Сменный график как понять: Что значит сменный график работы в Трудовом кодексе?

Что значит сменный график работы в Трудовом кодексе?

Сменный график работы: Трудовой кодекс (ТК РФ) 

Сменный режим труда регламентирует ст. 103 Трудового кодекса РФ. Согласно данной статье сменный режим труда (работа в 2, 3 или 4 смены) устанавливается в учреждениях, где производственный процесс превышает допустимую стандартную длительность ежедневной работы, а также с целью максимально эффективного использования техники и оборудования, увеличения объема производимой продукции, товаров (оказываемых услуг).

Сменный график труда предусматривает разделение всех работников на определенные группы, каждая из которых обязана производить работу в течение утвержденной продолжительности трудового времени в соответствии с расписанием сменности.

Так как расписание сменности является приложением (дополнением) к коллективному договору и прямо затрагивает интересы работников, то во время его составления работодатель обязан учитывать позицию и мнение представительного органа сотрудников, которым, как правило, является профсоюзная организация.

Порядок достижения консенсуса между работодателем и представительным органом установлен ст. 372 ТК РФ.

Работодатель обязан надлежащим образом ознакомить сотрудников с утвержденным расписанием сменности не позднее одного месяца до начала его введения в производственный процесс. 

Что значит сменный график работы 

Сменный график работы устанавливается в учреждениях, где производственный процесс превышает стандартную допустимую длительность рабочего дня, а также в целях максимально эффективного использования техники и оборудования, увеличения объема производимой продукции, товара (оказываемых услуг). Выделяют работу в 2, 3, 4 смены.

Потребность во внедрении именно такой организации работы возникает, когда учреждение по своей природе или общественной необходимости должно работать непрерывно, или же с небольшими перерывами. Работники в таком случае разбиваются на определенные группы (бригады), которые последовательно выполняют работу для исключения перерывов или остановок в производственном (технологическом) процессе.  

Трудовое законодательство не регламентирует и не истолковывает понятие «группа работников», однако не запрещается устанавливать сменный график и для группы из 2 сотрудников. Главное правило, чтобы сотрудники не работали по 2 и более смены подряд, что строжайше запрещено ч. 5 ст. 103 ТК РФ.

Работа со сменным графиком (режимом): ночная смена и ее особенности 

В соответствии с содержанием ст. 96 ТК РФ ночной сменой считается реализация работником своих трудовых функций в период с 22 до 6 часов. Длительность такой смены уменьшается на 1 час без дальнейшей отработки.

Также в данной статье перечислены работники, которых приобщать к работе в ночную смену запрещено. К ним относятся:

1. Беременные женщины.
2. Несовершеннолетние, за исключением тех, которые создают или исполняют художественные произведения.
3. Другие сотрудники. Список таких лиц может быть предусмотрен как в отраслевых нормативных документах, так и в локальных актах предприятия.

К лицам, которых можно привлекать к работе в ночном режиме по их предварительному письменному согласию, относят:

1. Женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.
2. Инвалидов, независимо от группы инвалидности.
3. Лиц, имеющих ребенка-инвалида.
4. Работников, ухаживающих за больными членами семьи. Данный факт должен подтверждаться медицинской справкой (актом) установленной формы.
5. Одиноких матерей и отцов, опекунов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет. 

Учреждения и предприятия, работающие на основе сменного режима труда 

Ст. 103 ТК РФ прямо определяет, что сменный режим труда может устанавливаться только на тех предприятиях (в учреждениях), где производственный процесс является непрерывным и требует постоянного управления и контроля со стороны работников. Это:

1. Непрерывные производства. К ним можно отнести химические, металлургические, деревообрабатывающие, автомобилестроительные и другие заводы и фабрики, остановка работы которых может вызвать застой или сбой одной или нескольких отраслей народного хозяйства. Остановка некоторых из них, например доменных печей для выплавки чугуна, может привести к серьезным авариям на производстве.
2. Службы неотложной (экстренной) помощи. Население круглосуточно нуждается в услугах милицейских, пожарных, медицинских, газовых служб. Характер рабочего времени на таких предприятиях является достаточно неоднородным (нестабильным), поскольку напрямую зависит от наступления тех или иных событий (аварий, экстренных вызовов и т. д.), требующих незамедлительных действий.
3. Учреждения сферы торговли и обслуживания: круглосуточные магазины и супермаркеты, некоторые столовые и рестораны и другие.
4. Инфраструктурные предприятия. Транспортная система должна обеспечивать круглосуточную перевозку грузов и пассажиров, а потому почти все железнодорожные, автомобильные, морские, речные, авиационные и трубопроводные компании работают на основе сменного режима труда.
5. Предприятия, где производственный процесс за счет введения сменного рабочего графика может обеспечить максимально эффективное использование оборудования и помещений.  

Порядок оформления расписания сменности 

График сменности создается и разрабатывается работодателем. Для этого он должен проанализировать и определить особенности технологического и производственного процесса определенного предприятия, правильно и целесообразно сформировать группы (бригады) сотрудников, которые будут работать в отдельных сменах.

Работодатель должен помнить, что полноценный и правильный распорядок сменности должен включать такие данные:

• порядок чередования составленных смен;
• продолжительность труда каждой смены с указанием начала и конца периода работы;
• количество человек в смене;
• наличие и время перерывов.

Как правило, распорядок сменности является дополнением к коллективному соглашению, однако не на каждом предприятии утвержден коллективный договор. Трудовое законодательство в таких случаях позволяет работодателям сделать график сменности дополнением к правилам внутреннего распорядка или же отдельным локальным актом.

Несмотря на природу и порядок оформления графика сменности, он обязательно должен быть согласован с профсоюзом соответствующей организации. Если на предприятии не действует профсоюзный орган, согласование не требуется, поскольку ст. 371 ТК РФ предусматривает возможность (и обязанность) согласования исключительно с профсоюзом.

Сменный рабочий режим: что надо помнить 

Граждане, работающие по сменному графику работы, обладают всеми гарантированными трудовым законодательством правами. И работодателю, и сотруднику нужно помнить, что:

• Длительность рабочего времени за выбранный период (месяц, квартал и т. д.) не может превышать установленные законодательством лимиты рабочего времени.
• Длительность смены для отдельной группы работников не может превышать лимиты, установленные ст. 94 ТК РФ.
• Согласно норме статьи 110 ТК РФ еженедельный непрерывный отдых работника не может быть меньше 42 часов.
• Работодателю запрещено обязывать сотрудника работать 2 смены подряд.
• Ночной сменой принято считать рабочую смену, в которой не менее ½ трудового времени попадает на ночь (с 22:00 по 6:00). Следовательно, ночная смена не обязательно должна быть строго включена в данные временные рамки.
• Если работодатель пропустил или неправильно оформил стадию согласования расписания сменности с профсоюзом (при его наличии), действительность такого документа может быть оспорена в суде общей юрисдикции.
• Если работник обязан работать в праздничный день (по расписанию сменности), то он имеет право на оплату своего труда в двойном размере или на выбор другого дня отдыха. В последнем случае труд в праздничный день будет рассчитываться в одинарном размере.  

***

Сменный режим труда является специфическим видом организации рабочего времени и регулируется ст. 94, 103 ТК РФ. При сменной системе работы каждая бригада (группа) работников должна работать в течение назначенной длительности рабочего времени в соответствии с расписанием сменности.

Такая организация рабочего времени позволяет предприятию осуществлять непрерывную деятельность, выпускать максимально возможное количество продукции, экономнее и рациональнее использовать оборудование и помещения. Однако установление графика сменности требует от работодателя соблюдения общих и специальных трудовых норм, обеспечения интересов производства и работников.

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Работа».

График работы 2/2 — это как? Работа по сменам

Работа по сменам

Сегодня мир вокруг живет в особом ритме. В условиях высокой конкуренции, возникает потребность организовывать производство товаров и услуг, для поддержания высоких темпов производства, и получения прибыли. Чтобы организовать производство и предоставление услуг, в нужном объеме, многие предприятия организовывают рабочий график для сотрудников 2 через 2 посменно. Данный способ эффективно увеличивает объемы производства.

Что такое сменный график

Чтобы окончательно разобраться что такое график работы 2/2, необходимо понять что такое сменный график работы. Если говорить проще, такой график работы, позволяет организовать бесперебойную деятельность предприятия. Для организации подобного графика требуется сформировать 3 бригады рабочих. Подобная организация работы, предусмотрена и четко регламентируется трудовым законодательством, при этом работодатель обязан внести пункт, о соответствующем распорядке в трудовой договор. Стоит отметить, что рабочие дни и выходные в таком графике будут не одинаковыми и отличаться от недели к неделе.

Работа 2 через 2

Сегодня встречаются различные варианты сменного графика работы. Наиболее распространенный график работы это 2 через 2. Такой график подразумевает, работу 2 дня подряд, после чего следует 2 дня выходных. Часто при таком графике работы, рабочая смена длиться не 8 как обычно, а 12 часов, при этом за 7 дней, выходных получается не 2 как обычно, а 3 дня. Так же стоит отметить что на работу придется выходить как по будням, так и по выходным дням, и в дни государственных праздников, если на них выпадает смена. А самое главное, даже если смена выпадает на выходной или праздничный день, смена оплачивается по стандартному тарифу.

Трудовое законодательство

Все особенности графика 2/2 четка прописаны в трудовом законодательстве. При этом все вопросы регулирования графика решаются непосредственно руководителем предприятия. При таком режиме главное не нарушать действующих трудовых нормативов, количество отработанных часов в неделю не должно превышать 167. Продолжительность смен так же устанавливается руководителем предприятия, как правило смена длиться не менее 8 и не более 12 часов, но не может по закону быть 24 часа.

Кто работает посменно?

Сменный график часто применяется для организаций, в которых требуется постоянная круглосуточная работа. Чаще всего это организации:

• Экстренные службы. Пожарная охрана, полиция, скорая помощь, спасательные службы, аварийные службы. А так же любые другие организации помощь которых требуется 24/7.
• Крупные промышленные предприятия, на которых не допустимо остановка производства. Оборудование на таком производстве работает без остановки по несколько лет.
• Сфера услуг. Гостиницы, рестораны, предприятия общественного питания, охранные службы.
• Транспортный сектор. В первую очередь аэропорты и вокзалы, в работе которых не допускаются простои.
• Торговля. Существуют как крупные гипермаркеты, или магазины шаговой доступности, заправочные станции, которые работают круглосуточно.

Многие организации работают по сменному графику, главное в этом придерживаться трудового законодательства. Так же стоит учитывать, при сменном графике увеличены число рабочих часов, это как правило сопряжено с нагрузками на организм. Поэтому необходимо чередовать ночные и дневные смены, а так же заботиться о своем здоровье. Но в целом такой режим имеет и положительные стороны, на пример скользящий график позволяет отдыхать как по выходным, так и по будням, а также гарнтировано иметь 3 выходных дня в неделю. Поэтому эффективно зарабатывать при посменной работе может каждый.

Считаем сменный график работы в уме / Хабр

Много людей, у которых график работы сменный. Проблема такого графика – сложность быстро посчитать для любой даты какой это день: рабочий или выходной. Есть много онлайн сервисов для расчета сменного графика, но еще проще это сделать в уме. В этой статье будет рассмотрен алгоритм расчета в уме для любого сменного графика.

Как и в статье «Вычисление дня недели в уме», в основе алгоритма будут смещения месяцев.

В статье будет рассматриваться график работы 3/3. Т.е. «неделя» в нашем случае будет длиться 6 дней:

Рабочий день 1
Рабочий день 2
Рабочий день 3
Выходной день 1
Выходной день 2
Выходной день 3

Самое важное – не ошибиться при расчете смещения для первого месяца в году. Все последующие месяцы будут зависеть от этого.

Для примера, пусть первый рабочий день в году будет 2 января, т.е. 2, 3 и 4 января – рабочие, соответственно 5, 6, 7 – выходные дни.

В моем случае было так

31 декабря — Рабочий день 1
3 января — Рабочий день 2
4 января — Рабочий день 3
Поэтому для упрощения расчетов допустим, что 2, 3, 4 января – рабочие дни.
Это важно для расчета смещения для января.

Из вышесказанного получаем календарь для января:

где зеленые ячейки – рабочие дни, красные – выходные.

Количество дней в строке равно количеству дней в нашей «неделе», в нашем примере равно 6.

1 января – Выходной день 3;
2 января — Рабочий день 1 (начало «недели»).

Перед первым днем месяца 5 пустых желтых ячеек, это значит, что смещение для января в нашем случае будет равно 5.

Продолжая, получаем календарь для февраля (невисокосный год):

как видим, смещение для февраля равно 0, т. к. месяц начинается первым рабочим днем.

Далее для марта:

Смещение для марта равно 4, а для апреля – 5, т. к. первое апреля приходится на 6-й день «недели», и перед ним будет 5 пустых квадратов.

Далее считаем до нужного нам месяца.

В моем случае смещения для первых 6 месяцев будут:
5, 0, 4, 5, 5, 5 – январь, февраль, март, апрель, май и июнь. Запомнить 6 цифр не составляет труда.

Чтобы рассчитать, рабочий день это или выходной, нужно к дате прибавить смещение месяца и найти остаток от деления на продолжительность «недели»:

В зависимости от остатка определяем день:

1, 2 и 3 – рабочие дни
4, 5 и 0 – выходные дни

Например, для 23 февраля: 23 (дата) + 0 (смещение февраля) = 23. Остаток 23 % 6 = 5, это второй выходной.

Для 8 марта: 8 (дата) + 4 (смещение для марта) = 12. 12 % 6 = 0. Это значит, что 8 марта – последний выходной день, 9 марта на работу.

Еще один пример для закрепления:

22 апреля + 5 (смещение для апреля) = 27, остаток от деления на 6 равен 3 – последний рабочий день.

Недостатком алгоритма является нарушение графика после отпуска: таблицу смещений надо пересчитывать или брать отпуск с таким расчетом, чтобы график не нарушался. Например, если взять отпуск после 3 рабочего дня на «количество рабочих дней подряд» * «нечетное число» дней (3, 9, 15, 21 дней отпуска), то график рассмотренный в статье не нарушится.

Пользуясь данным алгоритмом, можно вычислить любой день в уме за несколько секунд, никаких календарей и онлайн-сервисов.

ТК РФ Статья 104. Суммированный учет рабочего времени / КонсультантПлюс

ТК РФ Статья 104. Суммированный учет рабочего времени

Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 104 ТК РФ

Когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца.

(часть первая в ред. Федерального закона от 28.12.2013 N 421-ФЗ)

В случае, если по причинам сезонного и (или) технологического характера для отдельных категорий работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, установленная продолжительность рабочего времени не может быть соблюдена в течение учетного периода продолжительностью три месяца, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года.

(часть вторая введена Федеральным законом от 08.06.2015 N 152-ФЗ)

Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.

(часть в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

(часть введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

Открыть полный текст документа

Типы и формы занятости | ГородРабот.ру

Какие бывают формы занятости, основные нормы труда по ТК РФ и что нужно знать о правилах удалённой работы в 2021 году — всё подробно рассказали

Что такое занятость

Немного общей информации. Согласно Трудовому Кодексу, занятость — это деятельность, которая не противоречит законам РФ и приносит доход. Одним словом — работа.

На ГородРабот.ру мы предлагаем 5 форм занятости:

1. Полная занятость
2. Частичная занятость
3. Вахта
4. Удалённая работа
5. Стажировка

Полная занятость

Или полный рабочий день.

Это график труда, который предполагает постоянную занятость на полный день. По классической схеме рабочее время длится 8 часов в день, 5 дней в неделю. Это норма.

Однако полная занятость может принимать нестандартные формы — например, ненормированный рабочий день и сменный график. В этом случае продолжительность, оплата и периодичность рабочих дней устанавливается индивидуально. Мы писали о сменном и ночном графиках работы большую статью — советуем почитать.

Также законом выделены категории граждан, продолжительность полной рабочей недели для которых сокращена:

• Лица до 16 лет — до 24 часов в неделю
• Лица от 16 до 18 лет — до 35 часов в неделю
• Инвалиды I и II группы — до 35 часов в неделю
• Работники вредных и опасных предприятий — до 36 часов в неделю
• Женщины, работающие в условиях Крайнего Севера и в сельской местности — до 36 часов в неделю
• Медицинские работники — до 39 часов в неделю
• Педагогические работники — до 36 часов в неделю

Неполная занятость

Неполный рабочий день стал достаточно популярной формой занятости в последнее время. В странах Европы и Запада половина работников выбирает именно неполную занятость.

В России только 10% работают неполный день. Обычно продолжительность неполной рабочей недели составляет от 15 до 20 часов.

Продолжительность дня и оплата при неполной занятости обсуждаются индивидуально. Облегченный график работы всегда согласуется и оговаривается с руководителем, но выбор есть не всегда.

Работодатель не может отказать в праве на неполный рабочий день:

• Беременным женщинам
• Родителю или опекуну ребёнка до 14 лет
• Родителю или опекуну ребёнка-инвалида до 18 лет

Вахтовый метод работы

Вахта — это форма занятости, при которой работник трудится на территории работодателя, значительно отдаленной от места проживания.

Вахтовый график работы может быть симметричным — 15\15 (когда 15 дней работаешь, 15 дней отдыхаешь) и несимметричным — 90\30 (когда 3 месяца работаешь, месяц отдыхаешь). Время пути до места пребывания и обратно учитывается как рабочее. Ежедневная трудовая смена на вахте не должна превышать 12 часов.

Оплата устанавливается индивидуально в зависимости от особенностей работы и договоренностей. Место проживания, проезд до пункта назначения как правило организуются и оплачиваются работодателем.

