Организация графика работы на предприятии: Образец графика работы 2022 | Скачать форму, бланк

Содержание

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Готовим приказ о графике работы

График работы формируют заранее, чтобы новый работник знакомился с ним перед подписанием трудового договора и согласием с графиком. Иногда вносят изменения, тогда работник знакомится с ними и подписывает дополнительное соглашение к трудовому договору. Новый график утверждается приказом гендиректора.

Соблюдение трудовых норм

График работы — не юридически значимый документ. Если рабочий режим нарушает работник или работодатель, то конфликт решается с помощью графика работы. Работник, опираясь на график, может защищать свои права в суде или путем переговоров с работодателем. Руководитель может привлечь к административной ответственности сотрудника, вплоть до увольнения.

Составляя новый график, согласуйте его с представительным органом работников, если он есть на предприятии, иначе график считается недействительным (ст. 372 ТК РФ).

Важно соблюдать нормы закона: ограничения по времени рабочего дня, продолжительность отдыха, установление сменной работы из гл. 16 ТК РФ. Выделим некоторые нормы:

каждый сотрудник работает не более 40 часов в неделю;
беременные женщины, сотрудницы с детьми до трех лет или с детьми-инвалидами до 14 лет, несовершеннолетние сотрудники должны работать не более 30 часов в неделю;
при сменном режиме суббота и воскресенье могут быть рабочими днями;
работа в выходные и праздничные дни подлежит дополнительной оплате;
если работа в выходные и праздники была сверхурочной, то оплата должна совершаться по двойной ставке.

Составление приказа

График работы составляет руководитель организации или руководители отделов. Затем его утверждают приказом генерального директора организации. Законодательство не устанавливает единого формата для приказа о графике работы. Он пишется в свободной форме, вручную или с помощью программы. При этом любой приказ — стандартизированный документ, в котором соблюдают структуру:

Обязательные реквизиты приказа: организационно-правовая форма и полное наименование организации — эти данные выносятся в шапку приказа. В шапке могут присутствовать товарный знак и эмблема фирмы. Если у предприятия есть стандартный бланк для документов, он используется для приказа о графике работы.
После шапки пишем название документа заглавными буквами: ПРИКАЗ. Далее указываем номер, место составления (город) и дату приказа.
Затем тексту приказа предшествует подзаголовок, который кратко отвечает на вопрос: о чем этот приказ.
Далее раскрывается причина приказа: в связи с производственной необходимостью или другими обстоятельствами. Завершается эта преамбула словом «приказываю».
Здесь начинается распорядительная часть приказа, где перечисляются будущие изменения. Пропишите условия, на которых на предприятии будут выполняться работы: какими работниками, в течение какого срока, как распределяется рабочее время, как производится оплата работ и все, что важно зафиксировать. Если текст приказа занимает несколько листов, их нумеруют, проставляя номера со второго листа.
В заключение ставится дата, должность и ФИО руководителя, документ заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.
Приказ сопровождается листом рассылки, в котором перечисляются все отделы или работники, которые должны с ним ознакомиться и подставить роспись здесь же — на листе рассылки.
График работ можно добавить к приказу в форме приложения.

Ознакомление работников с новым графиком

При приеме на работу нового сотрудника вопрос решается просто: работника знакомят с графиком под роспись, затем заключается трудовой договор.

При изменении рабочего графика для работающих сотрудников схема сложнее. Сотрудников нужно уведомить об изменении графика письменно, под роспись, за два месяца в произвольной форме. Если сотрудник согласен с условиями, то через два месяца после уведомления нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Графики работ — не так просто, как кажется

Чтобы работник знал, в какие дни недели он работает, а когда отдыхает, на предприятиях создают графики работ. Для производств, где действует непрерывный цикл выпуска продукции, применяются графики сменности устанавливающие работу в 1,2,3,4 смены (ст. 103 ТК РФ). Перевод на такой режим работы закрепляется в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре сотрудника.

При установлении графика должно быть указано время работы, периоды отведенные для перерыва и отдыха. При составлении графика сменности (о нем можно говорить, только если сотрудники менятся сменами в течение суток) не допускается указывать 2 рабочие смены подряд.

Также нужно не забывать соблюдать требования 110 статьи ТК РФ и давать возможность сотруднику непрерывно отдыхать в течении 42 часов в неделю. Но тут есть один интересный момент, есть вот такое письмо Письмо Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13281-6-1 «О возможности сокращения еженедельного непрерывного отдыха в отдельные дни недели при соблюдении в среднем за учетный период продолжительности еженедельного непрерывного отдыха не менее 42 часов». Суть его в том, что продолжительность недельного отдыха при суммированном учете может варьироваться и соблюдаться за учетный период. Как это просчитать за учетный период более месяца — для меня осталось загадкой. Предоставляется что если мы графиком в одну неделю уменьшили сотруднику отдых на 5 часов, то потом какую то неделю, мы должны ему их добавить.
Самый простой график по календарю пятидневной рабочей недели используется для административного персонала. Количество рабочих часов в нем полностью соответствует аналогичному показателю в производственном календаре, который ежегодно утверждается правительством, а также положениям статьи 91 ТК РФ.

Вот как он выглядит в текущем году:

Порядок и сроки его доведения по работника ТК РФ никак не регламентирует, но доводить эту информацию до сведения работников все равно нужно. Можно для этого сделать отдельный пункт в трудовом договоре, либо описать его в правилах внутреннего трудового распорядка. После чего дать сотруднику ознакомиться и взять подпись на лист ознакомления.
Одним из вариантов подобного графика, обеспечивающего работу, например торговой точки без выходных, будет приведенный ниже скользящий восьмичасовой график. Для его реализации на каждое рабочее место нужно по три сотрудника (бригады).

Этот график не позволяет работнику отработать нормальную продолжительность рабочего времени, что противоречит положениям ст.104 ТК РФ и напрямую затрагивает положения ст. 155. Поэтому если предприятие вынуждено применять такой вариант выхода на работу, то целесообразно в этом случае выплачивать ему оклад или доплачивать до среднего заработка, как того требует кодекс.

Может быть так, что режим работы магазина предусматривает рабочий день 9 или 10 часов, но в этом случае, работники будут перерабатывать месячную и годовую норму времени и им нужно будет предоставлять дополнительные дни отдыха. Кроме того работодателю придется делать доплату за работу в праздничные дни согласно статье 153 ТК РФ. Для решения проблемы целесообразно было бы перейти на суммированный учет рабочего времени. О нем и о сменных графиках речь пойдет ниже.
Выше показаны самые простые виды графиков, в ситуации, когда на предприятии нужно обеспечить непрерывную работу оборудования применяются сменные графики. Наиболее распространенный, так называемый «железнодорожный»:

Он может быть таким: 1 смена с 8-00 до 20-00, вторая смена с 20-00 до 8-00, в нем посредством чередования смен достигается круглосуточная работа оборудования. В среднем сотрудник отрабатывает 15 смен за месяц, ежемесячно этот показатель колеблется в пределах от 14 до 16 смен. Основной недостаток подобного графика — огромная сумма переработки в часах по итогам года, количество сверхурочных часов может доходить до 200, что противоречит нормам ТК РФ (не более 120 в год). Выходом из данной ситуации может служить предоставление работникам дополнительных выходных дней, но это возможно только в случае, если у вас достаточное количество персонала и графики работников не меняются в течении года. Данная задача, на мой взгляд, в реальности практически неразрешима. Поскольку на набор персонала на замену собственники, как правило не идут, а вывод сотрудника со смены невозможен ввиду круглосуточности процесса производства. Кроме того, здесь не учтено общее правило о сокращении продолжительности ночной смены на 1 час, поскольку сотрудники не принимались специально для работы в ночное время(есть послабление в кодексе, можно в колл. договоре ввести пункт, что ввиду невозможности остановки производства, смены устанавливаются равными). Чтобы сократить время переработки можно немного модифицировать такой график, так, чтобы для сотрудника было предусмотрено официальное время обеда продолжительностью в 30 минут. Переработка в данном случае гораздо меньше.

Но сложность здесь заключается в том, что формально в этот промежуток времени сотрудник может покидать рабочее место.

Получается мы должны на 30 минут остановить оборудование. Ситуация практически безвыходная, если не принимать «лишних» сотрудников на подмену. На данный момент придумать какой-то вариант решения проблемы со сверхурочными часами при «оптимальном» количестве персонала, мне не удалось. Просто происходит оплата переработок сверх нормальной продолжительности рабочего времени и все. Изучив мнение по этому вопросу, пришел к выводу что сильно противозаконного здесь ничего нет, хотя формальные положения ТК РФ не соблюдаются.
В случае, если требуется круглосуточное обслуживание оборудования, но можно остановить его в выходные дни, применяется специфический трехсменный график работы.
Подобный вариант выходов на работу также лучше применять в сочетании с суммированным учетом рабочего времени. Здесь тоже присутствует нарушение требования о сокращенной продолжительности ночной смены, но тем не менее, подобные графики повсеместно применяются на практике. Последним вариантом графика, который очень распространен во многих отраслях, будет двенадцатичасовой дневной, вот как он выглядит:
В нем тоже заложены переработки и снова выходом может быть выделение 1 часа времени на обед, т.

е. проставление 11 часов вместо 12. Можно сделать любой график, но в конечном счете все будет зависеть от количества персонала и желаемого режима работы оборудования или магазина. И еще, до сих пор действует п. 11 Постановления СНК СССР от 24 сентября 1929 г. «О рабочем времени и времени отдыха в предприятиях и учреждениях, переходящих на непрерывную производственную неделю», в котором говорится, что продолжительность междусменного отдыха должна быть не менее двойной продолжительности смены, в нем оно слегка нарушается, но данный график формально не является сменным,тут хотел поставить смайлик, но он не предусмотрен.
Это пожалуй, все варианты работы персонала, которые встречались мне на практике. В районах Крайнего Севера применяется 36-часовая рабочая неделя, там график идентичен 8-ми часовому, только вместо 8- ки каждый день сотрудник работает 7,2 часа. В заключении приведу сводную таблицу графиков за один месяц.

Об изменении графика работника нужно ознакомить за месяц до его вступление в действие под роспись.

На каждое изменение графика для сотрудника должен быть оформлен приказ, основанием для которого будет служебная записка руководителя подразделения. Это не все возможные вариации выходов на работу, во многом, принимаемые в данной области решения будут зависеть от обеспеченности персоналом, возможности содержать людей «на замену», необходимой интенсивности хозяйственной деятельности.
Вопросам учета сверхурочных часов и порядка их оплаты, я посвящу одну из будущих статей.. Буду рад комментариям и отзывам.

Работа в выходной день при сменном графике. Оплата труда новость от 03.09.2021

Консультация эксперта

Каждая организация устанавливает тот режим рабочего времени, который наиболее соответствует её виду деятельности. Одним из распространённых вариантов является сменный режим работы. Об учёте рабочего времени и оплате труда при сменном графике – в статье нашего эксперта Анастасии Чекмаревой.

***

Сменный режим удобен, когда организация должна функционировать непрерывно, обычной длительности рабочего времени не хватает для производственного процесса, а также в целях более эффективного использования оборудования.

При установлении сменного режима работы специалисты часто сталкиваются с вопросами, связанными с оплатой труда.

Какую систему оплаты труда выбрать при сменном графике работы?
Как оплатить недоработки/переработки по графику сменности?
Как оплачивается смена в ночное время?
Как оплачивать нерабочие праздничные дни при сменном графике?
Как оплатить работу в выходной день при сменном графике?

Разберёмся во всех тонкостях данной темы.

Что такое сменный режим работы?

Определение сменного режима работы можно найти в статье 103 ТК РФ. Это работа в две, три или четыре смены, которая вводится для оптимизации рабочего процесса.

Сменный режим работы, как и любой другой режим работы в организации, должен быть закреплён в трудовом договоре и локальном нормативном акте. Вы можете включить режим работы в правила внутреннего трудового распорядка или разработать отдельный локально-нормативный акт о режимах рабочего времени. Если в вашей организации часть работников работают по обычному графику, а часть по сменному, то это также должно быть отражено в документе.

Как составить график сменности?

При установлении сменного режима работы в организации требуется составить график сменности и ознакомить с ним работников. График сменности – это локальный нормативный акт, который регулирует режим рабочего времени и времени отдыха при сменной работе.

Обратите внимание на различие графика сменности по статье 103 ТК РФ и графиков для других режимов работ, например для гибкого режима работы. В течение рабочего дня группа работников при сменном графике обязательно должна замениться на другую. Например, график «сутки через двое» является гибким, но не сменным.

Трудовое законодательство не предусматривает формы и содержание графика сменности. Отразите в документе распределение смен и выходных дней в течение срока, на который составлен график, число смен в сутки, продолжительность каждой смены, время её начала и окончания, обеденный перерыв, дополнительно вы можете указать и иную нужную вам информацию. При составлении графика учтите, что работа в течение двух смен подряд запрещена трудовым законодательством.

С графиком сменности необходимо ознакомить сотрудников. Вы должны это сделать не менее чем за один месяц до введения графика в действие.

Как вести учёт рабочего времени при сменном режиме работы?

При установлении сменного режима работы вы можете вести учёт рабочего времени как обычным способом, так и применять суммированный учёт. Законодательство не предусматривает жёстких требований, но при обычном учёте рабочего времени норма часов в неделю, как правило, не должна превышать 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Чаще всего при сменном режиме работы сложно соблюдать данную норму, в связи с этим организации вводят суммированный учёт рабочего времени (ч. 1 ст. 104 ТК РФ).

Какую систему оплаты труда выбрать при сменном режиме работы?

