Образец учет рабочего времени: Табель учета рабочего времени на 2021 год: образец заполнения — Бухонлайн

Процедура утверждения графика работы при суммированном учете рабочего времени законом не установлена. Рекомендуется предусмотреть ее в правилах внутреннего трудового распорядка. . Утверждение графика может быть одним из способов введения такого учета. На практике такой график работы утверждают приказом и (или) специальным грифом утверждения, который ставят на первой странице в правом верхнем углу графика работы.

Рекомендуется ознакомить работников с графиком работы при суммированном учете под подпись – это подтвердит, что работник был в срок извещен о своем графике и знал, когда ему нужно работать. Работники могут, например, расписываться непосредственно в графике работы или на листах ознакомления, которые оформляются приложением к графику.

Ответственность за нарушении процедуры составления графика

При нарушении порядка ведения графика работы возможно привлечение отвественных к административной ответственности по ст. 5.31 КоАП РФ или  по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП.

Как заполнить табель учёта рабочего времени

Табель нужен, чтобы вести учёт рабочего времени сотрудников. А делать это должны все работодатели без исключения. По табелю можно понять, кто и сколько часов отработал в каждом месяце. Это важно для контролирующих органов и расчёта зарплаты. ФСС может запросить табель, чтобы проверить, правильно ли вы рассчитали пособие сотруднику, трудинспекция — не ущемляете ли вы его права, а налоговая — не завысили ли вы свои расходы на зарплату.

Какие формы бывают

Обычно используют унифицированные формы табеля Т-12 или Т-13. Выберите одну из этих форм или разработайте свой более простой бланк табеля с обязательными реквизитами.

Табель составляют ежемесячно, а выглядит он как таблица: по вертикали список сотрудников, по горизонтали дни месяца. В клеточках показывают, когда и сколько сотрудник трудился, отдыхал или болел. Это делают с помощью буквенных и цифровых обозначений, которые перечислены на титульном листе формы № Т-12. Чаще всего вы встретитесь с такими:

— «Я» или «01» — работа в дневное время.

— «В» или «26» — выходные дни и нерабочие праздничные дни.

— «ДО» или «16» — отпуск без сохранения заработной платы.

— «ОТ» или «09» — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

— «Б» или «19» — временная нетрудоспособность с назначением пособия.

А если используете собственную форму табеля, то сами решаете, какими в нем будут условные обозначения. Можно выработать свои или использовать обозначения из унифицированных форм табелей.

Пример

В понедельник бухгалтер Даша отработала 6 часов, а на 2 часа отпросилась с работы, потому что плохо себя чувствовала. Во вторник она поправилась и остальные дни недели отработала полностью. В табеле учета рабочего времени эта неделя у Даши будет выглядеть так:

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Как график влияет на табель

Самый понятный и распространенный метод ведения табеля — метод сплошной регистрации явок и неявок на работу, где каждая клетка заполняется своим кодом. При нормальном 8-ми часовом рабочем дне ставят «Я» или «01», а ниже 8.

В табеле ставят код «Я» или «01» и указывают фактически отработанное время. При этом нужно следить за тем, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени сотрудника не превысила норму. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели — 40 часов.

Сменная работа вводится, когда в день нужно поработать больше 8 часов.

В табеле также отмечают фактически отработанные часы. Работа в дневную смену — код «Я» или «01». Если смена сотрудника приходится и на дневное, и на ночное время, поставьте его рабочее время через дробь или отведите отдельную строку. Код для работы в ночное время — «Н» или «02».

Пример

Трудяга Ваня работает с 10 утра до 10 утра следующего дня по сменному графику «сутки через трое». Его рабочее время переходит на следующий день, а значит:

— в первый день Ваня отработал 12 дневных часов: с 10:00 до 22:00 и 2 ночных: с 22:00 по 00:00;

— во второй день 6 ночных: с 00:00 по 06:00 и 4 дневных с 06:00 по 10:00, поэтому табель заполняем так:

Некоторым работникам не получается соблюдать нормы труда, поэтому им устанавливают ненормируемый рабочий день.

Работа сверх нормы для таких сотрудников дополнительно не оплачивается, но отмечать в табеле часы переработки сверх графика нужно: исключений  тут трудовой кодекс не предусматривает.

Как учитывать время переработки таких сотрудников — решайте сами. Универсальный способ: добавить в табель условное обозначение специально для учета рабочих часов, отработанных сверх графика. Например, буквенного кода «НР». Тогда под кодом «Я» в табеле будете вести учет рабочих часов по графику, а под дополнительным кодом — учёт часов сверх графика.

Как быть в особых случаях

Внешний совместитель

В табеле показывайте время, которое по факту отработал совместитель, но не забывайте про ограничения трудового законодательства.

Сотрудник не может работать больше 4 часов по совместительству, если весь день работал по основному месту. Больше четырех часов совместитель работает только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.

Не запрещено указывать и дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 4 часа 15 минут, то в табеле проставляйте дробное число — 4,25 часа (4 ч + 15 мин: 60 мин/ч).

Внутренний совместитель заболел

Поставьте в табеле код «Б» или  «19». Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. При оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника — как основной, так и по совместительству.

Сотрудник отработал полный день, а вечером его отправили на больничный

По факту сотрудник отработал день полностью и не важно, что этим же вечером ему оформили больничный лист. Поэтому в табеле поставьте код «Я» или «01» с полными рабочими часами.

Выходной в командировке

Для командировки используют код «К» или  «06». Для выходных дней — код «В» или «26». Поэтому, если у сотрудника выходной в командировке, используйте двойной код: «К/В» или «06/26». Он покажет, что это командировка и сотруднику нужно начислить суточные, а код «В» — что сохранять средний заработок за этот выходной день не нужно.

Если сотрудник в свой выходной в командировке работает, используйте код «К/РВ» или «06/03». Ведь ему полагаются не только суточные, но и оплата в повышенном размере или отгул. «РВ» или «03» — это коды для работы в выходные и нерабочие праздничные дни.

Как вести табель учёта в Эльбе

Эльба ежемесячно готовит табель учёта рабочего времени по форме №Т-13 в задаче по выплате зарплаты и НДФЛ: шаг Расчёт зарплаты → Распечатать. Эльба умеет готовить табель только для нормального режима работы: 5-ти дневная 40 часовая неделя. Если у сотрудника другой график работы, то табель можно скачать в exсel и подправить вручную.

Статья актуальна на 08.02.2021

для Excel

В Интернете вы можете найти всевозможные программы для учета рабочего времени для предприятий любого размера. Некоторые решения для отслеживания времени упрощают учет времени прихода и выхода и отслеживание часов, отработанных над конкретными проектами, будь то с помощью мобильных приложений, машин для хронометража или веб-расписаний. Наше решение для учета рабочего времени позволяет отслеживать вашу работу над конкретными проектами с помощью простой электронной таблицы.

Объявление

Чтобы отслеживать часы работы над проектами, а не регистрировать фактическое время работы, вы можете попробовать шаблон еженедельной карты рабочего времени.В этом шаблоне также есть скрытый столбец, который позволяет вам записывать отработанные минуты, а не вводить время начала / окончания.

Шаблон учета рабочего времени

Описание

Этот шаблон учета рабочего времени разработан для фрилансеров, юристов, инженеров, субподрядчиков и других профессионалов, у которых есть несколько клиентов или которым необходимо отслеживать время, отработанное над несколькими проектами и задачами. Его также можно использовать в качестве счетчика рабочего времени сотрудников, но некоторые функции, такие как отслеживание выставленных часов и счетов, могут не потребоваться.

Шаблон отслеживания времени использует многие специальные функции Excel, такие как сводные таблицы, срезы и раскрывающиеся списки. Для настройки этих функций могут потребоваться более глубокие знания Excel, но эта часть уже была сделана за вас. Просто следуйте нескольким простым инструкциям в таблице, чтобы начать использовать счетчик времени.

Использование шаблона учета времени

Использование журнала учета рабочего времени

На снимке экрана выше показан рабочий лист TimeLog, в котором вы записываете отработанные часы, вводя дату, проект, задачу, время начала и время окончания.Если вы делали перерывы, которые не должны включаться в оплачиваемые часы, вы можете ввести время в минутах.

Проекты и задачи : В столбцах «Идентификатор проекта» и «Идентификатор задачи» используется проверка данных для создания раскрывающихся списков, которые позволяют выбирать из текущего активного набора проектов. Список идентификаторов задач зависит от идентификатора проекта, поэтому элементы в раскрывающемся списке будут меняться в зависимости от выбранного идентификатора проекта.