Согласно ТК РФ, вахтовым методом не могут работать:

• Лица до 18 лет
• Беременные женщины
• Женщины с детьми до трех лет
• Лица с медицинскими противопоказаниями

Удалённая работа

Не путать с фрилансом.

Удаленный работник числится в штате компании, имеет набор должностных обязанностей и цикл задач. Единственное отличие — такой сотрудник работает не в стационарном офисе. В остальном всё как при полной занятости — рабочий день длится установленное количество часов.

И в 2020 году удалённая работа стала основной формой занятости — в разгар пандемии коронавируса 90% российских компаний перешли на «удалёнку».

1 января 2021 года в России вступил в силу закон, регулирующий трудовые отношения при дистанционной работе — вот основные правила:

• Компания может перевести тебя на удалёнку без согласия только при чрезвычайных ситуациях
• Трудовые документы — заявления о приёме на работу или отпуск, на увольнение — можно пересылать по электронной почте (только бумажный больничный придётся отправить заказным письмом)
• Всё, что нужно для удалённой работы, должен предоставить работодатель или компания должна возместить расходы
• Зарплата остаётся прежней
• Если случилась чрезвычайная ситуация, а у тебя нет условий для работы дома — работодатель обязан оформить простой и заплатить тебе по нормам ТК РФ
• Если работодатель не определил конкретное рабочее время, например — с 9. 00 до 18.00, ты имеешь право выбрать график самостоятельно
• Дистанционного работника можно уволить, если он не выходит на связь более двух рабочих дней или не выполняет работу в полном объёме, хотя перешёл на удалённую работу по собственной инициативе
• Дистанционного работника нельзя уволить за прогул
• Дистанционный работник имеет право на сверхурочные — если ты работаешь больше 8 часов в день, проси прибавки к зарплате

Стажировка

Не путать с испытательным сроком. Об испытательном сроке — здесь.

Это отличный вариант для студентов, выпускников и работников без опыта. Стажировка предполагает временное трудоустройство и практически не регулируется Трудовым Кодексом. Срок работы, оплата, график — всё устанавливается индивидуально в зависимости от сферы и должности стажировки.

Часто стажировки проводят на конкурсной основе, после чего предлагают постоянное место в компании на полный рабочий день.

Графики смены

: подробное практическое руководство

Планирование смены или график работы сотрудников является неотъемлемой частью любого бизнеса, который работает на сменной работе. Эффективное планирование помогает предприятиям снизить затраты на рабочую силу, повысить моральный дух персонала, повысить эффективность и многое другое.

Но создание графиков смен может оказаться сложным и трудоемким процессом, поскольку многие компании также изо всех сил пытаются отслеживать и даже поддерживать их. Результат? Менее чем оптимальные графики с заведениями, которые часто укомплектованы или недоукомплектованы персоналом и испытывают недостаток в обслуживании клиентов, а также сокращают маржу.

Но тебе не нужно терпеть эту участь!

В этом посте вы узнаете почти все, что вам нужно знать о графиках смен, чтобы вы могли создавать более качественные графики, тратить меньше времени на планирование и, в конечном итоге, вести более прибыльный и успешный бизнес:

Что такое график смены?

Графики смены

— это ключевой аспект современного управления персоналом, который помогает управлять производственной эффективностью организации и повышать ее.

Планирование смены

, в свою очередь, включает создание и поддержание этих графиков работы для лучшего управления вашими ресурсами, повышения эффективности, улучшения обслуживания клиентов и увеличения прибыли.

Многие отрасли используют графики сменных рабочих или сменные планы для управления работой персонала, включая рестораны и бары, гостиничный бизнес, общественное обслуживание, производство, цепочку поставок, розничную торговлю, медицину и многое другое.

7 наиболее распространенных типов сменного графика работы

При создании любого графика работы можно выбрать из множества различных типов графика смен. Разные отрасли предпочтут разные типы расписаний. Вот семь из наиболее часто используемых:

Фиксированные графики смены

Фиксированные смены остаются в основном постоянными неделя за неделей

Это ваш основной универсальный тип графика смен.Фиксированные смены состоят из сотрудников, работающих одинаковое количество часов и дней в неделю.

Например, если вы управляете рестораном, официант или бармен могут работать с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:00 (каждую неделю). Этот фиксированный график позволяет сотрудникам рассчитывать на предсказуемый график работы.

Разделенные графики смен

Разделенные смены разделены периодом более обычного перерыва

Сотрудники соглашаются заполнить свое рабочее время в течение двух смен или временных интервалов в день. Например, сотрудник может работать с 08:00 до 13:00, делать перерыв на четыре часа и возвращаться на работу с 17:00 до 21:00.

Обычный перерыв на обед не является частью раздельной смены. Включая этот тип смены в свой график, работайте со своим отделом кадров, чтобы убедиться, что вы соблюдаете федеральное трудовое законодательство.

График сверхурочных смен

Сверхурочные смены должны быть сведены к минимуму, чтобы снизить затраты на рабочую силу

Сотрудники работают больше часов, чем в обычную смену. Это может быть дорогостоящим, но часто необходимо во время чрезвычайных ситуаций. Обратите внимание на трудолюбивых сотрудников, которые работают сверхурочно и могут сгореть.И обязательно ознакомьтесь с законами о сверхурочной работе в вашем штате, чтобы оставаться в рамках закона.

График смены смены

Сотрудники меняются сменами, как правило, по установленному графику. Например, сотрудники вахтованной смены могут переключаться между дневной и ночной сменой от недели к неделе или от месяца к месяцу.

Чередование смен помогает распределять смены и часы работы среди всего персонала в дневные и ночные смены, так что каждый получает приличное количество часов. Не всем сотрудникам понравится такая гибкость, поэтому обязательно назначьте тех, кто ее любит.

Круглосуточные смены, работающие без выходных, распространены на предприятиях, которые работают круглосуточно и могут быстро усложняться.

Дежурные смены

Сотрудник доступен для работы по запросу в любое время. Например, если кто-то пропускает фиксированную смену из-за чрезвычайной ситуации в семье, с ожидающим сотрудником свяжутся, чтобы взять эту смену.

Компенсация выше из-за срочности и важности этой смены, а также из-за того, что у сотрудников никогда не бывает выходных.Обременительный характер этой смены означает, что они часто меняются среди сотрудников.

Смены без графика

Несмотря на название, эти смены на самом деле запланированы. Менеджеры будут планировать эти смены на разовой основе, чтобы заполнить любые пробелы в расписании. В расписании нет определенной регулярности: например, сотрудник получает определенные типы смен в одну неделю, а затем — что-то совершенно другое.

Для более глубокого погружения в 7 основных типов графика работы, которые следует учитывать при попытке сбалансировать потребности вашего ресторана и персонала, ознакомьтесь с нашей статьей на Как найти правильный тип графика работы для вашего ресторана.

9 серьезных проблем с расписанием, которых следует избегать

Учитывая множество типов смен, из которых можно выбрать, как найти правильный тип графика работы для своего бизнеса?

К сожалению, однозначного ответа нет. Это будет зависеть от нескольких факторов, таких как тип вашего бизнеса, тип персонала, который вы нанимаете, сезонность и т. Д. Например, если вы ресторатор, владеющий рестораном, работающим круглосуточно и без выходных, лучше всего подойдет ротационная смена, но если вы управляете бистро, фиксированный график может быть более подходящим.

Выбор правильного графика также может быть непростым процессом, если учесть, что существует более 500 моделей смен. И даже после кропотливого процесса выбора правильного расписания нет никаких гарантий, что оно останется оптимальным. По-прежнему могут возникать общие проблемы с расписанием, которые угрожают подорвать вашу операционную эффективность.

Сталкивались ли вы с какой-либо из девяти наиболее распространенных проблем с расписанием?

Проблемы с расписанием, о которых чаще всего сообщают менеджеры и операторы ресторанов, можно сгруппировать по трем основным направлениям:

• Недостаточное покрытие
• Чрезмерный оборот
• Логистическая небрежность

Недостаточное покрытие

1. Отсутствие доступности
Даже самый продуманный график иногда может противоречить личной доступности сотрудника. Если эта проблема выйдет из-под контроля, полный охват состава станет все более сложной задачей.

2. Укомплектование персоналом
Ранняя отправка сотрудников домой для управления затратами на рабочую силу может непреднамеренно посеять враждебность в вашей команде, поскольку вы рискуете «сыграть в фаворитов». Персонал может потерять веру в надежность своего расписания и ценность своего вклада.

3. Каннибализация маржи
Страх упустить хороший рост продаж может убедить менеджеров «перестраховаться» и перевыполнить график. Эта благородная забота стремится защитить уровень обслуживания клиентов, но может привести к увеличению затрат на рабочую силу сверх того, что оправдывают фактические продажи.

Чрезмерный оборот

4. Нехватка персонала
Единственное, что разочаровывает больше, чем недостаточный охват графиком смен, — это отсутствие достаточного количества персонала для работы на должностях и необходимых смен в первую очередь, а также попадание в ловушку нехватки рабочих в пиковые сезоны продаж.

5. Не звонить — не показываться
Сотрудники, которые не приходят на работу без предварительного уведомления, в какой-то момент решили, что их работа либо больше не стоит того, либо что последствий неявки не стоит избегать . Это плохие новости для всех.

6. Обучение слишком часто
Одной из наиболее измеримых проблем после высокой текучести кадров являются дополнительные — и часто непомерно высокие — затраты, связанные с обучением новых групп персонала чаще, чем может позволить ваш график.

Логистическая небрежность

7. Плохое обслуживание клиентов
Недостаточно подготовленный или необученный персонал склонен принимать неправильные заказы, выполнять их неправильно или не знать, как обращаться с жалобами. Если эти основные навыки не будут учтены в обучении, пострадает ваша служба поддержки клиентов.

8. Плохая связь
Перестановки смен, сменные переключатели, вызовы и запрет на показы являются частью расписания, и все это становится более дорогостоящим и неприятным из-за некачественной связи, поспешных или нечетких объявлений, или недостаточно уведомления.

9. Исключения из трудового законодательства
Штрафы, понесенные в результате неудавшихся проверок регулирующих органов, могут быть дорогостоящими и даже угрожать выживанию бизнеса, поэтому соблюдение требований является главным приоритетом для предприятий, затронутых изменением законодательства о труде.

См. 9 Проблемы планирования, обнаруженные в результате анализа 63 000 менеджеров [Новое исследование] , чтобы глубже погрузиться в каждую проблему и сделать выводы, необходимые для устранения проблем с планированием и поднятия духа вашего бизнеса и персонала на новый уровень.

Как выбрать правильный метод планирования

Доступны четыре основных метода планирования:

1. Случайно (без формального метода)

2. Традиционное (ручка и бумага)

3. Функциональные возможности (таблицы)

4. Инновации (программное обеспечение для планирования)

Эти методы планирования варьируются от простейших (без формального метода) до более надежных программ для планирования (приложения для онлайн-планирования). Каждый метод планирования соответствует своему стилю планирования: обычному, традиционному, функциональному или инновационному.

Метод, который вы используете для планирования, определяет ваш стиль планирования. Ни один метод не может быть лучше другого, но каждый учитывает разные потребности персонала и расписания (подробнее об этом чуть позже) и предлагает разные уровни гибкости и эффективности.

• Гибкость: Возможность менять смены, прогнозировать графики и соответствовать требованиям.
• Эффективность: Возможность создавать оптимальные графики своевременно с минимальным обслуживанием.

Плюсы и минусы 4 основных методов планирования

В следующем разделе мы сравниваем 4 основных метода планирования и подробно описываем достоинства и недостатки каждого из них.

1. Нет формального метода

Этот метод — отличный вариант для предприятий, которым не требуется дополнительная помощь в создании, управлении или поддержании рабочих графиков.

Плюсы:

• Никаких дополнительных затрат, инструментов или расходных материалов не требуется
• Подходит для небольшого персонала или предприятий с ограниченным графиком работы

Минусы:

• Коммутаторы и запросы доступности могут быть непосильными
• Трудно масштабировать, поскольку ваш персонал увеличивается, а планирование усложняется.

Стиль планирования: Случайный

Этот стиль предполагает выполнение работы любыми доступными средствами — текстовыми сообщениями, телефонными звонками, молва и так далее.

2. Ручка и бумага

Некоторые компании создают расписания с помощью традиционных инструментов, таких как ручка и бумага, доски объявлений или белые доски.

Плюсы:

• Простой и понятный способ управления расписанием
• Нет необходимости тратить время на изучение специализированных инструментов или нюансов Excel
• Минимальные затраты на планирование поставок

Минусы:

• Ручные обновления и модификации могут занять много времени
• Сложно оптимизировать для повышения эффективности и может привести к перегрузке или недоукомплектованности кадрами
• Очень сложно принимать быстрые бизнес-решения на основе данных, поскольку отчеты о трудовых ресурсах недоступны, и вместо этого их нужно создавать вручную.
• Отслеживание изменений расписания и управление ими может стать утомительным, трудоемким и сложным делом
• Снижение оперативной маневренности и гибкости из-за ручной корректировки расписания и обновления расписания персонала.

Стиль планирования: традиционный

Традиционное планирование является простым и понятным. Любой, у кого есть ручка и бумага и достаточно решимости для выполнения работы, может использовать этот метод.

3. Таблицы

Этот метод идеально подходит для предприятий, которым удобно создавать графики работы сотрудников и управлять ими с помощью Excel:

Плюсы:

• Microsoft Office предлагает рабочие шаблоны для ускорения процесса создания расписания
• Вы можете использовать формулы для автоматического расчета общего количества отработанных часов
• Вы можете создавать подробные отчеты, диаграммы и таблицы для принятия решений.
• Excel более экономичен, чем программное обеспечение для планирования, хотя вам все равно придется платить за лицензию Microsoft Office.
• Вы можете поделиться последним расписанием и сообщить об изменениях в расписании по электронной почте вместо того, чтобы ждать личного присутствия сотрудников.

Минусы:

• Использование Excel может быть шагом вперед по сравнению с созданием расписаний ручкой и бумагой, но для их создания по-прежнему требуется значительное время.
• Отслеживание и управление этими расписаниями может быть трудным и часто утомительным процессом.Вы регулярно переключаетесь между расписаниями. И вы никогда не будете работать только с одной таблицей. Есть несколько
• Труднее оставаться организованным и в курсе последних событий, если у вас больше сотрудников, поскольку это означает, что в графике нужно больше смен.
• Если вам нужны какие-либо бизнес-данные, вы должны сами создавать отчеты и диаграммы.

Планирование в Excel подвержено ошибкам, требует большого количества обновлений вручную и необходимости консолидировать информацию из электронных писем, телефонных звонков, рукописных заметок, текстовых сообщений и т. Д.

Генеральный директор ресторана Коди Холл, бывший менеджер по расписанию в Joey’s в Торонто, объясняет, как, если вы не перестраиваете свой график каждые несколько недель, вы можете столкнуться с проблемами, особенно если у вас много сотрудников, которые нужно запланировать:

«Представьте, что на первой неделе Строю график. Скажем, у меня есть сервер по имени Austa. Аста обычно работает по дням, с понедельника по пятницу, с 11 до 5. Теперь, на второй неделе, по своему расписанию с понедельника по пятницу, Аста делает резервы с четверга и пятницы. Я беру эти две смены и передаю их Симоне и Гаррону.Когда я перехожу на третью неделю и решаю свернуть это расписание, смена Осты по четвергам и пятницам отсутствует, а она есть у Симоны и Аарона.

Поскольку здесь 70 человек, я не понимаю, что в Осте всегда есть эти смены. И она злится, потому что спрашивает: «Где моя смена по четвергам и пятницам?» И я отвечаю: «Я даже не осознавал, что не давал ее тебе». Приходится перестраивать график каждые две недели.»–Коди Холл, генеральный директор

Стиль планирования: функциональный

Функциональное планирование использует технологию для модернизации традиционного планирования. Этот метод предпочитают руководители, которые разбираются в Excel и имеют время для создания, изменения и управления электронными таблицами.

4. Программное обеспечение для планирования работы сотрудников

Программное обеспечение для планирования берет лучшие части электронных таблиц и упрощает остальные

По мере развития технологий появляются и инструменты планирования смен. Планирование сотрудников теперь автоматизировано; он цифровой; это без шва.

Менеджеры

могут создавать и управлять расписаниями «на лету» со своих настольных компьютеров или мобильных устройств и мгновенно сообщать об изменениях расписания, не созывая личные встречи. И все это возможно с помощью простых в использовании инструментов планирования сотрудников.

Плюсы:

• Вы экономите деньги. Например, если вы ресторатор, правильное программное обеспечение для планирования работы ресторана поможет вам сэкономить 2000 долларов в месяц
• Программное обеспечение для планирования позволяет создавать графики менее чем за 30 минут.
• Вы тратите меньше времени на управление расписаниями и вместо этого одобряете или отклоняете запросы доступности одним касанием.
• Вы лучше подготовлены для разработки оптимального графика работы. Попрощайтесь с плохим обслуживанием клиентов и высокими затратами на рабочую силу!
• Принятие решений улучшается благодаря доступу в реальном времени к отчетам о продажах и трудовых ресурсах
• Утверждать запросы сотрудников на отгулы быстрее и проще, чем раньше
• Сотрудники могут легко переключаться между сменами с минимальным участием вас
• Легко определить любые неназначенные смены
• Связь с мобильными устройствами быстрая, бесперебойная и встроенная.

Минусы:

• Программное обеспечение для планирования требует ежемесячной подписки и потенциальной единовременной платы за интеграцию с POS-терминалом
• Потребуется небольшая кривая обучения, чтобы освоить новое программное обеспечение и обучить персонал

Стиль планирования: инновационный
В инновационном планировании используются постоянно работающие в реальном времени платформы «Программное обеспечение как услуга» и сложные алгоритмы для автоматизации повторяющегося планирования и принятия более разумных решений по планированию.