Специальных требований к установлению системы оплаты труда при сменном графике в законе нет. Работодатель может выбрать любую систему оплаты труда. Это может быть окладная, повременная, сдельная или иная системы оплаты труда.

Как оплатить недоработки/переработки по графику сменности?

При графике сменности у работника могут образовываться недоработки, когда он отработал не всю норму рабочего времени, или, наоборот, переработки, когда он работал сверх нормы часов.

Обратите внимание, из нормы часов, установленной для работника, исключается время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы. Например, он был в отпуске или на больничном. В данных ситуациях норма рабочего времени уменьшается на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время (Письмо Минтруда России от 21.05.2019 № 14-2/ООГ-3606). Учтите это при подсчёте недоработок и переработок.

Оплата недоработок

Оплата недоработок зависит от того, по чьей вине она возникла.

Если недоработка возникла по вине работника, например он не вышел на работу, то оплачивать её не нужно.

Если недоработка возникла по вине работодателя, например график сменности изначально составлен с недоработкой, то оплата происходит в зависимости от системы оплаты труда. Если работник получает оклад, то необходимо выплатить его полностью, не уменьшая на недоработку. Для работников с часовой (дневной) ставкой и сдельщикам при недоработке производится доплата не ниже, чем по среднему заработку с учётом части 1 статьи 155 ТК РФ.

Оплата переработок

Переработки при сменном графике работы оплачиваются как сверхурочная работа. Первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном, а все последующие ‒ не менее чем в двойном размере (ч. 1 ст. 152 ТК РФ). Конкретные размеры оплаты могут устанавливаться локальным нормативным актом, коллективным или трудовым договором.

При обычном учёте рабочего времени расчёт оплаты сверхурочной работы производится за каждый день, когда она была.

При суммированном учёте рабочего времени работодатели часто сталкиваются с вопросом: как определять, какие часы оплачивать в полуторном размере, а какие в двойном, если переработка становится известной суммарно после окончания отчётного периода?

К данному вопросу существует два подхода:

В полуторном размере оплачиваются первые два часа, приходящиеся в среднем на каждый рабочий день учётного периода, в двойном – остальные часы сверхурочной работы.
Этот способ назван правильным в Определении Верховного Суда РФ от 27.12.2012 № АПЛ12-711, которое основано на пункте 5.5 Постановления Госкомтруда СССР № 162, ВЦСПС № 12-55 от 30.05.1985 .
Данное постановление утратило силу в связи с принятием Приказа Минтруда России от 10.05.2017 № 415, но изложенная в нём позиция продолжает применяться в судебной практике. Например: Апелляционное определение Московского городского суда от 28.01.2020 по делу № 33-1534/2020, 2-5925/2018, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 23.06.2020 № 33-11307/2020 по делу № 2-7115/2019.

Работа сверх нормального числа рабочих часов за учётный период оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, а за все остальные часы – не менее чем в двойном размере.
Такой подход подтверждён в Письме Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363. В настоящее время данная позиция также применяется судами (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 01. 02.2021 по делу № 88-1297/2021, 2-31/2020, Апелляционное определение Курского областного суда от 14.08.2018 по делу № 33-2206/2018).

В связи с тем, что однозначной позиции по данному вопросу нет, рекомендуем использовать второй подход, который отражён в письме Минздравсоцразвития. Несмотря на то что первый подход в настоящее время также подтверждается актуальной судебной практикой, он основан на постановлении Госкомтруда, которое утратило силу в 2017 году. Суды чаще занимают позицию, которая отражена в письме Минздравсоцразвития: учитываются все часы сверх нормы, первые два часа оплачиваются не менее чем в полуторном размере, все остальные в двойном.

Вместе с тем работодатель имеет право самостоятельно принять решение по данному вопросу и закрепить выбранный порядок оплаты в локальном акте организации (ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Если работник берет отгул, то работодатель оплачивает сверхурочную работу в одинарном размере (ст. 152 ТК РФ).

Как оплачивается смена в ночное время?

Работник со сменным режимом работы так же, как и любой другой, имеет право на установленные стимулирующие и компенсационные выплаты. В том числе это касается оплаты работы в ночные часы.

Минимальный размер повышения оплаты труда за работу в ночное время (с 22 часов до 6 часов) составляет 20 % часовой тарифной ставки (оклада (должностного оклада), рассчитанного за час работы) за каждый час работы в ночное время (Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 № 554). Максимального предела нет. Вы можете предусмотреть сумму выплат локальным актом организации.

Обратите внимание, доплата необходима даже в том случае, если вы приняли работника для работы исключительно в ночные смены.

Как оплатить сверхурочную работу в ночное время?

Если работник привлекался к работе сверхурочно и при этом в ночное время, такая работа должна оплачиваться и как сверхурочная, и как работа в ночное время (Письмо Минтруда России от 04.09.2018 № 14-1/ООГ-7353).

Как оплатить работу в выходной день при сменном графике?

Рабочие и выходные дни у работников со сменным режимом работы не всегда совпадают с общепринятыми выходными. Суббота и воскресенье у таких работников могут быть как выходными, так и рабочими днями. Рассмотрим, как оплатить работу в выходной день при сменном графике.

Работа в выходной день (суббота, воскресенье), если по графику сменности данный день считается рабочим, оплачивается как обычный рабочий день. Двойная оплата или предоставление отгула в данном случае трудовым законодательством не предусмотрены.

Оплата труда в выходной день, который по графику сменности является для работника выходным, зависит от системы оплаты, установленной в организации. Как правило, не менее чем в двойном размере либо в одинарном с предоставлением отгула по выбору работника. Обратите внимание, если работник трудится по срочному трудовому договору до двух месяцев, то выбрать предоставление отгула он не может, только вариант повышенной оплаты (ч. 2 ст. 290 ТК РФ).

Если работник выбрал оплату в двойном размере, то она производится следующим образом:

сдельная система оплаты труда – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
оплата труда по дневным и часовым тарифным ставкам – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
работники на окладе – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа в нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада за день или час работы) сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Как оплачивать нерабочие праздничные дни при сменном графике?

Законодательством РФ установлены нерабочие праздничные дни. Как оплатить работу сотруднику, если его смена выпала на такой день?

Накануне праздничного дня длительность рабочего дня сокращается на 1 час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Исключений для сменного графика тут нет. Плата за этот день производится как за полностью отработанный день.

Оплата труда в нерабочий праздничный день рассчитывается так же, как за работу в выходной день – в зависимости от системы оплаты в организации, не менее чем в двойном размере.

Возможны ситуации, когда отдых работника в нерабочий праздничный день также будет оплачен. Это связанно с тем, что для работников, получающих оклад, наличие в месяце нерабочих праздничных дней величину оклада не уменьшает (ч. 4 ст. 112 ТК РФ).

Если работник на иной системе оплаты труда не привлекался к работе в нерабочие праздничные дни, то ему выплачивается дополнительное вознаграждение, размер которого определяется работодателем согласно ч. 3 ст. 112 ТК РФ.

Как оплатить работу в нерабочий праздничный день, если на него пришлась часть рабочей смены?

Если на нерабочий праздничный день пришлась только часть рабочей смены работника, то в повышенном размере оплатите часы, фактически отработанные им в такой день (от 0 до 24 часов нерабочего праздничного дня) (ч. 3 ст. 153 ТК РФ).

Может ли работник заменить двойную плату за работу в нерабочий праздничный день дополнительным днём отдыха?

Согласно статье 153 ТК РФ, по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. Но в данном правиле есть исключение, которое распространяется в том числе на работников со сменным режимом работы.

Для работников-сменщиков работа в праздничные дни включается в месячную норму рабочего времени. Соответственно, если такая работа производилась в пределах нормы рабочего времени, предоставить вместо двойной оплаты день отдыха работодатель не может (Рекомендации Федеральной службы по труду и занятости от 02. 06.2014). Исключение, если такая работа производится сверх нормы рабочего времени. В данном случае работник может выбрать двойную оплату или одинарную оплату плюс день отдыха.

Риски работодателя

В случае неоплаты или неправильной оплаты при сменном режиме работы работодатель может быть привлечён к административной ответственности в виде штрафа по частям 6, 7 статьи 5.27 КоАП РФ. Риск возможен, если вы не оплатите работу в праздничный день или недоработку, которая возникла по вине работодателя.

Также возможна материальная ответственность (ст. 236 ТК РФ). Например, если вы не доплатили работнику сверхурочные, то оставшуюся сумму вам придётся выплатить с учётом процентов по этой статье.

Кроме того, в случае нарушения трудовых прав работника он может обратиться в суд.

Избежать рисков в оплате труда при сменном графике поможет справочно-правовая система КонсультантПлюс

В Системе вы можете найти пошаговые инструкции по данной теме, а также примеры расчёта оплаты труда.

Анастасия Чекмарева, преподаватель-юрист ООО «Что делать Консалт»

Смотрите по этой теме видео на нашем YouTube-канале.

Ранее мы писали о том, как правильно уволить работника по его инициативе.

Методы контроля рабочего времени | Рабочее время сотрудника: как организовать и контролировать

Понятие «рабочее время» означает период, в течение которого сотрудник исполняет трудовые обязанности. Понятие закреплено в статье 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Длительность периода зависит от условий трудового контракта, распорядка рабочего дня и внутренних правил компании. Законодательство не запрещает задействовать сотрудников для выполнения профессиональных обязанностей в другое время.

Для оптимизации рабочего процесса, повышения эффективности труда и соблюдения сроков выполнения задач не обойтись без четкого планирования и контроля использования рабочего времени. Четкая организация рабочего времени в равной степени необходима и руководителю, и подчиненным. Контроль со стороны нанимателя или руководителя поддерживает рабочую дисциплину в коллективе и гарантирует справедливую оплату труда.

Руководители крупных организаций с большим штатом сотрудников не успевают лично уследить за каждым подчиненным. Кроме функции контроля менеджер, начальник отдела или руководитель проекта исполняет и другие обязанности. Во время работы возникают непредвиденные трудности или обстоятельства, не предусмотренные планом, и рабочий процесс полностью предугадать и распланировать не удается даже лидерам тайм-менеджмента.

Одновременно с увеличением штата и количества проектов множатся задачи, так что личный контроль рабочего времени становится невозможным. Один из вариантов решения проблемы – проактивное управление, которое помогает уменьшить количество трудных ситуаций в работе отдельного сотрудника и способствует успешному выполнению рабочих обязанностей.

Понятие и правовое обоснование учета рабочего времени

Мониторинг рабочего времени – это отслеживание деятельности персонала в течение трудового дня и контроль за соблюдением трудового распорядка. Мониторинг относится к группе превентивных мер, которые позволяют поддерживать дисциплину и предупреждать злоупотребление доверием работодателя. Этот метод в первую очередь направлен на выявление нарушителей, которые решают личные, а не служебные вопросы.

Контроль и учет рабочего времени ведется в рамках Трудового кодекса. По закону, работники имеют право на перерывы, выходные и отпуск.

Зачем вести учет рабочего времени

Контроль как часть мониторинга рабочего времени позволяет решать несколько задача:

Фиксировать время прихода на работу, чтобы вычислить систематически опаздывающих и отсутствующих.
Проверять своевременное возвращение работника после обеденного перерыва и присутствие на рабочем месте в течение всего дня.
Определять время окончания работы.
Выявлять прогульщиков.
Разделять оплачиваемые периоды рабочего времени на фактически отработанные часы, отпуск, больничный, простой по вине нанимателя и т.д.

На практике руководители часто сталкиваются с такой проблемой, как несоблюдение сроков выполнения работ. Рассчитать сроки просто: норма рабочего времени по статье 91 Трудового кодекса – 40 часов в неделю. Норма сопоставляется с квалификационным справочником или функциональными обязанностями сотрудника. В итоге получается рациональная схема распределения времени труда персонала.

Существенный недостаток заключается в том, что в схеме не учтены:

человеческий фактор, например, постоянные перекуры, больничные, опоздания, личные дела в оплачиваемое время и т.д.
форс-мажоры: чрезвычайные происшествия, стихийные бедствия, аварии, задержки со стороны контрагентов и т.д.

Все это приводит к разнице между затраченным временем и фактически выполненной работой.

Внедрение методов контроля временных показателей работы нужно в первую очередь работодателю. Это позволит платить за фактически отработанное время, а не за опоздания, перекуры и компьютерные игры на рабочем месте. Анализ собранных данных с одной стороны, письменные отчеты и объяснения сотрудников – с другой, позволяют руководителю принимать взвешенные решения о рациональности использования рабочего периода и соответственно начислять заработную плату.

Методы контроля рабочего времени

Работодатель заинтересован не только в своевременном появлении сотрудников на рабочем месте, но и в производительности труда коллектива. Производительность напрямую зависит от того, чем сотрудник занимается на рабочем месте.

Как контролировать работу сотрудников в Интернете и на компьютерах через один интерфейс? Узнать.

Едва ли работник успевает выполнять обязанности, если тратит время на социальные сети, переписку с друзьями, просмотр новостей, чтение книг или серфинг в интернете. Методы контроля рабочего времени сотрудников включают фиксацию:

выполненных задач в период между включением и выключением компьютера;
телефонных переговоров с клиентами, партнерами и контрагентами;
скриншотов рабочего стола в течение рабочего для с помощью специализированных IT-решений;
содержания корпоративной корреспонденции, в том числе переписки по электронной почте;
присутствия на месте в рабочее время с использованием видеонаблюдения.

Прежде чем применять методы контроля следует заблаговременно оповестить персонал. Для этого в дополнительном соглашении указывают способы мониторинга использования рабочего времени, изменять условия допускается только с согласия персонала. Более того, устанавливать камеры наблюдения в кабинетах без уведомления работников противозаконно.

