Образец заполнения товарного чека: Товарный чек — образец заполнения, как выписывать и правильно оформить для ИП (пример)

Образец товарного чека без кассового аппарата для ИП

Товарный чек — первичный документ, подтверждающий проведенную операцию по приобретению. Он содержит основные факты по совершённой сделке, это элемент строгой отчетности первичной документации, на которой ведется бухгалтерия по движению средств.

В статье указаны общие факторы документа индивидуального предпринимателя и предприятия. Предоставлен образец товарного чека без кассового аппарата. Рассмотрим такие вопросы, как: является ли он подтверждением оплаты, обязательность печати, правильность заполнения.

В каких случаях нужен товарный чек

Документ, подтверждающий совершение сделки покупки–продажи — гарант безопасности продукции. Такая бумага необходима в случаях:

• закупка канцелярии для бухгалтерии;
• топливо для автомобиля, стоящего на балансе;
• заправка картриджей для принтера;
• обслуживание техники в экстремальных ситуациях (без заключения договора с поставщиком услуг).

Чек — это подтверждение расхода средств предприятия, документ строгой отчетности. На его основании составляются квартальные и годовые отчёты.

• При возврате товара, не отвечающего нормам ГОСТа, порченого. Для подтверждения совершенной сделки нужно предъявить ранее взятый документ.
• Правильно оформленный бланк имеет юридическую силу, поэтому он может служить доказательством при судебном разбирательстве.

Заполняя документ, подтверждающий сделку, продавец, по закону обязан предупредить покупателя о возможных недостатках, а также перечислить случаи невозврата товара.

Законодательная база о документе без кассового аппарата

Для правильного оформления бумаги есть требования, прописанные в ФЗ № 54 и в письме Министерства финансов РФ № 16–00–17/2 от 05.01.2004.

В законодательной базе указан обязательный документ при совершении сделки — кассовый талон, при этом бланк о товаре, стоимости, количестве является дополнением. Предъявив его, можно заменить или вернуть покупку. Как вывод: кассовый талон неотъемлем от второго.

Если на предприятии есть кассовый аппарат, бумагу-подтверждение можно не заполнять. Но, для определенной группы товаров документ обязателен:

• автотехника, мототехника;
• приборы, на которых есть серийный, выпускной номер;
• оружие;
• мебель.

По просьбе покупателя дополнительный бланк делают согласно правилам.

Особенности и обязательные пункты заполнения чека

Требования к товарному чеку содержат основную информацию:

• категория товара и стоимость;
• окончательная цена;
• дата совершения сделки, порядковый номер согласно записям в книге;
• данные о предприятии–продавце;
• подпись лица, совершающего продажу и печать предприятия.

Раньше бумага была одновременно с кассовым талоном. Сейчас же по разрешению закона не использовать кассы, оформляется только товарная бумага, подтверждающая совершение купли–продажи. Иногда также приходно–кассовый ордер.

Однако, здесь надо опираться на форму налогообложения.

Обязательные реквизиты товарного чека

В выданном документе обозначаются пункты:

1. Название торговой точки и её адрес.
2. Наименование «Товарный чек».
3. Номер бумаги должен соответствовать с отчетной книгой.
4. Дата документа совпадать со временем покупки.
5. Продавец — ФИО Индивидуального предпринимателя, ИНН организации, выплачивающей налоги.
6. Полное название продукции или услуги, её количество.
7. Цена каждой единицы товара и общая сумма в государственной валюте.
8. Должность, ФИО лица, выписывающего документ, его личная подпись.

Без указания одного из пунктов бланк будет не оформленным и не имеет юридической силы.

Форма товарного чека для ИП

Образец заполнения товарного чека для ИП

В зависимости от режима налогообложения оформляют квитанцию для покупателя:

• ОСНО — основная и дополнительная бумаги выдаются единовременно. Если же нет одного из документов, второй — недействителен.
• УСН — требует обязательной установки ККМ. На руки покупателю оформляются 2 бумаги: кассовый и товарный чеки.
• ПСН — патентная форма дает право выдавать товарный лист без кассового документа. Условие — правильность заполнения бланка.
• ЕНВД — индивидуальный предприниматель на единой системе налогообложения имеет те же права выдачи документа, что и при патентной.

Приобретая продукция надо ознакомиться с формой налогообложения.

Образец товарного чека для ООО

Организация должна выдавать дополнительный лист, оформленный в соответствии с текущим законодательством. Режимы налогообложения для ООО:

• ОСНО — вместе с товарным чеком кассовый документ.
• УСН — требует установки кассового оборудования и 2 документов в момент оплаты продукции или услуги.
• ЕНВД — в этом случае единым подтверждением покупки товара (услуги) выступает правильно заполненный товарный лист.

Если на руки выдают фискальную квитанцию ККМ, дополнительные бумаги не нужны.

Правильное оформление первичной документации

При получении утвердительных бумаг на руки в момент совершения сделки, в них должны быть прописаны все пункты. Документ является юридическим и несет строгую отчетность в бухгалтерии.

Шаблон товарного чека:

Индивидуальный предприниматель ФИО                                                                                 Магазин Наименование ИНН/КПП —   №                                                              Адрес Паспорт: выдан кем, дата выдачи                    «предоставление услуг» ОГРН № от дата Адрес   Товарный чек №____от «________» 20__г.   Наименование Единица изм. Количество Цена Сумма Наличие кассового чека: обязательно, нет Итого: сумма цифрами, прописью ФИО продавца (должность), подпись                                                      М. П.

Информация должна быть достоверной, иначе бланк не является подлинным и не имеет юридической силы. В некоторых случаях он может содержать дополнительные пункты, необходимые для обеих сторон.

Товарный чек с печатью

В Российском законодательстве нет упоминания о наличии печати предприятия в бланках о покупке продукции. Но для страхования безопасности, она должна быть. Для исключения разных махинаций с товарооборотом, для дальнейшего разрешения дела в суде, все заверяют мокрой печатью.

Заключение

Товарный чек — это обязательный документ для строгой отчетности бухгалтерии, когда не установлена ККМ. А также если в чеке нет информации о предприятии. Законодательством России определен порядок обязательной и необязательной выдачи документа, однако, для безопасности осуществленной операции требуется его наличие.

При этом нужно проверить правильность заполнения чека, подпись, даты и печати.

Только так можно будет произвести возврат или обмет товара. Доказать в судебном порядке проведение операции купли–продажи.

Товарный чек в Excel — бланк, заполнение, печать

Заполнение товарного чека в Excel с помощью раскрывающихся списков, печать заполненного образца или чистого бланка товарного чека, накладной.

Печать чистых бланков товарных чеков и накладных

Скачайте Excel-файл Печать товарных чеков (10006-pechat-tovarnykh-chekov) и откройте его. Выбрав ярлык «Товарный чек» или «Накладная», распечатайте бланки соответствующих документов.

Бланк товарного чека

Бланк накладной добавлен в связи с тем, что большинство мелких производителей хлебобулочных изделий и выпечки до сих пор поставляют свои товары в сопровождении таких накладных, часто заполненных вручную.

Заполнение товарного чека и накладной в Excel

Описание шаблона товарного чека

Если вы хотите распечатывать из Excel уже заполненные товарные чеки или накладные, скачайте Excel-файл Печать товарных чеков (10006-pechat-tovarnykh-chekov), откройте его и выберите ярлык «Шаблон». Для ознакомления, товарный чек на листе «Шаблон» уже заполнен примерными данными.

Заполненный образец товарного чека

Шаблон товарного чека немного автоматизирован:

• в ячейке с датой расположена формула, отображающая текущую дату;
• «Наименование товара» выбирается из раскрывающегося списка;
• в строках с выбранным наименованием товара автоматически заполняются графы «№», «Ед. изм.», «Цена» и «Сумма»;
• автоматически рассчитываются количество наименований и итоговая сумма, которая дополнительно преобразуется в сумму прописью.

Числовая сумма преобразуется в сумму прописью с помощью формул, расположенных в блоке ячеек на скрытых строках 101-115 рабочего листа Excel.

В шаблоне товарного чека заполняются вручную только ячейки с текущем номером документа и датой, графы «Наименование товара» и «Кол-во». Все остальные ячейки заполняются автоматически, а заполняющиеся автоматически графы таблицы выделены цветом.

Подготовка шаблона к работе

• 1. В товарном чеке на листе «Шаблон» очистите данные в графах «Наименование товара» и «Кол-во», остальные графы, помеченные цветом, очистятся автоматически, в них расположены формулы Excel.
  2. В шаблоне товарного чека укажите данные своей организации или ИП, а если хотите использовать накладную, то измените название документа и надпись «Продавец ____________» замените на «Сдал ____________», а правее добавьте «Принял ____________».
  3. Чтобы случайно не очистить ячейки с формулами Excel, можете защитить лист, оставив незащищенными изменяемые ячейки (текущий номер документа и дата, графы «Наименование товара» и «Кол-во»).
  4. Затем перейдите на вкладку (ярлык) «Номенклатура» и замените ассортиментный перечень на свой.

Если вам нужно больше строк в таблице с данными, вставьте необходимое количество строк внутри таблицы и скопируйте в них формулы, протянув сверху выделенную строку таблицы с формулами вниз по вставленным строкам без формул.

По желанию, можете заменить цветовую заливку неизменяемых ячеек или убрать ее совсем.

Теперь шаблон товарного чека или накладной в Excel полностью готов к работе.

Порядок работы с шаблоном товарного чека

Скопируйте лист с шаблоном в эту же книгу Excel и приступайте к заполнению. Укажите текущий номер документа и, если необходимо, измените дату. Выбирайте в графе «Наименование товара» товары из раскрывающегося списка и добавляйте количество, остальные колонки таблицы заполнятся автоматически. После этого товарный чек или накладную можно распечатывать. Если желаете хранить заполненные товарные чеки в книге Excel, измените подпись ярлычка на более информативную, например, на номер чека или номер и дату. Лишние пустые строки из таблицы с данными можно удалить.

Имя файла 10006-pechat-tovarnykh-chekov можете изменить на более подходящее. Файл создан в Excel 2016, сохранен как Книга Excel 98-2003.

Сохранение накладных и удаление пустых строк

Для автоматического копирования товарных чеков (накладных) на новые листы с целью их хранения и вывода на печать я добавил две кнопки: «Сохранить» и «Очистить». В новом файле Печать товарных чеков 2 (10006-pechat-tovarnykh-chekov-2) вручную копировать лист «Шаблон» уже не нужно. Файл содержит макросы, поэтому они должны быть разрешены в настройках вашей программы Excel.