Отслеживать отработанное время : В верхней части таблицы приводится сводная информация об общем количестве отработанных часов за текущий день, текущую неделю и настраиваемый период времени, который можно изменить, указав даты начала и окончания.

Пометка часов как выставленных : электронная таблица не включает счет-фактуру, но вы можете загрузить шаблон счета-фактуры для использования вместе с этим счетчиком времени. После выставления счета за отработанные часы обновите журнал учета рабочего времени, поставив «x» в столбце Счета. Вы можете ввести другое значение, например «н / д», если хотите отслеживать работу, за которую не взимается оплата.

Отслеживание счетов-фактур : Помимо указания того, были ли оплачены часы, вы можете захотеть включить связанный номер счета-фактуры.Это будет в основном для целей учета. Номер счета больше нигде в шаблоне не используется.

Добавление дополнительных строк : В таблице журнала учета рабочего времени используется специальная функция Excel «Таблица», поэтому вы можете добавить дополнительные строки внизу, просто перетащив нижний угол таблицы вниз. Вы также можете вставлять строки в таблицу традиционным способом. Замечательная особенность функции «Таблица» заключается в том, что формулы в «Часы» и «Текущий период» автоматически копируются при вставке или добавлении новых строк.

Запись отработанных минут : Если вы хотите иметь возможность вводить количество минут, отработанных над проектом в данный день, вместо того, чтобы записывать время начала и окончания, откройте столбец H и используйте столбец отработанных минут. Это может быть удобно, если вы используете шаблон только для оценки времени, потраченного на различные задачи, а не для выставления счетов или расчета заработной платы.

Настройка проекта и списков задач

Клиенты и клиенты могут приходить и уходить. Проекты и задачи могут время от времени меняться.Мы упростили обновление отображаемых проектов и задач. Просто отредактируйте таблицу на листе «Проекты», показанном на изображении ниже. Поместите «x» в столбец «Активный» для всех проектов / задач, которые должны отображаться в раскрывающихся списках.

Обновление сводных таблиц : Мы использовали специальный прием Excel в нашей электронной таблице для отслеживания времени для создания зависимых списков проектов / задач. Справа от таблицы «Проекты и задачи» вы увидите две сводные таблицы, которые выглядят следующим образом:

После редактирования и сортировки таблицы «Проекты и задачи» просто обновите сводные таблицы, нажав CTRL + ALT + F5 или выбрав «Данные»> «Обновить все».

Создание отчетов из журнала учета рабочего времени

Рабочий лист отчета использует сводную таблицу, которая упрощает создание различных сводных отчетов (см. Изображение ниже). Поля с кнопками справа от сводной таблицы называются «Срезами сводной таблицы» и позволяют быстро фильтровать столбцы «Текущий период» и «Счета», просто нажимая на кнопки. Чтобы удалить фильтр, вы можете щелкнуть маленький значок фильтра в правом верхнем углу слайсера.

Чтобы обновить отчет, вы можете выбрать ячейку в отчете, затем щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Обновить» или перейти к «Данные»> «Обновить все»> «Обновить» или нажать ALT + F5. Использование срезов автоматически обновит сводную таблицу.

Сводка отработанных, но еще не выставленных счетов

Для создания счетов-фактур вам необходимо знать, сколько часов было отработано над различными проектами или для разных клиентов. Установите Текущий период на «(Все)» и выставьте счет на «(пусто)».

Сводка отработанных часов за определенный период

Если вы используете счетчик времени для отчета о часах, отработанных над конкретными проектами за определенный период времени, установите для параметра «Текущий период» значение «да», а для параметра «Счета» — «(все)».

Измените даты начала и окончания текущего периода с помощью рабочего листа TimeLog. Как это работает: в столбце «Текущий период» используется формула для пометки всех записей, попадающих в этот период, как «да». Сводная таблица позволяет выполнять фильтрацию по этому столбцу, выбирая только строки, отмеченные «да».

Связанное содержимое

бесплатных шаблонов расписания в Excel, PDF, Word

Если есть одна вещь, с которой согласны и сотрудники, и работодатели, так это то, что учет рабочего времени — чрезвычайно утомительный процесс.

Чтобы упростить процесс, загрузите три бесплатных шаблона расписания сотрудников в форматах MS excel, Google Sheets, MS Word или PDF, приведенных в этой статье.

Вы также можете использовать автоматический инструмент учета рабочего времени вместо заполнения таблиц или PDF-файлов вручную.

Использование автоматизированного инструмента учета рабочего времени, такого как Time Doctor, предоставит вам гораздо более точные отчеты без дополнительных усилий вручную, что сэкономит ваше время и деньги.

Чтобы узнать, как Time Doctor автоматически отслеживает время, перейдите к этому разделу этой статьи.

О чем мы расскажем в этой статье:

3 типа бесплатных табелей для загрузки:

Вы можете щелкнуть ниже, чтобы перейти к каждому шаблону (в форматах MS excel, Google Docs, MS Word и PDF)

Автоматическое отслеживание рабочего времени

Основы расписания:

————————————————–

Шаблон еженедельного расписания Бесплатно

Шаблоны еженедельного расписания используются, когда вы рассчитываете рабочее время и периоды оплаты на еженедельно.

Примечания к нашему шаблону простого еженедельного расписания:

Поле «Начало недели» автоматически вводит дату сегодня и заполняет столбцы «дата» и «день» соответственно.Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы бесплатно предоставили только пустые шаблоны табелей учета рабочего времени для Microsoft Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————––

Шаблон двухнедельного расписания Бесплатно

Если вы подсчитываете рабочее время и периоды оплаты каждые две недели, то расписание будет раз в две недели шаблон подойдет вам больше.

Примечания к нашему двухнедельному простому шаблону расписания:

В поле «Начало недели» автоматически вводится сегодняшняя дата и соответственно заполняются столбцы «дата» и «день». Вы можете изменить это вручную.

Общее количество отработанных часов сотрудником рассчитывается автоматически. Вам нужно только ввести данные о времени ожидания и времени ожидания.

Общая заработная плата рассчитывается автоматически на основе установленной вами ставки за час.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel.Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————––

Шаблон ежемесячного расписания Бесплатно

Этот шаблон табеля более подробный, поскольку он обеспечивает обзор ваших ежемесячных рабочих часов и оплата, а также еженедельная разбивка этих данных. Вы даже можете разделить это на полумесячный табель.

Примечания к нашему шаблону простого ежемесячного табеля:

В этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени в поле «Месяц» автоматически вводится текущий месяц. Вы можете изменить это вручную, указав любую дату месяца, для которого хотите создать табель.

Даты и дни автоматически заполняются в соответствии с полем «Месяц» ежемесячного расписания Excel. Сюда входит столбец «Начало недели».

Общее количество отработанных часов сотрудником автоматически рассчитывается ежемесячно в этом бесплатном ежемесячном табеле учета рабочего времени. Вам нужно только ввести данные о времени входа и времени ожидания в разделе «Еженедельная разбивка».

Общая сумма оплаты рассчитывается автоматически на основе установленной вами почасовой ставки и периода оплаты.

Автоматические вычисления применимы только к этим версиям: Google Таблицы и Microsoft Excel. Мы предоставили только пустой шаблон табеля учета рабочего времени для Word и PDF.

Скачать табель рабочего времени Ссылки:

————————————————–

Ограничения ручного отслеживания времени с помощью шаблонов

Использование электронных таблиц или документов для отслеживания времени имеет несколько ограничений. Гораздо эффективнее автоматизировать учет рабочего времени с помощью такого инструмента, как Time Doctor.

1) Фактор человеческой ошибки

Человеческая ошибка создает массу возможностей, которые могут привести к массовым ошибкам в таблицах учета рабочего времени Excel.Например, простое использование неправильных формул, включение неправильных форматов или ошибочное исключение показателей может привести к огромным ошибкам в расчетах ставок заработной платы сотрудников.

Фактически, одна из самых распространенных человеческих ошибок в расписаниях Excel — это их ошибочное удаление. Попытка восстановить эти удаленные листы может быть очень сложной задачей и неизбежно привести к кризису.

2) Несоответствие между фактическими отработанными часами и зарегистрированными отработанными часами

Хотя вы должны доверять своим сотрудникам, вы не можете гарантировать, что каждый из них будет точным в своих отчетах.В отчетах о фактически отработанных часах могут быть даже непреднамеренные ошибки.

