Табель учета рабочего времени и табель учета использования рабочего времени – Образец заполнения табеля учета рабочего времени 2019
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Новые требования по оформлению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
Приказом Минфина РФ № 152н от 30.12.2009 года из Табеля условное обозначение Дни явок «Я» исключено, т.к. в соответствии с описанием порядка его заполнения в нем регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего распорядка, поэтому дни явок на работу не подлежат отражению в Табеле.
Кроме того, в связи с тем, что на практике зачастую возникают ситуации, когда у работника в один день возникает два (и более) основания для отклонений от нормального использования рабочего времени, новыми положениями порядка заполнения Табеля предусмотрено отражение сложного кода, буквенные обозначения которого записываются через пробел. Например, если сотрудник согласно приказу учреждения командирован для работы в выходные и (или) праздничные дни, то в указанные числа месяца следует отражать в нижней части строки код отклонений в виде обозначения «К В».
Ниже приведена краткая инструкция по заполнению Табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а также дана ссылка для загрузки шаблона этой формы в виде документа Microsoft Excel.
Инструкция по ведению табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (код формы 0504421)
Табель применяется для учета использования рабочего времени и начисления заработной платы.
Табель ведется ежемесячно по установленной форме лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).
Табель открывается ежемесячно за 2 — 3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.
Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении.
В табеле регистрируются только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка. В верхней половине строчки Eа каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений.
В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.
Если у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется 2 раза.
При формировании табеля календарные дни месяца расчетного периода до принятия работника и (или) после его увольнения заполняются прочерком.
В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы (35, 42, 43, 45, 47, 49, 51).
Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.
Заполненный табель и другие документы, оформленные соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма» (41, 44, 46, 48, 50, 52), после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления Расчетно-платежной ведомости.
| Шаблон табеля учета использования рабочего времени и расчета заработной платы |
Табель учета использования рабочего времени
Практика показывает, что нехватка рабочего времени остро ощущается у начинающих предпринимателей. Известная фраза «время – деньги» потеряла свою актуальность, и ей на смену пришел тезис «время дороже денег». Обосновывается это тем, что деньги можно заработать, а вот зря потраченное время вернуть не получится. А кто потерял время – тот отстал. Чтобы контролировать процесс, как растрачивается этот ценный ресурс вашими сотрудниками, в компании ведется табель учета использования рабочего времени. Рассмотрим подробнее, что это за документ и как он правильно заполняется.
Назначение документа
Табель для осуществления учета рабочего ресурса относится к уставной документации. Утвержден Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В документе содержится информация о рабочих часах каждого работника вашей компании. Каждодневно табель заполняется, и в него вносится информация о явке или прогуле подчиненных.
На основе табеля бухгалтерия рассчитывает и начисляет зарплату сотрудникам, и налагает штрафы за неуважительные прогулы, выписывает премии за работу, выполненную сверх графика. По документу анализируется график работы каждого сотрудника за прошедший месяц.
На основе табеля бухгалтерия рассчитывает и начисляет зарплату сотрудникам, и налагает штрафы за неуважительные прогулы, выписывает премии за работу, выполненную сверх графика.
В каждой компании табель ведется в единственном экземпляре. Утверждает документ владелец компании или директор. Для заполнения выбирается сотрудник из отдела кадров или бухгалтерии, где документ хранится. В трудовом договоре с сотрудником, который заполняет табель, эта обязанность отражается. Также указывается лицо, которое будет осуществлять работу по заполнению во время отсутствия «табельщика». Если компания небольшая, эту обязанность на себя берет главный менеджер или директор. В крупных компаниях система полностью автоматизирована.
Формы и их назначение
Так как табель учета рабочего времени является уставной документацией, то заполнять его необходимо по одной из форм, которые разработаны Роскомстатом. В 2017 году применяются три формы:
- ОКУД № 504421. Применяется только бюджетными компаниями.
- № Т12 и Т13. Подходят для любых компаний. Основное их отличие состоит в том, что № 13 применяется в системе автоматического контроля, а № 12 заполняется нанятым человеком вручную.
Все бланки просты в заполнении и понятны без дополнительных знаний. Форма № 13 применяется на проходной с турникетом, где пропуск работника считывается компьютером и табель заполняется механически. С системой контроля на автоматическом управлении легче выявить опоздавших или покинувших рабочее место раньше положенного времени. Готовые бланки отправляются в бухгалтерию, и по ним проводится анализ.
При ведении и заполнении бланка учитываются три основных аспекта:
- Документ в компании заполняется на единственном бланке, копий и повторов быть не должно.
