нет на работе / отошли от клавиатуры (ну… ну!)
даты вашего отпуска или время, когда вы снова будете доступны – так, например, «меня нет на работе на этой неделе», «я в отпуске с MM/DD до MM/DD» или «я вернусь в следующий понедельник»
будь то и , когда вы ответите – честно говоря, я не могу вспомнить ни одного случая, когда в вашем электронном письме ООО было бы указано, что вы не будете отвечать на входящие электронные письма, когда вернетесь.Но обычно вежливо включать что-то вроде «Я отвечу на ваше письмо как можно скорее».
контактная информация для срочных вопросов — будь то ваш номер телефона или адрес электронной почты вашего коллеги, вы должны предоставить альтернативный способ связаться с вами (или с кем-то, кто может оставить вам ответ). Вы можете просто использовать «В срочных случаях, пожалуйста, свяжитесь с [имя], [адрес электронной почты]» или «Пока меня нет в офисе, напишите мне на Facebook»
Ошибки, которых следует избегать при отправке электронной почты вне офиса
Вы можете разнообразить электронное письмо тысячами способов, но (как всегда) есть границы, которые вы не должны пересекать.
Вот что вы должны опустить в своем автоответчике:
Слишком короткий
«ООО. Я вернусь в следующем месяце». — если вы не имеете в виду Терминатора или вам нужно было уйти с работы очень-очень быстро, такого сообщения просто недостаточно. Подарите своим контактам немного любви!
Звучит слишком взволнованно что вы не работаете
Конечно, отпуск — это волнительно, а перерыв от ответов на электронные письма — это огромный подвиг.Но подумайте дважды, прежде чем писать «ох, какое облегчение, надеюсь, я больше никогда не вернусь к работе!». Это немного непрофессионально и создает плохой имидж вашего бренда или работодателя. То же самое относится и к фразе «получи удовольствие от работы, пока я провожу время в своей жизни!» — мы рады, что вы взволнованы, но нет необходимости сильно сгибать , что .
Быть крайне непрофессиональным
Существует тонкая грань между письмом «веселое, но все же профессиональное» и письмом «пожалуйста, не показывайте это HR».Вот почему «Сейчас я наслаждаюсь мимозами у бассейна» было бы нормально, но «Хватит писать мне, я совсем вымотался, увидимся позже, лохи» ОПРЕДЕЛЕННО не будет .
Простой шаблон сообщения об отсутствии на работе
Вот как может выглядеть простое, понятное и профессиональное сообщение об отсутствии на работе:
Здравствуйте,
Спасибо, что связались с нами. В настоящее время я нахожусь вне офиса, и у меня нет/ограниченный доступ к электронной почте. Я вернусь [ММ/ДД] и постараюсь ответить на ваше письмо как можно скорее.
В срочных случаях, пожалуйста, свяжитесь с моим коллегой [ИМЯ]: [адрес электронной почты] или [номер телефона].
Спасибо за понимание.
С уважением,
[ИМЯ]
Помните — вам не нужно придерживаться какого-либо шаблона. Вы можете сделать это весело и лично. (Тем не менее, имейте в виду, что это сообщение, вероятно, будет получено профессионалами, коллегами и т. д., поэтому оно не должно быть слишком случайным.)
И, как я уже говорил, с его помощью можно достигать различных целей.
Получение максимальной отдачи от сообщения ООО
В свой автоответчик можно включить много разных вещей – пояснения, почему вы не сидите за клавиатурой, шутки, обещания быстрого ответа… Назовите что угодно. Но почему бы не разбросать немного стратегии тут и там?
Вот что вы можете сделать:
привлечь потенциальных клиентов: поощрить людей подписаться на вашу рассылку с помощью ссылки, чтобы они не слишком скучали по вам, пока вас нет
привлечь трафик на ваш контент: аналогично совету выше вы можете упомянуть недавнюю статью в своем блоге, электронную книгу или тематическое исследование, над которым вы работали так долго, что вам пришлось сделать столь необходимый перерыв
создать возможности для нетворкинга: недоступен из-за конференции, которую посещает ваша компания, или речи, которую вы произносите, призовите людей прийти, чтобы сказать привет
, развивайте свои социальные сети следующим образом: тонко намекните, что вы можете оставаться на связи через социальные сети, или что вы будете публиковать удивительные истории в Instagram во время отпуска или что профиль вашей компании в Facebook — это комическое облегчение, которое им понадобится, если они начнут скучать по вашим остроумным каламбурам в ветке электронной почты
заявите о своем бренде: общайтесь с забавным текстом, используйте смайлики и веселые остроты — делайте то же самое в своем автоответчике. Это может показаться неискренним, если вдруг произойдет переключение на «Уважаемый господин или госпожа, я не нахожусь в офисе и не имею доступа к моему почтовому ящику, но выражаю благодарность за ваше электронное письмо»
*Бонус*: купить больше времени для ответа. Это скорее напоминание, чем совет, но если вы узнали свои ошибки и знаете , к тому времени, когда вы вернетесь, вы будете полностью завалены электронными письмами — скажите, что вы ответите, когда вам удастся пройти через них. ваш почтовый ящик (а не в тот момент, когда вы ступаете на работу).Вы не будете так нервничать, отвечая на каждое электронное письмо в первый рабочий день, а ваши контакты будут немного терпеливее.
Какой у вас не офисный стиль?