Каковы ключи к эффективному календарному планированию?

Это краткое введение в искусство понимания и согласования кадровых потребностей вашего бизнеса с потребностями планирования вашего персонала. Ознакомьтесь с Почему балансировка персонала ресторана и потребностей в расписании персонала = беспроигрышный вариант, чтобы получить подробный обзор.

Эффективное планирование требует большего, чем просто выбор правильного метода планирования. При создании расписания вы должны понимать и учитывать как кадровые потребности вашего бизнеса, так и индивидуальные потребности вашего персонала, и найти баланс между ними.

1. Планирование персонала

Ваши потребности в расписании сотрудников включают:

• Наличие достаточного количества предварительных уведомлений об изменениях в расписании для правильного управления своим временем
• Понимание своих должностных ролей, что дает им возможность выполнять рабочие задачи
• Контроль за отпуском и запросами о доступности
• Возможность в короткие сроки поменять или взять дополнительные смены

2. Потребности бизнеса в персонале

Требования вашего бизнеса:

• Правильное сочетание рабочих смен (фиксированная, раздельная, ротационная и т. Д.)) для повышения эффективности
• Оптимальное расписание, поэтому у вас никогда не будет избытка или недоукомплектованности кадрами
• Возможность снижения текучести кадров
• Интеллектуальное планирование, которое легко интегрируется с вашим POS для сокращения времени планирования

Каковы преимущества эффективного планирования?

Если вы выберете правильный метод планирования и уравновесите вышеуказанные потребности в персонале и составлении расписания, у вас гораздо больше шансов преодолеть общие проблемы с расписанием и получить множество преимуществ для вашего бизнеса и сотрудников:

Преимущества для бизнеса:

• Снижение затрат на рабочую силу за счет оптимизации расписания персонала
• Повышение качества обслуживания клиентов, так как вы никогда не укомплектовываете себя избыточным или недоукомплектованным персоналом
• Меньше времени на создание расписаний каждую неделю — при условии, что вы используете правильный инструмент.
• Меньше телефонных звонков и текстовых сообщений о доступности персонала, потому что сотрудники понимают свои роли
• Повышенная подотчетность, поскольку у сотрудников есть официальный график, на который они могут ссылаться и избегать пропущенных смен из-за недопонимания
• Повышенная вовлеченность персонала.Персонал более восприимчив к организованному процессу планирования, который работает по сравнению с тем, который не имеет структуры и мешает сбалансировать работу / личную жизнь

Льготы сотрудникам:

• Повышение морального духа, поскольку сотрудники заранее понимают свои роли и рабочее время и имеют график, учитывающий потребности в отпуске.
• Эффективное планирование поддерживает стремление персонала к повышению производительности. И обычно это достигается за счет использования правильных инструментов, а не неуклюжих процессов, которые замедляют работу

Рекомендовано: Почему сбалансированное укомплектование персоналом ресторана и его планирование — беспроигрышный вариант

Построение эффективного расписания сотрудников за 9 шагов

Теперь, когда вы понимаете, что влечет за собой эффективное планирование, вы, вероятно, задаетесь вопросом: «Так как именно я могу эффективно планировать сотрудников?» Мы рады, что вы спросили.

Вот простой 9-шаговый процесс, которому нужно следовать:

Шаг 1. Создайте свои производственные стандарты работы

Вычислите, сколько работы необходимо выполнить сотруднику с определенной должностью за определенное время (количество часов). То, как вы решите измерить объем работы, будет зависеть от вашего бизнеса. Если вы, например, ресторатор, вы можете посмотреть, сколько каверов сервер может сделать за определенное время.

Не забудьте подробно описать должностные обязанности каждого сотрудника.Снова используя пример ресторана, вы можете рассмотреть задачи по подготовке, закрытию и уборке. Повторите этот процесс для каждой смены во всей организации. ( Этот шаг предназначен для новых менеджеров или предприятий, и его нужно выполнить только один раз. )

Шаг 2: Анализ текущей активности

Проанализируйте свой текущий уровень активности, чтобы определить правильное количество сотрудников для планирования. У вас может возникнуть соблазн использовать свою интуицию при составлении расписания. Но интуиция может ошибаться и вести к избытку или недоукомплектованию кадрами.Вместо этого анализируйте отчеты о продажах и трудозатратах или используйте подходящее программное обеспечение для планирования работы сотрудников, чтобы делать это автоматически.

Шаг 3: Прогноз уровня вашей активности

Используйте предыдущие данные для прогнозирования будущих уровней активности. Определите периоды максимальной и низкой нагрузки в течение каждого дня, каждой недели месяца и каждого месяца в году. Зная, например, что выходные в День труда всегда в 3 раза загружены, чем в среднем выходные, вы можете спланировать их и обеспечить в 3 раза больше сотрудников для обслуживания дополнительного спроса.

Шаг 4. Определите необходимое количество сотрудников

Рассчитайте точное количество сотрудников, которые вам нужны, разделив стандарты производства на количество клиентов. Например, если сервер в ресторане может выполнить 30 покрытий за 8-часовую смену, и вы оцениваете, что будет 150 покрытий (уровень активности, который вы нанесли на график), то вам, вероятно, понадобится пять серверов.

Шаг 5: Рассмотрите потребности сотрудников в расписании

Пришло время также учесть потребности ваших сотрудников в расписании, такие как стремление к гибкости и даже желаемую ротацию.Не забывайте учитывать возможные прогулы и проконсультироваться с необходимыми экспертами по юридическим вопросам, особенно в отношении сверхурочной работы.

Шаг 6: Выберите метод планирования

Начните создавать расписание, используя любой из перечисленных выше методов, помня, что некоторые методы сэкономят вам больше времени и денег и помогут лучше оптимизировать расписания.

Пример: создание графика смены ресторана в Excel

Для более подробного изучения того, как использовать наш полностью настраиваемый шаблон, просмотрите пошаговое руководство от начала до конца: Как составить график работы ресторана (с бесплатным шаблоном Excel)

Если вы ресторатор, который планирует использовать Excel или в настоящее время использует Excel, но изо всех сил пытается создать расписание с использованием шаблонов, которые предоставляет Excel, вот пошаговый процесс создания графика смен сотрудников с использованием шаблона, специально разработанного для рестораторы.

1. Скачать шаблон расписания ресторана:
   Скачать шаблон
2. Откройте шаблон
3. Выберите день недели, в который должен начинаться ваш рабочий график
4. Добавить имена сотрудников в график

Щелкните ячейку «Сотрудник 1» и введите одно из имен своих сотрудников. Повторите этот процесс для всех сотрудников от «Сотрудник 2» до «Сотрудник 18».

Не стесняйтесь удалять и строки, которые вам не нужны, или добавлять строки, которые вам нужны.Например, если у вас меньше сотрудников, чем указано, щелкните правой кнопкой мыши строку и выберите «Удалить». Если у вас есть другие, сделайте то же самое и выберите «Вставить».

5.Настройте время смен и роли

Выберите вкладку «Смены» внизу.

Затем следуйте этим инструкциям при добавлении смены и роли:

• При добавлении смены редактируйте только время начала и окончания, столбец смены обновится автоматически. Добавьте дополнительные смены после первой записи и перед последней записью.
• Добавить роль после первой записи и перед последней записью

6. Составить график

Вернуться на вкладку «Расписание». Начните создавать свое расписание, выбрав ячейку под выбранным днем ​​рядом с именем сотрудника. В каждой ячейке есть раскрывающееся меню для смен и ролей. Выберите подходящую роль и сменитесь.

Смена:

роль:

Повторяйте процесс для каждого сотрудника и каждый день. Не стесняйтесь изменять другую информацию, которую хотите, e.g., «название заведения» и «неделя». Когда будете готовы, нажмите «Сохранить как», введите название расписания и сохраните его в папке на своем компьютере, к которой вы легко сможете получить доступ, например, «Расписания смен сотрудников».

Шаг 7. Получите одобрение высшего руководства

После того, как вы составили расписание, не забудьте получить одобрение от высшего руководства, если вам нужно. Вместе оцените график на основе ваших затрат на рабочую силу, потребностей сотрудников и бизнеса или любых других критериев, которые вы сочтете приемлемыми.

Шаг 8: Поделитесь расписанием с сотрудниками

Распространите расписание среди сотрудников, чтобы они несли ответственность и понимали, чего от них ждут. Вы можете отправить расписание по электронной почте, если используете Excel, или проверить, проверили ли сотрудники доску объявлений.

В качестве альтернативы используйте приложение для планирования, которое позволяет делиться своим расписанием через мобильное устройство и легко сообщать об изменениях расписания без необходимости личных встреч.

Шаг 9: Регулярно пересматривайте свое расписание

На самом деле ваша работа начинается только после того, как вы составили свой первый график.Теперь вы должны управлять своим расписанием, отслеживать его и регулярно изменять, чтобы обеспечить его оптимизацию. Периодически просматривайте расписания и свой процесс планирования, чтобы обнаруживать проблемы и находить решения для оптимизации всего процесса.

ПОЦЕЛУЙТЕ (просто глупо!) Ваши проблемы с планированием до свидания с нашим еще более подробным пошаговым руководством: 9 шагов по эффективному планированию сотрудников

Улучшение графика сменной работы

В этом посте мы рассмотрели почти все, что вам нужно знать о том, как составлять оптимальные графики сменной работы.Независимо от того, ежемесячно или еженедельно, в 8-часовую или 12-часовую смену, наша цель — помочь вам составить и лучше управлять своим рабочим графиком независимо от потребностей вашего бизнеса.

Как вы видели, планирование смен — жизненно важная часть любого бизнеса. Вы также узнали, как грамотное планирование сокращает затраты на рабочую силу, улучшает обслуживание клиентов, повышает боевой дух команды и экономит кучу времени.

Но, как вы знаете и, вероятно, уже обнаружили, достичь мастерства непросто. Со всеми типами смен и даже большим количеством моделей смен на выбор при создании расписания — не говоря уже о борьбе с управлением и обновлением этих расписаний после их создания — достижение мастерства может показаться несбыточной мечтой.

Но этого не должно быть. Вам просто необходимо:

• Выберите правильный метод планирования для вашего бизнеса
• Сосредоточьтесь на ключах к эффективному планированию
• Следуйте пошаговым инструкциям при создании расписаний и
• Постоянно пересматривайте и корректируйте свое расписание

Источники: Браун, Дуглас Роберт. Справочник менеджера ресторана: как создать, начать работать и управлять финансово успешным предприятием общественного питания

Ник Дарлингтон

Ник Дарлингтон (www.nickdarlington.com) — писатель B2B, который придумывает, пишет и производит привлекательные копии веб-сайтов, публикации в блогах и лид-магниты для технологических компаний.

16 типов графиков работы, которые должен знать каждый менеджер

В современном быстро меняющемся мире бизнеса типы графиков работы столь же разнообразны, как и компании, которые их принимают.

Из-за разнообразия типов графиков работы легко запутаться — как с терминами, используемыми для описания графика, так и с часами, которые указывает каждый из них.Но эксперты по менеджменту в Sling здесь, чтобы помочь.

В этой статье мы расскажем о 16 наиболее распространенных типах графиков работы, чтобы вы могли найти тот, который лучше всего подходит для вашего бизнеса и ваших сотрудников.

16 типов графиков работы

Прежде чем мы начнем, важно понять, что многие из этих типов графиков работы похожи друг на друга. Каждый термин может описывать небольшую разницу в отработанных днях или часах.

Из-за этих сходств и различий вы можете комбинировать отдельные типы графиков работы, чтобы создать свой собственный уникальный план.Например, вы можете объединить условия, чтобы создать фиксированную сезонную утреннюю смену неполный рабочий день или полную смену по вызову.

Все зависит от потребностей вашего бизнеса и наличия ваших сотрудников.

1) Стандартный

Стандартный рабочий график — это такой график, в котором сотрудники работают по установленным дням (обычно с понедельника по пятницу) и часам (обычно с 9 утра до 5 вечера). Это часто называют «графиком работы с 9 до 5».

Стандартный график работы достаточно распространен, поэтому большинство сотрудников уже привыкли работать в эти обычные часы.Сотрудникам нравится стандартный график, потому что его легко спланировать — они знают, что будут работать с 8 утра до 5 вечера. С понедельника по пятницу.

С точки зрения работодателя, этот тип графика один из самых простых, чтобы вписать его в 24-часовой рабочий день. А поскольку большинство приложений для составления расписаний построены на этот рабочий день, вам не нужно заставлять свое программное обеспечение соответствовать другому типу рабочего графика.

2) Фиксированный

Фиксированный аналогичен стандартному графику работы — устанавливают дни и часы — но могут применяться к альтернативному времени работы, например, со вторника по субботу с 10 часов утра. м. до 18:00

Для работодателей фиксированный график позволяет осуществлять долгосрочное планирование и упрощает расчет затрат на рабочую силу. Это также значительно упрощает создание расписания, поскольку рабочие часы устанавливаются изо дня в день, из недели в неделю и из месяца в месяц.

Имея фиксированный график, вам не нужно менять обычный шаблон каждый раз, когда вы составляете новый график работы.

3) Полный рабочий день

Тип графика работы полный рабочий день означает, что сотрудник будет работать 37-40 часов в неделю.Они могут работать пять дней по 8 часов, четыре дня по 10 часов или шесть рабочих дней по 6,5 часов. Проработанные дни не имеют значения, важно только общее количество часов.

График работы с полной занятостью обеспечивает работодателям и работникам стабильность и предсказуемость. Но когда вы создаете команду, в которой все сотрудники работают полный рабочий день, может быть сложно и дорого найти кого-то, кто будет работать сверхурочно.

Со всеми штатными сотрудниками вы можете столкнуться с дилеммой, при которой вам нужно несколько часов дополнительной работы, но вы не можете найти добровольцев или не хотите оплачивать сверхурочные, а рабочая нагрузка не требует найма нового сотрудника .

4) Неполный рабочий день

График неполного рабочего дня — это график, при котором сотрудник работает меньше, чем полный рабочий день. Из-за сокращенного рабочего времени сотрудники могут работать только два или три дня в неделю и не могут работать обычные восемь часов в день.

Такой график хорошо работает для определенных типов предприятий (например, ресторанов и кафе), но может создать дополнительную головную боль для других типов предприятий (например, офисов и центров обработки вызовов).

Для менеджеров команда, состоящая только из сотрудников, работающих неполный рабочий день, означает, что при создании расписания вам придется иметь дело с большим количеством людей.Это не всегда плохо, но из-за этого сортировка по доступности может стать серьезным делом.

5) Смена

Другой из наиболее распространенных типов графика работы, посменная работа обычно резервируется для предприятий, которые работают более 10 часов в один день.

Если предприятие остается открытым круглосуточно (24 часа), они обычно устанавливают первую смену (например, с 7:00 до 15:00), вторую смену (например, с 15:00 до 23:00) и ночную смену. или, в-третьих, смена (например, с 23:00 до 7:00).м.).

В зависимости от вашего бизнеса, посменная работа означает, что ваши сотрудники будут работать, что может считаться ненормированным рабочим днем. Ранняя или поздняя смена идеальна для тех сотрудников, которые ходят в школу или заботятся о своей семье или больных родственниках, но большинство людей предпочли бы работать по более «нормальному» графику с 9 до 5.

6) Внештатный сотрудник

График работы внештатного сотрудника является относительно новым среди типов графиков работы. По сути, фрилансер может работать в любое время, пока работа будет выполнена в установленный срок.

Для работодателя включение графика работы внештатного сотрудника означает, что вы теряете большую часть контроля над тем, когда работает ваш «сотрудник». Однако, если вы найдете человека, которому вы можете доверять, который выполнит работу правильно и вовремя, график внештатного сотрудника имеет смысл.

Но если ваш фрилансер не сосредоточен на работе или вы не хотите отказываться от контроля над тем, когда работают ваши сотрудники, этот тип графика может вам не подойти.

7) Непредсказуемый

Непредсказуемый график работы меняется от недели к неделе беспорядочно (т.е., не следуя регулярному шаблону). Во многих штатах есть законы, регулирующие и даже запрещающие непредсказуемые типы графика работы, а непредсказуемые графики работы трудны как для сотрудников, так и для работодателей.

Для сотрудников практически невозможно планировать деятельность вне работы (например, прием к врачу, уход за детьми и т. Д.), Потому что они не знают, когда они будут работать в следующий раз.

Для работодателей непредсказуемый график работы требует каждый раз воссоздавать шаблон с нуля.

8) Сезонный

Сезонный график работы действует только несколько месяцев в году. Типичные типы сезонного графика работы включают праздничные (с ноября по декабрь) и летние (июнь, июль и август).

Для тех предприятий, которые открыты только несколько месяцев в году или которым необходимо нанять дополнительный персонал во время праздников, сезонный график является идеальным. Но наем сезонных сотрудников означает, что вам придется заполнить свой и без того напряженный график собеседованиями, адаптацией и обучением.

9) Flex

При гибком графике вы требуете, чтобы ваши сотрудники работали определенное количество основных часов (например, с 11:00 до 14:00) в определенном месте (например, в офисе). Затем сотрудник может работать остаток своего рабочего времени, когда и где он хочет.

Гибкий график работы — прекрасное преимущество, которое вы можете предложить своим сотрудникам. Но это может чрезвычайно затруднить организацию встреч и других групповых функций, потому что ваши сотрудники приходят и уходят, когда хотят, в нерабочее время.

Если вы столкнулись с чрезвычайной ситуацией и вам нужно собрать войска, вам, возможно, придется разослать электронные письма или текстовые сообщения, а не встречаться лицом к лицу.