- Заполняется бланк для учета времени работы сотрудников каждый день на основе официальной документации (распоряжений директора, больничного или приказа главы).
- В форме запрещено убирать графы или строки.
Несмотря на правила, каждая компания вправе внести небольшие корректировки в формы. Рассмотрим пример: если компания работает по нестандартным сменам, то добавляются новые графы. Но вносить изменения в документ можно только на основе распоряжения владельца компании. Также этот вопрос может рассмотреть назначенный генеральный директор.
Каждая компания вправе внести небольшие корректировки в формы.
Перед заполнением формы табеля собирается совет управляющих компании, где решается, как будет вестись документ. Способ заполнения выбирается один из двух:
- Cплошная регистрация – каждый день в табель заносятся явки или неявки сотрудников, отклонения от рабочего режима.
- Регистрация отклонений – в табеле отмечаются только опоздания, сверхурочное время, дополнительные или ночные смены, прогулы.
Оба варианта несложны, но в первом случае заполнение будет более исчерпывающим. Это поможет в дальнейшем при анализе затраченного ресурса.
Особенности ручного заполнения
Форма № 12 заполняется по следующим правилам:
- Верх (шапка) и строки 1-3. Информация, занесенная в первые три строчки и шапку, остается постоянной и впоследствии не изменяется. Это название компании, подразделение, где работает сотрудник, инициалы, его номер по табелю.
- Строки 4-7. Ставятся пометки о посещении или прогуле подчиненным рабочего места, его законных днях отдыха, больничном и отпуске. Для заполнения применяют обозначения: Б – больничный, Р – рабочий день, В – выходной, ОТ – ежегодный отпуск, НН – неявка по причине, которая не выяснена. Подробнее обозначения по перечню представлены в форме табеля на первом листе.
- Строки 8-17. Подробный отчет по сотруднику: пропуски и их причины, количество рабочих дней и выходных. Суммируются данные всех остальных граф. Подробнее посмотреть образец заполнения формы Т12 можно тут.
Отметки в бланке должны иметь основание в виде документа, например, больничный или распоряжение директора. Если сверхурочное время было назначено принудительно, то с сотрудника берется письменное согласие.
Встречаются случаи, когда сложно правильно выбрать код для заполнения. Например, если работник ушел в отпуск, но заболел и в назначенное число на рабочем месте не появился. В такой ситуации сначала ставится код ОТ, затем карандашом НН и только после предъявления больничного листа меняется на Б. Но если работник проинформировал начальника о своей болезни и предъявил больничный лист раньше, то можно сразу ставить обозначение Б. При электронном заполнение бланков подобных проблем возникать не будет.
Если нанятое лицо отсутствовало на рабочем месте полдня, то в табеле засчитывается день, внизу в строке ставится обозначение отклонения во времени в часах или минутах. Так же поступают с обозначением сверхурочных.
Документ для бюджетной компании
Новый табель учета использования рабочего времени, код 0504421, заполняется с некоторыми особенностями. В документе встречаются более узкие обозначения, например: отпуск учебный, выходной в связи с учебой. Ведется документ также в единственном экземпляре и открывается за 2-3 дня до начала нового расчетного месяца. Типовую форму 0504421 нельзя изменять. Чистый бланк можно скачать тут.
Есть несколько существенных отличий при заполнении формы для бюджетной организации:
- Шапка. Здесь, кроме основной информации, ставится порядковый номер документа (для первичного 0, для вторичного 1 и т.д. по порядку изменений).
- Итоги подводятся в 20 и 37 графах (промежуточные и по итогу периода).
- В графах указывается: сверху – отклонение от графика, часы и снизу – причина.
Никаких итоговых расчетов в данной форме не производится. Заполненный табель передается в бухгалтерию, где осуществляют все подсчеты.
Вести учет рабочего времени несложно. Главное, выбрать подходящую форму и ежедневно заполнять ее по всем правилам. По итогам расчетного периода документ поможет выполнить анализ, как работают ваши сотрудники, кого нужно поощрить, а с кем провести разъяснительную беседу или оштрафовать.