К сожалению, таблицы Excel не позволяют отслеживать фактическое количество отработанных часов в режиме реального времени. Таблицы рабочего времени основаны на заявленных отработанных часах, вставленных в таблицы вручную.

Расхождение примерно в 5-10 минут каждый день может не быть проблемой, но когда эта разница возрастет, вы можете потерять много денег.

3) Вы не можете изменять или обновлять данные

Отслеживание времени всегда включает элементы модификации — будь то внезапная новая задача или если что-то занимает больше времени, чем ожидалось — всегда должно быть место для корректировки.

Однако изменение данных в традиционных шаблонах Excel — это очень трудоемкий процесс.

Эта трудность имеет серьезные последствия, когда обновления появляются слишком поздно и сотруднику уже выставлен счет за меньшее количество часов, чем фактически отработано.

4) Сложно оценить производительность

Конечно, табели учета рабочего времени Excel предоставляют менеджерам все часы, отработанные работниками за определенную неделю или месяц, но это слишком много данных, чтобы их можно было обработать за один раз.

Формат этих данных не способствует принятию важных решений. Кроме того, довольно высоки шансы того, что менеджер неверно истолкует информацию, поскольку пройти через все это довольно сложно.

5) Проблема с историческими данными

Вы должны помнить, что табели учета рабочего времени Excel не предназначены для хранения исторических данных. Это означает, что довольно часто для экономии места более ранние выпуски отчетов перезаписываются и обновляются.

Обратной стороной является то, что у вас больше нет доступа к более старым данным.

Самый большой недостаток отсутствия доступа к историческим данным заключается в том, что компании не могут определять долгосрочные тенденции и анализировать производительность с течением времени или даже иметь доказательства для разрешения споров в отношении отработанных часов в будущем.

6) У вас нет доступа к отчетам «в реальном времени»

Расписания часто отправляются менеджерам на еженедельной основе.

Это означает, что менеджеры не получают обновленную информацию о часах работы сотрудника в режиме реального времени. Проблема здесь в том, что менеджеры получают только «отложенную копию», часто эти листы могут не отражать то, что происходит в настоящее время, или были ли какие-либо изменения в обстоятельствах.

Кроме того, эти отчеты могут затеряться в почтовом ящике менеджеров или они могут получить неправильную, устаревшую версию файла.

7) Их склонность к сбою

Чем чаще обновляется или публикуется лист Excel, тем выше вероятность того, что файл будет поврежден и станет непригодным для использования. Вы не можете пойти на такой риск, когда дело доходит до важной задачи учета рабочего времени.

————————————————–

Используйте инструмент автоматического отслеживания времени

Если вам нужен более эффективный способ учета времени, то, что требует меньше времени на управление и Анализируйте, автоматизированный инструмент онлайн-отслеживания для вас.

Профессиональные табели учета рабочего времени, такие как Time Doctor, являются отличной альтернативой табелям рабочего времени сотрудников, выполняемым вручную. Time Doctor — это инструмент учета рабочего времени, который предоставляет вам автоматические отчеты о рабочей деятельности ваших сотрудников, включая:

• Задачи, над которыми они работали
• Время, которое им потребовалось
• Какие сайты они посещали в обычное время
• Время и время выхода и многое другое.

С помощью этих программных часов отслеживать отработанное время стало еще проще!

Несколько основных функций Time Doctor

Простое отслеживание времени для задач

Сотрудники должны запускать таймер, связанный с задачей, и Time Doctor запускается в фоновом режиме, регистрируя, сколько времени сотрудник тратит на эту конкретную задачу.Нет необходимости в каком-либо ручном калькуляторе расписания — им просто нужно входить и выходить. Это значительно упрощает весь процесс учета рабочего времени для отдельных задач.

Мониторинг использования

С помощью Time Doctor вы можете отслеживать неэффективное использование времени — например, время, которое ваши сотрудники проводят на непродуктивных сайтах, таких как YouTube и Facebook, — чтобы убедиться, что ваши сотрудники не расслабляются в обычные часы. Когда сотрудник заходит на подобные веб-сайты, Time Doctor автоматически отправляет всплывающее окно с вопросом, работают ли они еще.

Это очень полезная функция, которая обычно не доступна в такой упрощенной форме в других инструментах учета рабочего времени, таких как программа расписания Dovico, Toggl и т. Д.

Time Doctor также может делать скриншоты экранов сотрудников через случайные промежутки времени во время их работы. часы работы, чтобы убедиться, что они работают. Вы можете отключить эту функцию, если хотите. Если вы все же используете это, мы рекомендуем вам сообщить своим сотрудникам, что вы делаете снимки экрана.

Программное обеспечение также автоматически предполагает, что сотрудник берет перерыв, если он бездействует в течение трех минут.Это гарантирует, что программное обеспечение не запустится по ошибке, когда ваши сотрудники находятся в перерывах на обед или просто делают небольшую передышку.

Излишне говорить, что обычная электронная таблица не сможет контролировать ваших сотрудников в такой степени.

Advanced Reporting

Отчеты о времени, создаваемые Time Doctor, намного более подробны, чем те, которые вы получаете из обычного табеля рабочего времени, что делает процесс учета рабочего времени более значимым.

Вы можете просматривать данные по нескольким параметрам в мгновение ока.У вас есть доступ к подробным отчетам об использовании времени, отсортированным по отдельным лицам, группам, проектам и временным периодам — ​​чего вы не получите в обычных таблицах и табелях учета рабочего времени.

Вот некоторые отчеты, к которым у вас есть доступ при использовании Time Doctor:

1) Отчет расписания

Отчет расписания показывает общее количество часов, отработанных вашими сотрудниками за определенный период, чтобы вы имели представление о том, что они все готово. Более того, вы можете легко экспортировать их в любой из них.Форматы CSV или .XLS для упрощения хранения.

2) Отчет об использовании времени

С его помощью вы можете увидеть, над чем работал каждый отдельный член команды в определенный период. Поскольку Time Doctor требует, чтобы пользователи вводили задачу, над которой они работают, перед отслеживанием, у вас будет точная разбивка того, сколько времени каждый пользователь потратил на каждую задачу в течение периода.

3) Ежедневный отчет временной шкалы

Как и шаблон ежедневного расписания, ежедневный отчет временной шкалы дает вам подробную разбивку всей работы, которую ваши сотрудники сделали за день — вы будете знать, над какими задачами работали, кем и для сколько.

4) Отчет по проектам

Подобно расписанию проекта, отчет по проектам фокусируется на отдельных проектах. Вы получаете разбивку по времени, затраченному на задачу в целом, а также определяете, какой член команды потратил на нее больше всего времени.

5) Отчет о посещаемости

Отчет о посещаемости значительно упрощает отслеживание отсутствующих в удаленной группе. У вас будет список всех отсутствующих на неделе с указанием причин, по которым они не смогли приехать.

6) Отчет о неэффективном использовании рабочего времени

Time Doctor имеет встроенную защиту, гарантирующую, что ваши сотрудники проводят время в нужных местах.

Сайты, такие как Reddit, Facebook, Youtube, Twitter и т. Д., Классифицируются как потенциально неэффективное использование времени (этот список можно настроить, и эту функцию можно отключить).

Time Doctor будет записывать, какие из этих сайтов посещал сотрудник, когда они его посещали и как долго, обеспечивая эффективное управление временем.

Думайте об этом как о калькуляторе табеля рабочего времени, предназначенном для отслеживания часов, потраченных на задачи, над которыми вы не хотите, чтобы ваши сотрудники работали.

7) Отчет об использовании Интернета и приложений

Этот отчет демонстрирует все использование Интернета и активность приложений каждого сотрудника. Однако он недостаточно подробный, чтобы показать вам, какие из этих приложений или сайтов были непродуктивными — вам придется использовать отчет о неэффективном использовании времени, чтобы отслеживать это.

Контроль конфиденциальности

Time Doctor предоставляет вашим сотрудникам всю необходимую им безопасность в отношении их конфиденциальности при использовании приложения для учета рабочего времени.Ничего не будет записано или отслеживаться, если они отметят, что они не работают.

Также, если снимок экрана был сделан, когда они были в перерыве и забыли приостановить Time Doctor, у них есть возможность удалить его.

Множественные интеграции

Time Doctor имеет несколько интеграций с инструментами, которые ваша команда, возможно, уже использует, такими как Todoist и Slack, что значительно упрощает переход к использованию программного обеспечения для учета рабочего времени сотрудников с традиционной электронной таблицы.

————————————————–

Что такое табель учета рабочего времени?