Вы предпочитаете забавные электронные письма вне офиса или краткие, прямолинейные? Вы когда-нибудь получали автоматический ответ, который, по вашему мнению, был не похож ни на один другой? Дайте нам знать в комментариях ниже!
Использование правил для создания сообщения об отсутствии на работе
Когда вы нажимаете Файл в Outlook, вы должны увидеть экран, который выглядит примерно так:
Если вы видите кнопку с надписью Автоматические ответы , см. раздел Отправка автоматических ответов об отсутствии на работе из Outlook.В противном случае выполните следующие действия, чтобы создать шаблон для ответа на сообщения и настроить Outlook для ответа на каждое полученное сообщение.
Создать шаблон об отсутствии на работе
В Outlook создайте новое сообщение электронной почты.
Введите тему и текст сообщения для своего шаблона об отсутствии на работе.
Выберите Файл > Сохранить как .
Дайте вашему шаблону имя и в раскрывающемся списке Сохранить как тип выберите Шаблон Outlook (*.oft) .
Вы можете изменить расположение своего шаблона, но вы также можете выбрать расположение по умолчанию, обычно это c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates . Нажмите Сохранить .
Вы можете создавать новый шаблон каждый раз, когда находитесь вне офиса, или повторно использовать существующий шаблон. Теперь вы готовы использовать этот шаблон для создания правила об отсутствии на работе.
Создать правило отсутствия на рабочем месте
Выберите файл > Управление правилами и оповещениями .
В диалоговом окне «Правила и оповещения » на вкладке «Правила электронной почты » щелкните «Новое правило ».
Под Начните с пустого правила , нажмите Применить правило к сообщениям , которые я получаю , и нажмите Далее .
Чтобы отвечать на каждое полученное сообщение электронной почты, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и снова нажмите Далее . Выберите Да , когда Outlook спросит, хотите ли вы применить это правило ко всем сообщениям.
В разделе Что вы хотите сделать с сообщением в Шаг 1. Выберите действия , выберите ответ с использованием определенного шаблона .
Под Шаг 2: Отредактируйте описание правила , щелкните подчеркнутый текст для конкретного шаблона .
В поле Look In в верхней части окна Select a Reply Template выберите User Templates in File System .
Выберите созданный выше шаблон, а затем выберите Открыть и Далее .
Вы можете добавить любые необходимые исключения, затем выберите Далее .
Дайте вашему правилу имя, например, «Нет на месте».
По умолчанию Включить это правило отмечено флажком. Если вы готовы включить ответ об отсутствии на работе сейчас, выберите Готово . В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позже.
Примечание . Чтобы правило автоматически отправляло ответы на ваши сообщения электронной почты во время вашего отсутствия, вы должны оставить Outlook запущенным.
Включить правило
Если вы создали шаблон и правило об отсутствии на работе за несколько дней до того, как они вам понадобились, включите правило, выполнив следующие действия.
Выберите файл > Управление правилами и оповещениями .
В диалоговом окне Rules and Alerts на вкладке E-mail Rules найдите созданное правило и установите флажок слева от правила.Затем выберите OK .
Создать шаблон об отсутствии на работе
В Outlook создайте новое сообщение электронной почты.
Введите тему и текст сообщения для своего шаблона об отсутствии на работе.
Выберите Файл > Сохранить как .
Дайте вашему шаблону имя и в раскрывающемся списке Сохранить как тип выберите Шаблон Outlook (*. oft) .
Вы можете изменить расположение своего шаблона, но вы также можете выбрать расположение по умолчанию, обычно это c:\users\username\appdata\roaming\microsoft\templates .Нажмите Сохранить .
Вы можете создавать новый шаблон каждый раз, когда находитесь вне офиса, или повторно использовать существующий шаблон. Теперь вы готовы использовать этот шаблон для создания правила об отсутствии на работе.
Создать правило отсутствия на рабочем месте
Выберите Инструменты > Правила и оповещения .
В диалоговом окне «Правила и оповещения » на вкладке «Правила электронной почты » щелкните «Новое правило ».
Под Начните с пустого правила , нажмите Применить правило к сообщениям , которые я получаю , и нажмите Далее .
Чтобы отвечать на каждое полученное сообщение электронной почты, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и снова нажмите Далее .Выберите Да , когда Outlook спросит, хотите ли вы применить это правило ко всем сообщениям.
В разделе Что вы хотите сделать с сообщением в Шаг 1. Выберите действия , выберите ответ с использованием определенного шаблона .
Под Шаг 2: Отредактируйте описание правила , щелкните подчеркнутый текст для конкретного шаблона .
В поле Look In в верхней части окна Select a Reply Template выберите User Templates in File System .
Выберите созданный выше шаблон, а затем выберите Открыть и Далее .
Вы можете добавить любые необходимые исключения, затем выберите Далее .
Дайте вашему правилу имя, например, «Нет на месте».
По умолчанию Включить это правило отмечено флажком. Если вы готовы включить ответ об отсутствии на работе сейчас, выберите Готово . В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позже.
Примечание . Чтобы правило автоматически отправляло ответы на ваши сообщения электронной почты во время вашего отсутствия, вы должны оставить Outlook запущенным.
Включить правило
Если вы создали шаблон и правило об отсутствии на работе за несколько дней до того, как они вам понадобились, включите правило, выполнив следующие действия.