Кнопка «Сохранить» запускает макрос, который копирует товарный чек на новый лист, удаляет лишние строки и увеличивает номер чека в шаблоне на единицу. Присваиваемое новому листу имя состоит из номера и даты документа.

Сохранить два товарных чека с одинаковыми номерами и датами невозможно, так как Excel не позволяет сохранить два листа с одним именем. Если необходимо исправить ошибку и сохранить чек под тем же номером, сначала удалите предыдущий товарный чек, а номер документа в шаблоне измените вручную.

Кнопка «Очистить» запускает макрос, который удаляет записи из шаблона, чтобы не удалять их вручную. Очистка шаблона закреплена за отдельной кнопкой на случай необходимости подкорректировать исходные данные, чтобы не заполнять их заново.

После копирования товарного чека на новый лист и после очистки шаблона рабочая книга автоматически сохраняется.

На листе «Шаблон» можно изменить название документа «Товарный чек №» на «Накладная №». В строке №50 замените «Продавец ____________» на «Сдал ____________» и «Принял ____________». Объединение ячеек не допускается.

Новые листы копируются со скрытого листа «Копия», в котором можно дополнительно настроить ширину столбцов и заливку ячеек. Для этого придется его отобразить. Скрывать обратно не обязательно, программа сама его скроет при сохранении очередного чека.

Скачать файл Печать товарных чеков 2 (10006-pechat-tovarnykh-chekov-2), в котором можно сохранять все набранные товарные чеки (накладные) одним нажатием кнопки. Файл содержит макросы, поэтому они должны быть разрешены в настройках вашей программы Excel.

Файл обновлен 28.01.2019 в 10:40. В него добавлено автоматическое сохранение рабочей книги и возможность замены товарного чека на накладную на листе «Шаблон».

оформление, заполнение, выдача, образец, срок хранения — Контур.Бухгалтерия

Что такое товарный чек

Товарный чек используют в розничной торговле при расчетах наличкой. Выдают товарник физлицам, ИП и ООО. Это документ, доказывающий факт покупки и оплаты товаров.

В товарнике продавец расшифровывает следующую информацию:

• юрадрес продавца и его реквизиты;
• фактический адрес магазина;
• название продавца;
• номер чека и дату выдачи;
• перечень купленных товаров и их количество;
• цену единицы с НДС;
• сумму за все количество;
• итоговую стоимость купленных товаров, которая записывается прописью и цифрами.

На товарнике продавец ставит подпись и оттиск печати, если она есть. 

Чек — первичный учетный документ.На основании чека бухгалтер делает проводки и принимает товары к учету. Унифицированной формы у товарника нет, но сведения в нем должны соответствовать ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ.

Когда выдавать товарный чек

В Постановлении Правительства № 55 от 19.01.1998 года есть список ситуаций и товаров, на которые продавец обязан выдавать товарные чеки:

• разносная торговля продуктами;
• одежда и обувь;
• автомобили, мотоциклы и прочая мототехника;
• ювелирные украшения и драгметаллы;
• животные и растения;
• патроны и оружие;
• мебель;
• сжиженный газ;
• строительные материалы.

Если в кассовом чеке есть название и характеристики номенклатуры, выдавать товарник необязательно даже на товары, перечисленные выше. 

Помимо этого, выдать товарный чек продавец обязан, если этого требует покупатель. Обычно товарник запрашивают подотчетники, чтобы без проблем отчитаться в своей бухгалтерии.

Важно! Закон не запрещает выдавать товарный чек вместе с кассовым при каждой продаже. Это зависит от желания продавца.

Образец товарного чека

Из оформления товарного чека обычно не делают проблемы и применяют самую простую форму. Вот рекомендуемый шаблон.

Заполняется документ от руки или с помощью компьютера. Покупатель забирает оригинал, а у продавца остается копия.

Совет. Во-первых, пустые строчки в товарном чеке рекомендуем зачеркнуть буквой Z, особенно, если заполняете товарник от руки. Это обезопасит вас и покупателя от вписывания в документ лишних позиций.

Во-вторых, чек не ограничивается одной страницей. Таблица может растянуться до бесконечности. Для безопасности добавьте в таблицу ячейку для подсчета суммы по каждой странице, а внизу указывайте порядковый номер. Если чек двустраничный, печатайте его на двух сторонах одного листа.

Товарный чек и кассовый

Кассовый чек печатается кассовым аппаратом. От руки он не заполняется. В зависимости от кассы в чеке может не быть перечня проданного товара, а только его сумма. Чек интересен ФНС, так как он подтверждает, что продавец получил доход.

Товарный чек — это нефискальный документ, он неважен налоговой. Товарник подтверждает факт покупки товаров за наличку. Документ нужен для подтверждения затрат или для возврата некачественного товара.

Продавцы выдают кассовый или товарный чек вместе или отдельно. Например, только товарник могут выдавать те, кто не обязан использовать кассовую технику (ст. 2 ФЗ № 54-ФЗ). Обычно товарник выдают, если в кассовом чеке нет перечня купленных позиций.

Срок хранения товарного чека

Для физических лиц строгих сроков на хранение чека нет. Рекомендуем хранить чек, пока не истечет гарантия на купленный товар. У ООО товарный чек — это документ, подтверждающий понесенные расходы. По значимости он приравнен к первичным документам, срок хранения — 5 лет.

Фиксируйте приходы по товарным чекам и ведите учет выданных подотчетных сумм в облачном сервисе Контур.Бухгалтерия Это избавит вас от «подвисших» денег и неучтенных товаров. Всем новичкам дарим бесплатный доступ на 14 дней.

Как правильно заполнить товарный чек: образец

­­­

Правильной основой для ведения бизнеса является законность. Независимо от вида деятельности и системы налогообложения предприниматель обязан документально подтверждать законность своей деятельности. Как раз одним из таких документов является чек. Далеко не каждый зарегистрированный предприниматель знает, как правильно заполнить товарный чек.

Товарный чек как основа ведения бизнеса

Товарный чек – это документ установленной формы, выписываемый субъектом хозяйствования покупателю в подтверждение факта приобретения определенного товара (услуги), и он закрепляет факт расчета сторон после оплаты.

Опытные бухгалтеры рекомендуют предпринимателям, если те не знают, как правильно заполнить товарный чек, первым делом обратиться к действующему законодательству. На основании Федерального закона предприниматели при осуществлении финансовых расчетов на всей территории Российской Федерации в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, в том числе в целях налогообложения и обеспечения установленного порядка оборота товаров обязаны использовать контрольно-кассовую технику (в редакции Федерального закона от 03.07.2018 № 192-ФЗ)

Товарный чек является гарантией законности и правильности оформления сделки, как для продавца, так и для покупателя.

Товарный чек: обязательно или по желанию

Повседневно как обычному гражданину, так и предпринимателю приходится сталкиваться с понятием товарного чека. Как правильно заполнить его, не каждый знает. В магазинах при покупке товаров, оплате коммунальных платежей, заказе онлайн-услуг мы все после совершения оплаты товаров и услуг должны получить чек. Не все знают, что на законодательном уровне закреплено следующее: «Продавец обязан выдать чек покупателю».

Основное, что необходимо понимать субъекту хозяйствования, что кассовый чек относится к документам, которые подлежат строгой отчетности, а самое главное, что, даже если у вас нет контрольно-кассовой техники, необходимо заполнить чек вручную.

Товарный чек не только подтверждает факт оплаты товара (услуги), но и дает клиенту юридические гарантии при возврате или обмене товара. Поскольку, не имея чека на приобретенный им товар, практически невозможно будет доказать, что он был куплен конкретно у этого продавца.

Применение различных чеков при осуществлении хозяйственной деятельности: товарный чек и кассовый чек

Кассовый чек — это ордер, который формируется и распечатывается продавцом при помощи контрольно-кассовой техники при совершении торговых операций. Кроме того, необходимо отметить, что кассовый чек невозможно не оформить потому, что он является фискальным отчетом для финансово-налоговой службы.

Товарный чек является документом, который подтверждает факт приобретения продукции. Он должен содержать необходимые сведения о товаре. Поскольку законом не обозначена четкая форма документа, предприниматели создают свой бланк чека, а тем, кто не знает, как оформить товарный чек, можно купить его в специализированном магазине. Заполнять товарный чек можно как вручную, так и при помощи различных программ, таких как: Excel, Microsoft Office, программа 1С. После создания товарного чека в программе его необходимо распечатать.

Отличия кассового чека от товарного заключаются в следующем:

• Кассовый чек относится к документам строгой отчетности, что позволяет следить контролирующим органам за правильностью ведения бизнеса.
• Кассовый чек всегда формируется и распечатывается кассиром на контрольно-кассовой технике.
• Отображаются фискальные данные.
• Может быть оформлено как на бумажном носителе, так и на электронном.
• Позволяет в полном объеме и своевременно уплатить налоги.

Без каких обязательных реквизитов товарный чек будет являться недействительным в 2020 году

Итак, как правильно заполнить товарный чек согласно налоговой практике?

• Крайне важно указать ОКПО (ИНН) предпринимателя.
• Наименование организации, ее юридический адрес местонахождения.
• Номер бланка товарного чека.
• Наименование и количественные показатели товаров с указанием цены.
• Стоимость единицы товара, который приобретается.
• Окончательную стоимость товаров, оплаченную покупателем.
• ФИО сотрудника, который занимался формированием и оформлением товарного чека.
• Дату совершения сделки (покупки).

Бухгалтерские основы заполнения товарного чека с конкретным примером

Для тех, кто не знает, как правильно заполнить товарный чек, образец представлен ниже:

1. В графе «Наименование организации, ОКПО (ИНН)» необходимо указать название вашего предприятия и ваш код ОКПО, согласно свидетельству о государственной регистрации в налоговой.

2. В графе «Товарный чек №» указать номер товарного чека, согласно количеству сделанных операций в день на момент выдачи ордера.

3. В графе «От какого числа выдан» указывается число, месяц и год момента совершения сделки.

4. В столбце таблицы «№п/п» указывается порядковый номер наименования проданного товара.

5. В ячейке «Наименование, характеристики товара» указывается название продаваемого товара, а также его качественные свойства.

6. В столбце «Единица» указывается, в чем измеряется продаваемый товар.

7. В разделе «Количество» указывается, сколько товара продали.

8. В столбце таблицы «Цена» указывается стоимость одной единицы товара.

9. В разделе «Сумма» указывается общая стоимость конкретного вида товара.

10. В ячейке таблицы «Всего» цифрами указывается общая сумма покупки всех наименований товара.

11. В столбце таблицы «Всего отпущено на сумму» указывается прописью общая сумма покупки всех наименований товара.