Табель учета рабочего времени — это электронная таблица, в которой указывается, сколько времени сотрудник потратил на выполнение различных задач. Ваши сотрудники вводят точное время, когда они начинают работу в течение дня, а также время, когда они выходят из системы — это когда они выходят из системы. Затем подсчитывается общее время, отработанное над отдельными задачами. Это так просто.

Очень полезно отслеживать, сколько времени сотрудник работает. Это не только делает весь процесс расчета заработной платы за общее количество отработанных часов намного более прозрачным, но также гарантирует, что ваши сотрудники останутся организованными.

В идеале это обязательные поля данных для расписаний:

• Имя сотрудника и идентификационный номер, если применимо
• Строка для каждого дня недели
• Столбец для даты, времени начала и времени окончания
• В некоторых случаях столбец для перечисления сверхурочных часов и отпусков по болезни
• Область, в которой руководитель и сотрудник могут поставить подпись для подтверждения точности информации в табеле рабочего времени

—————————— ———————–

Применения табелей учета рабочего времени

Как упоминалось ранее, профессиональные табели рабочего времени могут быть полезным инструментом для процесса мониторинга ваших сотрудников.

Вот несколько причин, по которым вам следует использовать табель рабочего времени:

Для ведения учета и разрешения споров

Основная причина, по которой работодатели используют табели рабочего времени, заключается в том, чтобы вести учет того, сколько часов работают их сотрудники, и регистрировать любые сверхурочные, затраченные на них. • Если у них есть организованный и надежный способ отслеживания объема работы своих сотрудников, он позволяет измерять их производительность. Если их зарплата привязана к отработанному времени (например, для внештатных сотрудников или членов команды по контракту), табели учета рабочего времени упрощают выплату им соответственно.

Это также позволяет избежать ситуации, когда между работодателем и работником возникает серьезный спор о заработной плате по поводу проделанной работы и последующей оплаты сверхурочной работы. Поскольку имеется точный учет отработанных часов сотрудников, эти споры о заработной плате можно легко разрешить.

Предоставление точных ценовых предложений клиентам

Еще одно преимущество регистрации общего количества отработанных часов состоит в том, что клиентам проще предоставлять точные расценки. Имея надежный табель учета рабочего времени, независимые подрядчики могут с большей уверенностью сообщать клиентам расценки.Это также увеличивает прозрачность всего процесса, поскольку клиенты знают, сколько часов заняли определенные задачи и почему с них взимается X сумма за эти оплачиваемые часы.

Для повышения производительности задач

В подробном расписании сотрудники могут указать время, которое они тратят на повторяющиеся задачи в течение дня. Работодатели могут использовать эту информацию, чтобы подсчитать, сколько часов в целом уходит на выполнение этих конкретных задач, и повысить продуктивность команды при выполнении повторяющихся и регулярных задач.Кроме того, с помощью точного способа измерения отработанных часов сотрудниками период оплаты труда сотрудников может быть скорректирован для компенсации отпуска по болезни.

Однако создание таблицы с нуля для отслеживания общего количества отработанных часов и последующего расчета соответствующей оплаты по почасовой ставке, как это, может стать утомительным процессом, особенно если вы делаете это вручную в бумажных табелях учета рабочего времени.

Это одна из самых больших жалоб, которые мы слышим от владельцев малого бизнеса, которые только что наняли своего первого сотрудника или фрилансера и не думают, что они вполне готовы вкладывать значительные средства в программное обеспечение, такое как калькулятор таймеров — они, похоже, не могут сделать процесс расписания достаточно эффективным.

Чтобы помочь вам в этом, мы предоставили вам бесплатные шаблоны табелей учета рабочего времени, каждый из которых имеет разные форматы в соответствии с вашими потребностями. Просто скачайте их и используйте, чтобы упростить отслеживание рабочего времени!

Однако, если вы хотите опробовать автоматизированные табели учета рабочего времени, щелкните здесь, чтобы узнать, как Time Doctor готовит для вас автоматизированные табели учета рабочего времени.

———————————————–

Как оптимизировать процесс учета рабочего времени

Теперь, когда у вас есть готовый бесплатный шаблон табеля рабочего времени, пора его представить своим сотрудникам и сделайте весь процесс максимально простым.

Вы можете сделать это, сосредоточив внимание на распространении и сборе табелей учета рабочего времени.

Распределение

Хотя некоторые организации по-прежнему используют бумажные табели учета рабочего времени, большинство из них перешли на онлайн-табели учета рабочего времени для простоты их распространения.

• Вы можете загрузить онлайн-таблицу в общую рабочую учетную запись, такую ​​как Google Docs или Dropbox, где каждый сотрудник имеет доступ к электронной таблице в любое время.
• В качестве альтернативы, если ваши сотрудники работают в совершенно разных условиях и требуют других табелей учета рабочего времени, вы всегда можете отправить их лично по электронной почте.
• Чтобы упростить доступ к ним, мы включили несколько форматов электронных таблиц одного и того же шаблона Excel Free — выберите тот, который удобен вам и вашим сотрудникам.

Сбор

• Убедитесь, что вы установили крайние сроки для всех ваших сотрудников, чтобы отправить свои табели учета рабочего времени. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники отправляли табели учета рабочего времени в разные дни.
• Укажите формат, в котором шаблон расписания сотрудника должен быть отправлен руководителю.Будет ли он отправлен непосредственно вам по электронной почте, загружен в общую учетную запись или даже распечатан в бумажных табелях учета рабочего времени. Обеспечение единообразия всегда облегчает процесс.
• Убедитесь, что они подписали / отметили заявление об одобрении в формах, когда передают его вам. Вы также хотите включить раздел, в котором они будут указывать все сверхурочные часы и взятые отпуска по болезни.

————————————————–

Два основных совета по использованию табелей учета рабочего времени

Сохраняйте простоту

Вы хотите, чтобы табель учета рабочего времени был максимально простым для понимания. Ваши сотрудники не должны запутаться в том, где и что им нужно вводить. Таблицы рабочего времени должны упростить процесс учета рабочего времени для работодателя и сотрудников, а не наоборот.

Категоризация

Чтобы сделать процесс еще более оптимизированным, попробуйте назначать задачи с кодовыми номерами, которые сотрудники могут записывать в свои табели учета рабочего времени. Таким образом, вы можете узнать, сколько времени сотрудники тратят на выполнение конкретных задач, что поможет вам лучше анализировать данные для планирования будущих расписаний задач.

Мы все согласны с тем, что табели учета рабочего времени — невероятно полезный инструмент. Однако бумажные табели учета рабочего времени или даже традиционные онлайн-табели учета рабочего времени — не самый эффективный способ учета рабочего времени.

Последние мысли

Получите Time Doctor за 9,99 долларов США на пользователя в месяц, если вам нужен простой и эффективный метод учета рабочего времени. Если вы все еще сомневаетесь, воспользуйтесь этой бесплатной пробной версией, чтобы получить доступ к нашему бесплатному программному обеспечению расписания на 14 дней (не нужно указывать данные кредитной карты) и посмотрите, насколько оно эффективно по сравнению с любыми традиционными электронными таблицами или другим программным обеспечением.

Если программное обеспечение не то, что вам нужно, загрузите наш бесплатный шаблон пустой таблицы учета рабочего времени, который лучше всего подходит для вас и вашего бизнеса.

Будь то электронные таблицы еженедельно или раз в две недели, эти шаблоны расписаний сотрудников обязательно помогут вам и вашей команде сосредоточиться на важных задачах и оставаться продуктивными вместо того, чтобы тратить все силы на отслеживание рабочего времени сотрудников.

Карло Борха — менеджер по интернет-маркетингу TimeDoctor.com. Он удаленный работник, специалист по цифровому маркетингу, серийный любитель кофе и многие другие.

Получите больше подобных материалов

Подпишитесь на наш список рассылки и получайте интересные материалы об удаленной работе и продуктивности на свой почтовый ящик.

Мы уважаем вашу конфиденциальность и серьезно относимся к ее защите.

Как отслеживать время в электронной таблице

Табличный метод учета рабочего времени

Учет времени в электронной таблице имеет жизненно важное значение для ведения четких, чистых и легкодоступных записей времени, которое вы отслеживали на работе — позже вам понадобятся эти данные для кадровой службы и расчета заработной платы, выставления счетов клиентам, соответствия государственным требованиям (DCAA, FLSA ), а также отчеты о статусе проекта, которые вы отправляете клиентам.

Метод отслеживания времени в виде электронной таблицы включает в себя ввод времени, которое вы тратите на выполнение задач, в шаблоне электронной таблицы.