Данные мониторинга использования рабочего времени составляют основу для анализа эффективности труда персонала. Метрики результативности включают:

итоговые – оценка результатов завершенного проекта в целом;
промежуточные – контроль проделанной работы за указанный срок;
периодические – подведение итогов по прошествии определенного периода времени;
избирательные – нерегулярный выборочный мониторинг отдельных сотрудников на усмотрение руководства.

Любые методы мониторинга направлены в первую очередь на то, чтобы оценить, насколько эффективно и рационально сотрудник распределяет рабочее время, и одновременно оценить уровень профессионализма.

Способы контролировать рабочее время

Способы контроля, учета и оценки рабочего времени персонала со временем эволюционировали, и все же организации, особенно государственные учреждения, придерживаются традиционных подходов. Например, назначают ответственного, вахтера или дежурного, за ведение журнала учета рабочего времени. Ответственный фиксирует время прихода-ухода и систематически готовит отчеты для руководителя.

Другой вариант – ввести в штат должность администратора, который будет находится в одном помещении с коллегами или в отдельном кабинете и контролировать непрерывность рабочего процесса.

Еще один способ заключается в том, чтоб сотрудники вели личную отчетность, самостоятельно контролировали и фиксировали израсходованное рабочее время. Метод помогает оценить проделанную работу с точки зрения исполнителей и развивает самостоятельность.

Более привычный способ – установить систему контроля и управления доступом с применением пропусков или сканеров отпечатка пальца. Информация по каждому работнику сохраняется в файле и доступна для просмотра в любой момент.

Надежный, но дорогостоящий метод мониторинга и учета рабочего времени персонала компании – система видеонаблюдения. Потребуется потратить средства не только на покупку и установку видеокамер, но и на зарплату отдельного работника, в чьи обязанности входит непрерывный контроль деятельности персонала и фиксация нарушений правил внутреннего трудового распорядка. Кроме того, внедрение системы видеонаблюдения вызывает у сотрудников психологический дискомфорт от постоянного наблюдения. Поэтому установка камер чаще всего – это особенная мера, которая применятся на критически важных объектах.

IT-решения для контроля рабочего времени

Контролировать работу небольшого коллектива вручную – посильная задача для непосредственного руководителя или одного выделенного специалистам. Но если штат предприятия насчитывает не одну сотню человек, которые к тому же работают в филиалах или удаленно, справиться с такой задачей под силу только автоматике.

Кроме того, мониторинг работы персонала нужен не только для фиксации результативности труда отдельного работника, но и для обеспечения безопасности предприятия. Две задачи одновременно выполняют IT-решения для контроля производительности в течение рабочего времени. Автоматизированные системы фиксируют информацию, проводят анализ и формируют отчеты.

Стоимость внедрения автоматической программы мониторинга рабочего времени покрывается за счет минимизации затрат работодателя, связанных с отсутствием персонала на рабочем месте: прогулами, опозданиями, длительными перерывами. IT-инструменты фиксируют и анализируют данные, на основе которых руководство поощряет «передовиков» офиса, тем самым мотивируя весь коллектив работать более продуктивно и дисциплинированно.

Автоматизированные IT-системы позволяют выявить:

нарушителей дисциплины – сотрудников, которые систематически опаздывают или уходят домой раньше положенного, заядлых курильщиков или любителей кофе, длительность «пятиминутных» перерывов у которых превышает длительность работы.
работников, которые в течение рабочего времени решают личные дела, читают новости и ленты социальных сетей, ведут дружескую, а не служебную переписку в мессенджерах, играют на компьютере.
сотрудников, которые настолько перегружены рабочими задачами и вынуждены постоянно задерживаться на работе, что грозит профессиональным выгоранием и – в крайнем случае – нервным срывом.
сотрудников, которые не удовлетворены позицией по тем или иным вопросам и заняты поиском новой работы.

Возможности «СёрчИнформ КИБ» еще шире. В модуле ProfileCenter можно анализировать психологические особенности сотрудников и создавать группы риска, за которыми нужен особый контроль.

Автоматизированный мониторинг рабочего времени не ограничивается установкой специализированно ПО и включает также установку контрольного оборудования при входе/выходе из здания; оборудование пунктов пропуска; использование системы личных идентификаторов для каждого работника; фиксацию передвижения персонала во время работы по территории предприятия с помощью GPS-маячков.

Комплексных подход к контролю рабочего времени предполагает анализ работы специалистов по контрольным точкам: штатному расписание, плану работ, срокам выполнения задач, территории исполнения обязанностей, производственного графика.

Как выбрать IT-решение для контроля рабочего времени

При выборе программного обеспечения для контроля рабочего времени и оценки эффективности персонала стоит учитывать специализацию решения и сразу ответить на вопрос, с какой целью устанавливается программа: только собирать данные или анализировать эффективность работы персонала.

Далее необходимо определиться, достаточно ли для целей внедрения программы, которая предоставляет количественные отчеты о приходе-уходе работника, или требуется решение, которое зафиксирует, чем именно сотрудник занимался в рабочее время. Полезная опция – возможность снимать скриншоты по заранее заданному расписанию или при запуске определенных процессов.

Руководителей интересует эффективность не только отдельного сотрудника, но и всего коллектива. Чаще всего топ-менеджмент интересует не информация о том, на какие именно игры отвлекался работник или с кем именно переписывался, а общее количество времени, потраченное впустую. Поэтому дополнительным преимуществом программы стает возможность генерировать не только детализированные, но и сводные отчеты.

Оценить возможности «КИБ СёрчИнформ» можно во время 30-дневного триала. Для бесплатного теста предоставляется программа с полным функционалом. Оставить заявку на тест.

Особые случаи контроля рабочего времени

Если в компании есть сотрудники, которые работают по особому графику, так что контролировать их по общей схеме не удастся, индивидуальные условия вносятся в трудовое соглашение.

Например, в контракты с удаленным персоналом включают дополнительные пункты: строго установленное временя для связи, сроки выполнения задач, обязанность предупреждать о форс-мажорных обстоятельствах и т.п.

В любом случае руководитель или работодатель не вправе заставлять персонал трудиться сверхурочно. Дополнительные часы работы закрепляются в трудовом контракте одновременно с компенсацией в виде прибавки к зарплате или отгулов. Вопрос администрация предприятия обсуждает с каждым работником индивидуально в рамках трудового законодательства.

Гибкий график работы, который дает работнику возможность самостоятельно контролировать нагрузку и занятость, позволяет повысить производительность труда и снизить затраты работодателя на почасовую оплату.

Учет рабочего времени необходимо вести в каждой компании независимо от принятого графика. Методы контроля рабочего времени повышают производительность, дисциплинируют персонал и позволяют сократить расходы.

Применение автоматизированных инструментов контроля рабочего времени и эффективности труда облегчает ведение учета в компаниях с большим штатом работников, обеспечивает объективную оценку работы каждого сотрудника и способствует принятию мотивированных управленческих решений.

Полное руководство по планированию корпоративного персонала

Одна из наиболее важных проблем, с которыми сегодня сталкиваются организации, — это как удержать сотрудников, которых они хотят оставить. Снижение текучести кадров — сложный навык, требующий понимания того, почему сотрудники уходят и почему они остаются. Вооружившись этими знаниями, вы сможете разработать эффективный план управления хранением.

Что такое текучесть кадров?

Сотрудники уходят из организаций по разным причинам.Некоторые находят работу получше, некоторые возвращаются в школу, а некоторые следуют за супругом, которого перевели из города. Другие выходят на пенсию, злятся на что-то и увольняются импульсивно или никогда не намереваются продолжать работать после того, как заработали определенную сумму денег. Все эти причины являются примерами текучести кадров, и все они имеют разные организационные последствия.

Добровольная текучесть кадров инициируется сотрудником — это когда он решает покинуть организацию. Вынужденная текучесть кадров инициируется организацией при увольнении сотрудника.

Если передача является добровольной, она может быть функциональной или дисфункциональной. Дисфункциональная текучесть кадров вредна для организации и может принимать различные формы, включая уход высокопроизводительных сотрудников и сотрудников с трудно заменяемыми навыками, уход женщин или представителей меньшинств, которые разрушают разнообразие персонала вашей компании, и уровень текучести кадров. что приводит к высоким затратам на замену.Напротив, функциональная текучесть не вредит организации. Примеры этого типа текучести включают уход низкоэффективных сотрудников или сотрудников, чьи таланты легко заменить.

Наконец, некоторой добровольной текучести можно избежать, а некоторой — неизбежно. Предотвращаемая текучесть кадров проистекает из причин, на которые организация может повлиять. Например, если сотрудники увольняются из-за низкой удовлетворенности работой, компания может улучшить ситуацию, изменив структуру работы, чтобы предложить людям больше проблем или больше возможностей для развития своих навыков. Неизбежная текучесть кадров вызвана обстоятельствами, которые организация практически не контролирует. Например, если сотрудники увольняются из-за проблем со здоровьем или желания вернуться в школу, организация мало что может сделать, чтобы их удержать.

Различие между текучестью, которой можно избежать, и неизбежной, важно, поскольку для организации не имеет смысла вкладывать значительные средства в сокращение текучести кадров, возникающих по в значительной степени неизбежным причинам.

Как рассчитать текучесть кадров

Расчет текучести кадров очень прост. Во-первых, определите среднее количество сотрудников в течение определенного периода, разделив сумму сотрудников в начале и в конце периода на два. Чтобы определить текучесть кадров, разделите количество сотрудников, разделенных в течение периода, на среднее количество сотрудников.

В виде формулы вычисление составляет:

Скорость текучести кадров = 100 x (Разлученные сотрудники / ((Начальная численность рабочей силы + Конечная численность рабочей силы) / 2)).

Например, если у вас 75 сотрудников в начале периода и 85 в конце, ваше среднее количество сотрудников составляет 80. Если 16 сотрудников покинули компанию, это 16/80, или 20 процентов.

Статистика текучести кадров

Правительство регулярно распространяет статистику текучести кадров.Вот уровень текучести кадров по отраслям по состоянию на январь 2019 года по данным Бюро статистики труда Министерства труда США:

Почему имеет значение текучесть кадров

Даже когда рынок труда ограничен и люди сильно мотивированы оставаться со своим нынешним работодателем, было бы недальновидно игнорировать управление удержанием. Это потому, что даже высокий уровень безработицы мало влияет на текучесть кадров наиболее эффективных сотрудников или сотрудников с востребованными навыками.

Более того, предприятия во всех отраслях сталкиваются с надвигающейся нехваткой талантов в целом, а также с нехваткой сотрудников со специализированными компетенциями, которые способствуют конкурентному преимуществу компаний. Организации, которые систематически подходят к удержанию персонала — в хорошие и плохие времена — будут иметь больше шансов справиться с такой нехваткой.

Оборот имеет значение по трем основным причинам: (1) это дорого; (2) это влияет на эффективность бизнеса; (3) управлять им становится все труднее.

Стоимость текучести кадров

Уход сотрудников стоит компании время, деньги и другие ресурсы.

Исследования

показывают, что прямые затраты на замену могут достигать 50–60% годовой заработной платы сотрудника, а общие затраты, связанные с текучестью, колеблются от 90% до 200% годовой заработной платы.

Если эти оценки кажутся вам завышенными, имейте в виду, что помимо очевидных прямых затрат, связанных с текучестью (таких как накопленный оплачиваемый отпуск и расходы на замену), существует множество других затрат. Эти расходы включают:

Финансовые затраты:

Время персонала (выходное собеседование, расчет заработной платы, льготы)
Время менеджера (попытки удержания, выходное собеседование)
Начисленный оплачиваемый отпуск (отпуск, больничный)
Временное страхование (условный сотрудник, сверхурочные для оставшихся сотрудников)

Затраты на замену:

Компенсация за нового найма
Поощрения при приеме на работу (подписной бонус, возмещение расходов на переезд, льготы)
Время менеджера по найму и сотрудника подразделения / отдела
Время и материалы ориентационной программы
Расходы на вводный курс кадрового персонала (заработная плата, набор льгот)

Стоимость обучения:

Формальное обучение (время для стажеров и инструкторов, материалы, оборудование)
Обучение без отрыва от производства (время руководителя и сотрудников)
Наставничество (время наставника)
Социализация (время других сотрудников, поездки)
Потеря производительности до замены освоила работу

Прочие расходы:

Задержки производства и обслуживания клиентов; снижение качества продукта или услуги
Потерянные клиенты
Не удалось привлечь клиентов, которые были бы приобретены, если бы сотрудник остался.
Более жесткая конкуренция, когда сотрудник переходит в конкурирующую компанию или создает собственный бизнес
Заражение (другие сотрудники решают уйти; например, присоединиться к перебежчику в его / ее новой организации)
Нарушения командной работы
Потеря диверсификации кадров

Очевидно, что оборотные расходы могут иметь тревожные последствия.По оценкам одного исследования, расходы, связанные с оборотом, составляют более 12% дохода до налогообложения для средней компании и почти 40% для компаний с 75-м процентилем текучести.

Однако помните, что не вся текучесть кадров вредна для организации. Как отмечалось ранее, некоторая текучесть кадров может принести важные выгоды. Например, новый сотрудник может оказаться более продуктивным или квалифицированным, чем предыдущие сотрудники.

Чтобы разработать эффективный план удержания, вам необходимо учитывать как затраты, так и выгоды, связанные с текучестью кадров в вашей организации.