10) Альтернативный

Альтернативный график работы — это широкий термин, используемый для обозначения любого типа графика работы, который отличается от графика, используемого другими в вашем бизнесе. Альтернативные графики обычно применяются с учетом потребностей сотрудников (например, беременность, медицинские требования, семейные вопросы).

Альтернативный график работы означает, что вам необходимо нанять нового сотрудника, чтобы заменить (или компенсировать) часы, которые уволил первоначальный сотрудник.Альтернативные графики работы обычно временны, но могут стать регулярными, если проблемы, которые потребовали приема нового сотрудника, сохраняются.

11) Сжатый

Сжатый тип графика работы — это график, в котором сотрудники работают одинаковое количество часов за меньшее количество дней по сравнению со стандартной моделью «с 9 до 5». Например, с 7 утра до 5 вечера. С понедельника по четверг.

Сжатый тип графика работы обеспечивает фиксированное рабочее время, что упрощает планирование и прогнозирование затрат на рабочую силу.Сжатые графики также дают сотрудникам лучший баланс между работой и личной жизнью, потому что они знают, что у них будет дополнительный выходной каждую неделю для решения личных проблем.

12) Вращающийся

Вращающийся график работы обычно применяется к сменной работе. Он настроен таким образом, что сотрудники работают в первую смену одну неделю, вторую смену на следующей неделе и третью смену на следующей неделе. Вы также можете чередовать смены изо дня в день.

Обратной стороной ротационного графика работы является то, что сотрудники страдают от снижения вовлеченности, поскольку их рабочее время никогда не стабилизируется.

Для определенных профессий (например, медсестер, полицейских, пожарных) сменный график работы является необходимой частью работы, но для других профессий сменный график работы может вызвать больше проблем, чем попытаться решить.

13) Разделенный

Разделенный график работы означает, что сотрудник может работать несколько часов в один момент в течение дня, иметь несколько часов отдыха, а затем работать в остальное время в течение другой части дня.

Например, сотрудник может работать 7 а.м. до 9 утра, перерыв на пять часов, а затем закончить работу с 14 часов. до 17:00

Разделенный график работы может быть чрезмерно трудным для ваших сотрудников. Местные, государственные и федеральные законы часто диктуют минимальный промежуток времени между двумя сменами, что означает, что ваш сотрудник должен будет покинуть ваш бизнес, а затем вернуться через несколько часов.

Для некоторых сотрудников это может позволить забрать детей из школы или решить личные проблемы. Но это также означает, что им приходится иметь дело с двумя разными дорогами.

Уже одно это может создать чрезмерную нагрузку на вашего сотрудника и сделать разделенную смену не идеальной.

14) Дежурный

График дежурства — это такой график, при котором работник доступен для работы в любое время, днем ​​или ночью, в зависимости от требований работодателя. График работы по вызову обычно меняется между сотрудниками, чтобы одному человеку не приходилось работать все время.

Большинство работодателей используют график работы по вызову, чтобы спланировать действия в чрезвычайных ситуациях или подготовиться к тому, чтобы сотрудники не звонили и не показывались.

Врачи часто работают один дежурный день или выходные в месяц на случай возникновения неотложной ситуации. Для других предприятий вы можете установить график дежурства на случай, если регулярно запланированный сотрудник заболеет или не сможет приехать по какой-либо причине.

15) Сверхурочная работа

График сверхурочной работы означает работу в течение недели, превышающей стандартные часы полной занятости. Заработная плата за сверхурочную работу обычно выше, чем за работу менее 40 часов (например, за полуторную или двойную).

Вы можете обнаружить, что сверхурочная работа необходима во время крупных проектов или в определенное время года.Но работодатели по возможности избегают сверхурочных, потому что они очень быстро становятся очень дорогими.

В некоторых случаях работодатели просят одного или двух сотрудников поработать несколько часов сверхурочно здесь и там, чтобы снизить затраты на рабочую силу и при этом покрыть часы, необходимые для выполнения работы.

16) Нет установленного графика

В этом типе рабочего графика у сотрудника есть набор обязанностей и задач, которые он должен выполнить, но вы — работодатель — не диктуете им часы работы.

Так, например, если сотрудник может завершить свои задания менее чем за полную 40-часовую рабочую неделю, он может взять оставшуюся часть недели перерыв. Точно так же, без определенного расписания, они могли работать рано утром или поздно вечером.

Нет установленного расписания. Подобно графику внештатного сотрудника, сотрудник сам решает, когда ему работать. Никакой установленный график не отличается от графика внештатного сотрудника тем, что сотрудник обычно отчитывается в вашем офисе для выполнения своей работы.

Для сотрудников отсутствие установленного графика может мотивировать их выполнять свою работу в начале недели, чтобы иметь дополнительный выходной.Но для того, чтобы этот график работал, нужен целеустремленный и целеустремленный сотрудник, потому что здесь так много свободы.

Для работодателей этот тип рабочего графика может обеспечить баланс между работой и личной жизнью, который ищут многие сотрудники, и в результате создать более счастливую команду. Обратной стороной для работодателей является то, что без установленного расписания невероятно сложно отслеживать и гарантировать, что вы окупаете свои деньги за проделанную работу.

Обработка всех типов рабочих графиков с помощью Sling

Независимо от множества типов графиков работы, которые вам нужно выбрать, лучший способ оставаться организованным при создании рабочего плана вашего сотрудника — это использовать специализированный набор программных инструментов, таких как Sling .

Sling быстро справляется даже с самым сложным графиком работы благодаря своей гибкости и встроенному искусственному интеллекту. То, что раньше занимало часы, теперь занимает всего несколько минут благодаря:

• Шаблонам, которые делают повторяющиеся типы графиков работы максимально приближенными к нажатию кнопки
• Уведомления, которые показывают перекрывающиеся смены и двойные бронирования
• Напоминания, сохраняющие свободное время, доступность , а также запросы смены смены, видимые при планировании
• Бюджетные и сверхурочные ограничения, которые не позволяют вам превысить количество, необходимое вашему бизнесу для процветания
• Открытые смены, которые позволяют вашим сотрудникам выбирать, когда они хотят работать в порядке очереди. обслуживаемая основа
• Автоматические сообщения, отправляемые прямо на мобильные устройства ваших сотрудников, информирующие их о начале их смены, наличии новой смены или желании поменять смены

Затем, когда расписание установлено, вы может использовать возможности других функций Sling — бортовые часы с геозонами, отслеживание и анализ затрат на рабочую силу, групповое общение, новостную ленту и списки задач t — для упрощения и оптимизации времени, необходимого для организации и управления вашей рабочей силой.

Чтобы получить дополнительные бесплатные ресурсы, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и составить расписание своей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите GetSling.com сегодня.

Считаете статью полезной? Поделитесь с другими:

Типы графиков работы — Buddy Punch

Какой график работы лучше всего подходит для вашего бизнеса?

Это сложный вопрос, потому что существует множество вариантов, каждый со своими преимуществами и недостатками.

Какой бы сложной ни была эта тема, вы не можете избежать ее, потому что как лидеру важно определить правильный график работы для своей команды.Это поможет им достичь лучшего баланса между работой и личной жизнью, а также обеспечит продуктивность вашей компании.

Чтобы помочь вам принять обоснованное решение, мы составили список из 16 наиболее распространенных типов рабочего графика.

Понимание каждого из них поможет вам решить, какая рабочая структура лучше всего подходит для ваших сотрудников, а также для вашего бизнеса.

# 1 Работа на полную ставку

График работы с полной занятостью — это такой график, при котором сотрудники работают от 37 до 40 часов в неделю.Самый распространенный тип полной занятости — это когда сотрудники работают с понедельника по пятницу по восемь часов за раз.

В некоторых случаях сотрудники могут работать четыре дня в неделю по десять часов за раз или даже шесть дней в неделю по 6,5 часов за раз. Это называется сжатым графиком работы, но он также попадает в категорию полной занятости, поскольку реальным критерием для полной занятости являются часы, а не количество рабочих дней.

Ограничение рабочей недели 40 часами было введено Законом о справедливых трудовых стандартах.Закон не означает, что сотрудники не могут работать более 40 часов в неделю. Это просто означает, что работа сверх этого количества часов дает им право на сверхурочную работу.

Самым большим преимуществом работы на полную ставку для сотрудников является то, что большинство компаний будут предлагать им такие льготы, как медицинское страхование, оплата отпусков и больничных, а также фиксированная заработная плата. Для работодателей или менеджеров это также означает стабильность на рабочем месте.

С другой стороны, штатные сотрудники могут перестать работать, особенно через несколько лет.Таким образом, для руководителей будет важно следить за тем, чтобы команда оставалась мотивированной и продуктивной.

# 2 Стандартный рабочий день (или с 9 до 5)

При типе графика рабочего дня ваши сотрудники работают в стандартное рабочее время с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00. В стандартный рабочий день не включаются праздничные и выходные дни.

Хотя не все рабочие места работают в эти стандартные часы рабочего дня, мы, как потребители, часто сталкиваемся с такой структурой в своей личной жизни.Вспомните, когда в последний раз вам приходилось проводить клиринг или расчет по финансовой операции в течение рабочего дня. Или сколько доставок приходится на эти стандартные часы рабочего дня.

Преимущество стандартного рабочего дня заключается в том, что когда вы нанимаете новых сотрудников, это настолько обычное явление, что большинство из них уже привыкли к нему и им не нужно время, чтобы приспособиться к рабочему графику.

Использование стандартного количества рабочих часов и дней также отлично подходит для планирования .

Для занятого руководителя, который часто выполняет несколько проектов одновременно, стандартные рабочие недели могут быть простой структурой для реализации. Распределить всех членов вашей команды по схеме с 9 до 5 будет относительно несложным процессом.

В последнее время идея стандартных рабочих дней вызвала немало противников. Многие утверждают, что это слишком однообразно и часто приводит к недостатку творчества и вдохновения у сотрудников. Если вы все же выбрали этот вариант, потому что считаете его целесообразным для вашего бизнеса, не думайте, что все в вашей команде будут за него.

# 3 Фиксированное расписание

Фиксированный график работы аналогичен стандартному графику работы. В обоих вариантах ваши сотрудники работают в определенные дни в определенные часы.

Разница в том, что, в отличие от стандартного графика работы, ваши сотрудники не обязательно работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 17:00.

При фиксированном расписании раз и дней могут отличаться .

Например, сотрудники могут работать с понедельника по пятницу с 10 до 18 часов или со вторника по субботу с 8 до 16 часов.

Менеджеру или руководителю эти фиксированные графики намного легче планировать, особенно на долгосрочные периоды. Дополнительным преимуществом является то, что затраты на рабочую силу намного проще рассчитывать по фиксированному графику, поскольку рабочие дни и время остаются неизменными на всем протяжении.

Совместная работа вашей команды в определенное время также имеет смысл для повышения производительности. Если сотруднику нужно задать вопрос, поскольку все на работе, ему не нужно ждать до завтра или когда этот человек будет доступен.

Для сотрудников, которым нравится стабильность и рутина, это также идеально, так как они смогут планировать как свою профессиональную, так и личную жизнь.

Чтобы фиксированный график работал эффективно, важно понимать потребности вашего бизнеса. Например, если вы работаете в финансовом секторе, обычно в течение дня есть определенные часы, когда вы можете обрабатывать платежи. Понимание вашего сектора даст вам отличное руководство по выбору идеальных типов рабочего графика для вас.

График работы в 4 смены

До сих пор мы говорили о типах графиков работы, которые актуальны для компаний или организаций, которые работают в определенные часы. Но что происходит, когда ваш бизнес открыт более десяти часов в день, а вы хотите предоставлять своим клиентам услуги в нерабочее время?

Невозможно (и вредно для здоровья), чтобы ваши сотрудники работали 24 часа в сутки, каждый день.

В этом случае возможный вариант — посменный график работы.

Типы сменного графика работы

идеально подходят для предприятий или организаций, которые работают весь день . Их часто принимают за смены.

Мы обсудим, что делает разные смены, но сейчас важно понять, что вы обычно делите график сменной работы на три 8-часовые смены в течение дня.

Первая смена

Сотрудники первой смены обычно работают в течение дня, а затем отдыхают по вечерам.В зависимости от компании это может означать смену с 7:00 до 15:00, смену с 8:00 до 16:00 или смену с 9:00 до 17:00.

Наиболее распространенными типами работников в первую смену являются кассиры в банках, менеджеры по персоналу или администраторы.

Вторая смена

Работники второй смены приступят к работе после окончания первой смены. В зависимости от того, когда заканчивается первая смена, это может быть дневная смена, например, с 13:00 до 21:00 или с 15:00 до 23:00.

У сотрудников, которые работают с данным графиком работы, будут выходные по утрам и ночам.Вторая смена актуальна для различных секторов, таких как общественное питание, колл-центры и розничная торговля.

Третья смена

Люди обычно называют третью смену «ночной». Эти рабочие начнут работать около полуночи, а утром уйдут. Третья смена обычно с 23:00 до 7:00 или с 12:00 до 8:00.

Понятная проблема с этими типами графика работы заключается в том, что сотрудники будут работать в нерабочее время.Хотя это может не подходить для многих людей, некоторые приветствуют эти нечетные часы. Люди, которые ходят в школу или имеют больных членов семьи, о которых нужно заботиться, могут оценить такие изменения.

# 5 График вращения

Если вы управляете заведением, работающим круглосуточно 7 дней в неделю, то, вероятно, вы уже знакомы с чередующимися графиками.

В предыдущем разделе мы обсудили различные типы смен (первая, вторая и третья). Используя чередующийся график, вы чередуете эти смены между сотрудниками.

Итак, сотрудник может работать в первую смену на этой неделе, вторую на следующей неделе и третью смену на следующей неделе. Ротация может быть ежедневной, еженедельной или иногда ежемесячной.

Идея, лежащая в основе этих типов графика работы, проста — убедитесь, что компания продолжает работать, и при этом гарантировать, что ни один сотрудник не будет постоянно придерживаться рабочего времени, которое он ненавидит.

Преимущество здесь в том, что сотрудники могут заниматься личной деятельностью в соответствии со своим чередующимся графиком.

Например, если вы внедрили фиксированные типы графика работы, ваш сотрудник может пропустить множество особых мероприятий.Тем не менее, при чередующемся графике можно не работать в некоторые выходные и посещать специальные мероприятия, которые они всегда пропускали, в определенную смену.

С другой стороны, постоянная ротация между первой, второй и ночной сменами усложняет процесс адаптации сотрудников. Нас часто поощряют стремиться к большему, стремиться к большему, а не «чувствовать себя комфортно».

Тем не менее, рутина имеет психологическую пользу, потому что, когда ваша жизнь организована и настроена на рутину, вы точно знаете, чего ожидать.Рутина лишает нас возможности догадываться о том, что приближается, и облегчает симптомы тревоги.

Хотя рутина и стабильность полезны, некоторые профессии требуют смены графиков работы. В их число входят врачи, медсестры, полицейские, пожарные, консьерж отеля и фабричные рабочие.

Существуют различные типы чередующихся графиков, которые вы можете реализовать.

График работы в смену Dupont

График смены Dupont рассчитан на четырехнедельный цикл.

При таком расписании у вас будет четыре разных команды, которые работают в две 12-часовые смены .

Для сотрудника цикл будет иметь вид:

• Четыре ночные смены

• Трехдневный перерыв

• Трехдневные смены

• Один день ВЫКЛ

• Три ночные смены

• Трехдневный перерыв

• Четырехдневные смены

• Семь дней отдыха

Как видите, из-за сменного графика работы Dupont сотрудники могут работать дольше стандартной 40-часовой рабочей недели в некоторые недели, поэтому важно отслеживать сверхурочные.

Для сотрудников будут гарантированные семь выходных дней в последнюю неделю цикла.

Питман Посменный график работы

Как и в сменном графике Dupont, вы делите своих сотрудников на четыре команды, которые работают в смену по 12 часов. Основное отличие здесь в том, что этот график работает на

двухнедельный цикл

, и ваши сотрудники не будут работать более трех дней подряд.

Этот цикл выглядит так:

2-2, 3-2, 2-3 сменный график работы

В этом графике работы также задействованы четыре команды, которые работают в смену по 12 часов. Это похоже на график смены Дюпона, потому что график представляет собой четырехнедельный цикл.

Однако на этот раз сотрудники будут работать первые две недели полностью в дневную или ночную смену, а затем следующие две недели будут работать в противоположную смену.

При выборе этого варианта ваши сотрудники никогда не будут работать более трех дней подряд, и они также получают три выходных дня каждые две недели.

Как следует из названия смены, сюда входят:

• Двухдневные смены
• Двухдневный отдых
• Трехдневные смены
• Двухдневный отдых
• Двухдневные смены
• Трёхдневный отдых
• Две ночные смены
• Трёхдневный отдых
• Трехдневные смены
• Двухдневный отдых
• Две ночные смены
• Трёхдневный отдых

6-4 6-4 6-4 Посменный график работы

График смены 6-4 6-4 6-4 намного менее сложен, чем приведенные выше планы.По данному графику работы ваших сотрудников будет работать:

• Шесть дней
• Четыре дня отдыха
• Шесть дней
• Четыре дня отдыха
• Шесть дней
• Четыре дня отдыха

Этот график требует, чтобы вы разделили сотрудников на команды по пять человек, и вместо 12-часового рабочего дня они работали бы 10-часовыми сменами в течение месяца.

График работы 24-48 смен

График работы 24-48 намного проще, чем вышеупомянутые вахтовые смены.

Однако многим сотрудникам может быть трудно приспособиться к продолжительности рабочего времени.

Для этого рабочего графика вам понадобятся три команды, каждая из которых будет работать по 24-часовым сменам, а затем будет иметь 48-часовой перерыв. Такой график работы можно увидеть и у медиков.