В зависимости от того, что вы хотите видеть в своем отчете расписания, вы можете открыть электронную таблицу Excel или таблицу Google и добавить «Время начала», «Время окончания», «Почасовая ставка», «Клиент», «Активность», «Итого». Часы работы »,« Сверхурочная работа »,« Заработанная сумма »и другие параметры, которые вам понадобятся.

Затем вам нужно будет вручную ввести эти данные перед регулярной отправкой таблицы на утверждение вашему руководителю (обычно еженедельно, раз в две недели и ежемесячно).

Шаблоны времени для электронных таблиц

Вы можете скачать бесплатные шаблоны электронных таблиц (в формате Excel или Google Sheets) и заполнить их.

Ежемесячно Еженедельно Ежедневно сотрудник Ежедневный руководитель Проекты

Ежемесячная таблица

Электронная таблица ежемесячного учета рабочего времени с: временем начала, временем окончания, началом обеда, окончанием обеда, отпускными / больничными часами, обычными часами, сверхурочными часами, общим количеством отработанных часов, ежемесячными общими суммами и заработной платой и почасовой ставкой.

Скачать: Excel • Google Таблицы

Еженедельная таблица

Еженедельная таблица учета рабочего времени с теми же данными, представленными только по неделям, с еженедельными итогами и оплатой.

Скачать: Excel • Google Таблицы

Ежедневная таблица сотрудников

Таблица ежедневного учета рабочего времени для сотрудников, с разделением дней на часы (7:00 — 20:00), где сотрудники могут указать, над чем они работали в течение каждого рабочего дня.

Скачать: Excel • Google Таблицы

Таблица ежедневного руководителя

Таблица ежедневного учета рабочего времени для супервизоров, где супервизоры могут вводить почасовую ставку сотрудника, идентификатор сотрудника, время начала, время окончания, количество отработанных часов, заработную плату и дневные итоги для каждого сотрудника.

Скачать: Excel • Google Таблицы

Таблица проектов

Электронная таблица учета рабочего времени проекта, где вы можете ввести идентификатор проекта, клиента, активность, время начала, время окончания, оплачиваемые часы и общее количество оплачиваемых часов для каждого проекта, над которым вы работали.

Скачать: Excel • Google Таблицы

Минусы отслеживания времени в электронной таблице

Хотя эта традиционная интерпретация метода электронных таблиц достаточно проста, у нее есть свои недостатки:

• Ввод времени и всех данных каждый раз вручную занимает много времени
• Создание различных шаблонов расписаний для различных данных, которые вам нужно ввести, занимает много времени.
• Вам нужно будет запомнить проекты и задачи, над которыми вы работали, а также время, которое вы на них потратили
• Вам придется заполнять, распечатывать и хранить бумажные табели учета рабочего времени
• Более вероятно, что вы сделаете ошибку, два или десять, если всегда будете вводить время и данные вручную
• Вам нужно будет добавить сложные формулы в систему Excel или Google Sheet, чтобы рассчитать оплачиваемое время и другие необходимые данные

В целом, традиционный метод электронных таблиц служит своей цели с точки зрения того, что позволяет вам указывать время начала, время окончания, общее количество отработанных часов и другие данные отслеживания времени в простой форме — но было бы лучше, если бы вы максимально автоматизировать процесс учета рабочего времени в электронной таблице.

Бесплатное онлайн-приложение для учета рабочего времени

Clockify — это приложение для электронных таблиц и расписаний для отслеживания времени, которое помогает улучшить, ускорить и упростить отслеживание рабочего времени. Вы и ваша команда просто вводите время в личном расписании, которое Clockify суммирует в визуальных отчетах, которые впоследствии можно отправлять и экспортировать в виде настраиваемых файлов CSV и Excel.

Clockify — это современное приложение для табеля рабочего времени сотрудников, которое работает в браузере. Clockify упрощает сбор табелей учета рабочего времени и анализ времени, поэтому вам больше не нужно заполнять, сканировать и хранить бумажные табели учета рабочего времени.

Ввод времени в табель учета рабочего времени

Ввод времени в виде расписания с помощью Clockify аналогичен отслеживанию времени проекта в Excel — вы определяете проект, над которым работаете (это может быть название проекта, но вы также можете указать «отпуск», «сверхурочные» , или «больничный» в качестве проектов) и введите время, которое вы потратите на эти проекты, по дате в пару кликов.

Экспорт отчетов о времени в виде настраиваемых электронных таблиц (CSV, Excel)

Вы сможете загружать редактируемые файлы CSV и Excel из записей времени, созданных в Clockify.Просто выберите тип отчета, который вы хотите создать (Сводный, Подробный или Еженедельный), отфильтруйте по желаемым параметрам и выберите период времени. Все экспортированные таблицы CSV и Excel можно редактировать, если вы обнаружите, что вам нужно исправить некоторые данные.

После создания желаемого отчета вы сможете экспортировать результаты в виде файла CSV или Excel, чтобы получить шаблон электронной таблицы с автоматически сохраненными данными обычной электронной таблицы. И все, что нужно, — это пара быстрых щелчков мышью.После экспорта отчета в виде CSV и электронной таблицы Excel вы получите данные для полного рабочего дня: кто отслеживал время, сколько и над чем они работали.

Скачать образцы таблиц: Excel • CSV • Google Таблицы

шаблонов расписания — Clockify

Шаблоны табелей учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это метод записи количества времени, которое сотрудники проводят за работой. Этот метод включает заполнение времени начала и окончания для сотрудников, а также проектов и мероприятий, над которыми они работали, традиционно на листе бумаги.В зависимости от типа требуемых данных расписание может заполняться сотрудниками или их руководителями.

Но, поскольку ежедневное составление и заполнение расписаний вручную часто требует много времени и подвержено различным ошибкам, гораздо проще и эффективнее заполнить предустановленный шаблон расписания.

Чтобы помочь вам ускорить и повысить точность заполнения табелей, вот бесплатные и простые шаблоны табелей, которые вы можете скачать, заполнить и распечатать.

Шаблон ежемесячного расписания Шаблон полумесячного расписания Шаблон еженедельного расписания Шаблон расписания раз в две недели Шаблон расписания для ежедневных сотрудников Шаблон расписания для ежедневного руководителя Шаблон расписания для проектов

01 • Бесплатный шаблон

Ежемесячный табель

Используйте этот шаблон расписания, если вы подсчитываете отработанные часы своих сотрудников и платите им на ежемесячной основе. Как и в случае с предыдущими шаблонами, вы можете загрузить шаблон PDF или электронную таблицу Excel.Чтобы заполнить шаблон вручную, просто распечатайте его.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

02 • Бесплатный шаблон

Ежемесячный табель учета рабочего времени

Используйте этот шаблон табеля рабочего времени, если вы рассчитываете зарплату своих сотрудников на полумесячной основе, половину оплаты за 1–15 число месяца, а вторую половину за 16–31 число месяца.Просто укажите месяц и начните заполнять этот простой табель учета рабочего времени. Как и раньше, вы можете скачать его в формате PDF, распечатать и заполнить вручную. Или загрузите его как электронную таблицу Excel и заполните на своем устройстве.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

03 • Бесплатный шаблон

Еженедельное расписание

Используйте этот шаблон расписания, если вы рассчитываете количество отработанных часов сотрудником и еженедельно оплачиваете его. Сотрудники могут добавлять время начала и окончания, указывать время отпуска или отпуска по болезни, прежде чем руководитель подсчитает их обычную продолжительность рабочего времени, сверхурочную работу, общее количество отработанных часов и оплату. Если этого требует политика вашей компании, они также могут заполнять свои обеденные перерывы. Если вы хотите сложить отработанные часы вручную, загрузите шаблон PDF, распечатайте его и заполните.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

04 • Бесплатный шаблон

Расписание раз в две недели

Используйте этот шаблон расписания, если вы подсчитываете отработанные часы своих сотрудников и платите каждые две недели.Если вы хотите добавить отработанные часы вручную, загрузите шаблон PDF.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

05 • Бесплатный шаблон

Ежедневный почасовой табель рабочего времени

Используйте этот табель, чтобы отслеживать, как ваши сотрудники проводят свое время ежедневно и когда они переключаются с одного занятия на другое. Вы снова можете выбрать между файлом PDF или электронной таблицей Excel.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

06 • Бесплатный шаблон

Расписание ежедневного руководителя

Используйте этот шаблон расписания, чтобы заполнить отчет, показывающий ежедневные характеристики вашего сотрудника — кто работал, время начала и окончания для каждого сотрудника, сколько они работали и сколько им платили за день. Чтобы заполнить отчет, загрузите и распечатайте шаблон расписания в формате PDF, рассчитайте часы и оплатите вручную.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

07 • Бесплатный шаблон

Расписание проектов

Используйте этот шаблон расписания, чтобы заполнить спецификации для ваших проектов — над какими проектами ваши сотрудники работали в течение определенного периода оплаты, для каких клиентов, какие действия включала эта работа, время начала и окончания для каждого проекта, а также оплачиваемые часы. В зависимости от ваших предпочтений выберите между файлом PDF или шаблоном расписания Excel с задачами.