Оборачиваемость влияет на эффективность организации

Все больше исследований связывают высокую текучесть кадров с недостаточной производительностью организации. Например, одно общенациональное исследование медсестер в 407 больницах показало, что текучесть кадров среди зарегистрированных медсестер положительно и линейно связана как с операционными расходами, так и с расходами на персонал на скорректированную госпитализацию.

Аналогичным образом было показано, что сокращение текучести кадров улучшает рост продаж и моральный дух персонала. Кроме того, высокоэффективные методы управления персоналом (включая сокращение дисфункциональной текучести кадров) увеличивают прибыльность фирмы и ее рыночную стоимость.

Эти отношения становятся еще более выраженными, если учесть, кто уходит. Например, исследования показывают, что высокая текучесть кадров среди сотрудников с обширным социальным капиталом может резко снизить эффективность работы организации.Таким образом, опытный менеджер по персоналу может составить четкое экономическое обоснование для адаптации стратегии управления текучестью к типам сотрудников, покидающих организацию.

Удержание может стать более сложной задачей

Готовы ли вы к кризису талантов? Существует множество мнений относительно того, сигнализируют ли демографические тенденции и тенденции рынка труда о надвигающейся нехватке общего предложения рабочей силы.

Например, по данным Manpower, Inc., «Демографические сдвиги (старение населения, снижение рождаемости, экономическая миграция), социальная эволюция, неадекватные образовательные программы, глобализация и предпринимательская практика (аутсорсинг, офшоринг, трудоустройство по требованию). . . вызывая нехватку [рабочей силы] не только в общей доступности талантов, но также — что более важно — в конкретных требуемых навыках и компетенциях.

Почему сотрудники уходят

Многие исследования удержания талантов сосредоточены на понимании различных причин, по которым сотрудники решают покинуть организацию, а также процессов, с помощью которых люди делают такой выбор.Понимая, почему люди уходят, организации также могут лучше понять, почему люди остаются, и могут узнать, как повлиять на эти решения.

Теория организационного равновесия может пролить ценный свет на эти вопросы. Согласно этой теории, человек будет оставаться в организации до тех пор, пока стимулы, которые она предлагает (например, удовлетворительная оплата, хорошие условия труда и возможности для развития), равны или превышают вклад (время, усилия), требуемый от человека. организацией.

Более того, на эти суждения влияет как желание человека покинуть организацию, так и легкость, с которой они могли уйти. Понятно, что текучесть кадров — сложный процесс. То есть, хотя некоторые люди могут бросить работу импульсивно, большинство уходящих людей тратят время на первоначальную оценку своей текущей работы с точки зрения возможных альтернатив, вырабатывая намерения относительно того, что делать, и участвуя в различных типах поведения при поиске работы.

Конкретные факторы текучести кадров влияют на ключевые отношения к работе, такие как удовлетворенность своей ролью и приверженность организации. Низкое удовлетворение и заинтересованность могут инициировать процесс отказа, который включает в себя мысли об увольнении, поиск работы, сравнение альтернативных возможностей и намерение уйти. Этот процесс может привести к текучести кадров, если организация не сможет эффективно управлять им.

Факторы текучести могут также вызывать другие виды поведения на работе, предполагающие уход, например прогулы, опоздания и низкую успеваемость, любое из которых может закончиться уходом без поиска работы, оценки альтернатив или длительного рассмотрения возможности увольнения.

Урок? Чтобы упреждающе управлять удержанием, организации должны отслеживать и корректировать ключевые аспекты рабочей среды, которые влияют на желание сотрудников остаться или уйти.

Когда у кого-то есть множество альтернатив, более привлекательных, чем его текущая роль, решение уйти становится намного легче. Таким образом, менеджеры, умеющие удерживать сотрудников, должны следить за альтернативными возможностями, чтобы гарантировать, что должности останутся конкурентоспособными.

Почему сотрудники остаются

Конечно, также важно понимать, почему сотрудники остаются.

В некоторых недавних исследованиях изучалось, каким образом сотрудники становятся неотъемлемой частью своей работы и своего сообщества.По мере того, как сотрудники участвуют в своей профессиональной и общественной жизни, они развивают сеть связей и отношений как на работе, так и вне ее. Уход с работы потребует разрыва или изменения этих связей. Сотрудники, у которых много связей, более интегрированы, и поэтому у них есть множество причин оставаться в организации.

По мнению исследователей, существует три типа соединений, которые способствуют внедрению:

(1) «звенья»,

(2) «подходит» и

(3) «Жертва. ”

Каждый из этих типов может иметь отношение к организации или окружающему сообществу.

Ссылки — это связи с другими людьми, группами или организациями. Примеры включают отношения с коллегами, рабочими группами, наставниками, друзьями, родственниками, церковными группами и так далее. Сотрудники, имеющие многочисленные связи с другими членами своей организации и сообщества, более интегрированы, и им будет труднее уволиться.

Fit показывает степень, в которой сотрудники считают себя совместимыми со своей работой, организацией и обществом. Например, сотруднику, который любит активный отдых и живет в сообществе, которое предлагает отличные возможности на свежем воздухе, будет труднее оставить свою работу, если для этого потребуется переехать в другое сообщество, которое не предоставляет таких возможностей.

Жертвоприношение представляет собой форму ценности, от которой человеку пришлось бы отказаться, если бы он уволился с работы.Жертвы включают в себя финансовое вознаграждение, основанное на сроке пребывания в должности, благоприятную рабочую среду, возможности продвижения по службе, статус в обществе и т. Д. Сотрудники, которым пришлось бы жертвовать большим, более интегрированы и, следовательно, с большей вероятностью останутся.

Разработка и внедрение плана управления хранением

Простые однократные усилия по удержанию (например, индивидуальный опрос сотрудников, разовая премия или однажды предложенная программа обучения менеджеров) вряд ли окажут большое влияние в долгосрочной перспективе.

Для наиболее эффективного управления удержанием необходимо постоянно проводить диагностику характера и причин текучести кадров, а также разрабатывать (и постоянно совершенствовать) правильное сочетание инициатив по удержанию.

Это требует думать об удержании сотрудников до приема на работу, пока они работают в вашей компании и после увольнения. Как специалист по персоналу, вы должны сыграть решающую роль в этом процессе.Действительно, многие организации интегрируют свои усилия по удержанию персонала в более широкую стратегию управления талантами.

Управление талантами включает планирование, найм, развитие и удержание персонала, чтобы гарантировать, что организация имеет доступ к качеству и количеству талантов, необходимых для конкуренции сейчас и в будущем. Недавнее исследование показало, что 53% организаций имеют инициативу по управлению талантами, а 76% этих предприятий считают управление талантами одним из главных приоритетов организации.

Но имейте в виду, что каждая организация уникальна, работает в своей уникальной среде и имеет свои собственные стратегии и задачи в области человеческого капитала. Даже в рамках одной организации цели и задачи удержания могут различаться в зависимости от отделов, подразделений, типов должностей, географических местоположений и даже отдельных лиц. Таким образом, универсальные инициативы по удержанию могут иметь неприятные последствия.

Как же тогда вы должны подойти к задаче разработки правильного плана управления хранением для вашей организации?

Шаг 1: Анализ оборота

Не всякая добровольная текучесть кадров вредна для организации.Текучесть кадров среди отстающих, текучесть кадров, которая позволяет вашей компании открывать новые перспективы и набор навыков или снижает затраты на рабочую силу, — все это примеры функциональной текучести. Более того, в большинстве случаев невозможно предотвратить увольнение каждого сотрудника из компании.

Однако текучесть кадров становится дисфункциональной, когда уходят не те люди, или когда текучесть кадров становится настолько высокой, что сопутствующие издержки и нестабильность перевешивают выгоды.

Чтобы определить, является ли текучесть кадров на вашем предприятии проблемой, вам необходимо провести анализ текучести. Эффективный анализ оборота исследует три вопроса:

(1) Сколько человек уходит (текучесть)?

(2) Кто уходит?

(3) Каковы относительные затраты и выгоды от вашего текущего оборота?

Используйте уравнение оборачиваемости, чтобы рассчитать коэффициент оборачиваемости за определенный период времени.
Также отслеживайте типы текучести (например, добровольную или вынужденную, предотвращаемую и неизбежную), тип сотрудника (неполный или полный рабочий день), категорию должности, уровень должности, географическое положение и другие категории, которые могут быть важны для вашей организации (например, уровень производительности уходящих сотрудников). Эти основные данные помогут вам определить «горячие точки» текучести, на которых нужно сосредоточиться.

Затем сравните показатель текучести кадров.
Благодаря внутреннему сравнительному анализу вы отслеживаете текучесть кадров в вашей организации с течением времени. Если этот показатель увеличивается в целом или среди отдельных групп или мест, это может быть красным флажком.

С помощью внешнего сравнительного анализа вы сравниваете текучесть кадров вашей организации с отраслевыми показателями и показателями конкурентов. Если ваши ставки значительно выше, чем у компаний-конкурентов, ваша фирма может оказаться в невыгодном конкурентном положении.

В качестве альтернативы, относительно низкие ставки в вашей компании могут дать преимущество перед конкурентами. Лучшим источником сравнительных данных является обследование вакансий и текучести кадров Министерства труда.

Затем задайте вопрос «кто уходит?»
Вопрос о том, кто уходит, имеет решающее значение для оценки того, насколько текучесть кадров является функциональной или дисфункциональной, поскольку не все сотрудники имеют одинаковую ценность для вашей организации.

Кроме того, некоторые сотрудники могут уволиться по другим причинам, чем другие. Из-за этих и других различий вы должны отслеживать отдельные данные об уровнях производительности, навыках (особенно востребованных или трудно заменяемых), сроках пребывания в должности и членстве в недостаточно представленных группах (например, меньшинства, женщины) лиц, покинувших . Эта информация даст вам более полное представление о том, в какой степени текучесть кадров является проблемой в вашей организации.

Шаг 2: Планирование

Взятые вместе, анализ текучести кадров, сравнительный анализ и оценка потребностей позволяют определить, в какой степени текучесть кадров проблематична в вашей организации. Эти данные помогут вам разработать соответствующие ответы и установить цели удержания. Если вы решили, что текучесть кадров не является проблемой, возможно, вы захотите просто сохранить статус-кво, продолжая контролировать текучесть кадров в своей организации.

Если вы определили, что текучесть кадров действительно представляет проблему, возможно, вам стоит рассмотреть стратегии широкого или целевого удержания (или их комбинацию), в зависимости от уникальной ситуации вашей компании.

Стратегии на широкой основе основаны на общих принципах управления удержанием и призваны помочь снизить текучесть кадров по всем направлениям. Например, «Уменьшить годовой оборот в нашей компании на 7%».

Целевые стратегии разработаны для драйверов текучести, специфичных для организации, и предназначены для решения проблем, специфичных для организации. Часто эти стратегии также используются для влияния на текучесть кадров среди определенных групп сотрудников. Например, «Повысьте уровень удержания женщин-инженеров на 10%».

Когда текучесть кадров допустима, скорость текучести приемлема и текучесть кадров считается функциональной, текучесть кадров не является существенной текущей проблемой.Таким образом, ваша организация может сосредоточиться на мониторинге ситуации и поддержании статус-кво.

Если затраты допустимы, но увольнение сотрудников считается дисфункциональным, рассмотрите стратегии с низким уровнем инвестиций, нацеленные на увольняющихся, например, создание более гибких условий работы.

Когда затраты приемлемы, но скорость текучести кадров проблематична, вы можете попробовать стратегии с низкими инвестициями, но с широким охватом.

Когда возникают проблемы и с текучестью, и с тем, кто уходит, вам понадобятся как целевые, так и широкие стратегии.

Когда оборотные расходы считаются недопустимо высокими, ищите стратегии, обеспечивающие положительное соотношение затрат и выгод, даже если они требуют значительных ресурсов.

Наконец, когда ни процентная ставка, ни кто уходит, не являются проблемой, но текучесть кадров высока, компаниям следует стремиться упорядочить и сократить расходы, связанные с каждым уходящим человеком.

Шаг 3: Внедрение

Действия, которые вы предпримете для реализации своего плана, будут зависеть от стратегии, которую вы преследуете, и от уникальных обстоятельств вашей организации. При любых организационных изменениях вы захотите получить поддержку высшего руководства и поддержку своей стратегии.

Также будет важно разработать план коммуникаций, чтобы менеджеры понимали изменения и были готовы к внедрению новых политик и процедур.Постарайтесь предвидеть любые возможные возражения против вашей новой стратегии и будьте готовы решить эти проблемы.

Шаг 4: Оценка

Оценка результатов так же важна, как и планирование и реализация.

Усилия по удержанию могут потребовать значительных вложений, поэтому вы захотите оценить их влияние относительно стоимости.Например, подумайте, сколько сотрудников уходят, какие сотрудники уходят, и какую прибыль ваша компания получает от своих инвестиций в стратегии.

Подумайте, соответствуют ли эти результаты целям вашей компании по удержанию, а если нет, то некоторые из этих целей нереалистичны и нуждаются в изменении. Также оцените, указывают ли неудовлетворительные результаты на необходимость сбора новых видов данных или на разработку более эффективного подхода к реализации.

Изучение этих вопросов может помочь вам выявить причины, лежащие в основе неидеальных результатов. Это позволяет вам объективно оценить свои стратегии удержания и внести изменения, необходимые для улучшения результатов.

Практика эффективного удержания: вовлечение сотрудников

Повышение вовлеченности сотрудников в вашей организации может помочь вам сохранить таланты.Вовлеченные сотрудники довольны своей работой, получают удовольствие от своей работы и организации, верят, что их работа важна, гордятся компанией и верят, что их работодатель ценит их вклад.