12. В графе «Продавец» прописью пишется фамилия, инициалы продавца.

13. В графе «Подпись» ставит подпись лицо, которое формировало и заполняло товарный чек.

14. В графе «Дата» указывается число, месяц и год совершения сделки.

Особенности заполнения товарного чека без кассового аппарата

Когда у предпринимателя наличие кассового аппарата не предполагается, то к оформлению товарного чека выдвигается ряд требований.

Документ выдается в двух экземплярах: один на руки покупателю, а второй остается у предпринимателя для отчета налоговой.

На каждом бланке ставится порядковый номер. Каждое наименование товара описывается отдельной строкой. В каждом незаполненном поле обязательно ставится прочерк во избежание внесения корректировок после завершения сделки.

Как правильно ИП заполнять товарный чек?

Каких-то специальных правил по оформлению товарного чека не существует, в связи с чем будет показано, как правильно заполнять товарный чек с примером.

Начинать заполнение необходимо с «‎шапки»‎ документа, в котором указывается название вашего ИП, как правило это фамилия и инициалы, желательно полностью, ибо в базе налогоплательщиков может существовать предприниматель с идентичными данными. Также в начале документа предприниматель указывает фактический адрес осуществления своей деятельности, однако, если ИП зарегистрирован в налоговой по другому адресу, его тоже необходимо указать.

Образец правильно заполненного товарного чека показывает необходимость обозначить ОКПО, а для ИП — идентификационный номер, который ему присвоили налоговые органы. Если ИП не знает, где найти данный ИНН, то нужно посмотреть в свидетельство о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности.

После того как вы закончили с реквизитами ИП, необходимо перейти к заполнению сведений непосредственно о предмете сделки, а именно о товаре, который продается. Начнем с того, что укажем название документа, разместив его крупным шрифтом по центру листа. Учитывая, что ИП в обязательном порядке ведет бухгалтерский внутренний документооборот, товарному чеку нужно присвоить номер сделки согласно одному рабочему дню: если это первая сделка за день, то номер чека будет 1. Сразу после порядкового номера товарного чека ставится дата реализации продукции, ее можно указывать как прописью, так и цифрами.

Итак, продолжая отвечать на вопрос, как правильно заполнять товарный чек без кассового аппарата, отметим, что после даты необходимо сформировать таблицу. В таблице ИП указывает не только группу товара, но и конкретные качественные и количественные показатели товара. После того как обозначили, в чем измеряется товар, его количество, цену за единицу товара и сумму конкретного наименования, необходимо подытожить всю сумму товарного чека, указав ее в графе «Всего».

Подведем итоги. Как правильно заполнить товарный чек для ИП? Самое главное, после того как оформлен товарный чек, ИП должен его подписать и заверить печатью с указанием времени и даты совершения сделки.

Если у ИП нет печати, необходимо написать: «Работаю без печати» либо «Без печати верно».

Товарный чек для ИП без кассового аппарата: образец

Автор статьи: Судаков А.П.

Многие начинающие предприниматели часто путают понятия кассовый и товарный чек. Это совершенно разные термины: товарные чеки могут выдаваться покупателям даже без наличия кассового аппарата. В данной статье мы разберем вопрос о том, как заполнить товарный чек правильно, а также зачем он вообще нужен покупателю и продавцу.

Введение

Кассовый чек, согласно законодательству России, считается первичным документом. Его выдает кассир после совершения покупки. В этом документе обычно указывается количество товара, его название и цена. Товарный чек считается вторичным документом — его выдача необязательна. В нем указывается подробная информация о товаре — его детальное описание, цвет, марка, стоимость.

Так выглядит образец товарного чека

Обычно товарные чеки выдают по требованию как дополнение к кассовому. В них обязательно ставится отметка магазина о продаже (печать, роспись ответственного лица). Помните, что чек является официальным документом и может использоваться для решения спорных вопросов.

Зачем они нужны?

Многие магазины выбивают чеки не с точным наименованием товара, а обезличенным. К примеру, покупая пачку бумаги формата А4, вы получите документ с описанием “Канцелярия”. Точно такой же вы получите, если купите набор ручек. Чтобы отчитаться перед бухгалтерией, вам нужно детальное описание всех приобретенных позиций, поэтому по требованию кассир выпишет вам детальный товарный чек.

Обратите внимание: не все предприниматели могут иметь кассовые аппараты при осуществлении хозяйственной деятельности, поэтому они выписывают товарные чеки как замену обычным.

В случае получения товарного чека вам нужно будет сдать его вместе с кассовым для отчетности. И хотя товарный чек считается вторичным, его наличие может стать критичным во многих случаях, связанных с возвратом или обменом купленного товара.

В некоторых случаях кассовые чеки заменяются на товарные. Когда такое происходит? В России, согласно закону о предпринимательской деятельности, не всем нужны кассовые аппараты. К примеру, без аппаратов работают предприниматели на ЕНВД, на упрощенке, реализующие с/х продукты и handmade. У них просто должны быть товарные чеки, в которые вписывается наименование товара, его цена, дата совершения сделки. После оплаты чек заверяется предпринимателем печатью и подписью, становясь официальным документом.

Предпринимателю самому необходимо распечатать бланк товарного чека или позаботиться об их приобретении. Не забывайте, что их необходимо выдавать каждому покупателю — в противном случае вы нарушаете закон. Если вам необходимо отчитаться о своей покупке, то при сдаче бланка пишется заявление о том, что торговая точка не оборудована кассовым аппаратом.

Образец заполненного товарного чека с приложением кассового

Как правильно заполнять

Российское законодательство не выдвигает четких требований к заполнению товарного чека, но общие правила все же имеются. Давайте рассмотрим образец заполнения товарного чека — вся указанная ниже информация должна в нем присутствовать:

1. Как именно называется документ.
2. Его номер.
3. Дата, когда был выдан документ.
4. Название организации или ФИО предпринимателя, с которым проходит сделка.
5. ИНН или регистрационный номер предпринимателя.
6. Название приобретаемого товара/услуги.
7. Количество товара.
8. Его стоимость.
9. Общая сумма, указанная цифрами и прописью.
10. ФИО продавца, проводившего сделку, его подпись
11. Печать (при наличии).

Где можно достать бланки? Есть несколько способов:

1. Заказать их в любой типографии. Подобную операцию следует проделывать только в том случае, если вам нужно 5 и более тысяч бланков, иначе они обойдутся достаточно дорого.
2. Распечатать на обычном принтере. Данный документ не относится к строгой отчетности, поэтому может быть напечатан самостоятельно.
3. Купить готовые “книги” с бланками. Вы будете просто заполнять и отрывать чеки, как листы в календаре. Это достаточно удобно, особенно если вам нужны копии (многие книжки содержат двойные странички с копиркой, оригинал отдается покупателю, дубль остается у продавца для отчетности).

Обратите внимание: бланк будет действительным только в случае его правильного заполнения, шапка и размеры не играют никакой роли. Внимательно заполняйте этот документ, чтобы избежать неприятностей и неожиданных проверок.

Обычно слева вверху указывают информацию о ИП или компании (фамилия, номер, ИНН, адрес), в правом — дату заключения сделки. Затем в теле документа прописываются проданные товары, их количество и цена за единицу. Внизу справа указывается общая сумма сделки цифрами и прописью. Внизу слева ставится печать и подпись продавца. Именно такая форма заполнения считается классической и наиболее правильной. По этой ссылке вы можете скачать образец товарного чека для ИП без кассового аппарата — распечатайте его на принтере, нарежьте и выдавайте своим клиентам.

Товарные чеки можно создавать и в электронных системах

Нужна ли печать?

Российское законодательство не требует обязательного наличия печати на данном документе. Но это не означает, что ставить печать не нужно, если она у вас имеется. Печать очень часто становится решающей при возникновении споров между предпринимателем и покупателем. Простой пример — недобросовестный покупатель приобретает у вас любой товар и требует чек. Вы выдаете ему документ без печати. Он имеет на руках образец и спокойно изготавливает новый, вписывая в него что угодно, ставя любые цены и даты. Затем этот бланк может использоваться в суде, как доказательство, или же для возврата товара, который реально не продавался. Печать отсекает подобные виды мошенничества и сводит их к минимуму.

Для покупателя наличие печати также выгодно. Многие недобросовестные продавцы отказываются от своих обязательств, предпочитая не принимать бракованный/неподошедший товар назад. Печать служит гарантией того, что предприниматель признает факт продажи, а значит, ему придется выполнять нормы закона.

Подытожим: обязательств ставить на чек печати у предпринимателей нет. Но наличие оттиска предохраняет обе стороны от возможных мошеннических действий. Бланк с печатью обязательно станет неопровержимым доказательством заключения сделки в суде, без проблем войдет в любую финансовую отчетность и докажет серьезность ИП. Поэтому предприниматели обычно расставляют свои печати сразу на все бланки, чтобы сэкономить время его заполнения. При продаже в него просто вписывают наименование и количество покупок — это занимает всего несколько секунд. В приведенном ниже видео вы сможете увидеть, как заполняют образец товарного чека без кассового аппарата — это очень просто и интуитивно понятно.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Одноклассники

Google+

Как правильно заполнить товарный чек

Желательно, чтобы абсолютно все финансовые операции между поставщиком и потребителем закреплялись документально. Товарный чек ИП – доказательство и подтверждение сделки в независимости от того, услуга это, либо покупка. Однако многие молодые предприниматели попросту теряются в чеках и не понимают, какой из них важнее.

Понятие и назначение товарного чека

Официальный лист, который крепится к главному документу, служащему доказательством совершения той или иной сделки/услуги, предоставляемый потребителю – это товарный чек (сокращенно ТЧ).

Утвержденной формы этого документа не существует. Именно поэтому любой бизнесмен может оформлять товарный чек в любой форме.

ТЧ – не бланк, он не обязан соответствовать каким-либо требованиям, потому что является обычной вспомогательной бумагой. Предприниматели могут запросто производить чеки самолично либо пользоваться услугами типографии.

Абсолютно любая типография может предоставить услугу по созданию товарного чела совершенно разных видов, в зависимости от типа деятельности, разумеется. Кроме того, владелец предприятия может сам придумать совершенно новый вид товарного чека для собственного дела, таким образом подчеркнуть уникальность своего бизнеса.

Скорее всего многие давно слышат о том, что надобность использования ТЧ значительно снизилась из-за того, что большое количество кассовых машин указывают номенклатуру товаров, которые предоставляются покупателю, в абсолютно полном размере на кассовом чеке (КЧ).