Загрузить: Word • Excel • PDF • Google Документы • Google Таблицы

Бесплатное онлайн-приложение для расписания

Устали печатать, собирать, вручную рассчитывать табели учета рабочего времени? Попробуйте Clockify, полностью бесплатное онлайн-табло учета рабочего времени.

Clockify позволяет вам и вашей команде заполнять электронные табели учета рабочего времени каждый день, неделю и месяц, а также записывать отпуска, отпуска и PTO.

Clockify — это современное приложение для табеля рабочего времени сотрудников, которое работает в браузере.Clockify упрощает сбор табелей учета рабочего времени и анализ времени, поэтому вам больше не нужно заполнять, сканировать и хранить бумажные табели учета рабочего времени.

Посмотреть демонстрацию (6:15)

Табель учета рабочего времени

Вы можете добавить почасовые ставки для каждого отдела, члена группы, проекта и члена группы, работающего над конкретным проектом, и рассчитать их заработную плату в соответствии с правильной почасовой ставкой.

Позже вы получите количество отработанных часов и оплату проекта или расчетный период автоматически всего за несколько кликов.Для обзора ваших отработанных часов у вас будет возможность создавать визуальные и еженедельные отчеты на основе времени, которое вы указали в своих расписаниях.

После того, как вы закончите заполнение расписаний, вы можете утвердить их, заблокировав табели учета рабочего времени на определенный период оплаты — таким образом, ваши сотрудники не смогут вносить изменения в уже утвержденные табели учета рабочего времени, а данные вашего расписания останутся согласованными и точными. .

Примеры: Excel • CSV • Google Таблицы

Создание политики учета рабочего времени

Когда вы начнете внедрять онлайн-программу учета рабочего времени для своего бизнеса, не забудьте предоставить своей команде письменную политику, в которой описано, как и когда сотрудники должны отслеживать свое время.Предоставляя сотрудникам набор правил и ожиданий, которым нужно следовать, вы можете заранее решать любые проблемы и отвечать на любые вопросы, которые могут у них возникнуть.

В этом сообщении блога мы расскажем об основах политики учета рабочего времени и даже предоставим образец политики, который вы можете загрузить, настроить и распространить среди своей команды!

Во-первых, давайте поговорим об основах.

Описание политики учета рабочего времени

Общие правила

• Будьте ясны. Сообщите вашим сотрудникам, что вы хотите, чтобы они отслеживали каждый день. Вашей команде нужно просто отслеживать оплачиваемые часы или они должны также включать не оплачиваемые часы? Учет неоплачиваемых часов займет немного больше времени, но это может помочь вам понять, кто усердно трудится, а кто — над своей игрой в социальных сетях. Когда вы заранее четко представляете себе ожидания, вы настроены на плавное плавание.
• Будьте внимательны. Охватите все основные правила вашей компании; например, как вы относитесь к личному или личному?время администратора офиса? Большинство клиентов Time IQ добавляют в свою компанию проект «Администратор», чтобы отслеживать время, не связанное с конкретным проектом. Когда вы внимательны, нет двусмысленности или недопонимания.
• Будьте последовательны. Эти правила применимы не только к некоторым людям в дождливые дни. У всех должно быть свое рабочее время до конца дня / недели / месяца или всякий раз, когда они нужны для расчета заработной платы. Последовательность помогает поддерживать чувство профессионализма и увеличивает вероятность того, что ваша новая политика учета рабочего времени будет быстро принята.

Как регистрировать свое время
Рассмотрите основы того, как вы хотите, чтобы ваша команда регистрировала свое время (например, с шагом 15 минут или часовыми блоками) и с какой периодичностью.

Темы для рассмотрения в этом разделе:

• Выбор проекта. Предоставьте любую информацию, которую вы сочтете полезной, чтобы помочь вашей команде выбрать правильный проект для того, над чем они работают.
• Примечания. Если вам нужна конкретная информация при каждом вводе, включите «Обязательные заметки» в своей учетной записи Time IQ и создайте рекомендации о том, какие виды заметок допустимы.
• Время. Если вам нужны очень подробные показатели того, над чем работает ваша команда, попросите их регистрировать время с шагом от 1 до 2 часов. Это отличная политика, если вы выставляете счет за рабочее время персонала или уже требуете примечания для каждого входа. Если вам просто нужно ежедневно отслеживать основной проект сотрудника, то также можно использовать блоки по 4–8 часов. Хотя более подробные показатели отслеживания хороши, сотрудникам требуется дополнительное время для ведения подробных записей, поэтому убедитесь, что оно того стоит.
• Точность. Дайте понять всем, что все указанные часы должны быть точными, и что лицо, сообщающее время, несет ответственность за точность своего расписания.

Внесение изменений
Сообщите своим сотрудникам, как далеко в прошлом они смогут вносить изменения в свои расписания. Также сообщите, с кем им нужно связаться, если им нужно внести изменения в заблокированное расписание.

См. «Настройки блокировки по времени» для получения дополнительной информации о том, как ограничить доступ к редактированию расписаний.

Свободное время и административное время
Дайте вашей команде набор рекомендаций относительно того, как и где вы хотите, чтобы они отслеживали свое время, которое не тратится на конкретные проекты. Создание «административного» или «административного» проекта для вашей организации в Time IQ даст вам хороший показатель для отслеживания общего времени, не потраченного на проекты.

Также очень полезно настроить проекты в вашей учетной записи Time IQ, которые отслеживают оплачиваемый отпуск, неоплачиваемый отпуск и отпуск по болезни. Чтобы узнать, как это сделать, ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге «Как отслеживать отпускное время сотрудников / PTO».

Куда обращаться с вопросами
Сообщите вашей команде, к кому они могут обратиться с любыми вопросами или проблемами учета рабочего времени. Есть некоторые вопросы, на которые можете ответить только вы, но по всем вопросам Time IQ наш суперполезный справочный центр доступен круглосуточно и без выходных, и наша дружная команда поддержки всегда рада помочь.

Дополнительные темы

Вы можете рассмотреть в том числе:

• Дисциплинарная политика. Если вы хотите реализовать четкую политику в отношении того, что произойдет, если время не регистрируется вовремя или если регистрируются неточные часы, рассмотрите возможность добавления этого раздела в свою политику учета рабочего времени.
• Рекомендации по отслеживанию обслуживания. Если ваша организация отслеживает услуги, которые предоставляет ваша группа, рассмотрите возможность добавления элемента в раздел «Ведение журнала вашего времени» (в загружаемом образце политики ниже), чтобы охватить все правила, которые могут у вас быть для назначения службы, которую следует выбрать при регистрации времени.
• Процесс утверждения. Сообщите своей команде обо всех регулярных проверках табелей учета рабочего времени менеджерами. Это можно делать еженедельно, в соответствии с вашим графиком заработной платы или по мере необходимости.

Пример политики отслеживания времени

Мы считаем, что наличие отличной политики позволяет всем в вашей команде быть в курсе ваших целей и рекомендаций по отслеживанию времени.

Вы можете загрузить приведенный ниже образец политики учета рабочего времени, внести в нее изменения и поделиться ею со своей командой. Если у вас есть предложения по дополнениям к этой статье или нашему образцу правил, мы будем рады вашим отзывам!

Ищете платформу для отслеживания времени?

Для большинства компаний наличие веб-платформы для учета рабочего времени избавляет от многих административных проблем, связанных с бумажными табелями учета рабочего времени.Онлайн-система позволит вашим управленческим и бухгалтерским группам координировать планирование доступных проектов для регистрации времени, а также того, кто в вашей команде может отслеживать время для конкретных клиентов или проектов. Time IQ — отличная платформа для малого и среднего бизнеса. Получите бесплатную 30-дневную пробную версию здесь.