График работы в смену 4-3

Для смены 4–3 вам понадобится шесть команд. Каждая команда будет работать 10-часовыми сменами, которые будут пересекаться, чтобы ваш бизнес оставался работоспособным на всем протяжении.

Ротация для этого расписания проста:

• Четыре дня на
• Три выходных
• Четыре дня на
• Три выходных
• Четыре дня на
• Три выходных

# 6 Сжатый график

Сжатый график — это когда ваши сотрудники работают полный рабочий день (40 часов) в неделю.

Отличие данного рабочего графика от стандартного в том, что их

меньше рабочих дней .

Таким образом, вместо сотрудника, работающего с понедельника по пятницу с 9 до 17 часов, он может работать всего четыре дня в неделю по 10 часов, чтобы уложиться в 40 часов в неделю.

Эти фиксированные часы могут быть полезны как для руководства, так и для сотрудников.

Как руководитель, ваши сотрудники работают по фиксированному графику каждую неделю, что значительно упрощает расчет затрат на рабочую силу и планирование.

А для сотрудников такой график дает им дополнительный выходной каждую неделю.Это означает, что они смогут не только отдыхать в выходные дни, но также выполнять поручения и заниматься личными делами.

Сжатые графики также могут способствовать лучшему балансу работы и личной жизни для сотрудников, что является решающим фактором для счастья и удержания сотрудников.

В зависимости от потребностей бизнеса сжатый график может иметь разные формы.

4/40 График

При таком графике работы ваши сотрудники работают четыре дня в неделю по десять часов за раз. Это наиболее распространенный тип сжатого расписания , который проще планировать и управлять.

Хотя десятичасовой рабочий день может быть сложной задачей для сотрудников, некоторые ценят стабильность и предсказуемость этого типа расписания.

9/80 График

График работы 9/80 позволяет сотрудникам работать по 80 часов в течение более девяти дней. Типичное расположение может выглядеть так:

Неделя 1:

Сотрудник работает с понедельника по четверг по девять часов в день.Затем они работают по восемь часов в пятницу.

Это соответствует 44 часам работы .

Неделя 2:

Сотрудник будет работать с понедельника по четверг по девять часов в день, а затем будет выходной в пятницу.

Это соответствует 36 часам работы .

1 неделя: 44 часа

2 неделя: 36 часов

Всего часов: 80 часов

Большим преимуществом этого типа сжатого графика является то, что сотрудники будут брать меньше выходных (по сравнению с графиком 4/40), что поможет облегчить выполнение рабочих обязанностей.

12-часовые смены при трехнедельном цикле

Для этого типа сжатого графика работы ваш сотрудник будет работать по 12 часов в день, уменьшив количество рабочих дней.

Это может означать, что сотрудник будет работать 48 часов в течение первой недели, 36 часов в течение второй, а затем 48 часов в течение третьей недели. Это в среднем составляет 44 часа в неделю.

5-4 / 9 График

Если вы выберете этот сжатый график работы, ваши сотрудники будут работать девять часов в день, но количество дней в неделю будет меняться от пяти до четырех дней.

Например, в течение первой недели они будут работать пять дней, а затем четыре дня в течение второй недели.

# 7 Разделенный график работы

Разделенный рабочий график относится к случаям, когда сотрудники приходят на работу более одного раза в день. Это может означать, что сотрудник работает с 7:00 до 11:00, а затем с 17:00 до 21:00.

Как видите, между сменами существенный перерыв, но работник все равно успевает отработать восемь часов в день.

Типы раздельных графиков работы имеют свои преимущества и недостатки, и они не идеальны для всех рабочих сред.

Например, сотрудникам может быть сложно управлять двумя поездками в день. При выборе разделения рабочего графика важно понимать потребности вашего бизнеса и вашего сотрудника. Вам также следует обратить внимание на трудовое законодательство, поскольку оно требует определенного времени между сменами.

Для некоторых секторов неизбежны раздельные типы графиков работы.

Например, водитель школьного автобуса, скорее всего, будет работать несколько часов утром (возить детей в школу), а также несколько часов днем ​​(забирая детей из школы домой).То же самое может относиться к водителям, которые доставляют еду (завтраки, обеды или ужины) в офисы.

Помимо потребностей отрасли, есть случаи, когда ваш сотрудник может предпочесть этот тип графика.

Возможно, им нужно забрать своих детей из школы, или, может быть, они учатся на неполной ставке и им нужно несколько часов в течение дня.

# 8 Гибкий график работы

Гибкий график работы позволяет вашим сотрудникам иметь больше свободы и гибкости в рабочие дни и часы.

Хотя график гибкий, ваши сотрудники все равно должны отработать определенное количество часов.

Например, если ваш бизнес требует, чтобы сотрудники работали 40 часов в неделю, этого можно добиться, если сотрудник будет работать десять часов в понедельник, девять часов во вторник, восемь часов в среду, семь часов в четверг и шесть часов в пятницу. .

Наличие гибкого графика работы может быть выгодным для вашего бизнеса, поскольку он позволяет сотрудникам заниматься своими увлечениями вне работы, проводить свободное время с семьей, а также работать в наиболее продуктивные часы с меньшим количеством часов простоя.

Это поможет им лучше сбалансировать работу и личную жизнь, что имеет решающее значение для счастья и удовлетворения сотрудников.

Ваши сотрудники также могут иметь возможность работать определенное количество часов удаленно, если это разрешено вашей рабочей политикой.

Проблема, с которой вы можете столкнуться, заключается в том, что, когда члены вашей команды работают в совершенно разное время, планирование встреч и создание командной синергии будет сложной задачей.

# 9 Полугибкий график работы

Исследование показало, что сотрудники обладают гибкостью в своих графиках работы.

Больше, чем просто решение, когда и как им работать, гибкость работы повышает продуктивность сотрудников и общую удовлетворенность работой.

Но когда сотрудники приходят и уходят в разное время, это может быть не очень практично для некоторых рабочих сред. Чтобы помочь удовлетворить потребности сотрудников и бизнес-требования, вы можете адаптировать полугибкие типы графиков работы.

Этот тип рабочего графика похож на гибкий график, потому что он позволяет сотрудникам определять часы, которые они предпочитают работать.

Однако при такой схеме им необходимо будет убедиться, что они находятся в офисе в основное рабочее время, но при этом они могут работать удаленно, чтобы отработать оставшееся время в течение рабочей недели.

# 10 Альтернативный или индивидуальный график

Сложно найти такие типы графиков работы, которые подходят каждому в вашей команде.

Также сложно гарантировать, что реализуемый вами график выгоден не только отдельным сотрудникам, но и всему бизнесу.

В большинстве рабочих сред менеджеры часто выбирают любой из типов графика работы, перечисленных в этой статье, и внедряют его для всей своей команды .

Но что происходит, когда в жизни сотрудника возникают личные вопросы, которыми они должны заниматься, и график, адаптированный всей командой, больше не соответствует их обстоятельствам?

Это требует альтернативного графика работы.

Вкратце, сотрудник решит свой личный вопрос с вами как с руководителем, а затем вы вместе составите для него временный график работы.

Личное дело может быть любым, от больного родственника, о котором ему нужно позаботиться, до беременности.

Эти типы графика работы являются временными и обычно заканчиваются, когда проблема решена.

# 11 Неполный или прерывистый

Исследование показало, что в США более 27 миллионов сотрудников, работающих неполный рабочий день. Предпосылка для этого типа графика работы проста: сотрудники, занятые неполный рабочий день, работают меньше традиционных 40 часов в неделю.

Это может быть 30 часов в неделю, а иногда и меньше.

Когда вы нанимаете кого-то на неполный рабочий день, он может работать два-три дня в неделю.

Преимущество неполного рабочего дня для сотрудников заключается в том, что они могут выполнять свои обязанности вне работы. В зависимости от личных обстоятельств сотрудника, эта неполная занятость также может помочь ему заполнить финансовые пробелы, которые могут возникнуть в их семье.

График неполного рабочего дня может быть посменным или фиксированным.

С другой стороны, ваши сотрудники, занятые неполный рабочий день, не получают тех преимуществ, которые получают ваши сотрудники, работающие полный рабочий день. А если вы менеджер, который имеет дело со значительной командой, работающей неполный рабочий день, может быть сложно составить и поддерживать свои графики.

Какими бы сложными ни были условия, в некоторых бизнес-средах требуются сотрудники, работающие неполный рабочий день. Например, ресторану могут потребоваться сотрудники, работающие неполный рабочий день, на выходных, чтобы помочь с увеличившимся количеством клиентов.

№ 12 Дежурный или ненормированный график работы

Когда у вас есть сотрудник, который дежурит, это означает, что этот сотрудник будет доступен для работы в любой момент.

Это работает в основном в определенных секторах, например, в полицейском управлении или здравоохранении, где медсестры, врачи и другие медицинские работники будут доступны для работы в течение всего дня и ночи.

Другой сектор, который использует графики дежурства, — это ИТ-сфера.

Если у вас есть техническая компания, и многие из ваших клиентов работают 24 часа в сутки, чтобы всегда быть на связи, когда вашим клиентам потребуется техническая поддержка, вы можете быть уверены, что всегда есть пара технических специалистов.

Поскольку работа по вызову может утомить сотрудников, многие работодатели меняют дежурные смены между сотрудниками.

В зависимости от размера вашей команды и требований работы у ваших сотрудников может быть одна дежурная смена в неделю или месяц, когда они доступны для быстрого реагирования на рабочие потребности.

# 13 Сверхурочные

Ранее мы обсуждали, что полная рабочая неделя составляет до 40 часов в неделю и около восьми часов в день.

Тем не менее, бывают случаи, когда вам нужно, чтобы ваши сотрудники работали больше, чем это рабочее время.Это может быть из-за сезона или, возможно, вы заняты большим проектом.

Какой бы ни была причина, если ваши сотрудники работают больше этих 40 часов в неделю, они имеют право на сверхурочную оплату.

Размер оплаты сверхурочных может варьироваться от работодателя к работодателю. Однако есть правило, которого работодатели должны придерживаться. Согласно Закону о справедливых трудовых стандартах (FLSA), работники, подпадающие под действие Закона, должны получать сверхурочную оплату по ставке не менее чем половина обычной ставки заработной платы, если только не освобождены от нее.

Понятно, что сверхурочные могут дорого обходиться работодателям. Но иногда просто невозможно избежать того факта, что вам нужно несколько дополнительных часов, чтобы выполнить работу.

Многие работодатели склонны к тому, чтобы вместо того, чтобы заставлять всю команду работать сверхурочно, они обычно выбирают пару сотрудников, которые будут работать в эти часы.

Это поможет вам удовлетворить потребности бизнеса и свести к минимуму сверхурочные.

№14 Сезонный график работы

Компании, которые работают только в определенные месяцы года, или компании, которые становятся более загруженными в определенные периоды, обычно применяют сезонный график работы.

Это расписание временное и актуально только для этого конкретного периода. Например, если ваша компания продает рождественские елки, естественно, у вас будет сезонный график с ноября по декабрь.

Для сотрудников сезонная работа имеет как плюсы, так и минусы.

Преимущество состоит в том, что это может принести им дополнительный доход в определенные сезоны, при этом они также сохранят другую работу, что часто имеет место при сезонной работе.Однако, поскольку они не работают полный рабочий день, они обычно не имеют права на некоторые льготы, которые дает работникам полная занятость.

Для работодателей, которым требуется сезонный график работы, очень важно предоставить вернувшимся сотрудникам возможность переподготовки, чтобы они были хорошо осведомлены обо всех правилах и положениях, которые могли измениться в компании в течение года.

Также лучше держать в базе данных сильных исполнителей. Это поможет обеспечить соблюдение высоких стандартов.

# 15 Непредсказуемый график работы

До сих пор мы обсуждали различные типы графиков работы, которые следуют обычному шаблону . Эти расписания могут быть недельными, двухнедельными или ежемесячными.

Их всех объединяет одно — порядок и структура.

Выкидываем порядок и структуру с непредсказуемым графиком работы. Расписание повсюду, и оно может меняться еженедельно, ежемесячно, а иногда даже ежедневно.

Как менеджеру важно изучить трудовое законодательство своего штата, потому что в некоторых штатах есть положения о непредсказуемых графиках работы, а некоторые даже полностью их запрещают.

Нет ничего удивительного в том, что непредсказуемые типы графика работы являются проблемой для всех в команде.

Вашим сотрудникам будет сложно спланировать все, что выходит за рамки их работы, потому что они не будут знать, когда они будут работать, а когда уйдут.

Если ваши сотрудники не могут строить планы со своей семьей или близкими из-за работы, это может привести к их недовольству своей работой и неэффективностью.

Руководителю также сложно постоянно менять местами и беспорядочно менять смены между сотрудниками. С помощью приложения для планирования вы можете легко использовать предоставленный шаблон. Однако вам нужно будет создать свой шаблон для этого типа расписания.

# 16 Нет расписания

Что может быть сложнее непредсказуемого графика работы, который беспорядочно меняется от недели к неделе?

Нет расписания!

Предпосылка для этого проста — служащий решает, когда и как им работать.Они могут делать это рано утром или поздно вечером. Основное внимание уделяется выполнению ими своих задач или обязанностей, а не тому, сколько часов в неделю они работают.

Как лидер, который ценит структуру, порядок, предсказуемость или любую стабильность, этот тип расписания может вызвать у вас небольшое беспокойство. Однако пока не отказывайтесь от этого.

Положительным моментом является то, что когда нет установленного графика, ваши сотрудники могут работать тогда, когда они наиболее продуктивны. Эта свобода и гибкость могут помочь вашим сотрудникам поддерживать более здоровый баланс работы и личной жизни, повышать удовлетворенность работой и общее счастье.

Эта модель следует идеологии ROWE (рабочая среда только для результатов), которая подчеркивает, что сотрудники получают вознаграждение за свои результаты, а не за основные часы, которые они затрачивают.

Но чтобы работать таким образом, нужен особый тип сотрудников.

Обычно вы можете обнаружить, что сотрудники, которые были фрилансерами, могут легко адаптироваться к этому, потому что фрилансеры привыкли добиваться результатов, работая в нетрадиционные часы.

Нет правильного или неправильного графика работы

Надеемся, что из этой статьи вы поняли, что у всех графиков работы есть свои преимущества и недостатки.

Для того, чтобы выбрать подходящий вариант, необходимо учитывать потребности вашего бизнеса, а также понимать потребности своих сотрудников. Вам также необходимо ознакомиться с федеральными законами и законами штата, чтобы убедиться, что все делается по правилам.

Когда вы выбираете график, помните, что деловой мир постоянно меняется.

То, что работает сейчас, может оказаться не столь актуальным через год или даже через полгода.

Руководителю важно регулярно пересматривать свой рабочий график и проверять, не требуются ли какие-либо корректировки или корректировки.

Это поможет обеспечить актуальность вашего графика и постоянное получение максимальной отдачи от своей команды.

Как эффективно планировать сотрудников

В этом руководстве вы изучите семь шагов для создания беспроигрышного графика работы сотрудников и управления им; тот, который приносит пользу как вашим сотрудникам, так и вашей организации.

Составление расписания сотрудников сложно. Это жонглирование, заключающееся в прогнозировании потребностей в рабочей силе, управлении запросами и предпочтениями сотрудников и обеспечении покрытия смены.На этом все не заканчивается: планирование сотрудников также включает в себя управление затратами на рабочую силу, соблюдение правил соответствия и при этом максимальную производительность.

Таким образом, график сотрудников служит важной точкой связи между организацией и ее почасовыми работниками. Вот почему эффективное планирование сотрудников помогает улучшить их впечатления, улучшить удержание сотрудников и их удовлетворенность. В определенных секторах, таких как производство, график работы имеет важное значение для удовлетворения производственных потребностей или других важных бизнес-целей.

Согласно нашему отчету об исследовании почасовых рабочих, 87 процентов почасовых работников считают, что контроль над своим графиком работы чрезвычайно важен, а 55 процентов заявили, что они бросили бы свою работу, если бы им не хватало контроля над своим графиком.

Это означает, что качество, с которым расписание сотрудников планируется, публикуется и доводится до сведения, напрямую влияет на их удовлетворенность, «неявки» и, в конечном итоге, на текучесть кадров. Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.Неудивительно, что это так. Согласно недавнему исследованию, опубликованному в American Sociological Review, «постоянная нестабильность рабочего графика связана с психологическим стрессом, плохим качеством сна и несчастьем».

87 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

55 процентов

сказали, что уйдут с работы, если им не удастся контролировать свой график.

Помимо затрат, связанных с текучестью кадров, расписание сотрудников влияет на многие другие аспекты операций, включая затраты на рабочую силу, производительность и соответствие отраслевым нормам, внутренней политике, а также трудовому законодательству.Планирование персонала вручную часто неэффективно и обременительно для сложных операций (но может хорошо работать для малых предприятий). Когда «большая тройка» американских производителей автомобилей перешла от ручного к автоматизированному составлению расписания сотрудников, они увидели значительный рост эффективности и контроля затрат, сэкономив 800 долларов на сотрудника на расходах на рассмотрение жалоб и 1,5 миллиона долларов на ненужных сверхурочных в течение первого года внедрения.

Текучесть кадров на 174% выше без возможности планирования в реальном времени.

Bersin от Deloitte

Здесь мы расскажем о семи проверенных шагах, которые вы можете предпринять, чтобы оптимизировать и улучшить процесс планирования работы сотрудников. Мы понимаем, что не существует универсального подхода, поэтому включайте только те меры, которые лучше всего подходят для рабочего процесса планирования сотрудников вашей организации.