Как заполнить товарный чек ООО или ИП вы можете посмотреть в этом видео:

Разумеется, в таком случае использование ТЧ становится бессмысленным.  Но как быть людям, которые до сих пор не используют кассовые аппараты? Они не могут выпускать продукция без товарного чека, поэтому их придется заказывать.

ИП и ООО, которые находятся на едином налоге на вменный доход, могут обеспечивать своих потребителей только товарным чеком. Он вполне сгодится в качестве единственного нужного документа при любых услугах или материальных приобретениях.

Правила оформления документа

По законодательству не существует стандартной формы ТЧ, но все же в нем оговорен перечень важных реквизитов, данных, которые обязательно должны присутствовать.

Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» гласит о том, что в ТЧ по требованию покупателя должна быть оговорена такая информация, как:

• Название формы;
• Индивидуальный номер и дата;
• Название предприятия;
• ФИО;
• ИНН предприятия;
• Регистрационный номер;
• Юридический адрес ООО или же адрес места проведения сделки;
• Название покупаемой продукции и ее стоимость;
• Итоговая цена;
• Подпись и инициалы человека, который оформляет и выдает документ.

ТЧ должен полностью раскрывать все сведения о совершенной сделке. Все пустые графы должны быть заполнены согласно требованиям документа. Внизу бланка обязательно должна находиться итоговая стоимость покупки.

Также есть некоторые моменты, например, при заполнении только одной строки, когда нужно указать огромное количество наименований. Пустые строки нужно зачеркнуть во избежание внесения других покупок.

Перечень рекомендаций, которых нужно придерживаться:

1. Все реквизиты должны обязательно присутствовать на ТЧ. Если хоть одного из них не будет, бланк утратит статус официального документа, подтверждающего совершение сделки. В случае, если на нем имеется лишняя информация, которая не запрещена по закону, она не должна закрывать реквизиты.
2. Каждый отдельный товар должен быть вписан в отдельную строку. Нельзя допускать обобщения разных товаров в одном названии. Такая ошибка может создать некоторые проблемы в работе бухгалтерии.
3. В отдельной графе обязательно должна быть указана общая цена покупки. Это правило также применимо при покупке только одной единицы продукции.
4. Если в бланке остались пустые строки, их необходимо зачеркнуть.

Несмотря на недавние изменения в законодательстве, выдавать товарный чек до сих пор разрешено. Для предпринимателей, у которых имеется кассовый аппарат этот тип оформления документа не подходит и выдача ТЧ возможно только в придачу к КЧ.

Опытные специалисты настоятельно советуют делать копию ТЧ, во избежание мошеннической деятельности со стороны потребителей.

Возможные ошибки

К самым распространенным ошибкам и нарушениям можно отнести невыполнение многими бухгалтерами общих требований касательно создания, заполнения, а также хранения документов. Все зафиксированные сделки в бухгалтерском учете обязательно должны быть доказательными, то есть иметь подтверждение.

Иногда при оформлении каких-либо документов бывают случаи, когда необходимые реквизиты попросту не указаны, это ставит под сомнение возможность существования подобных документов, особенно если отсутствует штампы или подпись с указанием даты, или же нет распорядительной подписи.

Бланк товарного чека для ИП и ООО.

Для чего нужна печать

Недавно произошли изменения в законодательстве, теперь отменено требования обязательного использования печати на предприятиях. Это связано с тем, что многие организации переходят в онлайн режим, то есть, передачу всех документов через интернет.

Однако, несмотря на непрерывный рост технологий, многие люди до сих пор пользуются обычным реквизитом. Так для чего нужно печать ИП? Если вы являетесь предпринимателем, тогда печать может понадобиться в следующего рода случаях:

1. При оформлении трудовых книжек.
2. Для оформления отчетности в налоговую инспекцию. Те люди, которые отправляют все копии документов через интернет – не нуждаются в данном реквизите.
3. При оформлении правоустанавливающих документов.
4. В редких случаях при оформлении некоторых разновидностей договоров.
5. Оформление бланков, требующих наличие печати.

Какие нужны документы для изготовления печати ИП вы можете узнать в этой статье.

ТЧ – не бланк строгой отчетности, всего лишь документ, который подтверждает факт сделки. Он не имеет строгих требований к оформлению.

Заполненный товарный чек.

Товарный чек в онлайн режиме

С февраля 2017 года налоговая инспекция запретила регистрацию старых кассовых аппаратов, ведь многие предприниматели и ООО уже давно пользуются аппаратами нового образца, в которых имеется возможность создания онлайн чека.

Абсолютно все предприятия обязаны перейти на такой режим до конца этого года. Новые онлайн кассы созданы для распечатки чеков с указанием всего перечня покупаемой продукции, не просто указанием суммы, как это было раньше.

На данный момент огромное количество предприятий уже используют новую систему применения штрих-кодов на продукции, при его считывании вся необходимая информация автоматически добавляется в чек.

Вследствие этого, старые товарные чеки полностью теряют свою необходимость. Оформление и выдача онлайн чеков регулируется новым законом ФЗ № 290-ФЗ от 03.07.2016 г.

Как оформлять онлайн ТЧ

Требования к оформлению ТЧ онлайн написаны в законодательстве, а данные, которые необходимо прописать в документы, четко вписаны в нормативные акты. А также обязательны для выполнения любыми субъектами, которые занимаются предпринимательством в Российской Федерации.

В онлайн-чеке должны присутствовать все те же реквизиты, что и в обычном ТЧ. В интернете существует огромное количество сайтов, на которых можно создать ТЧ в онлайн-режиме по шаблону.

Как работает кассовый аппарат с фискальным накопителем и как в таком случае осуществляется выдача товарных чеков – читайте здесь.

Какие документы можно найти в интернете

Многие интернет-сервисы позволяют подготовить и распечатать товарный чек онлайн. Теперь можно забыть о проблемах, связанных с оформлением товарных чеков. В подобных сервисах можно распечатать все нужные унифицированные формы:

Любой документ можно настраивать и дополнять по своему усмотрению. Все достаточно просто, а главное – соответствует росту технологий и значительно упрощает жизнь бухгалтерской деятельности многих предприятий.

Что такое товарный чек и для чего он нужен вы можете посмотреть тут:

Не забудьте добавить «FBM.ru» в источники новостей

Как заполнить счет

5 мин. Читать

1. Концентратор
2. Выставление счетов
3. Как заполнить счет-фактуру | Контрольный список для профессионального выставления счетов

Чтобы правильно заполнить счет-фактуру, малые предприятия должны убедиться, что они включают всю информацию, которая потребуется клиенту для оплаты их услуг. Эта информация включает:

• Название и контактные данные вашего предприятия
• Контактная информация клиента
• Уникальный номер счета-фактуры
• Подробное описание предоставленных услуг
• Особые условия оплаты
• Срок оплаты счета
• общая сумма задолженности по счету.

Чтобы получить оплату как можно скорее и чтобы информация, указанная в счете, была как можно более точной, предприятиям следует заполнять детали счета, как только они завершают работу над проектом, когда информация все еще важна. .

FreshBooks, от выставления счетов до платежей и всего, что между ними. Попробуйте бесплатно

Вот несколько советов, которые научат вас, как заполнять счет:

Как заполнить счет: Контрольный список для малого бизнеса

Как включить скидки в счет

Как заполнить счет : Контрольный список для малого бизнеса

1.Создайте единообразный вид

Деловые счета-фактуры должны иметь единый шаблон, которому вы следуете каждый раз при заполнении счета-фактуры, чтобы обеспечить единообразный внешний вид ваших счетов-фактур. Таким образом, ваши клиенты смогут сразу определить, что счет выставлен вашей компанией. Это также сделает ваш бизнес безупречным и профессиональным для клиентов. Чтобы создать шаблон счета-фактуры, вы можете загрузить эти бесплатные шаблоны бизнес-счетов FreshBooks в форматах Word, PDF и Excel. Или вы можете создать свой собственный дизайн счета-фактуры, следуя этим рекомендациям по оформлению счета-фактуры.

2. Создайте свой бренд

Не думайте о счете как о скучном бухгалтерском документе. Вместо этого думайте об этом как о возможности произвести впечатление на клиентов и построить свой бренд. Убедитесь, что ваш счет отражает индивидуальность вашего бизнеса. Если у вас уже есть бизнес-сайт, вы можете позаимствовать оттуда элементы дизайна для шаблона счета-фактуры, включая логотипы, цвета и шрифты. Максимально используйте свой счет и позвольте ему стать еще одним маркетинговым инструментом, который поможет вам в развитии вашего бизнеса.

3.Основы заполнения счета-фактуры

Чтобы заполнить счет-фактуру, начните с основных деталей, которые вам нужно будет указать, чтобы ваши клиенты могли заплатить вам правильную сумму вовремя. Вот что вам нужно указать при заполнении счета:

• Контактная информация вашей компании , включая ее название, адрес, номер телефона и адрес электронной почты.
• Контактные данные вашего клиента ; убедитесь, что вы указали правильное контактное лицо для выставления счетов в компании вашего клиента.Это может быть не тот человек, с которым вы ежедневно имеете дело по делам.
• Уникальный номер счета , чтобы вы могли легко ссылаться на конкретные счета при общении с клиентами или когда вы ведете учет для своего бизнеса.
• Подробный список предоставленных услуг , включая все соответствующие детали, такие как количество отработанных часов, почасовая оплата и промежуточный итог по каждой позиции. Может помочь отображение этой информации в сетке или таблице.
• Условия оплаты , включая способы оплаты, которые принимает ваша компания, и любые штрафы за просрочку платежа, которые будут взиматься с клиентов за пропущенные платежи.
• Срок оплаты счета , который четко отображается и выделяется на странице.
• Общая сумма долга жирным шрифтом, который выделяется на странице.
• Краткое спасибо внизу не обязательно, но это хорошее дополнение, которое может помочь вам поддерживать хорошие отношения с клиентами.

4. Создание системы нумерации счетов-фактур

Создайте систему нумерации счетов-фактур, которая будет работать для вас при заполнении счетов-фактур. Самый простой способ — это просто последовательно пронумеровать ваши счета, например, счет № 001, счет № 002, счет № 003. При желании вы также можете пронумеровать их по дате выставления счета или по идентификатору клиента, если вы назначите уникальный номер каждому из своих клиентов. Если вы используете облачное программное обеспечение для выставления счетов, программа автоматически назначит уникальные номера счетов для каждого нового счета, который вы заполняете, в зависимости от выбранной вами системы нумерации.