Похожие сообщения

• Как и любой современный бизнес, заинтересованные стороны всегда просят некоммерческие организации действовать…

• Если кто-то зарабатывает менее 913 долларов в неделю / 47 476 долларов в год, он, вероятно, теперь имеет право на сверхурочную работу…

• Как показывает недавно выпущенный отчет Giving USA за 2017 год, денег там больше, чем…

Шаблон расписания / учета рабочего времени

Помогите своей команде отслеживать свое время с помощью этого шаблона расписания Excel.Включает расчеты стоимости часа, отпуска и сверхурочных. Таблицы учета рабочего времени можно использовать для различных нужд проекта, поэтому не сомневайтесь и начните скачивать бесплатный шаблон расписания уже сегодня!

Зачем нужен шаблон расписания

Проще говоря, расписание — это то, как член команды записывает время, которое он потратил на конкретную задачу. Он заработал репутацию разочаровывающей и неприятной части любого проекта. Многие жалуются, что они устаревшие, нисходящие, авторитарные и высасывающий душу инструмент микроменеджмента.

Но прежде чем отвергать табели учета рабочего времени как неизбежное зло, знайте, что табели учета рабочего времени не те, что использовали предки заводских часов с перфорацией. Табель учета рабочего времени вырос и превратился, осмелюсь сказать, в прекрасное, полезное и упорядоченное. Их легче, чем когда-либо, обновлять, и они являются хранилищем данных, которые могут дать неожиданные преимущества при руководстве проектом.

Инструмент для сотрудничества

Прежде всего, табели учета рабочего времени — это способ воспользоваться преимуществами совместной работы.Если каждый записывает свое время в табели учета рабочего времени, легче понять, какая часть проекта требует больше ресурсов, а какая часть, возможно, становится слишком много. Это обзор усилий вашей команды и отличный инструмент для соответствующей корректировки рабочего процесса.

Расширьте возможности своей команды

Кроме того, использование расписаний дает членам команды полномочия и автономию для выполнения своей работы так, как они предпочитают. Они могут структурировать рабочий день и управлять своими задачами так, как они считают нужным, при условии соблюдения крайнего срока.Все, что им нужно сделать, это записать усилия. Таким образом, команде, которая была нанята для выполнения этой работы, потому что у них есть необходимый опыт и навыки, предоставляется свобода делать именно это. И, что самое важное, надзора со стороны руководства практически не требуется.

Высокий уровень ваших затрат

Расписания дают вам полную картину. Их наличие дает вам исторический отчет о прошлых проектах, на основе которого вы можете принимать более правильные решения относительно текущих и новых. Они не просто помогают более эффективно оценивать, они могут повлиять на баланс, заставляя руководителей проектов осознавать уровень предприятия и то, как ваша организация учитывает время, потраченное на разработку новых активов.

сообщают вам, насколько прибыльными являются ваши усилия, и раскрывают области, в которых вы можете работать, чтобы сделать их более прибыльными. Не говоря уже о том, что расписания могут быть вашим аргументом для заинтересованных сторон в отношении необходимых вам ресурсов, поскольку вы показываете им на основе достоверных данных, почему ваша команда нуждается в помощи.

для управления проектами может автоматизировать ваши расписания, экономя ваше время и деньги. ProjectManager.com идет еще дальше с отслеживанием времени в реальном времени и повышенной безопасностью данных. Команды могут копировать задачи прошлой недели: наша функция автозаполнения регистрирует все задачи, назначенные участнику команды, в их расписание.Администратор управляет настройкой отбора мощности, отпусков по болезни и многого другого. Назначьте утверждающего, и при экспорте расписания оно будет заблокировано и надежно. Затем архивируйте табели учета рабочего времени для исторических данных в следующий раз, когда вы планируете проект. Правильно организовано управление проектом и временем.

Как использовать шаблон расписания

После того, как вы получите бесплатный шаблон расписания Excel и загрузите его, вы захотите правильно заполнить его.Это так же просто, как выполнить следующие действия.

1. Персональные данные

В верхней части бесплатного шаблона расписания Excel вы указываете имя сотрудника, название отдела, руководителя и их почасовую ставку. Вы также можете добавить любые строки, которые хотите, например одну для менеджера проекта, если он назначен для утверждения расписания и подписания на нем.

2. Собери часы

Это раздел, который будет использовать член команды. Они могут отмечать время начала и окончания своего рабочего дня, добавляя сверхурочные и обеденные.

3. Итого

В последней части бесплатного шаблона расписания Excel суммированы приведенные выше цифры. Здесь также указывается ставка заработной платы. Общая строка выплаты — это место, где записываются часы, умноженные на ставку заработной платы. И в последнем столбце фиксируется недельная заработная плата. Также есть место для подписей сотрудника и руководителя.

Советы по заполнению шаблона расписания

Шаблон табеля учета рабочего времени — это больше, чем просто средство сбора часов, зарегистрированных вашей командой, хотя в первую очередь он предназначен для этого.Вместо того, чтобы относиться к расписанию как к неизбежному злу, постарайтесь проявить творческий подход и выяснить, как лучше всего использовать то, что она может сделать, для вашей команды и для вас. Вот несколько советов:

Расчетная частота

В зависимости от проекта, над которым вы работаете, команды могут отправлять свои расписания еженедельно. Это норма, и это понятно. Но, возможно, вы предпочтете двухнедельный период или другой период времени, соответствующий платежному циклу вашей организации. Обдумайте это и вовлеките команду в обсуждение, чтобы получить их мнение.Они это оценят.

Временное дозирование

можно использовать в качестве инструмента для повышения производительности с помощью таких методов, как временное группирование, которое является способом повышения эффективности за счет сосредоточения внимания на группе схожих задач в течение непрерывного периода времени. Используйте расписание, чтобы собрать эти задачи, а затем посмотрите, сколько времени они заняли и насколько продуктивной была команда.

Продолжение

Расписания часто отправляются и утверждаются. Их не считают трамплином для разговора с членом команды, но они часто являются отличным поводом для того, чтобы узнать о прогрессе вашей команды в выполнении задач.Это может быть способ начать разговор с вашей командой. Никогда не наказывайте кого-то за честность!

Как использовать расписание в ProjectManager.com

Хотя этот шаблон расписания является полезным инструментом для отслеживания часов, это только отправная точка. Множество разных копий шаблона Excel табеля учета рабочего времени могут вызвать путаницу и задержку. Лучший способ отслеживать часы — использовать специальный инструмент для отслеживания времени, например ProjectManager.com.

Вы сможете использовать наши встроенные функции расписания, чтобы отслеживать гораздо больше, чем часы члена команды.Фильтруя столбцы, людей и проекты, вы можете настраивать отчеты, чтобы получать самую последнюю информацию о том, где находится ваш проект. Затем вы можете поделиться отчетом с членами команды или заинтересованными сторонами в виде статического документа по электронной почте или в формате PDF, в виде электронной таблицы Excel или файла CSV.

С вашим расписанием в ProjectManager.com они экономят время, хотите верьте, хотите нет. Вы больше не просто заполняете бумажки, а оптимизируете свой проект и повышаете его эффективность с помощью онлайн-инструментов, которые помогают составлять актуальные табели учета рабочего времени.Панель управления ProjectManager. com автоматически обновляется этими расписаниями, так что вы можете видеть статус проекта в режиме реального времени. Это экономит время, поскольку вам не нужно приставать к членам команды с просьбой создавать отчеты или создавать их самостоятельно.

Другие шаблоны для дополнения вашего расписания

Шаблон расписания полезен при управлении вашей командой и отслеживании ее прогресса. Но это только один из многих бесплатных шаблонов, которые мы предлагаем на нашем сайте. Просмотрите этот дополнительный выбор, и вы найдете инструменты, которые помогут вам в работе над проектом от начала до завершения.Следующее может работать с вашим расписанием, чтобы лучше управлять временем вашей команды.

Шаблон рабочего графика

Прежде чем вы сможете вести учет рабочего времени своей команды, вам нужно знать, когда они готовы к работе. Чтобы назначить им задачи, вы можете использовать наш бесплатный шаблон рабочего расписания. Здесь вы можете перечислить всех членов вашей команды и различные задачи, которые вы собираетесь им поручить. Добавив также дни, в которые члены команды могут работать, вы можете начать создавать расписание, чтобы убедиться, что у всей вашей команды достаточно работы, чтобы они были заняты.

Шаблон отслеживания задач

У вас может быть инструмент для сбора часов, затраченных на выполнение задачи вашей командой, но без отслеживания задачи по мере ее выполнения вы получите только половину истории. Бесплатный шаблон отслеживания задач — это место, где вы можете собрать все задачи проекта и пометить их как готовые к назначению, отметить, что они были назначены, были ли они выполнены или не выполнены, и многое другое. Это первый шаг к отслеживанию прогресса вашей команды.