Поэтому неудивительно, что организации любого размера и типа вкладывают значительные средства в политику и методы, способствующие вовлечению их сотрудников.

Вот несколько эффективных способов повысить вовлеченность сотрудников:

Дизайн работы — Повышение значимости, автономности, разнообразия и поддержки коллег в рабочих местах.

Набор и отбор — Используйте четкое общение для достижения соответствия между персоналом и работой и персоналом и организацией. Нанимайте сотрудников внутри компании, если это стратегически и практически осуществимо.

Обучение и развитие — Обеспечивает ориентацию, которая сообщает, как рабочие места вносят вклад в миссию организации, и помогает новым сотрудникам установить отношения с коллегами. Предлагайте постоянное развитие навыков.

Управление вознаграждениями и производительностью — Рассмотрите системы на основе компетенций и оплаты по результатам. Ставьте сложные цели. Обеспечьте положительный отзыв и признание всех видов вкладов.

Эффективное управление текучестью кадров в вашей организации может оказаться сложной задачей. Вам необходимо иметь полное представление о многих стратегиях, имеющихся в вашем распоряжении. Вам также понадобится способность претворять в жизнь надежный план удержания и извлекать уроки из его результатов.Однако, учитывая высокую стоимость текучести кадров и влияние текучести кадров на вашу организацию, ваши усилия того стоят.

Узнайте, как Humanity может помочь вам привлечь и удержать лучших сотрудников с помощью гибких графиков и простого в использовании мобильного приложения.

Забронируйте демо

Создание корпоративного календаря

По умолчанию Microsoft Project Server использует стандартный корпоративный календарь для планирования. Некоторые организации могут использовать несколько календарей. Например, если некоторые из сотрудников вашей организации работают в другой стране, эти сотрудники, скорее всего, будут соблюдать другие праздники, и поэтому им потребуется другой корпоративный календарь для планирования работы над проектом. Вы можете создать новый пустой корпоративный календарь с помощью Microsoft Project Web App и Microsoft Project Professional.

Примечание: У вас должны быть права администратора, чтобы создавать или редактировать корпоративные календари.

На панели быстрого запуска щелкните Server Settings .
На странице Server Settings щелкните Enterprise Calendars .
На странице Enterprise Calendars щелкните New Calendar .
В диалоговом окне Windows Security введите свое имя пользователя и пароль для подключения к Project Server через Project Professional, а затем нажмите OK .
Примечание: Если вы используете встроенную проверку подлинности Windows и в настройках Internet Explorer настроен автоматический вход в систему, или если Project Professional уже подключен к серверу, который использует правильный профиль, вам не будет предлагаться ввести учетные данные. .
Откроется
Project Professional и отобразится диалоговое окно Изменить рабочее время .
Введите имя нового календаря в поле Для календаря .
Используйте календарь вместе с вкладками Исключений и Рабочих недель , чтобы изменить рабочее и нерабочее время для вашей организации. Для получения дополнительной информации см. Изменение рабочего и нерабочего времени.
Щелкните OK в диалоговом окне Изменить рабочее время , чтобы сохранить новый календарь в Project Server.
Закройте Project Professional.

Верх страницы

Полное руководство по управлению работой предприятия

Что такое управление работой предприятия?

Источник рабочего хаоса — Рабочий хаос — это дилемма, которая преследует практически каждую команду предприятия. Он возникает в результате серьезного неправильного управления работой и может принимать разные формы, в том числе:

ПРОЦЕССЫ СЛУЧАЙНОГО ВВОДА

Никто не знает «правильного» способа отправки запроса, поэтому запросы приходят в любое время дня, во всех формах и размерах — без ключевой информации, которая вам нужна.Безумие пытаться угнаться за ними всеми.

ПОТРАЧЕННОЕ ВРЕМЯ

Ваша команда тратит слишком много времени на телефонные звонки, переписку по электронной почте, визиты к офису, посещение совещаний по статусу и попытки сбора данных вместо того, чтобы выполнять их.

ОТКЛЮЧЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Ваше стратегическое направление отключено от обязательств, которое отключено от работы, которое отключено от отслеживания и управления производительностью и т. Д.

СГОРАЕТ

Хаос и разочарование, связанные с отключенной работой, приводят к нездоровому стрессу, долгому рабочему дню, слишком большому количеству напитков с кофеином и, в конечном итоге, к крайнему недовольству своей работой.

РАБОТАЕТ В КАЖДОМ НАПРАВЛЕНИИ

Беспорядок в работе и низкая видимость означают, что вы и члены вашей команды всегда бегаете, как волосы в огне, пытаясь получить данные, которые вам нужны, чтобы успокоить руководителей и заинтересованных лиц.

НЕТ ПРИНЯТИЯ

Владельцы проектов, члены команд и руководители не используют ваши инструменты, потому что они не имеют отношения к их работе и имеют ужасное удобство использования.

ПЛОХАЯ ВИДИМОСТЬ В РАБОТЕ

Каждый человек и команда используют разные разрозненные инструменты для работы, такие как совместное использование документов, PPM, электронные таблицы, электронная почта, доски, инструменты управления задачами и т. Д., что приводит к разрозненным рабочим данным, сбор которых занимает часы.

НЕДОСТАТОЧНАЯ ВИДИМОСТЬ РЕСУРСОВ

Трудно понять, насколько эффективно или неэффективно используются ресурсы для выполнения ваших деловых обязательств.

ПОСТОЯННАЯ ПОЖАРНАЯ ДРЕЛЬ

Без информации, необходимой для улучшения процессов или необходимого объема видимости ресурсов, у вас нет возможности обосновать приоритеты или сроки, что приводит к постоянному тушению пожаров вместо выполнения стратегической работы.

Цена отсутствия связи. На самом деле, однако, не рабочий хаос, неудачи проекта или даже неэффективность являются реальным источником этой боли. Настоящий злодей — это мерзкая вещь, называемая разобщенностью.

Все эти отключенные инструменты (такие как электронная почта, электронные таблицы и управление проектами), отключенные процессы (включая ручные задачи и нарушенные рабочие процессы) и отключенные люди (например, удаленные сотрудники, глобальные команды и другие культуры), с которыми вы взаимодействуете каждый день создавать огромные препятствия на пути к эффективному управлению работой и причинять много боли на этом пути.

Кроме того, большинство организаций не осознают, во сколько обходится им эта разобщенность в долларах, эффективности и производительности.

СИЛОС,

Люди, работающие с разными, не связанными друг с другом инструментами, неизбежно приводят к разрозненности групп и практически полной прозрачности работы.

ПЕРЕДАЧА РАБОТЫ

Когда к вам со всех сторон прилетают заявки на работу, иногда они проваливаются, и время теряется. Это может сдерживать выполнение целых проектов, путать ресурсы, нарушать стратегии и ставить под угрозу конкурентное преимущество.

УНИФИРУЙТЕ ИНСТРУМЕНТЫ

Использование пяти или более инструментов приводит к рассредоточению рабочих данных, ухудшению видимости, снижению производительности и увеличению хаоса. Пора раз и навсегда покончить с разъединением, внедрив единый централизованный инструмент для управления всей вашей работой.

ПОТРАЧЕННОЕ ВРЕМЯ

Отсутствие связи означает, что сотрудники тратят больше времени на статусные встречи и электронную почту, в то время как все отчаянно пытаются попасть на одну и ту же страницу. Это также означает, что ручные процессы съедают тонну рабочего дня в среднем.

ОТВЕРСТИЯ

Компании теряют 650 миллиардов долларов в год из-за низкой производительности труда и творческих способностей из-за отвлекающих факторов.

ОТКАЗ

Институт управления проектами (PMI) сообщает, что менее двух третей проектов фактически соответствуют своим целям и бизнес-намерениям. Фактически, по оценкам, на каждый миллиард долларов, потраченный на проваленный проект, 135 миллионов долларов теряются навсегда … безвозвратно.

ФРУСТРАЦИЯ

Отключение вызывает у отдельных членов команды огромный стресс из-за недостаточной прозрачности работы и зависимостей, неэффективных процессов и разрозненной рабочей информации.Фактически, три четверти американских рабочих описывают свою работу как стрессовую.

ОБЪЕДИНЯЙТЕ ПРОЦЕССЫ

Разъединенные инструменты неизбежно приводят к разъединению процессов, особенно когда вы используете отдельные инструменты для управления разными этапами жизненного цикла проекта и дополнительные инструменты для управления остальной частью вашей работы. Секрет унификации процессов заключается в управлении непрерывным жизненным циклом работы предприятия, а не только частями жизненного цикла проекта.

Полный жизненный цикл работы

К сожалению, большинство доступных решений для управления работой не позволяют управлять ею на протяжении всего жизненного цикла работы.В лучшем случае они сосредотачиваются только на одном или двух этапах.

ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Большинство инструментов управления проектами и портфелями (PPM) не справляются с работой, отличной от проектов (например, неструктурированная работа, повседневная работа с включенным светом, специальные запросы и т. Д.). И инструменты PPM могут отлично работать для планирования и координации проектов, но они оставляют вам пробелы, которые нужно заполнить для всего остального.

ИНСТРУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ

Существуют тысячи инструментов управления задачами, из которых вы можете выбирать, но они обычно столь же просты, как и приложения, и помогают только управлять выполнением работы; вам нужно будет найти другие инструменты, которые помогут вам планировать, расставлять приоритеты, сотрудничать и измерять.

СОЦИАЛЬНЫЙ ИНСТРУМЕНТ

Большинство социальных инструментов — это приложения или надстройки, которые даже не позволяют вам сотрудничать в контексте вашей работы, а это означает, что совместная работа не связана с реальной работой, с которой она связана. Благодаря этим социальным инструментам сотрудничество не проходит через весь жизненный цикл работы.

Управляйте работой на протяжении всего жизненного цикла работы

Напротив, EWM объединяет эти неполные подходы для решения всего жизненного цикла работы, обеспечивая большую прозрачность и продуктивность, чем когда-либо прежде.Впервые менеджеры, команды и заинтересованные стороны могут узнать, кто над чем работает, правильная ли это работа и идет ли она по плану.

Почему управление корпоративной работой сейчас так популярно?

EWM — это горячий рынок, потому что мир работы быстро меняется, и организации изо всех сил пытаются найти новые способы справиться со все более сложной и разрозненной бизнес-средой. Гуру менеджмента Питер Друкер сказал об этом так:

«Самым важным и действительно уникальным вкладом менеджмента в 20-м веке стало пятидесятикратное увеличение производительности физического труда на производстве.Самый важный вклад, который необходимо внести менеджменту в 21-й век, — это также повысить продуктивность работы, связанной с умственными трудами, и работников умственного труда ».

Питер Друкер

Кроме того, аналитические фирмы, такие как Gartner, начали отслеживать растущую динамику этого рынка. Хотя они могут использовать разные названия — в случае Gartner — управление совместной работой, — значение остается прежним.

Согласно недавнему отчету Gartner о развивающемся цифровом рабочем месте, «платформы для управления совместной работой помогают командам достигать своих целей с большей гибкостью за счет сочетания управления проектами и возможностей социального программного обеспечения… Вклад совместных и социальных возможностей (поддержка разговоров, потоков деятельности , обмен информацией, пространство для коллектива и проекта и т. д.) не только для координации выполнения задач или обработки исключений.

«Эти возможности также могут быть использованы для выполнения реальной работы, — продолжает отчет, -… по крайней мере, в той степени, в которой работа, которой необходимо управлять, включает создание контента, принятие решений, сбор и систематизацию информации, комментирование отчетов. , изготовление дизайнов и т. д. Преимущество прозрачности выполнения работы из системы, которая занимается управлением работой, состоит в том, что для управления ею требуется меньше усилий — например, нет необходимости предоставлять информацию о статусе.”

Отраслевые аналитики и руководители предприятий в одинаковой мере осознают огромный потенциал роста, который EWM может дать инновационным компаниям, готовым воспользоваться этим.

Будь то традиционный PPM, PSA или их гибрид, основная проблема всех этих решений заключается в том, что они предназначены для управления и контроля, а не для интерактивного командного сотрудничества. Как таковые, они не могут предоставить интегрированный, цельный опыт, необходимый для реализации решения. Проще говоря, они представляют собой инструменты планирования, которые пытаются распространиться на область реализации решения, но не имеют фундаментальных характеристик и возможностей, необходимых для успешного выполнения работ по реализации решения.

Будьте в курсе событий с помощью нашей бесплатной электронной почты. Отобранные вручную технические документы и сообщения из нашего блога, а также эксклюзивные видеоролики и приглашения на веб-семинары позволяют нашим пользователям быть на шаг впереди.

Нажимая «РЕГИСТРАЦИЯ», вы соглашаетесь с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности

Чем корпоративное управление работой отличается от (_______)?

УПРАВЛЕНИЕ ИТ-СЛУЖБАМИ

Решения

для управления ИТ-услугами (ITSM) предлагают широкий спектр набор возможностей, но они очень хорошо справляются с двумя вещами:

Применение передовых методов нисходящего обслуживания и структур управления, таких как библиотека ИТ-инфраструктуры (ITIL), для ИТ-отделов.
Обработка запросов транзакционных услуг, таких как подготовка оборудования или поддержка приложений конечных пользователей.

ITSM-решения обычно не включают полнофункциональный проект и возможности управления портфелем.

В отличие от этого, Enterprise Work Management превосходит:

Обеспечение возможностей восходящего управления работой на низовом уровне, которые столь же полезны для заинтересованных сторон и руководителей бизнеса, как и для технического ИТ-персонала.
Обеспечивает прозрачность всего жизненного цикла работы: запросы, приоритеты, ход выполнения, отчеты и т. Д.
Управление не только транзакционными запросами, но и масштабные стратегические проекты.