5. Установите четкие временные рамки

При заполнении счета для вашего бизнеса обязательно установите четкие и конкретные сроки. Вместо использования расплывчатых формулировок для описания срока оплаты счета, например «Оплата при получении» или даже «Оплата через 30 дней», вы должны указать конкретную дату оплаты, например «Оплата должна быть произведена 1 октября 2018 года». Указание конкретных сроков оплаты при заполнении счетов может помочь устранить путаницу для ваших клиентов и даже помочь вам быстрее получать оплату, согласно исследованию FreshBooks по выставлению счетов.

6. Предлагайте гибкие варианты оплаты

Если вы обдумываете, какие варианты оплаты предлагать при заполнении счетов, постарайтесь предоставить своим клиентам как можно больше способов оплаты. Мало того, что клиенты оценят гибкость оплаты наиболее удобным для них способом, гибкость в выборе вариантов оплаты также может помочь вам получать оплату быстрее. Заполните счет-фактуру с четкими инструкциями о том, как клиенты могут платить вам, будь то чеком, кредитной картой, прямым банковским переводом, онлайн-платежами или наличными.

Вот пример того, как заполнить профессиональный счет из шаблона счета FreshBooks:

Как включить скидки в счет

Если вы хотите включить скидку при заполнении бизнес-счета, сначала определите какую скидку вы предлагаете, будь то процентная скидка на ваши услуги или установленная сумма в долларах, которую вы дисконтируете из промежуточной суммы счета.

Включите скидку в конце счета-фактуры под промежуточным итогом счета-фактуры.Перечислите название скидки и сумму скидки, а затем включите окончательную сумму счета в следующую строку.

Исключите выставление счетов и бухгалтерский учет из своего списка дел с FreshBooks. Попробуйте бесплатно

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

товарных чеков, счетов-фактур и выписок в QuickBooks — бухгалтер в Ореме и Солт-Лейк-Сити, штат Юта

QuickBooks позволяет создавать несколько типов форм продаж (товарные чеки, счета-фактуры и т. Д.).) Для разных ситуаций. Вот что это такое и когда их использовать.

Когда вы покупаете что-то в магазине, вам нужен лист бумаги, на котором указано, что вы купили и сколько заплатили. Если вы получаете товары или услуги до того, как за них заплатите, вы, безусловно, ожидаете получить счет. А если у вас есть несколько транзакций с одной и той же компанией и вы хотите пояснить, что вы заплатили и сколько должны за определенный период времени, компания обычно может отправить вам сводку.

Ваши клиенты хотят того же. Вам может быть сложно предоставить эту финансовую документацию, если вы все еще ведете бухгалтерский учет вручную на бумаге.

К счастью, у QuickBooks есть решение. Вернее, несколько решений. Программное обеспечение включает в себя шаблоны для всех форм продаж, которые вам, возможно, когда-либо понадобятся: счетов-фактур, товарных чеков и выписок. Вот введение о том, когда и как их использовать.

Квитанция о продаже

Когда клиент платит вам на месте, вы можете создать кассовый чек.

Когда вы получаете полную оплату продукта или услуги во время продажи, правильной формой для использования в QuickBooks является товарный чек . Щелкните значок Создать квитанции о продажах на домашней странице или откройте меню Клиенты и выберите Ввести квитанции о продажах . Вы увидите форму, подобную той, что изображена выше.

Щелкните стрелку вниз в поле Клиент: задание и выберите правильный вариант или <Добавить новый> .Если вы назначаете транзакции Классам , выберите нужную из этого списка. Поле Template должно по умолчанию иметь соответствующую форму. Если вы создали несколько шаблонов товарных чеков, выберите тот, который вам нужен. Щелкните значок над правильным типом оплаты.

Совет. Хотите иметь возможность принимать кредитные карты и электронные чеки? Некоторые клиенты, скорее всего, будут получать деньги быстрее. Вы также сможете принимать платежи на своем смартфоне или планшете и создавать квитанции.Поговорите с нами о добавлении этой возможности.

Выберите соответствующие позиции из этого раскрывающегося списка и введите Qty (количество). Обязательно примените статус продажи Tax , открыв этот список. (Если вы знаете, что несете ответственность за уплату налога с продаж хотя бы с некоторых из ваших продаж, но еще не настроили это отслеживание в QuickBooks, мы можем работать с вами над этим. Это важно.) Когда вы закончите Заполнив таблицу всеми проданными вами товарами или услугами, вы можете сохранить транзакцию и либо распечатать ее, либо отправить по электронной почте своему покупателю.

Счета

Вы создадите и отправите счетов-фактур клиентам, если вы получили либо частичную оплату, либо отсутствие оплаты на момент продажи. Эти завершенные транзакции становятся частью вашей общей Дебиторской задолженности (деньги, причитающиеся вам) . Щелкните Создать счета на домашней странице или перейдите в Клиенты | Создать счета . Заполните поля вверху экрана, как вы это делали в кассовом чеке; формы почти такие же.Счета-фактуры, однако, содержат Bill To и Ship To адресов, а также поля для условий продажи и Срок оплаты

Вам не нужно ничего делать с нижней половиной экрана (на фото выше), если вы не хотите включить сообщение клиента , поскольку информация здесь переносится из верхней части экрана. Тем не менее, убедитесь, что Налоговый код правильный.

Важно отметить, что когда дело доходит до создания счета-фактуры и товарного чека для одной и той же транзакции, возникает ситуация «или-или».Лучше не использовать товарные квитанции для оплаты счетов, так как это может вызвать проблемы.

Заявления

Когда вы создаете выписки, вы сначала выбираете клиентов, которые должны их получать.

Выписки

очень полезны, когда у вас есть несколько клиентов, у которых просрочены платежи (вы можете узнать это, запустив отчет A / R Aging Summary , который вы найдете в разделе Отчеты | Клиенты и дебиторская задолженность ).Щелкните ссылку Заявления на главной странице или перейдите в раздел Клиенты | Создать заявления . Сначала вам нужно выбрать клиентов, которые должны быть в вашем списке, как показано на рисунке выше. На этой странице есть несколько других вариантов, которые помогут вам уточнить эту группу. Когда вы закончите, QuickBooks автоматически сгенерирует их, и вы сможете распечатать их или отправить по электронной почте.

Вы сэкономите много времени, используя формы продаж QuickBooks. Ваша бухгалтерия также будет более точной, и вам будет легче отслеживать конкретные транзакции.Если вы будете использовать их сознательно, вы сможете создавать отчеты, которые содержат исчерпывающий обзор различных элементов ваших финансов.

У вас есть вопросы по этому поводу или вы только начинаете пользоваться QuickBooks? Мы будем рады назначить консультацию, чтобы определить, что вам нужно, и чем мы можем помочь. Свяжитесь с нами, и мы что-нибудь настроим.

Продажа счетов — Business Central

• 01.04.2021
• 10 минут на чтение

В этой статье

Вы создаете счет-фактуру или заказ на продажу, чтобы записать свое соглашение с клиентом о продаже определенных продуктов на определенных условиях поставки и оплаты.

Существует несколько сценариев, в которых вы должны использовать заказ на продажу вместо счета-фактуры:

• Если вам нужно отгрузить только часть количества заказа, например, потому что полного количества нет в наличии.
• Если вы отгружаете продукты после разноски соответствующих счетов-фактур продажи.
• Если вы продаете товары, которые ваш поставщик доставляет непосредственно вашему покупателю, это называется прямой отгрузкой. Для получения дополнительной информации см. Сделать прямые поставки.

Во всех остальных аспектах заказы на продажу и счета-фактуры работают одинаково.Для получения дополнительной информации см. Продажа продуктов.

Вы можете вести переговоры с клиентом, сначала создав предложение продажи, которое можно преобразовать в счет продажи, когда вы согласитесь на продажу. Для получения дополнительной информации см. Составление коммерческих предложений.

Создание счетов-фактур на продажу

Если клиент решает купить, вы проводите счет-фактуру продажи для создания соответствующих записей количества и стоимости. При разноске счета-фактуры вы также можете отправить документ по электронной почте в виде вложения в формате PDF. Вы можете предварительно заполнить текст электронной почты краткой информацией о счете и платежной информации, например ссылкой на PayPal.Для получения дополнительной информации см. Отправка документов по электронной почте. Когда клиент затем оплачивает счет, вы можете зарегистрировать этот платеж по-разному, в зависимости от размера и предпочтительных рабочих процессов вашей организации. Для получения дополнительной информации см. Раздел «Регистрация платежей».

Карточки товаров

могут иметь тип Запасы, , Сервис, и Не-инвентарь, , чтобы указать, является ли предмет единицей инвентаризации, единицей рабочего времени или физической единицей, которая не хранится в запасах.Дополнительные сведения см. В разделе «Регистрация новых элементов». Процесс выставления счетов-фактур одинаков для всех трех типов позиций.

Вы можете заполнить поля клиента в счете-фактуре двумя способами в зависимости от того, зарегистрирован ли клиент уже. См. Шаг 2 следующей процедуры.

Для создания счета-фактуры продажи

1. Выберите значок, введите Счета-фактуры продаж , а затем выберите связанную ссылку.

2. В поле Клиент введите имя существующего клиента.

   Другие поля на странице Счет-фактура продажи содержат стандартную информацию о выбранном клиенте. Если клиент не зарегистрирован, выполните следующие действия:

   1. В поле Клиент введите имя нового клиента.
   2. В диалоговом окне о регистрации нового клиента нажмите кнопку Да .
   3. На Выберите шаблон для страницы нового клиента , выберите шаблон, на котором будет основана новая карточка клиента, а затем нажмите кнопку OK .
   4. В новой карточке клиента отображается информация о выбранном шаблоне клиента. Заполните остальные поля. Для получения дополнительной информации см. «Регистрация новых клиентов».
   5. Когда вы заполнили карточку клиента, нажмите кнопку OK , чтобы вернуться на страницу Счет-фактура продажи .

   Несколько полей в накладной продажи теперь заполнены информацией, которую вы указали в новой карточке клиента.

3. Заполните оставшиеся поля на странице Счет-фактура продажи , если необходимо.Наведите указатель мыши на поле, чтобы прочитать краткое описание.

   Примечание

   Если вы разрешаете покупателю производить оплату немедленно, например, наличными или через PayPal, заполните поле Код метода оплаты . Затем платеж записывается, как только вы проводите счет-фактуру продажи. Если вы выбираете НАЛИЧНЫЕ, то платеж записывается на указанный балансирующий счет.

   Теперь вы готовы заполнить строки счета-фактуры продаж для продуктов, которые вы продаете клиенту, или для любой транзакции с клиентом, которую вы хотите записать в основном счете.

   Если вы настроили повторяющиеся строки продаж для клиента, например ежемесячный заказ на пополнение запасов, то вы можете вставить эти строки в заказ, выбрав действие Получить повторяющиеся строки продаж .