Шаблон приборной панели

Чтобы получить общее представление о ходе выполнения проекта, воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном панели инструментов.Этот инструмент возьмет данные из вашего проекта и превратит их в график или диаграмму. Например, есть виджет задач, который показывает вам все задачи, какой процент завершен, какие выполняются, те, которые еще не начались, и те, которые просрочены. Он также измеряет рабочую нагрузку и затраты. Но если вам нужна панель управления, которая автоматически собирает и вычисляет эти данные в режиме реального времени, вам придется использовать функции панели управления ProjectManager.com.

Связанное содержимое

К настоящему времени вы понимаете, что расписание может быть гораздо больше, чем скучный финансовый документ, но еще одним инструментом более эффективного управления проектами.Таблицы учета рабочего времени могут многое сделать, и мы много писали о них в блоге ProjectManager.com, где мы регулярно публикуем статьи и создаем видеоролики, чтобы помочь менеджерам проектов, как опытным, так и новым.

Мы рекомендуем вам посетить ProjectManager.com и осмотреться. Там есть отличные ресурсы, помимо нашего блога и программного обеспечения. Но чтобы уточнить ваш свисток, мы немного поищем себя и нашли три части, которые больше всего относятся к расписанию, и вы можете прочитать их. Сообщите нам свое мнение.

Попробуйте ProjectManager.

Расписания и учет рабочего времени — важные аспекты управления проектами, но они — лишь часть большого целого. ProjectManager.com — это отмеченный наградами набор программных решений, предназначенных для всех аспектов управления проектами, от планирования и мониторинга до отчетности. Недавно переработанный пакет имеет больше функций, которые делают управление любым проектом, большим или маленьким, проще и продуктивнее.

Как крупные, средние, так и малые компании нашли ProjectManager.com, и вы можете прочитать их отзывы на нашем сайте. А независимый сайт рейтинга программного обеспечения Gartner’s GetApp неоднократно награждал ProjectManager.com номером 1 среди приложений для управления проектами. Убедитесь в этом сами, зайдя на ProjectManager.com и воспользовавшись нашей бесплатной 30-дневной пробной версией.

Примеры расписания

Примеры, перечисленные ниже, представляют собой различные ситуации, с которыми может столкнуться не освобожденный от уплаты налогов сотрудник в связи с записями в табеле учета рабочего времени. Не освобожденным от налога сотрудникам, работающим на постоянной или временной должности с полной или неполной занятостью, может быть выплачена компенсация за часы, отработанные более 40 часов.

Освобожденным от налогообложения сотрудникам не выплачивается компенсация за отработанное время свыше 40 часов или за поездки на другие места работы и обратно.

В этих примерах термин «премиальная ставка» относится к ставке компенсации за часы, которые физически отработаны более 40 часов за одну и ту же оплачиваемую неделю. Премиум-ставка составляет полтора (1,50) часов, превышающих физически отработанные часы сверх 40 лет.

Пример A: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, проработавший более 40 часов. Получит время на работу за физически отработанные часы старше 40 лет.(2 x 1,5 = 3 часа игрового времени)

Пример B: Постоянный сотрудник, работающий полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов, который в пятницу приехал на другое рабочее место и вернулся в тот же день (без ночевки). Получит расчетное время за часы, физически отработанные более 40 часов. (3 x 1,5 = 4,5 часа рабочего времени)

Пример C: Постоянный сотрудник с частичной занятостью, который обычно работает 20 часов в неделю. Этот сотрудник должен работать в субботу 7,5 часов. Несмотря на то, что нормальная рабочая неделя сотрудника составляет 20 часов, ему будут платить только 27 часов.50 часов подряд. Сотруднику придется проработать более 40 часов, прежде чем он получит сверхурочную работу в полтора раза.

Пример D: Постоянный сотрудник, не освобожденный от уплаты налогов, который обычно работает 37,50 часов в неделю, уезжает за город на конференцию. Сотрудник будет ночевать в понедельник и вторник. Сотрудник уезжает в понедельник в 6:30 и приходит на работу в 7:30. Конференция заканчивается в 4:00 в среду, и сотрудник возвращается на свое обычное рабочее место, прибывая в 5:00.Поскольку сотрудник остается на ночь, ему / ей может быть возмещена только обычная работа (с 8:00 до 4:30) во время поездки. Таким образом, сотруднику не будет выплачиваться компенсация за время в пути с 6:30 до 7:30 в понедельник и с 4:30 до 5:00 в среду. Однако, пока сотрудник находится на новом месте работы, любое время, отработанное сверх обычного дневного графика и превышающее 40 часов в неделю, подлежит компенсации. Работник работал 12,50 часов в понедельник и вторник и 8 часов в среду.Затем сотрудник получит компенсационное время за отработанное более 40 часов по ставке надбавки (8 x 1,5 = 12,0 часов рабочего времени)

Пример E: Временный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. В понедельник после обеда сотрудник отсутствовал по болезни и пропустил 3,5 часа работы. У этого сотрудника нет отпуска по болезни, поэтому ему будут оплачиваться только 34 часа подряд.

Пример F: Временный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37.50 часов в неделю. Поскольку этот сотрудник находится во временном статусе и не может получить компенсационный отпуск, ему выплачивается компенсация за сверхурочную работу, превышающую 40 часов, по ставке надбавки (5 x 1,5 = 7,5 часов сверхурочной работы).

Пример G: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный, сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и взял 3,5 часа отпуска по болезни в понедельник днем. Сотруднику будет выплачиваться компенсация по ставке надбавки (1,5) за все часы, физически проработанные свыше 40 лет.Таким образом, сотрудник получит компенсацию в размере надбавки за 1,5 часа физически отработанного времени (1,5 x 1,5 = 2,25 часа рабочего времени). Разница между 41,5 часами работы и общими 45 часами в неделю, что составляет 3,5 часа, будет выплачиваться сразу (3,5 x 1 = 3,5 часа). В целом сотруднику будет выплачено 37,50 часов и 5,75 часа рабочего времени (которое, по усмотрению отдела, может быть выплачено или начислено в отчет о совместном отпуске сотрудника).

Пример H: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37.50 часов в неделю. Сотрудник работал 7,5 часов в субботу и получил 7,5 часов отпуска на Рождество. Поскольку работник физически не проработал более 40 часов в неделю из-за отпуска, часы в 37,50 часов будут оплачиваться сразу. (5 x 1 = 5 часов рабочего времени)

Пример I: Постоянный, полный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 37,50 часов в неделю. Сотрудник должен был работать в Новый год в течение 7,5 часов, а также взял 7,5 часов отпуска по болезни в среду.Сотруднику будут выплачиваться 37,5 часов подряд, а также 7,5 часов компенсационного отпуска за работу в день Нового года. С 1 января у сотрудника будет один год для использования этого компенсационного отпуска. Если эти 7,5 часов не используются, работнику будут выплачены эти 7,5 часов в конце однолетнего периода. Примечание. Если сотрудник был освобожденным сотрудником и не использовал 7,5 часов к концу года, этому сотруднику не будет выплачиваться оплата за отпуск, и она будет вычтена из его записи об отпуске.

Пример J: Постоянный, неполный рабочий день, не освобожденный от уплаты налогов сотрудник, который обычно работает 8 часов в понедельник, 6 часов в среду и 6 часов в пятницу, всего 20 часов в неделю. Поскольку выходной приходится на запланированный рабочий день (понедельник), работник получит 4 часа отпускных и должен будет использовать 4 часа ежегодного отпуска, чтобы компенсировать разницу между 8 часами, обычно отработанными в понедельник. Обратите внимание, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, должны получать такое же количество выходных, как и сотрудники, работающие полный рабочий день с понедельника по пятницу, но на пропорциональной основе.(20 часов в неделю / 5 дней = 4 часа в день) Таким образом, чтобы получить оплату за полные 8 часов в понедельник, сотрудник использовал бы 4 часа ежегодного отпуска и 4 часа отпуска, равные 8 часам.

Пример K: Этот табель предназначен для постоянного штатного сотрудника, не освобожденного от уплаты налогов, по гибкому графику. Этот сотрудник обычно работает 37,50 часов в неделю, чтобы уйти с работы каждый день к 16:00. С этим сотрудником обращаются так же, как с сотрудником, который работает с 8:00 до 4:30.