---

Шаг 1: Определение потребностей в рабочей силе

Во-первых, четко осознайте, какие трудовые ресурсы необходимы для достижения производственных целей. Поскольку все основано на главном расписании, которое соответствует вашим производственным целям, планирование рабочей силы имеет важное значение для правильного выполнения.Вам нужно:

Карта потребностей в зависимости от ролей и местоположения

Важно точно определить ресурсы, необходимые для каждой должности, в зависимости от местоположения и продолжительности смены. Например, супервизору могут понадобиться четыре оператора и два других квалифицированных специалиста с 6:30 до 15:00. для выполнения производственных задач за первую смену. Существует бесчисленное множество способов определить местоположение (например, отделы или линии), поэтому убедитесь, что вы категоризируете местоположения четко и последовательно. Вы можете организовать ресурсы для каждой роли разными способами, например, в виде сетки на доске, в электронной таблице или с помощью программного обеспечения для планирования работы сотрудников.

Определите исторические тенденции

Просмотр данных за прошлые периоды планирования может помочь вам предвидеть потребности и справедливо распланировать сотрудников. Быстрый анализ вашего производства или истории объемов может показать, что ваш бизнес имеет тенденцию иметь больше потребностей в определенные дни недели или в пик сезона, оправдывая решение о назначении большего количества сотрудников в этот период времени для поддержки спроса. Использование прошлого опыта для прогнозирования ваших кадровых потребностей поможет в планировании как более загруженных, так и более медленных периодов в течение года.

Определите требуемую квалификацию

Это необходимый шаг для каждой смены. Если у вас есть процесс отбора людей на смену, вы получите нужных сотрудников в нужное время. Например, предположим, что вам нужно всего четыре оператора для смены механизма поворота, но по крайней мере один должен пройти обучение работе с определенной машиной. Наличие плана по квалификации доступных сотрудников до того, как вы их составите, гарантирует, что у вас будут правильные сотрудники, запланированные в нужное время.

Объедините время и посещаемость

Использование технологии для отслеживания времени и посещаемости повышает эффективность процессов планирования рабочей силы за счет автоматизации. Если на вашем рабочем месте не используется программное обеспечение для учета рабочего времени, вы можете попробовать добавить эту функцию в службу программного обеспечения для планирования рабочего времени вашего сотрудника.

---

Шаг 2: оценка пула рабочих

Как только вы точно поймете, сколько рабочей силы вам нужно, пора оценить, соответствуют ли ваши текущие трудовые ресурсы этим потребностям.В дополнение к почасовой оплате на этом этапе вам может потребоваться учесть любые ресурсы, не связанные с персоналом.

Вот несколько важных факторов, которые следует учитывать при оценке:

План впереди

Предстоящий праздник или длинные выходные могут повлиять на ваш доступный трудовой запас. Заблаговременное планирование этих изменений избавит вас от попыток заполнить пропущенные смены в последнюю минуту.

Анализируйте и распределяйте ресурсы

Если приближается напряженный сезон и вы прогнозируете значительное увеличение потребностей в ресурсах, оцените, что вам понадобится, по роли, местоположению и доступности.Дайте себе дополнительное пространство сверх ожидаемого спроса, чтобы убедиться, что вы можете выделить достаточно ресурсов.

Включить все ресурсы в расписание

Например, если на складе есть вилочные погрузчики для использования своим персоналом, оборудование должно быть добавлено к сменам в рабочем графике, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Рассмотрите программное обеспечение планирования персонала

Точное прогнозирование потребностей в ресурсах имеет важное значение, но может быстро усложниться, когда задействованы не связанные с персоналом ресурсы, почасовые потребности в работниках и колеблющийся спрос.В сложных средах планирования огромным подспорьем является технология планирования рабочей силы. Такие инструменты, как Планировщик спроса Shiftboard, используют сложные алгоритмы для прогнозирования ресурсов на основе исторических моделей.

---

Шаг 3. Определение правил планирования

Стаж, сверхурочная работа, местонахождение и сертификаты — общие факторы, которые необходимо отразить в почасовом графике. Правила планирования, основанные на этих факторах, также могут быть уникальными для вашей организации, поэтому четкие рекомендации чрезвычайно важны. Чтобы избежать путаницы, перед назначением смен убедитесь, что все менеджеры понимают политику или правила.

Соблюдение законов о безопасности, занятости и труде

Убедитесь, что сотрудники не работают дольше, чем это разрешено законом, правилами профсоюзов или руководящими принципами управления утомляемостью. Вам также необходимо будет отслеживать и соблюдать любые внутренние или внешние ограничения сверхурочной работы.

Старшинство

Присваивается ли сотрудникам статус стажа на определенные смены? Эти рекомендации также необходимо будет отразить при составлении расписания.

Обучение и сертификация

Требуется ли в определенные смены персонал, сертифицированный и прошедший специальную подготовку? Если это так, установите правила, гарантирующие, что только люди с текущими сертификатами будут рассматриваться для назначения во время этих смен.

---

Шаг 4: Назначьте смены сотрудников

Теперь, когда график вашего сотрудника составлен, все понимают правила и вы уверены, что сможете удовлетворить свои потребности в ресурсах, пришло время заполнить открытые смены. Места и время должны быть определены уже на этом этапе. Как только они появятся, вы можете сосредоточиться на том, чтобы привлечь нужных людей в нужное место в нужное время.

На этом этапе полезно обдумать свой подход. Ваши смены назначаются менеджерами, запрашиваются персоналом или что-то среднее? Распространенным подходом является планирование сверху вниз, когда менеджеры создают расписание и назначают смены, которые соответствуют потребностям в ресурсах с минимальным участием сотрудников. Этот подход часто используется в статических, повторяющихся недельных расписаниях.

Планирование снизу вверх, когда сотрудники записываются на открытые смены, которые они имеют квалификацию для работы, является дополнительным подходом к планированию сверху вниз. Эта стратегия самообслуживания может значительно сократить время планирования для менеджеров. Хотя не во всех случаях практично, восходящее планирование увеличивает удовлетворенность и удержание сотрудников, предоставляя им больше автономии в своих графиках работы.

Независимо от того, какой подход вы выберете, при создании расписания сотрудников полезно учитывать, как распределяются смены.Чтобы добиться максимальных результатов, учитывайте следующие ключевые критерии:

Квалификация

Используйте определенные критерии навыков и компетенций, чтобы гарантировать, что все сотрудники, назначенные в смену, соответствуют предъявляемым к ней требованиям. Назначение сотрудников с просроченными полномочиями может представлять значительный юридический риск и большие штрафы. Перед назначением на смену важно убедиться, что у сотрудников хорошая репутация.

Правила планирования

Применить все определенные правила планирования. Возможно, вам придется учитывать правила стажа, сверхурочной работы или другие правила, уникальные для вашей организации или отрасли.

Эффективность сотрудников

Иногда вам нужны ваши лучшие люди на работе, но определить их бывает сложно. Это особенно верно в больших или сложных организациях, где сотрудники выполняют несколько ролей. Отслеживайте рейтинги производительности, чтобы знать, кого планировать, когда это наиболее важно.

Наличие

Проблемы с доступностью сотрудников — от заявок на отпуск до отпусков различного рода — являются главной движущей силой изменения расписания. Во время пандемии работодатели также должны учитывать просьбы сотрудников об изменении расписания из-за колебаний школьного расписания для детей, ухода за близкими с COVID-19, а также когда они подверглись заражению и должны быть помещены в карантин.Использование инструмента, который показывает вам доступность в режиме реального времени — например, тех, которые доступны в наборе инструментов Shiftboard — может иметь решающее значение для удовлетворения сотрудников, при этом создавая эффективный график.

Настройки

Когда вы принимаете во внимание предпочтения сотрудников, вы сокращаете количество запросов на изменение. Что еще более важно, вы повышаете удовлетворенность сотрудников, снижая при этом количество прогулов и текучести кадров.

Конфигурация расширенного профиля

У вас, вероятно, есть обширная информация о ваших сотрудниках, которую вам нужно использовать при планировании и составлении отчетов.Эта информация часто включает роль, уровень должности, учетные данные, стаж, ставки заработной платы и предпочтения доступности для каждого сотрудника. Если вы используете программное обеспечение для планирования работы сотрудников, убедитесь, что оно поддерживает данные вашего профиля.

Автоматическое назначение смен

Назначение смен обычно является наиболее трудоемкой частью процесса планирования. Подбирать людей по позициям вручную сложно, и сложно уточнить все детали. Программное обеспечение для планирования работы сотрудников может помочь.Ищите возможность автоматически назначать смены на основе множества правил. Дополнительные функции, такие как смена смены и автоматическое заполнение в режиме ожидания, также часто чрезвычайно полезны.

Некачественное расписание персонала может иметь серьезные последствия для непрерывной работы, даже если это не выглядит так, как на поверхности. В средах с высокими ставками разработайте формальный процесс проверки затрат, соответствия и других ключевых факторов.

Опубликуйте и сообщите расписание, чтобы все знали, где и когда его найти.Решения для онлайн-планирования гарантируют, что каждый будет иметь доступ к своим расписаниям в любое время и в любом месте — и они будут уведомлены о любых изменениях.

---

Шаг 5. Управление изменениями расписания

Недавние мировые события доказали, что все может измениться в одно мгновение, а это значит, что планирование никогда не прекращается. Независимо от того, насколько безупречно ваше расписание на момент публикации, оно обязательно изменится с момента публикации до тех пор, пока оно не перестанет быть активным.

Эффективное управление изменениями означает быстрое и эффективное реагирование на изменения.Это также требует общения с вашими сотрудниками в режиме реального времени. Внимательно следите за следующими распространенными причинами изменения расписания:

Колебания спроса

В течение периода планирования потребности в рабочей силе могут увеличиваться или уменьшаться. Резервные пулы, состоящие из частично занятых или временных сотрудников, которые могут работать в короткие сроки, являются популярным решением для управления скачками. С другой стороны, падение спроса может быть более серьезным. Если у вас есть значительный и гибкий резервный пул, вы можете укомплектовать последние 10–15% потребностей обычного расписания с помощью дополнительного персонала.Это обеспечивает буфер как для увеличения, так и для снижения спроса.

Изменения в доступности сотрудников

Доступность часто является основной причиной изменений в расписании сотрудников. Многие организации требуют, чтобы сотрудники определяли подходящую замену после публикации графика. Это может привести к неоднозначным результатам в зависимости от размера и сложности организации. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников, которое обеспечивает возможность смены смены, позволяет сотрудникам размещать и принимать открытые смены в режиме реального времени.Менеджеры могут настроить этот рабочий процесс для автоматической обработки изменений или запроса утверждения. Это жизненно важная функция для сотрудников, которым могут потребоваться изменения расписания, связанные со здоровьем.

Неявка сотрудников

Реагировать в последнюю минуту — это стресс. Списки вызовов и текстовые сообщения не помогут быстро найти подписку в последнюю минуту. Создайте пул «горячего резерва», состоящий из небольшого числа очень гибких сотрудников, которые могут подключиться в любой момент. Эти пулы часто включают сотрудников, занятых неполный рабочий день, временных рабочих и даже сотрудников, работающих полный рабочий день, которые жаждут возможности сверхурочной работы.

Средства связи

Целенаправленная коммуникация в реальном времени также жизненно важна для эффективного управления изменениями. Популярность смартфонов делает обмен текстовыми сообщениями важным инструментом для связи с сотрудниками, поэтому мобильный доступ может быть важен для вас. Сочетание возможностей программного обеспечения для планирования и мобильных технологий — фантастический способ улучшить общение. Тем не менее, вы хотите, чтобы и менеджеры, и сотрудники имели круглосуточный доступ к своим расписаниям, чтобы они могли мгновенно взаимодействовать и настраиваться на лету.

интеграции

Если вы используете разные технологии для управления сотрудниками и их расписаниями, интеграция между системами имеет важное значение. На многих рабочих местах расписание является ключом к повседневной работе. Программное обеспечение для планирования персонала может быть интегрировано с системами управления заработной платой и человеческим капиталом для автоматизации бизнес-процессов. Убедитесь, что ваши технологические интеграции хорошо работают в вашей организации.

Сотрудники, имеющие возможность управлять своим расписанием в режиме реального времени, в 6 раз более довольны, чем те, у кого его нет.

Абердин Групп

---

Шаг 6: Измерение, изучение и корректировка

Конец периода планирования одной смены означает, что скоро начнется новый период. Такие точки перехода часто служат триггерами для расчета заработной платы и многочисленных операционных отчетов.

В эти переходные моменты критически важно отступить, чтобы оценить эффективность планирования рабочей силы за предыдущий период. В этих периодических обзорах должны участвовать заинтересованные стороны из сфер бизнеса, человеческих ресурсов и финансов.Обязательно включите в свой обзор следующие области:

Точность прогнозов

Сравнение прогнозируемой потребности в ресурсах с фактической — ключевой момент. Как планировщик, у вас уникальная перспектива. Используйте его для анализа отклонений и совместной работы в вашей организации, чтобы повысить точность прогнозов. Кажущееся незначительным улучшение может иметь большое влияние на ваш бизнес.

Оценка ресурсов

Очень важно отслеживать и измерять состояние ваших пулов трудовых ресурсов.При проверке доступности сотрудников учитывайте период времени и ожидаемый спрос. Например, заметив всплеск количества совпадающих запросов на отпуск, вы сможете заранее скорректировать расписание. Кроме того, мониторинг пулов ресурсов, привязанных к критически важным ролям, поможет вам всегда заполнять их лучшими специалистами. Если вы используете программное обеспечение для планирования сотрудников, у вас есть богатый источник данных, от рейтингов навыков до данных о посещаемости.

Процессы планирования рабочей силы

Проверяйте ключевые процессы с другими планировщиками, руководством и сотрудниками и регулярно проверяйте любые идеи по улучшению.В условиях посменной работы график оказывает значительное влияние на производительность и моральный дух сотрудников. Отзывы сотрудников откроют возможности, которые трудно увидеть с точки зрения планирования.

Аналитика и отчетность

Правильное программное обеспечение для планирования соберет данные, необходимые для оценки и анализа. Благодаря новому пониманию ваших данных вы можете полностью оптимизировать процесс планирования.

---

Шаг 7. Оптимизация с помощью технологий

Программное обеспечение

для составления расписания персонала превосходно делает процесс составления расписания сотрудников более эффективным для управления — особенно во время постоянных изменений, вызванных непредвиденными событиями. Это также помогает обеспечить соблюдение многих правил и положений, влияющих на сменные рабочие места.

Настраиваемое программное обеспечение для составления расписания сотрудников имеет надежные функции, которые значительно улучшают процесс составления расписания:

• При определении потребности в рабочей силе и дефицита рабочей силы особенно полезны инструменты прогнозирования спроса.
• Интегрированная функция учета рабочего времени исключает ручную обработку.
• При создании графиков работы сотрудников мгновенный доступ к информации профиля сотрудника гарантирует, что в расписание будут включены только квалифицированные и соответствующие требованиям люди.
• Инструменты двусторонней связи в реальном времени и автоматическое назначение смен помогают составителям графиков эффективно управлять ежедневными изменениями расписания.
• Возможности аналитики и отчетности позволяют в реальном времени получать информацию о том, что работает, а что нет, поэтому процесс планирования постоянно оптимизируется.
• Составление графика сменной работы может быть трудным и трудоемким, но технологии могут помочь вам сделать его более эффективным и простым в управлении.
• Узнайте больше о том, как программное обеспечение для планирования сотрудников Shiftboard позволяет осуществлять стратегическое планирование.

Графики смен: примеры и объяснения

1. Руководство по карьере
2. Развитие карьеры
3. Графики смен: примеры и объяснения

Редакционная группа Indeed

31 марта 2021 г.

Составление графиков может быть сложной задачей в любом бизнесе, как для менеджеры, которые их разрабатывают, и сотрудники, которые используют их, чтобы предвидеть свои повседневные планы. Чтобы упростить эту задачу и эффективно планировать сотрудников на разумное время и продолжительность, многие работодатели используют графики смен, чтобы поддерживать свою организованность и гарантировать, что компания может работать весь день.Различные виды графиков смен лучше подходят для определенных типов работы и бизнес-структур, поэтому важно понимать, чем они отличаются и как они повлияют на вас как на сотрудника.

В этой статье мы обсуждаем графики смен и предоставляем список типов графиков, чтобы помочь вам выбрать вариант, который подходит именно вам.

Связано: что такое посменная работа?

Почему работодатели используют разные графики смен?

Работодатели используют графики смен, чтобы добиться единообразия и справедливости при планировании работы сотрудников.Они также помогают убедиться, что нужные сотрудники работают в нужное время (например, в случае обслуживания по вызову). График смен также гарантирует, что у определенных типов сотрудников, например у специалистов службы экстренной помощи, будет достаточно времени для восстановления между физически сложными сменами. Некоторые виды работы, такие как вождение грузовика, также требуют определенного времени отдыха в соответствии с законами штата.

Связано: Планирование сотрудников: как составить график работы для вашей команды

Типы графиков смен

Если вы работаете в компании, которая использует график смены или ищет работу и предпочитает определенный вид графика, это может помочь узнать, с какими графиками смен вы можете столкнуться. Вот 11 различных типов графиков смен, которые используют работодатели:

Фиксированная смена

Фиксированная смена Сотрудники работают в определенные дни и часы каждую неделю. Хотя могут быть определенные исключения, такие как сверхурочная работа в периоды увеличения производства, выходных или смены графика, сотрудники с фиксированным графиком смены могут разумно рассчитывать на предсказуемый календарь. Это может быть полезно, например, для родителей, которые разделяют обязанности по уходу за детьми, или для студентов, которым необходимо спланировать свои занятия.