УПРАВЛЕНИЕ ЖИЗНЕННЫМ ЦИКЛОМ ПРИЛОЖЕНИЯ

Решения

Application Lifecycle Management (ALM), такие как Microsoft TFS или Rally, представляют собой инструменты Agile, которые почти исключительно используются командами разработчиков программного обеспечения. Решения ALM имеют очень ориентированный на инженеров набор функций.

С другой стороны,

Enterprise Work Management охватывает все типы методологий работы и может включать гибкую работу, а также традиционные усилия Waterfall — часто в рамках одного проекта.В то время как инструмент ALM ориентирован в первую очередь на разработку, EWM рассматривает работу шире, охватывая не только разработка, но и планирование, рабочие процессы утверждения, информационные панели, отчеты и т. д.

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ УСЛУГ

Решения

Professional Services Automation (PSA) помогают обслуживающим организациям управлять временем и рабочей нагрузкой специалистов по обслуживанию, включая специализированных консультантов и полевой персонал. В чем преимущества решений PSA, так это в том, что они помогают этим командам управлять и максимизировать использование консультантов для достижения целей по доходам.Если основным показателем успеха специалиста по обслуживанию являются оплачиваемые часы, то часто подойдет решение PSA. Управление работой предприятия использует другой подход, фокусируясь на повторяемых рабочих процессах, которые можно автоматизировать и оптимизировать. В обслуживающей организации одна из сфер, в которой EWM идеально подходит, — это внедрение решений и привлечение клиентов. В этих командах основная цель — не оплачиваемые часы, а скорее успех, принятие и удержание клиентов. Команды внедрения обычно имеют шаблонный набор задач, которым должен следовать каждый новый заказчик, чтобы добиться успеха.PSA Решение не приспособлено к такому частому, повторяемому и высокому совместному рабочему процессу.

Какие общие функции в EWM?

Enterprise Work Management предоставляет вам единое место для управления всей вашей работой со всеми необходимыми вам заинтересованными сторонами. Полное решение EWM обычно включает следующее:

Управление проектами и портфелем Управляйте задачами, сроками и проблемами в одном удобном для просмотра пространстве

Управляйте задачами, сроками и проблемами в одном удобном для просмотра пространстве

Управление ресурсами

Распределите рабочую нагрузку и увеличьте эффективность своей команды.

Планирование мощностей

Распределите имеющиеся ресурсы на текущие и будущие проекты.

Методологии множественной работы

Выберите методику работы, которая вам больше всего подходит, будь то Agile, Waterfall или их сочетание.

Автоматизация рабочего процесса

Управляйте жизненным циклом работы от начала до конца, не полагаясь на несколько совещаний о статусе.

Управление запросами

Оптимизируйте и эффективно управляйте всеми вашими рабочими запросами.

Допуски

Добавьте контроль и согласованность в процессы утверждения.

Сотрудничество в команде

Используйте одно решение для всех проектов и специальных коммуникаций

Управление документами

Упорядочивайте, открывайте и обменивайтесь своими документами из одного места

Мобильный доступ

Управляйте работой и запросами со своего смартфона или планшета.

Социальное признание

Признавайте хорошую работу и предоставляйте своим сотрудникам обратную связь в режиме реального времени.

Очередь «Моя работа»

Просмотрите все свои задачи в одном месте и в первую очередь займитесь самой важной работой.

Уведомления и обновления

Сообщайте о статусе и держите всех в курсе, не полагаясь на электронную почту или телефонные звонки.

Отчеты и информационные панели

Соберите нужные данные и настройте представление, чтобы получить представление о важных показателях.

Отслеживание времени

Регистрируйте время на проектах, задачах и проблемах для точного выставления счетов и отчетности.

Безопасность корпоративного уровня

Гарантия спокойствия благодаря безопасности и шифрованию корпоративного уровня.

Интеграции и API

Устранение разрозненности информации за счет интеграции с другими корпоративными системами, такими как Salesforce, SAP, Jira и другими.

Экономическое обоснование решений EWM

Независимо от того, идет ли экономика вверх или вниз, получение поддержки со стороны лиц, принимающих решения, для финансирования любой инициативы часто требует строгого процесса утверждения.Менеджерам, которые понимают ценность решения EWM, по-прежнему необходимо конкурировать за доллары с другими отделами, в том числе со своими собственными.

Чтобы получить финансирование для таких важных инициатив, как Enterprise Work Management, требуется серьезное экономическое обоснование. Эффективное экономическое обоснование должно включать четкие примеры ожидаемого типа рентабельности инвестиций и способов ее достижения. Преимущества, предоставляемые решением EWM, делятся на две категории: эффективность и результативность. Преимущества эффективности легче измерить количественно, поскольку они обычно приводят к экономии времени и денег.Выгоды от эффективности менее ощутимы и могут включать улучшение качества и принятие более эффективных решений. Однако оба типа чрезвычайно важны при оценке рентабельности инвестиций в решение.

Важность управления изменениями

Чтобы преодолеть проблемы и пробелы, создаваемые традиционным, разовым управлением работой, и воспользоваться преимуществами EWM, вам необходимо использовать совершенно другой подход; тот, который не ограничивается только программным обеспечением.

Основой для достижения видения EWM является правильное программное обеспечение.Вам нужна технологическая платформа, которая обеспечивает единую систему взаимодействия на протяжении всего жизненного цикла работы, от входящих запросов до исходящих отчетов; возможность обратиться к любой методологии управления проектами, от Agile до Waterfall; единое место для управления как запланированными стратегическими проектами, так и внеплановыми разовыми работами; и, возможно, самое главное, это должно быть легко. Да, программное решение должно иметь правильную функциональность, но в мире социальных сетей и мобильных приложений компании сейчас отдают предпочтение простоте использования почти любому другому требованию.

Одной технологии недостаточно. Независимо от того, сколько вы вкладываете в программное обеспечение, если люди не будут его использовать, оно бесполезно — и вы столкнетесь с теми же проблемами управления работой, только теперь они стали хуже, потому что вы добавили еще один инструмент в смешивание.

Чтобы добиться реального внедрения, вам также потребуются экспертные услуги. Вам не придется предлагать новый подход к управлению работой без экспертов, которые были там раньше. Любой поставщик, предлагающий свое решение, «настолько простое, что вы можете использовать его прямо из коробки», не хочет тратить время на изучение вашей организации.Без экспертных услуг, основанных на понимании вашей отрасли и уникальных задач подразделения, будет практически невозможно выполнить обещания EWM.

И, наконец, вам необходимо управление изменениями, потому что реальное внедрение на предприятии требует нового мышления. Программное обеспечение и услуги имеют жизненно важное значение, но когда вы говорите о новом подходе к работе на предприятии, они должны сочетаться со стратегией управления изменениями, которая включает в себя лучшие отраслевые практики и модель зрелости, которая может расти вместе с вашей командой и рабочими процессами. делать.

Эффективное управление изменениями начинается со стратегии, которая учитывает не только влияние EWM на бизнес, но и влияние на культуру. Одна успешная компания указывает на четыре критических фактора успеха в разработке убедительного подхода к управлению изменениями:

В первую очередь — окружающая среда, во вторую — технологии
Надежная поддержка руководства
Разрешить пользователям отслеживать прогресс внедрения
Продолжение обучения посредством еженедельных тематических занятий

Когда программное обеспечение, услуги и передовые методы управления изменениями объединяются в одно решение для управления корпоративной работой, шансы на успех резко возрастают.

Каковы общие возражения против EWM?

Зачем нам нужен EWM решение, если у нас уже есть инструмент PPM?

Есть много компаний, которые предоставляют возможности управления проектами и портфелями для опытных менеджеров проектов. Однако EWM обращается к командам, которые стремятся не только управлять проектами сверху вниз, но и обеспечивать более эффективную работу снизу вверх. Аналитические фирмы, такие как Gartner, недавно отметили, что это «управление работой» (vs.традиционный подход к управлению проектами) набирает обороты.

Почему я должен рассматривать решение EWM, если электронные таблицы и электронная почта бесплатны?

Возможно, вы уже заплатили за электронные таблицы и электронную почту, но это не значит, что они подходят для управления работой. Использование электронной почты для обмена информацией о проекте создает контекстные пробелы и информационные черные дыры. И хотя электронные таблицы полезны, на их создание уходит много времени, и они устаревают, как только вы нажимаете «сохранить».«Как единая система правды и взаимодействия, EWM фактически помогает компаниям устранять разрозненные инструменты и разрозненные хранилища информации.

Мне нравится идея единой системы взаимодействия, но разве не кажется нереалистичным думать, что мы можем выполнить всю нашу работу в одной системе?

Многое из того, что сотрудники умственного труда делают каждый день — сбор и определение приоритетов запросов, просмотр и утверждение документов, создание отчетов о состоянии и т. Д. — можно легко перенести и повысить эффективность в рамках единой системы.Для других источников рабочей информации, таких как инструмент CRM или служба обмена корпоративными файлами, надежное решение EWM будет включать модули интеграции для автоматического извлечения данных и документов из этих периферийных систем.

Будущее EWM

Проблемы, которые привели к усложнению и отключению персонала, что привело к растущей потребности в корпоративном управлении работой, станут только более явными. Эти три тенденции, в частности, будут и в будущем побуждать компании стремиться к большей прозрачности и эффективности работы:

СОВМЕСТНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ВЛИЯНИЕ НА КУЛЬТУРУ РАБОЧИХ МЕСТ

Взрывное глобальное использование социальных сетей потребительского уровня сайты оказали значительное влияние на то, как мы ведем бизнес сегодня.По данным Pew Research Center, 72% взрослых, которые пользоваться Интернетом также пользоваться сайтами социальных сетей. Поведение и привычки, которые мы приобрели благодаря использованию социальных платформы, такие как Facebook, Twitter, Skype, Instagram и другие интерактивные средства массовой информации подготовили нас к общению и открытый обмен информацией.

Десять лет назад было невозможно управлять сквозным работа наших глобальных команд в режиме реального времени, например предоставление консультаций, задавать вопросы, смотреть с высоты птичьего полета на проекты, которые члены нашей команды работают или внимательно изучают при необходимости.Теперь есть. Те же средства массовой информации, которые мы используем для общения в нашей личной жизни становится частью того, как мы сотрудничаем по вопросам работы, и EWM находится в авангарде тот переход.

ПЛОСКИЕ ОРГАНИЗАЦИИ И ГОЛОС СОТРУДНИКА

Традиционная традиционная организация с пирамидальной иерархией и методом командно-административного управления постепенно уходит, уступая место более плоской и гибкой организационной структуре, в которой не существует устаревших стилей управления и разрозненной информации. ожидается совместная работа, и голос работника силен и услышан.Это большие изменения по сравнению с традиционной моделью компании, и они потребуют некоторой корректировки, но отдача будет значительной.

Согласно отчету «Роль вовлеченности сотрудников в возобновлении роста», работники, преданные своей организации, прикладывают на 57% больше усилий, чем работники, считающие себя не вовлеченными. Если рабочие будут задействованы, они будут более увлечены своей работой и будут более мотивированы выполнять работу и добиваться результатов.

ГИБКАЯ ПОЛИТИКА РАБОТЫ И ПОИСК РАБОЧЕГО БАЛАНСА

Царство рабочего дня с 9 до 5 подходит к концу, так как тот или иной гибкий график работы становится все более востребованным.Современная рабочая сила стремится к балансу между личной и профессиональной жизнью, и организации все в большей степени признают, что традиционные графики могут не подходить для всех.

Согласно Gallup, организации, предлагающие возможность работать удаленно, могут иметь преимущества, когда речь идет о рабочих часах и вовлеченности сотрудников. Удаленные сотрудники, как правило, проводят больше часов, чем их коллеги, работающие на месте, и немного более вовлечены (вовлеченность 32%), чем их коллеги, работающие на месте (вовлеченность 28%).Кроме того, удаленным сотрудникам не нужны офисные помещения, что сокращает расходы на недвижимость, которые являются одной из самых значительных затрат для бизнеса. Но с увеличением количества рассредоточенных команд, охватывающих все часовые пояса, возрастает потребность в более эффективных методах совместной работы, чтобы команды были сплоченными и подключенными к своей работе.

Каждая из этих тенденций и многие другие аналогичные движения заставляют компании пристально смотреть на то, как выполняется работа. Сложность, расстояние, различия поколений и распространение инструментов для совместной работы на сегодняшнем рабочем месте будут продолжать стимулировать спрос на EWM и в будущем.

областей работы — настройка корпоративного бизнеса

Под панелью вкладок вы найдете меню, в котором вы можете создать «новую область работы», а также отфильтровать список по названию области, местоположению, активному статусу или ключевому слову. поиск.

Когда вы нажмете «Новая область работы», вы должны увидеть следующую страницу. Слева вы увидите, что вкладка Main выделена.

Main

Начните с названия вашего нового района. Это может быть «Ресепшн», «Менеджер», «Бар» или любая работа или место, где вы работали в этом месте.Название области должно быть уникальным в пределах расположения, но несколько мест могут иметь одни и те же области.

Затем выберите Местоположение для этой области. Вы даже можете сделать это областью внутри области, назначив родительскую область.

Выберите, готовы ли вы к тому, что эта область станет активной. Неактивные области не будут отображаться в расписании.

Одним из преимуществ заместителя предприятия является оплата по месту жительства. Это позволяет вам платить своим сотрудникам в зависимости от характера работы. Если вы планируете использовать оплату по региону, вам понадобится уникальный экспортный код для этого региона. В противном случае конкретную сумму в долларах для каждой области необходимо ввести в категорию условий оплаты, которая будет подробно описана далее в этой статье.