4. На экспресс-вкладке Строки в поле Тип выберите тип продукта, начисления или транзакции, которые вы разнесете для клиента в строке продаж.

5. В поле № выберите запись для публикации в соответствии со значением в поле Тип .

   Вы оставляете поле № пустым в следующих случаях:

   • Если строка для комментария. Напишите комментарий в поле Описание .
   • Если строка предназначена для позиции каталога. Выберите действие Выбрать элементы каталога . Для получения дополнительной информации см. Работа с элементами каталога.

6. В поле Количество введите, сколько единиц продукта, платы или транзакции будет записано в строке для клиента.

   Примечание

   Если элемент имеет тип Service или поле Type содержит Resource , то количество является единицей времени, например часами, как указано в поле Code of Measure Code в строке. Для получения дополнительной информации см. Настройка единиц измерения элемента

   .

   Значение в поле Сумма строки рассчитывается как Цена за единицу x Количество .

   Цена и суммы строк указаны с налогом с продаж или без него, в зависимости от того, что вы выбрали в поле Цены с налогом в карточке клиента.

7. Если вы хотите предоставить скидку, введите процент в поле Строка Скидка% . Значение в поле Line Amount обновляется соответствующим образом.

   Если цены на специальные товары настроены на экспресс-вкладке «Цены продажи и скидки строки продаж » на карточке клиента или товара, цена и сумма в строке продажи автоматически обновляются, если соблюдаются ценовые критерии. Дополнительные сведения см. В разделе «Рекордная цена продажи, скидки и соглашения об оплате».

8. Повторите шаги с 9 по 12 для каждого продукта или оплаты, по которым вы хотите выставить счет клиенту.

   Итоговые поля под строками автоматически обновляются при создании или изменении строк для отображения сумм, которые будут разнесены в бухгалтерские книги.

   Примечание

   В очень редких случаях проведенные суммы могут отличаться от того, что отображается в полях итогов. Обычно это происходит из-за округления расчетов по НДС или налогу с продаж.

   Для проверки сумм, которые будут фактически разнесены, вы можете использовать страницу Статистика , которая учитывает вычисления округления.Кроме того, если вы выберете действие Release , итоговые поля будут обновлены, чтобы включить вычисления округления.

9. В поле Сумма скидки по счету введите сумму, которая должна быть вычтена из значения, указанного в поле Всего вкл. Налоговое поле .

   Если вы настроили скидки по счету-фактуре для клиента, то указанное процентное значение автоматически вставляется в поле Invoice Discount% , если критерии соблюдены, а соответствующая сумма вставляется в Inv.Сумма скидки Не вкл. Налоговое поле . Дополнительные сведения см. В разделе «Рекордная цена продажи, скидки и соглашения об оплате».

10. Когда строки счета-фактуры будут заполнены, выберите действие Разнести и отправить .

Диалоговое окно Разнести и отправить подтверждение отображает предпочтительный для клиента метод получения документов. Вы можете изменить способ отправки, нажав кнопку поиска для поля Отправить документ на . Для получения дополнительной информации см. Настройка профилей отправки документов.

Связанные позиции и записи книги клиентов теперь созданы в вашей системе, и счет-фактура продажи выводится в виде документа PDF. Счет-фактура продажи удаляется из списка счетов-фактур продажи и заменяется новым документом в списке учтенных счетов-фактур продажи.

Расчет скидок по счетам-фактурам продаж

Когда все позиции введены в виде строк, можно рассчитать скидку по счету-фактуре для всего торгового документа, выбрав действие Рассчитать скидку по счету-фактуре .

Скидка рассчитывается на основе всех строк в торговом документе для номенклатур, для которых Allow Invoice Disc. Поле в строке заказа на продажу содержит Да . Это настройка по умолчанию для элементов. Например, строки с товарными затратами не включаются в расчет скидки по счету. Если вы хотите применить скидку к таким строкам, вы должны установить поле Line Discount% в соответствующих строках.

Подсказка

Если Calc.Инв. Поле Скидка выбрано на странице Настройка продаж и дебиторской задолженности , затем скидка по счету рассчитывается автоматически, когда вы выполняете одно из следующих действий в торговом документе:

• Просмотр статистики
• Посмотреть отчет об испытании
• Печать
• Пост

Условия скидки по счету-фактуре для клиента определены в Cust. Счет-фактура Скидки стр. Для покупателя. Код валюты в торговом документе используется для поиска условий скидки по счету в соответствующей валюте.

Если скидки по счету-фактуре не определены для иностранных валют, то условия скидки по счету определены в Cust. Скидки по счету-фактуре Страница с суммами в местной валюте и обменным курсом на дату проводки в торговом документе используется для расчета скидки по счету-фактуре в иностранной валюте.

Размещенные счета

После разноски счета-фактуры его можно найти в списке разнесенных счетов-фактур. И в списке Разнесенных счетов-фактур , и в списке Размещенных счетов-фактур на закупку показаны разнесенные счета-фактуры с окончательными номерами счетов.В списке вы можете найти каждый разнесенный счет, а также исправить или отменить опубликованный счет.

Для каждой учтенной накладной можно просмотреть статистику, измерения и записи главной книги, которые являются результатом проведенной накладной. Вы также можете распечатать или отправить выставленный счет.

Вы можете легко исправить или отменить учтенный счет-фактуру до того, как он будет оплачен. Например, это полезно, если вы хотите исправить опечатку или если клиент запрашивает изменение на ранней стадии процесса заказа.Для получения дополнительной информации см. Исправление или отмена неоплаченных счетов-фактур. Если учтенный счет-фактура продажи оплачивается, необходимо создать кредит-ноту продажи, чтобы сторнировать продажу. Для получения дополнительной информации см. Обработка возвратов или отмены продаж.

Откройте список Размещенных счетов-фактур в Business Central.

Регистрация платежей

В зависимости от потребностей вашего бизнеса, вы можете получать оплату и регистрировать этот платеж разными способами: вручную, автоматически и через платежные сервисы.

Вы можете обрабатывать платежи прямо с карты клиента. Используйте действие Зарегистрировать платежи клиентов , чтобы получить обзор неоплаченных счетов для этого клиента. Затем отметьте счет как оплаченный частично или полностью. Эта выверка платежей обрабатывает платежи ваших клиентов путем сопоставления сумм, полученных на ваш банковский счет, с соответствующими неоплаченными счетами-фактурами, а затем проводит платежи. Дополнительные сведения см. В разделе Индивидуальная сверка платежей.

В бизнес-средах, где клиент платит через некоторое время после доставки, в соответствии с условиями платежа, учтенный счет-фактура продажи остается открытым (неоплаченным) до тех пор, пока отдел дебиторской задолженности не проверит получение платежа и не применит платеж к разнесенному счету-фактуре продажи.Это можно сделать вручную или автоматически. Для получения дополнительной информации см. Согласование платежей клиентов с журналом поступления денежных средств или из записей в книге учета клиентов и Согласование платежей с использованием автоматического приложения.

В бизнес-средах, где клиент платит немедленно, например через PayPal или наличными, оплата регистрируется сразу после разноски счета-фактуры, то есть проведенный счет-фактура продажи закрывается в полном объеме. Вы выбираете соответствующий метод в поле Код метода платежа в заказе на продажу.См. Шаг 8. Для электронных платежей, таких как PayPal, необходимо также заполнить поле Payment Service . Дополнительные сведения см. В разделе «Включение платежей клиентов через платежные службы».

Вы даже можете создавать счета-фактуры с прямой оплатой для незарегистрированных клиентов, предварительно настроив карту «клиента за наличный расчет», которую вы указываете в счете-фактуре продажи. Для получения дополнительной информации см. Настройка клиентов за наличный расчет.

Подсказка

Если вы хотите отправлять своим клиентам напоминания о просроченных платежах, вы должны настроить уровни и сроки напоминания.Для получения дополнительной информации см. Настройка условий и уровней напоминаний.

Номера внешних документов

В торговых документах и ​​журналах можно указать номер документа, который относится к системе нумерации клиента. Используйте это поле для записи номера, присвоенного клиентом заказу, счету-фактуре или кредит-ноте. Затем вы можете использовать этот номер позже, если по какой-либо причине вам нужно найти опубликованную запись, используя этот номер.

Модель Ext. Док. № Обязательное поле на странице Настройка сбыта и дебиторской задолженности указывает, является ли обязательным ввод номера внешнего документа во внешнем документе №.Поле в заголовке продаж и поле Внешний документ № в строке общего журнала.

Если вы выберете это поле, будет невозможно разнести счет-фактуру или строку общего журнала без внешнего номера документа.

Внешний номер документа включается в проведенные документы, где можно выполнять поиск по соответствующему номеру. Вы также можете выполнять поиск по внешнему номеру документа при навигации по записям книги клиентов.

Другой способ обработки внешних номеров документов — использование поля Ваша ссылка .Если вы используете поле Your Reference , номер будет включен в проведенные документы, и вы сможете выполнять поиск по нему так же, как и для значений из полей Внешний документ № . Но поле недоступно в строках журнала.

См. Также

Продажи
Настройка продаж
Распечатать список комплектации
Инвентаризация
Отправка документов по электронной почте
Сбор непогашенных остатков
Массовое выставление счетов от Microsoft Bookings в Business Central
Работа с Business Central

Определение квитанции

Что такое квитанция?

Квитанция — это письменное подтверждение того, что что-то ценное было передано от одной стороны к другой.В дополнение к квитанциям, которые потребители обычно получают от продавцов и поставщиков услуг, квитанции также выдаются при деловых отношениях, а также при операциях на фондовом рынке. Например, держателю фьючерсного контракта обычно выдается инструмент поставки, который действует как квитанция в том смысле, что его можно обменять на базовый актив по истечении срока фьючерсного контракта.

Быстрый факт

Термопечать — это наиболее часто используемая форма физической печати чеков, поскольку она невысока и проста в использовании.