Разделенная смена

Разделенная смена графика разбивает часы сотрудника на два или более периодов в один и тот же день.Например, посменный рабочий может работать несколько часов утром и несколько часов днем. Распределенные графики смен могут быть единообразными, например фиксированными графиками смен, или изменяться в зависимости от потребностей компании. Сотрудники, работающие в разделенные смены, могут получать пользу от отдыха между периодами работы и, при необходимости, заниматься личными делами в полдень.

Сверхурочная работа

Сверхурочная работа означает работу сверх установленного количества часов в день или неделю. Некоторые работодатели требуют сверхурочной работы в определенное время, в то время как другие работодатели не разрешают сверхурочную работу, поскольку это может дать работникам право на дополнительную компенсацию за сверхурочные часы.Законы о сверхурочной работе варьируются от места к месту, но некоторые люди, которые работают сверхурочно, получают эту дополнительную компенсацию и считают это одним из преимуществ такого типа смены.

Ротационные смены

Ротационные смены — это когда сотрудники обменивают свои ежедневные запланированные часы каждую неделю, месяц или другой установленный период времени. Этот тип смены помогает обеспечить сбалансированность работы сотрудников более или менее желательными сменами, например, ранним утром или поздним вечером. Одним из преимуществ ротации смен может быть разнообразие, поскольку ожидаемые графики действительно меняются очень часто.

24/7 смены

Одним из конкретных видов графика смены является круглосуточный охват. Используемое в компаниях, которые всегда открыты, например, в определенных типах розничных продавцов, планирование 24/7 помогает управлять списками сотрудников, которые могут быть довольно сложными. У работодателей есть сотни комбинаций сменных стратегий, которые потенциально можно использовать при планировании круглосуточной работы, и такое изобилие вариантов может означать большую гибкость как со стороны работодателя, так и со стороны работника.

Кладбищенская смена

Кладбищенская смена — это общий термин для графиков, по которым сотрудники работают всю ночь или очень рано утром.Некоторые работодатели используют комбинацию других стратегий планирования, чтобы распределить ответственность за рабочие смены на кладбище. Другие постоянно держат одних и тех же сотрудников на ночлег из-за типа работы или своих личных предпочтений. Некоторые сотрудники считают, что в это время они наиболее продуктивны, и им нравится работать в ночное время или в кладбищенскую смену.

Дежурные смены

Сотрудники, работающие в дежурные смены, часто физически не находятся на своем рабочем месте в течение установленного времени дежурства.Вместо этого они должны оставаться доступными по телефону при определенных условиях и часто должны приходить на рабочее место в течение определенного периода времени, если их вызывают. Планирование дежурства распространено в некоторых сферах здравоохранения, технических и обслуживающих профессий. Некоторые работодатели платят более высокую заработную плату за работу по вызову, что может быть выгодным для работника.

Смены без графика

Некоторые работодатели устанавливают для сотрудников график работы, который не обязательно следует определенной схеме. Это может быть необходимо для заполнения пробелов в обслуживании или компенсации несвоевременных смен в обычном графике.Некоторые работодатели, часто малые предприятия, создают планы смены без графика в качестве основной формы планирования, иногда для удовлетворения потребностей своих сотрудников вне работы.

Смены DuPont (и их варианты)

Планирование DuPont было разработано в середине 20-го века в компании DuPont, чтобы обеспечить более длительные периоды отдыха промышленным служащим. Базовая смена DuPont включает в себя работу серии из 12-часовых смен подряд с более продолжительными недельными перерывами каждый месяц.Хотя некоторые сотрудники предпочитают работать более короткие смены, другие считают, что более длительные перерывы являются преимуществом такого графика.

Некоторые варианты расписания DuPont включают в себя распределение 12-часовых смен и более продолжительных перерывов по-разному. Например, одно из распространенных случаев использования расписания DuPont — сдвиг, так что семидневный перерыв каждого сотрудника заканчивается вечером в пятницу. Это получается так, что каждый сотрудник работает четное количество 36-часовых и 48-часовых недель. Другой пример включает удаление промежуточных ночей между более длинными сменами, чтобы добавить дополнительное время к периодам отдыха сотрудников.

2-3-2 смены

2-3-2 смены включают в себя выполнение серии двух- и трехдневных отрезков в течение каждого 14-дневного периода. Этот тип расписания предоставляет каждому сотруднику длинные выходные каждые пару недель и частые выходные. Сотрудники, которые работают по этому графику, могут наслаждаться балансом между отдыхом и возможностью заняться личными делами, которые должны возникать в течение рабочего дня, например, банковскими и почтовыми задачами.

Четыре рабочих и четыре выходных смены (и варианты)

Четыре рабочих и четыре выходных смены — это когда работодатель назначает сотрудников на четыре рабочих дня, а затем четыре выходных, повторяющиеся.Эту стратегию планирования можно использовать для любого количества дней подряд, и многие работодатели учитывают тип работы, за которую отвечают их сотрудники, при определении продолжительности рабочего периода. Например, работа, требующая больших физических или умственных усилий, может потребовать более частых выходных или более длительных периодов отдыха за раз. Многим сотрудникам нравится предсказуемость и более продолжительные периоды досуга, связанные с этим типом расписания.

Некоторые работодатели используют разное количество выходных и включенных дней в качестве варианта этого типа графика.Например, сотрудники могут работать трое и трое вне, пять и пять, семь и семь и так далее.

Связано: 20 типов альтернативных графиков работы

Советы по выбору правильного графика смен

Когда вы находитесь в ситуации, когда вы можете выбрать свой собственный график смен, вы можете использовать следующие советы, которые помогут вам принять решение:

Подумайте, когда вы наиболее продуктивны

Некоторые люди от природы более продуктивны в определенное время дня.Независимо от того, наиболее ли вы активны и продуктивны утром, в полдень, вечером или ночью, это может иметь сильное влияние на график смен, который лучше всего подходит для вас. Если возможно, подумайте о том, чтобы попытаться согласовать свои смены с вашими периодами наибольшей умственной активности.

Подумайте о согласованности

Подумайте о том, какой уровень предсказуемости вы предпочитаете в своей повседневной работе. Если вы преуспеваете в среде с постоянным распорядком, вы можете предпочесть работу, в которой сотрудники планируют с помощью повторяющегося шаблона.

Задавайте вопросы

Если можете, задавайте своему работодателю и коллегам вопросы, которые помогут прояснить ожидания от различных графиков работы. Узнайте, каково это работать долгую смену или много дней подряд, если вы этого не сделали сами, или спросите об опыте работы в ночное время. Используйте эту информацию, чтобы направлять свой процесс принятия решений.

Графики смен: все, что вам нужно знать как начальнику

Считаете ли вы себя организованным сменным менеджером? Если вы похожи на некоторых, вам сложно управлять днями своих сотрудников (не говоря уже о планировании задач за несколько недель).Возможно, вы обнаружите, что ваши процессы работают медленно или неэффективно.

Или тип расписания, который вы используете, больше не работает.

Независимо от того, новичок ли вы в составлении расписания или занимаетесь этим годами, вам захочется обратить внимание. Продолжайте читать, чтобы узнать о советах и ​​передовых методах улучшения расписания на рабочем месте.

Что такое график смен?

График смен — это список времени и дней, в течение которых сотрудник работает каждую неделю или месяц. В некоторых организациях это прикрепленный к стене документ.А в других случаях это список дел в инструменте управления проектами.

Каким бы вы это ни было, ваше расписание смен включает список всех ваших сотрудников и их запланированные рабочие дни. Большинство графиков смен еженедельные, но иногда могут увеличиваться до года.

Менеджеры могут использовать разные типы графиков смен в зависимости от отрасли, часов работы компании и численности персонала.

График смен помогает руководителям и сотрудникам подготовиться к тому, что впереди (особенно во время сезонных подъемов в бизнесе).

10 наиболее распространенных типов сменного графика работы, которые должен знать каждый менеджер.

График работы, который работает в одном бизнесе, может не работать в другом. Вот почему вы найдете различные методы, используемые в разных отраслях. Но после пандемии среди компаний происходит сдвиг.

Восемьдесят семь процентов организаций изменили способ составления расписаний. А гибкий график — главный приоритет для привлечения талантов.

Вот список различных типов смен, которые вы можете использовать, чтобы сделать свое рабочее место более привлекательным для рабочих.

1. Фиксированные графики смены

В фиксированном графике рабочие устанавливают часы для своих смен. Этот тип расписания эффективен, если вам нужна последовательность (например, в отношении здоровья или гостеприимства) в течение дня.

Фиксированные графики также позволяют менеджерам составлять долгосрочные планы и рассчитывать затраты на рабочую силу.

Однако не забывайте, что этот метод планирования не учитывает неожиданные события, такие как погодные условия или отсутствие сотрудников. Так что если что-то случится во время смены, это может привести к кадровым проблемам.

2. График раздельной смены

График раздельной смены — это когда сотрудник работает в две разные смены в один день. Например, работник может приехать в 9 часов утра, уйти в 15:00 и вернуться в 22:00. до полуночи.

Это обычный график работы водителей школьных автобусов. Это идеально, так как водитель автобуса нужен только для того, чтобы отвезти учеников в школу и обратно.

Это также может работать в других отраслях, таких как розничная торговля, здравоохранение и гостиничный бизнес. И это хорошая альтернатива 12-часовым сменам (если ваши работники предпочитают более короткий рабочий день).

Просто убедитесь, что вы соблюдаете правила вашего штата, поскольку некоторые из них предписывают минимальный промежуток времени между сменами.

3. График сверхурочной смены

Сверхурочная смена происходит, когда сотрудники работают более 40 часов в рабочую неделю. Вы можете запланировать сверхурочную работу, используя прямую или раздельную смену. Разделенные смены позволяют работникам иметь некоторую гибкость, в то же время получая оплату за отработанные часы сверх 40 часов.

Если вы не хотите платить сверхурочные, рассмотрите возможность использования стандартного графика смен.

4. График смены

С помощью этого графика вы регулярно меняете рабочие смены. Итак, одну неделю они могут утром, а затем вечером на следующей неделе. Что делает ротационные смены привлекательными, так это то, что они позволяют сотрудникам по очереди получать выходные (и другие благоприятные дни или часы).

5. Дежурные смены

Это похоже на ротационную смену, за исключением того, что она происходит только по мере необходимости. Дежурство по вызову полезно, когда кто-то заболевает и ему нужна замена.

Может также работать в медицинских учреждениях. Например, если вы управляете поликлиникой, вы можете вызвать несколько медсестер на случай чрезвычайной ситуации.

Эти смены обычно краткосрочные и продолжаются до тех пор, пока существует необходимость. В праздничные дни в некоторых ресторанах будут работать как фиксированные, так и дежурные смены.

Они позволяют менеджерам иметь некоторый контроль над численностью персонала без привлечения штатных сотрудников.

6. Стандартная смена

Стандартная смена имеет установленное время, когда сотрудники приходят и уходят с рабочего места.Этот тип расписания может также включать обеденные перерывы, которые назначаются во время смены.

Вы можете настроить его как фиксированный, чередующийся или другие форматы расписания.

7. Непредсказуемый график работы

Непредсказуемый график работы используется в компаниях, которым нужна гибкость для работников. Такой график позволяет сотрудникам приходить на работу в любое время дня и ночи.

Обратная сторона? Прежде чем этот тип расписания вступит в силу, требуется некоторое планирование и координация между обеими сторонами. Если ресурсов недостаточно для удовлетворения непредсказуемых потребностей в расписании, ничего не получится.

8. Сезонные

Сезонные рабочие обычно работают один сезон за раз. Сюда входят фермеры, которые выращивают урожай круглый год, ландшафтные дизайнеры, ухаживающие за садами в течение всего года, и сезонные розничные магазины, такие как участки с рождественскими елками и участки с тыквами.

Главное преимущество сезонного графика работы:

Нет необходимости в планировании наперед, поскольку все происходит в определенные сроки.

9. Гибкий

Гибкие графики работы предлагают некоторую гибкость при организации работы между работником и работодателем. Например, у вас могут быть агенты по продажам, которые работают из дома несколько дней в неделю. Или разрешите работникам менять выходные дни каждую неделю и месяц.

10. Сжатая рабочая неделя

Сжатый график рабочей недели позволяет работникам сократить общее количество рабочих дней за период оплаты, при этом получая при этом полную компенсацию. Такой график снижает общую рабочую нагрузку без снижения заработной платы.

Проблемы с планированием, чтобы избежать

Ошибки при планировании могут быть дорогостоящими.

Если вы используете устаревшие электронные таблицы для планирования вместо современного программного обеспечения, то вы, вероятно, уже чувствуете боль. Долгие часы, потраченные на подготовку табелей учета рабочего времени и на то, чтобы все были уведомлены об их сменах, съедают большую часть вашего времени.

Но этого можно избежать, обновив программное обеспечение для планирования.

Это всего лишь одна проблема, с которой вы можете столкнуться сейчас или в будущем.Вот еще несколько, о которых следует знать.

Внезапная неявка

Неявка снижает уровень производства, но предотвратить ее невозможно. Начинается сезон гриппа, случаются автомобильные аварии и задержки на дорогах. Что с ними делать?

Лучше всего иметь запасной план. Или еще лучше, резервные сотрудники, которые могут заменить других, когда они не появятся. Учитывайте вероятность того, что что-то произойдет, в зависимости от времени года, домашней ситуации сотрудника и других факторов, находящихся вне вашего контроля.

Узнайте, у кого больше гибкости и готовности к работе, когда возникнет необходимость.

Недоукомплектованность персоналом

Пациенты выстроились в очередь. Клиенты становятся нетерпеливыми. И все потому, что у вас невысокий штат. Это вызывает беспокойство, особенно в медицинских учреждениях, где работает персонал скорой помощи. Когда в больнице или клинике работает слишком мало людей, они вынуждены работать сверхурочно без компенсации. Это может привести к выгоранию, стрессу и увеличению текучести кадров.

Поэтому при первых признаках нехватки персонала нанимайте больше сотрудников, работающих полный или неполный рабочий день.В сфере гостеприимства, розничной торговли и ресторанного бизнеса кадровые агентства обычно используются для заполнения должностей по прихоти.

Справедливое распределение смен

У вас есть звездные сотрудники, которые хорошо работают в любых обстоятельствах. Так что вы склонны ставить их в расписание чаще, чем следовало бы. Это создает несправедливое распределение смен, которое может повредить лояльности сотрудников.

Вы не только рискуете перегрузить сотрудников. Есть шанс потерять рабочих, которым нужно больше дней и часов.Так что, если кто-то работает более 8 часов в день 5 раз в неделю, то пора сократить.

Упростите распределение смен

Это происходит чаще, чем хотелось бы.

Появляется наплыв деловых людей, и у них появляется больше часов. Но не все готовы к дополнительной работе. Поскольку никто не занимается волонтерством, вам придется распределять время самостоятельно.

Используя программное обеспечение для планирования, легче увидеть доступность и роли каждого. Таким образом, вы можете быстро назначить дни и часы для каждого работника, не нарушая их баланса между работой и личной жизнью.

Избегайте каких-либо предположений о том, какие рабочие нагрузки предпочитают члены вашей команды. Спросите их заранее и сделайте заметку для использования в будущем.

Каковы ключи к эффективному планированию?

Даже если вы используете инструмент планирования, есть рекомендации, которым нужно следовать. Вот обзор того, как сделать ваш процесс более эффективным.

Смена плана в зависимости от времени пиковой нагрузки

Отрасль, в которой вы работаете, будет определять время пиковой нагрузки. Некоторые из них более предсказуемы, чем другие.Например, в розничной торговле в праздничные дни всегда наблюдается всплеск. То же самое и с гостиницами и ресторанами. Они также могут видеть увеличение количества гостей летом и весной, когда уроки отсутствуют.

Но для больниц и клиник есть сочетание — у вас есть предсказуемые и непредсказуемые моменты. Например, сезон гриппа каждый год наступает примерно в одно и то же время. Таким образом, вы можете ожидать увеличения посещений офисов за это время.

Кроме того, есть такие сценарии, как COVID-19, который неожиданно ударил по отрасли здравоохранения.

Идея состоит в том, чтобы спланировать потенциальный рост спроса со стороны пациентов, гостей и клиентов. Таким образом, вас не застигнут врасплох ненадлежащий график смен сотрудников.

Организуйте смены среди лучших сотрудников

Речь не идет о предпочтении одной группы сотрудников перед другой. Цель состоит в том, чтобы распознать навыки каждого работника и узнать, как их лучше всего использовать. Например, составьте расписание для самых быстрых пассажиров на летние вечера, когда вас засыпают гостями.

Или предоставление некоторым сотрудникам ночной смены, у которых нет детей, или других обязательств, которые не позволяют им работать в это время.

Если у вас есть сотрудник, навыки которого хорошо подходят для выполнения определенных задач, не забудьте составить график с учетом них. Это гарантирует, что их таланты не потрачены зря. Делайте все возможное, чтобы распределять время смен, чтобы сотрудники были довольны своей рабочей нагрузкой.

Регулярно пересматривайте свой график

Использование одного и того же графика в течение многих лет может сработать. Но по мере того, как ваш бизнес растет и потребности меняются, ваше расписание должно меняться. Вот почему мы рекомендуем регулярно пересматривать его.

Вы заметите, что пришло время для перемен, если часто возникают проблемы, связанные с неявками, выгоранием или текучестью.

Итак, как часто вы должны оценивать график своего сотрудника?

Каждые шесть месяцев или всякий раз, когда на борт приходят новые сотрудники. Если вы нанимаете кого-то нового, спросите его, в какие дни и часы он хотел бы работать. Затем проверьте, соответствуют ли эти предпочтения вашему текущему расписанию.

Будьте гибкими при составлении расписания

Вы никогда не захотите заставлять сотрудников следовать жесткому графику, который им не нравится.Отсутствие гибкости может стоить вам нескольких ваших лучших талантов (особенно с учетом того, что все больше компаний принимают гибкий график работы).