Вы также можете выбрать цвет (или цвет) для этой области. Цвет будет отображаться в заголовке области в расписании и может служить для облегчения просмотра расписания, как показано ниже.

Вы завершили ввод основной информации для этой области. Затем давайте рассмотрим другие категории в этой области.

Если адрес этой области отличается от адреса ее основного местоположения, вы можете ввести эту информацию здесь.Включите «Использовать как адрес смены по умолчанию», чтобы эта область и все ее смены были связаны с этим адресом вместо адреса ее основного местоположения.

Мы называем это Области с Geo , и это полезно, если вам нужно, чтобы ваша команда прибыла на мероприятие, на рабочее место или в любое другое удаленное рабочее место, которое отличается от основного местоположения вашего бизнеса.

В приложении «Заместитель» ваша команда может просматривать свое расписание и время прихода и ухода за сменами. Когда сотрудник находится в Зоне с собственным адресом, ваши сотрудники будут видеть, где он находится на карте, и даже смогут проложить маршрут.Помощник помощника может даже уведомить вас, если они прибывают или мы слишком далеко от этой Зоны.

Подробнее об областях с Geo

Если у вас есть номера телефонов, адреса электронной почты, дескриптор программы обмена мгновенными сообщениями или веб-сайт, связанный с этой областью, вы можете ввести эту информацию на вкладке «Контакт».

Список — это отображение календаря на вкладке «Расписание». Это позволяет гибко просматривать ваше расписание либо по областям работы, либо по людям, на целый месяц или только на день.

На вкладке «Список» вы можете установить, как эта область будет отображаться при создании вашего расписания.Если эта область не является местом работы или ею занимаются люди, не включенные в ваше расписание, вы можете отключить параметр «Показывать в реестре».

Порядок сортировки в реестре определяет порядок расположения областей в расписании.

Если вы не знаете, какой список лучше всего подходит для вашего бизнеса, ничего страшного. Порядок составов можно изменить в любой момент на вкладке «Локации» депутата. Измените настройки для местоположения, области которого вы хотите изменить. Там вы можете перетащить области в желаемый порядок.

Вкладка «Управляется» позволяет вам назначить любого, кто будет управлять любыми членами команды, которые запланированы в этой конкретной области. Если уровень доступа их роли позволяет им, выбранные здесь сотрудники смогут составлять график и утверждать табели учета рабочего времени для этой области.

Выберите вкладку Условия оплаты, чтобы настроить оплату по региону.

Условия оплаты могут быть присвоены области, чтобы сотрудники могли получать заработную плату по-разному, когда они запланированы в этой области.

Например, поставщик общественного питания, у которого есть пул сотрудников на выбор, и который хочет, чтобы кто-то, работающий барменом, в любой момент времени, получал более высокую ставку, чем если бы они работали в любой другой области в любое другое время . Мы называем это оплатой по месту жительства.

При настройке заработной платы по региону необходимо сначала создать применимые Условия оплаты и назначить их Условиям найма всех применимых сотрудников. Мы вернемся к областям работы после краткого обзора этого процесса.

Условие оплаты — это ресурс, хранящийся в заместителе, который определяет, как применяется оплата, либо в долларовом выражении, либо в виде множителя другой ставки заработной платы в течение заданного периода времени.

Чтобы создать новое условие оплаты, перейдите на вкладку «Предприятие» и выберите «Условия оплаты».

Затем выберите Новое условие оплаты.

Первый шаг — присвоить этому условию оплаты соответствующее название. Поскольку это Условие оплаты будет использоваться для оплаты на основе области, оно может включать название области, но также может включать ставку оплаты и любые другие четкие формулировки, которые помогут вам идентифицировать это Условие оплаты в будущем. В этом примере мы настроим оплату по региону для зоны бармена нашей кейтеринговой компании.

Когда вы закончите с этим шагом, найдите кнопку с пометкой «Далее, шаг», чтобы продолжить.

Сделайте это базовым условием.

Определите, является ли данное Условие оплаты почасовой ставкой, как показано выше, или умноженной ставкой, как показано ниже. Умноженные ставки будут варьироваться в зависимости от ставки заработной платы, которую они умножают.

Если вам не нужно, чтобы это Условие оплаты ограничивалось определенными днями и часами, рекомендуется с графиком, Ежедневно — Весь день.

Как правило, почасовая ставка назначается в соответствии с точным соответствием часов. Это тот случай, когда выбрана опция «Оплатить точную часть».Тем не менее, Условие оплаты может устанавливать почасовую ставку за полную смену, даже если она соответствует только незначительной или основной части этой смены. Иногда это используется для специальных тарифов, таких как тарифы в дни государственных праздников, и не применяется к оплате по месту жительства.

Наконец, установите флажки рядом с любыми отделами, к которым будет применяться это Условие оплаты. В этом примере мы создаем условия оплаты для области бармена, поэтому мы ограничим это условие оплаты для этой области.

Найдите время, чтобы просмотреть это Условия оплаты перед сохранением.

После сохранения вы можете вернуться к списку и увидеть в нем новые условия оплаты. Рядом с ним должен быть красный крестик. Это означает, что его еще можно удалить, поскольку он еще не используется. Красный значок «X» не отображается рядом с каким-либо условием оплаты, которое назначено сотруднику, области или связано с ожидающим расписанием.

Это условие оплаты является первым шагом настройки оплаты по региону. Второй шаг — назначить Условия оплаты любым необходимым Условиям занятости.Условия найма не зависят от конкретного сотрудника. У вас может быть несколько условий найма, которые назначены только одному сотруднику, а также нескольким сотрудникам, каждому из которых назначается один и тот же Срок найма.

Для начала перейдите на вкладку «Предприятие» и найдите «Условия найма».

Здесь вы увидите список ваших условий трудоустройства. Вам нужно будет добавить это Условие оплаты ко всем применимым Условиям трудоустройства. В этом примере мы добавим его к ежедневному сроку трудоустройства в размере 15 долларов США.

При выборе условий оплаты вы должны увидеть базовую ставку заработной платы, а также любые условия оплаты, назначенные для данного Срока работы.Обратите внимание, что срок трудоустройства бармена доступен, но еще не назначен.

Вы можете использовать перетаскивание, чтобы назначить Условия оплаты сроку занятости. Обязательно разместите его ниже базового условия оплаты. Условия оплаты всегда должны быть нисходящими, от наименее вероятных до наиболее вероятных, с условиями оплаты на основе области внизу.

Вам нужно будет повторять этот процесс для каждого Срока работы, назначенного любому Сотруднику, которому вы хотите иметь право на получение заработной платы по месту жительства.Вы можете быстро перейти к следующему сроку занятости, щелкнув стрелку справа от «Сохранить этот срок занятости» и выбрав «Сохранить и затем». Если вам нужно быстро создать новый Срок приема на работу, который имеет лишь несколько отличий, вы также можете выбрать «Сохранить и продублировать».

После того, как новое условие оплаты будет назначено для всех применимых условий найма, вы можете продолжить настройку оплаты по месту жительства.

Чтобы продолжить, щелкните вкладку «Предприятие» и обратите внимание на список последних вкладок. Это позволит вам быстро вернуться к разделам работы, но вы всегда можете найти его на панели управления предприятия.

Существует множество способов настройки условий оплаты для области. Здесь мы рассмотрим два основных сценария: оплата по району с общей сверхурочной работой и оплата по району с учетом сверхурочной работы по району.

Это наиболее распространенный сценарий, в котором сотрудник получает разные ставки заработной платы за работу в каждой области, но сверхурочная работа рассчитывается с использованием их базовой ставки оплаты и не привязана к обрабатываемой области.

В этом примере наши Области: Бармен, Консьерж, Блюда и Сервер.Когда вы нажимаете «Изменить» слева от одной из областей,

и выбираете Условия оплаты,

Найдите два столбца, как показано ниже. Существующие условия оплаты труда, применимые к этому отделу, перечислены слева. Если вы не видите искомые условия оплаты, вернитесь на вкладку «Предприятие: условия оплаты» и убедитесь, что эта область выбрана в разделе «Применимые департаменты».

В этом примере мы настраиваем оплату на основе области для области бармена, поэтому только условие оплаты бармена должно быть в категории «Назначено».

Если это Условие оплаты также присутствует в Сроке занятости сотрудника, и этот сотрудник должен работать барменом, то этому сотруднику будет выплачиваться оплата в соответствии с Условиями оплаты, а не по его Базовой ставке оплаты труда.

Это будет означать, что любой сотрудник, работающий сверхурочно в течение Срока найма, будет установлен как множитель базовой ставки сотрудника. Чтобы проверить это, вы можете найти условия найма на вкладке «Предприятие».

Нажмите кнопку «Просмотр», чтобы просмотреть сведения о сроке приема на работу.

Затем выберите Условия оплаты.

Здесь вы увидите Условия оплаты, которые будут применяться к Сотруднику, если он не работает в Зоне с собственными Условиями оплаты. Обратите внимание, что здесь отображается сверхурочная работа. Поскольку в Условиях оплаты труда в Районе сверхурочная работа не предусмотрена, вся сверхурочная работа будет рассчитываться с использованием Базовой ставки оплаты труда сотрудника (15 долларов США в день).

Теперь давайте посмотрим на другой пример того, как можно настроить оплату по месту жительства.

Теперь давайте рассмотрим аналогичный сценарий, когда сотрудники получают разные ставки заработной платы за работу в каждой области.Однако, в отличие от предыдущего сценария, в каждой области есть свои условия сверхурочной работы. В этом сценарии каждая из нескольких ставок сверхурочной работы в сроке найма будет установлена как напрямую коррелирующая с каждой конкретной областью оплаты труда.

Сделайте это, мы вернемся в раздел «Условия оплаты» на вкладке «Предприятие». Мы уже сделали условие оплаты для базовой ставки каждой области, поэтому нам просто нужно сделать условие оплаты, которое умножает эту ставку.

Для этого выберите Новое условие оплаты.

Дайте этому Условию оплаты имя, которое вы узнаете в будущем, и выберите «Следующий шаг».

Как и при создании условия оплаты бармена, правило вознаграждения является базовым, а тип вознаграждения — почасовым. Но это условие оплаты должно умножать ставку бармена для расчета заработной платы.

После установки флажка «Умноженная ставка» вы сможете ввести значение множителя и базовую ставку множителя. Поскольку мы используем оплату по месту жительства, выбрано условие оплаты бармена, а не базовая ставка сотрудника.

После завершения этого шага вы можете перейти к шагу 3, где вы можете определить, когда будет применяться это условие сверхурочной работы, и как оно соотносится с другими условиями.

На шаге 4 убедитесь, что это новое условие оплаты применимо к предполагаемой области.

Щелкните «Следующий шаг»,

… затем «Сохранить это условие оплаты»,

… и «Вернуться к списку».

Теперь вы должны увидеть свои новые условия оплаты. Вам нужно будет повторить эти шаги для каждой области, для которой вы хотите оплатить сверхурочную работу для конкретной области.

Теперь у вас есть условие оплаты, которое рассчитывает сверхурочные для оплаты по месту жительства. Чтобы он мог применяться к сотрудникам, когда они работают в этой сфере, его необходимо отнести к Условиям оплаты труда в их Условиях найма.

Для этого перейдите в «Предприятие: Условия найма».

Щелкните значок «Изменить», чтобы изменить срок занятости.

Выберите вкладку Условия оплаты.

Ваше новое условие оплаты доступно для присвоения. В этом примере мы создали Bar OT Pay Condition для расчета сверхурочных на основе условия оплаты бармена, поэтому теперь оно находится в столбце Available.

Перетащите его в столбец Назначено и поместите над условием оплаты на основе площади. Помните, что эти условия должны быть организованы сверху вниз, от наименее вероятного до наиболее вероятного.

После того, как Условия оплаты были созданы и связаны с Условиями найма, для этой области можно настроить сверхурочную работу для конкретной области. В этом примере мы вернемся в зону бармена.

Вы должны автоматически вернуться на вкладку «Условия оплаты».

Если вы не видите новое условие оплаты в столбце «Доступно», попробуйте обновить страницу в браузере.

Перетащите Условие оплаты сверхурочных в столбец Назначено, поместив его над Условиями оплаты для конкретной области. Это означает, что любой сотрудник, Срок найма которого включает настоящие Условия оплаты, будет получать соответствующую оплату за работу в качестве бармена.

Теперь, когда вы настроили эту область, пора экономить. Если в вашей организации много расположений или областей, которые включают этот тип работы, вы можете щелкнуть треугольник справа от кнопки «Сохранить» и выбрать «Сохранить и дублировать».

Это поможет вам создать новую область, используя все введенные данные, так что вам нужно только настроить местоположение или родительскую область, прежде чем двигаться дальше.

График работы сотрудников: руководство для менеджера

Что такое график работы?

График работы относится к указанным дням и времени, в течение которых сотрудник должен выполнять задачи своей должности. График работы сотрудника может повлиять на его рабочие обязанности, оплату, льготы и требования федерального законодательства и законодательства штата.

Почему важно составлять график работы сотрудников?