Разъяснение чеков

Квитанции важны не только для подтверждения прав собственности, но и по другим причинам. Например, многие розничные продавцы настаивают на том, чтобы покупатель предъявил квитанцию ​​для обмена или возврата товаров, в то время как другие требуют, чтобы квитанция, обычно выдаваемая в течение определенного периода времени, была предоставлена ​​для целей гарантии на продукт. Квитанции также могут быть важны для налогов, потому что IRS требует документирования определенных расходов. Налоговая служба (IRS) предлагает, чтобы следующие типы поступлений, если они были получены, оставались малыми предприятиями:

• Брутто-квитанции, такие как кассовые ленты, информация о депозите (продажа наличными и в кредит), книги квитанций, счета-фактуры, формы 1099-MISC
• Квитанции о закупках и сырье (в них должна быть указана уплаченная сумма и подтверждено, что это были необходимые коммерческие покупки; документы могут включать аннулированные чеки или другие документы, которые идентифицируют получателя, сумму и подтверждение платежа / электронного перевода средств.)
• Кассовые кассеты
• Квитанции и выписки по кредитным картам
• Счета
• Бланки для мелких платежей

Считается, что практика сохранения квитанций для налоговых целей возникла в Древнем Египте. Фермеры и торговцы искали способы документировать транзакции, чтобы избежать налоговой эксплуатации. Вместо бумаги использовали папирус. В более современное время лондонские банки использовали печатные станки промышленной революции для печати чеков под своими собственными брендами.

Ключевые выводы

• Квитанции — это документ, подтверждающий финансовую операцию.
• Квитанции выдаются при сделках между предприятиями, а также при сделках на фондовом рынке.
• Квитанции также необходимы для налоговых целей в качестве доказательства определенных расходов.

Требования IRS к цифровым квитанциям

Цифровые квитанции становятся нормой. С 1997 года IRS принимает отсканированные и цифровые квитанции в качестве действительных записей для налоговых целей.Порядок получения доходов 97-22 гласит, что цифровые квитанции должны быть точными, легко хранимыми, сохраняемыми, извлекаемыми и воспроизводимыми. Владелец бизнеса должен иметь возможность предоставить копию в IRS.

Для целей налоговой проверки не вся документация действительна. IRS принимает различную документацию, если в ней указаны сумма, место, дата и тип расходов.

Цифровые записи не подвержены износу, как физические квитанции, но они могут быть потеряны в случае выхода из строя жесткого диска.Таким образом, разумно хранить их в облаке или где-нибудь, где к ним всегда можно получить доступ.

Бумажные квитанции можно хранить в цифровом виде с помощью настольных сканеров и приложений для мобильных телефонов. Этот тип технологии позволяет систематизировать, создавать отчеты о расходах и интегрировать данные с бухгалтерским программным обеспечением.

Суммируйте продажи с помощью формы квитанции о продажах в QuickBooks

Многие предприятия полагаются на кассовый аппарат или индивидуальное программное обеспечение для отслеживания ежедневных транзакций продаж. Поскольку большинство из них, скорее всего, будут записывать чеки и другие финансовые транзакции в QuickBooks, им необходимо быстро объединить данные из обеих систем.Если интерфейсная система «точки продаж» имеет доступный инструмент интеграции, результаты продаж можно импортировать в QuickBooks. В других системах такого инструмента может не быть. Для тех систем, которые не интегрируются, вы можете легко обобщить эту информацию в QuickBooks, используя подробную информацию из отчетов «z-out» или «на конец дня» системы точек продаж. Объединив это со всеми другими вашими покупками и финансовыми транзакциями, ваша компания сможет собрать все это воедино.

В QuickBooks создавайте элементы для отслеживания как можно большего или меньшего количества деталей.Независимо от того, вводится ли подробная информация по облагаемым или необлагаемым налогом продажам, по категории продукта или отделу или по отдельным продуктам и услугам, выбор за вами. Чтобы добавить элементы, просто выберите «Список элементов» в меню «Списки». Нажмите кнопку «Элемент», а затем нажмите «Создать».

Выберите добавление любого из следующих типов товаров для записи результатов продаж (и, возможно, промежуточных итогов), которые помогут вам соответствовать отчету на конец дня из вашей торговой точки:

• Сервис
• Инвентарный запас
• Инвентарная сборка
• Часть
• Прочие расходы
• Промежуточный итог
• Группа
• Скидка
• Промежуточный итог
• Позиция налога с продаж
• Группа налога с продаж

Затем добавьте типы платежных позиций, чтобы представить различные способы получения оплачено (например, наличными, чеком, American Express, VISA, MasterCard и т. д.).

Установив элементы, просто откройте «Квитанцию ​​о продаже» (в меню «Клиенты») и выберите элементы в зависимости от того, как они отображаются в развернутом или сводном отчете о продажах. Обычно сначала указываются товары, за которыми следует налог с продаж, а затем — способ оплаты. Вы даже можете добавить элемент для Cash over / short, чтобы уравновесить ежедневные продажи с фактическими деньгами в ящике. Позиции типа оплаты используются для записи методов оплаты и автоматически отображаются как отрицательные.

Некоторые моменты, которые следует учитывать:

• Налог с продаж в QuickBooks рассчитывается в нижней части формы продажи на основе налогообложения элементов в области подробностей.Вы не можете отменить этот расчет. Поскольку фактическая сумма, полученная от ваших клиентов, может отличаться от этой рассчитанной суммы, вы можете отключить функцию налога с продаж в QuickBooks и добавить элемент типа «Прочие сборы» (направленный на счет обязательств по налогу с продаж) в область подробных сведений. формы.
• Многим также необходимо учитывать любые сокращения запасов и соответствующую стоимость проданных товаров. Это также можно сделать с помощью позиций в форме кассового чека (одна позиция вводится как положительная сумма и направляется на счет запасов в балансе, а другая позиция вводится как отрицательная сумма и направляется на счет себестоимости проданных товаров) .

Чтобы упростить ежедневный ввод данных, запомните дневную сводку продаж, чтобы использовать ее в качестве шаблона (выберите Запомнить квитанцию ​​о продажах в меню «Правка»). Ежедневно просто находите шаблон, выбирая Сохраненный список транзакций в меню «Списки». Выберите запомненную сводку ежедневных продаж и нажмите Enter Transaction . Введите новую информацию за день и нажмите «Сохранить и закрыть».

Собираем все вместе: Эта простая задача позволит вам накапливать обобщенную информацию о продажах, обязательствах по налогу с продаж и банковскую информацию.

Свяжитесь с нашим офисом, если у вас есть вопросы о ежедневном отслеживании продаж в QuickBooks.

Какие записи мне следует вести

Вы можете выбрать любую систему учета, подходящую для вашего бизнеса, которая четко показывает ваши доходы и расходы. Бизнес, которым вы занимаетесь, влияет на тип документации, которую вам необходимо вести для целей федерального налогообложения. Ваша система ведения документации должна включать в себя сводку ваших деловых операций. Это резюме обычно делается в ваших деловых книгах (например, бухгалтерских журналах и бухгалтерских книгах).В ваших книгах должен быть указан ваш валовой доход, а также ваши вычеты и кредиты. Для большинства малых предприятий текущий счет является основным источником записей в бухгалтерских книгах.

Некоторые предприятия предпочитают использовать программное обеспечение для электронного бухгалтерского учета или какой-либо другой тип электронной системы для сбора и систематизации своих записей. Выбранная вами программа электронного бухгалтерского учета или электронная система должны соответствовать тем же основным принципам ведения учета, которые были упомянуты выше. Все требования, которые применяются к бумажным книгам и записям, также применимы к электронным записям.Для получения более подробной информации см. Публикацию 583 «Начало бизнеса и ведение документации».

Сопроводительные деловые документы

Покупки, продажи, начисление заработной платы и другие транзакции, которые у вас есть в вашем бизнесе, будут содержать подтверждающие документы. К подтверждающим документам относятся квитанции о продаже, оплаченные счета, счета-фактуры, квитанции, депозитные квитанции и аннулированные чеки. Эти документы содержат информацию, которую вам необходимо записать в свои книги. Эти документы важно сохранить, поскольку они подтверждают записи в ваших бухгалтерских книгах и налоговой декларации.Вы должны хранить их аккуратно и в надежном месте. Например, сгруппируйте их по годам и типу доходов или расходов.

Ниже приведены некоторые типы записей, которые вам следует вести:

• Валовая выручка — это доход, который вы получаете от своего бизнеса. Вам следует сохранить подтверждающие документы, в которых указаны суммы и источники вашей валовой выручки. Документы для валовой выручки включают следующее:
  • Кассовые ленты
  • Информация о депозите (продажа наличными и в кредит)
  • Квитанции
  • Счета
  • Формы 1099-MISC
• Покупки — это товары, которые вы покупаете и перепродаете клиентам.Если вы производитель или производитель, это включает стоимость всего сырья или деталей, закупаемых для производства готовой продукции. В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, подтверждение платежа, дата совершения платежа, а также должно быть включено описание товара, чтобы показать, что сумма предназначалась для покупок. Документы на покупку включают следующее:
  • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
  • Кассовые кассеты
  • Квитанции и выписки по кредитным картам
  • Счета
• Примечание. Для подтверждения всех элементов покупки может потребоваться комбинация подтверждающих документов.
• Расходы — это расходы, которые вы несете (кроме покупок) для ведения вашего бизнеса. В ваших подтверждающих документах должны быть указаны получатель платежа, уплаченная сумма, подтверждение платежа, дата оплаты, а также описание приобретенного товара или полученной услуги, показывающее, что сумма была покрыта коммерческими расходами. К расходным документам относятся:
  • Аннулированные чеки или другие документы, подтверждающие платеж / переведенные электронные средства
  • Кассовые кассеты
  • Выписки со счета
  • Квитанции и выписки по кредитным картам
  • Счета
• Примечание. Для подтверждения всех элементов расходов может потребоваться комбинация подтверждающих документов.

• Путевые расходы, транспортные, развлекательные и подарочные расходы
  Если вы вычитаете командировочные, развлекательные, подарочные или транспортные расходы, вы должны иметь возможность доказать (обосновать) определенные элементы расходов. Для получения дополнительной информации см. Публикацию 463 «Путевые расходы, развлечения, подарки и автомобильные расходы».

• Активы — это собственность, такая как машины и мебель, которой вы владеете и используете в своем бизнесе.Вы должны вести записи для проверки определенной информации о ваших бизнес-активах. Вам нужны записи для расчета годовой амортизации и прибыли или убытка при продаже активов. Документы на имущество должны содержать следующую информацию:
  • Когда и как вы приобрели активы
  • Закупочная цена
  • Стоимость любых улучшений
  • Раздел 179 произведен вычет
  • Отчисления на амортизацию
  • Вычеты за потери в результате несчастных случаев, например, убытков в результате пожаров или ураганов
  • Как вы использовали актив
  • Когда и как вы продали актив
  • Цена продажи
  • Расходы по продаже

  Следующие документы могут содержать эту информацию.

  • Счета-фактуры закупок и продаж
  • Заключительные отчеты по недвижимости
  • Аннулированные чеки или другие документы, идентифицирующие получателя, сумму и подтверждение платежа / переведенные электронные средства
• Налоги на трудоустройство
  Вы должны вести специальные налоговые записи по найму. Сохраняйте все записи о занятости не менее четырех лет. Для получения дополнительной информации см. Ведение документации для работодателей и Публикацию 15 Циркуляра E Руководство по налогообложению работодателей.