Но насколько гибкими вы должны быть? По-разному.

Если об удаленной работе не может быть и речи, рассмотрите возможность использования дежурного, разделенного или чередующегося графика смен.

Опубликуйте свой график розничной торговли с указанием времени выполнения заказа

Не ждите до последней минуты, чтобы составить свой график. Это мешает сменным работникам строить планы в отношении своей смены.Это также затрудняет определение доступности, что означает больше неявок и отсутствующих.

Будьте раньше и будьте прозрачны. Используя подходящую программную платформу, вы можете автоматизировать планирование, и каждый сразу получит к нему доступ.

Упростите процесс планирования для сотрудников

Составление расписания для сотрудников не должно быть ужасным. И это не должно отнимать у вас часы продуктивности. Имея эффективный процесс создания расписаний, вы можете тратить больше времени на управление своими командами.

Попробуйте эти советы, чтобы увидеть, какие типы расписаний лучше всего подходят для ваших сотрудников.

А если вам нужна помощь в организации всего этого, то попробуйте заместитель сегодня бесплатно.

Что такое график смены? Руководство по составлению графиков сменных рабочих на 2022 год

Составление расписания сотрудников может казаться решением сложной головоломки. Уловка состоит в том, чтобы правильно собрать соединенные части, чтобы добиться успеха. Эффективный график смен представляет собой кульминацию нескольких взаимосвязанных блоков: прогнозирование требований к персоналу, управление запросами сотрудников и обеспечение надлежащего охвата смен.Помимо правильной установки этих элементов, вам необходимо соблюдать нормативные требования и контролировать затраты на рабочую силу, одновременно повышая производительность.

Сравните ведущих разработчиков программного обеспечения для планирования расписания сотрудников

Эффективное планирование сотрудников может оказаться сложной задачей, поскольку оно напрямую влияет на общую производительность вашей компании. Оптимальное планирование сменной работы направлено на повышение качества обслуживания сотрудников и повышение их удовлетворенности и удержания. В таких секторах, как гостиничный бизнес и производство, рабочие графики смен имеют решающее значение для удовлетворения потребностей и достижения бизнес-целей.

Статистика показывает, что большинство почасовых работников придают большое значение контролю над своим графиком работы. Сотрудники, работающие с почасовой оплатой, с большей вероятностью придут на работу, если у них будут стабильные настройки и они отметят свою доступность. График сменной работы, если он правильно разработан, может значительно повысить удовлетворенность сотрудников работой, сократить количество неявок и увеличить текучесть кадров. Согласно отчету Shiftboard State of Hourly Worker, примерно 50% почасовых сотрудников готовы снизить заработную плату, чтобы лучше контролировать свое расписание.Отчет также показал, что почасовые сотрудники проявили сильное желание найти баланс между работой и личной жизнью.

Что такое график смены?

Сменный график включает сотрудников, выполняющих работу вахтовым методом. Компании, работающие круглосуточно, разбивают свой персонал на несколько смен для управления производственной эффективностью. В то время как некоторые сотрудники предпочитают работать по восьмичасовым сменам пять дней в неделю, другим может быть комфортно работать дольше в течение меньшего количества дней.

Посменное расписание работы — это процесс создания графиков работы для управления ресурсами вашей компании, улучшения обслуживания клиентов, увеличения прибыли и повышения эффективности.

Многие отрасли, включая гостиничный бизнес, общественное обслуживание, производство, рестораны и бары, розничную торговлю, здравоохранение и цепочки поставок, применяют модель сменного графика работы сотрудников для управления своими кадровыми операциями.

Типы графиков смен

Вы можете запланировать смены ваших сотрудников на разное время в зависимости от требований вашего бизнеса. Вот как:

Дневная смена

Работники дневной смены — это те, кто приступает к работе утром. В зависимости от деятельности вашей компании они могут составлять от 7 а.м. до 15:00, с 8:00 до 16:00 или с 9.00 до 17.00

Вторая смена

Как следует из названия, вторая смена начинается около полудня и заканчивается до полуночи. Это может быть с 13:00. до 21:00 или 15:00 до 23:00 У сотрудников, приступающих к работе во второй половине дня, есть свободное время для личных дел. Они имеют решающее значение для таких секторов, как рестораны, служба доставки еды, колл-центры, больницы и розничная торговля.

Ночная смена

Сотрудники работают по ночам около полуночи, а уезжают утром.Это может быть между 23:00. и с 7:00 или с 12:00 до 8:00. Ночные обязанности идеально подходят для студентов, ищущих работу на полный рабочий день, или для сотрудников с личными обязательствами, такими как уход за больными членами семьи.

График вращения

Если ваш бизнес работает семь дней в неделю, вам подойдут графики ротации. Вы чередуете утренние, дневные или ночные обязанности между сотрудниками. В соответствии с этим сотрудник, который работает несколько дней в первую неделю, может работать днем ​​на следующей неделе и ночами на следующей неделе.Вы также можете выбрать ежедневную, еженедельную или ежемесячную ротацию. График смены сотрудников помогает вашей компании работать круглосуточно и без выходных, нарушая при этом однообразие постоянной рутины.

Настройка расписания из «Когда я работаю».

Сменные графики необходимы для таких секторов, как здравоохранение, полиция, пожаротушение, гостиницы, производство и службы экстренной помощи. Ротационные расписания бывают следующих типов:

Расписание DuPont: Расписания DuPont работают по четырехнедельному циклу, когда четыре разные команды выполняют два 12-часовых блока.Каждая бригада работает четыре ночи подряд в месяц, за которыми следуют три нерабочих дня, три дня подряд и один выходной. Затем следуют три ночных дежурства подряд, три выходных, следующие четыре дня дневные смены, а затем семь выходных.

Каждый сотрудник отработал 42 часа, что больше, чем традиционная 40-часовая рабочая неделя. Однако долгих семидневных перерывов в конце каждого цикла стоит ожидать.

График Pitman: Как и график DuPont, график Pitman также требует, чтобы вы разделили вашу команду на четыре бригады, которые работают по два 12-часовых блока.Единственное отличие состоит в том, что график Pitman работает по двухнедельному циклу, и ни один сотрудник не работает более трех дней подряд.

У каждой бригады два рабочих дня подряд, за которыми следуют два выходных, три рабочих дня, два выходных дня, два рабочих дня и три нерабочих дня. Каждый день одна бригада работает в дневную смену, другая — в ночное время, а две другие бригады не работают. Вы можете назначить своим сотрудникам день или ночь для двухнедельного цикла с 42 часами в неделю на сотрудника.

2-2, 3-2, 2-3 Расписание: Как и DuPont, в этом расписании также используются четыре группы, которые работают по 12 часов в четырехнедельном цикле.В этом формате сотрудники работают днем ​​или ночью целиком в течение первых двух недель и в противоположные часы в течение оставшихся двух недель. Ваши сотрудники будут иметь преимущество в том, что они не будут работать более трех дней подряд, получая при этом часто три выходных.
Судя по названию, этот формат включает в себя две дневные обязанности, два выходных, три дневных смены, два выходных дня, две дневные смены, три выходных дня, две ночные обязанности, три выходных дня, три дневные смены, два выходных и два дня. ночные дежурства, за которыми следуют три нерабочих дня.

6-4 6-4 6-4 Расписание: Для этого формата требуется пять команд, которые работают 10-часовыми сменами в месяц. Как следует из названия, каждая команда будет работать шесть дней, а затем четыре нерабочих дня каждую неделю.

24-48 Расписание: Схема 24-48 использует три команды, которые работают в три смены. Команды работают по трехдневному рабочему циклу, при котором каждая команда работает 24 часа, за которыми следуют два последовательных нерабочих дня. Этот формат, также известный как шаблон ABC, довольно популярен среди пожарных служб США.

График 4-3: График 4-3 требует, чтобы шесть команд работали в трех перекрывающихся десятичасовых блоках. Он работает по трехнедельному циклу, при котором каждая команда работает четыре последовательных первых смены, за которыми следуют три выходных дня, четыре последовательных ночных дежурства, затем три выходных дня, а затем четыре последовательных вторых смены, за которыми следуют три выходных дня. Перекрытие часов обеспечивает дополнительную рабочую силу в периоды высокой активности.

Этот формат позволяет сотрудникам всех шести бригад работать в один день, один раз в неделю.Вы можете запланировать этот день так, чтобы он совпадал с днем ​​высокой активности вашей компании или днем ​​обучения без отрыва от производства. Сотрудники в этом формате работают 40 часов в неделю.

Имея несколько вариантов планирования, вы должны понимать требования своей компании, а ваш сотрудник должен выбрать тот, который вам подходит. Деловой мир также быстро меняется, поэтому то, что может работать сегодня, может потерять актуальность в следующие шесть месяцев. Таким образом, наряду с выбором правильного графика смен сотрудников, который подходит вам, также важно настроить его в соответствии с меняющимися потребностями вашей компании.В соответствии с тенденциями на рабочем месте LinkedIn, за которыми следует следить в 2021 году, многие компании перейдут на рабочую неделю 3-2-2, как только ограничения COVID будут ослаблены. Согласно формату, сотрудники должны будут приходить в офис три дня в неделю и два дня работать из дома. По сравнению с традиционными 9:00 до 17:00. формат 3-2-2 предлагает большую гибкость для сотрудников, которые работали удаленно с момента пандемии.

Получите наш шаблон требований к программному обеспечению для планирования расписания сотрудников

Шаги по созданию эффективных графиков

Создание эффективного графика сменных рабочих требует от вас понимания своего бизнеса и потребностей в персонале, стремясь найти баланс между ними.

Вот несколько шагов, которые помогут вам разработать оптимальные графики смен сотрудников:

Определение требований к труду

Понимание требований к рабочей силе для достижения операционных целей вашей компании — это первый шаг. Убедитесь, что вы вкладываете время и силы в точное планирование своих трудовых потребностей, поскольку это ключ к достижению производственных целей. Вы должны уметь определять требования к сотрудникам для каждой роли по продолжительности смены и местоположению. Использование досок или электронных таблиц для организации ресурсов облегчит вашу работу.Быстрый анализ исторических тенденций вашей компании даст вам четкое представление о том, как прогнозировать потребности в кадрах в периоды высокой активности.

Анализировать пул сотрудников

Когда вы научитесь точно определять свои потребности в рабочей силе, вы сможете перейти к оценке того, соответствует ли ваша текущая рабочая сила этим требованиям. На этом этапе вам необходимо учитывать любые ресурсы, не связанные с персоналом, помимо почасовой оплаты труда. Выделяйте дополнительные ресурсы на предстоящий напряженный сезон по местоположению, ролям и доступности.Включите все оборудование и коммунальные услуги в основной график, чтобы обеспечить надлежащее покрытие.

Определить правила планирования

Убедитесь, что ваш график сменных рабочих отражает общие факторы, такие как статус сверхурочной работы, трудовой стаж, местонахождение и сертификаты. Разработка четких руководящих принципов для руководителей и сотрудников имеет решающее значение, чтобы избежать путаницы перед началом работы. Вы должны следить за тем, чтобы ваши сотрудники не работали сверх установленного законом рабочего времени и соблюдали правила управления утомляемостью.В вашем графике также должен быть отражен трудовой стаж некоторых сотрудников за смену. Согласно отчету Citrix Talent Accelerator, 69% из 2 000 опрошенных сотрудников чувствуют себя гораздо более продуктивными, когда их работодатель доверяет им выполнять работу без микроменеджмента.

Сравните ведущих разработчиков программного обеспечения для планирования расписания сотрудников

Назначить смены

После того, как вы составили график смены сотрудников и уверены, что удовлетворяете свои потребности в ресурсах, убедившись, что ваш персонал понимает руководящие принципы, вы можете приступить к заполнению свободных мест.

Рассмотрите возможность изменения подхода к планированию сверху вниз, при котором менеджеры назначают смены с минимальным участием сотрудников. Вы можете дополнить свой текущий метод планирования восходящим подходом, когда сотрудники запрашивают смены, на которые они имеют право. Участие сотрудников в процессе планирования может значительно сократить время планирования, одновременно повышая удовлетворенность и удержание сотрудников, предлагая им большую автономию.

Управление изменениями расписания

Независимо от того, насколько хорошо составлен ваш график сменных рабочих, вам необходимо подготовиться к любым изменениям в последнюю минуту.Вы должны иметь возможность быстро и эффективно ориентироваться в этих изменениях, общаясь в реальном времени со своими сотрудниками. Создайте резервный пул из временных сотрудников или сотрудников, работающих неполный рабочий день, которые могут вмешаться, чтобы управлять резкими скачками спроса. Следуя тенденциям на рабочем месте в LinkedIn в этом году, вам придется относиться к своим почасовым сотрудникам наравне с постоянными сотрудниками с точки зрения льгот и трудовых вкладов. Чтобы справиться с неявкой сотрудников, создайте небольшую группу резервных сотрудников, которые могут заполнить их в последнюю минуту.

Проведение периодических проверок

Проводить периодические проверки в конце каждого календарного периода и перед началом нового. Интервал перехода между двумя периодами планирования также является временем для расчета заработной платы и других операционных отчетов. На данном этапе критически важно оценить эффективность графика последней смены. В оценке должны участвовать различные заинтересованные стороны из руководства, финансов и человеческих ресурсов для всесторонней обратной связи. При проведении периодических обзоров сравнивайте фактический прогноз с фактическим спросом на ресурсы, анализируйте состояние вашего персонала и измеряйте производительность сотрудников.

Принять технологии

Внедрение инструментов планирования может значительно упростить планирование смен сотрудников. Программное обеспечение для составления расписания сотрудников упрощает управление расписаниями смен сотрудников в периоды непредвиденных изменений. Эти инструменты автоматизируют процессы создания, управляют ежедневными изменениями расписания, способствуют общению сотрудников в режиме реального времени и помогают соблюдать правила и нормы, влияющие на организации, работающие по сменам.

Вы можете познакомиться с методами автоматизированного планирования смен, сначала опробовав бесплатное программное обеспечение для составления расписания сотрудников.

Сравните ведущих разработчиков программного обеспечения для планирования расписания сотрудников

Ошибки при планировании, которых следует избегать

Выбор правильного графика сменных рабочих для вашей компании будет зависеть от множества факторов, таких как тип вашего бизнеса, численность персонала, сезонность и т. Д. Даже если вы кропотливо настроились на работоспособную смену, в ближайшие месяцы могут потребоваться изменения. Вот некоторые из распространенных проблем планирования, которых следует избегать, которые могут снизить вашу операционную эффективность:

Недостаточная зона покрытия смены

Важно убедиться, что у вас достаточно персонала для покрытия ваших операций.Частая неявка сотрудников затрудняет полное покрытие реестра и снижает эффективность. И наоборот, укомплектование персоналом для повышения уровня обслуживания клиентов может излишне увеличивать затраты на рабочую силу.

Чрезмерный оборот

Отсутствие достаточного количества сотрудников для работы необходимого количества должностей в день — строгое запрещение. Нехватка персонала мешает вашей компании выдерживать пиковые сезоны и в то же время приносит вам плохую репутацию. Кроме того, вам необходимо провести реальную проверку, если ваши нынешние сотрудники решат не появляться часто без уведомления или предварительного уведомления.

Логистическая небрежность

Обязательно обучите своих сотрудников, прежде чем позволять им обрабатывать жалобы клиентов. Необученные сотрудники склонны совершать серьезные ошибки, затрудняя обслуживание клиентов. Согласно исследованию Gartner, только 16% вновь нанятых сотрудников обладают навыками, необходимыми для их нынешних и будущих должностей.

Выгодно поощрять четкое общение сотрудников в случае обмена, звонка, подписки и неявки, которые могут дорого обойтись вашему бизнесу.Соблюдение нормативных требований должно быть вашим главным приоритетом, чтобы избежать дорогостоящих штрафов, которые могут угрожать выживанию вашей компании.

Преимущества

Когда вы научитесь балансировать штатные расписания и требования к персоналу, вы сможете легко преодолевать распространенные ошибки в расписании смен. Вот некоторые преимущества эффективного планирования смен:

Снижение затрат на рабочую силу

Оптимизированные графики смен сотрудников значительно сокращают ваши затраты на рабочую силу, поскольку в вашем бизнесе нет недостатка или избытка кадров.При правильном укомплектовании персоналом улучшается и обслуживание клиентов вашей компании. Если вы начнете использовать соответствующий инструмент планирования, вы сэкономите часы, потраченные на планирование, и направите свои усилия на решение более важных задач.

Улучшенная подотчетность

Подотчетность сотрудников имеет тенденцию улучшаться, когда у вас есть формальный график, поскольку у них есть ориентир, при этом избегая пропущенных дней из-за недопонимания. Правильно составленный и общий график сменных рабочих также значительно сокращает количество телефонных и текстовых запросов сотрудников.

Повышение вовлеченности и производительности персонала

Ваши сотрудники будут более восприимчивы к работоспособной структуре смен, поскольку она улучшает их баланс между работой и личной жизнью, а не неструктурный подход. График, который учитывает потребности сотрудников в отпуске и заранее информирует их об их рабочем времени, повышает моральный дух сотрудников. Повышение морального духа сотрудников означает, что ваши сотрудники с большей вероятностью придут на работу и повысят производительность.

Получите наш шаблон требований к программному обеспечению для планирования расписания сотрудников

Последние мысли

Составление сменного графика работы — жизненно важная часть любого бизнеса.Вы можете ускорить процесс создания рабочего графика смен и снизить затраты на рабочую силу, повысить боевой дух команды, улучшить обслуживание клиентов и сэкономить массу времени.

Тем не менее, выполнение процесса планирования смен — не шутка, поскольку существует постоянная борьба за создание и обновление графиков с течением времени.