Помимо информации о том, что все смены и работа будут охвачены, вот некоторые из преимуществ внедрения эффективных методов планирования работы сотрудников:

Экономия времени: Использование эффективных процедур планирования может сократить время, которое вы тратите на внесение корректировок и работу с логистикой, позволяя вам сосредоточиться на задачах руководства высокого уровня.
Обеспечение соответствия законодательству: Надлежащие процедуры планирования работы сотрудников также помогут вам выполнить юридические требования в отношении полной или полной занятости.почасовые сотрудники, гарантируя, что каждый сотрудник будет получать соответствующее количество часов каждую неделю.
Обеспечение согласованности: Стратегия в отношении составления расписания позволяет вам иметь хорошее представление о том, кто будет работать каждую неделю, что позволяет более эффективно управлять сотрудниками. Это также позволяет легко делегировать планирование менеджерам или другим сотрудникам.
Определение затрат на рабочую силу: Избыточное расписание сотрудников приводит к потере заработной платы, в то время как сотрудники, не занятые в расписании, могут покинуть вашу компанию с сокращением рабочих мест.Хорошее планирование может также снизить текучесть кадров, связанную с заменой сотрудника.
Повышение удовлетворенности клиентов: Планирование сотрудников на основе их навыков позволяет улучшить обслуживание клиентов и клиентов.

Эффективный график работы сотрудников также повышает моральный дух и удерживает сотрудников. Если менеджер постоянно вносит изменения в расписание в последнюю минуту или назначает сотрудников на смены, когда они недоступны, сотрудники могут чувствовать неуважение и разочарование.Упорядоченные расписания, которые им легко понять и которые требуют минимальных изменений, создают культуру уважения и служат положительным примером для управления временем.

10 примеров графиков работы сотрудников

Вот несколько примеров графиков работы сотрудников, которые вы, возможно, захотите реализовать — в зависимости от потребностей вашего бизнеса, отрасли и доступности ваших сотрудников

График работы

Хотя Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) не дает определения «полный рабочий день», полный рабочий день обычно включает график работы, который составляет не менее 40 часов в неделю.Обычно сотрудники, занятые полный рабочий день, работают в одни и те же дни или часы каждую неделю. Некоторым сотрудникам, занятым полный рабочий день, может выплачиваться почасовая оплата, а другим — зарплата. Из-за большого количества рабочего времени большинство организаций предлагают сотрудникам, работающим полный рабочий день, такие льготы, как дни отпуска, больничные и медицинское страхование.

Пример: Обычно полный рабочий день с понедельника по пятницу с 8:00 до 17:00. с часовым перерывом на обед.

График неполного рабочего дня

График неполного рабочего дня — это любой график с неполным рабочим днем.Эти графики часто обеспечивают большую гибкость, предоставляя сотрудникам возможность выполнять другую работу или другие обязанности. В большинстве случаев сотрудники, занятые неполный рабочий день, не получают тех же льгот, что и сотрудники, работающие полный рабочий день, и их графики могут меняться от недели к неделе.

Пример: Неполный рабочий день может быть понедельник с 10:00 до 14:00, среда с 11:00 до 14:00, пятница с 10:00 до 14:00. и суббота с 9.00 до 15.00. в общей сложности 17 часов в неделю.

Фиксированные графики

Фиксированный график работы включает определенный набор дней и часов, которые остаются неизменными на протяжении всего срока занятости. Перспективные сотрудники и их руководители согласовывают часы до начала работы сотрудника. Как полный, так и неполный рабочий день графики могут быть фиксированными.

Пример: Фиксированное расписание на полный рабочий день может быть со вторника по субботу с 9:00 до 17:00, а фиксированное расписание на неполный рабочий день может быть с воскресенья по четверг с 10:00.м. – 14:00

Гибкое расписание

Гибкие расписания похожи на фиксированные расписания, но, как правило, менее строгие. В гибком графике сотрудники должны работать определенное количество часов, но время, когда они приходят на работу и уходят, может измениться. Некоторые гибкие графики требуют, чтобы сотрудники находились на рабочем месте в течение «основного» рабочего времени, но они выбирают, когда они приходят и уходят.

Сотрудники могут работать определенное время в офисе, а остальную работу выполнять дома или удаленно в другом месте.

Пример: Гибкий график работы позволяет сотрудникам приходить на работу в любое время с 8 до 10 и уходить с 17 часов. и 19:00 с понедельника по пятницу.

График смены

При сменном графике работы сотрудники работают в дневную и ночную смену, определенную работодателем. График ротации смен обычен в отраслях, работающих круглосуточно и без выходных, таких как здравоохранение и гостиничный бизнес.

Пример: График смены может состоять из четырех смен в течение дня, трех выходных и четырех ночных смен.

График работы в две смены

Разделенные смены разделяют смену сотрудника на две части. Сотрудник работает часть своей смены, отсчитывает часы, а затем приходит на вторую часть своей смены. Разделенные смены распространены в индустрии гостеприимства, транспорта, производства продуктов питания и напитков.

Пример: Официантка может работать первую смену во время перерыва на завтрак, а затем возвращаться к работе во время перерыва на обед через несколько часов.

График дежурства

График дежурства означает, что сотрудник может работать определенное время, если это необходимо. Сотрудник по-прежнему работает в обычную смену, а после ухода он оказывается на связи (обычно поздно ночью). Если в смену не хватает персонала или возникла чрезвычайная ситуация, их менеджер вызывает их на помощь. Дежурные смены часто меняются между сотрудниками.

Пример: График дежурства может быть четверг-воскресенье с 17:00.м. – 12.00 каждые две недели.

Сезонные расписания

Сезонная работа — это временная занятость (полная или неполная) на определенный сезон. Сезонные графики работы распространены в розничной торговле, а также на предприятиях, которые зависят от погодных условий (например, на горнолыжных курортах, в бассейнах).

Пример: Розничные магазины могут привлекать дополнительных клиентов во время праздников. Организация, занимающаяся ландшафтным дизайном, может предложить работу только в теплые месяцы.

График работы внештатного сотрудника

Внештатная работа — это тип трудового соглашения, в котором подрядчик выполняет рабочие задачи, но не считается официальным сотрудником компании. Им часто платят по завершении проекта, а не за количество отработанных часов. Внештатные сотрудники могут работать по графику, который соответствует их потребностям, но часто не имеет права на получение рабочих пособий.

Связанный: Образец расписания на неделю

Сжатые графики

При сжатом графике работы сотрудники работают определенное количество часов в течение меньшего числа дней.Этот тип графика работы сотрудников часто лучше всего реализовать в офисе, но его также можно внедрить в разных отраслях при правильном планировании.

Пример: Штатный сжатый сотрудник может работать четыре 10-часовых дня вместо пяти восьмичасовых.

Связано: 40-часовая рабочая неделя: плюсы и минусы альтернативных графиков

Как создавать графики работы сотрудников

Обратитесь к этим девяти шагам, когда вы сядете, чтобы создать свой следующий график работы сотрудника:

1.Выявить ресурсы

Убедитесь, что вы понимаете свои финансовые и кадровые ресурсы. Обозначьте свой бюджет на заработную плату, определив, сколько часов вы можете позволить себе платить сотрудникам каждую неделю. Этот шаг поможет вам избежать распространенных ошибок, таких как сверхурочная работа сотрудника, которая не входила в ваш первоначальный бюджет.

Если вы нанимаете внешних подрядчиков для поддержки персонала, учтите эти расходы в своем бюджете и подумайте, как они повлияют на вашу потребность в посменных сотрудниках.

2. Перечислить потребности на каждую смену

Особенно при сменном графике работы учитывайте потребности в персонале для каждой сменной категории. Решите, нужен ли вам кто-то на руководящей должности для надзора или все сотрудники обладают квалификацией для работы независимо. Например, в торговых точках обычно требуется менеджер или хранитель ключей, чтобы открыть магазин утром, внести депозит в сейф компании и запереть его в конце дня. В ресторане вам может понадобиться иметь хозяина, линейного повара, официанта и посудомоечную машину каждую смену, независимо от количества посетителей.

Рассмотрим такие вещи, как:

Разрешите ли вы сотрудникам менять смены, и если да, то каков процесс?
Как вы будете обрабатывать запросы на отгул?
Насколько гибкими вы можете быть с расписанием?
Какой график лучше всего подходит для бизнеса?

3. Прогнозировать спрос

Учитывайте ваши часы пик. Проанализируйте свою историю продаж, чтобы определить, в какое время суток вы видите больше всего клиентов или клиентов.Если вечером у вас обычно больше клиентов, выделите дополнительных сотрудников, чтобы поддержать спрос и обеспечить внимательное обслуживание. Подготовьтесь к тому, чтобы запланировать больше сотрудников на периоды большого объема работы в связи с праздниками и местными мероприятиями, используя прошлый опыт, чтобы делать прогнозы относительно ваших кадровых потребностей. Отметьте в календаре, в который сменяется много ожидаемых клиентов, а какие смены, по вашему мнению, будут особенно медленными.

Если у вас напряженные месяцы, временные или сезонные сотрудники могут быть вариантом.

4. Сбор предпочтений сотрудников

Поговорите со своими сотрудниками об их доступности и четко фиксируйте, в какие смены они могут работать. Соберите информацию, например, предпочитают ли они работать в первую смену, в другую или в последнюю и сколько дней в неделю они хотят работать. У некоторых сотрудников могут быть жесткие границы, особенно если у них есть классные обязанности, обязанности по уходу за детьми или другая работа. Другие могут быть более гибкими и в любой момент заполнить их.

Когда у вас есть данные о доступности каждого сотрудника, запишите их в сводном календаре, чтобы увидеть, есть ли у вас какие-либо существенные пробелы. Например, если ни один из ваших сотрудников не доступен для работы в пятницу, но у вас больше людей, чем вам нужно, доступно в другие дни, вам может потребоваться нанять сотрудников с другой доступностью или провести собрание команды, чтобы решить, как заполнить пробелы. .

5. Просмотрите прошлые расписания

Соберите прошлые расписания и изучите их, чтобы понять, что работает, а что нет.Ищите закономерности, отмечая, как часто сотрудникам приходится менять смену и кто в конечном итоге работает в каждом временном интервале. Сравните исходный график, который вы создали, с тем, кто фактически работал каждую смену, и определите, что вызвало изменения. Просмотр старых расписаний может помочь вам внести небольшие изменения, чтобы вы могли создать функциональное и точное расписание с первой попытки.

6. Создайте план замен

Сделайте так, чтобы сотрудники звонили по болезни и находили страховое покрытие для своей смены, если они недоступны.Определите, нужно ли сотрудникам получить одобрение руководства перед сменой смены или они должны просто отправить своим коллегам текстовые сообщения о назначении расписания обмена.

Связано: Посещаемость на работе: Введение

7. Изучите федеральные законы и законы штата

Несоблюдение федеральных законов и законов штата в отношении занятости может привести к дорогостоящим штрафам. Изучение соответствующих законов для каждого типа рабочего графика, который вы рассматриваете, может помочь убедиться в том, что вы соблюдаете эти законы.

8. Используйте составитель расписания

Автоматизируйте процесс составления расписания, загрузив программное обеспечение для составления расписания или используя онлайн-инструменты для составления расписания. Упростите процесс планирования с помощью приложения, которое ваши сотрудники могут загрузить, чтобы просмотреть свое расписание, обменять смены и запросить свободное время.

Связано: Шаблон рабочего графика сотрудника для вашего бизнеса

9. Разложить график

Установите определенный день недели, в который вы опубликуете расписание, чтобы сотрудники знали, когда начинать планирование своей недели.Сообщение расписания так же важно, как и его создание. Дайте сотрудникам достаточно времени, чтобы ознакомиться с ним и выразить озабоченность, опубликовав окончательный график задолго до рабочей недели.

Безопасность | Стеклянная дверь

Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек. Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Подвеска Veuillez Patient que nous vérifions que vous êtes une personne réelle. Votre contenu s’affichera bientôt. Si vous continuez à voir ce message, contactez-nous à l’adresse pour nous faire part du problème.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ihr Вдохните вирд в Kürze angezeigt. Венн Си weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Даже geduld a.u.b. Terwijl, мы проверяем, что вы склонны. Uw content wordt binnenkort weergegeven. Als u dit bericht blijft zien, stuur dan een e-mail naar om ons te информирует о новых проблемах.

Espera mientras verificamos que eres una persona real.Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, infórmanos del проблема enviando un correo electrónico a .

Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en бреве. Si Continúas viendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos que tienes issues.

Aguarde enquanto confirmamos que Você é Uma Pessoa de Verdade. Сеу конеудо será exibido em breve. Caso continuerecebendo esta mensagem, envie um e-mail para para nos informar sobre o проблема.

Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale. Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini a visualizzare questo messaggio, invia un’email all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6c5817c44b2d3595.

Безопасность | Стеклянная дверь

Подождите, пока мы убедимся, что вы настоящий человек.Ваш контент появится в ближайшее время. Если вы продолжаете видеть это сообщение, напишите нам чтобы сообщить нам, что у вас проблемы.

Bitte warten Sie, während wir überprüfen, dass Sie wirklich ein Mensch sind. Ihr Вдохните вирд в Kürze angezeigt.Венн Си weiterhin diese Meldung erhalten, informieren Sie uns darüber bitte по электронной почте и .

Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido se mostrará en breve. Si Continúas recibiendo este mensaje, infórmanos del проблема enviando un correo electrónico a .

Espera mientras verificamos que eres una persona real. Tu contenido aparecerá en бреве. Si Continúas viendo este mensaje, envía un correo electrónico a para informarnos que tienes issues.

Attendi mentre verifichiamo Che sei una persona reale.Il tuo contenuto verrà visualizzato a breve. Secontini a visualizzare questo messaggio, invia un’email all’indirizzo per informarci del проблема.

Пожалуйста, включите куки и перезагрузите страницу.

Это автоматический процесс. Ваш браузер в ближайшее время перенаправит вас на запрошенный контент.

Подождите до 5 секунд…

Перенаправление…

Заводское обозначение: CF-102 / 6c5817cc7fe30c4e.