Что является действительным доказательством покупки для покрытия деловых расходов?

Понимание правил, касающихся требований о расходах, может быть сложным и трудоемким.

Оплата расходов, заполнение форм, получение правильных квитанций: неудивительно, что заявления о расходах — одна из самых ненавистных частей трудовой жизни.

К сожалению, процесс подачи претензии — это не только боль для сотрудников.

Работодатели также должны учитывать доказательства оплаты, которые им необходимо сохранить, включая то, как и где их хранить, и как сделать их доступными при подаче налоговой декларации.

В этом посте мы рассмотрим основные этапы сбора правильных и действительных подтверждений платежа. Мы также рассмотрим ключевые правила в Великобритании и США, чтобы вы могли быть уверены, что остаетесь честно.

С нашей помощью вы можете быстро и легко обрабатывать заявления о расходах и производить выплаты своим сотрудникам, соблюдая при этом ваши налоговые требования.

Давайте начнем с нескольких основ.

Заявление об ограничении ответственности: Это всего лишь рекомендации.Мы настоятельно рекомендуем вам, , проконсультироваться со своим бухгалтером или юристом, если вы не знаете, каким образом вы можете пострадать по закону.

Что является действительным доказательством покупки?

Большинство людей понимают основную концепцию требований о расходах сотрудников.

Сотрудник берет на себя профессиональные расходы в рамках своей профессиональной деятельности, а работодатель их возмещает. Все просто, правда?

Но как именно компания должна обрабатывать возмещение? И какие подтверждения оплаты компании должны сохранять для целей налогообложения?

Не всегда так просто ориентироваться в отчетах о расходах.При всех этих сложностях неудивительно, что когда дело доходит до требований о возмещении расходов, существует так много скрытых затрат.

В целом документа будет достаточно, если в нем указана сумма расходов, а также дата, место и характер расходов.

Например, стандартный чек будет действительным в качестве подтверждения покупки, если он ясно показывает эти данные и перечисляет сумму как оплачиваемую.

Если вам нужна дополнительная информация о политике расходов в целом, ознакомьтесь с нашим удобным руководством . Это бесплатно!

Почему поступления имеют значение для коммерческих расходов

Вы знаете, что вам нужно действующее доказательство покупки. Но почему именно?

Компании могут требовать налоговые вычеты по расходам , но только в том случае, если у них есть действительное доказательство покупки и они могут доказать, что это были коммерческие расходы. Естественно, большинство компаний любят уменьшать свои налоговые счета, и это вполне законная и обычная практика.

Компания, конечно же, может возместить сотрудникам любые выплаты, которые они производят.Но если компания хочет иметь возможность требовать налогового вычета для этого платежа — а они это делают! — им нужно подтверждение покупки.

Поэтому большинство предприятий требуют квитанцию ​​для возмещения расходов сотрудникам в соответствии с общей политикой.

Квитанция о расходах в Великобритании: Подтверждение покупки HMRC

Как правило, компании в Великобритании обязаны хранить документы, подтверждающие сумму возмещенных расходов по претензиям сотрудников, и предоставлять их для подтверждения налоговой отчетности.

Тем не менее, существуют также некоторые особых требований к ведению документации для возмещения расходов сотрудникам .

Эти требования различаются для отдельных видов расходов, от надбавки на питание сотрудников до затрат на проживание и пробега.

Компании, не соблюдающие требования о подтверждении платежа, могут подвергнуться судебному преследованию со стороны HMRC. Это делает важным уделять пристальное внимание требованиям к документации и гарантировать, что вы и ваш персонал соблюдаете эти требования.

Давайте подробнее рассмотрим доказательства оплаты по каждому типу расходов сотрудников.

Подтверждения оплаты различных видов расходов

Существуют разные требования к подтверждению оплаты для каждого типа расходов сотрудников, хотя в основном они сосредоточены на сохранении четкой и полной документации.

Здесь мы покроем основы с некоторыми из наиболее распространенных расходов:

• Расходы на питание
• Пробег стоит
• Транспортные расходы
• Расходы на проживание
• Прочие расходы

Чтобы получить представление о необходимой документации, взгляните на формы, относящиеся к налогообложению расходов и льгот работодателя на конец года.

Это не только даст вам хорошее представление о требуемом уровне детализации: это также напугает вас и вашу команду, заставляя их собирать и хранить правильные доказательства оплаты для поддержки вашей отчетности на конец года.

Расходы на питание

Сотрудников часто путают, когда речь идет о выплачиваемых надбавках на питание .

Например, на форумах по управлению расходами часто можно встретить следующую просьбу: «Мой работодатель попросил меня предоставить подтверждение моих расходов на питание.Это обязательно должна быть квитанция ресторана? Может быть, это чек из пекарни? А что насчет супермаркета ?! »

Ответ — да, может! Оригинальной бумажной квитанции — будь то из ресторана, пекарни или супермаркета — достаточно для подтверждения требований об оплате, когда речь идет о расходах на питание только для одного сотрудника.

Однако ситуация иная, когда еда оплачивается как часть более широкого корпоративного развлечения , , например, обеда, на который приглашены клиенты или покупатели.

В этом случае требования к доказательству оплаты будут зависеть от характера и типа развлечения, а также от того, кто его организует и оплачивает.

В качестве полезного ориентира лучше всего хранить не только чеки за еду, но также записывать имена всех гостей и их компаний, а также их должности и цель еды или мероприятия. Это помогает составить подробный отчет о расходах для целей налогообложения.

А теперь давайте обратимся к еще одной общей головной боли, когда дело доходит до требований о возмещении расходов и доказательств оплаты: затрат на пробег.

Пробег стоит

Когда дело доходит до компенсации сотрудникам за миль , есть несколько ключевых деталей, которые необходимо задокументировать. Важно понять это правильно.

Прежде всего, работник должен предоставить регистрацию своего автомобиля, а также марку, модель и прейскурантную цену. Для автомобилей, зарегистрированных после 1 января 1998 года, также необходимо предоставить утвержденный показатель выбросов углекислого газа.

Причина поездки должна быть указана вместе с общим пробегом поездки и датами поездки.Работодатели должны хранить в надежном месте всю необходимую информацию для подачи налоговой декларации.

Работодатели также должны обрабатывать возмещение миль в соответствии с государственными тарифами и инструкциями. Это может меняться с каждым финансовым годом, поэтому обязательно проверяйте это регулярно.

В дополнение к расходам на пробег, существуют также особые требования к документации для более широких транспортных расходов сотрудников, покрываемых работодателями. Давайте посмотрим на них поближе.

Транспортные расходы

Для транспортных расходов сотрудников крайне важно сохранить документацию с точной причиной поездки вместе с копиями всех соответствующих билетов.

Сюда входят абонементы, предоставленные сотрудникам или возмещаемые, ссуды, предоставленные сотрудникам для покупки абонементов, или взносы на субсидируемый или бесплатный общественный автобусный транспорт.

Работодатель также может возместить работнику поездку от дома до места отправления (вокзал, аэропорт и т. Д.) При условии сбора документации, объясняющей эти расходы.

Однако это не покрывает компенсацию ежедневных поездок из дома на обычное место работы сотрудника.

Еще один распространенный расход, который необходимо учитывать работодателям? Расходы на проживание.

Расходы на проживание

Как и в случае с транспортными расходами, возмещение вашим сотрудникам расходов на проживание покрывается специальными правилами .

Для подачи налоговой декларации на конец года работодатели должны предоставить денежный эквивалент или соответствующую сумму жилья, предоставленную сотруднику или его или ее семье.

Для подтверждения проживания требуется подробный счет, в котором должно быть указано:

• Количество суток проживания
• Все расходы взимаются с соответствующей комнаты, дома или квартиры
• Нулевой остаток по непогашенным расходам

Однако есть некоторые важные исключения в отношении оплаты расходов на проживание сотрудников, например, если сотрудник является членом семьи (даже членом семьи, который также работает в компании).Работодатели должны быть знакомы с этими исключениями.

Прочие расходы

Независимо от характера расходов, понесенных работником, работодатели всегда должны помнить, что все заявленные расходы должны быть подтверждены исчерпывающей документацией.

Хорошее общее правило для разных расходов — хранить достаточно документации, чтобы полностью рассказать о расходах и причинах их выплаты, и сохранять чеки везде, где это возможно.

Серьезные последствия несоблюдения

В Великобритании налоговые органы требуют обоснования всех возмещаемых расходов.

Компании, пытающиеся потребовать возмещения без надлежащей подтверждающей документации, могут столкнуться с серьезными последствиями, включая судебное преследование.

По возможности, компаниям лучше собирать и хранить квитанции, а не просто счета. Квитанции содержат большее количество информации, включая дату транзакции, характер приобретенных товаров и способ оплаты.

Напротив, счет-фактура включает только название поставщика и характер предоставленных товаров.Хотя счет является полезной документацией, он не является доказательством оплаты.

Если вас сбили с толку все эти разговоры о несоблюдении требований, не беспокойтесь: есть удобный способ автоматизировать эти процессы и помочь вам каждый раз собирать правильные доказательства покупки.

Квитанции для IRS: Дело в США

Общие принципы по-прежнему применяются в США. Если вы хотите обезопасить себя во время аудита, вам потребуется подтверждение покупки на все вычтенные расходы.

Но есть несколько ключевых исключений, как любезно описывает Bench.co:

Вообще говоря, отказ от хранения документа может сойти с рук по трем причинам:

• Расход менее 75 долларов США. (Примечание: это не относится к расходам на проживание.)
• Расходы на транспортировку, и получить надлежащую квитанцию ​​непросто.
• Вы сообщаете о расходах на проживание или питание в рамках подотчетного плана с суточными.

И даже с этими исключениями, IRS все еще может подвергнуть сомнению расходы ниже этого порогового значения в 75 долларов во время аудита. Вам нужно будет показать им, что оплата была важна для бизнеса, и предоставить подтверждающие доказательства, такие как присутствующие люди (например, в случае еды).

Так что лучше всего иметь надежный способ подавать квитанции, и вас никогда не поймают.

Автоматизируйте подтверждение платежа с помощью Spendesk

Правила, регулирующие обоснование и возмещение требований о расходах, не всегда легко соблюдать.Учитывая эти сложности, работодателям или работникам несложно ошибиться.

Благодаря интегрированным решениям по управлению расходами, таким как Spendesk , вам больше не нужно иметь дело с ненужными документами или неадекватными доказательствами оплаты.