Коллектив компании должен работать слаженно, как механизм часов. Только учитывая каждый рабочий час ваших сотрудников, вы не будете переплачивать и добьетесь высоких показателей.
zhazhda.biz
Табель учета рабочего времени, рабочее время и время отдыха
* Рабочее время
Продолжительность и режим рабочего времени
* Ненормированный рабочий день
* Сверхурочная работа
* Работа в ночное время
* Сменная работа
* Неполное рабочее время
* Рабочее время женщин и лиц с семейными обязанностями
* Работа вахтовым методом
* Гибкий график работы
* Время отдыха
* Работа в выходные и праздничные дни
Табель учета рабочего времени
* Отгул или прогул? Тонкости оформления
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и других документах. Наряду с этим проводятся в необходимых случаях фотографии рабочего дня, хронометражные наблюдения и другие единовременные обследования.
Контроль за своевременным началом и окончанием работы и за правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня осуществляют руководители структурных подразделений (отделов, цехов и пр.), на которых этот контроль возложен в соответствии с положениями о подразделениях или должностными инструкциями.
Учет использования рабочего времени организуется таким образом, чтобы обеспечить контроль:
- за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;
- за нахождением работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;
- за своевременностью ухода работников с работы по окончании рабочего дня;
- фактически отработанного времени работниками, времени простоя и других форм неполного использования рабочего времени
- карточной — с помощью контрольных часов;
- жетонной — с применением табельных жетонов или марок;
- пропускной — посредством сдачи работниками и выдачи им пропусков;
- рапортно-ведомственной — с использованием рапортов или табельных ведомостей, получаемых от начальников цехов, участков, отделов, производителей работ, мастеров, бригадиров;
- с помощью контрольно-пропускных устройств (проксимити-карт) и др.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется по предприятию в целом или в разрезе структурных подразделений и осуществляется путем проставления отметок в табелях явившихся, не явившихся, опоздания, сверхурочных часов, времени простоев и т. д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, времени сверхурочных работ, времени простоев и т. д.).
В отдельных организациях или при выполнении отдельных видов работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и др.) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать одного года.
Нормальное число рабочих часов за учетный период определяется, исходя из установленной для данной категории работников еженедельной продолжительности рабочего времени. Для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается.
Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации.
На тех работах, где это необходимо вследствие особого характера труда, а также при производстве работ, интенсивность которых неодинакова в течение рабочего дня (смены), рабочий день может быть разделен на части с тем, чтобы общая продолжительность рабочего времени не превышала установленной продолжительности ежедневной работы. Такое разделение производится работодателем на основании локального нормативного акта, принятого с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации.
Сверхурочные работы могут производиться в порядке, установленном действующим трудовым законодательством. Для учета часов сверхурочной работы используются документы, оформленные в надлежащем порядке на производство таких работ, с указанием в них отработанного времени и других данных, необходимых для определения доплат за эти часы работы. Учет времени простоев рабочих осуществляется на основе соответствующих документов.
Учет времени работников, находившихся во всех видах отпусков, в период временной нетрудоспособности, на выполнении государственных и общественных обязанностей, в командировках, на перерывах, засчитываемых в рабочее время (для кормления ребенка, для работающих на открытом воздухе в холодное время года и др.), и в других случаях осуществляется в табеле на основании приказов (распоряжений), листков нетрудоспособности, командировочных удостоверений и других документов.
Учет выходных дней (дней еженедельного отдыха) и праздничных (нерабочих) дней осуществляется в табелях в соответствии с графиком и режимом работы данного предприятия.
На предприятиях ведутся табели учета использования рабочего времени по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля прибытия на работу.
Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того чтобы:
ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;
получать данные об отработанном времени;
рассчитывать зарплату;
составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.
Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации или путем регистрации отклонений (неявок, опозданий, болезни, отпуска).
Отметки о неявках делаются на основании соответствующих документов. За каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение — явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам).
В графах 4, 5 и 6 табеля каждому дню месяца соответствуют две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней строке записывается количество часов по ним. Условные буквенные обозначения отработанного и неотработанного времени приведены на титульном листе формы № Т-12 Обозначения, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13.
| УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ | КОД | |
| буквенный | цифровой | |
| Продолжительность работы в дневное время | Я | 01 |
| Продолжительность работы в ночное время | Н | 02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РП | 03 |
| Продолжительность сверхурочной работы | С | 04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | 05 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | 07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | 08 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | 11 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | 12 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | 13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | 03 | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | 18 |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | 20 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | 21 |
| Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | 22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | 23 |
| Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | 24 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | 25 |
| Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | 26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | 27 |
| Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы | НВ | 28 |
| Забастовки (при условии и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | 29 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
| Время простоя по вине работодателя | РП | 31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | 32 |
| Время простоя по вине работника | ВП | 33 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой'(пособием) в соответствии с законодательством | НО | 34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | 35 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | 36 |
www.bizneshaus.ru
